Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Giống miền Nam tại miền Bắc.DOC

Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Giống miền Nam tại miền Bắc

 Nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu giống cây trồng các loại;

 Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu nông sản, vật tư nông nghiệp;  Thiết kế, chế tạo, lắp đặt, xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị

chế biến hạt giống và nông sản

 Sản xuất gia công, sang chai đóng gói thuốc bảo vệ thực vật.

Ngày 01/03/2005, công ty cổ phần giống cây trồng Miên Nam chính thức niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam, đơn vị tư vấn niêm yết là công ty chứng khoán đầu tư BSC.

Do điều kiện hạn chế về thị trường tiêu thụ, chỉ giới hạn ở các tỉnh Miện Nam, trong khi đó Miền Bắc, tính từ Thừa Thiên Huế trở ra, bao gồm bốn vùng sinh thái chủ yếu: vùng Đồng bằng Sông Hồng, vùng núi Tây Bắc, vùng núi Đông Bắc và Bắc Trung Bộ với diện tích rộng, lại đa dạng về cầy trồng, giữ vài trò rất to lớn trong sản xuất nông nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty giống cây trồng Miền Nam đã đề xuất với Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn cho thành lập chi nhánh tại Miền Bắc

Căn cứ quyết định số 1357/NN-TCCB/QĐ, công ty giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội được thành lập.

Từ khi thành lập đến nay, công ty đã từng bước trưởng thành và hoàn thiện về mọi mặt Từ một đơn vị, ban đầu đơn thuần chỉ làm nhiệm vụ cung ứng và chỉ cung ứng giống ngô, đến nay công ty đã thực hiện được đầy đủ các nhiệm vụ từ nghiên cứu phát triển sản phẩm, sản xuất, chế biên bảo quản, kiểm nghiệm hạt giống đến kinh doanh Các giống ngô lai, giống ngô nếp, giống lúa lai và giống dưa hấu chất lượng cao do công ty cung ứng đã gây được ấn tượng tốt với người tiêu dùng, đáp ứng được nhu cầu bức thiết của người sản xuất.

Trong mười năm qua, công ty đã cung ừng cho sản xuất các tỉnh phía Bắ gần 3.700 tấn hạt giống lúa lai; gần 9.400 tấn giống ngô lai; nhiều giống rau, đậu và vật tư nông nghiệp Ngoài ra, công ty cũng đã cung cấp cho hơn 31 đơn vị sản xuất kinh doanh giống cây trồng ở 23 tỉnh và thành phố phía Bắc các loại thiết bị dùng trong sản xuất nông nghiệp và chế biến nông sản như: máy tẽ hạt, máy sàng sơ bộ, máy xử lý hạt giống, cân định lượng, băng tải…

Tổng doanh thu đạt được trong 10 năm qua là 271.203 triệu đồng, bao gồm 260.964 triệu đồng doanh thu từ hạt giống và 10.239 triệu đồng

doanh thu từ sản phẩm cơ khí chế biến hạt giống Doanh thu của công ty chiếm 1/3 tổng doanh thu của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam Từ 3 năm lại nay, công ty đã được bổ sung thêm nhiều chức năng nhiệm vụ mới bao gồm các bộ phận kinh doanh, tài chính, nghiên cứu và sản xuất Với việc xây dựng thêm một nhà máy chế biến hạt giống cây trồng tại Hưng Yên, công ty đang mong muốn mở rộng thị trường tiêu thụ không chỉ trong nước mà còn vươn ra thị trường nước ngòai với các giống cây trồng chất lượng cao, giá cả cạnh tranh Việc xây dựng thêm nhà máy chế biến sẽ đảm bảo chủ động và đáp ứng kịp thời nhu cầu hạt giống của toàn miền Bắc, đồng thời nơi đây còn là một trung tâm hướng dẫn kỹ thuật công tác nghiên cứu, thử nghiệm các giống cây trồng mới và ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật cho cả địa phương và các vùng lân cận.

Bảng 1

Khối lượng doanh thu hạt giống của công ty từ năm 1997 đến năm 2007

Trong các năm tiếp theo, phương châm hoạt động của công ty bao

gồm các nhiệm vụ sau đây:

 Về công tác tài chính: ngày càng hoàn thiện công tác tài chính - kế

toán của công ty Rà soát lại các quy chế quản lý và tổ chức bộ máy cho phù hợp với tình hình mới khi công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam đã tham gia thị trường chứng khoán.

