Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP hỗ trợ phát triển tin học KTDNTM.DOC

Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP hỗ trợ phát triển tin học KTDNTM.

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận, đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất Để đạt đợc điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, đồng thời các doanh nghiệp phải luôn đổi mới phơng thức phục vụ, thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kinh tế, luôn cải tiến bộ máy kinh doanh cho phù hợp với sự phát triển kinh tế và sự mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp.

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp Bán hàng giúp cho doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn nhanh, trang trải đợc các chi phí, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, góp phần thúc đẩy ngời sử dụng các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý nhằm không ngừng làm tăng doanh lợi cho doanh nghiệp Do đó, việc tổ chức kế toán bán hàng cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phơng án kinh doanh, đầu t có hiệu quả.

Sau một thời gian nghiên cứu, tìm hiểu có hạn, nên em xin trình bày những nội dung cơ bản nhất về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Đồng thời trình bày những hiểu biết của em về việc “Hoàn thiện kế toán bánhàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học”

Cùng với sự cố gắng của bản thân, luôn nhận đợc sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy giáo PGS.TS Lê Thế Tờng và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán tại Công ty em đã hoàn thành luận văn này, nhng do thời gian và trình độ còn nhiều hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong

đợc sự góp ý bổ sung nhằm khắc phục những thiếu sót của chuyên đề để hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu và củng cố kiến thức của bản thân.

Ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm ba phần chính:

Chơng I: Những vấn đề về lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.

Chơng II: Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)

Chơng III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học.

Chơng I

Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại

I Đặc điểm hoạt động bán hàng ảnh hởng tới công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

1 Đặc điểm hoạt động bán hàng

Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hoá bán đợc là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Hàng hoá đạt tiêu chuẩn chất lợng cao, giá thành hạ thì hàng hoá của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trên thị trờng.

Đặc điểm của hoạt động bán hàng là quá trình thực hiện trao đổi thông qua phơng tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá tức là chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật hàng hoá sang hình thái tiền Số tiền doanh nghiệp thu đợc từ việc cung cấp hàng hoá cho khách hàng gọi là doanh thu bán hàng.

Bán hàng là khâu quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, hàng hoá tiêu thụ đợc giúp doanh nghiệp đững vững trên con đờng cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng Tất cả quá trình hoạt động kinh doanh đều nhằm mục đích bán đợc hàng hoá, tăng lợi nhuận Do đó bán hàng là hoạt động rất cần đợc chú trọng, các doanh nghiệp phải xác định đợc vai trò, đặc điểm vị trí của công tác bán hàng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở đã vạch ra hớng đi đúng đắn dựa trên cơ sở khoa học để đảm bảo cho sự thành công của đơn vị.

Hàng hoá đợc tiêu thụ nhanh chóng sẽ làm tăng vòng quay của vốn lu động đảm bảo thu hồi vốn nhanh, trang trải đợc chi phí lợi nhuận đợc đảm bảo

Đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân bán hàng góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội, giữ vững quan hệ cân đối tiền hàng làm cho nền kinh tế quốc dân ổn định và phát triển đất nớc trên trờng quốc tế và góp phần tạo nên sự cân đối của cán cân kinh tế.

2 Yêu cầu quản lý công tác bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.

Quá trình bán hàng có vai trò quan trọng nên đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vấn đề này Yêu cầu đặt ra của quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở đơn vị kinh doanh thơng mại là phải nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng đối tợng khách hàng để theo dõi thu hồi đầy đủ tiền bán hàng, tính toán xác định đúng kết quả tiêu thụ từng loại hàng hoá, dịch vụ Điều đó đòi hỏi quá trình hạch toán bán hàng phải chính xác, phải phân tích và đánh giá thờng xuyên các hoạt động bán hàng để tìm ra các nguyên nhân chủ quan hay khách quan ảnh h-ởng đến quá trình bán hàng và xác định kết quả Có nh vậy thì việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng mới đạt đợc hiệu quả cao nhất.

Công tác bán h àng và xác định kết quả bán hàng nhất thiết phải có sự quản lý chặt chẽ có tính khoa học và kế toán là công cụ đặc lực hữu hiệu đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý của hoạt động đó.

