Đang tải... (xem toàn văn)
Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An
Trang 1Lời nói đầu
Trong những năm gần đây, khi Việt Nam tiến hành nền kinh tế thị trờngthì sự cạnh tranh giữa các doanh nhiệp ngày càng trở nên gay gắt và khốc liệt.Chính vì vậy, để nâng cao khả năng cạnh tranh, thì các doanh nghiệp phải ápdụng đồng thời nhiều biện pháp, nhiều công cụ quản lý khác nhau trong đóhạch toán kế toán đợc coi là
một công cụ quản lý hữu hiệu tình hình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp, bởi nguyên tắc cơ bản của hạch toán là phải tự trang trải và có lãi.Qua việc hạch toán đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp có thể tìm cách hạ thấpđợc chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, làm ăn cólãi, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
Hơn nữa, xét riêng trong các doanh nghiệp sản xuất thì có một yếu tố cơbản quyết định đến giá thành và chất lợng sản phẩm, từ đó ảnh hởng gián tiếpđến việc cạnh tranh của doanh nghiêp với các doanh nghiệp khác, đó chính làvật liệu đầu váo Có xác định đúng, có ổn định nguồn vật liệu, cũng nh tínhđúng, tính đủ vật liệu, tránh lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất thì mớicó thể góp phần giảm bớt đợc chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm
Vì vậy, có thể thấy tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu là điều kiện đểnâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng sức cạnh tranh trên thị tr-ờng Với ý nghĩa này , kết hợp với việc tìm hiểu thực tế công tác kế toán vậtliệu tại Công ty TNHH Khoá Bảo AN, em đã chọn đề tài:
"Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An ”.Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, chuyên đề gồm 3 chơng:
Phần 1 Tình hình thực tế công tác tổ chức kế toán vật liệutại công ty TNHH khoá Bảo An
Phần 2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toánvật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An
Trong quá trình hoàn thành đề tài này, mặc dù đã cố gắng nhng do nhậnthức còn hạn chế nên chuyên đề này khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mongsự góp ý, nhận xét của thầy, cô, các anh chị trong công ty để đợc hoàn thiện hơn.Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa kế toán, cácanh chị ở công ty TNHH Khoá Bảo Anđã giúp đõ em hoàn thành đề tài này
PHần 1
Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệutại Công ty TNHH KHoá Bảo An
I đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức côngtác kế toán
1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH khoá Bảo An
Trang 2Công ty TNHH khoá Bảo An là một công ty hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ vềtài chính, có t cách pháp nhân Công ty đợc thành lập từ năm 2000 với số vốn điềulệ: 1.000.0000.000 đ
Trụ sở giao dịch hiện nay của Công ty là 195D Phố Đại La - Hai Bà Tr ng- HàNội Ngành nghề kinh doanh của Công ty là:
Sản xuất các chi tiết khoá, chốt khoá, và khoá các loại, Buôn bán khoá các loại
Tiền thân của công ty là Tổ hợp tác - Khoá Việt Trung với số lợng nhân viên chỉcó hơn 10 ngời đợc thành lập thành lập từ năm 1997 với mặt hàng sản xuất và kinhdoanh chính là : khoá cầu treo, khoá tủ, khoá ke mon, một số chi tiết của các loạikhoá.
Đến năm 2000 từ tổ hợp tác Khoá Việt Trung phát triển lên công ty TNHH khoáBảo An nên công ty vẫn tận dụng đợc các quan hệ với các đối tác cũ đồng thời đãtạo thêm đợc nhiều khách hàng mới
Các chủng loại khoá của công ty sản xuất và buôn bán với mẫu mã sản phẩm đadạng và giá cả phù hợp với nhu cầu ngời tiêu dùng nên đang đợc nhiều khách hàngchấp nhận,
Khách hàng của công ty tập trung chủ yếu ở miền Bắc và miền Trung Với cáckhách hàng quan trọng của công ty là các công ty thơng mại, các cửa hàng bán buônở các tỉnh nh: công ty TNHH Thành Đô, Cửa hàng Hùng Cờng, Cửa hàng ChịLoan
Tới nay, trải qua gần 4 năm phấn đấu xây dựng và trởng thành, Với sự nỗ lực cốgắng của giám đốc cũng nh của toàn thể nhân viên trong công ty, công ty TNHHkhoá Bảo An đã đạt đợc những thành tích đáng khích lệ
Điều đó đợc thể hiện qua bảng kết quả kinh doanh một số năm nh sau:
Bảng 1 : Một số kết quả kinh doanh trong các năm 2000-2001-2002Đơn vị: 1000 đồngChỉ tiêuNăm 2000Năm 2001Năm 2002
Chi phí quản lý doanh nghiệp 38650 54000 61350
Nh vậy doanh thu cũng nh lợi nhuận của công ty đều tăng trong 3 năm 2000,2001, 2002 Đây là một nỗ lực lớn của công ty
Trang 3Tuy nhiên chi phí quản lý của doanh nghiệp cũng tăng khá nhanh sở dỹ nh vậylà do chủ yếu tăng lơng của nhân viên các phòng ban lên là chủ yếu để kích thíchngời lao động tăng cờng cống hiến cho công ty.
