Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Ngô Gia Tự.DOC

Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Ngô Gia Tự

Phần II Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 9

2.1 Đặc điểm chung về nguyên, vật liệu sử dụng 9

2.1.1 Phân loại nguyên, vật liệu 9

2.1.2 Đánh giá nguyên, vật liệu 10

2.2 Chứng từ kế toán sử dụng nguyên, vật liệu 11

2.2.1 Chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu 11

2.2.2 Chứng từ kế toán giảm nguyên, vật liệu 25

2.3 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho 25

2.4 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán 27

Phần III Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu 31

3.1 Tài khoản sử dụng 31

3.2 Kế toán tổng hợp tăng nguyên, vật liệu 31

3.3 Kế toán tổng hợp giảm nguyên, vật liệu 41

Kết luận 51

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung, bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, đất nước đang từng bước đi lên CNH- HĐH Hơn nữa, việc tham gia vào WTO đã tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức đối với doanh nghiệp.Để có thể tồn tại được trên thương trường, các doanh nghiệp phải chủ động trong kinh doanh, tự hạch toán kinh doanh, đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi Do vậy, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm phát huy nội lực, tận dụng nguồn ngoại lực để có thể giảm chi phí đến mức thấp nhất và đạt lợi nhuận cao nhất.

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm Đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, chỉ một sự biến động nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và cũng tức là ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp Do vậy, để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả, tiết kiệm thì doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng đê quản lý và thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời,tránh tình trạng thiếu hụt,dư thừa,hư hao mất mát …Nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.

Là sinh viên ngành kế tóan khoa kinh tế và quản trị kinh doanh trường Viện đaị học mở Hà Nội, sau một thời gian thực tập tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất,đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của cô hướng dẫn và sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng Tài Chính - Kế Toán em đã đi sâu nghiên cứu đề tài kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cơ khí Ngô Gia Tự Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là để tìm hiểu công tác kế toán nghuyên vật liệu ở

công ty nhằm học hỏi thêm kiến thức thực tế tìm ra những mặt mạnh những vấn đề còn tồn tại và đề xuất biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghuyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Báo cáo thực tập nghiệp vụ gồm 3 phần:

Phần I: Tìm hiểu chung về tổ chức kế toán của đơn vị Phần II: Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu

Phần III: Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu

Phần I, Tìm hiểu chung về tổ chức công tác kế toán của công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung Nên toàn bộ công tác kế toán của công ty đều tập trung tại phòng TCKT Tại các phân xưởng bố trí các kế toán thống akê phân xưởng làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu nhận chứng từ gửi về phòang TCKT của công ty.

1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đảm bảo chuyên môn hóa cao của cán bộ kế toán đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất tổ chức quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý Bộ máy kế toán của công ty được phản ánh trong sơ đồ sau:

Kế toán trưởng

Phó phòng < kế toán tổng hợp >

Kế toán tiền mặt kiêm tổng

hợp lương

Kế toán ngân hàng kiêm thủ

Kế toán TSCĐ kiêm kế toán

lương VP

Kế toán vật tư kiêm kế toán

doanh thu

Kế toán thống kê các phân xưởng

● Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán

+, Kế toán trưởng tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở công ty,đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của công ty Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan tài chính cung cấp.+, Một phó phòng giúp việc cho kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp giá thành và điều hành công việc của phòng kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt Nhiệm vụ của phó phòng là thu thập các tài liệu về chi phí do các kế toán viên trong phòng nộp cho, sau đó tập hợp chi phí và tính giá thành snả phẩm, cuối năm chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính.

+, Một kế toán phụ trách tiền mặt, phân bổ lương, BHXH: Theo dõi các khoản thanh toán tiền mặt, hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ lien quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương như: BHYT, BHXH, KPCĐ.+, Một kế toán phụ trách tiêu thụ và vật liệu: Ghi chép, phản ánh tất cả các nghiệp vụ lien quan đến nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Đồng thời theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty.

+, Một kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: Theo dõi thu, chi, lên báo cáo hàng ngày, thực hiện cấp phát thu, chi quỹ, theo dõi các khoản thanh toán bằng TGNH.

+, Một kế toán TSCĐ kiêm tiền lương của khối văn phòng: ghi chép, phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ cả về giá trị còn lại và giá trị hao mòn, đồng thời tiến hành trích khấu hao hàng tháng Chịu trách nhiệm thanh toán tiền lương của khối văn phòng.

