Đang tải... (xem toàn văn)
Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org Writer. - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Text Document.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER Cách khởi động Writer Màn hình làm việc Writer Các hình thể văn 10 Tạo tài liệu 10 Lưu tài liệu lên đĩa 10 Mở tài liệu tồn đĩa .12 Xuất tài liệu dạng tệp PDF 13 Hiện/ẩn công cụ 13 Thay đổi đơn vị tính thước 14 10 Xem nhiều trang văn lúc 14 11 Thốt khỏi mơi trường làm việc .15 12 Bài tập .16 CHƢƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN 17 Một số thao tác soạn thảo .17 1.1 Nhập văn 17 1.2 Thao tác khối văn 18 Các kỹ định dạng văn 20 2.1 Định dạng ký tự .20 2.2 Sao chép định dạng 22 2.3 Thay đổi định dạng mặc định 22 2.4 Điều chỉnh khoảng cách ký tự 22 2.5 Chọn màu chữ 23 2.6 Tô văn 24 Định dạng đoạn văn .26 3.1 Căn chỉnh lề 26 3.2 Thiết lập Bullets and Numbering 29 3.3 Thiết lập Tab 32 3.4 Soạn thảo cơng thức tốn học 34 3.5 Chia văn thành nhiều cột 35 3.6 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn 36 3.7 Chèn thích cuối trang thích cuối văn 37 3.8 Kiểm tra lỗi tả 39 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.9 Chức đánh dấu thay đổi 39 3.10 Chèn ý vào văn .40 3.11 Tạo quản lý Style 41 3.12 Tham khảo chéo 47 Tìm kiếm thay văn 49 4.1 Tìm kiếm văn 49 4.2 Tìm thay văn 50 Tính AutoCorrect .51 5.1 Thêm từ viết tắt 51 5.2 Xoá từ viết tắt .52 5.3 Tính hồn thành từ - Word Completion 53 Chèn ký tự đặc biệt .54 Bài tập .54 CHƢƠNG 03: BẢNG BIỂU 59 Thực đơn công cụ bảng 59 Tạo bảng 61 Một số thao tác bảng 63 Trình bày nội dung bảng 68 Vẽ khung tô .69 Chuyển đổi văn bảng 70 Tính tốn bảng 72 Sắp xếp liệu bảng 73 Chèn thích cho bảng 75 10 Bài tập .75 CHƢƠNG 04: ĐỒ HỌA 77 Vẽ khối hình đơn giản 77 Tạo chữ nghệ thuật .78 Chèn ảnh vào tài liệu 80 3.1 Chèn ảnh từ tệp tin 80 3.2 Chèn ảnh từ máy quét (Scanner) 81 3.3 Chèn ảnh từ OpenOffice.org Gallery 81 Hiệu chỉnh hình ảnh 81 4.1 Thay đổi kích thước .81 4.2 Di chuyển .82 4.3 Thay đổi nhanh hình 82 4.4 Xóa hình 82 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 4.5 Vị trí hình ảnh văn .82 Tạo biểu thức, phương trình tính tốn 83 5.1 Tạo biểu thức 83 5.2 Hiệu chỉnh 84 5.3 Xóa .84 Bài tập .84 CHƢƠNG 05: IN ẤN 87 Xác lập khổ giấy hướng in .87 Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang 88 2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header 88 2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer 89 2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang 90 Mục lục tự động 91 3.1 Tạo mục lục tự động 91 3.2 Xóa mục lục 92 3.3 Cập nhật mục lục sau thay đổi tiêu đề tài liệu 92 3.4 Chỉnh sửa mục lục 92 3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung văn .93 In ấn 94 4.1 Xem văn trước in 94 4.2 In 94 Bài tập .98 CHƢƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU 99 Khái niệm trộn tài liệu 99 Chuẩn bị liệu 99 Đăng ký nguồn liệu .100 Tạo nội dung thư mời .104 In nội dung thư mời 105 Lưu nội dung thư mời lên đĩa 106 In nhãn trộn thư 106 Bài tập .109 PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD 111 MỘT SỐ CÂU HỎI THƢỜNG GẶP 115 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer GIỚI THIỆU OpenOffice.org phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở phát triển Sun Microsystems cộng đồng nguồn mở, có tính tương tự Microsoft Office OpenOffice.org chạy nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngơn ngữ (trong có phiên tiếng Việt), thường xuyên cập nhật nâng cấp Phiên OpenOffice.org 3.1 kế thừa tồn tính ưu việt phiên trước, đồng thời cải tiến giao diện biểu tượng đẹp hơn, trực quan sinh động hơn, tăng cường khả đồ họa việc sử dụng ánh xạ đa chiều để làm giao diện mượt mà tốc độ xử lý lại nhanh so với phiên cũ Năm 2008, Bộ Khoa học Công nghệ biên soạn sách hướng dẫn sử dụng đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho Bộ, ngành, địa phương, tổ chức doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu Đầu năm 2009, tiếp tục biên soạn sách OpenOffice.org 3.0 để giúp đơn vị tiếp cận với phiên phần mềm Đến nay, với sách OpenOffice.org 3.1, hy vọng phần mềm trở nên gần gũi, thân thiện với người sử dụng Các tính nâng cấp OpenOffice.org 3.1 đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng đông đảo người dùng Giống phiên trước, sách OpenOffice.org 3.1 bao gồm 04 tài liệu đĩa chứa chương trình phần mềm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn OpenOffice.org Writer Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.5 UniKey 4.0 Trong tài liệu này, hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn OpenOffice.org Writer OpenOffice.org Writer có tính tương tự mặt giao diện cách sử dụng Microsoft Office Word, dễ học dễ sử dụng OpenOffice.org Writer ngày ưa chuộng sử dụng rộng rãi tính hiệu cao cơng việc Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Writer, cách học nhanh đọc hết tài liệu, sau tiến hành thực hành máy tính kết thúc chương, có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng Đối với người dùng có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Word, tài liệu có giá trị để tra cứu trình sử dụng Nội dung sách bao gồm: Chương 02: Soạn thảo văn Chương 03: Bảng biểu Chương 04: Đồ họa Chương 05: In ấn Chương 06: Trộn tài liệu Phụ lục: Sự khác Writer Word Chương 01: Làm quen với Writer Một số câu hỏi thường gặp Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER Sau hồn thành chƣơng này, bạn nắm đƣợc: Cách khởi động Writer Màn hình làm việc Writer Các hình thể văn Tạo tài liệu Lưu tài liệu lên đĩa Mở tài liệu tồn đĩa Xuất tài liệu dạng tệp PDF Hiện/ẩn cơng cụ Thay đổi đơn vị tính thước Xem nhiều trang văn lúc Thốt khỏi mơi trường làm việc Cách khởi động Writer Có nhiều cách khởi động phần mềm Writer Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org Writer - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org, xuất hình Welcome to OpenOffice.org Tại hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Text Document Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 1: Màn hình Welcome to OpenOffice.org - Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng Writer nhìn thấy chỗ hình Desktop,… - Cách 4: Nếu muốn mở nhanh tệp văn gần máy tính làm việc, chọn Start\Documents, chọn tên tệp văn (Writer) cần mở Khi Writer khởi động mở tệp văn vừa định Màn hình làm việc Writer Sau khởi động xong, hình làm việc Writer thường có dạng sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 2: Giao diện OpenOffice.org Writer Thường mơi trường làm việc Writer gồm thành phần sau: - Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chương trình OpenOffice tên tài liệu soạn thảo - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa lệnh để gọi tới chức Writer làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, đơi sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn - Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa biểu tượng lệnh thường dùng - Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa biểu tượng lệnh định dạng cho văn - Thanh thƣớc kẻ (Ruler Bar): Gồm thước (ruler) bao viền trang văn Sử dụng thước bạn điều chỉnh lề trang văn Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer bản, thiết lập điểm dịch (tab) cách đơn giản trực quan - Vùng soạn thảo: Là nơi để chế tài liệu Bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung vùng in máy in sử dụng lệnh In - Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết vài trạng thái cần thiết làm việc Ví dụ: bạn làm việc trang nào, dòng bao nhiêu,… - Thanh cuộn (Scroll Bar): Các nằm bên phải phía cửa sổ Writer, bên có mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống sang phải, trái Các hình thể văn Writer có số cách để xem văn sau: - Print Layout: Là hình để soạn thảo - Web Layout: Cho thấy tất định dạng, hình ảnh… - Full Screen: Xem văn tồn hình - Zoom: Xem văn theo tỷ lệ tùy ý Để tùy chọn hình thức hiển thị văn bản, bạn vào menu View chọn kiểu hiển thị mong muốn Tạo tài liệu Bạn tạo tài liệu soạn thảo Writer cách sau: - Vào menu File\New\Text Document - Nhấn chuột vào biểu tượng New - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N công cụ Lƣu tài liệu lên đĩa Làm việc với Writer làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải lưu lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng odt Thường 10 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 78: Lựa chọn đường dẫn đến sở liệu - Nhấn nút để chọn tệp chứa danh sách khách mời - Nhấn nút để kiểm tra kết nối Hình 79: Kết nối thành công - Nhấn nút - Nhấn nút , quay lại hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard 102 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 80: Chỉ định trường muốn xuất thư trộn - Nhấn nút muốn định trường trộn thư mời - Nhấn nút , xuất hình sau: Hình 81: Đặt tên sở liệu - Nhập tên danh sách địa vào hộp Address book name muốn thay đổi - Nhấn nút để kết thúc việc đăng ký nguồn liệu 103 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Tạo nội dung thƣ mời Ví dụ: Soạn thư mời với nội dung sau: Kính gửi: Ông (Bà) Địa chỉ: - Vào menu File\New\Text Document nhấn tổ hợp phím Ctrl+N - Vào menu View\Data sources nhấn phím F4 để hiển thị danh sách nguồn liệu đăng ký - Tìm đến danh sách nguồn liệu muốn sử dụng hình sau: Hình 82: Cửa sổ nguồn sở liệu - Tạo thư mời với nội dung theo ý bạn 104 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 83: Kéo thả trường cần xuất vào thư trộn - Nhấn giữ chuột tiêu đề cột Họ tên, kéo thả xuống vị trí cần thể thư trộn Tiếp tục kéo trường cần thể thư hết - Hoàn thành nội dung thư mời chuẩn bị in In nội dung thƣ mời Đến đây, bạn in thư mời với nội dung giống khác tên người nhận địa - Vào menu File\Print, hộp hội thoại sau xuất hiện: Hình 84: Xác nhận có muốn in nội dung thư trộn hay không - Nhấn nút , xuất hộp hội thoại sau: 105 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 85: Hộp hội thoại Mail Merge - Trong khung Records, tích vào All để in tất ghi, Selected records để in ghi chọn, chọn From để in ghi liên tục khoảng bạn nhập vào ô From To - Nhấn nút Lƣu nội dung thƣ mời lên đĩa - Vào menu File\Save để lưu nội dung thư trộn lên đĩa In nhãn