Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty In Thương mại và dịch vụ Du Lịch.DOC

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty In Thương mại và dịch vụ Du Lịch

lời nói đầu

Trong những năm vừa qua, nhờ thực hiện chính sách mở cửa, diện mạonền kinh tế nớc ta ngày một khởi sắc Cơ chế thị trờng thực sự đã mở ra một b-

ớc ngoặt quan trọng, đánh dấu một sự đổi mới từ bên trong nền kinh tế, đồngthời cũng tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cho sự phát triển mạnh mẽ của các

doanh nghiệp Việt Nam trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế Các doanh

nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng phải chấp nhận cạnh tranh nh là mộtquy luật tất yếu để từ đó chủ động, sáng suốt vạch ra cho mình một phơng ánkinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Không những tồn tại mà còn phảiphát triển, phải có tích luỹ để tái sản xuất mở rộng, điều đó đặt ra cho cácdoanh nghiệp rất nhiều câu hỏi, sản xuất cái gì ? sản xuất nh thế nào? sản xuấtcho ai? Làm thế nào để sản phẩm sản xuất ra đợc thị trờng chấp nhận, thu hútthị hiếu tiêu dùng ngày một cao của xã hội với chất lợng cao nhất mà giá cả lạihợp lý và hấp dẫn Hớng tới những mục tiêu đó, các doanh nghiệp sản xuất cầnphải không ngừng đổi mới, sáng tạo và thực hiện cải tiến trong công tác quảnlý điều hành sản xuất, phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý đối vớicác yếu tố liên quan đến quá trình sản suất, phải giám sát từ khâu đầu đếnkhâu cuối của quá trình sản xuất, tức là từ thu mua nguyên vật liệu (NVL) vàkhai thác đợc thị trờng tiêu thụ cho sản phẩm để đảm bảo cho việc bảo toàn,tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn Thực tiễn đã chứng minh, một trong nhữngcông cụ quản lý sắc bén đặc biệt hiệu quả và có vai trò quan trọng không thể

thiếu đối với các doanh nghiệp, đó chính là hạch toán kế toán Trong các

doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL thờng chiếm một tỷ lệ không nhỏ trongtổng giá thành sản phẩm, vì vậy tổ chức hạch toán kế toán NVL là rất cần thiếtnhằm cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời và toàn diện giúp cho cácnhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra các biện pháp quản lý NVL nói riêngvà quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nóichung một cách khoa học, chặt chẽ hợp lý và hiệu quả Từ đó góp phần tiết

kiệm chi phí, hạ thấp giá thành nâng cao hiệu quả Tổ chức kế toán NVL cũng

là một trong những điều kiện chủ yếu để tăng cờng vai trò của kế toán nhằmduy trì và phát triển doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng.

Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần In Thơng Mại và Dịch vụdu Lịch, thấy rõ đợc tầm quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh

doanh, tính phức tạp khó khăn của công tác kế toán NVL đợc sự hớng dẫn tận

tình của thầy giáo: Thạc sĩ Dơng Nhạc và sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng

kế toán của Công ty , tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài:

“Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty In Thơng mại và dịch vụ DuLịch.”

Nội dung của chuyên đề gồm ba chơng:

Chơng I: - Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanhnghiệp sản xuất.

Chơng II: - Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở công tyIn Thơng mại và dịch vụ Du lịch

Chơng III: Những vấn đề cần tiếp tục hoàn thiện trong công tác kếtoán nguyên vật liệu ở công ty in Thơng mại và những giải pháp

1- Khái niệm và đặc điểm của NVL:

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tợng lao động, là mộttrong ba yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chấtcấu thành nên sản phẩm Song không phải đối tợng lao động nào cũng là NVLmà chỉ những đối tợng lao động do tác động bởi lao động có ích của con ngờitạo ra và có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo sản phẩm mới trởthành NVL Chẳng hạn nh than đá, dầu khí khi cha khai thác còn nằm tronglòng đất thì mới chỉ là đối tợng lao động, nhng khi đợc khai thác để cung cấp

cho ngành công nghiệp làm nhiên liệu đốt thì mới đợc gọi là nguyên vật liệu.Chính vì vậy mà NVL là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao dộng có íchcủa con ngời tác động tới.

Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, NVL cóđặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu dùng hoàn toàn vàthay đổi hình thái vật chất ban đầu để hình thành nên thực thể của sản phẩmhay nói cách khác giá trị của NVL đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào sảnphẩm mới tạo ra.

2- Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất

NVL có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất Là cơ sở vật chất chủyếu cấu thành nên sản phẩm, NVL chính là yếu tố đầu vào không thể thiếu đểđảm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục, đúng tiến độ kế hoạch vàcó hiệu quả.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trongchi phí sản xuất cũng nh trong giá thành sản phẩm do vậy có thể nói số lợng vàchất lợng NVL có tác động trực tiếp có tính chất quyết định đến số lợng vàchất lợng sản phẩm NVL có đúng số lợng và chất lợng tốt, đúng quy cách mớigóp phần tạo ra những sản phẩm tốt cả về chất lợng và số lợng hoàn thành tốtkế hoạch sản xuất vạch ra Đồng thời, việc giảm chi phí NVL một cách hợp lýmà không ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm giúp việc hạ giá thành sản phẩm,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

NVL có tầm quan trọng trong quá trình sản xuất và có ảnh hởng khôngnhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất Vìvậy các doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ trong tất cả các khâu, từkhâu thu mua cho đến khâu sử dụng để sản xuất ra sản phẩm, đảm bảo tiếtkiệm triệt để mà vẫn đạt hiệu quả cao.

3- Yêu cầu quản lý đối với NVL

Trong từng khâu luân chuyển của NVL từ khâu thu mua đến khâu bảoquản, dự trữ và sử dụng, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý là không giốngnhau:

-Khâu thu mua: đòi hỏi quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủngloại, giá cả hợp lý, cả về chi phí mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiếnđộ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khâu bảo quản tại kho: Phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị cácphơng tiện cân đo, đong đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từngloại NVL phù hợp với quy mô tổ chức của từng doanh nghiệp, tránh h hỏng,mất mát, lãng phí hao hụt NVL

-Khâu dự trữ: Phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từngloại NVL một cách hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đọcdiễn ra bình thờng Không dự trữ quá nhiều gây ra tình trạng ứ đọng vốn cũngkhông dự trữ quá ít làm gián đoạn sản xuất.

-Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở cácđịnh mức, dự toán chi phí NVL đã đề ra, đồng thời trong khâu này cần tổ

chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL một cáchđầy đủ, chính xác và kịp thời.

Từ những yêu cầu đặt ra cho thấy việc tăng cờng quản lý NVL là rất cầnthiết, công tác quản lý NVL cần phải không ngừng cải tiến cho phù hợp vớithực tế sản xuất của mỗi doanh nghiệp, và để quản lý NVL đợc tốt thì việc tổchức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết.

