Đang tải... (xem toàn văn)
BÁO CÁO KIẾN TẬP XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CHO NHỮNG BẠN KHÔNG ĐI THAM KHẢO, NỘI DUNG KIẾN TẬP CÓ THỂ GIỐNG NHAU NÊN KHÔNG PHẢI LO TRÙNG Ý TƯỞNG. CÁC BẠN THAM KHẢO NHÉ.Em xin cam đoan đề tài kiến tập này do chính em thực hiện, đề tài không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào.Để hoàn thành đề tài kiến tập này em đã tham khảo một số tài liệu ở Công ty và liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Những thông tin tham khảo trong đề tài đều được trích dẫn cụ thể nguồn sử dụng.
BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO KIẾN TẬP TẠI PHỊNG XUẤT NHẬP KHẨU TP Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2018 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài kiến tập em thực hiện, đề tài không trùng với đề tài nghiên cứu khoa học Để hoàn thành đề tài kiến tập em tham khảo số tài liệu Công ty liên quan đến hoạt động xuất nhập Những thông tin tham khảo đề tài trích dẫn cụ thể nguồn sử dụng TP Hồ Chí Minh,tháng 10 năm 2018 Sinh viên thực Nguyễn hòa LỜI CẢM ƠN Em xin gởi lời cám ơn chân thành sâu sắc đến quý Thầy Cô Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Thành phố Hồ Chí Minh, q Thầy Cơ khoa Quản trị kinh doanh nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt vốn kiến thức quý báu giúp cho em hồn thành khóa học thực báo cáo thực tập lần Xin chân thành cảm ơn Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp tạo điều kiện, giúp đỡ cho tơi có hội cọ sát với thực tế, hiểu biết thêm nhiều kiện, giúp vận dụng tốt kiến thức học nhà trường vào cơng việc cách hiệu quả, gói hành trang kinh nghiệm quý giá giúp ích cho nhiều đường kiện Em xin bày tỏ lòng biết ơn đặc biệt đến Qch Tố Trinh theo dõi, đồng hành, tận tâm hướng dẫn, gợi mở giúp cho em nhóm hồn thành tốt báo cáo kiến tập theo tiến độ đề Em xin kính chúc q Thầy, Cơ trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Thành phố Hồ Chí Minh, Ban Giám đốc tồn thể cán bộ, công nhân viên công ty Cổ phần Công nghệ BNC dồi sức khỏe, may mắn thành công Em xin trân trọng cám ơn! TP Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2018 Sinh viên thực Nguyễn Hòa NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên: Nguyễn Hòa MSSV : 2013150033 Khố: 2015-2019 …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… TP Hồ Chí Minh, tháng 10 Năm 2018 Xác nhận giáo viên hướng dẫn DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.2: Bảng kết hoạt động kinh doanh Công ty ARTEX Đồng Tháp năm 2017………………………………………………………………………………… 20 DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Sơ đồ 1.1.4.1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp……12 Sơ đồ 2.1.1: Sơ đồ tổ chức phòng xuất nhập Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp………………………………………………………………………………….21 Sơ đồ 2.2.1: Sơ đồ mặt phòng xuất nhập Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp………………………………………………………………………… 26 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn phát triển định phải có phương án kinh doanh đạt hiệu kinh tế Để đứng vững phát triển điều kiện: có cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp phải nắm bắt tâm lý, nhu cầu người tiêu dung với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã phong phú, đa dạng chủng loại Muốn vậy, doanh nghiệp phải giám sát tất quy trình từ khâu