Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP may Thăng Long.DOC

Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP may Thăng Long.

Lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất.

1.1.1 Vị trí vai trò của NVL trong doanh nghiệp sản xuất:

Nguyên vật liệu là đối tợng của lao động, một trong ba yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm Trong quá trình tham gia vào sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, NVL là bộ phận tài sản lu động, dự trữ cho sản xuất và đợc bảo quản lu trữ trong các kho để đáp ứng yêu cầu sản xuất, giúp quá trình sản xuất trong doanh nghiệp hoạt động thờng xuyên liên tục không phải chờ đợi hay chạy cầm chừng.

Trong các doanh nghiệp sản xuất chi, phí về NVL thờng chiếm tỉ lệ lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy tăng cờng công tác quản lý, công tác hạch toán chi tiết NVL, để nâng cao hiệu quả sử dụng và tiết kiệm NVL trong quá trình sản xuất Từ đó giảm đợc chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm Đây là điều mà doanh nghiệp luôn phải quan tâm.

1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý:

Đặc điểm của NVL là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nên khi tham gia vào quy trình sản xuất NVL bị tiêu hao hoàn toàn, thay đổi hình thái ban đầu và hình thành nên thực thể sản phẩm Giá trị NVL bị chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Nh vậy, đối với doanh nghiệp sản xuất, NVL là yếu tố đầu vào quan trọng nhất, là bộ phận cơ bản cấu thành giá trị sản phẩm và thờng chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, việc tổ chức quản lý, sử dụng NVL nh thế nào để đạt hiệu quả cao nhất là một trong những mục tiêu quan trọng đối với doanh

bao quát đợc toàn bộ quá trình hình thành, biến động , loại bỏ NVL, cho phép doanh nghiệp có đợc cái nhìn tổng quan về NVL, giúp cho doanh nghiệp có các quyết định đúng dắn.

Do NVL là một phần tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp, là lợng vốn chết mà doanh nghiệp buộc phải có để dự trữ cho sản xuất, để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc thờng xuyên, liên tục Kèm theo dự trữ là các chi phí khác nh: Bảo quản, bốc dỡ Bởi vậy nếu doanh nghiệp không xây dựng một tỉ lệ vốn đầu t hợp lý sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng thiếu t liệu sản xuất buộc phải ngừng hoặc giảm tiến độ, khi đó không có doanh thu nhng vẫn phải trả các khoản chi phí bất biến nh: Khấu hao nhà xởng, bảo dỡng máy móc thiết bị, trả lơng cho công nhân nghỉ chờ việc Từ đó sẽ dẫn tới nguy cơ thua lỗ Ngợc lại nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và các chi phí liên quan sẽ tăng lên không cần thiết, nh hiện tợng vốn trong kho không sinh lãi trong khi doanh nghiệp vẫn phải trả lãi ngân hàng hoặc đồng tiền sụt giá dẫn đến thất thoát thiếu hụt về vốn Để tận dụng các cơ hội kinh doanh cần đến vốn, tăng thu giảm chi, nhà quản trị luôn phải nghiên cứu thị trờng và nhạy bén trớc những thời điểm hàng hạ hay có nguy cơ khan hiếm hàng, để sao cho có lợi nhất về chi phí thu mua, đảm bảo về số lợng, chất lợng đáp ứng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp Do vậy, các doanh nghiệp phải thờng xuyên tiến hành thu mua NVL, đảm bảo kịp thời cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp Chính vì vậy, từ khâu thu mua doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ về khối lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua nhằm thực hiện kế hoạch theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Để hạ đợc chi phí sản xuất trong kỳ, hạ đợc giá thành sản phẩm, đòi hỏi không chỉ quản lý NVL ở khâu thu mua mà phải quản lý chặt chẽ NVL trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu từ khâu thu mua, khâu dự trữ bảo quản tới khâu sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc tổ chức tốt khâu kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản trong dự trữ đối với từng loại NVL, tránh h hỏng, mất mát cũng là một trong các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp luôn đợc các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm Trong khâu sử dụng phải tuân thủ việc sử dụng hợp

lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán NVL.

Trong doanh nghiệp sản xuất, mỗi bộ phận quản lý quan tâm đến NVL một mặt khác nhau, bộ phận kho quan tâm dến NVL về mặt số lợng, hiện vật và quá trình bảo quản nh thế nào cho phù hợp, tiết kiệm Bộ phận sử dụng NVL quan tâm đến chất lợng NVL đợc sử dụng trong sản xuất và định mức tiêu hao NVL Nh vậy cả hai bộ phân trên chỉ quan tâm theo dõi, quản lý về mặt lợng của NVL ở một khâu cụ thể trong quá trính sản xuất, không có sự tổng quát liên hệ với nhau mà NVL không chỉ xem xét ở hình thái hiện vật, ở mặt lợng mà còn phải quan tâm đến mặt giá trị.

Công tác hạch toán NVL với việc ghi chép, phản ánh thu thập, tổng hợp số liệu về NVL ở cả hai hình thức: giá trị và hiện vật trong suốt quá trình vận động của NVL, từ nguồn hình thành thu mua, bảo quản nhập xuất tồn, loại bỏ NVL Cung cấp các thông tin một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của NVL dới mọi hình thức, giúp nhà quản trị có cái nhìn bao quát toàn bộ quá trình hình thành, biến động của NVL Các thông tin này là cơ sở vững chắc, dựa trên nó, các nhà quản trị có đợc các quyết định kinh doanh đúng đắn, hợp lý giúp doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh Nh vậy, hạch toán kế toán là chiếc cầu nối các bộ phận cùng quản lý NVL trong doanh nghiệp, là công cụ quản lý hữu hiệu nhất, là trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị.

Mặt khác, với việc luôn theo dõi sát sao sự biến động, tình hình dự trữ, giúp hạch toán NVL có khả năng kiểm soát sự tác động riêng của NVL đến quá trình sản xuất, thúc đẩy việc cung cấp một cách kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần cho quá trình sản xuất, đảm bảo thờng xuyên nguồn cung ứng, định mức dự trữ, tiêu hao NVL Phát hiện sớm những sai sót để ngăn ngừa mất mát, lãng phí trong sản xuất, đa ra những thông tin đầy đủ, kịp thời cho nhà quản trị không phụ thuộc vào thời gian, giúp cho nhà quản trị nắm bắt đợc nhanh nhất, tận dụng đợc cơ hội kinh doanh Nhờ đó, có thể giảm đ-ợc các khoản chi phí, thu đợc lợi nhuận lớn hơn.