2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy sản xuất của Công ty
2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Đứng đầu công ty là giám đốc, trực tiếp điều hành và quản lý mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuấtkinh doanh Giúp việc cho giám đốc có một trợ lý giám đốc cùng với các phòngchức năng Các phòng chức năng theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh chịu sựlãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc và giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các hoạt động sảnxuất kinh doanh.
Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các phòng ban nh sau:
Phòng kế hoạch và kinh doanh: Có nhiệm vụ:
- Trên cơ sở căn cứ vào định mức tiêu hao, giá thành sản phẩm cũng nh giá báncủa sản phẩm Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ ngắn hạn cũng nh dàihạn Xây dựng kế hoạch cho năm sau, kỳ sau, Xây dựng và thực hiện các kếhoạch mua sắm nguyên vật liệu,
- Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu thị trờng nhằm nắmbắt đợc nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng, giới thiệu quảng bá sảnphẩm để mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm của công ty.
Phòng kế toán tài chính : Có nhiệm vụ là: Cập nhật các chứng từ kế toán ,theo dõi và thực hiện các công tác kế toán, xử lý và cung cấp các thông tin tàichính Từ đó giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thờng xuyên liên tục,có hệ thống các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ: Tuyển dụng bố trí sắp xếp laođộng cho phù hợp với trình độ cung nh công việc đợc giao trong công ty Thựchiện công tác văn th, đánh máy, lu trữ, tạp vụ, các công tác quản trị hànhchính.
Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ là
Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm.Thiết kế các khuôn mẫu sản phẩm, cung cấp các bản vẽ kỹ thuật
Triển khai các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong và ngoài nớc để đa vào sảnxuất, chế tạo sản phẩm, Sửa chữa các máy móc thiết bị của công ty.
Điều đó đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH khoá Bảo An Giám đốc
Trợ lý giám đốc
Trang 42.2 Đặc điểm bộ máy sản xuất và quy trình công nghệ của Công tya / Bộ máy sản xuất
Đội cơ khí bao gồm các tổ : tổ dập, tổ khoan Nhiệm vụ chủ yếu làm các côngviệc khoan lỗ khoá, dập chìa khoan cắt các chi tiết Ngoài ra đội cơ khí còn thựchiện làm các chi tiết sản phẩm nh bản lề, chốt cửa
Đội sơn mạ gồm có tổ đánh bóng, tổ mạ, tổ sơn Nhiệm vụ chủ yếu của độinày là sơn mạ quai khoá, bản lề, chốt cửa, Crêmôn
Đội lắp ráp gồm các tổ: tổ lắp 1, tổ lắp 2, tổ bao gói đội lắp ráp có nhiệm vụlắp ráp các chi tiết rời khác nhau để tạo ra những sản phẩm hoàn chỉnh Đồng thờithực hiện việc đóng gói, dán nhãn hiệu các sản phẩm, sắp xếp sản phẩm vào kho.
