Tổ chức kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty cơ điện trần phú.DOC

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty cơ điện trần phú

Đề tài: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty cơ điện trần phú

Phần thứ nhất

Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các

doanh nghiệp sản xuất

I Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu.1.Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu.

- Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động NVL là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá, là tài sản lu động dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.

- Đặc điểm chủ yếu của NVL:

+ NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doang nghiệp may mặc.

+ Khác với t liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

+ Chi phí về NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trng riêng trong công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt ra yêu cầu tăng cờng công tác quản lý, sử dụng NVL để đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả chi phí và hạ giá thành sản phẩm Do vậy, các doanh nghiệp cần đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý NVL.

2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Một trong những yếu tố góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm là việc quản lý tốt vật liệu Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp phải tiến hành quản lý NVL toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.

ở khâu thu mua: NVL thờng đa dạng về chủng loại, mỗi loại vật liệu có tính chất hoá lý khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên quá trình thu

mua phải đáp ứng đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, giảm thiểu hao hụt Đồng thời, phải quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa.

ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất hoá lý của mỗi loại vật liệu Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất hoá lý giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hởng đến chất lợng của nhau.

ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần phải xác định đợc mức độ dự trữ tối thiểu, tối đa dể đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

ở khâu sử dụng: Việc sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi có ỹ nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp Tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh cần đợc tiến hành chính xác, đầy đủ, kịp thời.

Mặt khác, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những điều kiện nhất định Đó là doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết Phải bố trí thủ kho, nhân viên bảo quản đầy đủ và có khả năng nắm vững việc thực hiện ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra nhập xuất tồn vật liệu.

Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi loại vật liệu, doanh nghiệp cần xác định mức tiêu hao vật liệu sát thực tế vì đó là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu không những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến Mặt khác, doanh nghiệp cần phải đợc thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật t, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và mở sổ hạch toán tổng hợp vật liệu Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp cũng nh ở từng phân xởng, tổ đội sản xuất.

Quản lý chặt chẽ vật liệu một cách toàn diện là nôi dung quan trọng công tác quản lý tài sản doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu quản lý, việc hạch toán NVL trong

doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt các nhiệm vụ đợc giao, qua đó góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm.

3 Nhiệm vụ hạch toán

Giá trị NVL thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất- kinh doanh của một doanh nghiệp, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện đợc các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của NVL(tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho NVL) Tính giá vật liệu nhập kho và xuất dùng.

áp dụng đúng đắn và nhất quán các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để phản ánh tình hình biến động từng loại NVL Kế toán NVL cần hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ thẻ chi tiết Thờng xuyên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho và số tồn thực tế.

- Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu vật liệu thừa, thiếu hoặc ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể xẩy ra.

- Xác định chính xác sổ lợng và giá thực tế NVL sử dụng, tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh Phân bổ giá trị vật liệu sử dụng cho từng đối tợng tính giá thành phải chính xác, phù hợp.

- Định kỳ kế toán tham gia hớng dẫn các đơn vị kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nớc quy định Lập báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sủ dụng vốn.

- Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp nhằm phát huy nhứng mặt làm đợc và khắc phục những mặt còn tồn tại góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ hạch toán nói trên, một trong những công việc không thể thiếu là việc phân loại và tính giá NVL, qua đó góp phần cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL nói chung.

II Phân loại và tính giá nguyên vật liệu1.Phân loại NVL.

Nguyên vật liệu sử dụng trong cc doanh nghiệp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng nh có tính năng hợp lý, hoá học rất khác nhau Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL.

Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và vai trò NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh là cách phân loại thông dụng nhất trong thực tế hạch toán NVL ở các doanh nghiệp Theo đặc trng này, NVL ở các doanh nghiệp bao gồm:

- Nguyên vật liệu chính:Những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm( kể cả bán thành mua vào).Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp.

- Vật liệu phụ:Những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để đảm bảo công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

- Nhiên liệu: Những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, kinh doanh Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành loại một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thờng.

- Phụ tùng thay thế:Những loại vật t đợc sủ dụng cho hoạt động sữa chữa, bảo ỡng và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải.

d Thiết bị và xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bị( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm phục vụ…hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: Những vật liệu thu đợc trong quá trình hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài( phôi bào,vải vụn, gạch lát ).…

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại các ths cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng.

Hạch toán NVL theo cách phân loại nói trên đáp ứng yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với loại NVL Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải hình thành sổ danh điểm vật

liệu Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL Sổ danh điểm có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán doanh nghiệp.

Ngoài cách phân loại trên, NVL còn đợc phân loại theo cách sau:Phân loại theo nguồn sỡ hữu: theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

Nguyên vật liệu tự có: Những NVL do doanh nghiệp mua săm, do nhận cấp phát, tặng thởng, nhận góp vốn liên doanh

Nguyên vật liệu giữ hộ hay nhận gia công: Những nguyên vật liệu do doanh nghiệp nhận giữ hộ, nhận gia công cho bên ngoài.

Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng cho các loại vật liệu từ từng nguồn nhập khác nhau Trên cơ sở đó đánh giá đợc hiệu quả sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh.

Phân loại theo nguồn hình thành: theo cách phân loại này, NVL bao gồmL- Nguyên vật liệu mua ngoài: Những NVL do doanh nghiệp mua ngoài bằng tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng, mua chịu…

Nguyên vật liệu tự sản xuất: Những sản phẩm của sản xuất chính, sản xuất phụ do doanh nghiệp sản xuất dùng làm nguyên vật liệu.

- Nguyên vật liệu nhận cấp phát, nhận vốn góp: Những nguyên vật liệu do đợc cấp phát, nhận vốn góp.

- Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác: Những nguyên vật liệu thu hồi từ phế liệu, từ thanh lý tài sản cố định, nhận tặng thởng, viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc.

Phân loại theo chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm

- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng: là các loại vật liệu phục vụ cho quá trình bán hàng

- Nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp: các loại vật liệu nh giấy

Các cách phân loại nêu trên nói chung không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết NVL, gây khó khăn cho công tác tính giá thành Vì vậy, cách phân loại NVL theo vai trò và công dụng kinh tế là u việt hơn cả.

Trên cơ sở phân loại nêu trên, mỗi doanh nghiệp còn phải tiến hành tính giá NVL, đây là một công tác quan trọng và không thể trong việc tổ chức hạch toán NVL nói chung.

2 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất Về nguyên tăd, cũng nh các loại hàng tồn kho, NVL hiện có trong các doanh nghiệp đợc phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo giá thực tế Tuy nhiên, để đơn giản và giảm bớt khối l-ợng ghi chép, tính toán hàng ngày, doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình tăng giảm NVL nhng vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập xuất NVL trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.

2.1 Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế,

Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL đợc tính theo giá thực tế Đây là chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có thể có đợc NVL, hay nói cách khác, là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp phát của doanh nghiệp để tạo ra vật chất.

a Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ:

Giá thực tế của NVL nhập kho đợc xác định tuỳ theo nguồn nhập, cụ thể:Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: các yếu tố để hình thành nên giá thựctế là:+ Giá hoá đơn kể cả giá nhập khẩu(nếu có):

- Nếu doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ: Giá thực không bao gồm thuế GTGT đầu vầo

- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:Giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.

+ Chi phí thu mua:chi phí thực rế phát sinh nh chi phí vận chuyển, bỗc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lu kho, lu hàng ( chi phí này cũng đ… ợc xác định trên cơ sở phơng pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn).

Đối với nguyên vật liệu gia công xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ…

Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần: giá thực tế của NVL là giá trị NVL đợc các bên tham gia góp vốn thừa nhận.