Nh vậy, kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng cung cấp, truyền

cũng nh bên ngoài của toàn đơn vị về toàn bộ các hoạt động quản trị nh hoạch định chơng trình, giải quyết các vấn đề kinh tế phát sinh Vì vậy, sự hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng là vô cùng cần thiết để các bộ phận này thực hiện đúng vai trò của mình, trở thành công cụ đắc lực cho nhà quản trị.

Để giúp cho công tác quản lý NVL trong doanh nghiệp đợc tốt hơn, kế toàn NVL cần hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình:

- Tổ chức, đánh giá, phân loại phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng - giảm của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh Cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp và tính giá thành sản phẩm.

- Kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch thu mua, dự trữ bảo quản và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh.

- Bên cạnh đó, các nhân viên kế toán cần thờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm trớc công việc, luôn phải đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán Cung cấp số liệu, tài liệu cho công tác thống kê, thông tin kế toán, giúp kiểm tra, giám sát vi phạm chế độ kế toán, kỷ luật tài chính.

1.2 Tổ chức phân loại và đành giá NVL

1.2.1 Phân loại NVL.

Trong mỗi doanh nghiệp,do tính chất đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau Mỗi loại, thứ khác nhau có nội dung kinh tế, công dụng, bảo quản và tính năng kỹ thuật khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng thứ loại NVL phục vụ cho kế toán quản trị, cần phải tiến hành phân loại NVL Trong việc phân loại NVL có nhiều tiêu thức làm căn cứ cho việc phân loại.

* Phân loại NVL căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp về NVL đợc chia thành các loại sau:

- NVL chính: là đối tợng chủ yếu để tạo nên thực thể của sản phẩm Do vậy, tuỳ thuộc từng doanh nghiệp khác nhau thì NVL chính cũng khác nhau nh: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo máy, xây dựng cơ bản; bông vải trong các doanh nghiệp may Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục đa vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, hàng hoá nh: Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc xem là NVL chính

- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm có thể làm tăng chất lợng của sản phẩm hoặc NVL chính, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động đợc bình thờng nh: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, chỉ may

- Nhiên liệu: là những loại vật liệu trong quá trình sử dụng cung cấp năng lợng cho ta Nhiên liệubao gồm các loại ở thể khí, lỏng, rắn nh: hơi đốt, xăng dầu, than củi dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm và quá trình thực hiện các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị.

- Phụ tùng thay thế: gồm các loại chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất và phơng tiện vận tải.

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng trong xây dựng cơ bản nh thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, các công cụ, vật kết cấu lắp đặt vào công trình

- Vật liệukhác (phế liệu): là những loại vật liệu cha đợc sắp xếp vào các loại trên, thờng là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và chế tạo sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình xây dựng.

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị và kế toán chi tiết NVL của từng doanh nghiệp mà trong từng loại trên đợc chia thành từng nhóm, từng thứ NVL một cách chi tiết hơn Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL, là cơ sở để tổ chức hoạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp.

* Phân loại NVL căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL, bao gồm:- NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.

- NVL dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm.

- NVL dùng cho quản lý ở các cơ sở, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ

- NVL dùng cho nhu cầu khác nh: nhợng bán, góp vốn liên doanh * Phân loại NVL căn cứ vào nguồn hình thành, NVL đợc chia thành hai nguồn:

- NVL nhập từ bên ngoài: do mua ngoài, nhận gia công, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng

- NVL tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất.

Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho.

Trong các cách phân loại trên, cách phân loại NVL theo nội dung kinh tế, vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp là thông dụng hơn cả Bằng cách này, mỗi bộ phận sẽ quản lý NVL dới những hình thức khác nhau: bộ phận kho có thể quản lý NVL dới hình thức hiện vật, theo dõi sự biến động của NVL tại kho và các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại Bộ phận sử dụng có thể quan tâm tới mức sử dụng từng loại NVL nhằm theo dõi tình hình tiêu hao có tiết kiệm hay không Bộ phận quản lý có thể quản lý NVL dới cả hai hình thức: hiện vật và giá trị để đa ra số liệu chính xác, đầy đủ tình hình NVL tại doanh nghiệp.

1.2.2 Đánh giá NVL.

* Nội dung:

Để phục vụ cho công tác quản lý, NVL không chỉ đợc xem xét ở hình thái hiện vật mà phải đợc xem xét ở cả hình thái giá trị Việc xem xét này cho phép doanh nghiệp tính đợc chi phí bỏ ra cho mỗi sản phẩm, qua đó doanh nghiệp quản lý đợc toàn bộ tài sản của mình dù ở dạng hiện vật nào, giúp nhà quản trị lập kế hoạch về nguồn lực phục vụ sản xuất Xem xét trên phơng diện giá trị chính là quá trình đánh giá NVL

Đánh giá NVL là quá trình dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định và ở thời điểm nhất định để đảm bảo tính trung thực, chính xác trong quản lý, sử dụng NVL sao cho có hiệu quả nhất.

Khi đánh giá NVL phải tuân theo những nguyên tắc trong Chuẩn mực Kế Toán số 02 "Hàng tồn kho":

- NVL đợc đánh giá theo giá gốc Giá gốc ( hay còn gọi là giá vốn thực tế NVL ) là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Bình thờng NVL đánh giá theo giá gốc nhng trong trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đựơc ( Nguyên tắc thận trọng ) Giá trị thuần có thể thực hiện đợc là giá bán ớc tính trong kỳ trà (- ) chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

- Khi đánh giá NVL, các phơng pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp phải đảm bảo tính nhất quán, tức là kế toán chọn phơng pháp nào thì phải áp dụng phơng pháp đó trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phơng pháp đã chọn nhng phải đảm bảo phơng pháp thay thể cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn Đồng thời phải giải thích đợc sự thay đổi đó.

* Thời điểm tính giá.

Tại thời điểm nhập kho: Xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho.

Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là loại giá hình thành trên cơ sở các loại chứng từ hợp lệ, hợp lý chứng minh các khoản chi phí hợp pháp mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc NVL đó.

