I GIỚI THIỆU Quy trình cung ứng sử dụng ngun liệu thép xây dựng cơng trình Công ty Xây dựng Dân dụng Công nghiệp Delta viết tắt Ltd., Delta Mục đích: - Xác định, trực quan hóa quy trình quản lý dự án công ty - Đánh giá nút thắt quy trình quản lý dự án công ty - Xây dựng quy trình hợp lý để triển khai áp dụng tương lai - Ứng dụng sơ đồ dòng chảy để xây dựng phân tích, cải tiến quy trình làm việc - Đánh giá hiệu mang lại từ việc cải tiến quy trình Nội dung: Quy trình cung ứng sử dụng nguyên liệu thép xây dựng cơng trình Cơng ty Xây dựng Dân dụng Công nghiệp Delta viết tắt Ltd., Delta Mơ hình cải tiến Bước 1: Sơ đồ hóa q trình hoạt động sản xuất kinh doanh Đây phương pháp tiếp cận theo trình cơng ty Cơng ty sử dụng cơng cụ Sơ đồ hóa dòng giá trị (Value stream mapping) để vẽ nên tranh Quy trình cung ứng NLTXD cơng trình Bước 2: Nêu rõ quy trình, đánh giá, phân tích quy trình nhận diện dạng lãng phí quy trình Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Bước 3: Các giải pháp để giảm trừ lãng phí Sơ đồ hóa q trình hoạt động tương lai mà công ty hướng đến Bước 4: Đánh giá hiệu sau thực giải pháp chuẩn hóa lại cơng việc Các nhà lãnh đạo, quản lý công ty phải đưa tiêu chuẩn cơng việc để trì hoạt động mức sau cải tiến tiếp tục chu kỳ cải tiến Mơ hình cải tiến phát huy hiệu cao cơng ty cơng ty áp dụng tốt hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 cải tiến theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 triển khai thực hành 5S Như vậy, mơ hình quan điểm nhà lãnh đạo, quản lý công ty định hướng mục tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty, nhân tố để giúp công ty tạo lợi cạnh tranh ngày cao thị trường nước quốc tế II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG - QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY HỘI HỘI ĐỒNG ĐỒNG THÀNH THÀNH VIÊN VIÊN Sơ đồ cấu tổ chức công ty: TỔNG TỔNG GIÁM GIÁM ĐỐC ĐỐC P.TGĐ P.TGĐ HÀNH HÀNH CHÍNH CHÍNH Phòng Phòng HÀNH HÀNH CHÍNH CHÍNH NHÂN NHÂN SỰ SỰ P.TGĐ P.TGĐ P.TGĐ P.TGĐ KẾ KẾ HOẠCH HOẠCH TÀI TÀI CHÍNH CHÍNH Phòng Phòng TÀI TÀI CHÍNH CHÍNH KẾ KẾ TỐN TỐN Phòng Phòng KẾ KẾ HOẠCH HOẠCH KỸ KỸ THUẬT THUẬT Phòng Phòng VẬT VẬT TƯ TƯ -THIẾT THIẾT BỊ BỊ P.TGĐ P.TGĐ KỸ KỸ THUẬT THUẬT Phòng Phòng DỰ DỰ ÁN ÁN -ĐẦU ĐẦU TƯ TƯ Page Các Các CƠNG CƠNG TRÌNH TRÌNH THI THI CƠNG CƠNG XÂY XÂY DỰNG DỰNG Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Chu kỳ dự án nhu cầu NLTXD thi cơng cơng trình xây dựng Cơng trình thi cơng xây dựng hình thành thực theo Hợp đồng Thi công xây dựng Ltd., Delta với CĐT Đơn vị Tổng thầu (gọi dự án) Với ứng dụng sơ đồ dòng chảy để xây dựng phân tích, để cải tiến quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Ltd., Delta Tóm tắt ngắn gọn bước hình thành kết thúc cơng trình (dự án) Ltd., Delta sau: Bước Chuẩn bị: Mua hồ sơ mời thầu nghiên cứu điều kiện Hồ sơ mời thầu Hoàn thiện hồ sơ dự thầu để tham gia dự thầu Khi có kết công ty trúng thầu, tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với CĐT Bước 2: Khởi động dự án Hợp đồng ký kết chuyển cho phòng, ban có liên quan đến dự án, phòng ban theo chức lập kế hoạch chi tiết để thực dự án Căn theo vẽ kỹ thuật thi cơng dự tốn BQLDA bóc tách cụ thể phần NLTXD cho HM/GĐ thi công để lên kế hoạch nhu cầu NLTXD Page Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Bước 3: Thực dự án Căn vào hồ sơ thiết kế, vẽ kỹ thuật thi công … BQLDA lập thống tiến độ thi công … với TCGS, CĐT thực thi công xây dựng công trình CÁC BƯỚC CỦA DỰ ÁN Nhận NLTXD theo đặt hàng VẬT vớiTƯnhà cung cấp cập KẾ nhật Đầy đủ -TỔNG Chính xác CHỦ - Kịp HÀNH CHÍNH KẾ TỐN BAN QLDA HOẠCH THIẾT BỊ GIÁM ĐỐC ĐẦU TƯ thời khối lượng Giao - Nhận - Sử dụng NLTXD kết hợp với nhu cầu ngắn hạn CHUẨN BỊ dài hạn để có điều chỉnh kịp thời khối lượng NLTXD cần sử dụng N/c N/c hồ hồ sơ sơ thầu thầu Loại Loại bỏ bỏ Bước 4: Kết thúc dự án Hồ Hồ sơ sơ dự dự thầu thầu Hồ Hồ sơ sơ mời mời thầu thầu Phê Phê duy ệt ệt Kết Kết Hoàn thành bàn giao hoàn thiện hồ sơ bàn giao, toán Hợp đồng dự dự Hồ Hồ sơ sơ dự dự thầu thầu Thông Thông báo báo Kết Kết quả thầu thầu Đàm Đàm phán phán Hợp Hợp đồng đồng