TIÊU CHUẨN VIỆT NAM TCVN ISO 6422 : 2004 ISO 6422 : 1985 MẪU TRÌNH BÀY TÀI LIỆU THƯƠNG MẠI Layout key for trade documents Lời nói đầu TCVN ISO 6422 : 2004 hoàn toàn tương đương với ISO 6422 : 1985 TCVN ISO 6422 : 2004 Ban kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 154 "Quá trình, yếu tố liệu tài liệu thương mại, công nghiệp hành chính" biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học Công nghệ ban hành MẪU TRÌNH BÀY TÀI LIỆU THƯƠNG MẠI Layout key for trade documents Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn quy định mẫu trình bày cho tài liệu liên quan đến hoạt động hành chính, thương nghiệp, sản xuất phân phối thương mại, áp dụng cho tài liệu trình bày hoàn chỉnh viết tay, máy chữ, thiết bị tự động nhân Đặc biệt tiêu chuẩn dùng cho việc thiết kế biểu mẫu chỉnh để chuẩn bị tài liệu hàng loạt cách nhân từ gốc Các tài liệu gốc biên soạn theo cách tài liệu biên soạn theo cách khác Tài liệu viện dẫn - ISO 216, Writing paper and certain classes of printed matter - Trimmed sizes - A and B series (Giấy viết số ấn phẩm định - Khổ xén- Loại A B) - ISO 3535, Forms design sheet and layout chart (Bản thiết kế biểu mẫu biểu đồ trình bày) - UN/ECE/FAL Recommendation No.15, Simpler Shipping Marks (Khuyến cáo số 15 UN/ECE/FAL, Dấu hiệu đơn giản sử dụng cho vận tải đường biển) Mẫu trình bày Mẫu trình bày tài liệu thương mại thể ví dụ đưa nguyên tắc để thiết kế vùng hiển thị tài liệu sử dụng thương mại quốc tế Nói chung, việc thiết kế mẫu trình bày dựa nguyên tắc "thiết kế hộp" Địa người nhận nằm vùng quan bưu điện có thẩm quyền chấp nhận sử dụng với phong bì cửa sổ Vị trí xuất hạng mục khác mẫu trình bày có xét đến quan điểm kỹ thuật, pháp lý, quản lý hành thực tiễn đề xuất bên có liên quan khác Vùng "sử dụng tùy ý" phần biểu mẫu dự định dùng cho nhu cầu cụ thể ứng dụng riêng Khổ giấy vùng hiển thị Khổ giấy mẫu trình bày tài liệu thương mại A4 (210 mm x 297 mm) quy định ISO 216, với điều khoản cụ thể, cho khổ A5L (148 mm x 210 mm L) Theo phụ lục ISO 3535, áp dụng độ rộng lề sau đây: Lề trái: (20 ± 0,5) mm Lề đỉnh: (10 ± 0,5) mm Vì vậy, vùng hiển thị có sẵn biểu mẫu thiết kế dựa sở mẫu trình bày 183 mm x 280 mm, trường hợp A5L 131 mm x 183 mm L Vì khổ giấy 216 mm x 279 mm thường sử dụng phổ biến tài liệu thương mại số nước, đặc biệt Bắc Mỹ, nên cần lưu ý vùng hiển thị chung cho biểu mẫu khổ khổ A4 giới hạn 183 mm x 262 mm Việc chỉnh vùng hiển thị đảm bảo kích thước lề trái lề đỉnh trên, lề đối diện có kích thước Ngun tắc thiết kế Các đường bao trường phải tương ứng với dòng thiết kế biểu mẫu ISO 3535 Nguyên tắc để thiết kế tài liệu dựa sở mẫu trình bày thơng tin yêu cầu tài liệu xuất mẫu trình bày phải đặt vị trí tương ứng Thông tin yêu cầu tài liệu khơng quy định mẫu trình bày đặt vùng "sử dụng tùy ý" Nếu thông tin điền sau việc biên soạn tài liệu gốc đặt khoảng trống tương ứng với vùng mẫu trình bày cho thông tin không liên quan với tài liệu thiết kế