Đối với nguyên vật liệu vay, mợn tạm thời của đơn vị khác: giá thực tế NVL nhập kho đợc tính theo giá thị trờng hiện tại của số NVL đó.

Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: giá thực tế đợc tính theo đánh giá hoặc giá bán trên thị trờng.

b Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ:

Việc tính giá thực tế NVL xuất kho phụ thuộc và đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lợng, danh điểm, số lần nhập xuất NVL, trình độ nhân viên kế toán, điều kiện kho tàng doanh nghiệp Song nếu doanh nghiệp áp phơng pháp tính gía nào thì phải theo nguyên tắc thống nhất trong hạch toán( nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng) Các phơng pháp tính giá NVL xuất kho thờng dùng là:

ơng pháp giá thực tế đích danh(tính trực tiếp):

Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô hay giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất vật liệu nào thì sẽ tính theo giá thực tế vật liệu đó.

Nhợc điểm:

Việc áp dụng phơng pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ có thể áp dụng đợc khi hàng tồn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêng rẽ.

Điều kiện vận dụng:

Phơng pháp này thờng đợc sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại NVL hoặc những NVL ổn định và nhận diện đợc

ơng pháp nhập tr ớc xuất tr ớc (ph ơng pháp FIFO).

Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sỏ giả định là lô vật liệu nào nhập kho trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, xuất số nhập trớc hết rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của lô hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp

này là giá thực tế của hàng mua trớc sẽ đợc dùng làm giá thực tế của hàng xuất trớc và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của hàng mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế của hàng xuất trớc và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế số hàng mua vào sau cùng trong kỳ.

Ưu điểm:

- Phơng pháp này cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, cung cấp những thông tin hợp lý,đúng đắn về giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán Phơng pháp này gần đúng với luồng nhập- xuất hàng trong thực tế Trong trờng hợp vật t đợc quản lý theo đúng hình thức nhập trớc- xuất trớd, phơng này gần giống với phơng pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh tơng đối chính xác giá trị vật t tồn kho và xuất kho.

- Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho sẽ đợc phản ánh gần sát giá trị thị trờng, vì giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị của vật t đợc mua ở những lần mua sau cùng.

- Đặc biệt, khi giá cả có xu hớng tăng lên thì áp dụng phơng pháp này, doanh nghiệp có đợc số lãi nhiều hơn so với khi sủ dụng các phơng pháp khác, do giá vốn của hàng bán bao gồm giá trị của những vật t mua vào từ trớc với giá thấp.

Nhợc điểm:

Phơng pháp này làm doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại, vì doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của vật t, hàng hoá đã đợc mua vào từ cách đó rất lâu.

Điều kiện vận dụng:

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.

ơng pháp nhập sau - xuất tr ớc( ph ơng pháp LIFO).

Phơng pháp này tính giá nguyên vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định là NVL nào nhập vào kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc Vì vậy việc tính giá vật liệu xuất kho nhìn chung ngợc với phơng pháp nhập trớc ở trên.

Ưu điểm:

- Phơng pháp này làm cho khoản doanh thu hiện tại đợc phù hợp với khoản chi phí hiện tại, vì theo phơng pháp này, doanh thu hiện tại đợc tạo ra giá trị bởi vật t vừa mới đợc mua vào ngay gần đó.

- Quan trọng hơn, trong khi giá cả có xu hớng tăng lên, phơng pháp này sẽ giúp cho đơn vị kinh doanh giảm đợc thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nớc Bởi vì,

giá của vật t mua vào sau cùng, thờng cao hơn giá của vật t đợc nhập trớc tiên, sẽ đợc tính vào giá vốn và do đó, giảm lợi nhuận dẫn tới số thuế lợi tức phải nộp hoặc số thu nhập doanh nghiệp.

Nhợc điểm:

- Phơng pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật t trong thực tế Vật t, hàng hoá thông thờng đợc quản lý gần nh theo kiểu nhập trớc - xuất trớc Nhng phơng này giả định vật t đợc giả định theo kiểu nhập sau- xuất trớc

- Hơn nữa, với phơng pháp này, chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật t nhằm tính vào giá vốn hàng bán nhng với chi phí cao Điều này trái ngợc với xu hớng quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, giảm tối thiểu sô lợng hàng tồn kho nhằm cắt giảm chi phí quản lý hàng tồn kho.

- Mặt khác, giá trị hàng tồn kho đợc phản ánh thấp hơn so với giá thực tế của nó Bởi vì, theo phơng pháp này, giá trị hàng tồn kho sẽ bao gôm giá trị của những vật liệu đợc nhập vào đầu tiên với giá thấp hơn so với giá hiện thời Do giá trị hàng tồn kho đợc phản ánh thấp hơn so với giá thực tế Điều này làm khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế.

ơng pháp giá bình quân:

Đây là phơng pháp trung hoà giữa hai phơng pháp trên, có ỹ nghĩa về mặt thực tế hơn là cơ sở lý thuyết, chính xác và dễ áp dụng nhất trong thực tiễn Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ tính theo giá bình quân Trong đó:

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự

+ Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ tr ớc

Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán tính giá thực tế NVL xuất kho theo tng doanh điểm.

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc =

Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ nàySố lợng NVL tồn kho đầu kỳ này- Ưu điểm: Phơng pháp cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế toán.

- Nhợc điểm: Độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc và tình hình biến

động giá cả NVL, trờng hợp giá cả thị trờng NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác và có trờng hợp gây ra bất hợp lý(tồn kho âm).

+ Ph ơng pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ:

Với phơng pháp trên, để tính đợc giá NVL đòi hỏi kế toán phải xác định lợng NVL xuất kho căn cứ vào chứng từ xuất Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng NVL tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định đợc giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ.

Giá thực tế của NVL

tồn kho cuối kỳ = Số lợng NVL tồn kho cuối kỳ * Đơn giá NVL nhập kho lần cuối

2.2 Tính giá NVL theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thờng diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc Do đó, việc hạch toán nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá thực tếcủa nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu tháng trớc để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế.

Giá thực tế NVL xuất kho (hoặc tồn kho cuối

kỳ) = Hệ số giá NVL * Giá hạch toán NVL xuất kho

kho đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ

Ưu điểm: Phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và

hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lợng danh điểm NVL và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều hay ít.

Nhợc điểm: Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng

loại NVL ( nhiều danh điểm vật t) và đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao.

Những doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá hạch toán sử dụng bảng kế số 3 - Bảng kê tính giá thành thực tế nguyên vật liệu Mẫu bảng kế số 3 đợc lập nh sau:

Biểu 1:

Bảng kê số 3

Tính giá thành thực tế vật liệu(TK 152)Tháng năm… …

10 III Cộng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng

Giá trị NVL xuất dùng trong tháng sẽ đợc xác địng bằng(=)giá trị NVL xuất kho theo giá hạch toán( ở Bảng phân bổ số 2 - bảng phân bổ NVL)nhân (∗) với hệ số chênh lệch trên Bảng kế số 3

III Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 1 Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu.

Tuỳ theo nội dung, nghiệp vụ cụ thể mà các doanh nghiệp sử dụng các hình thức chứng từ khác nhau.

Nguyên tắc lập chứng từ kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật t.Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xẩy ra cũng nh trách nhiệm pháp lý của các đối tợng liên quan.