BướcKhông 5: Bảo hành Không Phê Phê duy ệt ệt Hợp Hợp đồng đồng đạt đạt Thực thủ tục bảo hành theo thỏa thuận Hợp đồng tiến hành KHỞI ĐỘNG Hợp Hợp lý Hợpđồng đồng đồng TC TC XL XL Kế Kế hoạch hoạch Kế Kế hoạch hoạch Họp Họp khởi khởi động động & TL & TL BQL BQL DA DA XD XD tến tến độ độ Biệp VT, Biệp pháp pháp VT, MMTB MMTB Tài chínhQUAN HỆ SƠ Tài ĐỒ TRONGKhảo HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN sát mặt Khảo sát mặt bằng thi thi công công Hồ Hồ sơ sơ pháp pháp lý lý XDCT XDCT BẢO HÀNH KẾT THÚC THỰC HIỆN Lập Lập kế kế hoạch hoạch chi chi tiết tiết Tạm Tạm ứng ứng Lệnh Lệnh khởi khởi công công Khởi Khởi công công Thi Thi công công cơng cơng trình trình Thanh Thanh tốn tốn Cơng Cơng việc việc -Khối Khối lượng lượng Hoàn Hoàn thành thành Hoàn Hoàn thành thành Bàn Bàn giao giao Thanh Thanh toán toán Giám Giám sát sát Nghiệm Nghiệm thu thu Thanh Thanh tốn tốn Hồn Hồn thiện thiện thủ thủ tục, tục, hồ hồ sơ sơ tăng/giảm tăng/giảm xác xác định định giá giá trị trị KLCVHT KLCVHT Hồ Hồ sơ sơ Hồn Hồn cơng cơng Quyết Quyết tốn tốn Phê Phê duy ệt ệt Hồ Hồ sơ sơ Hồn Hồn cơng cơng Quyết Quyết tốn tốn Page Bảo Bảo lãnh lãnh Bảo Bảo hành hành Thanh Thanh lý lý Hợp Hợp đồng đồng Phê Phê duy ệt ệt Thanh Thanh lý lý Hợp Hợp đồng đồng Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Phân tích đánh giá việc áp dụng VSM chuỗi tạo giá trị vfa tác động quy trình cung cấp NLTXD cơng trình xây dựng 3.1 Tổng quan mục tiêu Lean Manufacturing Là hệ thống công cụ phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất lãng phí q trình sản xuất Lợi ích hệ thống giảm giá trị đầu vào NLTXD, giảm chi phí sản xuất rút ngắn thời gian sản xuất Cụ thể: Phế phẩm lãng phí: Giảm phế phẩm lãng phí hữu hình khơng cần thiết, việc sử dụng vượt định mức NLTXD so với tiêu chuẩn đầu vào hay sử dụng không hết để lâu không bảo quản gây rỉ sét không sử dụng VD: Như thép sử dụng cho hạng mục có cường độ kéo 290 mà cơng trình lại sử dụng thép có cường độ kéo cao 350 với chi phí đầu vào cao vốn không CĐT yêu cầu Hay việc sử dụng thép có chiều dài 11 m cần phải Page Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động tính tốn cắt cho phù hợp với hạng mục sử dụng để phần lại thép sử dụng cho phần khác không tạo hàng loạt phế phẩm (đầu mẩu thừa bán sắt vụn) mà hồn tồn tính tốn để ngăn ngừa giảm thiểu tối đa lãng phí Với mục tiêu làm giảm phế phẩm tăng tỷ lệ sử dụng NLTXD vào giá thành KLSPHT làm giảm Khối lượng nhu cầu đầu vào cung ứng NLTXD BQLDA Chu kỳ sản xuất: Giảm thời gian sản xuất cách giảm thiểu thời gian chờ đợi công đoạn việc đáp ứng Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời NLTXD, thời gian chuẩn bị cho quy trình xây lắp từ đưa NLTXD vào gia công đổ bê tông đến đảm bảo độ kết cấu vững khối bê tông, thời gian chuyển đổi công việc, Hạng mục/Giai đoạn thi cơng cơng trình Mức tồn kho: NLTXD phải dự trữ cho sản xuất việc giảm thiểu mức hàng tồn kho tất cơng đoạn sản xuất q trình thi cơng thực dự án với mức tồn kho NLTXD thấp (mức tối thiểu) đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động (vốn vay Ngân hàng hơn) Tận dụng mặt bằng: NLTXD công trường xây dựng để tồn kho chiếm diện tích mặt lớn, đặc biệt cơng trình thi cơng móng nhà cao tầng có diện tích mặt khơng lớn diện tích móng thường chiếm 50% diện tích mặt thi cơng, lượng tồn kho NLTXD lớn gây cản trở, ùn tắc mặt sản xuất việc máy móc, thiết bị thi cơng hoạt động phải di chuyển công trường cần phải giảm thiểu diện tích mặt chứa đựng NLTXD Sản lượng: Việc tổng hợp đồng thời nhu cầu NLTXD công trường thi công địa bàn để đặt hàng với nhà cung cấp lô hàng giảm giá mua lượng lớn NLTXD tiết kiệm chi phí giao nhận, vận chuyển 3.2 Tổng quan nguyên tắc Lean Manufacturing Nguyên tắc 1: Xác định giá trị sản phẩm dịch vụ theo nhu cầu khách hàng Nguyên tắc lean cho rằng: Giá trị sản phẩm hay dịch vụ xác định khách hàng thật yêu cầu, sẵn lòng trả tiền để có Page Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Điều có nghĩa doanh nghiệp cần nhận thức rằng: Giá trị sản phẩm hay dịch vụ khách hàng định doanh nghiệp tự đưa Trên thực