Các hạng mục mẫu trình bày Các tiêu đề sau xuất mẫu trình bày Các ghi giải thích chất liệu cần nhập trường tương ứng Loại tài liệu, ví dụ HĨA ĐƠN thường in trước, phải xuất phía bên phải lề đỉnh vị trí in MẪU TRÌNH BÀY TÀI LIỆU THƯƠNG MẠI ví dụ 6.1 Bên ký gửi hàng (bên xuất khẩu) Trường dùng để hiển thị tên địa bên ký gửi hàng bên soạn tài liệu, tùy trường hợp cụ thể 6.2 Bên nhận hàng ký gửi Trường dùng để nêu tên địa bên nhận hàng ký gửi đặt vị trí phù hợp với quy định bưu quốc tế dùng phép sử dụng phong bì có cửa sổ CHÚ THÍCH: Mẫu trình bày dành cho trường tối đa dòng khoảng cách dòng 4,233 mm (1/6 in) Tuy nhiên, điều chỉnh dòng khoảng cách dòng 3,175 mm (1/8 in) 6.3 Địa thông báo giao hàng Nếu vận tải hàng hải, hàng hóa ký gửi theo "đơn hàng", u cầu địa thơng báo Nếu khơng, trường sử dụng để rõ địa rõ địa nơi giao hàng, khác với địa (thư tín) bên nhận hàng ký gửi 6.4 Chi tiết vận tải Trường dùng để mô tả việc vận chuyển, bao gồm địa điểm liên quan chuỗi trình vận tải, phương thức phương tiện vận tải, v.v 6.5 Ngày tháng, số tham chiếu, v.v Nếu khơng có quy định khác, "Ngày tháng" nghĩa ngày phát hành tài liệu nơi xuất Số tham chiếu số hiệu ký hiệu quy ước chung toàn tập tài liệu Nó giống số hiệu đơn hàng, số hiệu hóa đơn v.v Trong trường này, nhập ngày tháng số hiệu khác, thời gian hoàn thành tài liệu, theo thủ tục sau bên mà tài liệu chuyển qua Trình tự hạng mục thay đổi 6.6 Bên mua (nếu khác với bên nhận hàng ký gửi) địa khác Hàng hóa thường gửi tới địa tài liệu gửi tới địa khác Trong trường hợp vậy, trường bên nhận hàng ký gửi sử dụng cho địa hàng hóa yêu cầu, ngoại trừ trường hợp khác, tài liệu vận tải, trường địa khác sử dụng cho địa mà tài liệu này, hóa đơn, gửi tới (địa bên mua) CHÚ THÍCH: Mẫu trình bày chứa 35 ký tự dòng với chiều rộng khoảng cách 2,54 mm (10 ký tự inch) Bởi hạn chế chiều dài hiển thị cửa sổ phong bì phạm vi sử dụng phong bì tài liệu lồng vào, khuyến cáo sử dụng tối đa 32 ký tự, chỉnh trái Nếu độ rộng khoảng cách 2,12 mm (12 ký tự inch), sử dụng tối đa 35 ký tự 6.7 Chi tiết quốc gia Thông tin quốc gia xuất xứ, quốc gia ủy thác (quốc gia gốc) quốc gia đích để thống kê cho mục đích khác Nếu có hạng mục yêu cầu, vị trí bên trái sử dụng cho mục đích khác, ví dụ số số hiệu giấy phép; trường hợp bổ sung thêm điều kiện giao hàng toán 6.8 Điều kiện giao hàng tốn Vùng sử dụng tự cho mục đích xác định, thường quy định thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện toán, chi tiết bảo hiểm, v.v 6.9 Dấu hiệu vận tải đường biển số hiệu côngtenơ Trường dành cho yêu cầu cụ thể để nhận biết hàng hóa (và cơngtenơ chở hàng) để liên hệ chúng với tài liệu, tốt theo khuyến cáo số 15 UN/ECE/FAL Nếu hàng hóa đánh dấu với địa bên nhận hàng ký gửi nên ghi thêm cụm từ "gửi tới bên nhận hàng ký gửi", hoặc, tốt nhập địa đầy đủ ghi hàng hóa 6.10 Số hiệu loại kiện hàng Không quy định độ rộng cột cụ thể cho phần tử liệu, cột phải đủ rộng để cung cấp số lượng lớn