mua hang đến khâu tiêu thụ hàng hóa để đảm bảo việc bảo toàn tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với khách hàng, thực đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, cải thiện đời sống vật chất tinh thần cán công nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích lũy mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh Để đạt mục tiêu lợi nhuện an toàn hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty phải tiến hành đồng biện pháp quản lý, hạch tốn kế tốn quan trọng, khơng thể thiếu để tiến hành quản lý hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản lý tài sản hàng hóa nhằm đảm bảo tính động , sáng tạo tự chủ sản xuất kinh doanh, tính tốn xác định hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh làm sở vạch chiến lược kinh doanh Thực tập sở nghành kinh tế nhằm mục đích giúp em ứng dụng kiến thức kỹ có từ phần học vào thực tế hoạt động đơn vị nhằm củng cố kiến thức kỹ học, đồng thời giúp cho việc nghiên cứu phần kiến thức chuyên sâu nghành học Lý kiến tập Thực tập sở nghành kinh tế nhằm mục đích giúp em ứng dụng kiến thức kỹ có từ phần học vận dụng vào thực tế hoạt động Công ty nhằm củng cố kiến thức kỹ học, đồng thời giúp cho em có trải nghiệm thực tế Công ty, kỹ làm việc, lối sống nhân viên công ty củng biết trình họ làm việc qua hình thành cho em văn hóa ứng sử Cơng ty mà em kiến tập Mục tiêu kiến tập Vận dụng phần kiến thức học để tập giải vấn đề phát sinh từ thực tiễn Quan sát học hỏi từ mối quan hệ kinh tế - xã hội để chuẩn bị cho độc lập làm việc em sau trường Hình thành kỹ tự nghiên cứu, kỹ giao tiếp kỹ giải vấn đề, xử lý tình phát sinh hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Giúp em nhận thức đầy đủ vai trò người quản trị, nắm quy trình cơng việc bổ sung kiến thức thực tế cho sở lý luận học trường làm tảng vững cho công việc sau Phạm vi kiến tập Phòng xuất nhập Cơng Ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp Phương pháp tiếp cận cơng việc Em chủ động tìm hiểu quy trình làm việc, quan sát hoạt động phận thu thập thông tin liên quan Phòng xuất nhập Cơng Ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp Chủ động hỏi trực tiếp anh chị làm việc cơng việc mình, chuẩn bị sẵn câu hỏi ghi giấy trước hỏi anh chị để tiết kiệm thời gian hỏi nhiều vấn đề sau tập hợp ý kiến trả lời làm sở cho việc viết báo cáo Tham gia trực tiếp vào công việc phận phòng xuất nhập cách chuẩn bị sẵn bảng câu hỏi có liên quan đến cơng việc Cuối thu thập mẫu biểu, tài liệu có chữ ký dấu xác nhận đơn vị để đảm bảo tính pháp lý số liệu báo cáo kiến tập Bố cục kiến tập Chương Tổng quan đơn vị kiến tập 1.1 Khái quát doanh nghiệp 1.1.1 Thông tin chung 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển 1.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Công Ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp 1.1.4.1 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty 1.1.4.2 Nhiệm vụ phòng ban Cơng Ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp 1.2 Thơng tin tình hình hoạt động doanh nghiệp Chương Thực trạng tổ chức phòng xuất nhập Công ty ARTEX Đồng Tháp 2.1 Giới thiệu phòng xuất nhập Cơng ty ARTEX Đồng Tháp 2.1.1 Sơ đồ tổ chức phòng xuất nhập 2.1.2 Nhiệm vụ vị trí phòng xuất nhập 2.1.3 Mối quan hệ tác nghiệp phận với phận khác Doanh nghiệp 2.2 Tổ chức cơng việc phòng xuất nhập 