tế, doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu khách hàng, tập trung nguồn lực vào hoạt động đáp ứng nhu cầu đó, giảm thiểu hoạt động gây lãng phí, tăng mức độ thỏa mãn cho khách hàng Nguyên tắc 2: Thiết lập dòng chảy giá trị - xây dựng quy trình Sau xác định giá trị cho sản phẩm, dịch vụ, bước doanh nghiệp cần hoạt động cần thiết để tạo giá trị đó, tiến hành kết nối hoạt động thành chuỗi liên tục, xuyên suốt trình kinh doanh doanh nghiệp Lean định nghĩa: “Dòng chảy giá trị bao gồm tất hoạt động gia tăng giá trị, không gia tăng giá trị cần thiết để biến đổi nguồn lực đầu vào thành sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng” Nguyên tắc 3: Đảm bảo chuỗi giá trị doanh nghiệp “chảy liên tục” Các hoạt động cần thiết toàn chuỗi giá trị phải xếp cho tạo thành dòng chảy liên tục, xuyên suốt công đoạn sản xuất, đến tạo thành sản phẩm cuối giao cho khách hàng Nguyên tắc giúp doanh nghiệp đảm bảo tính liên tục sản xuất, giảm thiểu loại lãng phí phải chờ đợi bán thành phẩm từ cơng đoạn trước, lãng phí cân đối cách bố trí cơng việc phân bổ nguồn lực Nguyên tắc 4: Khách hàng người thực kích hoạt kéo chuỗi giá trị: Nguyên tắc lean rõ: Khách hàng người định hoạt động tạo giá trị doanh nghiệp bắt đầu hoạt động theo dòng chảy - Đối với khách hàng bên ngồi doanh nghiệp thì: Bộ phận kinh doanh phải trở thành cầu nối khách hàng xưởng sản xuất - Đối với khách hàng nội doanh nghiệp: (Lean định nghĩa nội doanh nghiệp: Công đoạn sau khách hàng nội cơng đoạn trước) theo ngun tắc này: Cơng đoạn trước thực hoạt động tạo giá trị có tín hiệu từ cơng đoạn sau Ngun tắc 5: Cải tiến liên tục Page Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Lean đòi hỏi doanh nghiệp phải nỗ lực cố gắng đạt đến hoàn thiện cách không ngừng phát loại bỏ hoạt động lãng phí Để thực điều doanh nghiệp cần phải hướng hoạt động theo mơ hình PDCA (vòng tròn Deming), lấy thành tựu doanh nghiệp đạt ngày hôm này, mốc so sánh cho mục tiêu ngày mai Nhờ mà hoạt động cải tiến trì liên tục mức độ lãng phí giảm dần theo bước áp dụng Lean 3.3 Tổng quan cơng cụ dòng chảy giá trị - Value Stream Map Lean đinh nghĩa “Sơ đồ dòng chảy giá trị là: Một công cụ quản lý trực quan, mô tả tổng quát tất hoạt động cần thiết triển khai sản xuất nhóm sản phẩm, cung cấp loại dịch vụ có quy trình đồng dạng kể từ lúc khách hàng gửi đơn đặt hàng đến doanh nghiệp giao hàng” Sơ đồ dòng chảy giá trị giúp thành viên công ty nhận thức tổng thể hoạt động diễn q trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ, từ xác định được: - Đâu hoạt động giá trị, chiếm thời gian - Đâu hoạt động không tạo giá trị (lãng phí) cần thiết nên chưa thể loại bỏ được, chiếm thời gian - Đâu hoạt động lãng phí loại bỏ được, hiên làm thời gian  Trên thực tế, dòng sản phẩm loại dịch vụ có hai sơ đồ dòng chảy giá trị: - Sơ đồ dòng chảy giá trị tại: Mô tả hoạt động thực tế công ty áp dụng - Sơ đồ dòng chảy giá trị tương lai: Mô tả hoạt động mà công ty dự kiến áp dụng, sau số hoạt động lãng phí loại bỏ 3.4 Phân tích, đánh giá hội áp dụng VSM chuỗi tạo giá trị quy trình quản lý dự án Page Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động  Chuỗi giá trị thứ : Là trình cung cấp sản phẩm bên ngồi doanh nghiệp Q trình có đặc điểm gắn với diện khách hàng Quá trình cung cấp sản phẩm Các BCV cần thực  Năng lực đáp ứng nhu cầu sản phẩm Các điều kiện thỏa mãn với sản phẩm Quá trình thực sản xuất sản phẩm Giao Nhận giai đoạn sản phẩm Hoàn thành bàn giao      (1) (2) (3) (4) (5) Nhìn vào lưu đồ ta nhận thấy việc kiểm sốt lãng phí với chuỗi giá trị khơng đơn gắn với việc giảm thời gian chờ đợi, việc xem xét khách hàng việc đáp ứng nhu cầu sản phẩm ln đòi hỏi chất lượng Chất lượng KLSPHT gắn với chất lượng nguyên liệu có NLTXD có nhãn hiệu, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật hay không Ngoài việc chứng minh tiêu chuẩn mặt kỹ thuật nhà sản xuất mà công trường thi công loại NLTXD phải kiểm tra thí nghiệm mẫu quan có thẩm quyền phục vụ cho việc xây dựng để đáp ứng yêu cầu theo hồ sơ thiết kế thi công yêu cầu CĐT Rõ ràng nhân tố tác động lên q trình chúng nằm ngồi tổ chức Do để cải tiến mơ hình chuỗi giá trị cần thỏa mãn nhu cầu khách hàng (CĐT đáp ứng nhà cung cấp), nhu cầu CĐT đáp ứng giai đoạn nghiệm thu KLSPHT/GĐ hoàn thành bàn giao cơng trình  Chuỗi giá trị thứ hai : Bao gồm bước công việc cần thực để cung cấp NLTXD phải Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời cho việc sản xuất công trường thi công Chuỗi giá trị chủ yếu chảy nội tổ chức Page 10 11 12 Chuyển tiền P.TC-KT  Phê duyệt TGĐ  Thanh toán P.TTC-KT  Giao nhận BQLDA TGĐ   Phê duyệt  Đặt hàng Quản trị hoạt động P.VT-TB  Hợp đồngTạm ứng P.TC-KT  Phê duyệt TGĐ  HĐ nguyên tắc đảm bảo việc CC TL.TGĐ TGĐ  Phê duyệt P.VT-TB KL/ĐK nhà cung cấp P.KH-KT  Nhu cầu NLTXD từ nơi sản xuất BQLDA   Cung ứng NL thép xây dựng Các BCV cần thực KLSXXem xét nhu cầu theo tiến độ Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 13 Sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy nội công ty Mục tiêu chuỗi giá trị việc cung ứng NLTXD phải Đầy đủ - Chính xác Kịp thời theo nhu cầu sản xuất công trường phù hợp với khối lượng tiến độ thi cơng, muốn việc xác nhận cung cấp NLTXD đặt hàng đảm bảo theo yêu cầu đặt hàng Hợp đồng với nhà cung cấp Việc kiểm sốt q trình cung cấp NLTXD liên quan trực tiếp tới phương thức để giao, nhận việc chuẩn bị liên quan đến nhân sự, công cụ, phương tiện, áp dụng cho phương thức giao, nhận Việc cung cấp xác nhận thơng tin phận công ty liên quan đến trình phải truyền đạt trước thời gian hợp lý không phát sinh thời gian chờ đợi q trình thơng tin bị tồn đọng Chuỗi giá trị cơng ty hồn tồn xử lý nút thắt có để giải phóng lực phận tham gia Việc xác định đúng, đầy đủ kịp thời nhu cầu số kế hoạch, dự báo đạt tỷ lệ xác cao việc kiểm sốt phối hợp phận tốt Thực tế cho thấy cơng trình thi cơng xây dựng cơng ty thường kéo dài tối thiểu tháng, tiến độ khối lượng công việc thực lập kế hoạch chi Page 10 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Kết BCV5 đáp ứng yêu cầu BCV6: Tổng Giám đốc ký kết hợp đồng, đóng dấu Kết BCV6 đáp ứng yêu cầu BCV7: Phòng TC-KT theo Hợp đồng làm thủ tục chuyển tiền tạm ứng Hợp đồng cho nhà cung cấp Kết BCV7 đáp ứng yêu cầu BCV8: - Hợp đồng có hiệu lực tạm ứng ràng buộc nhà cung cấp cho điều kiện cung cấp cho đơn đặt, đơn đặt hàng quy định công ty báo trước thời hạn 03 ngày - Nhà cung cấp phải giao Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời theo đơn đặt hàng nhà cung cấp xác nhận Việc chờ đợi xác nhận đơn đặt hàng công ty với nhà cung cấp thời gian chờ đợi bên ngồi khơng nằm dòng chảy nội - Phòng VT-TB thơng tin với nhà cung cấp đơn hàng đặt lập đơn đặt hàng trình TGĐ phê duyệt, thơng tin đến nhà cung cấp qua điện thoại chuyển đơn đặt hàng TGĐ duyệt đến nhà cung cấp Fax Email Kết BCV8 đáp ứng yêu cầu BCV9: Nhận kết xác nhận nhà cung cấp phòng VT-TB thơng tin cho BQLDA điện thoại Fax/Email cho việc giao nhận hàng cụ thể địa điểm, thời gian, số lượng, quy cách chủng loại NLTXD Kết BCV9 đáp ứng yêu cầu BCV10: - BQLDA bố trí nhân lực, công cụ, phương tiện để thực công việc giao nhận với nhà cung cấp Kết giao nhận cụ thể xác nhận lưu tổng hợp theo dõi gửi lên phòng TC-KT - Phòng VT-TB lưu tổng hợp theo dõi gửi kết tổng hợp đến phòng TC-KT Kết BCV10 đáp ứng yêu cầu BCV11: Phòng TC-KT kết tổng hợp phòng VT-TB chứng từ gốc BQLDA đối chiếu với nhà cung cấp xác nhận giá trị NL giao nhận làm toán Page 18 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Căn hợp đồng, đơn đặt hàng giá trị thực tế giao nhận kế toán dề nghị toán theo thời hạn cam kết toán cơng ty nhà cung cấp Trình TGĐ phê duyệt hồ sơ toán - Đến thời han toán trình TGĐ ký chứng từ tốn Kết BCV11 đáp ứng yêu cầu BCV12: TGĐ phê duyệt ký chứng từ tốn, đóng dấu Kết BCV12 đáp ứng yêu cầu BCV13: Thực toán (giải ngân) cho nhà cung cấp Ngân hàng Kết luận: Hầu hết kết bước công việc trước thỏa mãn nhu cầu BCV sau theo trình tự thủ tục cơng việc - Tuy nhiên BCV1 cơng việc định tính Đầy đủ - Chính xác BCV2 gây ùn tắc dòng chảy giá trị cần cân đối lại, - BCV3 BCV5 lựa chọn nhà cung cấp soạn thảo đàm phán hợp đồng nên gộp lại thành BCV với BCV4 BCV6 phê duyệt chọn nhà cung cấp hợp đồng cần gộp lại thành BCV, - BCV