4- Vai trò và nhiệm vụ của kế toán NVL

4.1 Vai trò của kế toán NVL

Kế toán NVL là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm ợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh Kế toán NVL có phản ánh chínhxác, đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập – xuất – tồn cũng nh về đơn giá thumua NVL cả về kế hoạch và thực tế để căn cứ vào đó lập kế hoạch cung ứngvật t, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đề ra những biện pháp quản lý thíchhợp.

đ-Tổ chức công tác kế toán NVL chính xác, kịp thời không những là cơ sởcung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành sản phẩm mà còn giúp các nhàquản trị doanh nghiệp biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động, từ đó có biệnpháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lu động.

4.2- Nhiệm vụ của kế toán NVL.

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, để thực sự là công cụ quản lý sắc bénvà có hiệu lực, kế toán NVL phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:

-Thực hiện việc đánh giá, phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc, yêucầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kếtoán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp

- Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụngnguyên vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lýnguyên vật liệu thiếu, thừa ứ đọng, kém phẩm chất để hạn chế đến mức tối đathiệt hại có thể xảy ra.

-Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị NVL thực tế đa vào sửdụng, từ đó phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng cho các đối tợng tập hợp chiphí.

-Tham gia kiểm kê và đánh giá lại NVL theo chế độ qui định, tham giaphân tích đánh giá trình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán vớingời bán.

II- Nội dung kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất.1- Phân loại NVL

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều các loại,các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định Tùy theo yêu cầu quản lýNVL trong từng doanh nghiệp mà thực hiện việc phân loại cho phù hợp Thôngthờng có các cách phân loại NVL sau đây:

* Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sảnxuất kinh doanh thì NVL đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Đốivới các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủyếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm Bán thành phẩm mua ngoàicũng đợc coi là NVL chính.

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong sản xuất, chế tạosản phẩm nh làm tăng chất lợng của nguyên vật liệu chính hay tăng chất lợngsản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho công tác quản lý, phụcvụ cho sản xuất, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm nh các loại thuốc tẩy

- Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,cho hoạt động của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp.

- Vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắphoặc không cần lắp dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp.

- Vật liệu khác: Là loại vật liệu không đợc xếp vào các loại vật liệu trêngồm phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất, thu hồi đợc từ việc thanh lý tàisản cố định

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanhnghiệp mà mỗi loại NVL trên lại đợc chia thành các nhóm một cách cụ thể.

* Căn cứ vào nguồn gốc NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp màtừng loại vật liệu nêu trên đợc chia thành NVL mua ngoài và NVL tự chế biến,gia công.

* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ nguyên vật liệucủa doanh nghiệp đợc chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuấtkinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân x-ởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm

2- Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệutheo những phơng pháp nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.

Phơng pháp đánh giá NVL hợp lý có ý nghĩa quan trọng đối với côngtác kế toán NVL trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ mà yêu cầu quản lývà hạch toán đề ra Về nguyên tắc, NVL phải đợc đánh giá theo giá gốc, cónghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá gốc, khi xuất khocũng phải xác định giá gốc xuất kho theo những phơng pháp qui định Giá gốcbao gồm chi phí mua, chi phí vận chuyển và các chi phí khác có liên quan.

Chi phí mua bao gồm giá mua, các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phívận chuyển bốc xếp trong quá trình vận chuyển mua NVL và các chi phí kháccó liên quan trực tiếp đến việc mua NVL do mua không đúng qui cách, phẩmchất đợc trừ khỏi chi phí mua.

Chi phí chế biến có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất nh chi phínhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung

biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thànhphẩm.

Nguyên liệu, vât liệu và công cụ dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mụcđích sản xuất sản phẩm không đợc tính giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm dochúng góp phần cấu tạo nên sẽ đợc bán hàng bằng đợc cao hơn giá thành sảnxuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụmà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc, thìnguyên vật liệu đợc đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thựchiện đợc.

Theo qui định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phảnánh theo giá gốc Tuy nhiên trớc đây theo giá thực tế nhiều doanh nghiệp ápdụng trị giá thực tế để ghi chép tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạchtoán tình hình nhập xuất.Nhng hiện nay theo chế độ mới ban hành thì nguyênvật liệu phản ánh theo giá gốc còn đơn giản hơn nhiều tình hình nhập, xuấtkho

2.1- Đánh giá NVL theo giá gốc

2.1.1 Đánh giá NVL theo giá gốc nhập kho

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá gốc của NVL nhập kho đợc xác địnhnh sau:

Đối với NVL mua ngoài nhập kho:

- Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế giá trị gia tăng theo phơng phápkhấu trừ:

Giá thực tế = Giá hóa đơn + chi phí thu - Chiết khấu giảm giá mua ngoài (cha có VAT) mua thực tế ( Nếu có)

- Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháptrực tiếp:

Giá thực tế NVL = Giá hoá đơn + Chi phí thu – Chiết khấu giảm giáMua ngoài ( đã có VAT) mua thực tế (Nếu có)

Đối với NVL doanh nghiệp tự gia công chế biến:

Trị giá thực tế= Trị giá thực tế N VL + Chi phí gia công

NVL nhập kho xuất gia công chế biến chế biến

Đối với NVL gia công chế biến:

Giá trị thực tếnguyên vật liệunhập kho do thuê

ngoài gia công

Giá trị thực tếnguyên vật liệu

xuất thuê gia công chế biến

Chi phí vậnchuyển nguyên vật liệu (đi và về)

Số tiền thuê giacông phải trả cho

đơn vị nhận giacông chế biến

Đối với NVL nhập kho từ nguồn liên doanh liên kết thì trị giá vốn thựctế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanhđánh giá.

2.1.2-Đánh giá NVL theo giá thực tế xuất kho

NVL thờng đợc thu mua và nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do vậygiá thực tế của từng đợt nhập kho cũng khác nhau Vì thế khi xuất kho NVL,kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế NVL xuất kho cho các nhu cầu,đối tợng sử dụng khác nhau theo đúng phơng pháp tính giá thực tế xuất khoNVL đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kếtoán.

Để tính giá thực tế của NVL xuất kho, theo chuẩn mực 02 có 4 phơngpháp sau:

Tính theo chuẩn mực 02 bình quân gia quyền:

Trị giá thực tế Trị giá thực tếĐơn giá NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ

bình quân Số lợngNVL + Số lợng NVL

Sau đó tính giá NVL xuất kho theo công thức:

Giá thực tế NVL xuất kho = Số lợng NVL xuất kho * Đơn giá bình quân - Tính theo giá thực tế đích danh: Phơng pháp này đòi hỏi các doanh

nghiệp phải quản lý theo dõi NVL theo từng lô hàng Khi xuất kho NVL thuộclô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế củatừng lô hàng để tính giá thực tế xuất kho.

- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Phơng pháp nhập

trớc, xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là số NVL nào nhập kho trớc thì đợcxuất trớc và NVL tồn lại cuối kỳ là NVL đợc nhập kho cuối cùng Theo phơngpháp này thì giá trị NVL xuất kho đợc tính theo giá của lần nhập kho ở thờiđiểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, còn giá trị của NVL tồn kho đợc tính theo giácủa lần nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

Phơng pháp này thích hợp với điều kiện giá cả ổn định, đảm bảo thu hồivốn cho doanh nghiệp trong trờng hợp đơn giá thực tế của từng lần nhập khocó xu hớng giảm dần.

- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp

nhập sau xuất trớc áp dụng dựa trên giả định số NVL nhập kho sau thì đợcxuất trớc và NVL còn lại cuối kỳ là NVL đợc nhập trớc Theo phơng pháp nàythì giá trị NVL xuất kho đợc tính theo giá của lần nhập sau hoặc gần sau cùng,giá trị của NVL tồn kho đợc tính theo giá của lần nhập đầu kỳ hoặc gần đầu kỳcòn tồn kho.

Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp đơn giá thực tế NVL từng lầnnhập kho có xu hớng tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và ít tồn kho.

3-Tổ chức kế toán chi tiết NVL

3.1-Chứng từ kế toán sử dụng

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất NVL đều phải đợc lập chứng từkế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghichép ban đầu về NVL.

Các chứng từ về kế toán NVL bao gồm:- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm NVL (Mẫu 05-VT) - Hoá đơn GTGT ( Mẫu 01 GTKT-3 LL) - Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( Mẫu 03-BH) - Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 01a –BH)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 –VT)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo qui định của nhà nớc, cácdoanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán nh:

- Phiếu xuất NVL theo hạn mức ( Mẫu 04-VT)- Biên bản kiểm nghiệm NVL ( Mẫu 05-VT)- Phiếu báo NVL còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT)

Và các chứng từ khác tuỳ tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp Cácchứng từ bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui định

3.2-Sổ kế toán chi tiết NVL

Tổ chức kế toán chi tiết NVL, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiếtáp dụng trong doanh nghiệp để sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) kho ( Mẫu 06-VT)- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL - Sổ đối chiếu luân chuyển- Sổ số d

3.3- Các phơng pháp kế toán chi tiết

3.3.1- Phơng pháp ghi thẻ song song (xem sơ đồ 1.1 phần phụ lục)

- ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL hàng ngày dothủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng Thẻ kho do kế toánNVL lập và giao cho thủ kho để ghi chép mỗi loại NVL vào một thẻ kho Khinhận các chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợppháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứngtừ và thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ, thủ khogửi các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ NVL về phòng kếtoán.

ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết NVL để ghi chép tìnhhình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng thứ NVL.Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Đểcó số liệu kiểm tra, đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệukế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết NVL vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất,tồn NVL theo từng nhóm, loại NVL.

Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, quản lý chặt NVLNhợc điểm: ghi chép nhiều, trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, hạn chếchức năng kiểm tra của kế toán do kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào cuốitháng.

3.3.2- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển (xem sơ đồ 1.2 phần phụ lục)

ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghithẻ song song.

ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tìnhhình nhập, xuất, tồn của từng NVL ở từng kho dùng cho cả năm, đợc ghi mỗitháng một lần vào cuối tháng Để có số liệu kế toán phải lập bảng kê chứng từnhập, xuất do thủ kho gửi lên Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổđối chiếu luân chuyển, thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp.

Ưu điểm: Khối lợng ghi chép giảm do chỉ ghi một lần vào cuối thángNhợc điểm: Ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng.Chức năng kiểm tra của kế toán bị hạn chế do chỉ kiểm tra một lần vào cuốitháng.

3.3.3-Phơng pháp ghi sổ số d (xem sơ đồ 1.3 phần phụ lục)

ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi tình hình nhập, xuất, tồn kho vềmặt số lợng Cuối tháng sử dụng sổ số d để ghi số tồn kho cuối tháng.

ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d dùng cho cả năm để ghi số tồnkho của từng loại NVL vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị.

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL kế toán lập bảng kê nhập,xuất Rồi lập bảng luỹ kế bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL theo chỉ tiêu giátrị Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng.

Ưu điểm: Không bị ghi trùng lắp giữa thủ kho và kế toán, giảm bớtkhối lợng ghi chép, công việc tiến hành dàn đều trong tháng.

Nhợc điểm: Chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền ở phòng kế toán nên khi cầnthông tin về nhập, xuất, tồn phải dựa vào thẻ kho Việc kiểm tra gặp nhiều khókhăn.

4- Tổ chức kế toán tổng hợp NVL

4.1-Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)

Theo phơng pháp này, Việc nhập, xuất, tồn kho NVL, sản phẩm, hànghoá đợc phản ánh thờng xuyên liên tục trên các tài khoản và sổ kế toántổng hợp khi có chứng từ nhập, xuất kho Việc xác định trị giá NVL xuất dùngcăn cứ vào chứng từ xuất kho khi đã đợc tập hợp, phân loại theo đối tợng sử

dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán Phơng pháp này đợc áp dụng phầnlớn trong các doanh nghiệp sản xuất và thơng mại kinh doanh những mặt hàngcó giá trị cao.

* Tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán sử dụng một số tài khoản sau:

Tk 152 – “nguyên vật liệu”: Dùng theo dõi giá thực tế của toàn bộNVL hiện có, tăng, giảm qua kho của doanh nghiệp theo giá trị thực tế

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trongkỳ.

Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trongkỳ.

D nợ: Phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho.

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp có thể mở các tài khoản cấp 2,3 cụ thể:

TK 1521: NVL chínhTK 1522: NVL phụTK 1523: Nhiên liệu

TK 1524: Phụ tùng thay thếTK 1528: NVL khác

Kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: TK 111, Tk 112,Tk 113, Tk 627, Tk 621, Tk 642,

Phơng pháp kế toán tổng hợp các trờng hợp tăng giảm NVL

Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp trựctiếp hoặc doanh nghiệp không thuộc diện chịu thuế GTGT, khi nhập kho vậtliệu do mua ngoài kế toán ghi

Nợ TK 152 Tổng giá thanh toán Có TK 111, 112,331

sơ đồ tăng giảm nguyên vật liệu( sơ đồ 1.4)

4.2- Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên tìnhhình nhập, xuất NVL trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng Phơng phápnày chỉ áp dụng đối với các xí nghiệp t nhân, doanh nghiệp có qui mô nhỏ, hệthống quản lý nghiệp vụ phải chặt chẽ.

* Tài khoản kế toán sử dụng

- Tk 152: Dùng kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và cuốikỳ vào TK 611.