2.2.1 Bố trí mặt 2.2.2 Bố trí nguồn nhân lực 2.2.3 Quy trình làm việc nhân viên phòng xuất nhập Chương Tổng kết trình kiến tập 3.1 Nhận xét Cơng ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp 3.2 Nhận xét phòng xuất nhập Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp 3.3 Bài học kinh nghiệm thân Chương TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP 1.1 Khái quát doanh nghiệp 1.1.1 Thông tin chung Tên : Công Ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp Logo: Loại hình kinh tế: Cơng ty Cổ Phần Loại hình tổ chức: Tổ chức kinh tế SXKD dịch vụ, hàng hoá Đại diện pháp luật: Phạm Thị Thanh Yến Vốn điều lệ: 15.000.000.000 đồng Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng Số cổ phần: 1.500.000 cổ phần Giấy phép kinh doanh: 21/10/2014, thay đổi lần ngày 17/11/2017 Ngày thành lập Công ty: 21/10/2014 Ngành nghề chính: Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ vật liệu tết bện Thị trường: Trong nước MST : 1401987459 cấp ngày 21/01/2014 quan Thuế quản lý Cục Thuế Tỉnh Đồng Tháp Địa : Cụm Công Nghiệp Mỹ Hiệp, Xã Mỹ Hiệp, Huyện Cao Lãnh, Tỉnh Đồng Tháp SDT : 0274.6511.961 Email : mkt@artexdongthap.vn 10 sân chơi bình đẳng, minh bạch, cạnh tranh tạo hội phát triển thử thách cho tất ứng viên có tham vọng, nhiệt huyết, khát khao chứng tỏ lực thân Không ngừng phấn đấu phát triển, Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp đề định hướng phát triển, chiến lược cụ thể để đạt mục tiêu qua xây dựng hệ thống Công ty lớn mạnh củng phát triển kinh tế thị trường ngày cạnh tranh Để biết rỏ tình hình phấn đấu củng phát triển Công ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp ta xem kết hoạt động kinh doanh Công ty ARTEX Đồng Tháp năm 2017 thể bảng sau: 19 Đơn vị: Đồng STT Chỉ tiêu Số tiền Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ 95.476.033.498 Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu hoạt động tài 301.884.221 Chi phí sản xuất kinh doanh hàng hóa 95.043.531.687 Chi phí tài 544.943.813 Lợi nhuận 189.442.219 Thu nhập khác 3.420.953 Chi phí khác 719 Lợi nhuận khác 3.420.234 10 Tổng lợi nhuận trước thuế 192.862.453 20 Bảng 1.2: Bảng kết hoạt động kinh doanh Công ty ARTEX Đồng Tháp năm 2017.Chương2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TẠI PHỊNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ARTEX ĐỒNG THÁP 2.1 Giới thiệu phòng xuất nhập Công ty ARTEX Đồng Tháp 2.1.1 Sơ đồ tổ chức phòng xuất nhập TRƯỞNG PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHĨ PHỊNG XUẤT NHẬP KHẨU NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ NHÂN VIÊN TỔNG HỢP NHÂN VIÊN NHÃN MÁC Sơ đồ 2.1.1: Sơ đồ tở chức phòng x́t nhập Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp 2.1.2 Nhiệm vụ vị trí phòng xuất nhập Trưởng phòng xuất nhập khẩu: Quản lý điều hành hoạt động phòng Xuất nhập chịu trách nhiệm trước Giám đốc phạm vi công việc phụ trách, bao gồm: - Xây dựng quy trình mua hàng ngồi nước; quy trình giao nhận xuất, nhập hàng hóa; 21 - Xây dựng triển khai kế hoạch cơng việc Phòng, phân cơng cơng việc, đào tạo nhân viên, quản lý giám sát công việc, đánh giá hiệu công việc nhân viên - Xây dựng phương án, liên hệ với nhà cung cấp mới, trì, phát triển quan hệ nhà cung cấp truyền thống - Quản lý, lưu trữ hồ sơ XNK thực hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng nhà cung cấp Hoàn tất