kiện hàng dù phải ghi, nên hầu hết trường hợp, không cần thiết giảm chỗ dành cho mơ tả hàng hóa Khuyến cáo nên sử dụng cách trình bày đánh máy để phân biệt rõ thông tin với thông tin mô tả hàng hóa 6.11 Mơ tả hàng hóa Trường dùng để mơ tả hàng hóa thuật ngữ thương mại chung, nên sử dụng thuật ngữ thích hợp ngành hải quan thuế xuất nhập Để mô tả chi tiết mặt hàng, nên sử dụng vùng "sử dụng tùy ý" 6.12 Số hiệu mặt hàng Khi thích hợp, nên đưa số hiệu mặt hàng phù hợp với danh mục hàng hóa thống kê thuế xuất nhập hải quan, chữ số số hiệu sử dụng rộng rãi phạm vi quốc tế 6.13 Khối lượng (trọng lượng) bì Khối lượng (trọng lượng) bì dùng cho vận tải mục đích chun chở hàng hóa khác Khối lượng biểu diễn cột với khối lượng tịnh, phân tách việc sử dụng trình bày "lớp" sử dụng cách đặt mức khác 6.14 Thể tích Trường dùng để khơng gian thể tích u cầu hàng hóa vận tải Nên đặt trường bên cạnh trường khối lượng bì 6.15 Khối lượng tịnh Cột để biểu diễn khối lượng tịnh khối lượng bổ sung yêu cầu, không kể khối lượng khác, cho mục đích thống kê quy định danh mục hàng hóa thuế xuất nhập hải quan 6.16 Giá trị Cột biểu diễn giá trị chủ yếu cho mục đích thống kê Ở hầu xuất khẩu, số liệu thống kê dựa sở giá trị FOB số liệu thống kê nhập dựa sở giá trị CIF 6.17 Sử dụng tùy ý Vùng sử dụng theo yêu cầu có yêu cầu thông tin bổ sung ghi vào trường quy định Yêu cầu khoảng trống ghi riêng để xác định vị trí xác đường phân chia nét đứt 6.18 Xác nhận (chữ ký) Ngoài chữ ký chứng xác thực khác, nhập vào trường thơng tin vị trí mà tài liệu ký xác nhận khác, ngày xác nhận, v.v Tài liệu tham khảo - ISO 353, Processed writing paper and certain classes of printed matter - Method of expression of dimensions (Giấy viết số ấn phẩm định - Phương pháp biểu diễn kích thước) - ECE/TRADE/137, UN Layout Key for Trade Documents (Mẫu Trình bày Tài liệu Thương mại UN) MẪU TRÌNH BÀY TÀI LIỆU THƯƠNG MẠI Bên ký gửi hàng (Bên xuất khẩu) Ngày tháng Số tham chiếu, v.v Bên nhận hàng ký gửi Bên mua (nếu khác với bên nhận hàng ký gửi) địa khác Địa thông báo giao hàng Quốc gia ủy thác Quốc gia xuất xứ Chi tiết vận tải Dấu hiệu vận tải đường biển Số hiệu cơngtenơ Quốc gia đích Các điều kiện giao hàng tốn Số hiệu loại kiện hàng; Mơ tả hàng hóa Số hiệu mặt hàng Khối lượng Thể tích bì Khối lượng Giá trị tịnh Địa điểm ngày tháng phát hành; Xác nhận ... biểu mẫu ISO 3535 Nguyên tắc để thiết kế tài liệu dựa sở mẫu trình bày thông tin yêu cầu tài liệu xuất mẫu trình bày phải đặt vị trí tương ứng Thơng tin u cầu tài liệu khơng quy định mẫu trình bày. .. kích thước) - ECE/TRADE/137, UN Layout Key for Trade Documents (Mẫu Trình bày Tài liệu Thương mại UN) MẪU TRÌNH BÀY TÀI LIỆU THƯƠNG MẠI Bên ký gửi hàng (Bên xuất khẩu) Ngày tháng Số tham chiếu,... biên soạn tài liệu gốc đặt khoảng trống tương ứng với vùng mẫu trình bày cho thông tin không liên quan với tài liệu thiết kế Các hạng mục mẫu trình bày Các tiêu đề sau xuất mẫu trình bày Các ghi