- Tk 611: Dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật t hàng hoá mua vàovà xuất dùng trong kỳ Tài khoản này cuối kỳ không có số d.

Ngoài ra kế toán NVL theo phơng pháp KKĐK cũng sử dụng các tàikhoản liên quan khác giống nh phơng pháp KKTX.

Công thức xác định trị giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ:

Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tếNVL xuất = NVL tồn+ NVL nhập -NVL tồn

* Phơng pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (sơđồ 1.5)

Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp trựctiếp hoặc doanh nghiệp không thuộc diện chịu thuế GTGT thì khi nhập khohàng mua về kế toán ghi:

Nợ TK 611 Tổng giá thanh toán Có TK 111, 112,331

Công ty đã đăng ký kinh doanh số 0103003084 do trọng tài kinh tế HàNội cấp ngày 26/3/1997

Công ty hoạt động theo cơ chế thị trờng, khối lợng sản phẩm in của côngty đều do TLĐLĐVN đặt, về số lợng báo in, chủng loại sản phẩm, các loại

nguyên vật liệu đầu vào, công ty thực hiện công việc in với công suất khá cao(80% công suất thiết kế ) Lực lợng công nhân ở đây tơng đối lớn, sản phẩmchủ yếu là Báo, tạp chí, nhãn mác

Trớc đây là một công ty Trách nhiệm hữu hạn hoạt động với qui mô vừavà nhỏ nhng cho đến tháng 3/ 1999 công ty đã cổ phần hoá và đổi tên thànhcông ty cổ phần in Thơng mại và dịch vụ du lịch Sau khi cổ phần hoá công tyđã thu hút đợc nhiều công nhân viên có tay nghề giỏi vào làm tại công ty làmnền cho sự đầu t mở rộng nền kinh tế phù hợp với tình hình của đất nớc Banlãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã không ngừngphấn đấu, học hỏi và sáng tạo để nâng cao chất lợng sản phẩm, đáp ứng nhucầu thị trờng và thị hiếu độc giả

Trong những năm gần đây, công ty đã đạt đợc một số thành tựu sau

2/ Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty :

( xem sơ đồ 2.1)

- Giai đoạn chế bản: Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và đặc tính

của tài liệu để sắp xếp các thông tin văn bản và hình ảnh trên trang in để chếbản tạo ra bản in mẫu chuẩn bị cho quá trình in hàng loạt

- Giai đoạn in hàng loạt : Giai đoạn này nhận bản in từ phân xởng chế

bản điện tử, kết hợp giấy in, bản in, mực in, tiến hành in hàng loạt trên cácmáy in offset để tạo trang in Các trang in sẽ đợc kiểm tra chất lợng để loại bỏngay các trang in không đạt yêu cầu

- Giai đoạn hoàn thiện ấn phẩm: Giai đoạn này nhận các trang in từ

giai đoạn chế bản đa lên các máy cẳt, dỗ tạo ra các trang in nhỏ hơn để đa vàogấp thành các tay in của ấn phẩm

Tơng ứng với ba giai đoạn của công nghệ in OFFSET, cơ cấu sản xuất

của công ty đợc chia làm ba phân xởng chính:

- Phân xởng chế bản: Có nhiệm vụ tạo ra các bản in mẫu, đợc sắp xếp

theo một trật tự nhất định để phục vụ cho quá trình tiếp theo Công việc củaphân xởng này đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ cao.

- Phân xởng in OFFSET: Từ những bản in mẫu, thực hiện công đoạn

in trên giấy và chịu trách nhiệm chính về chất lợng sản phẩm.

- Phân xởng đóng sách: Có nhiệm vụ hoàn trỉnh sản phẩm đã in, đóng

gói, kiểm tra chất lợng và số lợng sản phẩm.

Cả ba phân xởng trên đợc đặt dới sự điều hành và giám sát chung của

phòng kỹ thuật cơ điện.

3/ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, công ty cổ phần in

Thơng mại đã xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp với quy mô sản xuất vàđặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty

Ghi chú:

: Quan hệ chỉ đạo

: Quan hệ thông tin phối hợp

* Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban:

- Giám đốc: Là ngời có quyền quyền quyết định cao nhất trong công

ty Giám đốc công ty do các cổ đông bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trớc cơquan cấp trên, trớc pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh

- Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mu cho giám đốc về

công tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộcông nhân viên trong công ty, điều động sắp xếp lao động, thực hiện cácchính sách tiền lơng đối với ngời lao động Ngoài ra còn thực hiện công tácbảo hộ lao động, công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với ngời laođộng.

- Phòng kế hoạch vật t: Là nơi quan hệ trực tiếp với khách hàng và

chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lợng sản phẩm, về thờigian hoàn thành hợp đồng, về định mức tiêu thụ vật t cho quá trình sản xuất.Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động sau đó triển

Giám đốc

P.kế toántài vụ

P kỹ thuật cơ

điện, K hoạch VTP tổ chứccán bộ

Ban Giám đốc

P.kế toántài vụ

P kỹ thuật cơ

điện, K hoạch VTP tổ chứccán bộ

P.viTính

khai thực hiện ở các phân xởng làm công tác sản xuất Xác định nhu cầu tiêudùng của thị trờng, kiểm tra khai thác nguồn hàng.

- Phòng kế toán tài vụ: Tham mu cho Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực

hiện công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát công tác tàichính của công ty Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm quản lý các nguồnvốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch giá thành, số lợngin ấn, doanh thu của Công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất,kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng quý,năm theo quy định.

- Phòng kỹ thuật cơ điện: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật in, quản lý và

ban hành các quy trình công nghệ của sản phẩm in, kiểm tra đôn đốc các bộphận thực hiện tốt các quy trình công nghệ, hớng dẫn kỹ thuật sản xuất tớitừng bộ phận và theo dõi quá trình thực hiện Chịu trách nhiệm bảo dỡng vàsửa chữa máy móc thiết bị cho toàn công ty để luôn đảm bảo tiến độ in ấn

4/ Tổ chức công tác kế toán ở công ty

4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán

Là một doanh nghiệp vừa, hạch toán độc lập có đầy đủ t cách pháp nhântrên cơ sở lý luận từ thực tiễn tế, công ty đã lựa chọn và tổ chức bộ máy kếtoán theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với trình độ sản xuất và tổ chứcquản lý của công ty Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán trong công tyđều tập trung tại phòng kế toán, ở các phân xởng công ty không tổ chức kếtoán riêng Mọi chứng từ đều đợc tập trung về phòng kế toán tài vụ của công tyđể xử lý và hệ thống hoá thông tin nhằm phục vụ cho công tác tài chính củacông ty, công ty cha sử dụng kế toán máy mà chỉ sử dụng kế toán thủ công

Xuất phát từ mô hình tổ chức cũng nh yêu cầu quản trị đặt ra, số lợng

nhân viên kế toán ở phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 5 ngời, mỗi ngời cómột chức năng nhiệm vụ riêng

- Kế toán trởng: Đồng thời cũng là trởng phòng tài vụ, có nhiệm vụ

phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nộidung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quytrình kế toán

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt,

tình hình thanh toán nội bộ.

Thủ quỹ theo dõi các tài khoản : TK 111; TK 112; TK 141; TK 311;

TK 341.

- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Tiến hành ghi chép, tính

toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng và trị giá thực tế củanguyên vật liệu nhập, xuất, kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao vật

liệu Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi các tài khoản:

TK 152; TK 153; TK 621

- Kế toán thanh toán : Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các

giao dịch của công ty với nhà cung cấp và với khách hàng Hàng tháng, kế toán

thanh toán phải lập báo cáo công nợ cho kế toán tổng hợp Kế toán thanh toántheo dõi trên các tài khoản: TK 331 ; TK 131, TK 133; TK 333

- Kế toán tiền lơng có nhiệm vụ tính chính xác lơng và các khoản trích

theo lơng nh : Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộcông nhân viên trong công ty.

Kế toán tiền lơng theo dõi các tài khoản: TK 334 ; TK 338 ; TK 622 ;TK 627

- Kế toán tổng hợp: Đồng thời cũng là kế toán tập hợp chi phí và tính

giá thành, có nhiệm vụ tập hợp các số liệu do các nhân viên kế toán kháccung cấp, vào sổ tổng hợp và lập các báo cáo kế toán.

Kế toán tổng hợp theo dõi tất cả các tài khoản còn lại mà công ty sử

dụng

Nhìn chung, tuy mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ khác nhau song

luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mỗi ời nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của cả phòng.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở công ty

4.2/ Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty

Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định1141-TC/ QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính, hình thức ghi sổ kế

toán công ty đang vận dụng là hình thức “Nhật ký chứng từ “

Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại theo các chứng từcùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào sổkế toán tổng hợp.

Theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tựthời gian và ghi theo hệ thống, giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kếtoán chi tiết.

Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng:

- Sổ kế toán chi tiết: thẻ kho, sổ xuất, nhập vật t, sổ chi tiết thanh toán

với ngời mua,

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ kế toán tổng hợp:

- Sổ cái tài khoản

Kế toántổng hợp

Kế toán thanh toánvà tiền l ơng

Kế toán vật liệu,

công cụ dụng cụ Thủ quỹKế toán tr ởng

Trình tự ghi sổ kế toán đợc khái quát sơ đồ "Nhật ký chứng từ"( xem sơ đồ 2.2)II Tình hình thực tế về công tác kế toán nvl ở công ty

1 Đặc điểm NVL và phân loại NVL ở công ty

* Đặc điểm chung về vật liệu của công ty

Hiện nay, ở công ty có gần 400 thứ vật liệu khác nhau trong đó giấy vàmực là 2 loại vật liệu quan trọng nhất Hầu hết các loại vật liệu dùng cho côngnghệ in của công ty đều có sẵn trên thị trờng với giá cả ít biến động cho nênviệc thu mua nguyên vật liệu không gặp khó khăn, tạo điều kiện đáp ứngnhanh chóng và kịp thời cho mọi nhu cầu sản xuất đồng thời giảm bớt đợc số l-ợng vật liệu dự trữ trong kho, không để xẩy ra tình trạng ứ đọng vốn.

Mỗi vật liệu có tính chất lý, hoá học riêng, yêu cầu dự trữ và bảo quảncũng khác nhau, đặc biệt là giấy, loại vật liệu chính có đặc tính dễ cháy, hútẩm, thấm nớc, dễ mối mọt Do đó phải chú trọng công tác quản lý sử dụng,tránh h hỏng, hao hụt lãng phí

* Phân loại vật liệu ở công ty

- Vật liệu chính: Gồm những vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình

sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty gồm 3 nhóm:

+ Giấy các loại: nh giấy cuộn, giấy couche, giấy offset, + Mực in các loại: Mực đen, mực mầu của các nớc khác nhau.+ Kẽm các loại

- Vật liệu phụ: gồm rất nhiều chủng loại nh lỡi dao chổ, tút bảng, chổi

tút, băng dính, kim khâu, bột chống váng, bột phun khô, - Nhiên liệu, phụ tùng thay thế

- Phế liệu thu hồi

2 Đánh giá vật liệu ở Công ty

* Đánh giá vật liệu nhập kho:

- Vật liệu của Công ty nhập chủ yếu do mua ngoài:

Giá thực tế của VL mua ngoài

nhập kho

Giá mua ghi trên hoá đơn GTGT

Chi phí thu mua

vận chuyển

Các khoản giảm giá đ ợc

h ởng

-Hàng ngày khi có nghiệp vụ xuất kho vật liệu kế ghi sổ theo giá hạchtoán Chứg từ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để ghi vàocác tài khoản và ghi sổ kế toán tổng hợp Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tínhtheo công thức.

Việc tính giá thực tế VL xuất dùng đợc kế toán thực hiện trên bảng kêsố 3- Bảng tính giá thành thực tế.

- Phơng pháp giá hạch toán của vật liệu:

Đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, khối lợng chủng loại vật liệunhiều, tình hình nhập xuất kho diễn ra thờng xuyên, việc đánh giá vật liệuhàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trờng hợp có thể xác định đợc hàngngày với từng lần nhập nhng quá tốn kém, có thể sử dụng giá hạch toán đểhạch toán tình hình nhập, xuất hàng ngày Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạchtoán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản, sổ kế toán

Giá thực tế NVL xuất kho = Hệ số giá * Giá hạch toán NVL xuất kho Giá thực tế NVL + Giá thực tế NVL

tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ Hệ số giá =

Giá hạc toán NVL + Giá hạc hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ

3 Thủ tục nhập, xuất kho vật liệu tại công ty 3.1 Thủ tục nhập kho vật liệu

Để đảm bảo một quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho phải luôndự trữ một lợng cần thiết Khi có nhu cầu sản xuất với số lợng lớn công ty phảitiến hành mua vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất Quá trình thu muavật liệu do phòng kế hoạch vật t đảm nhận.

Tất cả các loại vật liệu về đến doanh nghiệp đều phải làm thủ tục kiểmnhận và nhập kho Thực tế, tại công ty, khi vật liệu về đến kho thủ kho sẽ căn

cứ vào chứng từ do bộ phận cung ứng giao để "kiểm nghiệm vật liệu" (biểu số

hệ số giá

Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ=

Giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ

Giá hạch toán VL nhập trong kỳ

Giá thực tế của

VL xuất kho = Giá hạch toán của VLxuất kho trong kỳ x hệ số giá

2) về các chỉ tiêu nh tên sản phẩm, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, tổng tiền

hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán, Quá trình nhập kho nhấtthiết phải có sự hiện diện của cán bộ cung ứng và nhân viên kế toán vật liệu.Công việc này sẽ kết thúc khi kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủchữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng, kế toán vật liệu.