Trị giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc xác định theo từng lần nhập và theo nguồn hình thành.

- Đối với NVL nhập kho do mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

+ NVL mua ngoài thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ.

Trị giá vốn thực tế của NVL nhập

Giá mua ghi trên hoá

đơn ( không bao

gồm thuế GTGT )

khẩu ( nếu có )Chi phí phát sinh

trong qua trình mua hàng ( không bao gồm

thuế GTGT )

Các khoản giảm trừ,

CKTM

+ NVL mua ngoài không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.

- Đối với NVL nhập kho do tự sản xuất:

Trị giá vốn thực tế = Giá thành sản xuất của NVL tự gia công chế biến của NVL nhập kho.

- Đối với NVL nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến:

- Đối với NVL nhập kho do nhận góp vốn liên doanh.

- Đối với NVL nhập kho do đợc biếu tặng, tài trợ

Trị giá vốn thực tế của NVL nhập

Giá mua ghi trên hoá

đơn ( bao gồm thuế

GTGT )+ + khẩu ( nếu có )Thuế nhập +Chi phí phát sinh

trong qua trình mua hàng ( bao gồm thuế GTGT )

Các khoản giảm trừ,

Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho =

Trị giá vốn thực tế của NVL xuất

kho thuê ngoài gia công chế biến+

Tiền thuê ngoài gia công chế

Chi phí vần chuyển,

bốc dỡ

Trị giá vốn thực tế của NVL

Giá trị NVL đợc hội đồng liên

doanh đánh giá + Chi phí phát sinh khi nhận

Trị giá vốn thực tế

Tại thời điểm xuất kho: Xác định trị giá vốn NVL xuất kho.

Khi xuất dùng NVL, kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của NVL xuất dùng cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau Tuỳ thuộc vào đặc điểm, điều kiện, quy mô mà từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình phơng pháp tính giá thực tế xuất kho thích hợp Việc tính giá trị thực tế của NVL xuất kho có thể tính theo một số phơng pháp trong Chuẩn mực Kế toán số 02 "Hàng tồn kho":

- Gía thực tế đích danh ( Giá trực tiếp ):

Theo phơng pháp này, hàng mua về đợc bảo quản theo từng lô riêng biệt và ghi rõ đơn giá mua trên từng lô hàng đó Do đó, khi xuất kho lô hàng nào thì có thể xác định ngay trị giá vốn thực tế xuất kho của lô hàng đó Ph-ơng pháp này đợc áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít và nhân diện đợc từng lô hàng.

- Phơng pháp bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho đợc tính căn cứ vào sản lợng NVL xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức sau:

Trong đó: đơn giá BQGQ có thể tính theo cách sau:Cách 1:

Cách tính này đơn giản, dễ làm, khối lợng tính toán giảm nhng chỉ Trị giá vốn thực tế

của NVL xuất kho

Đơn giá BQGQ cả

kỳ dự trữ =

Trị giá vốn thực tế NVL

tồn đầu kỳ Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ

Số lợng NVL nhập trong kỳ

Số lợng NVL tồn đầu kỳ

+

Cách 2:

Cách tính này chính xác, cung cấp thông tin kịp thời tuy nhiên khối ợng tính toán sẽ nhiều hơn nên phơng pháp pháp này thích hợp với những doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy.

l Phơng pháp nhập trớc xuất trớc ( FIFO )

Phơng pháp này giả định hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc ( LIFO )

Phơng pháp này giả định rằng lô hàng nào nhập sau sẽ đợc xuất kho ớc, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.

tr-1.3 Tổ chức công tác kế toán NVL tại doanh nghiệp.

1.3.1 Tổ chức chứng từ và hạch toán ban đầu.

1.3.1.1 Tổ chức chừng từ kế toán NVL.

Để đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh, kế toán chi tiết NVL phải thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ NVL và phải tiến hành đồng thời ở từng kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141/TCQĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC các chứng từ kế toán về NVL bao gồm:

- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 - VT )- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT )

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT )- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08 - VT )- Hoá đơn GTGT ( MS 01 GTKT - LL )

- Hoá đơn cớc vận chuyển ( Mẫu 03 - BH )- Hoá đơn hàng mẫu ( 02 GTKT - 2LL )Đơn giá BQGQ sau

mỗi lần nhập ( ĐGBQ liên

Trị giá vốn thực tế NVL sau mỗi lần nhập=

Đối với chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc đợc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hớng dẫn nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04 - VT )- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 - VT )- Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 - VT )

1.3.1.2 Tổ chức hạch toán ban đầu.

Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, sao chụp lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về NVL bằng các văn bản, chứng từ để tạo dựng tính pháp lý, chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế đó đã diễn ra là có trong thực tế Việc hạch toán này giúp cho doanh nghiệp không phải xem xét ngay tác động của từng hành vi kinh tế tới từng đối tợng mà có thể tổng hợp, thống kê, xác định tình trạng đối tợng quản lý khi cần thông tin ở bất kỳ thời điểm nào Trong giai đoạn này, kế toán sử dụng phơng pháp chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh.

1.3.2 Tổ chức kế toán chi tiết NVL.

Trong doanh nghiệp, công tác quản lý NVL do nhiều đơn vị, bộ phân quản lý, đảm nhận Điều này dẫn đến khả năng có sự sai sót, chênh lệch số liệu trong quá trình hách toán, tổng hợp giữa các bộ phận Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ NVL vế số lợng và giá trị, từ đó phát hiện sai sót của từng bộ phân Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có thể áp dụng các phơng pháp kế toán chi tiết NVL khác nhau Có 3 phơng pháp hạch toán sau:

Phơng pháp ghi thẻ song song, phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, ơng pháp ghi sổ số d.

ph-Tuy việc quản lý NVL do nhiều bộ phận, đơn vị tham iga song việc quản lý nhập xuất tồn kho NVL hàng ngày chủ yếu đợc thực hiện ở bộ phận kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập xuất NVL.

- Nội dung:Tại kho:

+ Theo phơng pháp ghi thẻ song song và phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho và chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng Thẻ kho do thủ kho lập theo mẫu quy định để theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng loại NVL Mỗi kho sẽ đợc mở một bộ thẻ kho, bộ thẻ kho của thủ kho đợc đánh số và ký hiệu tơng ứng với sổ chi tiết NVL tại phòng kế toán để thuận tiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu.