phê duyệt đơn đặt hàng cần loại bỏ để hợp thức mặt pháp lý (việc định rõ hợp đồng) với nhà cung cấp việc xuất phát từ nhu cầu đề nghị BQLDA xem xét phòng KH-KT bước chia tách thực cho hiệu thuộc trách nhiệm phòng VT-TB nên giao trách nhiệm cho phận không thiết phải qua ký duyệt nhiều mà thông qua kênh thơng tin hệ thống kiểm sốt chéo phận  Nguyên tắc thứ hai: Thiết lập dòng chảy giá trị Nguyên tắc buộc doanh nghiệp phải tìm cách xếp bước cơng việc cách hợp lý, logic lưu đồ dòng chảy giá trị Trên thực tế, công việc thực hội tụ đủ nguồn lực đầu vào Do để thiết lập quy trình xác, xếp bước công việc cách hợp lý, logic lưu đồ dòng chảy giá trị, ta quan sát nhu cầu nguồn lực kết đạt bước công việc Tiến hành rút gọn hay loại Page 19 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động bỏ bước công việc hiệu tiến hành xây dựng sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy tương lai quy trình mà trình tự thực cơng ty điều chỉnh hướng Chuyển tiền P.TC-KT 30 120 240 120 30 60 60 L/T 60 D/T 30 Phê duyệt TGĐ 60 60 480 180 Thanh toán P.TTC-KT 240 90 480 330 Giao nhận BQLDAP.VT-TB P/T 60 10 180 Đặt hàng P.VT-TB 60 90 Hợp đồngTạm ứng P.TC-KT 30 90 Phê duyệt TGĐ 60 540 Tổng hợp KL, nhà CC Lập HĐ P.VT-TB 60 300 KLSXXem xét nhu cầu theo tiến độ P.KH-KT 240 Nhu cầu NLTXD từ nơi SX BQLDA  720 Cung ứng NL thép xây dựng Các BCV cần thực tới bước công việc cụ thể sau: Sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy tương lai Chú thích: Một ngày thời gian làm việc tiếng (480 phút) thời gian P/T, D/T L/T kết đo lường dòng chảy hướng tới điều chỉnh lại thời gian cải tiến hệ thống ISO 9001-2000 công ty P/T: Thời gian cần thiết để xử lý công việc = 1.860 phút D/T: Thời gian chờ đợi = 690 phút L/T: Tổng thời gian hoàn thành công việc = 2.550phút Page 20 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Như kết luận nguyên tắc thứ phận tích cần gộp BCV3 BCV5 vào làm BCV4 BCV6 vào làm loại bỏ BCV4 BCV5 Việc làm tăng tính trách nhiệm với phòng VT-TB TGĐ người xem xét, lựa chọn, phê duyệt việc gộp BCV3 BCV5 sinh thiếu khách quan có TL.TGĐ kiểm sốt thực tế khơng cần thiết TGĐ người định thấy cần thiết thấy có vấn đề có nhiều cách khắc phục có hệ thống kiểm sốt chéo, theo nguyên tắc biến khách hàng trở thành người kích hoạt chuỗi giá trị nên cần thiết phải bỏ 02 BCV Để đảm bảo tính Đầy đủ - Chính xác nhằm nâng cao hiệu BQLDA phòng KH-KT phải có phối hợp tốt, nhân phòng KH-KT phải thực tế hiểu rõ chất kết cấu cơng trình thi công việc sử dụng hiệu NLTXD để phối hợp xác định nhu cầu ngồi yếu tố việc cải tiến không ngừng mục tiêu cải tiến theo tiêu chuẩn ISO công ty Việc tổng hợp nhu cầu đặt hàng xác định đơn đặt hàng nghiệp vụ chun mơn phòng VT-TB việc xác định hiệu hay khơng tính Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời mà phòng VT-TB đầu mối cung cấp cho cơng trường thi công nên BCV9 phê duyệt đơn đặt hàng thủ tục phát sinh thời gian chờ đợi bàn TGĐ Vậy nên loại bỏ bước cơng việc Xét góc độ quản lý BCV8 Sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy tương lai phòng TC-KT tổng hợp xác nhận giá trị toán BCV9 TGĐ phê duyệt kiểm sốt được, BCV chia nhỏ kế hoạch tổng thể hợp đồng nguyên tắc phê duyệt cho đơn đặt hàng nên BCV cần loại bỏ Việc loại bỏ bước công việc để thấy việc TGĐ giao cho phận nghiệp vụ cơng việc nghiệp vụ đơn hay P.TGĐ bởi; Sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy nội cơng ty có đến bốn 04 BCV phải phê duyệt TGĐ TGĐ hay P.TGĐ ủy quyền có phê duyệt quy trình chiếm nhiều thời gian việc gây lãng phí lớn Page 21 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động thời gian làm việc lãnh đạo cấp cao TGĐ/P.TGĐ mà thời gian chờ đợi  Với quy trình BCV trước chuyển giao cho BCV sau lần dẫn tới thời gian phải nằm chờ đợi lẫn dòng chảy giá trị: Để thấy rõ tác hại điều ta quan sát sơ đồ sau: Trình tự luân chuyển BCV trước -> sang BCV sau BP BP A BP B C Lead Time: 3030 phút cho tồn q trình 720 phút cho BCV Mục tiêu thực theo mơ hình dòng chảy liên tục BP BP B A chuyền BP C chuyền 2550 phút cho tồn q trình 690 phút cho BCV Sau thấy rõ tác hại việc tồn đọng BCV ta