3 Nhiệm vụ của kế toán trong công tác bán hàng, xác định kết quả bán hàng.Bán hàng và xác định kết quả bán hàng là hoạt động rất quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Để đáp ứng kịp thời những yêu cầu đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau:

- Phản ánh và giám đốc kịp thời chi tiết khối lợng hàng hoá dịch vụ bán ra, tính toán đúng đắn giá vốn của hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nhằm xác định chính xác kết quả bán hàng.

- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, doanh thu bán hàng của đơn vị.

- Phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng, đôn đốc, kiểm tra đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý.

- Cung cấp thông tin chính xác trung thực, lập quyết toán đầy đủ kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng nh tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý đơn vị.

* Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện một số yêu cầu sau:

+ Xác định thời điểm hàng hoá đợc coi là tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo hàng và xác định kết quả bán hàng Báo cáo thờng xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra về số lợng và chủng loại.

+ Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý tránh trùng lặp hay bỏ sót, không quá phức tạp mà vẫm đảm bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán Đơn vị lựa chọn hình thức sổ sách kế toán để phát huy đợc u điểm và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị.

+ Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh ở các khâu Từ những vấn đề ở trên ta thấy rằng nhiệm vụ kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thơng mại là phải nâng cao số lợng hàng hoá dịch vụ bán ra, đồng thời thực hiện tốt công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng xác định nghiệp vụ bán hàng trong kỳ nhằm bảo toàn nguồn vốn của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả trong kinh doanh.

II Nội dung công tác kế toán bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.

1 Các phơng thức bán hàng.

Hiện nay trong doanh nghiệp thơng mại có các phơng thức bán sau:

- Phơng thức bán buôn: Bán buôn hàng hoá là phơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán hoặc để gia công, chế biến bán ra Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông, cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện Hàng thờng đợc bán theo lô hàng hoặc bán với số lợng lớn Giá phụ thuộc vào khối lợng và phơng thức thanh toán.

Trong bán buôn bao gồm 2 phơng thức:

a Ph ơng thức bán buôn hàng hoá qua kho : là phơng thức bán buôn mà trong đó hàng hoá phải đợc xuất từ kho của bảo quản của doanh nghiệp.

b Ph ơng thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: theo phơng thức này doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đa về nhập kho mà chuyển bán cho bên mua.

- Phơng thức bán lẻ: bán lẻ hàng hoá là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phơng thức này thờng bán đơn chiếc hoặc số lợng nhỏ, giá bán thờng ổn định.

- Phơng thức bán hàng đại lý, ký gửi: là phơng thức bán hàng trong đó doanh nghiệp thơng mại giao cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và đợc hởng hoa hồng đại lý Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại cho đến khi doanh nghiệp thơng mại đợc cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán đợc, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này.

- Ngoài ra một số trờng hợp cũng đợc coi là bán hàng;

+ Hàng hoá xuất để đổi hàng

+ Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên.- Phơng thức bán hàng đổi hàng.

2 Phơng thức thanh toán trong kinh doanh thơng mại.

- Đối với mỗi lần tiêu thụ hàng hoá khác nhau và đối với từng khách hàng cụ thể mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn phơng thức thanh toán sao cho phù hợp, thuận tiện cho cả doanh nghiệp và khách hàng mua hàng hoá.

Những phơng thức thanh toán chủ yếu đợc sử dụng nh:- Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán không dùng tiền mặt thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ L/C

3 Nội dung một số khái niệm chủ yếu liên quan kế toán bán hàng

- Doanh thu bán hàng: là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng.

- Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu bán hàng với các khoản chi giảm, doanh thu (chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế và các khoả phải nộp)

- Giá vốn hàng bán: là giá trị vốn của sản phẩm, vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đi tiêu thụ.

- Chiết khấu bán hàng: là số tiền tính trên tổng số doanh thu trả cho khách hàng Chiết khấu bán hàng gồm:

+ Chiết khấu thanh toán: là số tiền mà ngời bán thởng cho khách hàng do đã thanh toán tiền hàng trớc thời hạn qui định.

+ Chiết khấu thơng mại là khoảng tiền giảm trừ cho khách hàng do trong một thời gian nhất định đã thanh toán tiền mua một khối lợng lớn hàng hoá.

- Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng bán hàng do các nguyên nhân đặc biệt: hàng kém phẩm chất, không đúng qui cách giao hàng không đúng thời gian điểm ghi trong hợp đồng.

- Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã đợc coi là tiêu thụ nhng bị ngời mua từ chối, trả lại do không tôn trọng hợp đồng đã đợc ký kết.

- Lãi gộp: là tổng số lãi bán hàng sau khi lấy doanh thu thuần trừ đi giá vốn hàng bán.

- Lãi thuần: là chênh lệch giữa lãi gộp với các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

4 Tổ chức kế toán giá vốn hàng bán4.1 Khái niệm giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán là giá trị của sản phẩm, hàng hoá,lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ Bao gồm:

- Giá vốn hàng xuất kho

- Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng xuất bán

- Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng xuất bán4.2 Nguyên tắc tính giá vốn

Về nguyên tắc sản phẩm hàng hoá phải đợc đánh giá theo giá thực tế - nguyên tắc giá phí.

Sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất chế biến đợc đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.

Đối với những sản phẩm thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế của chúng là giá thành thực tế gia công bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (thuê gia công) và các chi phí liên quan khác.

4.3 Các phơng pháp tính giá:

Do sản phẩm và hàng hoá sản xuất ra, mua về nhập kho hoặc xuất bán ngay, gửi bán đ… ợc sản xuất và mua từ những nguồn khác nhau, hoàn thành ở những thời điểm khác nhau nên giá thực tế của chúng (sản xuất hay mua ngoài) ở những thời điểm khác nhau có thể không hoàn toàn giống nhau, do vậy khi xuất kho cần phải tính ra giá thực tế theo một trong các phơng pháp sau:

- Phơng pháp bình quân gia quyền- Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc- Phơng pháp nhập sau - xuất trớc- Phơng pháp đơn giá đích danh

Ngoài ra trong trờng hợp nếu doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập - xuất sản phẩm, hàng hoá thì cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để phản ánh trên các tài khoản.

4.4 Trình tự kế toán giá vốn hàng bána Tài khoản sử dụng:

Để xác định đúng kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá cần xác định đúng trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá tiêu thụ.

Để phản ánh giá vốn hàng bán và việc kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”

Trong phần này chỉ đề cập đến giá vốn hàng bán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

b Trình tự kế toán giá vốn hàng bán (Theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên)TK 154 TK 632 TK 911

Bán thành phẩm

không qua kho Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quảTK 155

TK 157

Gửi bán hoặc Giá vốn hàng bán giao đại lý gửi bán hoặc giaođại lý đã tiêu thụ Bán thành phẩm qua nhập kho

5 Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.5.1 Kế toán chi phí bán hàng

5.1.1 Khái niệm chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ Bao gồm chi phí cho nhân viên bán hàng, vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì, bảo qảun, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác …

5.1.2 Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng” Dùng để tập hợp, phân bổ và kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 641 có 7 TK cấp 2 tơng ứng với từng nội dung chi phí.

- TK 641.1 “Chi phí nhân viên bán hàng”- TK 641.2 “Chi phí vật liệu bao bì”- TK 641.3 “Chi phí dụng cụ đồ dùng”- TK 641.4 “Chi phí khấu hao TSCĐ”- TK 641.5 “Chi phí bảo hành sản phẩm”- TK 641.7 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”- TK 641.8 “Chi phí bằng tiền khác”

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 142, TK 214, TK 334 …

(lo¹i ph©n bæ 1 lÇn)KÕt chuyÓn CPBHTK 214

Chi phÝ khÊu hao TSC§ TK 142

Chi phÝ chê Chi phÝ kÕt chuyÓn kÕt chuyÓnTK 111, 112, 131

Chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn TK 335

TrÝch tríc chi phÝ söa ch÷a TSC§TK 142

Chi phÝ vËt liÖu, CCDC (lo¹i ph©n bæ nhiÒu lÇn)

5.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 5.2.1 Khái niệm

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lơng nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, KHTSCĐ bộ phận văn phòng, thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và các khoản chi phí bằng tiền khác.