 Về công tác nghiên cứu: tiếp tục công tác khảo nghiệm, chọn tạo

giống rau mới và nghiên cứu, lai tạo các giống bắp lai có thời gian Sản phẩm

Doanh thu (1 triệu đồng)Đồng bằng

sông Hồng

Đông Bắc Bộ

Tây Bắc Bộ

Bắc Trung Bộ

sinh trưởng ngắn ngày để có kế hoạch thay thế dần sản phẩm dài ngày, nhằm thích nghi với điều kiện thời tiết, khí hậu bất thường như hiện nay.

 Về công tác sản xuất kinh doanh: chuển bị phương án thu mua

nông sản trong năm 2008 chu đáo hơn làm cơ sở thực hiện kế hoạch cho nhừng năm sau và kế hoạch thu mua, chế biến thức ăn gia súc. Về hợp tác và liên doanh: mở rộng hợp tác liên kết với các công ty

giống của các địa phương trong vùng như Hưng Yên, Hải Dương…để tổ chức sản xuất tạo vùng nguyên liệu cho hoạt động của nhà máy chế biến giống cây trồng đặt tại Hưng Yên Hợp tác, liên doanh, liên kết với các công ty giống cây trồng nước ngoài nhằm mục đích tăng cường mối quan hệ hợp tác hai bên về công tác nghiên cứu, chuyển giao công nghệ, kinh doanh và phát triển tạo uy tín trên thị trường cũng như tăng cường sự lớn mạnh của công ty

2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị:

Là một công ty trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn nhưng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty không chỉ bó hẹp trong phạm vi cung cấp các giống cây trồng mà còn mở rộng ra các lĩnh vực chế biến nông sản

Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm:

 Sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu giống cây trồng và vật tư nông nghiệp các loại.

 Cung cấp các thiết bị chế biến và cơ khí nông nghiệp các loại. Kinh doanh mua bán nông sản các loại.

Để phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của, công ty có các chức năng cơ bản sau:

 Nghiên cứu, phát triển sản phẩm, trình diễn và hội thảo: công ty

hiện nay có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ nghiên cứu, trình diễn hội thảo và phát triển sản phẩm Công ty thường xuyên phối hợp với Trung tam khảo kiểm nghiệm giống cây trồng Trung ương, các sở nông nghiệp và phát triển nông thôn, các Trung tâm khuyến nông tỉnh, các Công ty giống, các trạm khuyến nông để thực hiện các khảo nghiệm, các mô hình trình diễn sản phẩm Từ năm 2004 trở lại đây, công ty đã thực hiện khảo nghiệm cơ bản, khảo nghiệm Quốc gia được 216 giống lúa, 77 giống ngô và gần 80 giống rau, dưa… trên bốn vùng sinh thái của các tỉnh phía Bắc và đã xác định nhiều giống có triển vọng, có thể đưa ra phục vụ cho sản xuất trong thời gian gần nhất.

 Phát triển sản xuất: nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội của

công ty tại khu công nghiệp Phố Nối A, Hưng Yên với công suất thiết kế của hệ thống máy sấy có sức chứa 200 tấn bắp ngô/mẻ; năng suất máy tẽ hạt là 3 tấn bắp/giờ; dây chuyền chế biến, xử lý, đóng gói hạt giống ngô đạt 2,5 tấn/giờ; tổng công suất chế biến giống là 2.000 tấn/năm Do đó, công ty đã bảo đảm chủ động cung cấp và đáp ứng kịp thời nhu cầu hạt giống cho từng khu vực, từng mùa vụ

 Xây dựng mạng lưới khách hàng, đại lý: hệ thống khách hàng, đại

lý đã được cán bộ, nhân viên công ty phát triển mạnh mẽ Từ khách hàng chỉ là bảy Trung tâm giống cấy trồng, công ty giống cây trồng năm 1997, đến nay công ty đã đa dạng hệ thống khách hàng, bao gồm các Công ty giống cây trồng, các Công ty vật tư nông nghiệp, các trung tâm giống cây trồng, các công ty trách nhiệm hữu hạn kinh doanh các mặt hàng phục vụ nông nghiệp và hơn rất nhiều đại lý trên 32 tỉnh và thành phố phía Bắc.