Hàng ngày, nhận đợc chứng từ nhập, xuất NVL, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ hoặc cuối tháng, thẻ kho đợc đối chiếu với sổ chi tiết của kế toán Mặt khác, thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số liệu trên thẻ kho với số vật t thực tế ở trong kho Sau khi ghi vào thẻ kho, các chứng từ nhập xuất vật t phải đợc chuyển về phòng kế toán.

+Theo phơng pháp ghi sổ số d: Thu kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép nh hai phơng pháp trên Đồng thời cuối tháng, thủ kho còn phải ghi vào sổ số d số tồn kho cuối tháng của từng thứ NVL vào cột số lợng Sau đó chuyển sổ số d cho kế toán Sổ số d do kế toán lập cho từng kho và đợc mở cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần.

- Tại phòng kế toán.

+ Theo phơng pháp ghi thẻ song song:

kế toán khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ và căn cứ vào đó để ghi vào sổ chi tiết đợc mở cho từng loại NVL, từng kho tơng ứng với mỗi thẻ kho của thủ kho.

Cuối tháng, kế toán lập bảng kê Nhập - Xuất - Tồn sau đó đối chiếu:- Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thu kho.

- Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê Nhập - Xuất - Tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

- Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.

+ Theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép, phản ảnh tổng số NVL luân chuyển trong tháng ( tổng số nhập, số xuất trong tháng và tồn kho cuối tháng ) của từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lợng và giá trị Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở và dùng cho cả năm và mỗi tháng chỉ ghi vào một lần vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ nhập xuất của từng thứ NVL Mỗi thứ NVL ở từng kho theo từng ngời chịu trách nhiệm đợc ghi vào một dòng trong sổ, cuối tháng đối chiếu số lợng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số tiền của từng loại với sổ kế toán tổng hợp.

+Phơng pháp ghi sổ số d.

Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ.

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị theo từng nhóm, loại vật t để ghi chép vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, số liệu này đợc ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất vật t Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm NVL ghi vào bảng kê Nhập - Xuất - Tồn Đồng thời sau khi nhận đợc sổ số d thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số d về số lợng, đơn giá hạch toán của từng nhóm nguyên vật liệu t-ơng ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số d.

Hàng ngày, kế toán đối chiếu số liệu trên cột số d tiền của sổ số d với cột trên bảng kê Nhập - Xuất - Tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

- Trình tự kế toán:

Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song.Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, việc nhập xuất diễn ra không thờng xuyên Nhng đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán máy thì phơng pháp này vẫn áp dụng đợc với doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên Vì vâyh phơng pháp này hiện nay đợc nhiều doanh nghiệp áp dụng.

+ Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyểnTrình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê vật t tổng hợp N-X-T

- Ghi hàng ngày- Ghi cuối tháng- Đối chiếu kiểm traSổ kế toán tổng

Thẻ kho

Chứng từ xuất

Chứng từ nhập

Phơng pháp này có u điểm là khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhng vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng, việc kiểm tra đối chiếu giữ kho và phòng kế toán chỉ tiến hành đợc vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít, không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.

Phơng pháp này ít đợc áp dụng trong thực tế.+ Phơng pháp ghi sổ số d.

Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đố sau:

Kế toán chi tiết vật t, hàng hoá theo phơng pháp ghi sổ số d : Ghi hàng ngày

Bảng kê nhậpChứng từ nhập

Phơng pháp này có u điểm là giảm khối lợng ghi chép của kế toán do chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo từng nhóm NVL Phơng pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán, kế toán có thể thực hiện kiểm tra thờng xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho, công việc đợc dàn đều trong tháng Nhng với phơng pháp này, kế toán cha theo dõi chi tiết đến từng thứ, loại NVL nên để có đợc thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn của NVL nào thì phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho, khó phát hiện ra đợc những sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán.

Phơng pháp này đợc áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều NVL, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên, doanh nghiệp đã áp dụng đợc giá hạnh toán và xây dựng đợc hệ thống danh điểm NVL hợp lý, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán vững vàng.

1.3.2 Tổ chức kế toán tổng hợp NVL

Hạch toán tổng hợp NVL là việc ghi chép, theo dõi tình hình hiện có và những biến động của mọi đối tợng NVL trong cả kỳ để lập Báo cáo kế toán Tuỳ vào khả năng quản lý, kiểm soát của mình, doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp hợp lý để kiểm kê kho Có hai phơng pháp hạch toán sau:

Phơng pháp kê khai thờng xuyênPhơng pháp kiểm kê định kỳ.

1.3.2.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Sổ kế toán tổng hợp

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu hàng ngày

- Nội dung: Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp kế toán theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, sự biến động của hàng tồn kho một cách liên tục, thờng xuyên trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.

Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay vì tiện ích của nó Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán nếu áp dụng phơng pháp này sẽ tốn nhiều công sức Dù vậy, phơng pháp này có độ chính xác cao, cung câp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, câp nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định lợng nhập xuất tồn từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng.

- Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm NVL, kế toán sử dụng các TK sau đây:

TK 152 - " Nguyên liêu, vật liêu ": TK này dùng để theo dõi

giá trị hiện có và tình hình biến động của NVL theo giá thực tế.

TK 152 đợc mở theo dõi chi tiết theo từng loại NVL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý NVL của doanh nghiệp TK 152 có 5 TK cấp II sau;

TK 1521: NVL chínhTk 1522: NVL phụTK 1523: Nhiên liệu

TK 1524: Phụ tùng thay thế

TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bảnTK 1528: Vật liệu khác

Trong từng TK cấp II, doanh nghiệp có thể mở chi tiết đến TK cấp III, IV, V.

TK 151 - " Hàng mua đang đi đờng " : TK này phản ánh trị

giá vốn thực tế của NVL mà doanh nghiệp đã mua nhng cha về nhập kho, tình hình NVL đang đi đờng đã về nhập kho TK này cũng đợc mở chi tiết

Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai ờng xuyên.