5.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng:- Phiếu chi, uỷ nhiệm chi

- Phiếu xuất kho, các hợp đồng dịch vụ mua ngoài- Bảng tính lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ.

5.2.3 Tài khoản sử dụng.

Kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để phản ánh tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 có 8 TK cấp 2:

- TK 642.1 “Chi phí nhân viên quản lý”- TK 642.2 “Chi phí vật liệu quản lý”- TK 642.3 “Chi phí đồ dùng quản lý”- TK 642.4 “Chi phí khấu hao TSCĐ”- TK 642.5 “Thuế, phí và lệ phí”

- TK 642.7 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”- TK 642.8 “Chi phí bằng tiền khác”

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 142, TK 334, TK 214, TK 335 …

5.2.4 Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí nhân viên quản lý

Giá trị ghi giảm CPQLDNTK 152, 153

Chi phí vật liệu, CCDC TK 911 (CCDC giá trị nhỏ phân bổ 1 lần) Cuối kỳ K/c CPQLDN

TK 214

Chi phí khấu hao TSCĐ

TK 139, 159

Chi phí dự phòng TK 333

Thuế, phí, lệ phíTK 111, 112, 131

Chi phí bằng tiền khác

TK 142, 335

Phân bổ hoặc trích trớcChi phí sửa chữa TSCĐ

6 Tổ chức kế toán xác định kết quả bán hàng6.1 Khái niệm

Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất sau một thời kỳ nhất định.

6.2 Nội dung:

Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kết quả hoạt động kinh doanh =

Doanh thu thuần -

Giá vốn hàng bán -

Chi phí bán hàng -

Chi phí QLDN6.3 Tài khoản sử dụng:

Để xác định kết quả bán hàng kế toán sử dụng các TK sau: TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, TK 511 “Doanh thu bán hàng”, TK 632 “Giá vốn hàng bán”, TK 641 “Chi phí bán hàng”, TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” …

CPBH, CPQLDN phân bổ Kết chuyển lỗ Cho hàng hoá trong kỳ

Kết chuyển lãi

7 Tổ chức sổ sách kế toán bán hàng và xác định kết quả

Việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu kế toán chứng từ để cung cấp số liệu lập báo cáo tài chính là khâu chiếm khối lợng công việc chủ yếu của bộ máy kế toán Nếu vận dụng hình thức sổ sách kế toán hợp lý, phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp thì sẽ phát huy đợc chức năng giám đốc của kế toán, nâng cao hiệu suất của công tác kế toán Một số hình thức sổ sách có thể áp dụng trong kế toán doanh nghiệp nh:

+ Hình thức Nhật ký sổ cái+ Hình thức Chứng từ ghi sổ+ Hình thức Nhật ký chứng từ.+ Hình thức Nhật ký chung.

Mỗi hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán đều có những điều kiện áp dụng nhất định kèm theo, vì vây ngời làm công tác kế toán phải căn cứ vào điều kiện và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp và ngày càng hoàn thiện hơn để sổ đơn giản về cấu trúc, đảm bảo cung cấp thông tin rõ ràng và đầy đủ, dễ thao tác và khả năng ứng dụng cao mang lại hiệu quả trong công việc.

Chơng Ii

Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngtại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (hipt)

I quá trình hình thành và phát triển của công ty (hipt)

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) tiền thân là Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển tin học; tên giao dịch: High PerFormace Technology Joint Stock Company Công ty có trụ sở tại 79 Bà Triệu-Hà Nội Tel 9433880 Fax 9433882, hoạt động theo:

• Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 06 năm 1994 do Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà nội cấp

• Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 06 năm 1994 do trọng tài kinh tế Hà nội.

Sau bảy năm hoạt động, đến ngày29/02/2000, Công ty (TNHH) Hỗ trợ Phát triển Tin học, theo giấy chứng nhận đăng ký số 0103000008 do Sở kế hoạch và Đầu t Thành phố Hà nội cấp đợc chuyển thành Công ty Cổ phần.

Việc chuyển đổi loại hình từ Công ty (TNHH) thành Công ty cổ phần cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500.000.000 đồng lên 5.120.000.000 đồng (năm tỷ một trăm hai mơi triệu đồng) là phù hợp với quy mô phát triển và tính chất hoạt động của Công ty.