 Kinh doanh: công ty đã cung ứng nhiều giống cây trồng có chất

lượng tốt phục vụ cho nhu cầu sản xuất như: các giống ngô lai, lúa lai, giống rau, dưa, và các mặt hàng vật tư nông nghiệp… Trong đó, nhiều loại giống cây trồng đã trở thành sản phẩm được ưa chuộng như các giống dưa hấu An Tiêm, giống ngô nếp lai MX2, MX4, MX10 Thực hiện chủ trương phát triển lúa lai, công ty đã sản xuất và nhập khẩu nhiều giống lúa lai chất lượng cao như Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28…Từ năm 2003 trở lại nay, thông qua một số khách hàng trong nước, công ty đã bắt đầu xuất khảu các sản phẩm của mình sang thị trường Trung Quốc và Lào Đây là hai thị trường tiềm năng mà công ty sẽ khai thác trong các năm tiếp theo để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh Theo đà phát triển, doanh thu của công ty ngày càng tăng cao, năm 2006 đã tiến tới con số 50 tỷ, bao gồm hơn 9400 tấn ngô lai giống, gần 3700 tấn lúa lai, hơn 20 tấn hạt cỏ phục vụ chăn nuôi, cùng nhiều sản phẩm rau, dưa các loại Tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 52,95 %/năm Ngoài ra, công ty còn tham gia cung ứng nhiều loại máy sấy, máy sàng và các thiết bị nông nghiệp khác, góp phần nâng cao chất lượng giống cây trồng của nhiều tỉnh, thành phố phía Bắc.

Các sản phẩm chủ yếu của công ty bao gồm các loại hạt giống, các

sản phẩm bảo vệ thực vật và các thiết bị nông nghiệp:

 Bắp lai các loại: LVN10, Pacific 848, Pacific 963, Pacific 60.

 Bắp nếp lai các loại: MX2, MX4, MX6, MX8, MX10.

 Lúa lai các loại: Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28, Nam ưu 1,

Pac 807.

 Dưa hấu lai các loại: CuC 23, CuC 39, CuC 134, Daddy 2231.

 Khổ qua lai các loại: BiG 14, BiG 21, BiG 49.

 Lúa thuần các loại: IR 59606, IR 56279, OM 1490, Jassmine 85,

OM 3536.

 Các loại hạt giống rau đậu.

Do quy định của công ty giống cây trồng Miền Nam, thị trường của công ty là các tỉnh phía Bắc từ Thừa Thiên Huế trở ra với bốn vùng sinh

thái: vùng Đồng bằng song Hồng, vùng núi Tây Bắc, vùng núi Đông Bắc và Bắc Trung Bộ Các vùng sinh thái trên có các đặc điểm khác nhau về điều kiện sản xuất nên công ty đã tổ chức hình thức khác nhau cho từng địa bàn.

 Ngô lai: thị trường chủ yếu của sản phẩm ngô lai là vùng núi phía

Bắc do diêu kiên thổ nhưỡng và khí hậu ở đây phù hợp với điều kiện sinh trưởng và phát triển của cây ngô Sau đó là vùng núi Đông Bắc và các tỉnh Bắc Trung Bộ.

 Lúa lai: công ty cung cấp sản phẩm này chủ yếu cho vùng đồng

bằng sông Hồng và đồng bằng thuộc các tỉnh duyên hải Bắc Trung Bộ.

 Hạt giống rau: do các loại hạt giống rau này thích hợp cho việc gieo

đồng tại đồng bằng sông hồng và các tỉnh thuộc vùng núi Đông Bắc vào mùa đông nên đây là thị trường chính mà công ty tập trung cung ứng các loại hạt giống rau mùa đông, và đây là một thị trường rất tiềm năng, cần được khai thác khi công ty đã xây dựng nhà máy chế biến hạt giống tại miền Bắc.

3 Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị:

3.1 Cơ cấu quản lý của công ty:

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức một mặt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh hiện nay của công ty, mặt khác cũng thích ứng với xu thế phát triển mạnh mẽ của công ty trong thời gian qua với việc đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh và sản xuất Do vậy việc mở rộng cơ cấu tổ chức của công ty cũng là một tất yếu khách quan.

Hiện nay công ty có ba phòng ban, một kho và một nhà máy trực thuộc công ty.

Các phòng ban của công ty gồm: phòng quản trị, phòng tài chính -

kế toán, phòng nghiên cứu và kỹ thuật Các phòng ban này là “xương sống” để duy trì sự hoạt động đều đặn, nhịp nhàng và liên lục của công ty.

Nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội trực thuộc sự quản lý của công ty.

Đứng đầu công ty là giám đốc công ty: giám đốc có vị trí, thẩm

quyền cao nhất tại công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp quản lý hoạt động của công ty về mọi mặt: nghiên cứu, sản xuất, tài chính, kinh doanh,…

Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm

trước giám đốc về phần hoạt động sản xuất kinh doanh mà mình được giao phụ trách Cơ cấu tổ chức tại công ty quy định có hai phó giám đốc: phó giám đốc phụ trách kinh doanh và phó giám đốc phụ trách sản xuất với các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể như sau:

 Phó giám đốc kinh doanh phụ trách các hoạt động kinh doanh của

công ty, có nhiệm vụ đôn đốc, chỉ đạo phòng kinh doanh trong các vấn đề tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, kinh doanh và bán hàng trong kỳ, chính sách thanh toán với các khách hàng tiềm năng và các khách hàng truyền thống.