1.1 Tổ chức chứng từ kế toán nhập kho nguyên vật liệu.

Trong doanh nghiệp sản xuất, thủ tục chứng từ nhập kho thờng bao gồm:•Hoá đơn mua hàng

•Biên bản kiệm nghiệm vật t•Phiếu nhập kho

•Hoá đơn GTGT

Căn cứ vào nhu cầu vật t mà bộ phận cung ứng vật t sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn ngời bán hàng và lập Hợp đồng mua hàng( Hợp đồng kinh tế).

Khi giao nhận vật liệu nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập Ban kiểm nghiệm

Ban này có nhiệm vụ kiểm tra số vật liệu cả về số lợng, chất lợng, quy cách vật liệu và lập Biên bản kiểm nghiệm vật t, trong đó ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm.

Trên cơ sở hoá đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật t(nếu có), bộ phận cung ứng so

sánh với Hợp đồng mua hàng để lập Phiếu nhập kho(mẫu số 01 - VT) Tại kho, sau khi

kiểm nhận xong, thủ kho ghi rõ số lợng thực nhập vào Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho

sau khi đã có đầy đủ chữ ký của ngờu phụ trách cung ứng, ngời giao và ngời nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa(thiếu) nếu có cho bộ phận cung ứng Bản còn lại sau khi ghi Thẻ kho đợc chuyển kế toán ghi sổ, còn Hợp đồng của ngời bán đợc giao

cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ hạch toán thu mua và nhập vật liệu.

1.2Tổ chức chứng từ kế toán xuất kho nguyên vật liệu

Với các doanh nghiệp, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra còn để xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội bộ…

Trong mọi trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu, dù sử dụng cho bất cứ mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đo,đếm theo từng chất loại vật liệu Trên các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu(cho ai, làm gì)

Chứng từ xuất vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho Các loại chứng từ xuất vật t đợc sử dụng trong các doan nghiệp.

•Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)

•Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04- VT)

•Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)•Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho( mẫu 02 - BH )…

Phiếu xuất kho đợc sử dụng trong các trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng

xuyên, với số lợng ít Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật t và 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ Do phiếu xuất kho chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với trờng hợp sử dụng vật liệu nhiều, phát sinh thờng xuyên trong tháng nên các doanh nghiệp thờng sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức, phiếu này lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó Cuối tháng, nếu không sử dụng hết số vật t đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập Phiếu nhập kho đem đến kho cùng với số vật liệu thừa và Phiếu xuất kho theo han mức, Thủ kho phải ghi số l-

ợng thừa vào hai phiếu này.

Trong trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào thoả thuận với khách hàng để lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.Phiếu này đợc lập thành 3 liên:1 liên

giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và 1 liên giao cho thủ kho sủ dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán.

Trờng hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp , bộ phận cung ứng lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng trệ sản xuất Hạch toán chi tiết NVL là công việc có khối lợng lớn,là khâu hạch toán khá phức tạp đối với mỗi doanh nghiệp Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất lợng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho Vì vậy, việc tổ chức hạch toán chi tiêt NVL

ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau để những chứng từ về nhâp - xuất vật liệu đợc sử dụng một cách hợp lý phù hợp số liệu trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và việc ghi chép vào số kế toán, tránh đợc sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tăng hiệu quả trong công tác quản lý Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nớc ta, các doanh nghiệp thờng áp dụng 1trong 3 phơng pháp hạch toán chi tiết NVL là:Phơng pháp thẻ song song, Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phơng pháp sổ số d.

2.1 Phơng pháp thẻ song sọng

Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập,xuất, tồn kho NVL ở kho phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng, ở phòng kế toán phải mở Sổ kế toán chi tiết NVL để theo dõi về mặt số lợng và giá trị Công việc cụ thể nh sau:

Tại kho: Việc phản ánh tình hình nhập- xuất kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi chép vào Thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng nhập xuất Khi nhận đợc các chứng từ nhập - xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ đó, sau đó tiến hành phản ánh số thực nhập, thực xuất vào Thẻ kho( mở theo từng danh điểm trong từng kho) Cuối ngày,thủ kho tính theo số tồn kho ghi vào Thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi(hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập- xuất đã đợc phân loại cho từng danh điểm cho phòng kế toán.

Tại phòng kế toán: Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lợng và tính thành tiền NVL nhập, xuất kho Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu(mở tơng ứng với Thẻ kho) Về cơ bản, Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh Thẻ kho nh-ng có thêm vật liệu để phản ánh vật liệu.

Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu với Thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ Sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập,xuất vật liệu.

Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Ưu điểm: Phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và

phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất - tồn của danh điểm của NVL kịp thời chính xác.

Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép trùng lặp lớn nên lãng phí.

Điều kiện vận dụng: Phơng pháp này chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp có ít danh điêm NVL, nghiệp vụ phát sinh không nhiều.

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập- xuất - tồn kho nguyên vật liệu, ở kho vẫn phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng loại NVL, ở phòng kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của NVL về mặt giá trị và mặt hiện vật Cụ thể nh sau:

Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng và hiện vật đối với

từng loại NVL trên cơ sơ các chứng từ nhập, xuất NVL giống nh phơng pháp thẻ song song.

Tại phòng kế toán: Kế toán chỉ mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng

kho, cuối kỳ trên cơ sỏ phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kế xuất vật liệu và dựa vào các bảng kê này để ghi Sổ đối chiếu luân chuyển NVL Khi nhận đợc Thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lợng nhập, xuất của từng thẻ kho với Sổ đối chiếu luân chuyển NVL, đồng thời từ sổ này lập Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu.

Quy trình hạch toán chi tiết có thể khái quát qua sơ đồ 2.

Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán giảm nhẹ do chỉ ghi một lần vào cuối

Nhợc điểm: Do dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong

trờng hợp số lợng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp khó khăn và hơn nữa là ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.

Điều kiện vận dụng:phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lợng chứng từ nhập, xuất NVL không nhiều.

Sơ đồ 2:

2.3 Phơng pháp sổ số d

Theo phơng pháp này, ở kho theo dõi về mặt số lợng từng loại NVL, còn phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm NVL Cụ thể nh sau:

Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3- 5 ngày, sau ghi Thẻ kho, thủ kho tập hợp

toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh và phân loại theo từng nhóm NVL theo quy định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập Phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi

sổ lợng chứng từ, số hiệu cho từng nhóm vật liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất Cuối tháng thủ kho căn cứ vào Thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra , ghi số lợng NVL tồn kho cuối tháng của từng danh điểm NVL vào Sổ số d.

Tại phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất của từng danh điểm

NVL đợc tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận đợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ3-5 ngày một lần(kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ), kế toán kiểm tra và tính ra giá trị giá thành tiền NVL nhập xuất theo giá hạch toán đối với từng chứng từ, từ đó ghi vào Bảng tổng lũy kế nhập, xuất, tồn (Bảng này đợc mở theo từng kho).Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên sổ số d với số tồn kho trên Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn Từ Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu kế toán lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.

Quy trình hạch toán theo phơng pháp này đợc khái quát qua sơ đồ 3.

Ưu điểm: Phơng pháp này tránh đợc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc

ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc cuối kỳ.

Nhợc điểm: Việc kiểm tra, đối chiếu và sai sót gặp nhiều khó khăn, kết cấu sổ

phức tạp, vì vậy đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao.

Điều kiện vận dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp với những doanh

nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lợng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều

3.Tổ chức hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL3.1 Phơng pháp hạch toán

Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp và đợc nhập, xuất kho ờng xuyên, tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phơng thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê nghiệp vụ nhập, xuất kho(mỗi lần nhập, xuất kho đều cân, đo, đong, đếm) nhng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân đo, đong, đếm, ớc lợng NVL tồn cuối kỳ Tơng ứng với 2 phơng thức kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phơng pháp Kế khai thờng xuyên và Kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp , yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ kế toán và quy định của chế độ kế toán hiện hành.

th-a Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)

Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi, phản ánh tình hình nhập, xuất tồn kho vật t, hàng hóa trên sổ kế toán một cách thờng xuyên, liên tục, có hệ thống.

Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật t, hàng hoá Vì vậy, giá trị vật t, hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.

Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán để xác định số lợng số vật t thừa, thiếu và tìm nguyên nhân để có giải pháp kịp thời.

Phơng pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị kinhdoanh mặt hàng có giá trị lớn.

b.Phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp rồi từ đó tính ra giá trị vật t, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức sau:

Trị giá vật t hàng hoá xuất

Tổng giá trị vật t, hàng hoá mua vào

trong kỳ

Tổng giá trị vật t, hàng hoá tồn

đầu kỳ

-Trị giá vật t, hàng hóa tồn

cuối kỳ

Theo phơng pháp này, mọi biến động vật t, hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho mà giá trị vật t, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ đ-ợc phản ánh trên tài khoản riêng( tài khoản mua hàng).

Công tác kiểm kê vật t, hàng hoá đợc tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán để xác định giá trị vật t, hàng hoá tồn kho theo giá trị thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho Nh vậy, khi áp dụng phơng pháp KKĐK, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán(để kết chuyên sổ số d đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán(để kết chuyển số d cuối kỳ).

Phơng pháp có u điểm là giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán nhng độ chính xác về vật t, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao và bị phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi…

Phơng pháp KKĐK thờng áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất dùng thờng xuyên.

3.2 Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

3.1 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

3.1.1 Khái niêm, tài khoản sử dụng

•Khái niệm: Phơng pháp kê khai thơng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm một cách thờng xuyên liên tục trên tài khoản phản ánh của từng loại hàng tồn kho

•Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ơ nớc ta có độ chính xác và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật bất kỳ thời điểm nào, kế toán có thể xác định lợng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho nói chung và của nguyên vật liệu nói riêng Tuy nhiên với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tổn thất rất nhiều công sức

Tài khoản sử dụng: để hạch toán vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau;Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu”

•Tài khoản này dùng để ghi chép số liệu hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo giá trị thực tế Kết cấu TK nh sau:

•TK1521: Vật liệu phụ•TK1523: Nhiên liệu

•1525 :Vật t nhận gia công cho bên ngoài•1528: : Vật liệu khác

TK 151 “ Hàng mua đang đi đờng”

•Tài khoản dùng để phản ánh giá trị các loại vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đă mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng vẫn cha về nhập kho doanh nghiệp Kết cấu TK nh sau:

D nợ: Giá trị hàng đi đờng cha về nhập kho.

•Ngoài ra, trong quá trình hạch toán NVL, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh TK 133 “Thuế GTGT đợc khấu trừ ”, TK 331 “Phải trả ngời bán”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”…

b Chứng từ sử dụng

Đối với các nghiệp vụ thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc, đó là Hoá đơn bán hàng (do ngời bán gửi cho doanh nghiệp) và Phiếu xuất kho (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập) Trờng hợp NVL là nông, lâm, thủy, hải sản mua trực tiếp của ngời sản xuất thì doanh nghiệp lập Phiếu mua hàng thay cho hoá đơn Ngoài ra trong các trờng hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số chứng từ khác nh Biên bản kiểm nghiệm vật t, Biên bản xử lý vật t thiếu, Bảng kê thu mua hàng nông, lâm, thủy, hải sản.

Đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL thì doanh nghiệp phải lập Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ kho và ngời nhận NVL phải làm thủ tục kiểm nhận lợng NVL xuất kho theo phiếu xuất.

Việc ghi chép nghiệp vụ xuất và nhập kho NVLcủa kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên.

3.2.2 Phơng pháp hạch toán:

Theo phơng pháp này, khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên Nợ TK 152, và khi phát sinh nghiệp xuất kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên có TK 152.

Trình tự hạch toán có thể khái quát qua sơ đồ 4.3.2Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK3.2.1 Khái niệm, tài khoản sử dụng

Khái niệm: Hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK là không theo dõi một cách thờng xuyên liên tục sự biến động sự tăng giảm của hàng tồn kho Đến cuối kỳ, theo kết quả kiêm kê thực tế mà kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ sách.

Tài khoản sử dụng:Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng phơng pháp KKĐK để hạch toán NVL, kế toán phải sử dụng TK 611 “ Mua hàng” TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật t, hàng hoá mua vào,xuất trong kỳ Kết cấu TK nh sau:

Bên nợ:

Trị giá thực tế hàng hoá, vật liệu tồn đầu kỳ

Trị giá thực tê hàng hoá, vật liệu mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bị bán trả lại Bên có:

Trị giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ.

Trị giá thực tế đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ trong kỳTrị giá vật t trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá

Trị giá thực tế hàng hoá, vật liệu tồn đầu kỳ.

TK 611 không có số d cuối kỳ và đợc chi tiết thành các TK cấp 2:TK 611.1: Mua nguyên vật liệu

TK 611.2: Mua hàng hoá3.2.2.Phơng pháp hạch toán

Theo phơng pháp này vật liệu mua vào phải căn cứ vào chứng từ mua hàng hoá(Hoá đơn, Phiếu nhập kho ) để ghi vào TK 611 “ Mua hàng”, đối với nghiệp vụ mua vật liệu để sản xuất hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vào cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê Trình tự hạch toán có thể khái quát qua sơ đồ 5.

3.3 Tổ chức sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Tuỳ theo phơng pháp tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị áp dụng để xác định khối lợng công việc kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ

tổng hợp vật liệu phù hợp nhất Việc vận dụng hình thức sổ nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác, và nâng cao hiệu qủa công tác kế toán.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toan sau:

- Nhật kí - Sổ cái: đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- Sổ cái.

- Chứng từ ghi sổ:đặc trng cơ bản của hình thức này là việc ghi sổ kế toán tổng

hợp bao gồm ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.

- Nhật ký- chứng từ: đặc trng cơ bản của hình thức này bao gồm

+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.

+ Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản)

+ Kết hợp rộng rải việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

+ Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.

Trong 4 hình thức trên, hình thức Nhật kys- chứng từ là hình thức chặt chẽ hơn cả, có u điểm là tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các sổ kế toán và thuận lợi chi việc phân công lao động kế toán, do đó thờng áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu quản lý cao.

Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký - chứng từ (Sơ đồ *)

4.Công tác kiểm kê nguyên vật liệu

4.1Mục đích của công tác kiểm kê:

Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật t ở các kho Kiểm kê nguyên vật liệu là nhằm xác định chính xác số lợng, chất lợng và giá trị của từng loại vật liệu hiện có của doanh nghiệp , kiểm tra tình hình bảo quản, nhập xuất và sử dụng vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời những vật liệu hao hụt, h

hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa hiện tợng tham ô, lãng phí vật t, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện tợng tiêu cực, nhằm chấn chỉnh và đa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán vật t của doanh nghiệp

Đánh giá lại vật t thờng đợc thực hiện trong trờng hợp Nhà nớc quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả và đem vật t góp vốn liên doanh Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê vật liệu có thể đợc thực

BCKQKDGhi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

hiện việc đong, đo, đếm và phải lập Biên bản kiểm kê(Mẫu 08\VT) xác định chênh lệch giữa số liệu kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kế toán, đề xuất ý kiến xử lý chênh lệch(nếu có)

4.2 Hạch toán kết quả kiểm kê

Việc hạch toán cụ thể kết quả kiểm kê, đánh giá NVL tồn kho trong các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp KKTX nh sau:

Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại kho, kế toán ghi:- Trờng hợp phát hiện thiếu NVL:

Nợ TK 138(1381): Giá trị vật liệu thiếu chờ xử lýCó TK 152 : Giá trị vật liệu thiếu(chi tiết vật liệu)- Trờng hợp phát hiện thừa NVL:

Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa(chi tiết vật liệu) Có TK 3381:Giá trị vật liệu thừa chờ xử lý

Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi:- Xử lý số thiếu:

+ Nếu thiếu hụt, tổn thất định mức:Nợ TK642:Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK138 (1381):Giá trị thiếu chờ xử lý

+ Nếu số vật thiếu, ngời chịu trách nhiệm vật chất phải bồi thờng:Nợ TK 138(1388):Phải thu cá nhân làm mất mát h hỏng

Nợ TK334,111,112:Cá nhân bồi thờng trừ vào lơng hoặc thu bằng tiềnCó TK 138(1381):Giá trị thiếu đã xử lý

+ Nếu số vật liệu thiếu không xác định đợc nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan:

Nợ TK 811:Chi phí khác

Có TK138(1381): Giá trị thiếu đã xử lý- Xử lý số thừa:

+ Nếu số vật liệu xác định là của doanh nghiệp :Nợ TK338(3381):Giá trị thừa đã xử lý

Có TK 711:Thu nhập khác

+ Nếu số NVL thừa xác định do bên bán vật liệu giao nhầm, nếu giao lại cho bên bán, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002: Vật t, hàng hoá, giữ hộ, nhận gia công, nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết

họ gửi hoá đơn bổ sung cho doanh nghiệp Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi:

Nợ TK 338(3381):Giá trị thừa đã xử lý

Có TK 111,112,331: Số thanh toán theo hóa đơn

Căn cứ vào kết quả xử lý khoản chênh lệch đánh giá NVL tồn kho, nếu đợc phép ghi tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi:

- Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh:Nợ TK411

Có TK 412

- Nếu chênh lệch tăng, ghi tăng vốn kinh doanh:Nợ TK412

Có TK 411

5.Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Trong kinh doanh, đê hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trờng hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan doanh nghiệp cần thực hiện chính sách dự phòng giảm giá Đối với hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng, luôn luôn có sự biến động giữa giá gốc và giá thị trờng Do đó, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng nh lập dự phòng giảm giá NVL là nghiệp vụ không thể thiếu trong công tác hạch toán nói chung.

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc biểu hiện là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật liệu tồn kho có thể xẩy ra trong năm kế hoạch Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết qủa kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc( ghi trên sổ kế toán)với giá thị trờng của từng loại hàng tồn kho Chỉ trích lập dự phòng giảm giá đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trờng hiện tại giảm xuống só với giá gốc.

Công thức xác định mức trích dự phòng giảm giá của từng loại hàng tồn kho nói chung cũng nh từng loại NVL nói riêng nh sau( giả thiết loại NVL cần lập dự phòng có tên là A):

Mức dự phòng cần lập cho loại NVL A

= Sốlợng tồn kho

Giá gốc của 1 đơn vị NVL A -

Giá thị trờng của 1 đơn vị NVL A

Để hạch toán dự phòng giảm giá NVL, kế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” với kết cấu và nội dung nh sau:

Bên nợ:Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của niên độ trớcBên có: Trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở cuối niên độ nàySố d bên có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cha hoàn nhập

Tài khoản này đợc chi tiết cho từng loại hàng tồn kho đợc trích lập dự phòng giảm giá Phơng pháp hạch toán nh sau:

- Cuối niên độ N, kế toán phải hoàn nhập toàn bộ mức dự phòng giảm giá NVL đã trích ở cuối năm N-1:

Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng

Có TK 711: Tính vào thu nhập khác của năm N

- Khi xác định đợc mức trích dự phòng giảmgiá NVL ở cuối năm N( trích lập cho năm N+1), kế toán ghi:

Nợ TK 642(6426):Chi phí dự phòngCó TK159: Trích dự phòng

IV Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu

Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đợc tiến hành đều đặn, liên tục phải thờng xuyên đảm bảo cho nó các loại NVL về số lợng, kịp thời về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, phải thờng xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ NVL để kịp thời nêu những u, nhợc trong công tác quản lý vật t ở doanh nghiệp

1.Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu

Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vợt mức kế hoạch sản xuất là việc cung cấp NVL phải đợc tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lợng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời giản Cung cấp NVL cấn đảm bảo về số l-ợng, chủng loại, chất lợng, tính đồng bộ NVL, tính kịp thời của việc cung cấp, và tiến dộ và nhịp điệu cung ứng NVL Trong đó các yêu cầu nêu trên, yêu cầu về đảm bảo số lợng và chủng loại NVL rất quan trọng và không thể thiếu đợc.

* Phân tích cung cấp NVL theo số lợng

Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lợng Nếu cung cấp với số lợng quá lớn, d thừa sẽ gây ứ đọng vốn, do đó đẫn đến

việc sử dụng vốn có kém hiệu qủa.Nhng ngợc lại, nếu cung cấp không đủ về số lợng sẽ ảnh hởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, kinh doanh Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh phần lớn là thiếu NVL.

Để phân tích tình thiếu NVL về mặt số lợng, có thể dùng tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp từng loại NVL theo công thức:

Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối l-ợng NVL loại I

Số lợng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ

Số lợng NVL loại i cần mua ( theo KH trong kỳ)Phân tích NVL cung cấp theo chủng loại:

Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung cấp NVL là phải phân tích từng loại NVL chủ yếu Khi phân tích tình hình cung cấp từng loại vật liệu chủ yếu cần phân biệt vật liệu có thể thay thế đợc và vật liệu không thể thay thế.

- Vật liệu có thể thay thế đợc là loại vật liệu sử dụng tơng đơng, khi sử dụng không làm thay đổi chất lợng sản phẩm Khi phân tích loại vật liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lợng, chất lợng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí( giá cả các loại vật liệu thay thế).

- Vật liệu không thể thay thế đợc là loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phẩm.

Phân tích cung cấp vật liệu về chất lợng

Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng NVL đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn chất lợng là một yêu cầu cấp thiết Bởi vậy, NVL tốt hay xấu sẽ ảnh hởng đến chất lợng của sản phẩm, đến năng suất lao động và ảnh hởng đến giá thành sản phâm Do đó khi nhập NVL phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký để đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn, chất lợng hay cha.

Để phân tích chất lợng NVL, có thể dùng chỉ tiêu Chỉ số chất lợng NVL với công thức tính nh sau:

2 Phân tích tình dự trữ nguyên vật liệu

Dự trữ NVL là một yếu tố quan trọng đảm bảo sự liên tục của quá trình tài sản xuất ở doanh nghiệp Đại lợng dự trữ vật t cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều nhân

tố khác nhau nh vật t tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm, tình hình tài chính của doanh nghiệp , thuộc tính tự nhiên của các loại vật t…

Để phân tích tình hình dự trữ NVL, phơng pháp chung là so sánh số lợng NVL thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lợng vật t cần dự trữ Nếu dự trữ cao qúa sẽ gây ứ đọng vốn Nhng nếu dự trữ quá thấp, không đảm bảo cho qúa trình sản xuất kinh doanh đợc liên tục Do vậy, mục tiêu dự trữ vật t phải luôn kết hợp hài hoà, vừa đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh đợc thờng xuyên đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn.