TK 111,112,331,141, TK 152 "NVL" TK 621NVL mua ngoài nhập kho (**) Xuất dùng trực tiếp cho

Giá có thuế GTGT chế tạo sản phẩm

Mua NVL (*) TK 133

TK627,641,642,241

Xuất NVL dùng cho QL,SXC,BH,XDCBTK 111,112,331

TK 331,141,112 TK515

Chi phí vận chuyển,bốc Giảm giá hàng mua,CKTMCKTTdỡ NVL nhập kho hàng mua bị trả lại

TK133(1) TK 3333

Thuế GTGT Thuế NK tính vào giá trị

NVL nhập khẩu TK 154 TK154

Xuất NVL thuê ngoài gia công NVL thuê ngoài gia công, tự chế

phế liệu thu hồi nhập kho

TK 221,222,223 TK 221,222,223 Nhận lại vốn góp liên doanh NVL mang đi góp vốn liên doanh

bằng NVL

TK 632 Xuất NVL bán và biếu tặng

TK 338 ( 3381) TK 811 TK 711 CL giảm CL tăng NVL phát hiện thừa khi kiểm kê TK 3388

NVL xuất trả nợ TK 411

Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL TK 632

NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê TK412

TK 412 Chênh lệch tăng NVL Chênh lệch giảm khi đánh giá lại NVL

Ghi chú: (*): Cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ (**): Cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp

Ngoài các TK trên: trong quá trình hạch toán tổng hợp, kế toán còn sử dụng các TK liên quan nh: TK 111, TK 112, TK 141, TK 128, TK 621, TK 627, TK 331

- Trình tự kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc khái quát theo sơ đồ 1.

1.3.2.2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ.

- Nội dung: Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của NVL trên các TK hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng Hàng ngày, việc nhập NVL đợc phản ánh vào TK 611 Trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế, từ đó xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức cân đối sau:

Độ chính xác của phơng pháp này không cao vì chỉ phản ánh trị giá NVL xuất dùng vào cuối kỳ, mặc dù tiết kiệm đợc thời gian và công sức ghi chép Phơng pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại vật t khác nhau có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán

- Chứng từ kế toán sử dụng: giống nh trong phơng pháp kê khai thờng xuyên.

- Tài khoản kế toán sử dụng:

TK 152 - " Nguyên liệu, vật liệu ": TK này dùng để phản ánh

trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ.

TK 611 - " Mua hàng ": TK này phản ánh trị giá vốn của hàng

luân chuyển trong tháng.

TK 151 - " Hàng mua đang đi trên đờng " : TK này dùng để

phán ánh trị giá vốn hàng mua thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhng đang đi đờng hay gửi lại cho ngời bán.

Trị giá vốn NVL xuất

Trị giá vốn NVL còn lại cha sử dụng

Tổng trị giá vốn NVL nhập

vào trong kỳ

Trị giá NVL còn lại cha

sử dụng

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác trong quá trình

hạch toán nh: TK 331, TK 111, TK 112, TK 141

- Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳTrình tự kế toán đợc khái quát theo sơ đồ 2.

Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định

TK152TK 611"Mua hàng" TK 152K/c giá trị NVL tồn đầu kỳ K/c giá trị NVL tồn cuối kỳ

TK 111,112,331TK 111,112,141,311,331

Giảm giá hàng mua trả lại Mua NVL (**)

Mua NVLnhập kho(*) TK 515

TK 133 CKTT

TK 3333

TK 632Thuế NK phải nộp

Kiểm kê thiếu hụt, mất mát

TK 411 TK 621

Nhận cấp vốn, góp vốn liên doanh K/c số NVL xuất dùng thực tế

sản xuất sản phẩm TK 627,641,642

TK 711 K/c số NVL xuất dùng SXC

Nhận biếu tặng, tài trợbán hàng,quản lý

TK 632

Xuất NVL bán, biếu tặng

TK 412

Chênh lêch đánh giá tăng NVL TK 412

Chênh lệch đánh giá giảm NVL

Ghi chú: (*): Cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ (**): Cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp

1.3.4 Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán.

1.3.4.1 Tổ chức sổ kế toán.

Trong quá trình hoạt động của đơn vị, hoạt động kinh tế diễn ra rất đa dạng Để tổng hợp đợc thông tin tài chính của doanh nghiệp, kế toán sử dụng sổ kế toán Sổ kế toán là những tờ sổ đợc xây dựng theo mẫu biểu nhất định, có liên hệ chặt chẽ với nhau, là phơng tiện để kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kinh tế cũng nh các đối tợng kế toán theo từng loại nghiệp vụ liên quan đến từng loại tài sản khác nhau nhằm cung cấp các thông tin có hệ thống phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.

Tuỳ thuộc vào đặc điểm NVL và hình thức kế toán NVL của từng doanh nghiệp mà kế toán sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau để hạch toán sự biến động của NVL trong doanh nghiệp Thông thờng trong các doanh nghiệp thờng sử dụng các loại sổ kế toán sau:

- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ này phục vụ cho kế toán tài chính, tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng trong doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp có các loại sổ khác nhau

Ví dụ: Trong doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung thì sổ kế toán tổng hợp có: Sổ nhật ký chung; Sổ Cái các TK 152,621; Sổ nhật ký nhập NVL; Sổ Nhật ký xuất NVL.

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ này đợc mở tuỳ theo yêu cầu quản trị NVL của doanh nghiệp Trên cơ sở yêu cầu quản lý cụ thể về NVL mà doanh nghiệp đã đa ra, kế toán NVL mở các sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng loại NVL nh: Sổ chi tiết NVL; Sổ số d NVL tồn kho.

Mẫu sổ kế toán chi tiết tuỳ theo doanh nghiệp thiết kế nhng nó phải đáp ứng đợc yêu cầu theo dõi chi tiết đến từng loại NVL.

- Báo cáo: Hệ thống báo cáo phục vụ cho kế toán quản trị nên tuỳ theo yêu cầu thông tin về kế toán NVL của doanh nghiệp, kế toán trởng sẽ xây dựng báo cáo vật t phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Ví dụ: Báo cáo nhập vật liệu theo theo từng xí nghiệp, báo cáo chế

Mẫu biểu báo cáo tuỳ theo từng doanh nghiệp thiết kế dựa trên quy định của chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

ơng 2:

Tình hình thực về tổ chức kế toán NVL tại công ty cổ phần may Thăng Long.