 Phó giám đốc sản xuất phụ trách hai mảng hoạt động của công ty

Là người tham gia vào quá trình xuất nhập sản phẩm, hàng hóa với công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam Đồng thời là người phụ trách nhà máy của công ty, thực hiện các các nhiệm vụ liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất của nhà máy.

Bộ máy quản lý của công ty được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1

Bộ máy tổ chức quản lý của công ty

3.2 Hoạt động và chức năng của các phòng ban của công ty:

Phòng tài chính - kế toán: Theo dõi tình hình sản xuất và tình hình

kinh doanh cũng như tình trạng tài chính của công ty trong kỳ Phòng thực hiện chức năng của mình thông qua việc thu thập và xử lý các số liệu kế toán, từ đó tiến hành lập và trình bày các báo cáo tài chính cũng như các loại báo cáo nội bộ theo yêu cầu của ban giám đốc công ty Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ dựa trên các báo cáo tài chính đã được lập để tiến hành phân tích tài chính để có thể cung cấp thông tin tìa chính đầy đủ, kịp thời và có hiệu quả cho bộ máy lãnh đạo để đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn và chính xác nhất Do công ty là một chi nhánh của công ty

Giám đốc

Phó giám đốc kinh

Phòng tài chính - kế

Phòng nghiên cứu -

sản xuất

Phó giám đốc phụ trách sản

Phòng kinh doanh

Nhà máy chế biến

giống cây trồng Miền Nam nên các số liệu kế toán của công ty sau khi được thu thập và xử lý sẽ được chuyển về phòng kế toán trung tâm của công ty giống cây trồng Miền Nam để tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty Mặt khác, công ty đã tham gia niêm yết trên thị trường chứng khoán nên phòng tài chính - kế toán không nhưng chỉ cung cấp thông tin kế toán cho ban lãnh đạo và nhưng người sử dụng thông tin trong nội bộ công ty mà định kỳ còn phải cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo tài chính bắt buộc ra bên ngoài theo yêu cầu của Ủy ban chứng khoán Nhà nước

Phòng kinh doanh: Do nhiệm vụ chủ yếu của công ty là kinh doanh

các loại giống cầy trồng và các sản phẩm có liên quan đến phục vụ cho nông nghiệp nên kinh doanh là lĩnh vực trọng tâm của công ty Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xác lập kế hoạch kinh doanh của công ty theo yêu cầu của công ty và của công ty giống cây trồng Miền Nam Và phòng còn tổ chức thực hiện và điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với điều kiện khách quan Phòng là đầu mối tiến hành việc phân phối thành phẩm, hàng hóa cho các đại lý, ký kết hợp đồng tiêu thụ với các đối tác kinh doanh lớn Các bộ phận của phòng có nhiệm vụ phát triển các thị trường tiềm năng, khai thác các thị trường hiện có để nâng cao doanh số bán, đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của công ty Do đặc thù công ty phải nhập nhiều sản phẩm từ miền Nam ra nên hạn chế trong việc đap ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, vì vậy phòng kinh doanh còn có chức năng tìm kiếm các nhà cung cấp tại chỗ để có thế đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty với chất lượng sản phẩm tốt, giá cả phù hợp.

Phòng nghiên cứu - sản xuất: Trước đây công ty chỉ tiến hành kinh

doanh các loại giống cây trồng và vật tư nông nghiệp nên việc nghiên cứu sản xuất không được coi trọng Tuy nhiên, theo xu thế phát triển mạnh mẽ của công ty trong những năm gần đây và chiến lược kinh doanh lâu dài của

công ty, phòng nghiên cứu - sản xuất ngày càng có vai trò quan trọng Nhiệm vụ của phòng không chỉ gói gọn trong việc tiến hành các hội thảo trình diễn giống cây mới, tổ chức thí nghiệm trên các vùng thổ nhưỡng khác nhau, mà còn vươn rộng ra tiến hành nghiên cứu và khảo nghiệm các giống cây mới phù hợp với điều kiện khí hậu, đất đai đặc thù của miền Bắc Mặt khác, với việc xây dựng và đưa vào vận hành nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội đặt tại Phố Nối, Hưng Yên, nhiệm vụ của phòng còn tăng thêm với việc điều hành hoạt động sản xuất tại nhà máy.

Phần hai

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY GIỐNG MIỀN NAM TẠI MIỀN BẮC

1 Đặc điểm bộ máy kế toán:

1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị - trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần đạt được về hệ thống thông tin kế toán.