quay lại với trình thực hiên diễn Cơng ty Từ sơ đồ dòng chảy giá trị ta xác định được: P/T = 2040 phút L/T = 3030 phút Ta nhận thấy trường hợp L/T lớn P/T (gấp 1,5 lần) Điều phần quy trình thừa số BCV, BCV chưa xếp Page 22 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động cách hợp lý (hai nguyên nhân phân tích trên), phần tồn đọng thông tin phận phần nằm chờ đợi BCV III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN Hoạt động cải tiến công ty để đạt mục tiêu tác nghiệp hiệu Từ Sơ đồ chuỗi giá trị dòng chảy cơng ty Sơ đồ chuỗi giá trị dòng chảy tương lai Từ mục tiêu nguyên tắc Laen ta lập lưu đồ quy trình cung cấp NLTXD hình tượng mơ tả dòng chảy để phân tích sau: Nhu Nhu cầu cầu nguyên nguyên liệu liệu Xem Xem xét xét nhu nhu cầu cầu Các Các nhà nhà cung cung cấp cấp Hợp Hợp đồng đồng nguyên nguyên tắc tắc LƯU ĐỒ QUY TRÌNH CUNG ỨNG NGUYÊN LIỆU THÉP XÂY DỰNG Phê Phê duyệt duyệt T T Trách Tạm Tạm ứng ứng nhiệm BQLDA CÁCĐặt BƯỚC CƠNG VIỆC Đặt hàng hàng THEO DỊNG CHẢY HIỆN TẠI Phê Phê duyệt duyệt Tiêu chuẩn BIỂU MẪU HỒ SƠ Thời gian xử lý CV ISO - Bảng tổng hợp nhu cầu KL chi tiết loại NLTXDcủa công trường xây dựng 720’ Giao Giao –– Nhận Nhận Page 23 Sử Sử dụng dụng Thanh Thanh toán toán Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động P.KH-KT ISO - Bảng tổng hợp giá trị KL 300’ P.TB-VT ISO - Bảng tổng hợp giá trị KL BQLDA - Hồ sơ sản phẩm … nhà cung cấp 540’ TL.TGĐ ISO - Hợp đồng nguyên tắc 180’ TGĐ ISO - Bảng tổng hợp giá trị KL - Nhà cung cấp - Hợp đồng nguyên tắc 180’ P.TC-KT P.TB-VT ISO - Hợp đồng nguyên tắc - Đơn đặt hàng - Ủy nhiệm chi 270’ TGĐ ISO - Đơn đặt hàng - Ủy nhiệm chi 60’ BQLDA ISO - Phiếu nhập kho 540’ BQLDA P.TC-KT ISO - Phiếu xuất kho - Bảng tổng hợp toán khối lượng NL thép giao, nhận - Ủy nhiệm chi 240 Dòng thơng tin phản hồi theo bước cơng việc Dòng thơng tin phản hồi cho công tác nghiệp vụ quản lý Từ lưu đồ mơ tả, xem xét, đánh giá, phân tích trình tự xử lý bước cơng việc theo dòng chảy dòng chảy tương lai trình bày nguyên tắc thứ thứ hai mục II/4/4.2 Trên lưu đồ BCV thể rõ cần thiết phải gộp vào BCV bị quay vòng TGĐ cần phê duyệt lần BCV6 việc tạm ứng theo hợp đồng việc phê duyệt TGĐ bắt buộc người đại diện theo pháp luật không nhiều thời gian việc phê duyệt đơn đặt hàng bước nên loại bỏ BCV8 lưu đồ việc giao, nhận phải tổng hợp cung cấp thơng tin kịp thời để kiểm sốt việc cung cấp giá trị khối lượng toán với nhà cung cấp BCV9 phải cung cấp thông tin kịp thời để xác định xác nhu cầu có kế hoạch cho đơn hàng Page 24 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Loại bỏ lãng phí đánh giá hiệu việc cải tiến 2.1 Loại bỏ lãng phí (theo lãng phí Laen): Việc xác định xác nhu cầu (kế hoạch) có tỷ lệ xác cao yếu tố Đầy đủ - Chính xác cao làm giảm thời gian đợi chờ phải quay vòng thơng tin khối lượng xác định thiếu, vòng thời gian chờ đợi khơng tốn thời gian chu kỳ mà luân chuyển NLTXD cơng trường tồn kho có chủng loại quy cách sang công trường thiếu lãng phí nguồn lực vận chuyển lòng vòng nội Và yếu tố thơng tin phản hồi phải xác, kịp thời để xác định đầy đủ nhu cầu, việc phải xác nhận lại với cơng trường làm cho chu kỳ từ đặt hàng đến giao hàng chậm lại thời gian bổ sung đơn hàng cắt giảm đơn hàng đặt… Xác định lãng phí quy trình gồm: - Sản xuất thừa: BCV1 không thực đủ BCV2 không thực tế dẫn đến sản xuất thừa BCV1 không đáp ứng nhu cầu BCV2 Sản xuất thừa từ BCV1 BCV2 sản xuất thừa cho hết quy trình cung cấp NLTXD - Đợi chờ: Như phân tích thời gian đợi chờ bước cơng việc văn phòng tất yếu phải có chuyển giao phận BCV đồng thời bước công việc văn phòng ln thời gian đọc BCV3 BCV5 dòng chảy tại, xem xét vấn đề thời gian chờ đợi để cá nhân giải nhiều công việc ngày làm việc (đó nút thắt thường xảy thực tế) Ngoài thời gian để bàn cá nhân phận hay chờ đợi để phê duyệt BCV4, BCV5 BCV9 dòng chảy hay việc chờ đợi tác nghiệp không kịp thời Page 25 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động giao hàng chậm giao khơng đầy đủ, xác làm phát sinh thời gian chờ đợi sản xuất - Vận chuyển: Việc không xác định đầy đủ nhu cầu dẫn đến thiếu thừa phải luân chuyển