2.1 Đặc điểm tình hình SXKD và quá trình quản lý SXKD tại Công ty.

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty.

Tên gọi: Công ty cổ phần may Thăng Long

Tên giao dịch Quốc tế: Thăng Long Garment Joint Stock Company.Tên viết tắt: THALOGA.

Trụ sở chính: 250 Minh Khai_Hai Bà Trng_Hà Nội.

Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty cổ phần may Thăng Long là một doanh nghiệp cổ phần do Nhà nớc nắm giữ 51% số cổ phiếu, trực thuộc Tổng công ty Dệt may Việt Nam Công ty ra đời vào ngày 5/8/1958 do Bộ Ngoại thơng chính thức ra quyết định thành lập với tên gọi ban đầu: Công ty may mặc xuất khẩu, thuộc tổng công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm Sự ra đời của công ty mang một ý nghĩa lịch sử quan trọng vì đây là Công ty may mặc xuất khẩu đầu tiên ở Việt Nam, và cũng là dấu hiệu của triển vọng và tơng lai tơi sáng cho ngành may mặc xuất khẩu nớc ta.

Những năm đầu thành lập, công ty gặp không ít khó khăn trong sản xuất: thiếu máy móc; trang thiết bị không đồng bộ; thiếu công nhân có tay nghề cao; việc may mặc hàng xuất khẩu ở Việt Nam cha có tiền lệ; tiêu chuẩn Quốc tế, kỹ thuật, chất lợng sản phẩm thuộc lĩnh vực văn hoá và khoa học là những vấn đề mới mẻ của công ty Tuy nhiên, với sự cố gắng và tận tâm của các cán bộ và đội ngũ công nhân, công ty đã đạt đợc những thành tựu bớc đầu rất quan trọng: Năm 1958 Công ty hoàn thành xuất sắc kế hoạch, đạt 112,8% chỉ tiêu đã đề ra; Năm 1959 công ty đạt đợc 102% so với kế hoạch sản xuất đã đề ra; Năm 1960 công ty đạt 116,16% kế hoạch sản xuất Trong thời kỳ này,Công ty xuất khẩu các mặt hàng: Măng tô nam-nữ, áo ma, Pizama sang Liên Xô và các nớc thuộc phe XHCN ở Đông Âu.

Thành công trong thời gian đầu là cơ sở cho một nền móng vững chắc và tạo đà cho sự phát triển cho những năm tiếp theo Vì thế, trong giai đoạn thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ I ( 1961-1965 ) Công ty dã có một bớc tiến rõ rệt Công ty đã quy tụ đợc các tổ sản xuất phân tán về một mối, đầu t thêm máy móc hiện đại: máy chạy điện, máy cắt vòng, máy tiện, máy mài 5 năm liên tiếp Công ty đã hoàn thành vợt mức kế hoạch đặt ra, đã có khách hàng và hợp đồng xuất khẩu ổn định, mở rộng thị trờng xuất khẩu sang các nớc Đức, Mông cổ, Tiệp Khắc và đặc biệt là Pháp_trung tâm thời trang của Châu Âu Ngày 31/8/1965 bộ phận gia công đã tách thành đơn vị sản xuất độc lập với tên gọi Công ty gia công may mặc xuất khẩu Công ty may mặc xuất khẩu đổi thành Xí nghiệp may mặc xuất khẩu.

Trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nớc ( 1965-1975 ) toàn Xí nghiệp đã có những nỗ lực rất lớn để đấu tranh bảo vệ tổ quốc, bảo vệ sản xuất, khẳng định sự tồn tại và phát triển của mình Đây là thời gian đầy khó khăn và thử thách đối với toàn thể cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp vì đế quốc Mỹ bắn phá miền Bắc rất ác liệt Các đơn vị Xí nghiệp phải đi sơ tán, nguồn nguyên liệu, vật t phục vụ sản xuất thiếu, nhiều giờ lao động bị mát do cắt điện, cán bộ và công nhân của Xí nghiệp vừa sản xuất, vừa đào hào và cầm súng chiến đấu Tuy khó khăn nh vậy nhng Công ty vẫn hoàn thành vợt mức kế hoạch đợc giao Năm1966 kế hoạch sản xuất là 1.200.000 sản phẩm nhng thực tế đạt đợc 1.262.000 sản phẩm với tỉ lệ 105,19% và hoàn thành xấp xỉ kế hoạch trong những năm đầu của cuộc kháng chiến.

Cho đến năm 1975, đất nớc thống nhất Đây cũng là năm công ty đợc 17 tuổi đời Trong giai đoạn 5 năm lần II ( 1975-1980 ) và những năm tiếp theo Xí nghiệp đã tập trung vào đầu t trang thiết bị, nghiên cứu cải tiến dây chuyền sản xuất, khuyến khích công nhân viên nghiên cứu khoa học và áp dụng vào thực tế Cùng với việc đầu t chiều sâu, Xí nghiệp cũng đẩy mạnh sản xuất gia công hàng xuất khẩu, đặc biệt là các sản phẩm may mặc cao cấp xuất khẩu sang các nớc: Thụy Điển, Pháp, CHDC Đức ( Liên bang Đức ngày nay ) Năm 1979, Xí nghiệp đợc Bộ Công nghiệp Quyết định đổi tên mới: Xí nghiệp may Thăng Long Đến năm 1988, Xí nghiệp đã đi qua 30 năm, một chăng đờng đầy khó khăn thử thách: qua hai cuộc chiến tranh phá hoại của đế quôc Mỹ, 4 lần thay đổi địa điểm, 5 lần thay đổi cơ quan chủ quản, 9 lần thay đổi lãnh đạo chủ chốt, nguyên vật liệu sản xuất luôn trong tình trạng

thiếu thốn nhng Xí nghiệp vẫn từng bớc tiến lên, đạt mức độ tăng trởng cao, xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt với các bạn hàng, nhiều lần đợc Nhà nớc tặng thởng Huân chơng Lao động.