thủ tục chứng từ xuất nhập hàng hóa như: Hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục toán, thủ tục giao nhận hàng hóa Kết hợp với kế toán, thực hoạt động mở L/C, làm bảo lãnh ngân hàng Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất với số lượng thực tế cửa trình làm hồ sơ thơng quan hàng hóa Quản lý, theo dõi đơn hàng, hợp đồng Phối hợp với phận có liên quan để đảm bảo tiến độ giao hàng nhận hàng Thực việc tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường xuất nhập theo chiến lược cơng ty đề Phó phòng xuất nhập khẩu: Cùng với Trưởng phòng quản lý thực công việc liên quan đến xuất nhập Công ty Cụ thể là: Liên hệ book container, quản lý kiểm soát chặt chẽ khai báo, làm thủ tục hải quan cho xuất nhập hàng, liên hệ với khách hàng giải cố liên quan đến hàng hóa có cố ngồi mong đợi Ngồi phó phòng cơng ty làm nhiệm vụ tính tốn giá thành dịch vụ sản phẩm đặt hàng, phát triển mối quan hệ với nhà sản xuất, qua hồn thiện thủ tục hồ sơ xuất nhập khẩu, hợp đồng tài liệu chứng từ cần có Nhân viên chứng từ: 22 Đòi hỏi tính xác tuyệt đối sai lầm phải trả giá tiền Cần biết rõ quyền hạn trách nhiệm công việc ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ công việc tất người sau Về Nghiệp vụ Xuất nhập vị trí khơng đòi hỏi cao Nhân viên Chứng từ cần theo yêu cầu phận khác khách hàng soạn thảo chứng từ để phục vụ thủ tục hành Thơng quan cụ thể là: - Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển xắp xếp theo tiến độ công việc - Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice,đơn đặt hàng ( P/O), Packing list, lệnh giao hàng (D/O)… - Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ liên quan đến hàng hóa làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ quan chức với nhóm hàng hóa đăc biệt Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp thông tin cần thiết - Làm House Bill, Hoặc Texlex Relase trường hợp cần thiết, làm hợp đồng khác thuê cont, bãi, kiểm soát loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyện cont… - Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A … - Lưu trữ phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho khách hàng tiếp theo, nắm tình hình kiểm sốt lịch chuyển hàng giao nhận hàng, giải thông tin phát sinh liên quan giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi… - Liên hệ với đại lý nước ngồi vận chuyển hàng hóa, thơng tin vận tải, giá vấn đề khác kết hợp với phòng kế tốn phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc Nhân viên tổng hợp: 23 Là trí phòng xuất nhập cơng ty nhiệm vụ u cầu thu thập giấy tờ, hợp đồng nhân viên chứng từ chuyển qua, nhãn mác liên quan đến sản phẩm nhân viên nhãn mác, sau tổng hợp lại lần chuyển lên cho phó phòng xuất nhập tham mưu Nếu có vấn đề sai sót từ nhân viên nhãn mác nhân viên chứng từ yêu cầu xem xét, kiểm tra chỉnh sửa bổ xung, nhân viên tổng hợp làm cơng việc liên kết vấn đề phòng xuất nhập với phòng ban khác cơng ty Nhân viên nhãn mác: Có nhiệm vụ theo dõi đơn đặt hàng khách hàng qua thiết kế, in ấn nhãn mác liên quan đến sản phẩm Trực tiếp dán nhãn lên sản phẩm theo dõi trình vận chuyển Việc thiết kế nhãn cho sản phẩm quan trọng đòi hỏi tính kỷ luật, sáng tạo cao để đưa sản phẩm tốt cho khách hàng Một sản phẩm tốt phải có nhãn mác tốt nhãn mác tốt phải có nhân viên nhãn mác tốt nhân viên phòng xuất nhập dù nhân viên