Loại hình sản xuất của Công ty là liên tục khâu sau nối tiếp khâu trớc, qui môsản xuất thuộc loại nhỏ
Các sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một qui trình sản xuất theo cùng một ơng pháp công nghệ, song giữa các loại, các sản phẩm có những đặc tính khác nhauvề kích cỡ, về mặt kỹ thuật
ph-3 Tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH khoá Bảo An
3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo kiểu tập trung Mọi nghiệp vụkinh tế phát sinh đợc thức hiện ở phòng kế toán tài chính của công ty từ khâu vào sổkế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo và kiểm tra kế toán Phòng kế toán tàichính của công ty gồm có 5 ngời Đứng đầu là kế toán trởng trực tiếp điều hành cácnhân viên kế toán phần hành, đồng thời có tính chất tham mu giữa kế toán trởng vớikế toán phần hành Ngoài ra có các kế toán phần hành là:
Kế toán vật t
Kế toán tiền lơng kiêm thanh toán
Phòngkế toán
Phòngkếhoạchvà kinh
Phòngtổ chức
Phân xởngsản xuất
Trang 5 Kế toán tiêu thụ
Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ
Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán ở côngty Kế toán trởng giúp giám đốc về mặt cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh cóhiệu quả Đồng thời là ngời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh làm cơ sở tính giáthành cho từng loại thành phẩm, đồng thời theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn khothành phẩm, theo dõi tình hình tiêu thụ, hàng quý lập báo cáo kế toán theo định kỳhoặc theo yêu cầu của cấp trên.
Kế toán vật t có trách nhiệm theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồnkho của từng loại vật t sử dụng cho sản suất sản phẩm
Kế toán tiền lơng kiêm thanh toán: có nhiệm vụ tính lơng, các khoản phụ cấp vàcác khoản trích theo lơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty Ngoài ra còn cónhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu, phiếu chi, mở sổ theo dõi tình hình thanh toánvới ngân hàng, thanh toán với ngân sách nhà nớc, theo dõi các khoản phải thu phảitrả
Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu, chi bằngtiền mặt phát sinh trong từng ngày, Ngoài ra còn phải theo dõi tình hình tăng giảmtài sản cố định, tình hình tính và trích nộp khấu hao TSCĐ.
3.2 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Hiện nay tại công ty TNHH khoá Bảo An áp dụng chính sách kế toán sau:- Niên độ kế toán : từ 1/1/N đến 31/12/N
- Đơn vị tiền tệ : Việt Nam đồng- Phơng pháp nộp VAT : phơng pháp khấu trừ
- Phơng pháp định giá hàng tồn kho : theo giá nhập trớc xuất trớc- Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ : phơng pháp khấu hao tuyến tính
- Hình thức kế toán : Hiện nay công ty TNHH khoá Bảo An đang áp dụng hìnhthức kế toán nhật ký chung
II kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An.1 Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Là một công ty có qui mô vừa, chuyên sản xuất các loại mặt hàng khoá phục vụnhu cầu tiêu dùng nên công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau đợc sửdụng cho quá trình sản xuất nh thép các loại (thép lá, thép inox, thép góc, thépvuông ), nhôm, đồng, bi, các loại hoá chất, Tuy nhiên với trình độ nghiệp vụcũng nh tinh thần trách nhiệm cao, cán bộ quản lý kế toán nguyên vật liệu của côngty đã có nhiều biện pháp để quản lý khá chặt chẽ nguyên vật liệu Từ đó có thể đảmbảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lợng vật liệu cho qui trình sản xuất, tạođiều kiện cho công ty hoạt động sản xuất liên tục.
Trong công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An, để quảnlý có hiệu quả một khối lợng lớn nguyên vật liệu nh vậy, thì trớc tiên công ty đã tiến
Trang 6hành phân loại vật liệu trên cơ sở đặc điểm, vai trò, công dụng của từng thứ, loại vậtliệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm, cụ thể là:
- Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại nh thép, nhôm, đồng, ổ bi, thân khoá,lõi khoá, bi, phôi chìa khoá
- Vật liệu phụ gồm có dầu AC10, dầu pha sơn, dây mai so,
- Phụ tùng thay thế nh là dây cua-roa, đá cắt thép, đá mài, vòng bi, - Nhiên liệu gồm có xăng A83, dầu mazút, củi đốt,
- Vật liệu khác nh hộp giấy crêmôn, hòm gỗ
Nhờ cách phân loại hợp lý nh trên mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõitình hình biến động của từng thứ, từng loại vật liệu, từ đó có thể cung cấp nhữngthông tin khá chính xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ , sử dụngvật liệu một cách hợp lý
Ngoài ra, để quản lý nguyên vật liệu một cách có hiệu quả thì việc tính giánguyên vật liệu đóng vai trò khá quan trọng Vì vậy ở công ty TNHH khoá Bảo Anthì việc tính giá vật liệu đợc tính theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc
Bằng việc sử dụng phơng pháp này để tính giá nguyên vật liệu đã giúp công tyghi sổ đơn giản và có khả năng phát hiện các sai sót trong việc ghi chép của kế toán
2 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An
2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty
Để tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công ty TNHH khoá Bảo An đã sửdụng hệ thống các chứng từ kế toán bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT)- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)- Biên bản kiểm nghiệm vật t
2.1.1.Thủ tục nhập kho vật liệu
Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công ty đều phảilàm thủ tục kiểm nhận và nhập kho công ty
Thực tế ở công ty TNHH khoá Bảo An, khi các vật liệu đợc giao đến công ty ,nhân viên phòng kỹ thuật cùng nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh kết hợp vớithủ kho tiến hành kiểm tra về số lợng, chất lợng, qui cách vật t rồi viết biên bảnkiểm nghiệm vật t
Cơ sở để kiểm nghiệm là hoá đơn GTGT của bên bán Trờng hợp cha có hoá đơnthì căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa hai bên để kiểm nghiệm.Các vật liệu nàokhông đạt tiêu chuẩn nh quy cách thì công ty đều không cho nhập kho mà yêu cầubên bán chuyển ngay cho công ty các vật liệu đã ký theo hợp đồng.