3 Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu

Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng NVL phải đợc tiến thờng xuyên và định kỳ.

Để phân tích tình hình sử dụng NVL, có thể sử dụng chỉ tiêu Lợng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm:

Lợng NVL dùng cho sản xuất sẩn phẩm =

Lợng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm -

Lợng NVL còn lại, cha hoặc không

Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất

Lợng NVL dự trữ đầu kỳ

- Mức biến động tuyệt đối:

Lấy khối lợng NVL tiêu dùng thực tế(M1) so với khối lợng nguyên vật liệu kỳ kế hoạch (M k) theo công thức:

V Liên hệ kế toán quốc tế.

Trong hơn thập kỷ qua, cùng với quá trình phát triển và đổi mới sâu sắc theo cơ chế thị trờng, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng đợc hoàn thiện và phát triển, góp phần tích cực vào việc tăng cờng và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, tài chính Trên cơ sở nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế, học tập kinh nghiệm của một số n-ớc trên thế giới trong khuôn khổ pháp luật, phù hợp với yêu cầu quản lý, yêu cầu hội nhập quốc tế, tháng1/2002, Bộ Tài Chính đã ban hành và công bố đợt thứ nhất 4 chuẩn mực kế toán đầu tiên của Việt Nam Các điều khoản đợc nêu ra trong chuẩn mực kế

toán Việt Nam về cơ bản là phù hợp với những chuẩn mực mà kế toán quốc tế đa ra Có thể thấy rõ điều đó thông qua xem xét chuẩn mực về hàng tồn kho

Chuẩn mực kế toán Quốc tế về hàng tồn kho IAS 2 quy định tất cả hàng tồn kho là tài sản, gồm:

- Giữ để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thờng, hoặc

- Quá trình sản xuất để bán, hoặc dới dạng nguyên vật liệu hoặc hàng cung cấp đợc tiêu thụ trong quá trình sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ

Theo chuẩn mực số 02 - hàng tồn kho- trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, hàng tồn kho là những tài sản:

- Đợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thờng- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Hàng tồn kho bao gồm:

+ Hàng hoá mua về để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi đờng,hàng gửi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến.

+ Thành phẩm tồn kho, hoặc thành phẩm gửi bán

+ Sản phẩm dở dang: Sản phẩm cha hoàn thành và sẩn phẩm hoàn thành cha làm thủ tục nhập kho thành phẩm.

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đờng.

+ Chi phí dịch vụ dở dang

Nh vậy, khái niệm tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam là sự cụ thể hoá của khái niệm hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Quốc tế, về bản chất thì hai khái niệm đó là giống nhau.

Nhìn chung, kế toán Việt Nam có nhiều đặc điểm giống với kế toán các nớc trên thế giới Tuy nhiên, do việc áp dụng chuẩn mực kế toán quốc tế vào công tác hạch toán kế toán còn tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh tế của mỗi nớc nên vẫn có sự khác biệt giữa kế toán Việt Nam và kế toán các nớc khác Hệ thống kế toán Việt Nam, nói chung, có sự kế thừa kế toán Pháp và kế toán Mỹ Để có cái nhìn tổng quan về công tác hạch toán NVL tại Việt Nam cấn có sự liên hệ với mô hình hạch toán NVL của kế toán Pháp và kế toán Mỹ.

•Liên hệ với kế toán Pháp:

Để hạch toán NVL, kế toán Pháp áp dụng phơng pháp KKĐK cũng tơng tự với kế toán Việt Nam về trình độ hạch toán cũng nh cách tình giá trị vật liệu xuất trong kỳ Tuy nhiên, có thể thấy sự khác biệt qua các bút toán phản ánh trong quá trình mua NVL nh sau:

* Khi đợc hởng chiết khấu thơng mại, giảm giá, bớt giá, hồi khấu hoặc trả lại NVL cho ngời bán:

- Đối với kế toán Việt Nam, kế toán ghi nh sau:Nợ TK 111,112,331 :Tính trên cơ sở giá thanh toánCó TK 133 :Giảm thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 611 : Trị giá NVL đợc giảm giá hoặc trả lại ngời bán- Đối với kế toán Pháp:

+ Nếu trả lại NVL cho ngời bán, kế toán ghi tơng tự:Nợ TK 530,512,401 : Tính trên cơ sở thanh toánCó TK 4456 : Giảm thuế GTGT trả hộ

Có TK 601 : Trị giá NVL trả lại ngời bán

+ Nếu đợc hởng chiết khấu thì khoản chiết khấu đó đợc coi là một khoản thu nhập tài chính( đa vào TK 765 “ Chiết khấu đợc nhận khi mua hàng”).

+ Nếu mua NVL đợc giảm giá luôn trong quá trình lập Hóa đơn mua hàng thì giá mua hàng không bao gồm khoản giảm giá đó.

+ Nếu mua NVL đợc giảm giá, bớt giá ngoài Hoá đơn, kế toán phản ánh khoản giảm giá đó vào TK độc lập là TK 609 “ Giảm giá, bớt giá, hồi khấu nhận đợc trên giá mua”, cụ thể nh sau:

Nợ TK 530,512,401 : Tính trên cơ sở giá thanh toánCó TK 4456 : Giảm thuế GTGT trả hộ

Có TK 609 : Khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu nhận đợc

Ngoài ra, thông qua các bút toán phản ánh các nghiệp vụ dự phòng, giảm giá hàng tồn kho cũng cho thấy điểm khác biệt trong quá trình hạch toán hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng tại Việt Nam và Pháp.

- Với kế toán Pháp, đối với các khoản dự phòng đã lập kỳ kế hoạch trớc, sang kỳ kế toán sau, nếu có dự phòng đã lập trớc đây không đủ thì lập thêm dự phòng theo số chêng lệch, còn nếu số dự phòng đã lập không xẩy ra thì hoàn nhập dự phòng.

- Với Kế toán Việt Nam: Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thị trờng của hàng tồn kho cuối năm đó.

+ Trờng hợp cuối kỳ kế toán năm nay nếu khoản dự phòng phải lập thấp hơn so với khoản dự phòng cuối kỳ kế toán trớc thì số chênh lệch lớn hơn phải đợc hoàn nhập thì giảm chi phí sản xuất kinh doanh

+ Trờng hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng phải lập lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối niên độ kế toán trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

•Liên hệ với kế toán Mỹ

Trong công tác hạch toán NVL, kế toán Mỹ áp dụng phơng pháp KKTX và sử dụng Tài khoản “ Tồn kho NVL” để theo dõi tình hình biến động NVL qua kho Tài khoản này thờng có số d Nợ tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu nh sau:

- Trong kỳ, khi mua NVL, kế toán ghi:

Nợ TK “ NVL và hàng cung ứng tồn kho”: Só NVL nhập kho

Có TK “ Tiền mặt, TGNH, Phải trả ngờ bán”: Trị số NVL nhập kho.- Khi xuất kho NVL, kế toán ghi:

+ Nếu NVL đợc trực tiếp đa vào sản xuất, kế toán ghi;

Nợ TK “ Sản phẩm đang chế tạo tồn kho”: Trị giá NVL xuất khoCó TK : “ NVL và hàng cung ứng xuất kho ”:Trị giá NVL xuất kho.+ Nếu NVL đợc gián tiếp sử dụng trong phân xởng, kế toán ghi:Nợ TK “ Sản xuất chung ”

Có TK “ Nguyên liệu và hàng cung ứng tồn kho”

Nh vậy, việc hạch toán NVL của kế toán Mỹ khác với kế toán Việt Nam ở nghiệp vụ xuất NVL trực tiếp vào sản xuất, nếu kế toán Mỹ đa thẳng vào TK “ Sản phẩm đang chế tạo tồn kho ”( có thể hiểu là Sản phẩm dở dang) thì kế toán Việt Nam đa thẳng vào chi phí ( TK 621).