nhãn mác giỏi thể tốt lực 2.1.3 Mối quan hệ tác nghiệp phòng xuất nhập với phòng ban khác khác Công ty Cổ phần Artex Đồng Tháp Trong suốt trình hoạt động kinh doanh ,các phận phòng ban cơng ty có mối quan hệ chặt chẽ gắn bó với Mặc dù phận có chức nhiệm vụ riêng biệt việc thực nhiệm vụ phận lại hỗ trợ đắc lực cho việc thực nhiệm vụ phận khác Cơng ty Artex vậy, phòng xuất nhập có mối quan hệ tác nghiệp với phòng ban khác vô qua trọng.Cụ thể là: Gián đốc nhà quản trị cao doanh nghiệp, thực việc quản lý, giám sát tổng quát tình hình thực kết hoạt đơng phòng ban: phòng kinh 24 doanh, phòng marketing, phòng tài kế tốn, phòng xuất nhập khẩu, phòng nghiên cứu & thị trường Phòng xuất nhập cung cấp kịp thời thông tin mua bán , xuất nhập kì kinh doanh cho phòng kế tốn để phòng kế tốn có số liệu hạch tốn, thống kê tình hình tài cơng ty Phòng tài kế tốn thực nghiệp vụ tình hình tài sau cung cấp lại số liệu cho phòng xuất nhập để phòng xuất nhập thực trình mua bán, có kế hoạch xuất nhập phù hợp kì Thực cung cấp báo cáo tài cho giám đốc để giám đốc nắm tình hình tài doanh nghiệp từ có định kinh doanh phù hợp Phòng kinh doanh phận thơng suốt tồn hoạt động công ty Liên quan đến tất phòng ban Là cấu nối liên lạc nội doanh nghiệp doanh nghiệp với bên ngồi Phòng marketing với phòng xuất nhập quảng cáo sản phẩm, tìm kiếm đối tác từ marketing sau chuyển danh sách khách hàng qua phòng xuất nhập sử lý tiến hành bán hàng, Phòng nghiên cứu & phát triển thị trường cung cấp số liệu cho phòng marketing phòng xuất nhập nhằm hổ trợ cách thức đưa sản phẩm theo phân khúc nhằm đưa đến khách hàng sản phẩm tốt Các phòng ban cơng ty Cổ phần Artex Đơng Tháp ln ln đồn kết hổ trợ phát triển, phòng ban làm tốt thơi chưa đủ phải tạo nên tập thể đồn kế tạo nên cơng ty vững mạnh thể tinh thần làm việc tạo suất cho công ty 2.2 Tổ chức công việc phòng xuất nhập 2.2.1 Bố trí mặt 25 Phòng xuất nhập cơng ty cổ phần ARTEX Đồng Tháp có tổng 16 mét vng với bàn làm việc cho vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu, phó phòng xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ, nhân viên tổng hợp nhân viên nhãn mác Ngồi phòng xuất nhập bố trí thêm bàn tiếp khách hàng khách hàng có nhu cầu đến trực tiếp công ty để bàn bạc Nhân viên nhãn mác Nhân viên chứng từNhân viên tổng hợp Cửa vào Bàn tiếp khách Phó phòng XNK Trưởng phòng XNK Sơ đồ 2.2.1: Sơ đồ mặt phòng x́t nhập Tồn cơng ty có diện tích 120 mét vng với phòng bao gồm phòng giám đốc,phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng tài kế tốn, phòng xuất nhập khẩu, phòng nghiên cứu & thị trường phòng họp chung cho cơng ty Với bố trí theo chức nhiệm vụ phòng ban cơng ty xắp sếp vị trí phòng sau: Từ bên ngồi bước vào có phòng họp phòng tiếp khách hàng với khơng gian thống sản phẩm trưng bày hình ảnh số thành tựu hoạt dộng mà cơng ty đạt Tiếp đến phòng cho ban giám đốc cuối 26 bao quanh phòng giám đốc phòng họp chung phòng ban, cụ thể từ ngồi nhìn vào xếp từ trái sang phải phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng tài kế tốn, phòng xuất nhập khẩu, phòng nghiên cứu & thị trường Cách bố trí phòng ban giúp cho phòng xuất nhập phòng ban khác dễ kết nối với kết nối trung tâm giám đốc giúp giám đốc quan sát chi tiết phận làm việc qua đạt suất hiệu làm việc cao đem lại cho công ty khách hàng sản phẩm đạt chất lượng 2.2.2 Bố trí nguồn