Căn cứ vào điều kiện cụ thể của công ty, tổ chức bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, trực tuyến Theo cách thức tổ chức này, kế toán trưởng của công ty trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không qua khâu trung gian nhận lệnh Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đợn vị Hình thức tổ chức này làm cho bộ máy kế toán trở nên đơn giản, tinh gọn, có thể xử lý thông tin nhanh chóng và kịp thời.

Bộ máy kế toán của công ty gồm nhiều người, được bố trí thực hiện

các nhiệm vụ theo yêu cầu của công tác kế toán như sau:

Kế toán trưởng: là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế

toán, tài chính cho giám đốc công ty, đồng thời là giám sát viên kế toán - tài chính của Nhà nước đặt tại doanh nghiệp Là người điều hành và kiểm

soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của công ty Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật.

Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo

lương, kế toán thanh toán: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các Nhật ký - Chứng từ để ghi vào các sổ tổng hợp, giám sát và kiểm tra công tác hạch toán kế toán của các nhân viên kế toán khác Định kỳ, căn cứ vào bảng tính lương và các khoản trích theo lương do phòng kế toán của công ty giống cây trồng Miền Nam chuyển ra để hạch toán chi phí phát sinh trong kỳ Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến quá trình thanh toán của công ty để tiến hành ghi các sổ chi tiết thanh toán, cuối quý lập bảng kê thanh toán của công ty theo yêu cầu của ban giám đốc.

Kế toán chi tiết công nợ kiêm kế toán vật tư: có nhiệm vụ theo dõi

tình hình công nợ phát sinh trong kỳ của công ty để ghi vào các sổ chi tiết, đồng thời lập bảng kê theo dõi chi tiết các đối tượng công nợ hàng tháng Kế toán còn tiến hành theo dõi biến động vật tư hàng ngày tại kho về cả mặt hiện vật lẫn giá trị Định kỳ tiến hành kiểm kê kho để xác định mức hao hụt cũng như giá trị còn lại của từng loại vật tư hàng hóa, cũng như kiến nghị biện pháp xử lý đối với từng loại vật tư nếu xảy ra hao hụt, mất mát.

Kế toán chi phí kiêm kế toán doanh thu: có nhiệm vụ theo dõi và tập

hợp các loại chi phi phát sinh trong kỳ của công ty Các loại chi phí này có thể do kế toán chi phí tự tính toán và phân bổ dựa trên tình hình hoạt động tại công ty hoặc do phòng kế toán của công ty giống cây trồng Miền Nam chuyển ra như chi phí hao mòn tài sản cố định, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán tiến hành theo dõi và tổng hợp doanh thu của công ty, các khoản giảm trừ doanh thu chủ yếu là chiết khấu thanh toán, các khoản hoa hồng phải trả cho đại lý Sau khi tiến hành tổng hợp

doanh thu và chi phí, kế toán sẽ thực hiện tính toán lợi nhuận trong kỳ của công ty.

Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng kiêm kế toán giá thành: chịu

trách nhiệm về các nghiệp vụ liên quan đến tình hình biến động tiền mặt và tiền gửi tại các ngân hàng, thực hiện các gia dịch với ngân hàng và theo dõi các khoản vay, trả đối với ngân hàng Do nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội trực thuộc công ty không thành lập bộ phận kế toán riêng nên các số liệu của nhà máy sẽ được tổng hợp tại phòng kế toán của công ty Tại đây, sau khi thu thập đầy đủ số liệu sẽ tiến hành tính toán các loại chi phí để có thể tính chính xác giá thành của các sản phẩm được sản xuất tại nhà máy.

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, khái quát theo sơ đồ sau đây:

Sơ đồ 2

Bộ máy tổ chức kế toán của công ty

Một tổ chức kinh tế muốn quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi phải có thông tin về tình hình huy động, phân bổ, sử dụng tài sản và kiểm soát toàn bộ quá trình luân chuyển tài sản trong đơn vị Để đạt được những thông tin hữu ích đó, bộ máy quản lý của công ty đã đặt ra những nhiệm vụ cơ bản của công tác kế toán như sau:

 Cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các tài liệu về tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng tài sản trong quan hệ với nguồn hình thành tài sản.

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán thanh toán

Bộ phận kế toán công nợ, kế toán vật tư

Bộ phân kế toán chi phí, kế toán doanh thu

Bộ phận kế toán tiền mặt và tiền gởi ngân hàng, kế toán giá thành

 Giám sát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở pháp luật và các chế độ thể lệ hiện hành.