Năm 1990 là mốc lịch sử đáng ghi nhận khi chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc Tình hình trong nớc và quốc tế rất khó khăn: khủng hoảng kinh tế - xã hội ở nớc ta vẫn còn gay gắt, lạm phát cao, các nớc XHCN ở Đông Âu và Liên bang Xô viết sụp đổ, Xí nghiệp may Thăng Long có thể nói đã bị mất trắng thị trờng xuất khẩu của mình Đứng trớc khó khăn đó, Xí nghiệp đã mạnh dạn đầu t thêm máy móc hiện đại, tổ chức lại sản xuất, quản lý,tìm kiếm thêm thị trờng và đã tiếp cận đợc với thị trờng các nớc châu á Với những nỗ lực không ngừng, năm 1991 Xí nghiệp may Thăng Long là đơn vị đầu tiên trong ngành may đợc nhà nớc cấp giấy phép xuất khẩu trực tiếp, tạo thế chủ động, giảm nhiều thủ tục phiền hà, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Tháng 6/1992, Xí nghiệp đợc Bộ Công nghiệp nhẹ cho phép đợc chuyển đổi tổ chức từ Xí nghiệp thành Công ty với tên gọi Công ty may Thăng Long Năm 1993, Công ty đã đầu t mở rộng, xây dựng một xởng may trực thuộc chi nhánh Hải Phòng Đồng thời thực hiện sự chỉ đạo của Tổng công ty dệt may Việt Nam giúp đỡ công ty dệt Nam Định thành lập một đơn vị thành viên của công ty tại thành phố Nam Định.

Năm 2004, Công ty may Thăng Long chuyển sang hình thức Công ty cổ phần do Nhà nớc nắm giữ cổ phần chi phối 51% vốn điều lệ với số vốn tại thời điểm cổ phần hoá là 123.568.183.000 VND.

Hiện nay,Công ty cổ phần may Thăng Long có 9 xí nghiệp thành viên nàm tại các khu vực Hà Nội, Hà Nam, Nam Định, Hoà Lạc với 98 dây chuyền sản xuất, gần 4000 cán bộ công nhân viên, đội ngũ cán bộ có trình độ cao, đội ngũ công nhân có tay nghề giỏi Trong những năm qua, công ty không ngừng đổi mới trong thiết bị, sáng tạo mâu mã mới, nâng cao chất l-ợng sản phẩm, xây dựng niềm tin với khách hàng trong nớc, mở rộng thị tr-ờng và nâng cao uy tín với các bạn hàng quốc tế Công ty đã nhiều lần đợc Đảng và Nhà nớc khen tặng.

Nhiệm vụ của công ty.

Từ khi thành lập cho đến nay, Công ty đã từng bớc vơn lên và là một doanh nghiệp đứng đầu ngành dệt may Việt Nam Công ty đợc quyền Xuất-Nhập khẩu trực tiếp và chuyên sản xuất các sản phẩm may mặc có chất lợng cao theo đơn đặt hàng của khách hàng trong và ngoài nớc, Ngoài ra, Công ty còn sản xuất các sản phẩm nhựa và kinh doanh kho ngoại quan phục vụ nghành dệt may Việt Nam.

Hàng năm, Công ty sản xuất khoảng 6 triệu sản phẩm, trong đó xuất khẩu khoảng 80% Sản phẩm của công ty có mặt trên 40 quốc gia trên thế giới, trong đó có cả những thị trờng khó tính nh Mỹ, Châu Âu, Hồng Kông, Hàn Quốc Hiện nay Công ty đang sản xuất và kinh doanh những mặt hàng chủ yếu sau:

- Quần áo bò.

- Quần áo sơ mi nam, nữ, bộ comple.- Bộ đồng phục ngời lớn, trẻ em.- áo Jacket các loại.

- Quần áo thể thao và quần áo dệt kim.Những thuận lợi

+ Do nằm trong thành phố nên công ty có khả năng tiếp cận thị trờng

nhanh, có nguồn lao động dồi dào.

+ Công ty là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực chiến lợc phát triển nên đợc chính phủ tạo điều kiện cho phép xuất nhập khẩu trực tiếp tại bất cứ cửa khẩu nào trên cả nớc nên có tiếp xúc thuận lợi với khách hàng.

+ Công ty có đội ngũ lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm cùng với những cán bộ công nhân viên năng động sáng tạo, có tay nghề và trình độ cao, có khả năng nắm bắt nhanh nhạy nhu cầu thay đổi của khách hàng.

+ Là công ty đã xây dựng thơng hiệu của mình trên thị trờng từ rất lâu, sản phẩm luôn đạt chất lợng và luôn đợc theo dõi theo hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002, đợc ngời tiêu dùng đánh giá cao, từ lâu đã có uy tín và chiếm đợc cảm tình của khách hàng.

Những khó khăn.

+ Tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trờng quốc tế, thiếu thông tin

về thị trờng và đặc biệt hạn ngạch xuất khẩu đợc cấp phép ít làm cho việc triển khai và ký kết hợp đồng gặp nhiều hạn chế.

+ Thị trờng trong nớc cũng gặp nhiều khó khăn, công ty phải khẳng định mình trớc những công ty có tên tuổi khác nh May 10, May Đức Giang, May Chiến Thắng và các loại hàng nhập lậu từ Trung Quốc đang tràn ngập thị trờng.

+ Thiếu vốn để mở rộng sản xuất kinh doanh, từ khi chuyển đổi thành công ty cổ phần, các nguồn vay u đãi từ phía công ty Tài chính thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam không còn nữa mà công ty phải tự huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.* Đặc điểm sản xuất kinh doanh:

Hiện nay, lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm: sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trên các lĩnh vực hàng may mặc, nhựa, kho ngoại quan Trong đó hoạt động chính vẫn là ở lĩnh vực may mặc với các loại sản phẩm cơ bản: Quần áo sơmi, áo Jacket, áo khoác các loại, quần áo trẻ em Việc sản xuất của công ty chủ yếu là hàng gia công may mặc theo các hợp đồng gia công Việc sản xuất đợc tiến hành theo một quy trình công nghệ khép kín và trọn vẹn trong một đơn vị Hiện nay, cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty đợc bố trí nh sau:

+ Có 5 xí nghiệp may trong đó có 3 xí nghiệp: XN I, XN II, XN III đóng tại Hà Nội; một xí nghiệp may Nam Hải đóng tại Nam Định; xí nghiệp may Hà Nam đóng tại Hà Nam; một xí nghiệp phụ trợ bao gồm phân xởng thêu và phân xởng mài, đồng thời có nhiệm vụ cung cấp điện nớc, sửa chữa máy móc thiết bị cho cả công ty.

