QUY TRÌNH SỬA CHỮA LỚN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CỦA CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG I GIỚI THIỆU : Lời giới thiệu: Trong tiến trình hội nhập quốc tế nay, nhiều doanh nghiệp nước chưa đánh giá tầm quan trọng trình sản xuất dịch vụ, vai trò cán quản lý sản xuất hoạt động doanh nghiệp Đang nhiều tồn tại, làm giảm lực cạnh tranh doanh nghiệp từ vấn đề Khi nói đến chiến lược phát triển kinh doanh doanh nghiệp, nhà quản lý thường quan tâm lĩnh vực phát triển thương hiệu, mở rộng thị trường, với kế hoạch marketing tốn kém; đặt câu hỏi tạo thương hiệu, cung cấp cho thị trường mở rộng mà khơng có chúng, chi phí để tạo dựng thương hiệu, mở rộng thị trường trở nên lãng phí Đó sản phẩm sản xuất dịch vụ với chi phí tốt nhất, chất lượng phù hợp với nhu cầu khách hàng đáp ứng thời hạn giao hàng Doanh nghiệp cần quan tâm, đầu tư nhiều vào việc nâng cao lực quản lý cho cán quản lý sản xuất dịch vụ, cho cán nghiệp vụ liên quan, thân giám đốc doanh nghiệp cần đánh giá nhìn nhận lại vai trò, vị trí máy sản xuất doanh nghiệp Cần trang bị hỗ trợ cho cán quản lý ứng dụng phương pháp quản lý phù hợp với tình trạng, trình độ, lực doanh nghiệp Năng lực cán quản lý có nâng lên, doanh nghiệp sản xuất hiệu hơn, có nghĩa đạt lợi cạnh tranh tốt Mục đích: Nghiên cứu khái niệm, phương pháp quản lý quản trị sản xuất tác nghiệp Từ lý thuyết kể sẽ: 1 Lựa chọn quy trình tác nghiệp thơng thường doanh nghiệp tổ chức anh/chị mà anh/chị tham gia vào Hãy mô tả quy trình theo bước cơng việc thực Theo anh/chị, quy trình có bất cập hay nhược điểm cho cơng tác quản lý Vì sao? Theo anh/chị quy trình cần cải thiện để việc thực trở nên tốt Theo anh/chị nội dung mơn học Quản trị Tác nghiệp áp dụng vào công việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Phương pháp nghiên cứu: Phân tích xử lý thơng tin đề bài, xây dựng phương pháp, ý tưởng đề cương Tiếp cận thu thập thông tin trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ doanh nghiệp công tác Vận dụng kiến thức môn Quản trị Hoạt động để phân tích vấn đề đưa giải pháp Từ đó, áp dụng kiến thức mơn học vào trình sản xuất kinh doanh doan nghiệp II PHÂN TÍCH: Khái quát chung quản trị sản xuất tác nghiệp: Theo quan niệm phổ biến giới sản xuất hiểu trình tạo sản phẩm dịch vụ Một hệ thống sản xuất sử dụng yếu tố đầu vào ngun vật liệu thơ, người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt nguồn tài nguyên khác để chuyển đổi thành sản phẩm dịch vụ Sự chuyển đổi hoạt động trọng tâm phổ biến hệ thống sản xuất Mối quan tâm hàng đầu nhà quản trị hệ thống sản xuất, hoạt động chuyển hóa sản xuất Quản trị sản xuất ngày nhà quản trị cấp cao quan tâm, coi vũ khí cạnh tranh sắc bén Sự thành công chiến lược doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào đánh giá, tạo dựng, phát triển nguồn lực từ chức sản xuất Quản trị sản xuất tác nghiệp bao gồm tất hoạt động liên quan đến việc quản trị yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp yếu tố nhằm chuyển hóa chúng thành sản phẩm vật chất dịch vụ với hiệu cao Quản trị sản xuất tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng phương pháp quản trị khoa học tạo khả sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại quản trị xấu làm cho doanh nghiệp thua lỗ, chí bị phá sản Quy trình sửa chữa lớn tài sản cố định Công ty Điện lực Hai Bà Trưng: Hiện tại, công tác Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, đơn vị thành viên Tổng công ty Điện lực Thành phố Hà Nội Công ty Điện lực Hai Bà Trưng đơn vị giữ vai trò chủ chốt việc cung cấp điện phát triển trị, kinh tế - văn hố xã hội, an ninh quốc phòng đời sống sinh hoạt nhân dân địa bàn quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội Công ty chịu trách nhiệm quản lý, vận hành lưới điện từ cấp điện áp 0,4kV tới 22kV Hiện tại, công ty quản lý 581 trạm biến áp với 95.473 khách hàng sử dụng điện Ngành nghề kinh doanh cơng ty: Phân phối điện, bán bn điện, bán lẻ điện… Trong trình hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty, có nhiều quy trình thực để đảm bảo việc cung cấp điện phục vụ khách hàng, từ quy trình cấp điện, quy trình đầu tư xây dựng, đấu thầu mua sắm vật tư, quy trình quản lý vật tư thiết bị… tất quy trình nhằm giúp cơng ty nâng cao chất lượng dịch vụ cấp điện Một quy trình quy trình lập hồ sơ triển khai kế hoạch sửa chữa lớn tài sản cố định a Lưu đồ quy trình: Trách nhiệm Tiến trình Mơ tả Định hướng KHSCL đăng ký - Phòng danh KHVT mục SCL - Phòng Kỹ Thuật Bước - Các đơnDuyệt vị KHSCL - P.Giám đốc KT Khảo sát lập PAKT - Phòng Kỹ thuật Bước - Phòng KH-VT Phê duyệt PAKT -Các Đơn vị quản lý Nộp phê duyệt PAKT lên B02, B04 Bước -Phòng kỹ thuật - GiámLập đốcvà duyệt TKKT - TDT - P Giám đốc KT - Phòng Kỹ Thuật Bước Giao nhận thiết kế TDT Trình xin cấp vốn vật - Phòng KHVTtư - Phòng Kỹ Thuật Bước Bước -Đơn vị tư vấn TKế -Tổ thẩm định -Giám đốc - Phòng KH-VT Lựa chọn đơn vị thi công Bước Tổ chức bàn giao TSCĐ trước thi cơng cơng trình SCL -Phòng KHVT Bước Cấp phát vật tư -Giám đốc -Phòng KHVT Thi cơng giám sát thi cơng Bước -Phòng QLĐT -Phòng KHVT Nghiệm thu cơng trình hồn thành,xác nhận vật tư đưa -Phòng kỹ thuật vào cơng trình -Đơn vị thiết kế Bước 10 -Đơnvật vị tư thithu công Nhập hồi, vật tư ế thừa khơng sử dụng hết -Đơn vị quản lý -Phòng KH-VT -Đơn vị thi công Đối chiếu vật tư B cấp Bước 11 -Đơn vị thiết kế Đơn vị thi công lập tốn -Đơn vị thi cơng Bước 12 -Đơn vị quản lý -Phòng KHVT Bước 13 Duyệt tốn -Phòng kỹ thuật -Đơn vị thiết kế Báo cáo cơng trình hồn thành -Đơn vị thi cơng -Đơn vị quản lý -B thi cơng -Tư vấn thiết kế -Phòng kỹ thuật -Đơn vị quản lý Bước 14 -Phòng KHVT -Giám đốc (P.GĐ KT) -B thi cơng -Phòng KHVT -B thi cơng Bước 15 Bước 16 -Phòng KHVT -Phòng Kỹ thuật -Phòng TCKT Bước 17 -Giám đốc -Phòng KHVT -Phòng TCKT Bước 18 -Giám đốc (P.Giám đốc KT) -Phòng KHVT Tổng hợp, báo cáo thực SCL Bước 19 lên B02 b Mơ tả quy trình: Bước Đăng ký kế hoạch sửa chữa lớn: Căn vào tiêu kế hoạch vốn SCL cấp định hướng kỹ thuật cho công tác SCL năm kế hoạch, dựa theo kế hoạch khấu hao TSCĐ đơn vị quy định thực trạng thiết bị, đơn vị kết hợp Phòng KHVT, Phòng Kỹ Thuật chủ động rà soát TSCĐ giao quản lý tới hạn SCL đơn vị mình, xây dựng danh mục KHSCL đăng ký lên phòng KH-VT trước ngày 10/1 năm trước năm kế hoạch Bước Duyệt danh mục SCL: Trên sở khảo sát thực trạng TSCĐ danh mục KHSCL đơn vị đăng ký, phòng KHVT phòng Kỹ thuật tổ chức rà sốt trình Giám đốc (P.Giám đốc kỹ thuật) phê duyệt chuyển B02 trình Giám đốc Tổng Công ty Bước Khảo sát, lập phương án kỹ thuật dự tốn cơng trình có thơng báo danh mục SCL: Theo danh mục KHSCL đơn vị đăng ký Giám đốc Cơng ty duyệt, phòng kỹ thuật, phòng thiết kế phối hợp đơn vị quản lý, khảo sát lập phương án kỹ thuật giá trị khái toán cho hạng mục cơng trình Phòng KHVT phòng Kỹ thuật có trách nhiệm bảo vệ KHSCL đăng ký với Công ty theo kế hoạch hàng năm Bước Duyệt PAKT: Phòng kỹ thuật đơn vị phê duyệt PAKT cơng trình danh mục KHSCL trình ký Giám đốc trình duyệt phương án kỹ thuật thuộc thẩm quyền Công ty duyệt Bước Nộp PAKT lên B02 B04: Các PAKT KHSCL Điện lực sau duyệt, Phòng kỹ thuật Điện lực tổng hợp nộp cho phòng KH-VT cơng trình B04 cơng trình Phòng KHVT nộp lên B02 Cơng ty cơng trình kèm theo phê duyệt trước ngày 5/6 năm trước năm kế hoạch Bước Lập duyệt Thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán (TKKT-TDT): Trên sở PAKT cơng trình duyệt đưa vào kế hoạch (QĐ tạm giao KHSCL Cơng ty), Phòng KHVT Công ty Điện lực tập hợp danh mục cơng trình báo cáo Giám đốc Cơng ty lập kế hoạch thuê tư vấn thiết kế Tổ thẩm định vào KHSCL PAKT thẩm định dự tốn trình Giám đốc phê duyệt thiết kế TDT phải hoàn thành trước ngày 15/8 năm trước năm kế hoạch Bước Tổng hợp danh mục nộp B02 Tổng Cơng ty: Căn vào tổng dự tốn phê duyệt Phòng KHVT tổng hợp lại nộp B02 Cơng ty Bước lập tờ trình cấp vốn : Căn vào đề án thiết kế dự toán phê duyệt Phòng KHVT làm tờ trình cấp vốn vật tư trình B06, B02 (BM/P05-01-01) Tờ trình cấp vốn vật tư duyệt chuyển B06 Công ty để lĩnh vật tư Cơng ty cấp, giao phòng TCKT Điện lực lập tờ trình cấp vốn tiền theo quy trình cấp vốn B05 Bước Giao kế hoạch thi công kế hoạch đấu thầu xây lắp: Căn vào kế hoạch SCL năm kế hoạch Cơng ty giao Phòng KHVT vào tính chất hạng mục thi cơng loại cơng trình, tổng hợp trình Giám đốc duyệt để giao cho Đội Đại tu thi cơng (đối với cơng trình tự làm) Đối với cơng trình th ngồi lập kế hoạch đấu thầu trình Giám đốc giao Phòng QLĐT thực tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị thi công theo quy định Bước 10 Tổ chức giao tuyến, thi công giám sát thi công: Căn vào KH tiến độ thi cơng lập, Phòng KHVT tổ chức bàn giao tài sản trước thi cơng cơng trình Thành phần bao gồm: phòng KHVT, phòng KT, đơn vị thiết kế, đơn vị thi công đơn vị quản lý Trong q trình thi cơng cơng trình, đơn vị quản lý có trách nhiệm giám sát đơn vị thi công xác nhận vật tư thiết bị đưa vào cơng trình thu hồi sau sửa chữa báo cáo kết tiến độ thực cơng trình phòng KHVT Bước 11 Cấp phát vật tư : Phòng KHVT có trách nhiệm chuẩn bị vật tư cho cơng trình sửa chữa lớn (lấy VTTB từ B6 theo “Đề nghị tạm ứng vốn vật tư SCL”) giao cho đơn vị thi công, lập KH đấu thầu mua sắm VTTB cho cơng trình (đối với VTTB Tổng Công ty giao cho Công ty Điện lực tự mua) đơn vị thi công tự mua trình duyệt Giám đốc theo quy định Bước 12 Thi cơng giám sát thi cơng: Trong q trình thi cơng cơng trình, đơn vị quản lý chủ nhiệm đề án có trách nhiệm giám sát đơn vị thi công xác nhận vật tư thiết bị đưa vào công trình thu hồi sau sửa chữa báo cáo kết tiến độ thực cơng trình phòng KHVT Bước 13 Nghiệm thu cơng trình, xác định vật tư đưa vào cơng trình: Các cơng trình thi cơng hồn thành, đơn vị thi cơng đăng ký nghiệm thu với thường trực hội đồng nghiệm thu Thường trực hội đồng nghiệm thu viết lệnh nghiệm thu đơn vị liên quan: phòng kỹ thuật, chủ nhiệm đề án, phận quản lý tài sản (đơn vị giám sát cơng trình) đơn vị thi cơng Sau đơn vị thi cơng đơn vị quản lý chủ nhiệm đề án xác định khối lượng vật tư đưa vào cơng trình Bước 14 Nhập vật tư thu hồi, vật tư ế thừa không sử dụng hết: Sau nghiệm thu xác định khối lượng vật tư đưa vào cơng trình, đơn vị thi công làm thủ tục nhập vật tư thu hồi, ế thừa theo quy định Bước 15 Đối chiếu vật tư B cấp: Đơn vị thi cơng có trách nhiệm đối chiếu vật tư với phòng KHVT (bộ phận viết phiếu) vật tư đưa vào cơng trình (vật tư B cấp) Bước 16 Đơn vị thi công lập tốn: Đơn vị thi cơng tập hợp đầy đủ hồ sơ lập tốn nộp phòng KHVT Bước 17 Duyệt tốn: Phòng KHVT sở tốn đơn vị thi cơng lập với phiếu vật tư nhập, xuất khối lượng vật tư đưa vào cơng trình có trách nhiệm tập hợp đối chiếu vật tư Tổng Công ty cấp (đối chiếu A cấp) với B02 B06 Duyệt định mức nhân công tốn Sau duyệt xong định mức nhân cơng, phòng KHVT chuyển tốn sang phòng kỹ thuật kiểm tra lại khối lượng Khi phòng kỹ thuật kiểm tra xong khối lượng, phòng KHVT nhận lại giao phòng tài kế tốn duyệt đơn giá hồn tất tốn trình Giám đốc duyệt tốn cơng trình hồn thành (thời gian duyệt tối đa khơng q ngày) Bước 18 Báo cáo cơng trình hồn thành: Trên sở phê duyệt tốn hồn thành phòng TCKT lập danh sách báo cáo cơng trình tốn hồn thành trình ký Giám đốc nộp lên B05 để báo cáo, chuyển Phòng KHVT báo cáo B02 Bước 19 Tổng hợp báo cáo thực SCL nộp B02: Phòng kế hoạch vật tư tổng hợp làm báo cáo ước thực báo cáo thức với B02 cơng ty hàng tháng, q, năm, sở làm để kiểm điểm công tác SCL hàng tháng c Những bất cập quy trình cơng tác quản lý giải pháp khắc phục: Từ cuối năm 2008, Công ty Điện lực Hai Bà Trưng xây dựng quy trình ISO2000 cho công ty Đến cuối năm 2009, công ty cấp chứng quản lý ISO chất lượng Từ áp dụng quy trình ISO cơng tác sửa chữa lớn đến bên cạnh thuận lợi định tồn số bất cập quy trình cơng tác quản lý Theo quy trình Phòng kế hoạch vật tư đơn vị thay mặt chủ đầu tư để quản lý dự án từ nhận định đầu tư thiết kế kỹ thuật tổ thẩm định phê duyệt số tồn tại, bất cập công tác lập thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán thẩm tra dự toán, đề án thiết kế thường không sát với thực tế thi công trường, công tác thẩm tra đề án thiết kế không bán sát với thực tế cần thi cơng dẫn đến tình trạng thi cơng xong thừa nhiều vật tư phải nhập ế gây lãng phí lớn đến chi phí sửa chữa lớn, thiếu vật tư cần phải bổ xung thiết kế gây lãng phí chờ đợi cơng nhân phải chờ mua vật tư bổ xung Một khó khăn cho cơng tác quản lý dự án, phòng kế hoạch đơn vị quản lý dự án thay chủ đầu tư phòng kỹ thuật lại đơn vị giám sát cơng 10 trình, đơn vị xác định khối lượng vật đưa vào cơng trình Do đó, cơng tác quản lý cơng ty, phòng kế hoạch phòng kỹ thuật lại đơn vị đồng cấp nên đơn vị quản lý dự án lại không điều hành đơn vị giám sát, đơn vị quản lý dự án không kiểm soát khối lượng vật tư đưa vào cơng trình gây khó khăn cho cơng tác tốn cơng trình, khối lượng vật tư đưa vào cơng trình phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm phê duyệt Trên hai nhiều bất cập quy trình sửa chữa lớn cơng ty, để khắc phục bất cập tơi có đề số giải pháp sau: Thứ công tác thiết kế thẩm định đề án thiết kế, khâu thẩm định đề án thiết kế tổ thẩm định cần phải phối hợp với đơn vị quản lý dự án để thẩm tra đề án thiết kế trường, đề án thiết kế bán sát với thực tế cần thi công Cũng cần phải nâng cao trách nhiệm đơn vị thiết kế cách quy định vật tư cấp bị nhập không thi công hết chiếm 10% tổng số vật tư cấp cho cơng trình theo đề án thiết kế, đơn vị tư vấn thiết kế phải giải trình với chủ đầu tư bị trừ phần số tiền tư vấn thiết kế Giải pháp khắc phục cho công tác giám sát phòng kế hoạch làm lệnh giám sát giám đốc phê duyệt giao cho