Phiếu nhập kho viết thành 3 liên: một liên thủ kho lu làm căn cứ để ghivào sổ kho, một liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, liên còn lại cán bộ kế toánlu cùng với hoá đơn bán hàng và hợp đồng cung cấp hàng (nếu có) để làm căncứ thanh toán với ngời bán và ghi sổ kế toán.

Trờng hợp số vật liệu nhập kho không đạt tiêu chuẩn cũng nh các yêu

cầu khác thì thủ kho không nhập kho và có quyền trả lại ngời bán.

Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu, đạt tiêu chuẩn nhập kho thìphòng kế hoạch vật t làm thủ tục nhập kho dựa vào hoá đơn, giấy báo nhậnhàng, biên bản kiểm nghiệm

3.2 Thủ tục xuất kho vật liệu:

Công ty in Thơng mại là một doang nghiệp sản xuất nên việc xuất khovật liệu chủ yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm Căn cứ vào hợpđồng sản phẩm đã ký với khách hàng, phòng kế hoạch vật t sẽ lập lệnh sảnxuất ghi rõ tên sản phẩm sản xuất, quy cách sản phẩm, loại vật liệu sử dụng…lệnh sản xuất đợc lập 03 liên, một liên lu lại phòng kế hoạch vật t, một liên lulại phòng kế toán, còn một liên giao cho phân xởng sản xuất.

Khi đó yêu cầu xuất vật liệu này đợc chuyển đến phòng vật t để viết

phiếu xuất Phiếu xuất kho vật t ( biểu 4.1) để phản ánh tình hình xuất kho củacác vật liệu (trừ giấy) còn khi xuất giấy Công ty sử dụng phiếu xuất giấy (biểu4.2) các loại phiếu xuất này đợc lập thành 3 liên

- 1 Liên lu lại phòng kế hoạch vật t- 1 Liên lu lại phòng kế toán

- Liên còn lại giao cho phân xởng sản xuất

4 Phơng pháp kế toán chi tiết NVL ở Công ty

* Chứng từ sử dụng

- Chủng loại vật liệu của Công ty đa dạng, quá trình sản xuất kinh doanhliên quan đến việc nhập xuất vật liệu đều phải đợc lập chứng từ kée toán đầyđủ, kịp thời chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đợc Nhànớc quy định Hiện nay Công ty sử dụng các chứng từ kế toán vật liệu theomẫu do Bộ tài chính ban hành nh:

- Hoá đơn (GTGT)- Mẫu 01 GTKT-3LL- Biên bản kiểm nghiệm vật t - Mẫu số 05-VT- Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT

- Phiếu xuất kho vật liệu ( Theo mẫu của Bộ tài chính)

- Phiếu xuất giấy ( đợc xây dựng riêng cho Công ty)

* kế toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kếtoán của Công ty phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu đợc áp dụng tại Côngty là phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

ở kho: Thủ kho sử dụng sổ (thẻ) kho để ghi chép tình hình nhập, xuất,

tồn vật liệu căc cứ vào các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứvật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ Cuối ngày thủ

kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho ( biểu số 5) Cuối tháng thủ khovà kế

toán đối chiếu tình hình nhập xuất kho vật liệu

ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ xuất vật liệu để ghi chép,

phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trịcủa từng loại vật liệu.Sau đó kế toán vật liệu sử dụng giá hạch toán để ghi vàophiếu xuất rồi chia phiếu xuất thành hai tập phiếu giống nhau: 1 tập đợc dùngđể ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển tình hình nhập xuất của từng danh điểmvật liệu, còn 1 tập đợc tổng hợp theo từng đối tợng sử dụng để chuyển cho kếtoán giá thành làm căn cứ tâp hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm,

tình hình nhập xuất vật liệu đợc ghi vào (Biểu số 6) 5- Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu ở công ty

Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán tìnhhình nhập, xuất, tồn kho vật liệu Kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu – Tài khoản này phản ánh số hiện cóvà tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế.

- Các tài khoản liên quan khác: TK111, 112, 133, 331, 621, 632.

Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên định kỳ cứ cuốitháng thì kế toán lại vào sổ các nghiệp vụ phát sinh trong tháng.

5.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu

Tại công ty, không có trờng hợp hàng về nhập kho mà hoá đơn cha về vàmua đang đi trên đờng, chỉ ghi duy nhất một trờng hợp là hàng và hoá đơncùng vềvì các đơn vị doanh nghiệp bán vật t cho Công ty ở trên địa bàn Hà nội

Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ cần thiết và hìnhthức thanh toán với nhà cung cấp mà kế toán tiến hành tổng hợp nhập vật liệunh sau:

- Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho trả bằng tiền mặt:

Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT ( Liên 2) phiếu nhậpkho, phiếu chi kế toán ghi định khoản.

Nợ TK 152 : Giá mua cha có thuếNợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111 : Tổng giá thanh toán

Tất cả các trờng hợp chi tiêu bằng tiền mặt đều đợc phản ánh trên nhật ký

chứng từ số 1( Biểu số 9)

Để ghi nhật ký chứng từ số 1 là các báo cáo có quỹ kèm theo các chứng từ gốc.Mỗi báo cáo quỹ đợc ghi 1 dòng trên nhật ký chứng từ số 1 theo trình tự thờigian, định khoản ghi Có tài khoản 111, đối Nợ tài khoản liên quan.

Cuối ngày sau khi ghi đã tổng hợp đợc tất cả hoá đơn mua hàng trả bằng tiềnmặt Cuối tháng khoá sổ nhật ký chứng từ số 1 xây dựng tổng số phát sinh bêncó tài khoản 111, đối ứng Nợ tài khoản liên quan, lấy số liệu đã đối chiếu Nợtài khoản 152 để ghi vào bảng kê số 3, sổ cái 152

- Đối với mua vật liệu nhập kho thanh toán ngay tiền gửi ngân hàng Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc chi bằng TGNH nh giấy báo nợcủa ngân hàng, kế toán định khoản

Nợ TK 152 : Giá mua cha có thuếNợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 112 : Tổng giá thanh toán

Các nghiệp vụ liên quan đến việc chi trả bằng TGNH đều đợc phản ánh trên

- Mua vật liệu nhập kho cha trả tiền nhà cung cấp

Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn kế toán tiến hành ghi số nợ phải trả( gồm cả tiền hàng và thuế GTGT) vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

(Biểu số 11)

VD: Ngày 16/3/2003 Công ty mua giấy của công ty TTX-VN, giá muacha có thuế là: 4.930.910 đ, thuế GTGT( 10%) là 493.091 đ Tổng giá thanhtoán là: 5.424.000 đ

Cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu tập hợp đợc cả số d đầu tháng, sốphát sinh Nợ, Có và số d cuối tháng của từng sổ chi tiết mở cho từng ngời bán

để chuyển số liệu ghi vào Nhật ký chứng từ số 5- ghi có TK 331( Biểu số 12)

+ Phơng pháp ghi Nhật ký chứng từ số 5 nh sau:Cột tên đơn vị bán: Mỗi ngời bán đợc ghi trên 1 dòng

Cột số d đầu tháng : Lấy số liệu từ chỉ tiêu d đầu tháng trên các sổ chitiết thanh toán với ngời bán.

Phần ghi Có TK331, ghi Nợ các TK: Lấy số liệu ở chỉ tiêu cộng số phátsinh có trên các sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ghi vào TK 152 cột giáhạch toán và giá thực tế ( không bao gồm thuế GTGT) phần ghi Nợ TK 331,

ghi Có các TK lấy số liệu ở chỉ tiêu cộng số phát sinh Nợ trên các sổ chi tiếtthanh toán với ngời bán

Cột số d cuối tháng: Lấy số liệu ở chỉ tiêu số d cuối tháng trên các sổchi tiết thanh toán với ngời bán.

5.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu

Để xác định đợc giá thực tế vật liệu xuất kho cần phải tổng hợp số liệuđể xác định giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Đợc đợc thực hiện trên bảng

Nhật ký chứng từ số 7( phần ghi Có TK154, Nợ TK 152) nếu có+ Chỉ tiêu số3: " Cộng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng"+ Chỉ tiêu số 4: Hệ số chênh lệnh

+ Chỉ tiêu số 5: " Xuất dùng trong tháng" Cột giá hạch toán tổng cộngtrên bảng phân bổ vật liệu

+ Chỉ tiêu số 6: " Tồn kho cuối tháng"đợc tính bằng cách lấy chỉ tiêu 3trừ đi chỉ tiêu 5.

Thực tế ở Công ty cổ phần in Thơng mại, xuất kho vật liệu chủ yếu là đểphục vụ cho sản xuất kinh doanh là mục đích chính.

Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu trong tháng của từng Công ty đều đợc

phản ánh trên bảng phân bổ số 2- Bảng phân bổ vật liêu ( Biếu số 14)

- Nội dung của bảng phân bổ vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị vật liệuxuất kho trong tháng theo giá thực tế, giá hạch toán và phân bổ vật liệu xuấtdùng cho các đối tợng sử dụng trong tháng ( ghi Có TK 152, Nợ các TK liênquan)

- Kết cấu bảng phân bổ vật liệu: Các cột dọc phản ánh các loại vật liệuxuất dùng trong tháng, các dòng ngang phản ánh các đối tợng sử dụng vật liệu.

- Căn cứ để lập bảng phân bổ vật liệu: Chứng từ xuất kho vật liệu và hệsố chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu lấy từbảng kê số 3.

Vào cuối tháng ghi nhân đợc các phiếu nhập, xuất kho do thủ kho gửilên kế toán vật liệu sử dụng giá hạch toán để ghi vào phiếu kho Đối với vậtliệu xuất kho cho sản xuất trực tiếp thì các phiếu xuất giấy đợc tập hợp theo

từng ấn phẩm: Sách báo, văn hoá phẩm, việc vặt và ghi vào bảng phân bổ số 2(cột hạch toán) Đối với phiếu xuất vật liệu cho hai bộ phận Láng và Phân màu,kế toán tập hợp và ghi vào TK 621 Đối với các loại vật liệu khác (trừ giấy) nhmực, nhôm kẽm đợc tập hợp chung vào TK 621 " Nguyên vật liệu khác"

Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên các Nhật ký chứng từ và bảng kê đểghi sổ Cái các tài khoản.

- " Sổ cái TK152" ( Biểu số 15): Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm

trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, Có và số d cuối tháng TK152 Căn cứ vàoNhật ký chứng từ số 1, 2, 5 và bảng kê số

- " Sổ cái TK331" (Biểu số 16): Là sổ kế toán tổng hợp của TK" phải trả

ngời bán", căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5 để ghi sổ cái TK331

.

chơng iii

những vấn đề cần thiết tiếp tục hoàn thiện công táckế toán nguyên vất liệu ở công ty in Thơng mại và

những giải pháp

1 Những nhận xét chung về kế toán vật liệu trong công ty

Trải qua hơn bảy năm xây dựng và phát triển, vợt qua những khó khănban đầu, từ chỗ chỉ là một xởng in nhỏ với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn,đến nay công ty đã trở thành một công ty in lớn mạnh trong ngành in cả nớc,với trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ sản xuất hiện đại cùng với đội ngũ côngnhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lýgiỏi.Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, công ty đã có nhiều thay đổitrong công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợpvới tình hình mới Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phơng pháp kế toán đã đ-ợc điều chỉnh kịp thời theo các qui định mới của bộ tài chính Tuy nhiên, côngtác kế toán vật liệu ở công ty vẫn còn tồn tại những u, nhợc điểm sau:

A/Những u điểm cơ bản:

- Vật liệu trong kho đợc sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảoquản, dự trữ và sử dụng Vật liệu mua về đợc nhập kho đầy đủ và đợc phản ánhtrên các sổ kế toán.

- Trình tự nhập, xuất vật liệu đợc tiến hành hợp lý, rõ ràng Việc vào sổsách theo rõi tình hình nhập, xuất đợc tiến hành thờng xuyên, đầy đủ Số liệugiữa thủ kho và kế toán luôn luôn đợc đối chiếu, so sánh nên những sai sót đợcphát hiện kịp thời

- Công ty đã lựa chọn đợc phơng pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặcđiểm sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu quản lývật liệu và phản ánh chính xác đợc giá trị vật liệu xuất dùng, cung cấp số liệucho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.

- Việc lựa chọn hình thức kế toán của công ty là hết sức phù hợp với đặcđiểm và quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện và trình độ kế toáncủa công ty, đảm bảo theo dõi sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu.

- Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tơng đối phùhợp để theo rõi sự biến động của vật liệu.

- Ngoài ra, công ty còn có chế độ thởng phạt hợp lý đối với công nhântrực tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sử dụng vật liệu tiết kiệm và có hiệuquả.

B/Những nhợc điểm còn tồn tại:

Bên cạnh những kết quả đạt đợc, công tác kế toán vật liệu của công tyvẫn còn một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nữa nhữngyêu cầu của quản lý trong nền kinh tế thị trờng.

- Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sửdụng và tiến độ sản xuất, công ty tiến hành kiểm soát thông qua việc cấp phátvốn nên có rất ít vật liệu tồn kho Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọngvốn, song khi có biến động bất thờng trên thị trờng vật t, doanh nghiệp cũng bịảnh hởng lớn, có thể là giá thành sản phẩm tăng hoặc khan hiếm vật t .nh vậysẽ ảnh hởng lớn đến sản xuất cũng nh việc thực hiện hợp đồng.