+ Một cửa hàng thời trang chuyên nghiên cứu mẫu mốt và sản xuất những đơn đặt hàng nhỏ, số lợng khoảng 1000 sản phẩm.

đồ số 3.

Các Xí nghiệp đợc tổ chức theo một dây chuyền khép kín gồm:1 tổ cắt, 4 dây chuyền may, 1 tổ là Nguyên vật liệu là vải, sau khi đa vào sản xuất sẽ đợc tổ cắt thực hiện cắt theo mẫu, sau đó chuyển cho tổ may thực hiện may Nếu sản phẩm nào cần thêu thì trớc khi chuyển cho tổ may phải trải qua giai đoạn thêu Mỗi công nhân thực hiện một bộ phận nào đó cấu thành nên sản phẩm: may cổ,may thân, may tay rồi sau đó mới ghép thành sản phẩm hoàn chỉnh để chuyển sang tổ là Nếu sản phẩm cần tẩy mài thì tr-ớc khi giao cho tổ là, sản phẩm đợc chuyển qua phân xởng tẩy mài.

Phòng kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra lại sản phẩm nh chất lợng, quy cách, kích cỡ trớc khi đóng gói sản phẩm.

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm đợc thể hiện qua sơ đồ số 4

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý SXKD

Từ tháng 1/2004, Công ty may Thăng Long đã chính thức đợc cổ phần hoá theo chủ trơng của nhà nớc.Bộ máy tổ chức quản lý bao gồm:

Cấp công ty:

+ Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ ): là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến chiến lợc phát triển dài hạn của công ty Các vấn đề do ĐHĐCĐ quyết định thờng đợc thực hiện thông qua biểu quyết Nghị quyết đợc thông qua khi có trên 51% số phiếu tham gia cuộc họp ĐHĐCĐ đồng ý Các vấn đề về ĐHĐCĐ đợc quy định tại Luật Doanh Nghiệp và chi tiết thao điều lệ của công ty ĐHĐCĐ bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của công ty.

+ Hội đồng quản trị ( HĐQT ): là cơ quan quản lý của công ty, đứng đầu là Chủ tịch HĐQT Thay mặt HĐQT điều hành công ty là Tổng giám đốc HĐQT hoạt động tuân thủ theo quy định của Luật Doanh Nghiệp và điều lệ của công ty.

+ Ban kiểm soát: là cơ quan giám sát hoạt động của ĐHĐCĐ, đứng đầu là trởng ban kiểm soát.

+ Tổng giám đốc: là ngời điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm hay bãi nhiệm Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trớc HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc giao.

Giúp việc cho Tổng giám đốc có các Phó Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm hay miễn nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc, gồm có các Phó Tổng giám đốc sau:

- Phó Tổng giám đốc điều hành kỹ thuật: có trách nhiệm giúp việc cho Tổng giám đốc về mặt kỹ thuật sản xuất và thiết kế của công ty.

-Phó Tổng giám đốc sản xuất: có trách nhiệm giúp Tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh.

- Phó Tổng giám đốc điều hành nội chính: có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc về mặt đời sống nhân viên và điều hành các dịch vụ đời sống.

Các phòng ban chức năng:

- Văn phòng công ty: có trách nhiệm quản lý về mặt nhân sự, các mặt tổ chức của công ty: quan hệ đối ngoại, giải quyết các chế độ chính sách với ngời lao động.

- Phòng kỹ thuật chất lợng: quản lý, phác thảo tạo mẫu các mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng và nhu cầu của công ty, kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi đa vào nhập kho thành phẩm.

- Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trờng và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm; tổ chức và quản lý công tác xuất nhập khẩu hàng hoá, đàm phán soạn thảo hợp đồng với khách hàng trong và ngoài nớc.

-Phòng kế toán tài vụ: tổ chức quản lý thực hiện công tác tài chính kế toán theo chính sách của Nhà nớc, đảm bảo nguồn vốn có sản xuất kinh doanh và yêu cầu phát triển của công ty, phân tích và tổng hợp số liệu để đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp đảm bảo hoạt động của công ty có hiệu quả.

-Xí nghiệp dịch vụ đời sống: làm công tác dịch vụ, phục vụ thêm cho đời sống của công nhân viên: quản lý lớp mẫu giáo, trông xe, nhà ăn

- Cửa hàng thời trang: các sản phẩm đợc trng bày mang tính chất giới thiệu là chính, ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp các thông tin về nhu cầu, thị hiếu của khách hàng để xây dựng các chiến lợc tìm kiếm thị trờng.

- Trung tâm thơng mại và giới thiệu sản phẩm: trng bày, giới thiệu và bán các loại sản phẩm của công ty, đồng thời tiếp nhận các ý kiến đóng góp, phản hồi từ ngời tiêu dùng.

- Phòng chuẩn bị sản xuất: tổ chức tiếp nhận, bảo quản hàng hoá trong kho cũng nh vận chuyển, cấp phát nguyên liệu đến từng đơn vị theo lệnh sản xuất Ngoài ra còn thực hiện kiểm tra số lợng, chất lợng của nguyên phụ liệu phục vụ cho sản xuất.

- Phòng kinh doanh nội địa: tổ chức tiêu thụ hàng hoá nội địa, quản lý hệ thống bán hàng, các đại lý bán hàng cho công ty và theo dõi tổng hợp, báo cáo tình hình kết quả kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá của các đại lý

Các cấp xí nghiệp:

- Trong các Xí nghiệp thành viên có ban giám đốc Xí nghiệp gồm Giám đỗc xí nghiệp Giúp việc cho giám đốc xí nghiệp có các nhân viên thông kê xí nghiệp và nhân viên thống kê phân xởng.

- Dới các trung tâm và của hàng thời trang có của hàng trởng và các nhân viên cửa hàng.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ 5.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.

2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý cũng nh trình độ của các cán bộ kế toán và chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy kế toán đợc giao,công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Theo hình thức này, hầu hết các công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán đến việc lập báo cáo kế toán đều đợc thực hiện tại phòng kế toán của công ty ở các xí nghiệp thành viên và các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng phân xởng đó Ngoài ra, trong bộ máy kế toán, các nhân viên đợc bố trí đảm nhận các phần hành kế toán căn cứ vào khối lợng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh