KỸ NĂNG TƯ DUY SÁNG TẠO VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU Ngày nay, cường độ cơng việc ngày cao, đòi hỏi người cần có kỹ làm việc tốt để hồn thành mục tiêu mà đảm nhiệm Nhưng cuối năm, mục tiêu không đạt họ thường quy vào lý "Không đủ thời gian" Tuy nhiên, quỹ thời gian người Mỗi cá nhân phải nhận định lực thân, phân tích điểm Nguyên tắc xây dựng dựa tiêu chí sau: - S Specific: Cụ thể, rõ ràng dễ hiểu - M Measurable: Đo đếm - A - Achievable: Có thể đạt khả - R Realistic: Thực tế, khơng viển vông - T - Time bound: Thời hạn để đạt mục tiêu vạch Khi mục tiêu SMART đã xác định, bước ghi mục tiêu phương tiện mà thường xun nhìn thấy hàng ngày Cách thức thơi thúc cá nhân ln nghĩ có hành động hướng đến mục tiêu SPECIFIC Mọi mục tiêu đặt phải cụ thể, dễ hiểu – thường bắt đầu đặt mục tiêu cá nhân nhiều bạn trẻ thích đặt mục tiêu to lớn khó hình dung trở thành giám đốc, trở thành người thành đạt hay đơn giản học giỏi, vào trường tốt. Và đó bạn lại chưa có khái niệm hay định nghĩa cụ thể cho việc thành đạt gì? Trở thành giám đốc gì? Trường trường tốt ? Thế học giỏi? Điều hạn chế khả đạt mục tiêu bạn Thay mơ hồ bạn thử đặt mục tiêu thật rõ ràng, MEASURABLE “Mục tiêu phải đo lường được” – bạn đặt mục tiêu cá nhân bạn phải biết mục tiêu có đo lường hay khơng, có số cụ thể để bạn đánh giá kết số đo lường ACHIEVABLE Ngoài việc phải cụ thể đo lường phải nằm trong khả bạn – với mục tiêu cao làm cho bạn mệt mỏi chán nản không đạt điều Những khơng phải mà không đặt mục tiêu cao – Bạn sẽ chia nhỏ giai đoạn đặt cho nhiều mục tiêu nhỏ – bước vượt qua để đạt mục tiêu cao ban đầu đề REALISTIC Mục tiêu mà bạn đặt phải thực tế, nằm lộ trình phù hợp với mục tiêu chiến lược lâu dài bạn Hãy nhớ bạn thực mục tiêu nhanh việc bạn làm thực tế TIME-BOUND Đặt gia những thời gian, thời hạn cụ thể cho mục tiêu – bạn hãy giới hạn cho mục tiêu của thời gian bao lâu, cách hoàn thành nhanh có kỷ luật để hồn thành việc hạn Những mục tiêu lớn chia nhỏ để hồn thành dễ dàng bạn Giờ bạn biết nguyên tắc thông minh đặt mục tiêu Bạn ghi nhớ để áp dụng cho mục tiêu quan trọng trong học tập, sống Khi xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART, bạn ghi rõ mục tiêu vào sổ tay phần mềm nhắc việc phải bảo đảm bạn đọc hàng ngày Đây cách làm hiệu để thúc đẩy bạn hành động nhằm hoàn thành mục tiêu đề Tiếp theo, bạn lập kế hoạch chi tiết để thực mục tiêu Với cách làm đó, bạn tính khoảng thời gian định, bạn làm XÁC ĐỊNH YÊU CẦU NỘI DUNG, CÔNG VIỆC Khi hỏi: “Bạn dự định sau làm gì?”, bạn trẻ thường trả lời: “Tôi làm chủ doanh nghiệp, làm diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…” Nhưng đa phần bạn lại chưa có kế hoạch rành mạch để thực hóa dự định Các bạn cần kỹ lập kế hoạch Kế hoạch tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể xác định biện pháp tốt nhất… để thực mục tiêu cuối đề Xác định nội dung cơng việc (What) - WHAT: (cái gì?) Nội dung cơng việc gì? - Hãy bước để thực cơng việc - Bạn rằng, bước sau phát triển bước trước Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why) Khi phải làm công việc, điều mà bạn cần phải tự hỏi là: - Tại tơi phải làm cơng việc này? - Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận tôi? - Hậu tơi khơng thực chúng? Khi bạn thực cơng việc điều bạn nên xem xét chín why với nội dung Khi xác định yêu cầu, mục tiêu bạn ln hướng trọng tâm - Where: (ở đâu?) bao gồm câu hỏi sau: + Cơng việc thực đâu ? + Giao hàng địa điểm ? + Kiểm tra phận ? + Thử nghiệm công đoạn ? v.v… - When: (khi nào?) Cơng việc thực nào, giao, kết thúc… + Để xác định thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng cơng việc + Có loại cơng việc khác nhau: công việc quan trọng khẩn cấp, công việc không quan trọng khẩn cấp, công việc quan trọng không khẩn cấp, công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trước - Who: (ai?) bao gồm khía cạnh sau: + Ai làm việc + Ai kiểm tra + Ai hỗ trợ + Ai chịu trách nhiệm,… Xác định cách thức thực (How) How: (như nào?) bao gồm nội dung: - Tài liệu hướng dẫn thực (cách thức thực công việc)? - Tiêu chuẩn gì? - Nếu có máy móc cách thức vận hành nào? Xác định phương pháp kiểm soát (Control) Cách thức kiểm soát (Control) liên quan đến: - Cơng việc có đặc tính gì? - Làm để đo lường đặc tính đó? - Đo lường dụng cụ, máy móc nào? - Có điểm kiểm sốt điểm kiểm sốt trọng yếu Xác định phương pháp kiểm tra (Check) Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến nội dung sau: - Có bước cơng việc cần phải kiểm tra Thơng thường có cơng việc cần số lượng tương tự bước phải kiểm tra - Tần suất kiểm tra nào? Việc kiểm tra thực lần hay thường xuyên (nếu lần?) - Ai tiến hành kiểm tra? - Những điểm kiểm tra trọng yếu? - Trong tổ chức bạn có đầy đủ nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất công đoạn, tiến hành kiểm tra điểm trọng yếu - Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức điểm kiểm tra chiếm 20% số lượng chiếm đến 80% khối lượng sai sót Xác định nguồn lực (5M) Nhiều kế hoạch thường trọng đến công việc mà lại khơng trọng đến nguồn lực, mà có nguồn lực đảm bảo cho kế hoạch khả thi Nguồn lực bao gồm yếu tố: + Manpower = nguồn nhân lực + Money = Tiền bạc + Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng + Machine = máy móc/cơng nghệ + Method = phương pháp làm việc NGUYÊN TẮC 5W1H2C5M What: làm bia trái Giai đoạn 1: Trong tuần đầu từ 12/3 – 25/3 thực tế nhà máy bia, tìm kiếm tài liệu liên quan thư viện mạng Giai đoạn 2: Từ 26/3 – 1/4 họp nhóm, tìm hướng cho đề tài, tham khảo ý kiến với giáo viên hướng dẫn Giai đoạn 3: Từ 2/4 – 28/4 bắt đầu nghiên cứu sản phẩm Giai đoạn 4: 29/4 – 5/5 hoàn thành sản phẩm, hoàn thành tài liệu liên quan Why : đồ án tốt nghiệp Where: trường, nhà nhà máy bia When: bắt đầu 12/3/2018 kết thúc 5/5/2018 Who: thực tơi bạn Trinh, giám sát hỗ trợ thầy Kính How: Thu thập tài liệu thông tin liên quan: đường thực tế nhà máy, mạng, thư viện tài liệu giáo viên cung cấp Tiêu chuẩn: tài liệu thu thập tổng hợp loại bỏ thông tin trùng nhau, thông tin không cần thiết Control: Check: Giai đoạn 1: kết thúc giai đoạn 1, thu thập đầy đủ thông tin liên quan, ngày kiểm tổng hợp với Trinh, loại bỏ thông tin trùng nhau, tổng hợp lại tài liệu Giai đoạn 2: họp nhóm lần vào ngày 27 29, lên gặp giáo viên hướng dẫn ngày 31 Kết thúc giai đoạn thiết lập sườn báo cáo hướng nghiên cứu Giai đoạn 3: 2/4 bắt đầu làm sản phẩm, ngày kiểm tra sản phẩm lần Cứ cách ngày làm mẻ Giai đoạn 4: kiểm tra tiêu sản phẩm cuối cùng, họp nhóm hồn thành báo cáo Manpower: thành viên nhóm Money: ngân sách triệu Material: malt, houblon, trái ( dâu tằm ) Machines: bếp, tủ mát, que đo nhiệt, chai Methods: làm việc nhóm S.M.A.R.T (1) Mình nặng 95 kg, mục tiêu tới năm 2016 giảm 71kg ( Đây chưa phải mục tiêu, khơng rõ ràng ) Phải : (2) Hơm ngày 03/02/2015, nặng 95 kg, tháng giảm 2kg, đến ngày 03/02/2016 giảm 24 kg nặng 71kg (2) nhìn sơ qua giống (1), khác chỗ rõ ràng, cụ thể tháng giảm bao nhiêu, có mốc thời gian tháng, (1), bạn lấy mốc thời gian theo năm, ngày ? tháng nào? bạn bắt đầu giảm cân ? ... lớn khó hình dung trở thành giám đốc, trở thành người thành đạt hay đơn giản học giỏi, vào trường tốt. Và đó bạn lại chưa có khái niệm hay định nghĩa cụ thể cho việc thành đạt gì? Trở thành giám... trọng trong học tập, sống Khi xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART, bạn ghi rõ mục tiêu vào sổ tay phần mềm nhắc việc phải bảo đảm bạn đọc hàng ngày Đây cách làm hiệu để thúc đẩy bạn hành động... làm việc tốt để hồn thành mục tiêu mà đảm nhiệm Nhưng cuối năm, mục tiêu không đạt họ thường quy vào lý "Không đủ thời gian" Tuy nhiên, quỹ thời gian người Mỗi cá nhân phải nhận định lực thân,