2 Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty2.1 Chức năng

Công ty hoạt động trong các lĩnh vực nh: Chuyển giao công nghệ và dịch vụ tin học tiên tiến trên thế giới vào Việt Nam thông qua việc cung cấp dịch vụ t vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho các khách hàng Việt Nam.

2.2 Nhiệm vụ

Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng và các dịch vụ về công nghệ tin học, Công ty có mục tiêu là phát triển mạng lới cung cấp sản phẩm rộng khắp cả nớc để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng trên thị trờng hiện tại cũng nh tiềm năng Vì vậy Công ty thực hiện các nhiệm vụ chung của Công ty:

• Bảo vệ Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn Công ty.

• Đẩy mạnh áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằm nâng cao hiệu qủa trong các hoạt động kinh doanh.

• Chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ quản lý của nhà nớc và cơ quan quản lý cấp trên.

2.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Công ty đảm nhận việc cung cấp, nghiên cứu, t vấn công nghệ và dịch vụ tin học Các hớng chính trong hoạt động kinh doanh của Công ty là:

• Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett Packard(HP) nh: máy tính (PC,máy chủ Unix), máy in máy quét, các thiết bị kết nối mạng cục bộ(Switch,Hub,Carb mạng ) và mạng diện rộng (Router,Remote Access Server ), các thiết bị ngoại vi khác.

• Nghiên cứu áp dụng các giải pháp mạng máy tính (Lan, Wan) trên các môi trờng khác nhau (Netware, WindowsNT, Unit ) dựa trên các công nghệ hệ thống mở

• T vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, các chơng trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách-chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới.

• Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (INTRANET), mạng thông tin toàn cầu(INTERNET), các giải pháp thơng mại điện tử Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng internet nh Th tín điện tử, World Wide Web, Volp, catalog điện tử

Công ty đã thiết kế, cung ứng thiết bị, lắp đặt hệ thống mạng, thiết kế xây dựng phần mềm tin học cho một số khách hàng tiêu biểu nh:

Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Tổng Công ty Bảo Hiểm Việt Nam, Công ty điện toán và truyền dữ liệu (VDC),

Thông tấn xã việt nam, Th viện Đại học Quốc gia, Cục Công nghệ Tin học Ngân Hàng Công ty đã đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận, đảm bảo cho

Ngời lao động có việc làm, có thu nhập, đời sống đợc ổn định.

Để đạt đợc điều đó công ty đã phải điều hành quá trình kinh doanh hợp lý, khoa học để phát huy tối đa hiệu quả hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, Công ty cũng gặp không ít những khó khăn do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trờng của các đối thủ cạnh tranh Tuy nhiên với sự đồng tâm hiệp lực, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự phấn đấu không ngừng của cán bộ công nhân viên, công ty vẫn đã và đang liên tục phát triển.

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty3.1 Tổ chức bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của Công ty (HIPT) đợc xây dựng trên cơ sở mô hình trực tuyến chức năng Đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn kỹ thuật của Công

ty có 110 ngời Trong đó bao gồm: Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các Giám đốc, khối phòng ban chức năng, các phòng ban, cửa hàng bán lẻ.

Tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm các bộ phận kinh doanh và bộ phận chức năng.

Sơ đồ bộ máy quản lý và kinh doanh Công ty (HIPT)

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân

danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông.

Tổng giám đốc: Là ngời điều hành hoạt động các lĩnh vực công tác và

chịu trách nhiệm Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc Hội đồng quản trị

Ban kiểm soátTổng giám đốc

Giám đốc kỹ thuậtGiám đốc tài chính Giám đốc kinh doanh

Phòng tài chính kế toán

Phòng hành chính tổng hợp

Phòng kinh doanh dự án

Phòng kinh doanh bán lẻ

Phòng thương mại điện tử

Phòng kỹ thuật phần mềm

Kỹ thuật hệ thốngCửa

hàng bán lẻTriển

khai và bảo hànhKinh

doanh xuất nhập khẩu

Các giám đốc: Đợc giao nhiệm vụ điều hành một số lĩnh vực công tác và

chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị, tổng giám đốc và pháp luật Công ty có 3 giám đốc:

•Giám đốc kinh doanh•Giám đốc kỹ thuật•Giám đốc tài chính

Các bộ phận phòng ban chuyên môn: có nhiệm vụ giúp việc và tham mu cho ban giám đốc.