nội phát sinh việc lãng phí vận chuyển công trường công ty hay việc tác nghiệp khơng tốt phòng VT-TB BQLDA làm lãng phí phương tiện vận chuyển, chi phí vận chuyển, công cụ, phương tiện phục vụ công việc giao nhận Đối với quy trình việc ln chuyển vòng BCV3 BCV5 BCV4 BCV6 thừa tạo lãng phí luân chuyển tác nghiệp làm thời gian lại chờ đợi - Lưu kho: Cũng việc không xác định đầy đủ nhu cầu dẫn đến thiếu thừa phải luân chuyển nội không luân chuyển kịp thời dẫn đến tồn kho NLTXD mức cần thiết cơng trường Đối với quy trình việc BCV1 chưa đáp ứng BCV2 BCV8 không đáp ứng nhu cầu BCV1 đẫn đến tồn kho dòng chảy giá trị khơng thơng suốt Hay hồ sơ để bàn BCV không giả dạng tồn kho - Thao tác: Các phận cá nhân dẫn đến thao tác thừa việc duyệt đơn đặt hàng với TGĐ nhà cung cấp A không xác nhận phải chuyển qua nhà cung cấp B phải làm lại đơn đặt hàng hay việc thuyết minh mức cần thiết cho nhu cầu BCV1 cho BCV2 hay việc đòi hỏi mức cần thiết BCV2 với việc thuyết minh BCV1 thao tác thừa… - Gia công thừa: Page 26 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Việc thiết kế quy trình cung cấp cơng ty gia cơng thừa BCV phân tích biểu mẫu yêu cầu xác nhận, tổng hợp nhiều mức cần thiết gia cơng thừa Việc nhận diện lãng phí giúp hoạt động cải tiến xác định mục tiêu cần phải loại bỏ lãng phí nào, bước cắt bỏ lãng phí công cải cách đổi quản lý công ty, phát huy hiệu cao tương lai 2.2 Đánh giá hiệu cải tiến quy trình quản lý dự án Từ việc xây dựng sơ đồ dòng chảy việc xây dựng sơ đồ dòng chảy tương lai, so sánh đánh giá hiệu cải tiến quy trình cung cấp NLTXD hệ thống quản lý dự án lượng hóa thời gian xác định giá trị cụ thể sau: Ở sơ đồ dòng chảy giá trị Tổng thời gian P/T: 2.040 phút Ở sơ đồ dòng chảy giá trị tương lai Tổng thời gian P/T: 1.860 phút quy trình cung cấp D/T: 990 phút quy trình cung cấp D/T: 690 phút NLTXDlà: L/T: 3.030 phút NLTXDlà: L/T: 2.550 phút Thời gian rút ngắn bố trí lại bước công việc cách hợp lý sơ đồ chuỗi giá trị dòng chảy với sơ đồ chuỗi giá trị dòng chảy tương lai: 3.0302.550 = 480 phút tương đương ngày  Đo lường hiệu mặt giá trị:  So với tiền lương phải trả: ta lượng hóa chi phí tiết kiệm (nhờ áp dụng sơ đồ dòng chảy giá trị tương lai) sau: Chi phí tiền lương bình qn cơng ty 10.000.000 đồng/người/tháng Áp dụng công thức: Page 27 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Chi phí tiết kiệm = Tiền lương bình quân/tháng * thời gian rút ngắn/30 * Số đơn đặt hàng năm Ta có bảng tính “chi phí tiết kiệm cải tiến quy trình” sau: Năm - Tổng khối NL thép cung cấp (tấn) - Số lần đặt hàng năm với mức bình qn 200 tấn/lần - Chi phí tiết kiệm (đồng) 2008 2009 2010 16.866 24.733 34.133 84 124 170 28.000.00 41.333.33 56.666.666 Như sơ đồ dòng chảy tương lai áp dụng từ đầu chi phí tiết kiệm doanh nghiệp tính đến thời điểm năm 2010 (về dòng tiền tại) là: 28.000.000*(1+0.15)^4 + 41.333.333*(1+0.15)^3 + ∑Chi phí = 56.666.666*(1+0.15)^2 = 162.414.499 đồng Giả định Lãi suất ngân hàng 15%/năm Hoàn toàn tương tự Với đơn đặt hàng phải thực năm 2011 210 đơn hàng, ta tính chi phí tiết kiệm cho năm 2011 áp dụng sơ đồ dòng chảy giá trị tương lai là: 10.000.000/30 * 210 = 70.000.000 đồng  So với giá trị khối lượng sản phẩm hoàn thành: Giá trị NLTXD chiếm khoản 20% giá trị khối lượng thực công ty chu kỳ 20 ngày kết cấu bê tông đảm bảo cho chu kỳ sản xuất ảnh hưởng đến thời gian toán cho giá trị KLSPHT tập số nhóm trình bày là: 100/20 *1/20 = 1/4 tức làm giảm ¼ thời giam nghiệm thu KLSP hồn thành tương ứng làm giảm ¼ thời gian đề nghị tốn với CĐT Giả sử tỷ suất hồn vốn nội doanh nghiệp (IRR) 24% năm ta có: IRR(tháng) = 24% = 2% (tháng) 12 Áp dụng công thức: Page 28 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Chi phí tiết kiệm = IRR * thời gian rút ngắn/30 * Doanh thu năm Ta có bảng tính “chi phí tiết kiệm cải tiến quy trình” sau: Đơn vị tính: 1.000 đồng Năm Tổng giá trị khối lượng thực Chi phí tiết kiệm 2008 2009 2010 1.265.000.000 1.856.000.000 2.562 000.000 210.000 309.330 427.000 Như sơ đồ dòng chảy tương lai áp dụng từ đầu chi phí tiết kiệm doanh nghiệp năm 2008, 2009, 2010 (về dòng tiền tại) là: ∑Chi phí = 210.000*(1+0.15)^4 + 309.330*(1+0.15)^3 + 427.000*(1+0.15)^2 = 932.077.300 đồng Giả định Lãi suất ngân hàng 15%/năm Tương tự, với mục tiêu doanh thu năm 2011 đạt 3.000 tỷ đồng, ta tính chi phí tiết kiệm cho năm 2011 áp dụng sơ đồ dòng chảy giá trị tương lai là: 2% * ngày/30*1/4 * 3.000.000.000.000 = 500.000.000 đồng Tóm lại: Với việc áp dụng cơng cụ VSM để phân tích quy trình cung cấp NLTXD trơng tổng thể hệ thống quy trình cơng ty áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 cơng ty tiết kiệm lượng chi phí đáng kể bị lãng phí việc cung ứng NLTXD hệ thống quy trình quản lý dự án BQLDA cơng ty KẾT LUẬN Quy trình cung cấp NLTXD nằm hệ thống quy trình quản lý dự án cơng ty thực tế có nút thắt xét tổng thể quy trình quản lý dự án Page 29 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động phận, nhân mô tả công việc xác định dòng chảy với quy trình kép kín Việc cơng ty áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2000 thời gian dài với nguyên tắc cải tiến liên tục công ty điều chỉnh cải tiến quy trình xây dựng cải tiến tồn hệ thống cơng ty Mục tiêu Lean hệ thống công cụ phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất lãng phí q trình sản xuất Lợi ích hệ thống giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, rút ngắn thời gian sản xuất Việc x ây dựng áp dụng nguyên lý Lean lĩnh vực dịch vụ ln đòi hỏi doanh nghiệp phải cầu thị ln có cải tiến liên tục, nỗ lực bền bỉ Phải nhận thức SXKD trình thực cải tiến liên tục theo q trình khơng phải vấn đề thuộc phận; Nuôi dưỡng nâng cao tiêu chuẩn giá trị niềm tin người lao động công ty; Không thỏa mãn với kết nhỏ nhặt làm ý chí dũng cảm cần thiết; Không bỏ chưa đạt mục đích; Dự kiến trước vượt qua hàng rào trở ngại cải tiến trách nhiệm lãnh đạo doanh nghiệp; Cải tiến diễn từ lên do; tầm nhìn, lực nhân viên q trình SXKD khơng tránh khỏi phải vượt qua ranh giới tổ chức công ty mà cán quản lý cấp trung gian khơng đủ thẩm quyền u cầu, q trình tiến hành chế hành làm quyền lợi, ảnh hưởng thẩm quyền họ; Cải tiến phải đặt vào thứ tự ưu tiên hàng đầu chương trình hoạt động nghị cơng ty Nếu khơng khơng nhận quan tâm cần thiết chống đối, kháng cự bảo thủ xu hướng tự nhiên người tổ chức đưa nỗ lực cải cách đến chỗ gián đoạn thất bại; Sự thành công cải tiến chỗ chất lượng sáng kiến mà chỗ họ phải làm sáng kiến đó, thất bại không vượt qua giai đoạn ý niệm để vào giai đoạn thực hiện; Page 30 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Tiến hành cải tiến không muốn làm cho lòng tham vọng vơ ích Vì số người có lợi ích gắn với q trình hoạt động tại, số bị việc số nhân viên khác làm việc khó chịu Tài liệu tham khảo: Góp ý thầy giáo Tiến sĩ: Nguyễn Danh Nguyên - Khoa Kinh tế - Quản lý Trường Đại học Bách khoa Hà nội bạn lớp MBA.X0110 buổi thuyết trình tập nhóm 2 Tài liệu tham khảo môn học Quản trị hoạt động – Chương trình Đào tạo Thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế - MBA: năm 2011; Trung tâm ETC – Đại học quốc gia Việt Nam; Page 31 Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Tài liệu tham khảo môn học Quản trị sản xuất & dịch vụ (Lý thuyết tập)GS.TS Đồng Thị Thanh Phương – Nhà xuất lao động- xã hội Tài liệu tham khảo Quản trị sản xuất tác nghiệp – Nguyễn Văn Dung Bài viết: “Kế tốn tinh gọn” – Tạp chí kế tốn Trang website: http://deltacorp.vn Tài liệu công ty Delta (tài liệu lưu hành nội bộ) Các tài liệu tham khảo khác internet, báo quản trị kinh doanh Page 32 ... cầu cầu nguyên nguyên liệu liệu Xem Xem xét xét nhu nhu cầu cầu Các Các nhà nhà cung cung cấp cấp Hợp Hợp đồng đồng nguyên nguyên tắc tắc LƯU ĐỒ QUY TRÌNH CUNG ỨNG NGUYÊN LIỆU THÉP XÂY DỰNG Phê... TƯ Page Các Các CƠNG CƠNG TRÌNH TRÌNH THI THI CƠNG CÔNG XÂY XÂY DỰNG DỰNG Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10 Quản trị hoạt động Chu kỳ dự án nhu cầu NLTXD thi công công trình xây dựng Cơng trình thi... thống quy trình cơng ty áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 cơng ty tiết kiệm lượng chi phí đáng kể bị lãng phí việc cung ứng NLTXD hệ thống quy trình quản lý dự án BQLDA công ty KẾT LUẬN Quy trình