HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TS Lê Kim Ngọc Viện Kế toán Kiểm toán Đại học Kinh tế quốc dân KẾT CẤU MƠN HỌC • • • • • • Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế tốn Chương 2: Các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn Chương 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Chương 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình quản lý nguồn nhân lực Chương 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất Chương 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng CHƯƠNG – TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN MỤC TIÊU CHƯƠNG: • Nắm khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống t hơng tin kế tốn • • • Hiểu vai trò hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Xác định yếu tố cấu thành hệ thống thơng tin kế tốn Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán KHÁI NIỆM HỆ THỐNG Hệ thống tổng thể bao gồm phận, thành phần có mối quan hệ với n hau để thực mục tiêu chung định B A Mục tiêu C D CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG – Mục tiêu hệ thống – Cấu trúc hệ thống: xếp thành phần phận bên hệ thống – Các yếu tố đầu vào, đầu – Môi trường hệ thống: yếu tố, điều kiện nằm ngồi hệ thống có ản h hưởng đến kết hệ thống HỆ THỐNG CHA – HỆ THỐNG CON • • Một hệ thống thành phần hệ thống khác gọi hệ thống Một hệ thống có đầy đủ tính chất hệ thống B D Mục tiêu C A A A1 A2 HỆ THỐNG THƠNG TIN • • • Hệ thống thông tin tập hợp nguồn lực phương thức để thu thập, xử lý tru yền tải thông tin tổ chức HTTT tập hợp thành phần có quan hệ với nhằm thu thập, xử lý truyền t ải liệu thông tin để đạt mục tiêu (Ralph M Stair, 2003) Hệ thống thông tin hoạt động dựa máy tính (CBIS – Computer-Based Information Systems) CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN Dữ liệu Xử lý Lưu trữ Thơng tin CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN • Các thành phần nhìn theo chức năng: – Bộ phận thu thập thông tin, – Bộ phận kết xuất thông tin, – Bộ phận xử lý – Bộ phận lưu trữ – Bộ phận truyền nhận tin HỆ THỐNG THÔNG TIN THEO CÁC CẤP ĐỘ QUẢN LÝ 10 LƯU ĐỒ NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG (XỬ LÝ THỦ CƠNG) THỰC HIỆN BỞI PHỊNG KINH DOANH - Nhận đơn đặt hàng khách hàng - Lập đơn đặt hàng thủ công (1 liên) - Hoạt động xét duyệt bán hàng vào đơn đặt hàng báo cáo tình hình tín dụng khách hàng, báo cáo hàng tồn kho - Lập Hợp đồng bán hàng liên, liên chuyển khách hàng, liên chuyển kế tốn lập hóa đơn - Lập Lệnh xuất kho chuyển đến kho hàng - Lập Phiếu giao hàng chuyển phận giao hàng - Đơn đặt hàng xử lý lưu trữ theo ngày tháng phát sinh giao dịch 2.0 VẬN CHUYỂN (SHIPPING)  Vận chuyển bao gồm cơng việc:  2.1 Xuất hàng đóng gói (Pick and Pack)  2.2 Giao hàng (Ship goods)  Chứng từ sử dụng   Phiếu xuất kho: xác nhận sản phẩm, hàng hóa thực tế xuất kho Phiếu giao hàng: xác nhận thực tế khối lượng sản phẩm, hàng hóa giao cho khách hà ng đơn vị vận chuyển  Biên nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: xác nhận mức độ khối lượng công việc h oàn thành cho khách hàng 2.0 VẬN CHUYỂN (SHIPPING) 2.1 Xuất hàng Nhập lệnh bán đóng gói hàng Lệnh bán hàng Hàng tồn kho 2.2 Giao hàng Vận chuyển Lập hóa đơn cơng nợ phải thu Người vận chuyển 168 3.0 LẬP HÓA ĐƠN VÀ THEO DÕI CƠNG NỢ (BILLING)  Lập hóa đơn theo dõi cơng nợ gồm:  3.1 Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng thực  3.2 Theo dõi công nợ phải thu  Chứng từ:  Hóa đơn bán hàng,  Bảng kê bán hàng,  Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ toán khách hàng 3.0 LẬP HĨA ĐƠN VÀ THEO DÕI CƠNG NỢ (BILLING) Người vận chuyển Nhập lệnh bán hàng 3.1 Lập hóa đơn Ghi sổ tk phải thu lập báo cáo Khách hàng Báo cáo tháng 3.2 Cập nhật khoản phải thu Phòng xử lý Mailroom 4.0 THU TIỀN (CASH COLLECTION) • • • Trình tự: thủ quỹ thu tiền khách hàng gửi vào ngân hàng Yêu cầu: thu đầy đủ, xác, kịp thời số tiền từ giao dịch bán hàng Chứng từ: Phiếu thu, Giấy báo có Ngân hàng CÁC RỦI RO VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG NHẬP ĐƠN HÀNG Mục tiêu chung: • • Bán hàng, tăng doanh thu bán hàng Đảm bảo an tồn tài Các rủi ro: • • • • • Nhận đặt hàng từ khách hàng không đảm bảo Đơn hàng không đầy đủ, thiếu xác Bán chịu cho khách hàng khơng có khả tốn Chấp nhận đặt hàng khơng có khả thực (hết hàng…) Mất khách hàng CÁC RỦI RO VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG NHẬP ĐƠN HÀNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT • Phân chia trách nhiệm xét duyệt thực bán hàng • Cập nhật xác kịp thời liệu hàng tồn kho công nợ khách hàng • Xác định hạn mức tín dụng • Theo dõi khoản phải thu theo tuổi nợ • Định kỳ kiểm kê hàng tồn kho • Hạn chế truy cập liệu hàng tồn kho khách hàng • Hệ thống chăm sóc khách hàng CÁC RỦI RO VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG VẬN CHUYỂN Mục tiêu chung: • • Xuất đúng, đủ hàng theo lệnh bán hàng, hợp đồng bán hàng Đảm bảo an tồn hàng hóa trình xuất kho, giao hàng Các rủi ro: • • Xuất kho giao hàng sai đối tượng, sai số lượng, địa chỉ, thời gian giao hàng Mất hàng hóa q trình xuất kho, giao hàng CÁC RỦI RO VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG VẬN CHUYỂN Các thủ tục kiểm sốt: • Phân chia trách nhiệm kho hàng giao hàng • Lập đủ chứng từ q trình xuất kho giao hàng • Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho giao hàng • Đếm, kiểm tra hàng q trình xuất kho, giao hàng • Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho • Định kỳ kiểm kê kho hàng CÁC RỦI RO VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG LẬP HĨA ĐƠN, THEO DÕI CƠNG NỢ Mục tiêu chung • • Lập hóa đơn kịp thời, xác, đầy đủ cho giao dịch bán hàng Theo dõi đầy đủ, xác, kịp thời công nợ phải thu khách hàng Các rủi ro: • • • Hóa đơn khơng thực (khơng lập lập hóa đơn khơng kịp thời) Lỗi hóa đơn (thơng tin hóa đơn khơng xác) Ghi nhận công nợ phải thu sai CÁC RỦI RO VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG LẬP HĨA ĐƠN, THEO DÕI CƠNG NỢ Các thủ tục kiểm sốt: • • • • • • Phân chia trách nhiệm lập hóa đơn, chứng từ bán hàng với chức xuất kho, giao hàng Chỉ lập hóa đơn có chứng từ lệnh bán hàng, hợp đồng bán hàng, xuất kho, giao hàng Đối chiếu, kiểm tra chứng từ trước giao cho khách hàng Đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ (sổ chi tiết theo khách hàng sổ tổng hợp) Hạn chế truy cập liệu bán hàng Gửi báo cáo công nợ hàng tháng đến khách hàng CÁC RỦI RO VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU TIỀN Mục tiêu chung: • Thu tiền đầy đủ, xác, kịp thời • An tồn tiền thu Các rủi ro: • Thất tiền • Các vấn đề dòng tiền CÁC RỦI RO VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU TIỀN Các thủ tục kiểm sốt: • Phân chia trách nhiệm người giữ tiền, ghi chéo theo dõi thu tiền • Định kỳ kiểm kê quỹ, đối chiếu kế toán thủ quỹ, sổ quỹ sổ kế tốn • Định kỳ đối chiếu số liệu kế tốn ngân hàng • Hạn chế toán trực tiếp tiền mặt • Lập dự tốn dòng tiền ... toán 13 v.v HT TT nhân lực HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ❖ Hệ thống thơng tin kế tốn (Accounting Information Systerm – AIS) hệ thống thông tin thu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý cung cấp liệu, thơng... HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN • • • • AIS không đơn IS xử lý nghiệp vụ Bên cạnh liệu tài thu thập thêm liệu phi tài Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động kế toán AIS kết hợp với hệ thống chức khác... thống: yếu tố, điều kiện nằm ngồi hệ thống có ản h hưởng đến kết hệ thống HỆ THỐNG CHA – HỆ THỐNG CON • • Một hệ thống thành phần hệ thống khác gọi hệ thống Một hệ thống có đầy đủ tính chất hệ thống