 Theo dõi tình hình huy động và sử dụng các nguồn tài sản

1.2 Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung:

Bộ máy kế toán là một phân hệ nằm trong bộ máy quản lý của công ty nhưng có tính độc lập tương đối

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, thống nhất để phù hợp với quy mô cũng như điều kiện hoạt động kinh doanh của mình Bộ máy kế toán luôn phải cung cấp các thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho bộ máy quản lý để có thể ra các quyết định đúng đắn Để đạt được điều đó, kế toán luôn được tạo những điều kiện tốt nhất để thu thập, xử lý và trình bày các thông tin kế toán Tuy nhiên, bộ máy kế toán luôn chịu sự quản lý và giám sát chặt chẽ của ban giám đốc để đảm bảo bộ máy kế toán hoạt động đúng theo chức năng và nhiệm vụ của mình.

Bộ máy kế toán trong công ty phải thỏa mãn các đòi hỏi về thông tin về tài sản và nguồn vốn của lãnh đạo một cách nhanh chóng, đúng đắn và đầy đủ nhất Ngoài ra, theo chức năng quy định của pháp luật, kế toán của công ty còn phải đáp ứng yêu cầu của các đối tượng có liên quan như các cổ đông và ngân hàng với các thông tin trung thực và khách quan Đây là lí do để bộ máy kế toán phải có tính độc lập tương đối với bộ máy quản lý Nguyên tắc này được tuân thủ chặt chẽ ở công ty để đảm bảo hoạt động của bộ máy kế toán phù hợp với quy định của pháp luật.

2 Vận dụng chế độ kế toán hiện hành:

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, căn cứ vào yêu cầu quản lý cũng như trình độ nghiệp vụ của các nhân viên trong phòng kế toán và các trang thiết bị, đồng thời trên cơ sở xem xét nội dung, đặc điểm, cách thức ghi chép của các hình thức sổ kế toán, ngoài ra để đáp ứng yếu cầu thống

nhất trong việc áp dụng chế độ kế toán với công ty giống cây trồng Miền

Nam, công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ theo

quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2.1 Chế độ chứng từ:

Công ty là một đơn vị kinh doanh có nhiều hoạt động đa dạng nên các loại chứng từ được tổ chức khá phong phú để đáp ứng được nhu cầu thu thập tài liệu kế toán, lưu trữ các bằng chứng kế toán cũng như yêu cầu quản lý của đơn vị, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc tại công ty tuân thủ

theo đúng quy định trong chế độ kế toán hiện hành về hình thức, cách thức lập, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tải sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động kinh doanh tại công ty

Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn được sử dụng trong nội bộ

công ty Các chứng từ này tùy thuộc vào hoạt động của công ty đã được thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù và thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.

Công ty đã dựa vào quy trình luân chuyển của chứng từ theo chế độ kế toán hiện hành và đặc điểm tổ chức quản lý các đối tượng kế toán của doanh nghiệp để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toàn phù hợp

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau:

Bộ phận có nhu cầu Lập các chứng từ để nghị có liên quan

Kế toán trưởng Kiểm tra và ký duyệt các chứng từ

Kế toán phần hành

Lập các chứng từ đặc trưng của các phần hành

Sơ đồ 3

Quy trình luân chuyển chứng từ

Bộ phận có nhu cầu Lập các chứng từ để nghị có liên quan

Kế toán trưởng Kiểm tra và ký duyệt các chứng từ

Kế toán phần hành

Lập các chứng từ đặc trưng của các phần hành

Kế toán trưởng

Kế toán phần

Bảo quản, lưu trữ

2.2 Chế độ tài khoản:

Hệ thống tài khoản được sử dụng tại công ty là hệ thống tài khoản doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Một số tài khoản cấp hai được mở chi tiết theo các đối tượng quản lý đặc thù của công ty như các tài khoản theo dõi vật tư, hàng hóa của công ty Việc mở thêm các tài khoản chi tiết cũng như hệ thống tài khoản đang được áp dụng đã tuân thủ các yêu cầu về tính thống nhất và hơp lý của chế độ kế toán.

Do đặc thù của công ty là đơn vị kinh doanh nên kế toán sử dụng

nhiều các loại tài khoản thuộc nhóm tài khoản 15: “Hàng tồn kho” để

phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của công ty

Trong đó kế toán vật tư thường xuyên sử dụng Tài khoản 155 - “Thành phẩm” và Tài khoản 156 - “Hàng hóa” Các tài khoản này đều được hạch

toán chi tiết theo từng sản phẩm để phục vụ cho nhu cầu quản lý tại kho cũng như nhu cầu tính toán giá thành và doanh thụ cho từng loại sản phẩm Công ty là một chi nhánh của công ty cổ phần giống cây trồng Miền