Cùng với việc mở rộng quy mô, tăng vốn điều lệ thì đội ngũ nhân lực của Công ty cũng đợc tăng lên cho phù hợp với sự phát triển của Công ty:

Do Công ty đã áp dụng triệt để ứng dụng tin học vào tổ chức, quản lý tài chính kế toán nên đã giảm bớt đợc rất nhiều công đoạn thủ công, do đó nhân lực của Công ty không nhiều và đợc sử dụng hiệu quả.

1.2 Kết quả kinh doanh của Công ty

Trong nền kinh tế thị trờng nh hiện nay, hầu hết các Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt đợc hiệu quả kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt đợc hiệu quả kinh doanh cao nhất Chính vì vậy, đánh giá hiệu quả kinh doanh giúp cho các nhà quản lý Doanh nghiệp thấy đợc mặt mạnh, mặt yếu của công tác quản lý Doanh nghiệp Từ đó các nhà quản trị Doanh nghiệp tìm ra đợc các biện pháp sát thực đạt hiệu quả cao nhất cho Doanh nghiệp.

Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2001-2002

đơn vị: Nghìn đồng

Chỉ tiêu

Năm 2001 2002

So Sánh

Chênh lệch Tỷ lệ (%)Tổng doanh thu 31.507.120 42.842.44811.335.328 35,98Doanh thu thuần31.507.120 42.842.44811.335.328 35,98Giá vốn hàng bán29.601.297 40.631.33611.030.039 37,26Lợi nhuận gộp 1.905.823 2.211.111 305.288 16,02Chi phí bán hàng 152.332 172.532 20.200 13,26Chi phí quản lý doanh

1.707.954 2.058.779 350.825 20,54Lợi nhuận từ hoạt động

45.535 23.378 -22.157 -48,66Lợi nhuận từ hoạt động

41.289 22.356 -18.933 -45,85Lợi nhuận trớc thuế 86.825 45.735 -41.090 -47,33Thuế thu nhập 27.784 14.635 -13.149 -47,73Lợi nhuận sau thuế 59.041 31.099 -27.942 -47,73

Để phù hợp với sự phát triển của Công ty, Công ty đã chuyển từ một loại hình Công ty đối nhân (TNHH) sang loại hình Công ty đốc vốn (Công ty cổ phần) để tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh.

Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy tổng doanh thu của Công ty từ 31.507,1 triệu đồng của năm 2001 lên 42.842,4 triệu đồng của năm 2002 (tổng doanh thu cao nhất từ trớc đến nay) tơng ứng tăng 35,98% Nhìn tổng quát có thể nói rằng Công ty đang phát triển tốt và ngày càng phát triển Nhng đi sâu

vào xem xét, tìm hiểu thì ta thấy rằng, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm từ 45,535 nghìn đồng xuống còn 23,378 nghìn đồng chủ yếu là do giá vốn hàng bán tăng nhanh hơn doanh thu (giá vốn hàng bán tăng 37,26 trong khi doanh thu chỉ tăng 35,98% Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp, đây là một yếu tố của việc mở rộng quy mô kinh doanh và phạm vi hoạt động Tuy nhiên, chi phí quản lý Doanh nghiệp và chi phí bán hàng tăng khá nhanh lại ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty Cổ phần hỗ trợ phát triển tin học cần phải có những biện pháp thích hợp để quản lý chặt chẽ các chi phí này.

Lợi nhuận hoạt động tài chính của Công ty thờng chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng lợi nhuận của Công ty (khoảng 50% lợi nhuận) chủ yếu là lãi bán hàng trả chậm, hoạt động đầu t tài chính dài hạn và cho thuê tài sản Trong năm 2002 khoản này cũng giảm đáng kể từ 41,289 triệu đồng của năm 20001 xuống 22,356 triệu đồng tơng đơng là 45,85%, sự giảm này là do Công ty đã giảm khoản đầu t tài chính dài hạn từ 594,859 triệu đồng xuống còn 26,28 triệu đồng giảm tơng đơng là 95,58% và giảm việc cho thuê tài sản.Vì những nguyên nhân trên mà lợi nhuận sau cùng của năm 2001 cũng giảm mạnh 47,33% tức là giảm từ 59,041 nghìn đồng xuống 31,099 nghìn đồng.