Ví dụ : Biểu số 1- Biên bản kiểm nghiệm vật t
Biên bản kiểm nghiệm vật t
(Số lợng, chất lợng, giá cả)
Trang 7Hôm nay, ngày 07 tháng 03 năm 2003Ban kiểm nghiệm vật t gồm có:
1 Bà Nguyễn Văn Tú KHKD - Trởng ban2 Bà Nguyễn Thị An Kỹ thuật - Uỷ viên4 Bà Phạm Anh Vân Thủ kho - Uỷ viên
Căn cứ vào hoá đơn số 08597 ngày 01 tháng 03 năm 2003của công ty TNHH Vân An
hoặc theo hợp đồng số ngày / / đã kiểm nghiệm các loại vật t sau
Phơng thức kiểm nghiệm : Cân thực tế
Số lợng
hiệu, qui cáchvật t
Đơn vị
Thực tếkiểmnghiệm
Đúng quicách phẩm
Không đúngqui cáchphẩm chất
Kết luận và ý kiến giải quyết của ban kiểm nghiệm : Nhập kho công ty
Thủ kho Kỹ thuật Chủ hàng KHKD Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
Sau đó nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh căn cứ vào biên bản kiểmnghiệm vật t làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lợng vật liệuthực nhập Phiếu nhập kho có chữ ký của nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh,thủ kho, bên giao hàng, kế toán trởng và thủ trởng đơn vị.
Ví dụ : Biểu số 2 - Phiếu nhập kho
Đơn vị: Cty khoá phiếu nhập kho Mẫu số 01-VTBảo An Ngày 07 tháng 03 năm 2003 QĐ số 1141 TC/CĐKTngày 1-11-1995 của BTC Số : 97Họ, tên ngời giao hàng : Công ty TNHH Vân An Nợ : 1521Theo biên bản kiểm nghiệm vật t ngày 07 tháng Có : 33103 năm 2003
Nhập tại kho công ty TT Tên nhãn
hiệu, qui cáchphẩm chất vật
số Đơnvịtính
Số lợng
Thựcnhập
Trang 8(Phần định khoản do kế toán vật t thực hiện )
Phiếu nhập kho vật t đợc lập thành 3 liên, có đầy đủ các chữ ký nh trên trong đó:Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch và kinh doanh
Liên2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật t
Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểmnghiệm vật t (nếu có) và các chứng từ liên quan trong trờng hợp trong trờng hợpmua vật t thanh toán ngay.
Riêng với trờng hợp vật t nhập kho nhng thanh toán chậm thì phiếu nhập kho,hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật t, sau đó khi thanhtoán thì kế toán vật t chuyển cho kế toán thanh toán phiếu nhập kho và các chứng từliên quan này
2.1.2 Thủ tục xuất kho vật liệu
Tại công ty TNHH khoá Bảo An, vật liệu đợc xuất sử dụng chủ yếu phục vụ chosản xuất Tại các đội sản xuất, các tổ trởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết đểdùng vào sản xuất, rồi viết số lợng cần thiết vào sổ yêu cầu cung cấp vật t gửi lênphòng kế hoạch và kinh doanh
Nghiệp vụ xuất kho phát sinh, nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh viếtphiếu xuất kho theo lợng yêu cầu đó Phiếu xuất kho vật t đợc lập thành 3 liên, trongđó:
- Liên 1 : Phòng kế hoach và kinh doanh lu
- Liên 2 : Thủ kho sử dụng để ghi chi tiết, cuối tháng chuyển cho KT vật liệu - Liên 3 : Giao cho ngời nhận vật t chuyển về bộ phận sử dụng.