Nam nên công ty sử dụng nhiều các tài khoản hạch toán nội bộ là Tài khoản 136 - “Phải thu nội bộ” và Tài khoản 336 - “Phải trả nội bộ” Tài khoản 136 - “Phải thu nội bộ” dùng để phản ánh các khoản nợ và tình

hình thành toán các khoản nợ phải thu của công ty cũng như các khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ, hoặc các khoản mà công ty có nghĩa vụ

phải nộp với công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam Tài khoản 336 - “Phải trả nội bộ” dùng để phản ánh các khoản phải trả giữa công ty với

công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, được theo dõi chi tiết theo từng khoản phải nộp, phải trả

Ghi chú

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 4

Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Bảng kê

Nhật ký - chứng từ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

chi tiết

Báo cáo tài chính

2.4 Chế độ báo cáo kế toán:

Các báo cáo kế toán của công ty được lập tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Kế toán trưởng của công ty là người chịu trách nhiệm lập và kiểm tra các báo cáo kế toán Các báo cáo kế toán bao gồm bảng tổng hợp cân đối và bảng tổng hợp bộ phận

Bảng tổng hợp cân đối bao gồm các loại báo cáo tài chính sau: Bảng

cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính Các loại báo cáo này được lập định kỳ vào cuối mỗi quý và cuối năm.Sau khi lập báo cáo, kế toán trưởng sẽ phải gửi lên giám đốc duyệt Những báo cáo này không chỉ được gửi lên tổng công ty để phục vụ mục đích quản trị của doanh nghiệp mà còn được gửi cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan đăng ký kinh doanh

Bảng tổng hợp bộ phận là các báo cáo quản trị phù hợp với các đối

tượng hạch toán cụ thể trong công ty Bao gồm các Báo cáo về lương và các khoản trích theo lương, Báo cáo tình hình công nợ, Báo cáo tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước, các Báo cáo chi phí, Bảng tổng hợp giá trị hợp đồng và tình hình thực hiện hợp đồng, Bảng tổng hợp doanh thu, Bảng kê tiền mặt và tiền gửi, Bảng tổng hợp tình hình sử dụng vật tư, Các loại báo cáo này không được lập định kỳ như bảng tổng hợp cân đối mà chỉ được lập khi có yêu cầu của nhà quản lý và chủ yếu phục vụ cho nội bộ công ty Do đó, hình thức của loại báo cáo này được thiết kế phù hợp với nhu cầu của bộ máy quản lý.

Các báo cáo cơ bản được lập tại công ty bao gồm:

Bảng cân đối kế toán:

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm nhất định, được kết cấu dưới dạng bảng cân

đối số dư các tài khoản kế toán và sắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý.

Khi lập bảng cân đối kế toán, kế toán của công ty sử dụng nguồn số liệu sau: Bảng cân đối kế toán cuối kỳ trước, Sổ cái các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích, Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản lien quan khác như sổ chi tiết, bảng tổng hợp và chi tiết, bảng kê,…

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo chính phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh (hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính) và hoạt động khác.

Ngoài ra, công ty còn thường xuyên lập các báo cáo tổng hợp bộ phận phục vụ cho nhu cầu quản trị cũng như theo dõi tình hình tài chính của công ty như:

 Bảng tổng hợp các khoản phải thu, Bảng tổng hợp các khoản phải trả, Bảng kê tiền mặt và tiền gửi để cung cấp cho ban giám đốc tình hình công nợ, khả năng thu hồi vốn, tình hình và khả năng thành toán hiện tại của công ty, qua đó công ty co thể cân đối các khoản thu chi và công nợ để bảo đảm khả năng tài chính cũng như mức độ an toàn vốn của mình.

 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Bảng theo dõi tình hình tiêu thụ cho biết tình hinh luân chuyển thành phẩm, hàng hóa cũng như khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng để công ty có sự điều chỉnh hợp lý cho từng loại sản phẩm cụ thể.

 Bảng theo dõi các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước giúp cho kế toán theo dõi được tình hình thanh toán với các cơ quan chức năng, số thuế còn phải nộp, số thuế được khấu trừ để điều chỉnh cho hợp lý.

3 Đặc điểm phương pháp, quy trình hạch toán trên một số phần hành kế toán cơ bản:

3.1 Kế toán phần hành vật tư:

3.1.1 Đặc điểm Vật tư tại cơ sở:

Do hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là cung cấp hàng hóa nên các loại vật tư đóng vai trò rất quan trọng Các loại vật tư chính của công ty bao gồm:

 Bắp lai các loại: LVN10, Pacific 848, Pacific 963, Pacific 60. Bắp nếp lai các loại: MX2, MX4, MX6, MX8, MX10.

 Lúa lai các loại: Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28, Nam ưu 1, Pac 807.