Để xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty ta có thể xét chỉ tiêu sau:

Tổng lợi nhuận*Chỉ tiêu:

Tổng chi phí( giá vốn và chi phí)Năm 2001

1.905.823+152.332+1.707.954

Chỉ tiêu này cho thấy cứ bỏ một đồng giá vốn và chi phí thì thu đợc bao nhiêu đồng lợi nhuận Chỉ tiêu này giảm xuống rõ rệt trong năm 2002 Điều này đợc đánh giá là không tốt Công ty cần tìm hiểu nguyên nhân rõ ràng để có kế hoạch khắc phục.

4 Tổ chức công tác kế toán

Công ty Cổ phần Hỗ trợ Phát triển tin học là một Doanh nghiệp ngoài quốc doanh hoạt động trong lĩnh vực thơng mại chuyên về các sản phẩm dịch vụ tin học Công ty tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán theo yêu cầu Công ty.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Công ty HIPT đã áp dụng chơng trình kế toán trên máy tính nên bộ phận nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của việt nam Nó đợc thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác tài chính kế toán Đây là một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho lao động con ngời, có độ chính xác cao Fast Accounting đáp ứng đợc yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định và theo yêu cầu của công tác quản lý tài chính trong Công ty.

Để đảm bảo bộ máy Tài chính -Kế toán hoạt động có hiệu quả, thích ứng với loại hình Doanh nghiệp của mình, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức

công tác tài chính kế toán tập trung Theo hình thức tổ chức này, chứng từ về tài chính kế toán đợc gửi về phòng tài chính kế toán kiểm tra, ghi sổ kế toán và thực hiện các nghiệp vụ phân tích tài chính

Sơ đồ bộ máy Tài chính -Kế toán

• Một kế toán hàng hoá kiêm thủ kho: Theo dõi tình hình

Nhập-Xuất-Tồn các loại hàng hoá, tính giá vốn hàng hoá.

• Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo bán hàng,

quyết toán của Công ty vào ngày 30 hàng tháng, lập báo cáo tài chính, các bảng cân đối các tài khoản.

• Một kế toán công nợ: Dựa vào các hoá đơn bán hàng hàng ngày, các

khách mua từ đó ghi sổ công nợ và từ đó có các kế hoạch thu tiền.

• Một kế toán tiền lơng và bảo hiểm: Có nhiệm vụ lập bảng lơng, tính và

nộp bảo hiểm.

• Một kế toán chi phí: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý chi phí bán hàng và

chi phí quản lý Doanh nghiệp.

• Một kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý tình hình tăng

giảm TSCĐ.

• Một kế toán kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu tiền, thanh toán các khoản

thu chi trong ngày, tháng theo dõi tài khoản ở ngân hàng, viết séc.4.2 Tổ chức hình thức số sách của công ty

Để phù hợp với đặc điểm hoạt dộng kinh doanh của mình Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại

Giám đốc tài chính Kiêm kế toán trưởng

Kế toán giao dịch hàng hoá

Kế toán tổng hợp

Kế toán

công nợ Kế toánTL+BH

Kế toán chi phí

Kế toán TSLĐ

Kế toán tiềnKế

toán hàng hoá

Kế toán quản lý hàng hoá

Kế toán công nợ tạm ứng phải thu và vay đối tượng khác

Kế toán chi phí bán hàng

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán giao dịch tiền

Thủ quỹ

hình, quy mô kinh doanh thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác tài chính kế toán.

Hình thức sổ sách của Công ty

Ghi chú:

:Hằng ngày ghi:Quan hệ đối chiếu:Ghi cuối ngày

Về công tác quản lý hàng tồn kho, Công ty thực hiện theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyên Việc định giá theo đơn giá trung bình (hàng luân chuyển trong tháng), nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, khấu hao tài sản cố định và áp dụng phơng pháp khấu hao tuyến tính.