trộn thƣ - Vào menu File\New\Labels - Chọn thẻ Options, tích chọn Synchronize contents 106 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 86: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Options - Chọn thẻ Labels, sau chọn Database Table Hình 87: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Labels 107 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Chọn kiểu nhãn mục Brand - Nhấn chuột vào mũi tên bên phải mục Database field - Chọn trường muốn chèn vào nhãn - Nhấn chuột vào nút mũi tên mục Label text - Thiết lập thông số khác - Nhấn nút - Vào menu File\Print, xuất hộp hội thoại sau: để chuyển trường vừa chọn sang Hình 88: Thơng báo xác nhận in thư trộn - Nhấn nút , xuất hộp hội thoại Mail Merge Hình 89: Hộp hội thoại Mail Merge 108 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Bạn chọn in tất ghi ghi cụ thể Để chọn ghi khơng liên tiếp, giữ phím Ctrl nhấn chuột để chọn ghi Để chọn ghi liên tiếp, chọn ghi di chuyển đến ghi cuối cùng, giữ phím Shift nhấn chuột vào ghi cuối - Nhấn nút để thực việc in nhãn Bài tập - Tạo danh sách khách hàng tiềm khu vực phía bắc gồm trường: Họ đệm, Tên, Chức vụ, Địa - Tạo mẫu thư chào hàng cho sản phẩm phần mềm AFF express - Thực việc trộn thư để tạo thư, phong bì thư cho danh sách khách hàng tiềm nói 109 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 110 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD Tài liệu tổng hợp khác biệt sử dụng OpenOffice.org Writer 3.1 Microsoft Word (nhiều phiên bản) Xem: Word có cách xem sau (dựa phiên bản): - Normal: Là cách xem đề xuất (bởi Microsoft) để thực hầu hết việc gõ chỉnh sửa Writer khơng có cách xem tương ứng - Web Layout: Về lý thuyết, cách xem thể tài liệu xem trực tuyến Cách xem tương ứng Writer lựa chọn xem Web Layout - Print Layout: Cách thể tài liệu in Cách tương ứng gần với cách xem Print Layout Writer - Reading Layout: Cách thể tài liệu trang sách Writer khơng có cách xem tương ứng - Outline: Cách cho phép bạn làm việc với cấu trúc đề mục Writer có Navigator, chi tiết phần sau Thanh trạng thái: Thanh trạng thái tương tự Word trừ việc khơng thể vị trí thời trỏ trang (số dòng số ký tự ngang) Navigator: Word khơng có khái niệm tương tự Navigator (Điều hướng) Để bắt đầu Navigator, nhấn phím F5 nhấn chuột vào biểu tượng Navigator công cụ 111 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer So sánh phím tắt chính: Chức Phím tắt Word Phím tắt Writer Gạch khơng dấu cách từ Ctrl+Shift+W Khơng có tương ứng Thay đổi phơng cỡ Ctrl+Shift+P Khơng có tương ứng chuẩn kích Từ đồng nghĩa Shift+F7 Ctrl+F7 Hiển thị/ẩn ký tự Ctrl+Shift+* không in Ctrl+F10 Thụt lề Ctrl+M Khơng có tương ứng chuẩn Khơng thụt lề Ctrl+Shift+M Khơng có tương ứng chuẩn Chỉ số Ctrl+Shift+= Ctrl+Shift+P Chỉ số Ctrl+= Ctrl+Shift+B Xóa bỏ định dạng ký Ctrl+Spacebar tự Nhấn chuột Default phải > Xóa bỏ định dạng Ctrl+Q đoạn văn Nhấn chuột Default phải > Nhảy tới điểm chỉnh Shift+F5 sửa trước Cần phải dùng trình nhắc Điều hướng Dịch chuyển đoạn văn Khơng có tương ứng lên Ctrl+mũi tên lên Dịch chuyển đoạn văn Khơng có tương ứng xuống Ctrl+mũi tên xuống Tìm kiếm Ctrl+F Ctrl+F Thay Ctrl+H Ctrl+F Bảng 2: Bảng so sánh phím tắt Word Writer 112 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Nhập số công thức: Không giống Word, bảng biểu Writer hoạt động giống bảng tính Ví dụ: Các giá trị tính tốn thay đổi liệu nhập vào (không cần phải lựa chọn nhấn phím F9 để cập nhập kết tính Word) Cách nhập công thức Writer tham khảo phần “Tính tốn bảng” trang 72 Biểu đồ Writer: Biểu đồ chép từ bảng tính Calc dán vào tài liệu Writer theo mặc định đối tượng nhúng Khơng giống thao tác Microsoft Office, có liệu liên quan đến biểu đồ nhúng Trong Microsoft Office việc chép dán biểu đồ đồng thời nhúng nó, bảng tính Excel có dung lượng 8MB (khơng khơng có thực bảng tính) biểu đồ dán vào tài liệu Word tăng kích cỡ tài liệu Word thêm 8MB Khoảng cách đoạn trƣớc ngắt trang: Trong Writer, vài thuộc tính đoạn có cách xử lý khác với Word Cụ thể là: - Khoảng cách đầu trang bị bỏ qua - Khoảng cách đoạn: áp dụng khoảng cách lớn hai đoạn - Trước ngắt trang: đầu trang, không tạo trang trắng Điều cho phép sử dụng kiểu mà áp dụng định dạng đoạn trực tiếp để sửa chữa vấn đề sau Các đầu trang cuối trang: Phần đỉnh trang khu vực lề trang lề đỉnh luôn trống, dòng đầu trang, sau dòng đầu trang vùng 113 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer văn trang Chiều cao tự động cho phép đầu trang cuối trang tăng lên co lại tùy thuộc vào nội dung chúng Khoảng cách: Xác định khoảng cách đầu trang/cuối trang vùng văn trang Khoảng cách động cho phép đầu trang/cuối trang giãn tới vùng đầu trang/cuối trang vùng văn Các lề trái phải thụt vào từ lề trang khơng thể có giá trị âm 114 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer MỘT SỐ CÂU HỎI THƢỜNG GẶP Câu 1: Tơi dùng OpenOffice.org Writer để mở tệp định dạng Microsoft Office Word 2007 (tệp docx) hay không? Trả lời: Hồn tồn Từ phiên 3.0 trở đi, OpenOffice.org cho phép bạn mở tệp định dạng tạo Microsoft Office 2007, bạn hồn tồn dùng OpenOffice.org Writer 3.1 để mở tệp docx Cũng tương tự vậy, bạn dùng OpenOffice.org Calc 3.1 để mở tệp xlsx hay OpenOffice.org Impress 3.1 để mở tệp pptx Câu 2: Máy in không hỗ trợ chế độ in hai mặt, tơi in văn hai mặt giấy không? Trả lời: Được Writer cho phép bạn in văn hai mặt giấy cho dù máy in bạn có hỗ trợ chế độ hay không Để in văn hai mặt giấy, bạn vui lòng xem hướng dẫn chi tiết mục In nâng cao trang 95 Câu 3: Writer có tính đếm từ hay khơng? Nếu có, tơi phải làm để biết văn có từ? Trả lời: Writer hỗ trợ bạn đếm số trang, số từ, số ký tự,… tương tự Word Để biết văn có trang, từ, ký tự,… bạn vào menu File\Properties, hộp hội thoại Properties chọn thẻ Statistics 115 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 90: Thống kê số trang, số từ, số ký tự,… - Number of Pages: Cho biết số trang văn bạn - Number of Tables: Cho biết số bảng biểu văn bạn - Number of Graphics: Cho biết số đồ thị văn bạn - Number of OLE Objects: Cho biết số đối tượng nhúng liên kết văn bạn - Number of Paragraphs: Cho biết số đoạn văn bạn - Number of Words: Cho biết số từ văn bạn - Number of Characters: Cho biết số ký tự văn bạn - Number of Lines: Cho biết số dòng văn bạn 116 ... sử dụng phần mềm Soạn thảo văn OpenOffice.org Writer Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org. .. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.5 UniKey 4.0 Trong tài liệu này, hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm Soạn thảo. .. Lƣu tài liệu lên đĩa Làm việc với Writer làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải lưu lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng odt Thường 10 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer tệp tài liệu