Thông qua sự liên hệ giữa kế toán Việt Nam với kế toán Pháp và kế toán Mỹ về công tác hạch toán NVL, có thể thấy rằng Việt Nam đã áp dụng linh hoạt ở cả hai ph-ơng pháp KKTX và KKĐK trong việc hạch toán NVL Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn phơng pháp hạch toán phù hợp với điều kiện của mình cũng các doanh nghiệp nớc ngoài khi đầu t vào Việt Nam Đồng thời giúp cho các doanh nghiệp nớc ta tránh khỏi nhứng bỡ ngỡ trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới và thu hút vốn đầu t nớc ngoài Tuy nhiên, việc áp dụng đồng thời cả hai phơng pháp hạch toán có thể đồng thời gây khó khăn cho công tác kiểm tra, thanh tra hạch

toán hàng tồn kho, đòi hỏi sự quản lý nhất quán và chặt chẽ việc tổ chức hạch toán tổng hợp NVL đối với từng doanh nghiệp

Công ty cơ điện Trần Phú đợc thành lập trên cơ sở sáp nhập từ hai đơn vị trớc đây là: Xí ngiệp Cơ khí Trần Phú và Xí nghiệp Cơ khí Xây dựng theo quyết định số 4018/TCCB ngày 22/9/1985 của UBND Thành Phố Hà Nội

Nhiệm vụ chủ yếu của công ty hiện nay là sản xuất kinh doanh các loại dây và cáp điện gồm: Dây điện ruột đồng, dây điện ruột nhôm, dây trần, dây bọc thuộc các kích cỡ, dây ê may, cáp động lực, các thiết bị phụ tùng, phụ kiện phục vụ cho ngành điện: nh xà, cột, ty, sứ, cầu dao, tủ điện, ống đồng thanh cái

1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

- Giai đoại từ năm 1985 đến năm 1989

Công ty Cơ Điện Trần Phú đợc thành lập trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị là Xí nghiệp cơ khí Trần Phú và Xí nghiệp cơ khí xây dựng Thời kỳ đầu công ty gặp nhiều khó khăn nh: cơ sở vật chất nghèo nàn, nhà xởng cũ nát, máy móc thiết bị lạc hậu, trình độ tổ chức điều hành yếu kém, kỷ luật lao động lỏng lẻo Với số vốn ban đầu hạn hẹp: Tổng số vốn pháp định là 2.500.000.000 đồng Việt Nam Trong đó:

- Vốn cố định: 1.397.000.000- Vốn lu động :1.204.000.000

Nhiệm vụ đặt ra cho công ty thời kỳ này là phải tổ chức lại bộ máy quản lý, ổn định đời sống cho gần 500 CBCNV, đồng thời phải xây dựng thêm cơ sở vật chất để nhanh chóng bớc vào sản xuất đáp ứng nhu cầu ngày càng khó tính của thị trờng Với sự cố gắng vợt bậc, công ty đã từng bớc tháo gỡ khó khăn và phát triển đi lên Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý ngày càng hoàn thiện, lực lợng lao động gián tiếp giảm từ 18 % xuống còn 10% so với trớc đây, đời sống của CBCNV cũng từng bớc đợc cải

thiện Sản phẩm chủ yếu của công ty thời kỳ này là các thiết bị phụ tùng cơ khí phục vụ cho ngành xây dựng.

- Giai đoạn từ năm 1990 đến 1994

Sản xuất tạo dựng cơ sở vật chất, cải thiện đời sống ngời lao động, hoàn thiện thêm công nghệ Giai đoạn này công ty đã có một dây truyền sản xuất hoàn chỉnh các loại dây và cáp nhôm các loại bọc PVC Với trình độ công nghệ ngày càng cao, sản l-ợng hàng năm từ 600-800 tấn cáp nhôm các loại, sản phẩm của công ty đã nhanh chóng chiếm lĩnh thị trờng và đợc khách hàng đánh giá cao đem lại doanh thu hàng năm tăng từ 3 - 5 lần, các khoản nộp ngân sách tăng 2-3 lần so với trớc Thu nhập bình quân của ngời lao động tăng từ 180.000đ(1990) lên 580.000đ(1994)

- Giai đoại từ năm 1995 đến nay:

Sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật cộng thêm sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trờng không cho phép công ty dừng bớc mà phải tiếp tục nghiên cứu tìm tòi sáng tạo để phát triển Chủ trơng của công ty trong giai đoạn này là tiếp tục đầu t chiều sâu, đổi mới công nghệ, đổi mới kỹ thuật, đa dạng hoá mặt hàng sản xuất theo nhu cầu của thị trờng theo hớng công nghiệp hoá và hiện đại hoá Đây là định hớng quan trọng nhất để tiếp tục đa công ty phát triển.

Từ năm 1995 công ty đã tiến hành khảo sát tìm hiểu công nghệ, thiết bị sản xuất dây và cáp điện bằng đồng ở một số nớc trên thế giới Công ty đã mạnh dạn vay gần 20 tỷ đồng để nhập một số thiết bị mới nhằm tăng cờng sức cạnh tranh cho sản phẩm của mình Các dây truyền thiết bị này đã và đang phát huy hiệu quả tốt, giúp công ty sản xuất có lãi và ngày càng tăng trởng cao hơn

Trải qua 18 năm xây dựng và phát triển, Công ty luôn chú trọng đầu t theo chiều sâu, mở rộng sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm, cùng với sự thay đổi những thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến và hệ thống quản lý chất lợng hiệu quả Các sản phẩm của Công ty đều đợc cấp giấy chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn “Hệ thống đảm bảo chất lợng đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002" và đợc tổ chức AFAQ ASCERT

international cấp chứng chỉ vào tháng 6 năm 2000 Với những thành tựu đã và đang đạt đợc năm 1998 Công ty đợc nhà nớc phong tặng danh hiệu “Đơn vị Anh hùng” Các sản phẩm dây và cáp điện của Công ty liên tục đạt huy chơng vàng trong các kỳ hội chợ triển lãm quốc tế hàng Công nghiệp hàng năm Kết quả hoạt động của công ty Cơ Điện Trần Phú những năm gần đây đã chứng minh cho sự đầu t đúng hớng

của công ty Cụ thể là bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây và kế hạch năm 2003

B iểu 1: bảng kết quả sản xuất kinh doanh

1 Giá trị tổng sản lợng Tr.đ 125000 200000 260000 291000

4 Thu nhập bình quân ngời/ tháng tr đ 1,450 1,600 1,850 2,000

6 N suất LĐ bình quân CBCN/ năm

Biểu 2 : Các Sản Phẩm chủ yếu

1 Dây và cáp đồng các loại tấn 1.500 220 2.400 2 600

1.1 Thị trờng đầu vào và đầu ra của Công ty Cơ Điện Trần Phú

Thị trờng đầu vào là nguồn cung cấp vật t, dịch vụ đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty đợc tiến hành một cách liên tục Hiện nay, Công ty vẫn có một thị trờng cung cấp khá ổn định các loại vật t ính là đồng tấm- của Nhật, đồng đây, đồng thỏi, nhựa PVC- mua của Sinhgapo và Korea, phụ tùng phục vụ sản xuất, ngoài ra còn một số vật t khác của các nhà sản xuất trong nớc nh : Xí nghiệp may thành công, cửa hàng xăng dầu số 33- 40 Trờng Chinh…

Công ty áp dụng hai hình thức mua hàng chính : mua theo hợp đồng và theo thị trờng tự do Hiện nay thị trờng đầu vào của Công ty khá ổn định chủ yếu là nguồn cung cấp trong nớc với gía cả hợp lí Tuy nhiên, Công ty vẫn phải chú trọng đến chất l-ợng vật t, dịch vụ đầu vào Công ty nên mở rộng hơn nữa với đối tác nớc ngoài để nghiên cứu nắm bắt công nghệ tiên tiến, từng bớc nâng cao chất lợng sản phẩm, uy tín với khách hàng nhằm mở rộng thị trờng tiêu thụ.