nhân lực Trong phòng xuất nhập có nhân viên trưởng phòng xuất nhập khẩu, phó phòng xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ, nhân viên tổng hợp nhân viên nhãn mác Với không gian rộng khơng có ngăn cách nhân viên giúp tạo gần gủi làm việc quan sát trưởng phòng Phía trưởng phòng xuất nhập khẩu, tiếp đến phó phòng phó phòng bàn trống để tiếp khách, song song với ba bàn bàn làm việc ba nhân viên lại nhân viên tổng hợp, nhân viên chứng từ nhân viên nhãn mác Khi có vấn đề giải hay họp nội phòng xuất nhập người ngồi quay họp diễn ra, cách bố trí sáng tạo nhanh chóng cần truyền đạt thơng tin cho nhân viên Các nhân viên gắn kết với nhau, làm việc, không gian mở nên việc xảy xung đột không thể, điều ảnh hưởng đến phòng xuất nhập công ty Mỗi người công việc có ý kiến đóng góp người đóng góp để phát triển người phải làm để dễ dàng công việc, khơng phải mà ganh ghét nhau, nhân viên tiếp thu thay đổi tạo nên phòng xuất nhập đồn kết phát triển mạnh, phần thiếu công ty 27 2.2.3 Quy trình làm việc nhân viên tổng hợp phòng xuất nhập Theo quan sát nhân viên tổng hợp phòng xuất nhập phối hợp với phó phòng tiến hành làm quy trình hoạt động xuất nhập sản phẩm công ty, cụ thể quan sát trình xuất sản phẩm sau: - Khi nhận đơn đặt hàng khách hàng, phòng marketing gửi cho phòng xuất nhập, đơn hàng có chi tiết số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng Phòng xuất nhập liên hệ khách hàng làm hợp đồng ngoại thương để thống điều khoản xuất hàng : điều kiện giao hàng, phương thức tốn, cảng nhận hàng, mua bảo hiểm hàng hóa hay khơng, có cần phải xin c/o cho lơ hàng không vv Sau nhận đầy đủ thông tin đơn hàng chuyển lên phó phòng kiểm tra chuyển nhân viên nhãn mác chuyển bị in thùng, shipping mark, nhãn vv, sai chỉnh sửa lại chuyển cho nhân viên nhãn mác - Đến gần ngày xuất hàng, khách hàng gửi cho booking cho phòng xuất nhập ( xuất hàng theo giá FOB).Sau nhận booking xếp kế hoạch để lấy container đóng hàng - Nhân viên tổng hợp tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa với phận kế hoạch số lượng hàng hóa báo có cho phó phòng,nếu hàng đủ cho ngày, thiếu xin trễ xuất hàng thiếu Sau chuyển booking , hợp đồng ngoại thương, thơng tin hàng hóa cho nhân viên chứng từ để nhân viên chứng từ khai tờ khai xuất xin c/o ( có ) - Đến ngày xuất hàng theo dõi việc đóng cont hàng để đảm bảo hàng hóa sếp theo yêu cầu khách trách hư hỏng , mát - Khi hàng đến cảng, nhân viên chứng từ làm thủ tục để lý tờ khai Sau tờ khai lý nhân viên tổng hợp thơng báo với khách tình trạng hàng hóa Nếu lơ hàng xuất theo phương thức L/C nhân viên tổng hợp tập hợp chứng từ trình cho phó phòng ký gửi cho ngân hàng để thu hồi cơng nợ, theo phương thức T/T đến hạn nhắc công nợ với khách hàng 28 CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT 3.1 Nhận xét chung Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp Phòng xuất nhập Công ty Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp có 10 năm thị trường, chuyên xuất mặt hàng handmade Là doanh nghiệp sản xuất trực tiếp xuất có uy tín cao thị trường quốc tế Thị trường là: EU, US, Japan,… 10 năm không dài không ngắn để xây dựng vị định thị trường Cơng ty vượt qua nhiều giai đoạn khó khăn kinh tế để trở thành cơng ty dược có doanh số lớn với kim ngạch xuất năm 2013 5.8 triệu USD Để đạt thành công vậy, khơng nhắc đến nỗ lực cố gắng