Ví dụ : Biểu số 3 - Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Mẫu số 01/VT
Ngày 09 tháng 03 năm 2003 QĐ 1141 TC/CĐKT ngày 01-11-1995
Họ , tên ngời nhận hàng : Tổ lắp ráp Số 196Lý do xuất kho : lắp khoá 10 Nợ : 621Xuất tại kho công ty Có : 1521
Tên nhãn hiệu, quicách vật t
Thựcxuất
Trang 9Bi thân 2,5 x4 Bi thân 2,5 x5
364.500 830.000
(Viết bằng chữ ): Một triệu một trăm chín t ngàn năm trăm đồng
Phụ trách Thủ trởng Kế toán Ngời nhận Thủ
cung tiêu đơn vị trởng kho
Nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh phải gửi phiếu xuất kho (liên 2) xuốngcho thủ kho, sau đó thủ trởng hay công nhân của phân xởng đó xuống nhận vật ttheo phiếu xuất.
Tuy nhiên, việc xuất vật t theo yêu cầu của sản xuất còn phải căn cứ vào địnhmức vật t đợc cấp do phòng kế hoạch lập, nếu không có thể gây ra lãng phí vật t màkế toán vật t không kiểm soát đợc.
2.1.3 Kế toán chi tiết vật liệu.
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kếtoán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ,loại vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị.
Tại công ty TNHH khoá Bảo An, để hạch toán chi tiết vật liệu công ty sử dụngphơng pháp thẻ song song Điều đó đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu ở công ty TNHH Khoá Bảo an
Trong đó: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty diễn ra nh sau:
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của
các nguyên vật liệu về mặt số lợng.Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuấtvật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chépsố thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Thẻ kho đợc mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ
Thẻ kho
Sổ kế toán chi tiết NVL
Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL
Trang 10có một hoặc một số tờ tuỳ vào khối lợng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, mỗichứng từ ghi một dòng Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho chuyển chứng từ về phòngkế toán để làm căn cứ ghi sổ Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên thẻ kho để tính rasố lợng hàng tồn kho cuối kỳ và đối chiếu với sổ kế toán chi tiết của kế toán.
Và theo nguyên tắc để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàngtháng phải đối chiếu số thực tồn trong kho và số ghi trên thẻ kho Nếu có sự chênhlệch phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho phù hợp với số thực tế kiểm kê.Song trên thực tế, việc kiểm tra này không thực hiện đợc do có rất nhiều loại vật liệuở kho, việc kiểm tra mất nhiều công sức và thời gian nên công ty chỉ thực hiện tổngkiểm kê vào cuối từng quý.
Ví dụ : Biếu số 4 – Thẻ kho
Đơn vị : Công ty TNHH thẻ kho Mẫu số 01/VT
Khoá Bảo An Ngày lập thẻ 07/03/2003 Tờ số : 40
- Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t : Bi thân 2,5 x 4- Đơn vị tính : kg
nhậncủa KT
Nhập Xuất Tồn
Tồn tháng 2
Nhập kho ctyXuất Tổ lắpXuất Tổ lắpNhập kho cty
Xuất Tổ lắp
Tồn tháng 3
5,5
17,5 11
6,511,5
Trang 11VÝ dô : BiÕu sè 5 - Sæ chi tiÕt
§¬n vÞ : C«ng ty TNHH Kho¸ B¶o An
sæ chi tiÕt vËt liÖu
Th¸ng 3 n¨m 2003- Tªn vËt liÖu : Bi th©n 2,5 x 4
Sè lîng Thµnh tiÒn Sè lîng Thµnh tiÒn Sè lîng Thµnh tiÒn
Tån th¸ng 2NhËp kho cty
XuÊt Tæ l¾pXuÊt Tæ l¾pNhËp kho cty
XuÊt Tæ l¾p
Tån th¸ng 3
5,517,5 11
562