DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S TRUNG TÂM PH BIN KIN THC D ÁN PTTH 4. Vit báo cáo Tháng 11, 2003 Da theo tài liu ca Trng i hc Qun lý Henley Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo D án Phát trin ô th ng Hi 1 VIT BÁO CÁO Khi mt ngi có nng khiu bm sinh v vit, ngi đó có th tr thành nhà vn. Nhng khi vit là mt công vic phi làm, thì k nng vit cn phi đc trau di bng cách tp vit, vit và vit nhiu. Mi th không đn mt cách d dàng. Khi vit, cn suy ngh k v lý do, ni dung, phng pháp và đi tng s đc bài vit ca mình. Phi đc li bài vit nhiu ln, sa đi, hoàn thin đ ri mt ngày nào đó bn s tr thành mt ngi vit gii. Trong tài liu này, bn s hc đc cách t duy v mt báo cáo, vit báo cáo nh th nào cho hiu qu và cách trình bày hoc "bán" sn phm ca mình. 1. Báo cáo Báo cáo và Truyn Báo cáo và truyn là hai phng pháp din đt thông tin khác nhau và dn đn nhng cách tip nhn khác nhau t phía ngi đc: • Báo cáo trình bày nhng d kin và phân tích đ chuyn ti thông tin di dng kin thc. Công vic vit báo cáo bao gm thu thp d liu, phân tích và đa ra nhng suy lun lô-gíc; thông thng đây là bc c bn cho vic đa ra quyt đnh và hành đng. • Vit tiu thuyt li khác. n sau câu chuyn là mi liên h vi nhng kinh nghim ca th gii thc. Truyn ch quan tâm đn nhng con ngi đc khc ho thông qua mt Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo D án Phát trin ô th ng Hi 2 s hoàn cnh c th; mc đích ca truyn ch miêu t sc thái tình cm nh s s hãi hay lòng mn m. Mc đích và mc tiêu Hãy t hi mình ra lý do đ bn vit báo báo. Mc đích vit báo cáo thng liên quan đn mt vn đ thc tin chng hn nh: • Chúng ta cn gii thiu áp dng mt s hot đng mi cho Trung tâm giao dch "mt ca". Bc đu tiên, chúng ta cn bit rõ nhng thay đi có th xy ra đi vi các hot đng và c cu nhân s ca Trung tâm giao dch "mt ca". • Công tác qun lý đt đai gp khó khn vì thiu cp nht thông tin. Vit báo cáo đ gii thích vì sao. • Trong mi trng hp, báo cáo s không đ cp đn toàn b vn đ. Trái li, báo cáo phi có nhng đ xut rõ ràng và kh thi đ góp phn gii quyt vn đ. óng góp này xác đnh mc đích ca báo cáo. Khi mc đích ca báo cáo đã rõ ràng, bn có th xác đnh đc mc tiêu. Mc tiêu s đc nêu rõ trong báo cáo. Mc tiêu xác đnh chính xác v nhng gì mà cn phi đt đc trong báo cáo. Sau đây là mt s mc tiêu ca các báo cáo gii quyt các vn đ mà chúng ta va đ cp  trên: • "Mc tiêu ca báo cáo này là xác đnh rõ nhng thay đi có th thc hin ti các Trung tâm giao dch "mt ca" đ to tính bn vng cho vic đa thêm các hot đng mi.” Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo D án Phát trin ô th ng Hi 3 • “Mc tiêu ca báo cáo này là xác đnh rõ nhng lý do k thut và qun lý gây chm tr trong vic cp nht các bn đ đa chính.” Mc tiêu ca báo cáo nên đc đ cp rõ ràng trong phn m đu ca báo cáo, chng hn nh trong phn gii thiu. Phm vi báo cáo Phm vi ca báo cáo có th đ: • Cung cp d liu (các s kin), không phân tích hay bình lun. • Cung cp thông tin (d liu và phân tích) liên quan đn vn đ cn gii quyt. • Cung cp kin thc liên quan đc thu thp t mt lnh vc rng hn hoc lnh vc liên quan. •  xut quyt đnh da trên thông tin hay kin thc. • Trình bày cách thc khi xng hành đng liên quan và ai s là ngi thc hin. D liu/ S  kin Hành đng Thông tin/ Kin thc Quyt đnh Tu theo phm vi báo cáo, bn có th đa ra các d liu thc t, các phân tích hoc li khuyên. Mc tiêu nên nêu rõ phm vi ca báo cáo. Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo D án Phát trin ô th ng Hi 4 Tính hiu qu Xem xét 3 mc đ sau đây trong mt báo cáo: • V MT K THUT: Báo cáo phi đc trình bày khoa hc; ni dung và ch vit phi rõ ràng và d đc; báo cáo phi đc giao np đúng thi hn. • V MT NG NGHA: Báo cáo phi chuyn ti đc thông tin mun nói mt cách rõ ràng đn đc gi. iu này có ngha là báo cáo phi có mc đích, mc tiêu và phm vi rõ ràng. Ngoài ra, t ng s dng trong báo cáo cn trong sáng và càng rõ ngha càng tt. • TÍNH HIU QU: Báo cáo phi gây đc cm hng t phía ngi đc và ngi đc thy rng bn đã cung cp cho h nhng gì h mong đi. Và đó là nhng điu rt hu ích đi vi h, vì th h đc chun b tt hn đ thc hin bc tip theo trong quá trình gii quyt vn đ đó. 2. Nguyên tc vit báo cáo Nguyên tc th nht: Xem ngi đc là khách hàng Nguyên tc th nht đc da trên khái nim Qun Lý Cht lng toàn din: tt c mi ngi đu có khách hàng. Khách hàng này có th là đng nghip, cp trên hoc cp di hay bt c nhng ngi liên quan nào trong hoc ngoài t chc ca bn. • Khách hàng là ngi quan trng nht. • Bn nên ch đng tìm hiu mi quan tâm và quan đim ca khách hàng và cách tt nht đ bn có th giúp đ h. Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo D án Phát trin ô th ng Hi 5 • Khách hàng không phi lúc nào cng bit nhng điu h cn hoc mong mun. Vi vai trò là ngi vit báo cáo, bn s giúp h xác đnh nhng vn đ này. • Ý kin sn có ca ngi đc? Bn nên xem xét liu có nhng đnh kin hoc ý thích cá nhân v kiu và cách đnh dng vn bn. • Ni dung vn bn mà bn mun chia s vi ngi đc? Liu bn và ngi đc đu quen thuc nhng thut ng chung ca ch đ đc đ cp? Mc đ hiu bit ca ngi đc đi vi vn đ bn đ cp trong báo cáo? iu này quyt đnh s lng chi tit bn cn đa vào báo cáo. • Lý do ngi đc đc báo cáo ca bn? H cn tìm kim gì? H mun tìm kim gì? Và sau khi đc báo cáo ca bn h s làm gì? Các yu t trên nh hng đn cách thc bn vit báo cáo nh th nào? Và cn quan tâm đc bit đn nhu cu ca ngi s chu trách nhim hành đng sau khi đc báo cáo ca bn. Nguyên tc th hai: Mc đ đa dng ca chi tit trong báo cáo Mc đ đa dng ca các chi tit: Nhng đc gi khác nhau yêu cu mc đ chi tit khác nhau trong các trng hp khác nhau.  đáp ng đc yêu cu này, báo cáo ca bn phi đa ra nhiu cp đ khác nhau ca các chi tit đ ngi đc có th d dàng chn la mc đ chi tit h cn và gim thiu ti đa khó khn khi s dng. Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo D án Phát trin ô th ng Hi 6 Các t báo s dng k thut vit đn gin gi là vit theo dng hình chóp. Bài báo s đc m đu vi câu bao quát toàn b vn đ chính s đc vit. Ch đc câu đu tiên này, bn cng có th nm đc ni dung chính ca bài vit. u đ ca báo cáo cng có th đc s dng vi mc đích này, vì th đôi khi bn không cn đc ni dung khác ngoài đu đ. Nu ngi đc mun quan tâm chi tit hn thì s đc nhng câu tip theo. Bn có th đc thêm tu theo ý mun. S kin, phân tích và ý kin: Mt yêu cu quan trng ca mt báo cáo là nên tách s kin, phân tích và ý kin thành tng phn riêng. Hãy bt đu báo cáo vi các s kin (d liu). Sau đó phân tích trình bày nhng thông tin liên quan đn vn đ. Tip đn (nu có yêu cu) s tin hành đánh giá và kin ngh quyt đnh và hành đng. Cu trúc này giúp bn trình bày và sp xp bài báo cáo ca mình lô-gic hn. • Nên có s thng nht trong các d liu. Các d liu và s kin bn đa ra phi xác thc và đc kim tra cn thn. • Nu có điu gì không chc chn v d kin và bn không th xác minh, bn cn nêu rõ trong báo cáo. • Nhng phân tích da trên các d liu sai s không có giá tr. Và đi vi báo cáo ca bn cng vy. Các kt lun và kin ngh ca bn c bn thng da trên nhng nhn đnh có th mang tính ch quan. Ngi đc có th không tán đng. Nu báo cáo ca bn tách riêng các phn d kin, phân tích và đ xut ý kin thì ngi đc có th t hình thành ý kin riêng ca mình và nh vy bài báo cáo ca bn vn có giá tr đi vi h. Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo D án Phát trin ô th ng Hi 7 Nguyên tc th ba: Cu trúc báo cáo hp lý Báo cáo ca bn nên có các mc đ chi tit la chn đa dng và tách riêng các phn d kin, phân tích và ý kin. Chúng tôi đ xut sau đây cu trúc chi tit mô phng khái nim này: Mc đ chi tit 0 1 2 3 4 x Tiêu đ x Tóm lc x Gii thiu / Mc tiêu x x Ni dung x x D kin / D liu x x Phân tích / Thông tin / Kin ngh Thân bài x Kt lun x Ph lc Bng cách chn nhng phn thích hp, ngi đc có th có đc 4 mc đ ca các chi tit báo cáo: 1. Tiêu đ và tóm lc (hoc trích dn) 2. Gii thiu + Kt lun 3. Gii thiu + Thân bài + Kt lun 4. Gii thiu + Thân bài + Kt lun + Ph lc Phn tiêu đ: Tiêu đ là phn tóm tt khái quát ni dung báo cáo! Và tiêu đ cn nht quán vi mc tiêu. Nó s to cho ngi đc n tng tc thì v ni dung ca báo cáo. Không nên đt tiêu đ quá dài, nhng khi cn thit, bn có th dùng ph đ đ làm rõ tiêu đ chính. Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo D án Phát trin ô th ng Hi 8 Phn tóm tt: Nên có mt bn tóm tt trong phn đu ca mt báo cáo dài. Phn tóm tt này nên bao quát nhng ni dung quan trng mà bn đ cp trong báo cáo. Nh th, nhng ngi có quyn lc nht hoc nhng ngi ra quyt đnh thng không có thi gian đc ht bn báo cáo s đc phn tóm tt. Chính điu đó làm tng thêm ý ngha quan trng ca phn tóm tt. Phn gii thiu: Gii thiu là phn chính bn báo cáo ca bn. Phn này s đa ra bi cnh và đ cp lý do vit báo cáo. Phn này phn ánh mc đích rng hn ca bn báo cáo, đt ra vn đ cn đc gii quyt và nêu rõ nhng đóng góp ca báo cáo vào vic gii quyt nhng vn đ đó. Phn gii thiu cn bao gm mc tiêu ca báo cáo. i vi các báo cáo dài, phn gii thiu nên gii thích rõ các phn chính ca bài báo cáo. Phn thân bài: Phn thân bài bao gm mt s đon hoc chng. Thông thng mi chng s tuân theo phm vi ca báo cáo: các d liu, phân tích và ý kin đa ra hoc kin ngh. Các d liu  phn thân bài nên theo mt trình t lô-gíc.  mt s đim, bn có th cn đn các thông tin b sung đ cng c lp lun ca bn. Các ph lc đc s dng vi mc đích này. Mi liên quan gia phn thân bài và các ph lc rt quan trng đi vi ngi đc. Vì th, hãy nêu rõ nhng thông tin trong các ph lc đ ngi đc quyt đnh đc nó hay b qua . Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo D án Phát trin ô th ng Hi 9 Phn kt lun: Phn kt lun là tóm tt ni dung phn thân bài và không nên đa thông tin mi vào phn này. Vì vy, ni dung phn kt thúc vn đ phi liên kt mch lc vi phn gii thiu. Phn ph lc: Ph lc là phn có mc đ chi tit cao nht và đôi khi ch hu ích đi vi ngi có nhu cu tht cn thit hoc các chuyên gia. Nên đánh s theo trình t mà chúng đc trích t phn chính ca báo cáo. Nguyên tc th t: Trình bày hoàn ho Khi bn thuyt trình nu có gì khim khuyt thì có th s không ai đ ý hoc mi ngi s nhanh chóng quên ngay hay b qua. Nhng đi vi mt tài liu vit thì s không có lý do đ b qua cho bt kì li s sut nào bi vì đây là mt tài liu đc cân nhc, vit và kim tra cn thn. Nu mt bài vit có sai sót thì nhng sai sót này s tn ti cùng thi gian vi tài liu chúng đc vit trong đó. Phn đ mc:  mc đc xem nh các ct mc trong quá trình vit báo cáo và giúp ngi đc nhanh chóng tìm thy thông tin c th. Cn phi thng nht cách trình bày  phn này và tuân theo cu trúc ca báo cáo. Trang mc lc: Ngoi tr các báo cáo ch có vài trang mà chúng ta có th gi là "tài liu làm vic", nên có bng mc lc trong bài báo cáo . v mt báo cáo, vit báo cáo nh th nào cho hiu qu và cách trình bày hoc "bán" sn phm ca mình. 1. Báo cáo Báo cáo và Truyn Báo cáo và. tiêu ca báo cáo nên đc đ cp rõ ràng trong phn m đu ca báo cáo, chng hn nh trong phn gii thiu. Phm vi báo cáo Phm vi ca báo cáo có th