nhân viên cụ thể phòng kỹ thuật giám sát cơng trình để nâng cao trách nhiệm người giám sát, quy định rõ cán giám sát phải chịu điều hành cán quản lý dự án triển khai dự án Áp dụng kiến thức môn học quản trị sản xuất tác nghiệp vào thực tiễn công việc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng: Sau học môn quản trị hoạt động sản xuất tác nghiệp, có nhiều kiến thức áp dụng vào thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty, từ việc hoạch định sách, nhận diện lãng phí đề giải pháp để loại bỏ lãng phí Nhưng có kiến thức mơn học mà tơi áp dụng vào hoạt động thực tiễn công ty xác định số lượng mua hàng tối ưu cho cáp PVC Cu2x10mm2, cáp sử dụng để làm dây 11 sau công tơ cho khách hàng lắp đặt công tơ Số lượng khách hàng phát triển hàng năm công ty theo thống kê vào khoảng 120 cơng tơ/ tháng, trung bình công tơ sử dụng khoảng 20m dây cáp PVC Cu 2x10mm Vậy xác định nhu cầu sử dụng dây cáp PVC Cu 2x10mm hàng năm công ty là: D =120x12x20 = 28.800m Giả sử chi phí đặt hàng S chi phí dự trữ H ta xác định số lượng đơn đặt hàng tối ưu: Q* = 2.D.S H Do công ty từ trước đến chưa hạch tốn cần chi phí để đấu thầu mua lơ hàng hóa chi phí để dự trữ nên viết chưa thể đưa số cụ thể cho lần mua sắm cáp PVC Cu 2x10mm2 tối ưu Trong thời gian tới, công ty thống kê, xác định hai chi phí kể để đưa số lượng tối ưu cho lần mua sắm Đồng thời áp dụng xác định thời điểm đặt phải mua sắm vật tư kể Bài học thực tiễn: Ở công ty nay, việc mua sắm vật tư phục vụ công tác lắp đặt công tơ số lượng phục thuộc vào cảm tính ơng trưởng phòng kế hoạch vật tư vào số liệu thống kê năm trước Việc thừa thiếu vật tư thường xuyên diễn công ty, việc mua bổ xung vật tư không xác định thời điểm rõ ràng, cán quản lý thơng báo với trưởng phòng kế hoạch số lượng tồn kho cơng ty trưởng phòng lại cân nhắc cho mua vật tư với số lượng định, phụ thuộc vào kinh nghiệm trưởng phòng Việc ảnh hưởng nhiều đến quy trình cấp điện cho khách hàng, việc cấp điện khơng thời hạn quy trình thường diễn Ảnh hưởng xấu đến chất lượng dịch vụ cung cấp điện III KẾT LUẬN : Quản trị sản xuất tác nghiệp môn học hay giúp có kiến thức để tối ưu q trình sản xuất, cung cấp dịch vụ cơng ty nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu cạnh tranh doanh nghiệp Vì vậy, 12 cần nắm vững kiến thức môn học để áp dụng nhiều kiến thức vào trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO : 1/ 2010, Giáo trình mơn Quản trị Hoạt động - Chương trình đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh – Griggs University 2/ 2010, Slide đào tạo môn Quản trị Hoạt động - Chương trình đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh – Griggs University 3/ 2010, GS TS Đồng Thị Thanh Phương, Quản trị Sản xuất Dịch vụ - Nhà xuất Lao động Xã hội o0o 13 ... phá sản Quy trình sửa chữa lớn tài sản cố định Công ty Điện lực Hai Bà Trưng: Hiện tại, công tác Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, đơn vị thành viên Tổng công ty Điện lực Thành phố Hà Nội Công ty Điện. .. tư, quy trình quản lý vật tư thiết bị… tất quy trình nhằm giúp công ty nâng cao chất lượng dịch vụ cấp điện Một quy trình quy trình lập hồ sơ triển khai kế hoạch sửa chữa lớn tài sản cố định. .. phối điện, bán bn điện, bán lẻ điện Trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty, có nhiều quy trình thực để đảm bảo việc cung cấp điện phục vụ khách hàng, từ quy trình cấp điện, quy trình