- Hiện nay do đặc điểm sản xuất của công ty là sử dụng nhiều loại vậtliệu cho quá trình sản xuất nên việc quản lý còn gặp nhiều khó khăn và phứctạp, đặc biệt là khâu bảo quản vật liệu Các lô giấy cuộn có kích thớc lớn dùngđể in báo, với khối lợng ít nhất là 20 tấn đều cha có kho bảo quản mà còn đểngoài trời dùng bạt che dẫn đến tình trạng vật liệu bị h hỏng, giảm chất lợng.Phế liệu không đợc làm các thủ tục thu hồi, nhập lại trong khi hầu hết các phếliệu đều có thể tận thu tái chế đợc Chính vì vậy làm thất thoát nguồn thu củacông ty

- Hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty in Thơng mại áp dụng phơng pháp"sổ đối chiếu luân chuyển", phơng pháp này dễ làm giảm bớt khối lợng ghichép vì kế toán chỉ ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển một lần vào cuối thángkhi tập hợp đợc các chứng từ nhập, xuất Mặt khác do kế toán không theo dõighi chép thờng xuyên tình hình nhập xuất nên không thuận lợi cho công táckiểm tra đối chiếu thờng xuyên về số liệu giữa kho và phòng kế toán.

- Đối với trờng hợp hoá đơn về mà vật liệu cha về nhập kho, kế toánkhông ghi sổ vì không sử dụng TK 151 " Hàng mua đang đi trên đờng" mà chỉlu lại hoá đơn trong một tập hồ sơ riêng Việc làm này cha đúng ảnh hởng tớitính đúng kỳ của hạch toán và cúng rất kho khăn cho hạch toán nếu hoá đơn lubị thất lạc.

- Công ty vẫn cha áp dụng kế toán máy, công tác kế toán làm thủ côngnên không tránh khỏi sai sót và kém hiệu quả.

2- Một số ý kiến đề suất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở côngty:

2.1- Hệ thống định mức vật t: Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định

mức vật t để công tác quản lý thu mua và sử dụng vật liệu đợc hiệu quả hơn.Để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục, công ty nên có kế hoạch thumua và dự trữ nhất định đối với những vật liệu chính, có giá trị lớn, giúp chodoanh nghiệp luôn chủ động trong sản xuất kinh doanh.

Công ty cũng cha vận dụng định mức tiêu hao vật liệu, do vậy dễ gâylãng phí, tạo kẽ hở trong khâu quản lý và sử dụng vật liệu Vì vậy công ty nênxây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu sử dụng

2.2- Hạch toán chi tiết vật liệu: ở Công ty in Thơng mại đang hạch toán

theo phơng pháp "Sổ đồi chiếu luân chuyển", theo phơng pháp này dễ làm ng việc ghi chép bị trùng lặp chỉ tiêu số lợng thủ kho và kế toán Mặt khácCông ty không sử dụng bảng kê nhập, bảng kê xuất vật t nên việc sắp xếpchứng từ trong tháng dễ bị nhầm lẫn Vì vậy theo em Công ty nên hạch toántheo phơng pháp "Ghi sổ số d ", phơng pháp này giảm bớt đợc khối lợng ghi

nh-chép do đó kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của vật liệu Phơng pháp nàycông việc đều đặn trong tháng, đảm bảo cung cấp kịp thời số liệu cần thiết.

2.3- Việc quản lý sử dụng vật liệu: Các doanh nghiệp hiện nay là giảm chi

phí sản xuất, hạ thấp giá thành để thắng trong cạnh tranh từ đó thu đợc lợinhuận cao Để thực hiện đợc các doanh nghiệp phải tiết kiệm chi phí trong sảnxuất, tiết kiệm nguyên vật liệu.

Để giảm đợc chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Công tynên nhanh chóng xây dựng định mức tiêu hao cho các loại vật liệu còn đang sửdụng tại Công ty Hơn nữa nhằm mục đích giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giáthành sản phẩm Công ty nên có kế hoạch thu mua hợp lý Trong thực tế trênthị trờng hiện nay ở nớc ta giá cả hàng hoá nói chung đều có xu hớng tăng lênchính vì vậy Công ty nên tham gia ký kết hợp đồng dài hạn với các bạn hàngcung cấp nguyên vật liệu

2.4- Việc lập bảng phân bổ vật liệu: Hoàn thiện về định kỳ lập chứng từ ghi

sổ và lập bảng phân bổ vật liệu xuất dùng Hiện nay, công ty mới tập trungchứng từ và lập chứng từ ghi sổ một tháng một lần cho các nghiệp vụ kinh tếphát sinh trong tháng Để giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời thông tin kinh tế,công ty nên lập chứng từ ghi sổ từ 10-15 ngày một lần sẽ giúp cho công tác kếtoán không bị giồn dập vào cuối tháng và việc lập báo cáo vào cuối tháng đợckịp thời Cũng để thuận tiện cho việc lập chứng từ ghi sổ phản ánh các nghiệpvụ xuất vật liệu và phục vụ cho công tác kế toán chi phí tính giá thành, cuốimỗi tháng công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu dùng trong tháng, để từ đó lấysố liệu ghi vào chứng từ ghi sổ

Bảng phân bổ vật liệu ( xem biểu 14)

2.5- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán: Để hoàn thiện công tác thanh toán

với ngời bán, công ty nên mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Với mỗi đơnvị bán thờng xuyên, nên mở một trang sổ riêng để theo dõi, còn với những ng-ời bán không thờng xuyên thì có thể theo dõi chung trên một trang sổ nhngphải mở cho mỗi ngời bán một dòng vào cột diễn giải Có nh vậy, việc kiểmtra các khoản thanh toán mới dễ dàng, ngăn ngừa các trờng hợp dây da nợ ứđọng hay chiếm dụng vốn làm giảm uy tín của công ty đối với nhà cung cấp.

Sổ chi tiết thang toán với ngời bán ( xem biểu số 11)

2.6- Vận dụng TK 151- Hàng mua đang đi trên đờng: Trong quá trình thu

mua vật liệu, tại Công ty có trờng hợp hoá đơn về mà vật liệu cha về nhập khotrong tháng Vì vậy theo em, Công ty nên sử dụng TK "Hàng mua đang đi trênđờng" cũng thuộc nhóm hàng tồn kho, là tài sản của Công ty.

Nếu trong tháng, Công ty nhận đợc hoá đơn mà cuối tháng vật liệu chavề, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi.

Nợ TK 151 Nợ TK133

Có TK liên quan( TK 152, TK 331)

Kế toán mở sổ theo dõi số vật liệu đi đờng cho tới khi vật liệu về nhậpkho thì kế toán ghi.

Nî TK liªn quan( TK 152, TK 621) Cã TK 151