Sổ cáiNhật ký

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Bảng cân đối tàI khoản

II thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (hipt)

1 Các phơng thức bán hàng

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng hàng hoá có tiêu thụ đợc không là vấn đề sống còn của Công ty Bên cạnh việc tạo dựng uy tín với khách hàng Công ty đã không ngừng cải tiến phơng thức bán hàng và thể thức thanh toán nhằm nâng cao lợi nhuận Hiện tại Công ty áp dụng hai phơng thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ Tuỳ thuộc vào phơng thức bán hàng và khách hàng mà công ty áp dụng thể thức thanh toán thích hợp.

1.1 Trình tự kế toán trờng hợp bán buôn theo hình thức trực tiếp

Bán buôn là bán hàng với số lợng lớn khi có yêu cầu mua hàng Phòng kế hoạch tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho Phiếu này đợc lập làm 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho Hoá đơn bán hàng đợc lập thành 3 liên trong đó 1 liên phòng kế toán lu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK511,2 liên còn lại giao cho khách hàng để thanh toán Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên tơng ứng với hoá đơn bán hàng Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên NKC sổ 1 và sổ chi tiết TK 511.

1.2 Trình tự kế toán theo trờng hợp bán lẻ

Theo trờng hợp này khi có yêu cầu mua hàng với số lợng nhỏ hoặc đơn chiếc thì nhân viên bán hàng sẽ ghi ‘hoá đơn bán hàng’kế toán sẽ ghi mỗi chứng từ 1 dòng theo thứ tự vào bảng kê chi tiết bán hàng khi nhận kèm phiếu thu tiền (trờng hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi có TK511, ghi nợ TK 111 Nừu không kèm phiếu thu tiền(Trờng hợp khách hàng thanh toán) thì kế toán ghi có TK511, ghi

nợ TK131 đồng thời phản ánh trên NKC số 1 các trờng hợp sau tơng tự nh trờng hợp bán buôn.

1.3 Các phơng thức thanh toán tiền hàng

Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán Công ty nhận tiền hàng theo nhiều phơng thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phơng thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên Hiện nay Công ty đã áp dụng các phơng thức thanh toán sau.

- Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán không dùng tiền mặt:

Thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, L/C.1.4 Các phơng thức giao hàng

Hiện nay, hầu hết khách hàng đến Công ty mua hàng đều tự lo phơng tiện vận chuyển Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng Tuy nhiên nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển Công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng.

1.5 Phơng pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán

Công ty sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền cho từng loại hàng hoá để xác định giá vốn hàng xuất bán Khi áp dụng phơng pháp này, kế toán phải tính đợc giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công thức:

Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng

bình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ

luân chuyển Số lợng hàng hoá + Số lợng hàng hoá

= *

hàng hoá xuất kho hoá xuất kho bình quânTrị giá thực tế hàng tồn cuối tháng 2.378.923.611Số lợng hàng hoá nhập kho trong tháng 1236 chiếcTrị giá hàng nhập kho trong tháng 7.647.832.911Số lợng hàng xuất kho trong tháng 762 chiếcTrị giá thực tế 2378923611 + 7647832911

của hàng xuất = = 5018396,658kho trong tháng 1236 +762

Sau khi tính đợc giá thực tế hàng hoá xuất kho của từng loại, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp giá trị thực tế của từng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào NKC số 8 (bảng số 4)

Nợ TK 632 12.478.332.124Có TK 156 12.478.332.124

Cuối kỳ kế toán lập bảng kê số 8 ‘tổng hợp N-X-T’ sau khi đã xác định giá thực tế của hàng hoá xuất kho Bảng kê này đợc mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, mỗi dòng trên bảng kê phản ánh về tình hình N-X-T về mặt giá trị của mỗi loại hàng hoá.

1.6 Kế toán các khoản giảm giá và chiết khấu, hàng bán bị trả lại1.6.1 Kế toán bán hàng có giảm giá và chiết khấu

*Để khuyến khích việc bán hàng, công ty có áp dụng phơng thức chiết khấu hoặc giảm giá đối với từng khách hàng cụ thể.

*Đối với những khách hàng không thờng xuyên, mua hàng hoá trên 30 triệu đồng sẽ đợc giảm 100.000 ngìn đồng căn cứ vào bảng giảm giá hàng bán Số tiền giảm sẽ đợc ghi vào