cơng việc tập thể cán cơng nhân viên làm việc công ty Đồng thời, ban giám đốc thành viên góp vốn nhìn nhận vai trò quan trọng quản lý máy quản lý với học hỏi từ nhiều công ty khác, tất bàn bạc thống xây dựng hệ thống, máy quản lý bao gồm phòng ban với chức riêng biệt Sự chun mơn hóa giúp cho khâu tiếp cận khách hàng, ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa diễn cách nhanh chóng thuận tiện Cơng việc phòng,ban cơng việc người không chồng chéo Cho đến thời điểm tại, đạt nói lên hiệu máy quản lý này.Thêm vào đó, sách với công nhân viên công ty tốt thỏa mãn yêu cầu Các khoản bảo hiểm trợ cấp công ty đảm bảo theo luật cho lợi ích họ bảo vệ Hàng năm, công ty tổ chức dịp nghỉ mát, tham quan giúp giải tỏa căng thẳng áp lực công việc Các dịp lễ, Tết sinh nhật công nhân viên có tiền thưởng Do đó, nhân viên cơng ty ln gắn bó mật thiết hết lòng làm việc phát triển chung Trong tương lai, hy vọng công ty tiếp tục phát huy điểm 29 Các phòng ban Cơng ty làm tốt nhiệm vụ củng kế hoạch đặt ban giám đốc có Phòng xuất nhập Đây phận quan trọng, đóng vai trò chủ chốt Cơng ty Đảm bảo đầu vào đầu Công ty, tiếp cận nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm mở rộng thị trường thu hút khách hàng Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh, tính giá lập hợp đồng với khách hàng, tập hợp sản phẩm sản xuất để xuất nhập nguyên liệu Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm thời hạn hợp đồng với khách hàng kịp thời đề xuất phương án sản xuất hiệu Lập phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý hàng tháng cho phân xưởng sản xuất Lập lệnh sản xuất cho phân xưởng, trì nâng cao nguồn hàng cho Cơng ty Tuy nhiên, cần thấy điều cần ý điều chỉnh Địa điểm công ty đặt trụ sở sâu khó tìm Điều gây khó khăn việc tiếp cận khách hàng Đồng thời, hoạt động Marketing cần nhiều sáng tạo để khách hàng khu vực xa biết tới 3.2 Nhận xét công tác tổ chức phòng xuất nhập Công ty Sau quan sát Phòng xuất nhập Cơng ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp em nhận thấy công tác tổ chức bố trí mặt bằng, bố trí nhân viên củng trình làm việc chặt chẽ liên kết tạo nên hiệu công việc cao Về việc bố trí mặt em thấy Cơng ty thơng minh việc xây dựng phòng ban theo hình chữ U nói chung việc xây dựng Phòng xuất nhập nói riêng Để tạo kết nối Phòng xuất nhập phòng ban khác ban giám đốc làm tốt vấn đề cách không sử dụng tầng lầu tránh thời gian củng tạo công việc di chuyển phòng ban Khơng thơng minh việc bố trí mặt phòng ban cơng ty mà em thấy việc bố trí Phòng xuất nhập sáng tạo tinh tế Cụ thể việc nhân viên sẻ có bàn làm việc riêng thay làm việc chung theo bàn 30 ngăn cách, việc ngăn cách tạo cá nhân, khơng đồn kết Thay người sẻ có khơng gian làm việc thoải mái củng cởi mở với nhân viên lại dễo dàng trao đổi thông tin cần thiết nội Phòng xuất nhập Về việc bố trí nhân viên Phòng xuất nhập em thấy Anh Chị tích cực cơng việc, ln hồn thành tốt nhiệm vụ Tinh thần làm việc ảnh hưởng đến tiến độ củng hiệu cơng việc qua thấy tinh thần người Các Anh Chị hổ trợ tình huống, yêu cầu cấp đưa xuống Trưởng phòng Phó phòng ln đầu tàu giúp cho hoạt đồng Phòng xuất nhập lên qua việc điểu khiển củng đạo theo định hướng củng chiến lược công ty Nó biểu việc hầu hết 100% hợp đồng xuất vào khu chế xuất thực thành công Các tiêu kinh tế tài đặt hồn thành tốt vượt mức kế hoạch, xuất nhập hàng hóa ngày tăng, quy mơ xuất ngày lớn Phòng xuất nhập có liên kết chặt chẽ với nhiều sở sản xuất như đại lý nước nước giúp cho nguồn hàng công ty ổn định đáp ứng yêu cầu cấp thiết khách hàng Khơng Phòng xuất nhập đề xuất tích cực tham gia hội chợ , triển lãm, nhằm phát huy tối đa lực kinh doanh mình, tạo điều kiện quảng bá cho mặt hàng công ty nhằm đạt xuất cao đem lại lợi nhuận cho công ty 3.3 Bài học kinh nghiệm Trong thời gian kiến tập Phòng xuất nhập Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp nhiều bỡ ngỡ với cách thức làm việc thực tế doanh nghiệp thực tế, em cố gắng học hỏi, làm quen dần với môi trường thực tế doanh nghiệp Nhờ em học nhiều kinh nghiệm làm việc nhiều kiến thức bổ ích cho chuyên ngành mà em học 31 Qua q trình kiến tập Cơng ty giúp cho em có học giá Cụ thể bắt đầu trình kiến tập, cố gắng làm quen nhanh tốt Làm quen với Cô, Chú, Anh Chị, với môi trường chỗ làm Hãy cố gắng bắt chuyện trước, không nên từ chối nhận nhờ cậy Công ty củng phận mà kiến tập Mở cửa giúp Cơ, Chú, Anh Chị, lấy giúp ly nước, giúp lấy tài liệu máy in vv… hành động nhỏ dù không đem lại cho em lợi ích tạo ấn tượng tốt người trước với em Hãy thể lịch thân từ việc nhỏ nhất, chẳng hạn cách ăn mặc đứng, tác phong làm việc, chấp hành tốt nội quy quan thực tập vv… điều quan trọng Và hỏi thắc mắc, quan sát kỹ cần thiết tham gia trình thực tập Những học học kinh nghiêm có phần em làm tốt phần hạn chế em củng khắc phục củng hồn thiện thân để việc kiến tập củng trình quan sát thực tế em đạt hiệu cao Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại Học Công nghiệp Thực Phẩm Thành Phố hồ Chí Minh tạo điều kiện cho chúng em tham gia kiếm tập quan sát Công ty Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình Giảng viên Quách Tố Trinh Cô, Chú, Anh Chị Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp giúp đỡ em hồn thành báo cáo kiến tập cách tốt Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Cơ, Chú, Anh chị phòng xuất nhập tạo điều kiện tốt cho em quan sát củng tham khảo trình làm việc Phòng củng hướng dẫn em tận tình quy trình làm việc nhân viên cụ thể giúp em hiểu sâu kiến thức học lớp để vận dụng vào thực tế Tuy nhiên trình độ lý thuyết thực tiễn thân em nhiều hạn chế nên viết khơng tránh khỏi sai sót khiếm khuyết , em mong nhận đóng góp ý kiến Thầy Cơ bạn để viết hồn thiện 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các báo cáo Phòng xuất nhập Cơng ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp năm 2016-2017 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2016-2017 Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp Website: https://artexdongthap.vn 33 ... TỔ CHỨC TẠI PHỊNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ARTEX ĐỒNG THÁP 2.1 Giới thiệu phòng xuất nhập Công ty ARTEX Đồng Tháp 2.1.1 Sơ đồ tổ chức phòng xuất nhập TRƯỞNG PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHĨ... trạng tổ chức phòng xuất nhập Cơng ty ARTEX Đồng Tháp 2.1 Giới thiệu phòng xuất nhập Công ty ARTEX Đồng Tháp 2.1.1 Sơ đồ tổ chức phòng xuất nhập 2.1.2 Nhiệm vụ vị trí phòng xuất nhập 2.1.3 Mối quan... bàn làm việc cho vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu, phó phòng xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ, nhân viên tổng hợp nhân viên nhãn mác Ngồi phòng xuất nhập bố trí thêm bàn tiếp khách hàng khách