Các nhân viên thống kê phân xưởng không thuộc biên chế nhân viên phòng kế toán mà thuộc biên chế ở các phân xưởng và chịu sự hướng dẫn chuyên môn của phòng kế toán.

● Mối liờn hệ giữa cỏc phần hành kế toỏn

Mỗi một vị trớ cụng tỏc được phõn cụng cụng việc một cỏch cụ thể Điều này thể hiện rừ nột trong bảng phõn cụng cụng việc của kế toỏn trưởng vào đầu năm cho từng kế toỏn viờn dưới quyền Kế toỏn trưởng phụ trỏch chung tất cả cỏc mảng cụng việc, chỉ đạo trực tiếp cụng tỏc kế toỏn Phú phũng kế toỏn giỳp kế toỏn trưởng mảng cụng việc được giao, thay mặt kế toỏn trưởng quản lý điều hành khi kế toỏn trưởng đi vắng Cỏc kế toỏn viờn thực hiện cụng việc được giao và bỏo cỏo cụng việc với kế toỏn trưởng và phú phũng kế toỏn

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo TK).

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng TK, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập các báo cáo tài chính.

Với hỡnh thức này cụng ty đó tổ chức hệ thống sổ dựa trờn quy định của chế độ kế toỏn bao gồm.

- NKCT số 1: Ghi cú TK111- NKCT số 2: Ghi cú TK112- NKCT số 5: Ghi nợ cú331

- NKCT số 7: Ghi có TK142, 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627

- Sổ cái tài khoản liên quan

- Sổ kế toán chi tiết và một số sổ trung gian khác

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ tại các đơn vị thành viên.

Ghi hàng ngày

Ghi định kì cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n

B¶ng tæng hîp chi tiÕtThÎ vµ sæ kÕ

to¸n chi tiÕt

B¸o c¸o tµi chÝnh

Sæ c¸iNhËt kÝ chøng tõ

B¶ng kª

- Tài khoản 112 “Tiền gửi ngõn hàng” được mở chi tiết cho từng loại tiền ở từng ngõn hàng bao gồm tiền gửi bằng VNĐ, tiền gửi ngoại tệ.

- Tài khoản 131 “Phải thu của khỏch hàng” và tài khoản 331 “Phải trả người bỏn” được mở chi tiết cho từng khỏch hàng.

- TK 4212,TK 511, TK 632 được mở chi tiết cho từng hoạt động kinh doanh sau đú cho từng sản phẩm và nơi tiờu thụ.

- TK 155 thành phẩm được mở chi tiết cho từng loại thành phẩm

- TK 334 “Phải trả cụng nhõn viờn” được mở chi tiết cho từng phõn xưởng, từng phũng ban của cụng ty

- Cỏc tài khoản khỏc được mở chi tiết theo chế độ.

*Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn:

Cụng ty cơ khớ Ngụ Gia Tự theo quy định lập bỏo cỏo quý và bỏo cỏo năm nộp cho cơ quan tài chớnh, cơ quan thuế, cơ quan thống kờ, doanh nghiệp cấp trờn và cơ quan đăng ký kinh doanh

Cụng ty sử dụng hai hệ thống bỏo cỏo là hệ thống bỏo cỏo tài chớnh và hệ thống bỏo cỏo quản trị

Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty cơ khớ Ngụ Gia Tự được lập với mục đớch sau:

- Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đầu t của Công ty trong một kỳ kế toán.

- Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá thực trạng tài chính của Công ty trong kỳ hoạt động đã qua và dự đoán trong tơng lai Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hoặc đầu t vào doanh nghiệp của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà đầu t, các chủ nợ hiện tại và tơng lai của Công ty.

Bỏo cỏo tài chớnh gồm:

- Bảng cõn đối kế toỏn.

- Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh.- Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ.

- Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.

4 bỏo cỏo trờn lập theo mẫu quy định của Bộ tài chớnh, được sử dụng cho cỏc đối tượng quan tõm bờn ngoài Cụng ty ( Cơ quan thuế, thống kờ ).

Bỏo cỏo quản trị gồm:

- Bảng cõn đối kế toỏn Cỏc chỉ tiờu trờn bảng cõn đối kế toỏn quản trị chi tiết hơn so với bảng cõn đối tài chớnh.

- Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh được chi tiết theo từng loại hỡnh kinh doanh hoặc bộ phận kinh doanh

- Bỏo cỏo chi tiết trớch khấu hao tài sản cố định.

- Bỏo cỏo nhập xuất tồn kho hàng húa, nguyờn vật liệu - Bỏo cỏo chi phớ bỏn hàng và quản lớ doanh nghiệp

- Bỏo cỏo quyết toỏn quỹ tiền lương, bảo hiểm xó hội, kinh phớ cụng đoàn.- Bảng kờ cụng nợ tài khoản 131, 331, 141.

Năm tài chớnh bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào ngày 31/21 theo năm dương lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn của Cụng ty là Việt Nam đồng, nguyờn tắc chuyển đổi cỏc đồng tiền khỏc là theo tỷ giỏ giao dịch bỡnh quõn của liờn ngõn hàng Nhà nước Việt Nam cụng bố.

Đối với kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và được đánh giá theo giá gốc Nguyên tắc xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh.

Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng theo chế độ kế toán hiện hành.Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ với mức thuế suất là 0%, 5%, 10% tùy theo từng loại sản phẩm, dịch vụ

Phần II, Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

2.1Đặc điểm chung về nguyên, vật liệu sử dụng của công ty2.1.1 Phân loại nguyên, vật liệu

Với một khối lượng vật liệu lớn, chủng loại rất phong phú và đa dạng, mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý hoá khác nhau Vì vậy, để quản lý và hạch toán được chính xác và thuận tiện, công ty đã phân chia nguyên vật liệu thành 5 loại căn cứ vào nội dung kinh tế của vật liệu:

o Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực tế của sản phẩm bao gồm: sắt, thép, tôn, thiếc, phôi trục xe máy, khung gầm ô tô, các nguyên vật liệu để lắp ráp ô tô…

o Vật liệu phụ: Là vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm tăng them chất lượng, mẫu mã của sản phẩm như: sơn, que hàn, dung môi, bột đá, dây emay, dầu mazut, giâý giáp…….

o Nhiên liệu: Là những thứ cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm gồm các loại: xăng, xăng công nghiệp, dầu…

o Phụ tùng thay thế: Là những loại phụ tùng chi tiết máy móc thiết bị công ty mua sắm hoặc tự chế tạo phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các thiết bị máy móc như: tay rê, đĩa côn, lốp ô tô….

o Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản: cát, đá, sỏi, ximăng… đi lắp đặt công trình.

Công ty tiến hành tổng hợp kiểm kê vật liệu khi có yêu cầu thường là một năm kiểm kê một lần

2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu

• Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ

Phần lớn nguyên, vật liệu của công ty là do mua ngoài

Trị giá vốn thực tế = Giá mua trên + chi phí thu - Các khoản giảmvật liệu nhập kho hoá đơn mua trừ

Trong đó:

- Giá mua trên hoá đơn = đơn giá x số lượng

- Chi phí thu mua là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ…

- Các khoản giảm trừ là những mất mát, thiếu hụt… mà chủ hàng phải bồi thường hoặc phải chịu

Ví dụ: Theo HĐ số 01975 ngày 9/12/2006, công ty mua của Công ty Nam Vang 4000kg thép với đơn giá là 9.714 đồng/kg, chủ hàng vận chuyển đến tận kho của công ty thuế suất GTGT của mặt hàng này là 5 %

Trị giá vốn thực tế = giá mua trên hoá đơn = Đơn giá x số lượnglỗ gió đèn nhập kho = 4000 x 9.714= 38.856.000 (đồng)

● Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho:

Giá thực tế + Giá thực tế những lần sau lần xuất trước nhập kho tiếp theo Đơn giá thực tế =

xuất kho Khối lượng NVL + Khối lượng NVL sau lần xuất trước nhập kho tiếp theo

Ví dụ: Số liệu tồn kho đầu tháng 12 của thép mạ kẽm là 49.541.400 đồng,

đơn giá 9.700 đồng /kg, số lượng là 5100 kgTrong tháng nhập:

Ngày 9/ 12 nhập 4000 kg, đơn giá là 9.714 đồng/ kg, thành tiền là 38.856.000 đồng

Ngày 18/ 12 nhập kho 2500 kg, đơn giá là 9.720 đồng/kg, thành tiền là 24.300.000 đồng

Ngày 23/ 12 xuất kho 3000 kg cho phân xưởng sản xuất lắp ráp ô tô, đơn giá thực tế vật liệu xuất kho được tính như sau:

49.541.400 + 38.856.000 + 24.300.000Đơn giá thép mạ kẽm =

xuất kho 5100 + 4000 + 2500 = 9.715,3 (đồng/kg)Giá vật liệu xuất kho của 3000 kg thép mạ kẽm là:9.715,3 x 3000 = 29.145.900 (đồng)

2.2 Các chứng từ sử dụng kế toán nguyên , vật liệu

2.2.1, Chứng từ tăng nguyên vật liệu

Việc thu mua nguyên vật liệu của công ty do các cán bộ thuộc phòng kinh doanh phụ trách Khi mua nguyên vật liệu, cán bộ phòng kinh doanh sẽ lâp hợp đồng kinh tế đê hai bên mua và bán ký kết vê việc mua bán nguyên vật liệu

Ví dụ: Công ty mua nguyên vật liệu Công ty Nam Vang, có hợp đồng kinh tế như sau:

Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của hội đồng nhà nước ban hành ngày 25/09/1989 và nghị định số 17/HĐBT (nay là chính phủ) quyết định về việc thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế

Căn cứ vào chức năng và nhu cầu của hai bên.

Hôm nay, ngày 2 tháng 12 năm 2006, chúng tôi gồm:

Bên A: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Địa chỉ: 16-18 Phan Chu Trinh – Hà NộiĐiện thoại: 048240091

Mã số thuế: 0100104637

Tài khoản số: 002150000025412 ngân hàng công thương Hà Nội

Đại diện: Ông Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Giám đốc

Bên B: Công ty Nam Vang

Địa chỉ: Xuân Phương - Từ Liêm – Hà NộiĐiện thoại: 048502284

Mã số thuế: 0100165241

Tài khoản số: 012012000002135 tại chi nhánh ngân hạng đầu tư và phát triển Từ Liêm

Đại diện: Bà Phạm Thị Điệp Chức vụ: Giám đốc

Hai bên bàn bạc và đi đến thống nhất ký hợp đồng với những điều khoản sau:

Điều I: Mặt hàng, số lượng, chất lượng và quy cách, giá cả.

1. Mặt hàng: Bên B cung cấp cho bên A mặt hàng: Thép mạ kẽm Chất liệu: thép

2. Số lượng và giá cả

Thành tiền(VNĐ)

Điều II: Địa điểm, thời gian và phương thức giao nhận.

1. Địa điểm: Bên B giao hàng cho bên A tại văn phòng công ty Nam Vang.

2. Thời gian giao hàng: 01 tuần kể từ ngày ký hợp đồng

Điều III: Phương thức và thời gian thanh toán

1. Tiền hàng được thanh toán bằng tiền mặt

2. Thời gian thanh toán:

3. Số tiền: 40.798.800 (Bốn mươi triệu bảy trăm chín mươi tám nghìn tám trăm đồng chẵn)

Điều IV: Trách nhiệm mỗi bên.

1. Bên A

Thanh toán đúng theo thời hạn quy định tại điều III

Cung cấp thông tin đầy đủ về quy cách sản phẩm cho bên B

2. Bên B

Giao hàng đúng quy cách, chất lượng, số lượng và thời gian

Không được phép cung cấp mẫu sản phẩm trên cho bất kỳ khách hàng nào khác

Điều V: Các điều khoản khác.

1. Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh những điều khoản trên đây Trong quá trình thực hiện nếu nảy sinh những bất đồng ý kiến hai bên phối hợp giải quyết theo tinh thần hợp tác Nếu một bên đơn phương chấm dứt hoặc vi phạm hợp đồng thì hoàn toàn chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên còn lại

2. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên sẽ thường xuyên thông báo cho nhau về những vấn đề liên quan đến hợp đồng Các phụ lục hoặc biên bản bổ sung là bộ phận không tách hợp đồng này.

3. Hợp đồng này có hiệu lực kể tù ngày ký kết đến hết ngày 31/12 năm 2007

4. Hợp đồng này lập thành 4 bản, có giá trị pháp lý như nhau Mỗi bên giữ hai bản để theo dõi và thực hiện

Hà Nội, ngày 2 tháng 12 năm 2006

Đại diện bên A Đại diện bên BGiám đốc Giám đốcNguyến Anh Tuấn Phạm Thị Điệp

Sauk hi hợp đồng giữa hai bên đã được ký kết, theo đúng hạn, công ty Nam Vang vận chuyển hàng đến tận kho cho công ty cơ khí Ngô Gia Tự và lập hoá đơn giá trị gia tăng giao cho công ty

Biểu số 1

HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Liên 2: Giao cho khách hàng DH/00 – B Ngày 9 tháng 12 năm 2006 N : 01975

Đơn vị bán hàng: Công ty Nam Vang Số tài khoản:

Địa chỉ: Xuân Phương-Từ Liêm-Hà Nội Mã số:

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng

Đơn vị: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự Số tài khoảnHình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:

STT Tên hàng hoá, dịch vụ

Đơn vịtính

Khi nguyên vật liệu về đến kho, cán bộ vật tư mang hoá đơn của lô vật tư đó đến phòng kinh doanh Tại đây, cán bộ phụ trách của phòng sẽ xét xem lô vật tư này có nằm trong kế hoạch thu mua vật tư hay không? Số vật tư này có đúng số lượng, chủng loại, chất lượng yêu cầu hay không? Sau đó,

nếu số vật tư này phù hợp, phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra số nguyên vật liệu này có đúng chất lượng, số lượng, chủng loại theo hoá đơn hay không và ghi ý kiến vào biên bản kiểm nghiệm Nếu số vật liệu này phù hợp với hoá đơn về số lượng, quy cách, phẩm chất mới tiến hành làm thủ tục nhập kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập như sau:

Đơn vị:… Mẫu số: 03 - VT Bộ phận:… Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ-BTC

Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ t ài chính

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆP VẬT TƯ

Ngày 9 tháng 12 năm 2006 Số: 205

Căn cứ: số 102 VT-CK ngày 9 tháng 12 năm 2006 của công ty cơ khí Ngô Gia Tự

- Ban kiểm nghiệm gồm:

+ Ông: Vũ Văn Cường: Chức vụ: phó phòng - Đại diện phòng kinh doanh: trưởng ban

+ Bà: Nguyễn Thị Thơm: Chức vụ: nhân viên - Đại diện phòng khoa học- công nghệ: uỷ viên

+ Ông: Nguyễn Hải Nam: Chức vụ: thủ kho: uỷ viênĐã kiểm nghiệm loại vật tư: Thép mạ kẽm

Tên nhãn hiệu,Quy cách, phẩm

chất vật tư

Phươngthức kiểm

Số lưọngTheo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệmSL đúng

quy cách, phẩm chất

SL Không đúng quy cách phẩm chất

Ghi chú

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho

Đại diện phòng KH-KT Thủ kho Trưởng ban(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sau đó, phiếu nhập kho do phòng kinh doanh tự lập làm 3 liên: 1 liên do phòng kinh doanh giữ, 1 liên giao cho cán bộ vật tư giữ để làm căn cứ thanh toán, 1 liên do thủ kho gĩư để vào thẻ kho Khi nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho, ghi ngày, tháng, năm nhập kho và

cùng người nhập ký vào phiếu Cuối tháng, thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật liệu để ghi vào cột “Đơn giá” và cột “Thành tiền” và ghi sổ kế toán liên quan

Khi nhập nguyên vật liệu, thủ kho có trách nhiệm xin lao động bốc xếp, sắp xếp, bố trí các loại nguyên vật liệu ở kho một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo đáp ứng yêu cầu bảo quản của từng loại vật liệu, tiện theo dõi cho công tác nhập kho.

Biểu số 2

Mẫu số: 01-VT Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ-BTC ng ày 20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

Công ty cơ khi Ngô Gia Tự

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 9 tháng 12 năm 2006

Nợ TK 1521 Có TK 331

- Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng

- Diễn giải : Thép

-Nhập tại kho:

- Đ ơn v ị bán: Cơ sở sản xuất Văn Linh

Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba mươi tám triệu tám trăm năm mươi sáu nghìn

Tên, nhãn hiệu,Quy cách, phẩm

chất vật tư

Số lượngTheoChứng từ

Đơn giá Thành tiền

Khi thanh toán tiền hàng, phiếu chi được lập:

2.2.2 Chứng từ giảm nguyên, vật liệu

Biểu số 3:

Đơn vị: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự Mẫu số 01-TT

Địa chỉ: 16-18 Phan Chu Trinh HN Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ-BTC ng ày 20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

Mã số thuế: 0100104637Telefax:048240091

PHIẾU CHI

Ngày: 9/12/2006Người nhận tiền: Nguyễn Văn Hùng

Đại diện: Phòng kinh doanhĐịa chỉ

Về khoản: Thép mạ kẽmSố tiền: : 40.798.800 (đồng)

Bằng chữ: Bốn mươi triệu bảy trăn chin mươi tám nghìn tám trăm đồngKèm theo: …… chứng từ gốc

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ qu ỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Các phân xưởng khi có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ viết vào phiếu lĩnh vật tư và có xác nhận của quản đốc và kỹ thuật phân xưởng để tổ chức đó được lĩnh vật tư.

Phiếu cấp vật tư sẽ được lập như sau:Biểu số 4:

Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Mã số: Số: 512

Người lĩnh phiếu: Đơn vị: Phân xưởng lắp ráp ô tô

Hạch Sản phẩmToán vào Hợp đồng

Người nhận( )Người cấp

Người xác nhận Kế toán

Sau đó, quản đốc phân xưởng đưa phiếu lĩnh lên phòng kinh doanh Căn cứ vào các định mức chi phí nguyên vật liệu, văn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng tháng, xem xét thấy nhu cầu về sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó là hợp lý, hợp lệ, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho, khi lập phíếu ghi rõ số phiếu, ngày tháng năm lập phiếu, lý do sử dụng, tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của vật tư, số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho của bộ phận sử dụng Sauk hi lập phiếu xong, phụ trách bộ phận sử dụng ( quản đốc) và phụ trách cung ứng (trưởng phòng kinh doanh) ký, giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư Sauk hi xuất kho, thủ kho ghi số lượng vật tư xuất vào cột thực xuấtm ghi ngày tháng năm xuất kho và cùng ngưòi nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:

+ Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để kế toán vật liệu ghi vào cột “đơn giá” và cột “thành tiền” của phiếu xuất kho và ghi vào sổ kế toán liên quan.

+ Liên 3: Người nhận giữ để nhân viên thống kê phân xưởng ghi vào sổ kế toán của bộ phận sử dụng

Xuất tại kho: kho xe khách

Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai mươi chín triệu một trăm bốn mươi lăm nghìn chín trăm đồng

Xuất ngày 23 tháng 12 năm 2006

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng

Đơn vịtính

Số lượngYêu

Thực xuất

Đơn giá Thành tiền

Kế toán chi tiết vật liệu ở công ty được thực hiện song song giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại, từng thứ tự vật liệu cả về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị Trong đó thủ kho theo dõi về mặt số lượng của nguyên vật liệu còn kế toán chủ yếu theo dõi về mặt giá trị của nguyên vật liệu.

Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh sự biến động và tình hình

hiện có của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Ngoài việc sử dụng thẻ kho, thủ kho còn sử dụng sổ số dư do kế toán chuyển đến để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng.

Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu có cùng nhãn hiệu, quy cách dung cho cả năm Mỗi nhãn hiệu, quy cách vật liệu được ghi trên một hay một số tờ thẻ kho Thẻ kho theo dõi nguyên vật liệu chính được lập thành một quỷên, theo dõi vạt liệu phụ độc lập thành một quyển Tại bìa mỗi quyển thẻ khho đều có doanh muc, các thú nguyên vật liệu được sắp xếp theo thứ tự như trong quyển sổ để dễ dàng tìm kiếm và ghi chép Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu , quy cách vật liệu, đơn vị tính sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.

Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất và tính ngay ra số tồn kho sau mỗi lần ghi thẻ Tuy nhiên, đối với một số loại nguyên vật liệu của các phân xưởng nhập xuất hết ngay trong ngày không đuợc theo dõi trên thẻ kho Cuối tháng cộng số phát sinh trong tháng và ghi số tồn kho cuối tháng( chính là số tồn kho sau lần ghi cuối cùng trong tháng)

Biểu số 6:

THẺ KHO

Ngày lập thẻ: 01/12/2006 Tờ số: 01

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Thép mạ kẽm

Đơn vị tính: Kg Mã số:

Chúng từSố phiếuNhập Xuất

Diễn giải

Số lượngNhập Xuất Tồn

Ký xácnhận của kế

Tồn cuối tháng

6.600

- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ

Định kỳ 5 – 10 ngày, kế toán vật liệu xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho rồi mang chứng từ về phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, sau đó tập hợp các chứng từ nhập, xuất theo thứ tự thời gian phát sinh và theo thứ tự vật liệu, đối với phiếu xuất kho còn tập hợp theo từng đối tượng hạch toán chi phí để thuận tiện cho việc ghi sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ và các sổ có liên quan khác.

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ được mở cho từng tháng theo từng thứ vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền Mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một hoặc một số tờ sổ Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho của từng thứ vật liệu để ghi vào sổ chi tiết của thứ vật liệu tương ứng và tính ran gay số tồn kho sau mỗi lần ghi sổ, mỗi phiếu nhập, xuất được ghi một dòng trên sổ Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết và tính ra số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu.

Ví dụ: Sổ chi tiết vật liệu: thép mạ kẽm