1.2 Phơng hớng phát triển trong những năm tới của Công ty

Trong những năm tới Công ty sẽ tiếp tục triển khai những dự án vay vốn đầu t để nhập các thiết bị sản xuất các loại thanh cái bằng đồng, dây đồng dẹt, sản xuất các loại dây điện từ cshất lợng cao cấp dùng trong ô tô, xe máy, dây dẫn trong thông tin,

máy vi tính.Đầu t để sản xuất các loại cáp điện động lực 3- 4 ruột trung cao thế, các loại cáp ngầm, các loại cáp vặn xoắn bọc XLPE với tổng số vốn đầu t dự kiến cho giai đoạn tiếp theo khoảng 4-5 triệu $.

Công ty quyết định giữ vững mức tăng trởng hàng năm từ 18%-20% với giá trị sản lợng từ 100 tỷ đồng trở lên Các mặt công tác khác đời sống tiếp tục đợc duy trì và càng ngày càng phát triển.

2 Đặc điểm tổ chức quản lí sản xuất kinh doanh 2.1.Đặc điểm tổ chức quản lí

Là một đơn vị đợc phép hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, đợc quyền trực tiếp quan hệ với ngân hàng, cơ quan thuế, các khách hàng trong và ngoài nớc Nguồn vốn của Công ty đợc hình thành một phần do ngân sách nhà nớc cấp, một phần do nguồn vốn vay và lấy từ quĩ tích luỹ

Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty cơ điện Trần Phú là 318 ngời trong đó có: 27 kỹ s, 6 cao đẳng, 18 trung cấp và 267 công nhân lành nghề.

Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng Đó là một bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả và có trình độ cao.

+ Đứng đầu bộ máy quản lý là giám đốc Công ty, ngời có quyền lực cao nhất + Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc: Phó giám đốc tài chính hành chính quản trị và Phó giám đốc sản xuất kinh doanh

+ Công ty gồm có 5 phòng ban và 4 phân xởng.

*/ Ban giám đốc Công ty bao gồm các thành viên

- Giám đốc: Là ngời có trách nhiệm quyền hạn trực tiếp ra những quyết định về chất lợng sản phẩm và phơng hớng phát triển của công ty.

-Phó Giám Đốc SXKD: Là ngời giúp việc cho Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo kế hoạch sản xuất, đề ra định mức sản xuất, tiêu thụ sản phẩm đầu ra, phụ trách đầu t, xây dựng cơ bản

- Phó Giám Đốc Tài Chính và Hành Chính Quản trị: Là ngời chịu phụ trách công tác tài chính, hành chính, quản trị, đánh giá hợp đồng mua hàng, đánh giá nhà thầu cung cấp vật t đầu vào cho công ty.

* Trách nhiệm và chức năng cụ thể của các phòng ban nh sau:

Phòng tài vụ - kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán và quản lý tài chính, cung cấp thông tin tài chính kịp thời cho quản lý, lập báo cáo tài chính định kỳ.

Phòng kinh doanh: Có trách nhiệm quan hệ với khách hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thu thập và thông báo các thông tin về kinh tế, kỹ thuật, chất lợng cho các phòng ban có liên quan và trình lên Phó Giám Đốc SXKD.

Phòng kiểm tra chất lợng (KCS): Phụ trách kinh tế kỹ thuật sản phẩm của Công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra chất lợng sản phẩm và chuyển giao công nghệ.

Phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiệm trực tiếp với giám đốc Công ty về mặt tổ chức nhân sự nh: kiểm tra, sát hạch thi tuyển dụng lao động mới, thực hiện đầy đủ các chế độ quản lý lao động theo qui định của nhà nớc Lập kế hoạch đào tạo mới, theo dõi thực hiện việc cung cấp dịch vụ đào tạo và lu trữ hồ sơ đào tạo

Phòng bảo vệ : Theo dõi và duy trì việc chấp hành các nội qui kỷ luật mà công ty đã ban hành Phối hợp cùng thủ kho theo dõi việc cân, đo, đong, đếm khi giao vật t nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm Khi có sai hụt bảo vệ là ngời liên đới cùng thủ kho chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty.

Khái quát sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí Công ty Cơ Điện Trần Phú :

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí Công ty Cơ Điện Trần Phú

Ghi chú

Quan hệ trực tuyến ( )Quan hệ chức năng ( )

2.2 Các đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty cơ điện Trần Phú

a) Đặc điểm sản phẩm chủ yếu của công ty

Sản phẩm của công ty chia thành 6 nhóm sản phẩm chủ yếu:

đồng đúc, cáp đồng trần , cáp nhôm trần, dây đồng mềm bọc PVC, cáp đồng bọc, cáp nhôm bọc Mỗi nhóm sản phẩm gồm nhiều loại sản phẩm có kích thớc và yêu cầu kỹ thuật khác nhau.

TC - HC - QT

Phòng bảo vệ

Phòng tài vụPhòng

Bảo vệ

Phòng đời sốngPhòngKinh

Phân xưởng

đồng đúc Phân xưởng đồng mềm

Phân xưởng dây và cáp

động lực

Kho 2 Kho 1

Phân xưởng cơ điện

Sản xuất sản phẩm từ nguyên liệu chính là đồng tấm nguyên chất và kết quả sản xuất ở phân xởng này là các loại dây đồng có nhiều đờng kính khác nhau, sản phẩm của phân xởng có thể đợc nhập kho thành phẩm và bán ra ngoài phạm vi của công ty Còn nếu dây đồng đợc chuyển sang phân xởng đồng mềm hay phân xởng cáp động lực thì nó lại trở thành nguyên liệu chính của hai phân xởng này Toàn bộ quy trình công nghệ của phân xởng đúc đồng đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2:

Qui trình công nghệ của phân xởng đồng mềm:

- Phân xởng cáp động lực :

Sản phẩm của phân xởng này là các loại cáp nhôm trần và cáp đồng trần.

Nguyên vật liệu chính để chế tạo cáp nhôm là nhôm thỏi nguyên chất qua lò nấu nhôm kéo thành các loại dây nhôm.Trong quá trình kéo dây nhôm sử dụng thêm vật liệu phụ là mỡ bôi trơn để bôi trơn và làm bóng bề mặt dây Sau đó các sợi dây nhỏ đợc bện thành các loại cáp nhôm trần

Để sản xuất cáp đồng trần, dây đồng trần đợc chuyển từ phân xởng đúc đồng và tiếp tục cán kéo theo đúng yêu cầu kỹ thuật của từng loại cáp ồng trần đúng tiêu chuẩn, kết quả sản xuất của phân xởng này cũng có thể đợc bán ra ngoài hoặc đã qua phân x-ởng đồng mềm để tiến hành bọc PVC Quy trình công nghệ sản xuất dây cáp nhôm đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Nấu chảy trong môi trờng không oxy

Kéo dây

Nhập kho thành phẩm