 Dưa hấu lai các loại: An Tiêm 95, An Tiêm 103, An Tiêm 107, 109, 111, 113.

 Dưa leo lai các loại: CuC 23, CuC 39, CuC 134, Daddy 2231. Khổ qua lai các loại: BiG 14, BiG 21, BiG 49.

 Lúa thuần các loại: IR 59606, IR 56279, OM1490, Jasmine 85, OM 3536.

 Các loại hạt giống rau đậu khác.

Các loại vật tư của công ty được bảo quản tại kho của công ty Do công ty chỉ nhập kho vật tư, hàng hóa khi đã ký kết đơn đặt hàng với người mua hoặc khi có nhu cầu sản xuất kinh doanh nên số lương vật tư, hàng hóa tồn kho không nhiều Chính quá trình quản lý vật tư, hàng hóa hợp lý nên dù các sản phẩm chính là sản phẩm nông nghiệp dễ bị hao hụt mất mát, hư hỏng nhưng việc bảo quản tại kho của công ty không quá khó khăn phức tạp, tốn nhiều chi phí và công sức nhưng vẫn bảo đảm chất lượng vật tư hàng hóa dù hàng hóa chủ yếu được chuyên chở từ miền Nam ra Vì vậy kế toán công ty không phải quan tâm nhiều tới định mức hao hụt của các loại hàng tồn kho.

Việc tính giá xuất hàng tồn kho cũng gặp nhiều khó khăn do tình hình biến động của giá nông sản rất thất thường, khó dự báo trước, mặt khác, do quá trình luân chuyển hàng tồn kho nhanh nên số lượng rất lớn Để việc tính giá sát với giá cả của thị trường, kế toán vật tư đã sử dụng phương pháp tính giá bình quán gia quyền theo từng tháng để tính giá xuất kho Phương pháp này giúp cho việc ghi nhận doanh thu và chi phí chính xác và hợp lý.

Công ty tiến hành kiểm kê kho mỗi tháng hai lần Sau khi tiến hành kiểm kê, kế toán vật tư se đối chiếu với sổ của thủ kho để xem xét các số liệu Nếu có hao hụt ngoài định mức thì kế toán phải tiến hành lập biên bản và tiến hành xử lý theo quy định của công ty

3.1.2 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ:

Các loại chứng từ sau được sử dụng trong quá trình hạch toán vật tư: Chứng từ nguồn nhập: giấy đề nghị nhập vật tư, chứng từ có liên

 Chứng từ nguồn xuất: phiếu đề nghị xuất vật tư

 Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được lập làm 3 liên theo quy định hiện hành

Quy trình luân chuyển phiếu nhập (xuất) kho được khái quát qua sơ đồ sau:

Người giao vật tư (người nhận vật tư)

Lập: giấy đề nghị nhập vật tư (giấy đề nghị xuất vật tư)

Giám đốc công ty Ký duyệt giấy đề nghị nhập (xuất) vật tư

Kế toán trưởng Ký duyệt giấy đề nghị nhập (xuất) vật tư

Kế toán vật tư Lập phiếu nhập (xuất) kho

Kế toán trưởng Ký duyệt phiếu nhập (xuất) kho

Thủ kho Kiểm nhập (xuất kho) vật tư Ghi thẻ kho

Sơ đồ 5

Quy trình luân chuyển phiếu nhập (xuất) kho

Người giao vật tư (người nhận vật tư)

Lập: giấy đề nghị nhập vật tư (giấy đề nghị xuất vật tư)

Giám đốc công ty Ký duyệt giấy đề nghị nhập (xuất) vật tư

Kế toán trưởng Ký duyệt giấy đề nghị nhập (xuất) vật tư

Kế toán vật tư Lập phiếu nhập (xuất) kho

Kế toán trưởng Ký duyệt phiếu nhập (xuất) kho

Thủ kho Kiểm nhập (xuất kho) vật tư Ghi thẻ kho

Kế toán vật tư Ghi sổ kế toán chi tiết

Bảo quản, lưu trữ

3.1.3 Tài khoản, sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ:

 Hạch toán chi tiết:

Công ty hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Sau khi kế toán vật tư lập phiếu nhập, xuất vật tư, kế toán sẽ ghi sổ chi tiết hàng tồn kho, kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp, thủ kho ghi thẻ kho theo dõi về mặt hiện vật Sổ kế toán chi tiết sẽ được đối chiếu với thẻ kho định kỳ mỗi lần kiểm kê Đến cuối tháng kế toán vật tư sẽ căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, và bảng này được sử dụng để đối chiếu với sổ tổng hợp kế toán

Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này được minh họa theo sơ đồ sau: