Đang tải... (xem toàn văn)
Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 Phần thứ Cơ sở lý luận tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp I - Khái niệm, đặc điểm phân loại, đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp 1.1 - Khái niệm đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dung cụ: * Vật liệu : Là đối tợng lao động mà lao động trực tiếp tác động vào để thoả mÃn nhu cầu doanh nghiƯp VËt liƯu cã thĨ cã s½n tù nhiên: quặng, cây, cá dới ao, hồ Vật liệu qua tác động ngời: sắt thép để chế tạo phụ tùng Nh đối tợng lao động nguyên vật liệu mà điều kiện đối tợng lao động lao động làm thành nguyên vật liệu ví dụ nh sắt thép nằm quặng nguyên vật liệu nhng sắt cung cấp cho công nghiệp nguyên vật liệu ngời ta đà tiêu hao lao động để tìm * Công cụ dung cụ: Là t liệu lao động có giá trị nhỏ mà ngời dùng để tác động vào đối tợng lao động, CCDC giữ nguyên hình thái vật chất tham gia vào tình SXKD, giá trị đợc chuyển dịch phận vào chi phí SXKD, tuỳ theo giá trị thời gian sử dụng mà giá trị CCDC đợc tính toàn lần hay nhiều lần vào chi phí SXKD đối tợng sử dụng 1.2 Đặc điểm VL- CCDC Vật liệu bị tiêu hao toàn bị biến dạng không giữ nguyên hình thái ban đầu tham gia vào trình sản xuất Giá trị chuyển dịch lần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Trong trình sản xuất vật liệu tồn dới nhiều hình thức khác giai đoạn khác sản xuất nh: + Giai đoạn chuẩn bị sản xuất vật liệu dạng ban đầu cha chịu tác động quy trình + Các giai đoạn sản xuất khác: Vật liệu sản phẩm dở, bán thành phẩm để đợc tiếp tục đa vào sản xuất , chế biến tạo thành thực thể sản phẩm Vật liệu chịu tác động môi trờng vật chất, chịu tác động đặc tính lý, hoá * CCDC : Tham gia vào nhiều chu kỳ SXKD giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu giá trị bị hao mòn dần, chuyển dịch phần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên đợc theo dõi đánh giá nh TSLĐ đợc mua sắm NVLĐ doanh nghiệp nh vật liệu 1.3- Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Trong doanh nghiệp tính chất đặc thù sản xuất kinh doanh nên sử dụng loại vật t khác Phân loại vật t việc nghiên cứu, xếp loại vật t theo nội dung, công dụng, tính chất thơng phẩm chúng, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị Doanh nghiệp - Nguyên vật liệu Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 * Căn vào nội dung kinh tế yêu cầu quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp đợc chia thành: + Nguyên vật liệu (kể bán thành phẩm mua ngoài): Là đối tợng chế biến đóng vai trò quan trọng trình sản xuất Trong Doanh nghiệp khác nguyên vật liệu gồm loại khác nh sắt, thép, xi măng, gạch xây dựng, doanh nghiệp kéo sợi + Vật liệu phụ: Là loại vật liệu đợc kết hợp với vật liệu để làm tăng chất lợng, hoàn thiện sản phẩm góp phần làm cho máy móc thiết bị hoạt động tốt + Nhiên liệu : Đợc sử dụng phục vụ để tạo lợng cho trình sản xuất, cho phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động nh xăng, dÇu, than cđi + Phơ tïng thay thÕ: gåm loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải + Thiết bị xây dựng bản: bao gồm loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho công việc xây dựng + Phế liêu: loại vật liệu loại trình sản xuất, chế tạo sản phẩm Đây cách phân loại cách tổng quát tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kế toán chi tiết doanh nghiệp mà loại nguyên vật liệu, vật liệu lại đợc phân chia thành nhóm, thứ cách chi tiết hơn, theo tính lý hoá theo quy cách phân cấp vật liệu Việc thực sở xây dựng lËp sỉ danh ®iĨm vËt liƯu ®ã vËt liƯu đợc chia thành loại, nhóm, thứ vật liệu Sổ danh điểm vật liệu đợc xây dựng c¬ së sè liƯu cđa vËt liƯu, nhãm, thø vËt liệu, tuỳ theo số lợng nhóm thứ vật liệu để xây dựng số liệu gồm 1,2, chữ số Ví dụ: Sổ danh điểm vật liệu Loại nguyên vật liệu chÝnh - Ký hiÖu 1521 Ký hiÖu nhãm NVL 1521 Số danh điểm 1521 01 1522 02 Tên, nhÃn hiệu quy cách NVL Dự tính Đơn giá Ghi hạch toán - Công cụ dụng cụ: - Các loại công dơng sư dơng s¶n xt thêng bao gồm: + Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp; + Các loại công cụ cầm tay nh: kìm, búa, tuốc nơ vít, + Các loại bao bì kèm theo hàng hoá tính tiền riêng dùng để đóng gói hàng trình bảo quản hàng hoá vận chuyển hàng hoá bán + Dụng cụ đồ dùng thuỷ tinh, sành sứ; + Phơng tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; + Quần áo giày dép chuyên dùng để làm việc, Để phục vụ cho công tác quản lý kế toán, toàn CCDC doanh nghiệp đợc chia thành loại sau: - Công cụ, dụng cụ - Bao bì luân chuyển - Đồ dùng cho thuê Ngoài phân loại thành CCDC dùng công cụ, dụng cụ kho Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 Tơng tự nh vật liệu, loại CCDC cần đợc phân loại chi tiết thành nhóm, nhóm lại chia thành thứ tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý công tác kế toán doanh nghiệp 1-4 - Đánh giá VL- CCDC: Đánh giá VL- CCDC phải đánh giá theo trị giá thực tế * Trị giá vốn VL- CCDC nhập kho Trị giá thực tế NVL-CCDC đợc xác định tuỳ theo tùng nguồn nhập Cụ thể là: - Đối với VL- CCDC mua ngoài: Giá mua Các khoản chiết Giá thực tế = ghi hoá đơn + Chi phí mua thực tế - khấu giảm giá (nếu có) Trong giá mua ghi hoá đơn bao gồm thuế nhập khẩu, thuế khác có Giá mua ghi hoá đơn giá VAT DN áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế, giá có VAT DN áp dụng phơng pháp trực tiếp Chi phí mua thùc tÕ: bao gåm chi phÝ vËn chun, bèc dì, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bÃi, tiền phạt, chi phí nhân viên.) - Đối với VL- CCDC tự gia công chế biến: Giá thực tÕ VL- CCDC Gi¸ thùc tÕ = tù xuÊt kho gia công chế biến + Các chi phí gia công chế biến - Đối với VL- CCDC thuê gia công chế biến: Giá thực tế VL- CCDC Chi phí phải trả cho đơn vị Giá thực tế = xuất thuê chế biến + nhận gia công chế biến + Các chi phí v/c - Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh VL- CCDC giá thực tế VL- CCDC nhận góp vốn liên doanh giá Hội đồng liên doanh đánh giá công nhận - Phế liệu đợc đánh giá theo giá ớc tính ( giá thực tế sử dụng đợc bán đợc) *Trị giá vốn thực tế VL- CCDC xuất kho: Khi xuất dùng VL- CCDC kế toán phải tÝnh to¸n chÝnh x¸c gi¸ vèn thùc tÕ cđa VL- CCDC xuất kho cho nhu cầu, đối tợng sử dơng kh¸c ViƯc tÝnh gi¸ thùc tÕ cđa VL- CCDC xt kho cã thĨ tÝnh theo mét c¸c phơng pháp sau: *Tính theo giá thực tế đích danh: Giá thực tế VL- CCDC xuất kho đợc vào đơn giá thực tế VL- CCDC nhập kho theo lô hàng, lần nhập số lợng xuất kho theo lần nhập Phơng pháp đợc áp dụng loại VL- CCDC có giá trị cao, loại vật t đặc trng Ưu điểm: Tính xác giá trị VL - CCDC Nhợc điểm: đòi hỏi thủ kho, kế toán phải nắm xác giá trị chủng loại VL - CCDC Có thể dễ bị nhầm lẫn *Tính theo giá đơn vị bình quân: Giá thực tế VL- CCDC xuất dùng kú = Sè lỵng VL- CCDC xt kho x Đơn giá bình quân Ta sử dụng loại giá bình quân sau: Đơn giá Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK + Giá ttế VL- CCDC nhập kỳ Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 bình quân = -c¶ kú dự trữ Slợng VL- CCDC tồn ĐK+ Slợng VL- CCDC nhập kỳ Ưu điểm: Phơng pháp đơn giản, dễ làm Nhợc điểm: Độ xác không cao Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác toán nói chung Đơn giá bình quân = cuối kỳ trớc Giá ttế VL- CCDC tồn §K (hc ci kú tríc) Slỵng VL- CCDC tån ĐK (hoặc cuối kỳ trớc) Ưu điểm: đơn giản phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ Nhợc điểm: Không xác không tính đến biến động giá vật liệu kỳ Đơn giá bình quân sau = lần nhập Gi¸ ttÕ VL- CCDC tån tríc nhËp céng sè nhËp Slỵng VL- CCDC tån tríc nhập cộng số nhập Ưu điểm: khắc phục đợc nhợc điểm phơng pháp trên, vừa xác, vừa cập nhật Nhợc điểm: Tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần *Tính theo giá nhập trớc xuất trớc: Theo phơng pháp ta phải xác định đợc đơn giá nhập kho lần nhập Sau vào số lợng tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trớc lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số lại (tổng số xuất kho trừ số xuất thuộc lần nhập trớc) đợc tính theo đơn giá thực tế lần nhập sau Nh giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ gi¸ thùc tÕ cđa VL- CCDC nhËp kho thc c¸c lần mua sau *Tính theo giá nhập sau, xuất trớc: Ta phải xác định đơn giá thực tế lần nhập nhng xuất vào số lợng xuất đơn giá thực tế nhập kho lần cuối có kho vào lúc xuất, sau lần lợt đến lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho * Đánh giá VL- CCDC theo giá hạch toán Giá hạch toán giá quy định hạch toán thống phạm vi Doanh nghiệp đợc sử dụng thời gian dài, thông thờng giá hạch toán đợc sử dụng giá kế hoạch giá bán buôn công nghiệp Toàn VL-CCDC biến động kỳ đợc tính theo giá hạch toán Cuối kỳ kế toán phải tính chuyển từ giá hạch toán sang giá thực tế VL - CCDC xuất dùng để có số liệu ghi vào tài khoản sổ kế toán tổng hợp báo cáo kế toán Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đợc điều chỉnh nh sau: Xác định hệ số giá thực tế giá hạch toán VL- CCDC (H) Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK + Giá ttÕ VL- CCDC nhËp kú H = Slỵng VL- CCDC tồn ĐK + Slợng VL- CCDC nhập kỳ Giá thực tế Giá hạch toán Chuyên đề tốt nghiệp VL- CCDC xuất kho = Lê Thị Đoan Trang líp KÕ to¸n B-K9 VL- CCDC xt kho x HƯ số vật liệu (H) Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý Doanh nghiệp mà hệ số giá VL- CCDC cã thĨ tÝnh riªng cho tõng thø, nhãm cho loại VL- CCDC ý nghĩa yêu cầu quản lý nhiệm vụ hạch toán NVL, CCDC 2.1 ý nghĩa Chi phí loại NVL vµ CCDC thêng chiÕm tØ träng lín toµn bé chi phí sản xuất giá thành sản phẩm DNSX Vai trò nguyên vật liệu quan trọng yếu tố đầu vào trình kinh doanh, định số lợng chất lợng sản phẩm Do tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán, sử dụng tiết kiệm hiệu vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Việc tổ chức tốt từ khâu thu mua đến bảo quản sử dụng dự trữ, từ số lợng đến chất lợng làm sản xuất đợc thông suốt, giảm bớt rủi ro thiệt hại cho doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy vòng quay vốn đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp 2.2 Yêu cầu quản lý Vật liệu, công cụ, dụng cụ tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động Các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua vật liệu, công cụ, dụng cụ để đáp ứng kịp thời cho trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nhu cầu khác doanh nghiệp Yêu cầu công tác quản lý NVL CDDC phải quản lý tốt tất khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ + Khâu thu mua: đòi hỏi phải quản lý tốt số lợng, chất lợng, qui cách, chủng loại, giá mua chi phí thu mua hợp lý, việc thu mua cần đợc thực theo kế hoạch để qúa trình sản xuất đợc liên tục Doanh nghiệp thờng xuyên tìm hiểu thị trờng để tạo cho doanh nghiệp có nguồn hàng dự trữ với chi phí thấp nhât + Khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bÃi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực chế độ bảo quản loại vật liệu, công cụ, dụng cụ + Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, khâu cần tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ trình hoạt động SXKD + Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho loại vật liệu, công cụ, dụng cụ để đảm bảo cho trình SXKD đợc bình thờng, không ngừng trệ, gián đoạn việc cung ứng, mua không kịp thời hoăc gây tình trạng ứ đọng vốn dự trữ nhiều Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu mua tới khâu bảo quản sử dụng dự trữ nội dung quan trọng công tác quản lý tài sản doanh nghiệp 2.3 Nhiệm vụ hạch toán Vật liệu, CDC Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý NVL, CCDC DNSX kế toán cần thực tốt nhiệm vụ sau: + Thực việc đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhà nớc yêu cầu quản trị doanh nghiệp + Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 liệu tình hình có biến động tăng giảm vật liệu, công cụ, dụng cụ trình hoạt động SXKD Cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm + Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực kế hoạch mua, tình hình toán với ngời bán, ngời cung cấp tình hình sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ trình SXKD Chứng từ kế toán sử dụng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu-CCDC Theo Quyết định 167/2000 QĐ-BTC ngày 25/10/2000 Bộ trởng Bộ tài chính, chứng từ kế toán nguyªn vËt liƯu bao gåm: - PhiÕu nhËp kho (mÉu 01 - VT) - PhiÕu xuÊt kho (mÉu 02 - VT) - PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bé (mÉu 03/VT - 3LL) - PhiÕu xuÊt vËt t theo hạn mức (mẫu 04 - VT) - Biên kiểm nghiệm vật t, hàng hoá ( mẫu 05 - VT) - ThỴ kho (mÉu 06 - VT ) - PhiÕu báo vật t lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT) - Biên kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08 - VT) Ngoài chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống theo quy định nhà nớc, Doanh nghiệp sử dụng thêm chứng từ kế toán hớng dẫn chứng khác tuỳ thuộc vào trờng hợp cụ thể doanh nghiệp Đối với chứng từ bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo quy định mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Những ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm vỊ viƯc ghi chÐp cịng nh tÝnh chÝnh x¸c vỊ sè liƯu cđa nghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh Mäi chứng từ kế toán nguyên vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời phận, cá nhân có liên quan Ví dụ: quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập, phiếu xuất kho: + PhiÕu nhËp kho: 1/ Ngêi mua vËt t xin nhập lô hàng 2/ Đơn vị thành lập ban kiểm nghiệm vật t theo yêu cầu - Có trách nhiêm kiểm nghiệm lô hàng số lợng, chủng loại - Xác nhận tình trạng hàng tồn kho biên kiểm nghiệm 3/ Căn vào biên kiểm nghiệm chứng từ ghi hàng cán phòng cung ứng lËp phiÕu nhËp kho ( MS 01- VT) 4/ Phô tr¸ch cung øng vËt t ký phiÕu xuÊt kho 5/ Thđ kho nhËp kho vËt t - KiĨm tra chøng từ - Kiểm nhập hàng - Ghi cột số lợng Thùc nhËp cña phiÕu nhËp kho - Ký phiÕu nhËp kho - Ghi sæ kho giao chøng tõ cho kÕ to¸n ghi sỉ 6/ KÕ to¸n nhËn chøng tõ kiĨm tra kho ghi sổ nghiệp vụ - Kế toán định khoản chứng từ - Căn vào chứng từ mua để ghi cột đơn giá thành tiền 7/ Bảo quản lu chứng từ theo qui định + Phiếu xuất kho: 1/ Đề xuất yêu cầu xin xuất hàng tån kho: lËp chøng tõ xin xuÊt vËt t sản phẩm hàng hoá Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 2/ Xin lệnh xt hµng: ( chøng tõ mƯnh lƯnh) 3/ LËp phiÕu xuất kho cho loại khác tuỳ theo nghiệp vụ xuât: - Phiếu xuất kho phòng nghiệp vụ phận kế toán vật t lập đợc lập từ đến liên Trong liên lu, liên dùng để luân chuyển - Trách nhiệm ghi tiêu phiếu xuất kho: + Ngời nhập chứng từ đợc ghi yếu tố & chất lợng xuất theo yêu cầu + Thủ kho ghi xác nhận số lợng xuất thực tế kho + Kế toán chịu trách nhiệm ghi định khoản, đơn giá xuất, thành tiền xuất 4/ Phụ trách phòng cung ứng ký phiÕu XK 5/ Thñ kho xuÊt kho theo chøng tõ - KiÓm tra chøng tõ xuÊt - Giao nhËn hµng, Thđ kho ký phiÕu xt kho NÕu phiÕu xuất kho đợc lập theo hạn mức bớc đợc thực nhiều lần hạn mức xuất kho Khi xuất lần cuối theo hạn mức phiếu xuất kho hết giá trị luân chuyển để xếp hàng 6/ KÕ to¸n ghi sỉ theo phiÕu xt kho - Định khoản - Ghi cột đơn giá thành tiền - Ghi sổ loại theo cách tổ chức ghi sổ 7/ Bảo quản lu phiếu xuất kho chứng từ gốc kế toán vật t 4- Tài khoản kế toán sử dụng: Sự biến động NVL, CCDC Doanh nghiệp sản xuất, sau phản ánh chứng từ kế toán đợc phản ánh trực tiếp tài khoản cấp I, cấp II NVL CCDC thờng xuyên, liên tục có hệ thống Để tiến hành hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng TK sau 4.1-Theo phơng pháp KKTX * TK 152 Nguyên liệu vật liệu Bên nợ: - Trị giá thực tế NVL nhập kho mua ngoài, tự chế, thuê gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh hoạc từ nguồn khác; - Trị giá NVL thừa phát kiểm kê - Kết chuyển giá trị thực tế NVL tån kho ci kú (Trêng hỵp doanh nghiƯp kÕ toán toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: - Trị giá thực tế NVL xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê gia công chế biến góp vốn liên doanh; - Trị giá NVL trả lại ngời bán đợc giảm giá; - Trị giá NVL thiếu hụt phát kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (Trờng hợp DN ktoán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) Số d bên Nợ: Trị giá thực tế NVL tồn kho ci kú * TK 153 “ C«ng dơng cơ” Bên nợ: - Trị giá thực tế CCDC nhập kho mua ngoài, tự chế, thuê gia công, chế biến, nhận vốn góp liên doanh ; - Trị giá CCDC cho thuê nhập lại kho; - Trị giá CCDC thừa phát kiểm kê - Kết chuyển giá trÞ thùc tÕ cđa CCDC tån kho ci kú (Trêng hợp doanh nghiệp kế toán toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: - Trị giá thực tế CCDC xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê gia công chế biến góp vốn liên doanh; Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 - Trị giá CCDC trả lại ngời bán đợc giảm giá; - Trị giá CCDC thiếu hụt phát kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế CCDC tồn kho đầu kỳ (Trờng hợp DN kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) Số d bên Nợ: Trị giá thực tế CCDC tồn kho cuối kỳ * TK 151 Hàng mua đờng TK phản ánh giá trị vật t, hàng hoá Doanh nghiệp đà mua, đà toán tiền đà chấp nhận toán nhng cha nhập kho hàng đờng cuối tháng trớc đà nhập kho tháng Ngoài sử dụng TK sau TK 331 Phải trả cho ngời bán TK 111 “ TiỊn mỈt ” TK 112 “ TiỊn gưi ngân hàng TK 141 Tạm ứng TK 222 “ Gãp vèn liªn doanh ” TK 241 “ Xây dựng dở dang TK 411 Nguån vèn kinh doanh ” TK 621 “ Chi phÝ nguyªn vËt liƯu trùc tiÕp ” TK 627 “ Chi phÝ s¶n xuÊt chung ” TK 642 “ Chi phÝ quản lý doanh nghiệp 4.1.1 Hạch toán vật liệu: a Hạch toán tăng vật liệu 1/ Trờng hợp mua ngoài, hàng hoá đơn Căn vào hoá đơn mua hàng, biên kiểm nhận phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá mua thực tế ( chi tiết loại) Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK liên quan: TK 331, 111, 112, 141 v.v : Tỉng gi¸ toán Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại ( có) ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111,112: Số tiền đợc ngời bán trả lại Nợ TK 1388: Số đợc ngêi b¸n chÊp nhËn Cã TK 152 (chi tiÕt tõng loại): Số chiết khấu mua hàng, giảm gía hàng mua đợc hởng theo giá thuế Có TK 1331: Thuế VAT không đợc khấu trừ 2/ Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn - Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 ( chi tiết ): Trị giá toàn số hàng ( giá thuế VAT) Nợ TK 133 ( 1331): ThuÕ VAT tÝnh theo sè ho¸ đơn Có TK 331: Giá trị toán theo hoá đơn Có TK 3381: Trị giá hàng thừa cha có thuế VAT Căn vào định xử lý, ghi: - Nếu trả lại cho ngời bán: NợTK 3381: Trị giá hàng thừa đà xử lý Có TK 152 ( chi tiết): Trả lại số thừa - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( Giá cha có thuế VAT) Nợ TK 133 ( 1331): Th VAT cđa sè hµng thõa Cã TK 331: Tống giá hàng thừa Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 - Nếu thừa không rõ nguyên nhân: Ghi tăng thu nhập Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( Giá cha có thuế VAT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh trờng hợp (1) Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán ghi: Nợ TK 002 Khi xư lý sè thõa, ghi cã TK 002 §ång thời, cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau: - Nếu đông ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá cha cã th VAT) Nỵ TK 133 ( 1331): Th VAT số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá toán - Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( gi¸ cha cã thuÕ VAT) Cã TK 721: Sè thõa không rõ nguyên nhân 3/ Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn Kế toán phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu vào biên kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết ghi sổ nh sau: Khi nhập: Nợ TK 152: Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế ( chi tiết) Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu ( th VAT) Nỵ TK 133 ( 1331): Th VAT theo hoá đơn Có TK 331: Trị giá toán theo hóa đơn Khi xử lý: + Nếu ngời bán giao tiếp số hàng thiếu: Nợ TK 152: Ngời bán giao tiÕp sè thiÕu Cã TK 1381: Xö lý sè thiếu + Nếu ngời bán không hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán Có TK 1381: Xö lý sè thiÕu Cã TK 133(1331): ThuÕ VAT số hàng thiếu + Nếu cá nhân làm phải bồi thờng Nợ TK 1388, 334: Cá nhân ph¶i båi thêng Cã TK 133(1331): Th VAT cđa sè hµng thiÕu Cã TK 1381: Xư lý sè thiÕu + Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu 4/ Trờng hợp hàng hoá phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo hợp đồng Số đợc giảm giá trả lại cho ngơì bán Khi xuất kho giao số đợc giảm giá, ghi: Nợ TK 331, 111,112 Có TK 152 ( chi tiÕt) Cã TK 133(1331): ThuÕ VAT cña sè giao trả giảm giá 5/ Trờng hợp hàng cha có hoá đơn Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ Hàng cha có hoá đơn Nếu tháng có hoá đơn ghi sổ bình thờng, cuối tháng, hoá đơn cha ghi sổ theo giá tạm tính bút toán: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu) Có TK 331 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang líp KÕ to¸n B-K9 Sang th¸ng sau, ho¸ đơn về, tiến hành điều chỉnh theo giá thực tÕ b»ng c¸ch sau: - C¸ch 1: Xoá giá tạm tính bút toán đỏ, ghi giá thực tế bút toán bình thờng - Cách 2: Ghi số chênh lệch giá tạm tính với giá thực tế bút toán đỏ ( giá tạm tính > giá thực tế) bút toán thờng ( giá thực tế > giá tạm tính) - Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đà ghi, ghi lại giá thực tế bút toán nh bình thờng 6/ Trờng hợp hoá đơn nhng hàng cha Kế toán lu hoá đờn vào tập hồ sơ Hàng mua đờng Nếu tháng, hàng ghi sổ bình thờng, cuối tháng cha thi ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( thuế VAT) Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK liên quan (331, 111,112,141 ) Sang tháng sau, hàng về, ghi: Nỵ TK 152: NÕu nhËp kho ( chi tiÕt ) Nợ TK 621,627: Xuất cho sản xuất phân xëng Cã TK 151: Hang ®i ®êng kú tríc ®· 7/ Các trờng hợp tăng vật liệu khác Ngoài ngn vËt liƯu mua ngoµi vµ tù chÕ nhËp kho, vật liệu doanh nghiệp tăng nhiêu nguyên nhân khác nh nhận liên doanh, biếu, tặng, đánh giá tăng, thừa Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đợc ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với tài khoản thích ứng Chẳng hạn: Nợ TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, vốn góp Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu Có TK 336: Vay lẫn đơn vị nội Có TK 642: Thừa định mức kho Có TK 3381: Thừa định mức chờ xử lý Có TK 621,627,641,642: Dùng không hết thu hồi phế liệu Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB thu hồi phÕ liƯu tõ XDCB, tõ sưa ch÷a lín TSCD * Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hạch toán nh sau - Mua hàng Nợ TK 152 ( chi tiÕt): Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu mua ( kể VAT) Có TK liên quan (331,111,112,311 ) - Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK có liên quan (331,111,112,1388 ) Cã TK 152 ( chi tiÕt) b/ Hạch toán giảm vật liệu 1/ Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh kế toán ghi: Nợ TK 621 ( chi tiết đối tợng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực lao vụ, dịch vụ Nợ TK 627 ( 6272- chi tiết phân xởng): Xuất dùng chung cho phân xởng Nợ TK 641( 6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 ( 6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB sửa chữa TSCD 10 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 Kế toán tổng hợp NVL- CCDC theo PPKKĐK đợc biểu diễn khái quát sơ đồ sau: TK 151.152.153 TK 611 (6111) TK151.152.153 K/c gi¸ thùc tÕ VL.CCDC tån Kết chuyển giá trực tế VL.CCDC đờng đầu kú tån ®ang ®i ®êng cuèi kú TK 111.112.141.331.311 TK 621.627.641 NhËp kho VL.CCDC mua XuÊt VL.CCDC phôc vô s.xuÊt (hàng hoá đơn về) TK 142 GTrị VL CCDC Phân bổ dần TK 133 xuất dùng lớn Thuế GTGT đầu vào TK 333 TK 331,111,112 Hàng mua trả lại Thuế GTGT đầu vào đv hàng NK TK 632 Xuất bán VL.CCDC Thuế tính vào giá trị VL.CCDC nhËp kho TK 411 NhËn vèn gãp LD, cæ phần cấp phát VL.CCDC TK 334.138 VL.CCDC bị thiếu hụt mát TK 412 TK 412 Chênh lệch giảm đánh giá lại Chênh lệch tăng đánh giá lại 14 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 a/ Hạch toán vật liệu 1/ Đầu kỳ kết chuyển giá trị tồn kho theo loại Nợ TK 611 ( 6111) Có TK 152: Nguyên, vật liệu tồn kho Có TK 151: Hàng đờng ( vật liệu đờng) 2/ Trong kỳ, vào hoá đơn mua hàng ( với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ): Nợ TK 611 ( 6111): Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu thu mua Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK liên quan (111,112,331 ): Tổng giá toán 3/ Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu kỳ: Nỵ TK 611 ( 6111) Cã TK 411: NhËn vèn liên doanh, cấp phát, tặng thởng Có TK 311, 336, 338: Tăng vay Có TK 128: Nhận lại vốn góp liên doanh ngẵn hạn Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn v.v 4/ Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua hàng mua trả lại tròng kỳ ( với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ): Nợ TK 331, 111, 112 : Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại ( tổng số) Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ Có TK 611 (6111): Trị giá thực tế 5/ Cuối kỳ, vào biên kiểm kê vật liệu tồn kho biên xử lý số mát, thiếu hụt: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đờng cuối kỳ (vật liệu đờng) Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mát cá nhân phải bồi thờng Nợ TK 1381: Số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 642: Số thiếu hụt định mức Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuôi kỳ thiếu hụt 6/ Giá trị NVL tính vào chi phí sản xuất đợc xác định (= Tổng số phát sinh bên nợ TK 6111 Tổng số phát sinh bên có) phân bổ cho đối tợng sử dụng Nợ TK có liên quan ( 621, 627, 641, 642 ) Cã TK 611 (6111) Víi doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng trực tiếp, vật liệu mua giá thực tế gồm thuế VAT đầu vào, kế toán ghi: Nợ TK 611 ( 6111): Giá thực tế vật liệu mua Có TK liên quan ( 331, 111, 112 ): Tổng giá toán ( kể thuế VAT, thuế nhập khẩu) Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua hàng mua trả lại ( có) Nợ TK 331, 111, 112 Cã TK 611 ( 6111) C¸c nghiệp vụ khác phát sinh thời điểm đầu kỳ, kỳ, cuối kỳ hạch toán tơng tự nh doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng 15 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 b Hạch toán CCDC: Việc hạch toán CCDC nhỏ đợc tiến hành tơng tự nh vật liệu Trờng hợp CCDC xuất dùng kỳ xét thấy giá trị lớn, cần trừ dần vào chi phí nhiều kỳ (qua kiểm kê lợng đà xuất dùng, sử dụng), ghi: Nợ TK 142 (1421) Có TK 611 (6111) Căn vào số lần phân bổ, xác định mức chi phí công cụ trừ dần vào kỳ Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142 (1421) Tóm lại, theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, xuất dùng NVL, CDDC cho mục đích kế toán không phản ánh theo chứng từ mà cuối kỳ xác định giá trị chúng sở kết kiểm kê hàng tồn kho.) Tổ chức hạch toán tổng hợp VL- CCDC: 5-1.Tổ chức hạch toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tợng kế toán cần hạch toán chi tiết Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết VL- CCDC áp dụng Doanh nghiệp mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nh sau: - Thẻ kho - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số d Ngoài sổ kế toán chi tiết nêu trên, sử dụng bảng kê nhập, xuất; bảng luỹ kế tổng hợp Nhập - Xuất - Tån VL- CCDC phơc vơ cho viƯc ghi sỉ kÕ toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng kịp thời Các phơng pháp kế toán chi tiết VL- CCDC Trong thực tế tùy thuộc yêu cầu trình độ quản lý mà Doanh nghiệp ¸p dơng mét ba ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiết VL- CCDC sau đây: *.Phơng pháp thẻ song song: Nguyên tắc hạch toán phơng pháp kho ghi chép mặt lợng Phòng kế toán ghi chép mặt số lợng giá trị thứ VL- CCDC Trình tự ghi chép thĨ nh sau: + ë kho:ViƯc ghi chÐp t×nh hình Nhập - Xuất - Tồn hàng ngày thủ kho tiến hành thẻ kho ghi theo tiêu số lợng Thẻ kho đợc mở cho danh điểm VL- CCDC kho Khi nhận đợc chứng từ Nhập- Xuất VL- CCDC thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ råi tiÕn hµnh ghi chÐp sè thùc nhËp, thùc xuÊt vào chứng từ thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi lên cho phòng kế toán ( kế toán xuống kho nhận) chứng từ nhập xuất đà đợc phân loại theo thứ VLCCDC 16 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 Đơn vị Tên kho M ẫu số: 06-VT Thẻ kho Số thứ tự A Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1tháng 11 năm 1995 Bộ Tài Chính Ngày lập thẻ Tờ số -Tên, nhÃn hiệu, quy cách vật t -Đơn vị tính: -Mà số: Chứng từ Số lợng Diễn Ngày nhập Ký xác Giải xuất nhận kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn hiệu Th¸ng B C D E + phòng Kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL- CCDC để ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho theo tiêu vật giá trị Sổ chi tiết đợc mở cho danh điểm kho Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết VL- CCDC chứng tõ NhËp- Xt kho thđ kho gưi lªn sau đà đợc kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ Việc lập xếp loại VL- CCDC sổ chi tiết thẻ kho phải phù hợp Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết VL- CCDC tiến hành kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Ngoài để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ (thẻ) chi tiết vào bảng tỉng hỵp NhËpXt- Tån kho VL- CCDC theo tõng nhãm, loại VL- CCDC Sổ chi tiết vật t,sản phẩm hàng hoá Tên vật t: Đơn vị tính: Diễn TK đối Đơn Nhập Xuất Tồn Ngày Chứng từ giải ứng giá ngày Lg Tiền Lg Tiền Lg Tiền tháng Số Cộng P/s Nội dung, trình tự kế toán chi tiết VL- CCDC theo phơng pháp thẻ song song đợc khái quát theo sơ đồ sau: 17 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 PhiÕu nhËp kho ThỴ kho _ Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp Nhập- Xt- Tån vËt liƯu PhiÕu xt kho Ghi chó : Ghi hµng ngµy KiĨm tra ®èi chiÕu Ghi ci th¸ng Víi c¸ch kiĨm tra, ®èi chiếu nh phơng pháp thẻ song song có u điểm việc ghi chép đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, phát đợc sai sót việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động số có nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo số lợng giá trị chúng Tuy nhiên theo phơng pháp có nhợc điểm lớn việc ghi chép kho phòng kế toán trùng lắp tiêu số lợng khối lợng công việc ghi chép lớn nh chủng loại vật t nhiều tình hình nhập xuất diễn thờng xuyên liên tục hàng ngày Hơn việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng hạn chế chức kiểm tra kế toán *-Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc hạch toán phơng pháp kho theo dõi mặt lợng, phòng kế toán ghi chép số lợng ghi theo tõng kho, tõng thø, tõng lo¹i vËt t nhng ghi lần vào cuối tháng Trình tự ghi chÐp thĨ nh sau: + ë kho: Thùc nh phơng pháp ghi thẻ song song + phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất - tån kho cña tõng thø VL- CCDC theo tõng kho dùng cho năm Sổ đối chiếu ghi tháng lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, Kế toán phải lập bảng kê nhập bảng kê xuất theo thứ VL- CCDC sở chứng từ nhập, xuất thủ kho định kỳ gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển đợc theo dõi tiêu số lợng giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho số liệu kế toán tổng hợp 18 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 Mẫu sổ đối chiếu luân chuyển Tên Đv Tồn đầu Luân chuyển tháng Tån cuèi th¸ng vËt tÝnh Th¸ng t Lg TiÒn NhËp XuÊt Lg tiÒn Lg tiÒn Lg tiÒn L/c th¸ng NhËp Lg tiỊn … Xt … L T cộng Nội dung trình tự kế toán tổng hợp chi tiết vật liệu, CCDC theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển khái quát theo sơ đồ sau Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi : Ghi hàng ngày Kiểm tra đối chiếu Ghi cuối tháng Phơng pháp có u điểm giảm đợc khối lợng ghi chép ghi lần vào cuối tháng, giảm đợc số lợng sổ sách Nhng có nhợc điểm việc ghi sổ trùng lắp kho phòng kế toán tiêu vật, việc kiểm tra đối chiếu kho phòng kế toán tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra *- Phơng pháp sổ số d Nguyên tắc hạch toán phơng pháp kho theo dõi số lợng thứ VL- CCDC, phòng kế toán theo dõi giá trị nhóm VL- CCDC Trình tù ghi chÐp thĨ nh sau: + ë kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình Nhập - Xuất Tồn kho mặt số lợng Cuối tháng phải ghi số tồn kho đà tính đợc thẻ (về lợng ) vào sổ số d cột số lợng + Phòng Kế toán: Kế toán mở sỉ sè d theo tõng kho ( dïng cho c¶ năm) để ghi số tồn kho thứ nhóm, loại vào cuối tháng theo tiêu giá trị Ngoài kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất VL- CCDC hàng ngày ( định kỳ) Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất từ bảng kê lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo nhóm, loại VL- CCDC theo tiêu giá trị 19 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế to¸n B-K9 Ci th¸ng nhËn sỉ sè d thủ kho gửi lên, kế toán vào sổ tồn kho số lợng mà thủ kho đà ghi sổ số d đơn giá hạch toán để tÝnh sè tån kho cđa tõng thø, nhãm lo¹i VL- CCDC theo tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền sổ số d Căn vào cột số tiền tồn kho vào cuối tháng sổ số d kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng với cột số tiền tồn kho bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho số liệu kế toán tổng hợp Tên vật t Đv tính Số d đầu tháng lợng TiỊn MÉu Sỉ sè d Sè d ci Sè d cuối tháng tháng lợng Tiền lợng Tiền Số d cuối tháng 12 lợng Tiền Cộng Nội dung, trình tự kế toán chi tiết VL- CCDC theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát nh sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ số d Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Bảng l kÕ xt Ghi chó : Ghi hµng ngµy KiĨm tra đối chiếu Ghi cuối tháng Phơng pháp có nhiều u điểm giảm bớt đợc khối lợng công việc ghi sổ kế toán Công việc kế toán đợc tiến hành tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán để phục vụ cho công tác lÃnh đạo quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên phơng pháp có nhợc điểm kế toán ghi sổ theo tiêu giá trị theo nhóm, loại nguyên vật liệu nên qua số liệu kế toán nhận biết đợc số có tình hình tăng giảm nguyên vật liệu mà phải xem số liệu thẻ kho Ngoài ®èi chiÕu kiĨm tra sè liƯu ë sỉ sè d bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho không khớp việc kiểm tra để phát nhầm lẫn, sai sót việc ghi sổ có nhiều khó khăn , phức tạp tốn nhiều công sức * So sánh hình thức sổ kế toán chi tiết: Giống nhau: Các phơng pháp ghi chép sử dụng chứng từ gốc giống ( chøng tõ nhËp, xuÊt NVL, CCDC) 20 Chuyªn đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 Khác nhau: - Cách hạch toán, ghi chép - Hình thức áp dụng: Phơng pháp thẻ song song đợc ¸p dơng thÝch hỵp c¸c Doanh nghiƯp cã Ýt chủng loại VL- CCDC, khối lợng nghiệp vụ (chứng từ ) nhập, xuất không thờng xuyên trình độ chuyên môn kế toán có hạn Phơng pháp áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều không bố trí riêng nhân viên kế toán VL- CCDC nên điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày Phơng pháp ghi sổ số d đợc ¸p dơng thÝch hỵp c¸c Doanh nghiƯp cã khèi lợng nghiệp vụ kinh tế nhập, xuất nguyên vật liệu CCDC diễn thờng xuyên nhiều chủng loại nguyên vật liệu đà xây dựng nhiều hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình Nhập - Xuất Tồn kho VL- CCDC trình độ cán kế toán Doanh nghiệp tơng đối cao 4-2 Hệ thống sổ kế toán tổng hợp: Quá trình hạch toán xuất phát từ chứng từ gốc kết thúc báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý số liệu sổ s¸ch kÕ to¸n C¸c Doanh nghiƯp sư dơng sỉ kÕ toán cho việc kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng Doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào hình thức ghi sổ để kế toán ghi vào sổ TK 152,153,611 *Hình thức Nhật ký- Sổ cái: Sơ đồ hạch toán NVL - CDDC sổ Chứng từ N-X Sổ thẻ chi tiết Nhật ký sổ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo TC Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Kế toán tổng hợp nhập xuất NVL-CCDC đợc thực Nhật ký - Sổ Kế toán vào phiếu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào Nhật ký - Sổ theo hệ thống, kết hợp ghi theo thứ tự thời gian phát sinh chứng từ Đồng thời vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho chứng từ có liên quan để ghi vào sổ thẻ chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết đợc dïng ®Ĩ ®èi chiÕu sè liƯu víi sỉ NhËt ký - Sổ vào cuối tháng 21 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 * Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Sơ đồ hạch toán NVL CCDC sổ Chứng từ N-X Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ TK 152,3 Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo Tài Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - - Căn vào chứng tõ kÕ to¸n vỊ nhËp NVL - CCDC kÕ to¸n lập chứng từ ghi sổ - Căn vào c¸c chøng tõ kÕ to¸n vỊ xt kho NVL - CCDC kế toán phản ánh trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho cho đối tợng bảng phân bổ để lập chứng từ ghi sổ - Căn vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sổ tài khoản Các chứng từ gốc sau làm lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết Từ sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết Sau đối chiếu khớp số liệu ghi Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết tiến hành đa vào Báo cáo Tài * Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ 22 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 Sơ đồ hạch toán NVL CCDC sổ Chứng từ N-X Sổ chi tiết TK 331 NKCT Bảng phân bổ số NKT LQ 1,2,4,10 Bảng kê số 4,5,6 Bảng kê số Sỉ c¸i TK 152,3 NKCT sè Ghi chó: nh phần + Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ đợc thực c¸c sỉ kÕ to¸n sau * Sỉ chi tiÕt TK 331 Phải trả cho ngời cáo TC chi tiết số hai ) sổ Báo bán (Sổ gồm hai phÇn chÝnh PhÇn : “ Ghi cã TK 331, Nợ TK liên quan Phần : Theo dõi toán Ghi nợ TK 331, có TK liên quan ” * NhËt ký chøng tõ sè Ghi có TK 331 Phải trả cho ngời bán Sổ gồm hai phần Phần ghi có TK 331 , Ghi nợ TK liên quan Phần theo dõi toán : Ghi nợ TK 331, cã TK liªn quan ” * NhËt ký chøng tõ số Ghi có TK 151 hàng mua đờng Sổ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến bên có TK151 + Đối với kế toán tổng hợp xuất xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Hạch toán nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc phản ánh Bảng phân bổ số hai bảng phân bổ đợc dùng để phản ánh trị giá thực tế nguyên vật liệu đợc phân bổ cho đối tợng sử dụng, gồm phần Phần : Ghi có TK 152 Phần : Đối tợng sử dụng ( ghi nợ TK ) Căn vào bảng phân bổ số ghi vào bảng kê + Bảng kê số Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng (Phần ghi nỵ TK 154, 621,627 - Ghi cã TK 152 ) +Bảng kê số : Tập hợp chi phí bán hàng ( TK 641 ), chi phi quản lý doanh nghiệp ( TK 642 ) ( Phần ghi nợ TK 641, 642 - ghi cã TK 152 ) Cuèi th¸ng số liệu tổng cộng bảng kê đợc ghi vào nhật ký chứng từ số Đối với Doanh nghiệp đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá hạch toán việc xác định giá trị nguyên vật liệu theo giá thực tế cho đối tợng sử dụng trớc hết phải vào bảng kê số Tính giá thành thực tế vật liệu Sau lập bảng phân bổ số * Hình thức kế toán Nhật ký chung: 23 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 Sơ đồ hạch toán NVL CCDC sổ Chứng từ N- X Chứng từ N-X Nhật ký chung Sổ TK 152,3 Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo TC Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày ( định kỳ) vào chứng từ thu mua, nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán ghi sổ Nhật ký chuyên dùng Căn vào số liệu tổng cộng từ Nhật ký chuyên dùng ghi lần kỳ vào Nhật ký chung Căn vào sổ Nhật ký chung ghi vào sổ TK Trị giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đợc phản ánh bảng phân bổ số đợc dùng làm để ghi vào Nhật ký chung Căn vào số liệu tổng hợp tình hình xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Nhật ký chung ghi vào sổ TK 24 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 Phần thứ ba Một số nhận xét kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Xí nghiệp Xây lắp điện Công ty Điện lực Hà Nội I - Nhận xét chung công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Xí nghiệp xây lắp điện Cùng với thời gian hoạt động trởng thành phát triển ngành điện nh ngành kinh tế khác Xí nghiệp xây lắp điện đà không ngừng lớn mạnh với nhiều thành tích công tác quản lý sản xuất kinh doanh quản lý tài Đơn vị ngày có nhiều kinh nghiệm để hoàn thiện công tác quản lý Nhằm thoả mÃn cách tốt nhu cầu tiêu dùng xà hội Đạt đợc mức lợi nhuận cao đạt đợc, phát triển cách nhanh với khả mục tiêu nh hớng Doanh nghiệp sản xuất Trong trình sản xuất kinh doanh đơn vị tìm tòi, mở rộng khách hàng, đáp ứng tối đa nhu cầu tiêu dùng xà hội, đảm bảo hạ giá thành, mà đảm bảo trình hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Giá thành sản phẩm đợc tạo ba nhân tố: chi phí nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung Trong chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lao động nhỏ góp phần quan trọng việc đảm bảo trình sản xuất kinh doanh Việc tăng cờng quản lý, sử dụng hiệu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cách hoàn thiện công cụ, phơng tiện quản lý kinh tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ( công cụ quản lý kinh tế ) đảm bảo sử dụng, quản lý cách có hiệu vật t góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất Qua thời gian thực tập, sâu vào tìm hiểu phần hành kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế to¸n víi sù híng dÉn cđa c¸c c¸n bé phòng kế toán em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Xí nghiệp xây lắp có u điểm bật sau: Công tác thu mua vật t hàng tháng đợc phòng Kế hoạch – VËt t thùc hiƯn tèt víi khèi lỵng vËt t sử dụng phức tạp chủng loại đa dạng mà đáp ứng đợc cho trình sản xuất kinh doanh đơn vị, không làm gián đoạn Đó cố gắng phòng ban phòng Kế hoạch-Vật t với công việc trực tiếp đảm bảo cung cấp vật t đúng, đủ kịp thời Xí nghiệp đà lập đợc danh điểm loại vật t Công việc vận chuyển, bảo quản thực tốt chức đơn vị đà có xe « t« cã nhiƯm vơ vËn chun vËt t đà giải đợc nhiều chi phí mà đơn vị phải bỏ để tổ chức vận chuyển vật t đơn vị Khi tới kho đợc bảo quản cách đầy đủ hệ thống kho đơn vị Với hệ thống kho đợc chia theo chủng loại, đối tợng thể đợc công dụng kinh tế 25 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 phù hợp cho việc kiểm tra, kiểm kê việc lấy đợc dễ dàng nhng đảm bảo trình quản lý sư dơng Bëi vËy, gióp cho kÕ to¸n thn tiện công tác hạch toán, kế toán, cho việc kiểm tra đối chiếu kho phòng kế toán - Nhân viên kinh tế đội sản xuất đà thực tốt việc theo dõi tình hình cung cấp sử dụng vật t, cung cấp đầy đủ chứng từ cho kế toán nguyên vật liệu kế toán tập hợp chi phí tính giá thành - Đơn vị đà áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.Đây hình thức kế toán đơn giản, dễ kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công công việc kế toán nguyên vật liệu kế toán tổng hợp - Công việc đánh giá vật t đơn vị đà đợc thực theo giá thực tế Giá xuất giá bình quân gia quyền lần nhập trớc với số tồn đầu kỳ ( có ) Đảm bảo cho giá trị vật t đợc tính to¸n chÝnh x¸c, s¸t víi thùc tÕ nhng c¸ch tÝnh toán khó khăn phức tạp - Luôn có đôn đốc, kiểm tra phòng kế toán lÃnh đạo Công ty nh kế toán trởng có đối chiếu kiểm tra lẫn phần hành kế toán đảm bảo cho việc thực tốt sách chế độ hạch toán xác, đầy đủ - Phòng kế toán đợc trang bị máy vi tính với việc sử dụng phần mềm kế toán ứng dụng đà làm giảm bớt số công việc kế toán đảm bảo đợc độ xác cao Cung cấp kịp thời chứng từ báo cáo cần Để đứng vững phát triển lớn mạnh nh đơn vị ngày tìm cách để hoàn thiện mình, tìm tòi, sáng tạo, phát huy u điểm để đảm bảo cho công tác quản lý, hạch toán đợc tốt II Những mặt cần hoàn thiện Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu - Về cách tính giá nguyên vật liệu Hiện đơn vị sử dụng giá thực tế để hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kỳ tốt Nhng phòng Kế hoạch vật t mua thờng nhập kho với giá thực tế ghi hoá đơn chi phí vận chuyển, thu mua nhiều không đợc cộng vào với nguyên vật liệu để tính giá trị thực tế nguyên vật liệu Vì viÕt phiÕu nhËp kho chØ cã gi¸ mua thùc tÕ hoá đơn ( cha có chi phí vận chuyển ) Việc hạch toán chi phí vận chuyển thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đơn vị hạch toán thẳng chi phí vào công trình Nh vậy, việc hạch toán cha hợp lý Theo em việc đánh giá thực tế nguyên vật liệu phải tiến hành đồng thời thời điểm mua hàng về, có nh phản ánh giá trị thực tế hàng nhập kho Tuy nhiên số nguyên vật liệu dùng hết cho công trình mà cho nhiều công trình Rõ ràng đơn vị đà phản ánh không giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho cho công trình Theo em đơn vị nên tiến hành tính Giá thực tế = Giá hoá đơn + Chi phí vận chuyển + chi phí thu mua Để đảm bảo cho việc xuất nguyên vật liệu cho công trình, tránh tình trạng công trình trớc bị lỗ, công trình sau lÃi nhiều Nh không phản ánh giá trị thực tế Còn loại vật t tự mua nhập kho theo giá xuất kho theo giá 26 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 - Phòng Kế hoạch Vật t nên đa chơng trình phần mềm máy vi tính vào sử dụng Ví dụ nhập, xuất vật t cần có giấy đề nghị nhập, xuất vật t cán phòng vật t nhập thông tin vào máy vào máy in phiếu nhập phiếu xuất ký nhận phiếu đa cho thủ kho xuất kho nhập kho Làm đợc nh phòng Kế vật t quản lý đợc nguyên vật liệu máy thuận tiện cho việc kiểm tra Mặt khác, tiệm cho việc đối chiếu sổ sách thực tế kho Sau đến cuối tháng truyền số liệu cho phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ việc kiểm tra số lợng điền giá trị vào phiếu nhập khóa sổ vật t tính đợc giá xuất kho Làm đợc nh giảm đợc nhiều công việc trình quản lý hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Xí nghiệp - Với loại vật t đội sản xuất mua nh ( cát, đá, sỏi) Không nhập kho Xí nghiệp mà đợc đa thẳng tới tận công trình, đà giảm bớt công việc theo dõi vật t Nhng mặt khác không tránh khỏi tình trạng đội mua không quy cách, chủng loại - Việc quản lý công cụ dụng cụ Xí nghiệp cha chặt chẽ Vì xuất công cụ dụng cụ loại phân bổ 100% cho đội sản xuất giá trị không lớn hầu nh Xí nghiệp không quản lý nữa, đội sử dụng không bảo quản, giữ gìn làm h hỏng, mát, không quy trách nhiệm Hoặc không quy định công cụ dụng cụ phải sử dụng Khi đà viết phiếu xuất kho công cụ dụng cụ Xí nghiệp nên mở thêm sổ theo dõi cấp phát công cụ dụng cụ thời gian sử dụng để theo dõi việc sử dụng công cụ dụng cụ tránh tình trạng sử dụng lÃng phí làm tăng chi phí giá thành - Lập ban kiểm nghiệm vật t biên kiĨm nghiƯm VËt t mua vỊ tríc nhËp kho cần kiểm nghiệm để xác định số lợng, chất lợng quy cách thực tế vật t Do XÝ nghiƯp cÇn lËp mét ban kiĨm nghiƯm vËt t bao gồm ngời chịu trách nhiệm vật t Xí nghiệp Trong ngời chịu trách nhiệm thủ kho.Cơ sở để kiểm nhận hoá đơn ngời cung cấp Trờng hợp cha có hoá đơn phải vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận Trong trình kiểm nhận vật t nhập kho phát vật t thừa, thiếu sai quy cách phẩm chất đà ghi hợp đồng phải lập biên xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc sử lý sau Cụ thể vào hoá đơn GTGT số 97045 ngày 18.12.2000 Xí nghiệp mua 3315m cáp vặn xoắn x 120 Công ty §iƯn lùc Thµnh Hµ Néi vµ thùc tÕ kiĨm nhËn vËt t nhËp kho ban kiĨm nghiƯm vËt t nhËp kho, ban kiĨm nghiƯm vËt t cã thĨ lËp biên kiểm nghiệm nh sau Biên kiểm nghiệm vật liệu Số Căn vào hoá đơn GTGT số 97045 ngày 18.12.2000 Công ty điện lực Thành phố Hà Nội Ban kiểm nghiệm gồm có Đại diện kế toán : Bà Chu Thị Minh Đại diện kho : Ông Đậu Ngọc Sơn Đại diện vật t : Nguyễn Thị Mơ Đà kiểm nghiệm số vật t nhập kho dới trực tiếp ông San nhận 27 Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang lớp Kế toán B-K9 TT Tên nhÃn hiệu Mà số quy cách vật t Cắp vặn xoắn 4x120 31569122 PThøc §V KnghiƯm tÝnh §o m SL theo KQủa KNghiệm đơn giá Đúng Sai 3315 3315 ý kiến ban kiểm nghiệm : Ông kiểm soát viên nhận cáp vặn xoắn 4x120 Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho không mát thiếu hụt Đại diện vật t Đại diện kế toán Đại diện kho - Hoàn thiện công tác kế toán VL- CCDC 2.1 Kế toán chi tiết vật liệu, CCDC Việc đánh giá vật t có sử dụng giá tạm tính để phản ánh kịp thời nghiệp vụ kế toán đơn vị để ghi sổ kế toán đợc nhanh chóng kịp thời Căn vào phiếu nhập kho phòng KHVT lập kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết vật liệu lợng giá trị Căn vào phiếu xuất kho đội lập mà kế toán chi tiết vật liệu ghi sổ Bất lúc kiểm tra đợc số lợng thực tế xuất kho, tồn kho vật t tính đợc giá trị xuất dùng tồn kho vật t Nh việc ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu đà đầy đủ phù hợp với phơng pháp ghi thẻ song song Để quản lý vật t đợc chặt chẽ, phát kịp thời chỗ thiếu hụt, ghi chép cha đảm bảo kế toán chi tiết vật liệu thủ kho thờng xuyên phải đối chiếu gi÷a sỉ chi tiÕt vËt liƯu víi sù ghi chÐp thẻ kho vật liệu kho Có thể tăng đối chiếu theo quý để theo dõi VL- CCDC đơn vị đợc tốt 2.2 Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật t : 2.2.1 Tài khoản sử dụng Đơn vị sử dụng TK 154 “ Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh ” để tập hợp chi phí tính giá thành sản phÈm VD TK 154 chi tiÕt: TK 154212A §éi xây lắp TK 154212B Đội xây lắp TK 154212D Đội xây lắp TK 154212G Đội xây lắp Nh để phù hợp với chế độ kế toán hành đơn vị nên sử dung tài khoản kế toán quy định Xí nghiệp nên sử dụng TK 621 TK 627 để hạch toán chi phí vật liệu trực tiếp vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho đội Nh phản ánh khoản mục chi phí để kết chuyển TK 154 tính giá thành sản phẩm 2.2.2 Hạch toán tổng hợp nhập vật t Đối với việc nhập vật t theo dõi tình hình toán với ngời bán Xí nghiệp xây lắp điện đơn vị sản xuất kinh doanh việc mua nguyên vật liệu đà diễn thờng xuyên, tức việc theo dõi tình hình to¸n víi ngêi 28 ... sản xuất kinh doanh Việc tăng cờng quản lý, sử dụng hiệu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cách hoàn thiện công cụ, phơng tiện quản lý kinh tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ( công cụ quản lý kinh... liên quan đến bên có TK151 + Đối với kế toán tổng hợp xuất xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Hạch toán nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc phản ánh Bảng phân bổ số hai bảng... thực kế hoạch mua, tình hình toán với ngời bán, ngời cung cấp tình hình sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ trình SXKD Chứng từ kế toán sử dụng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu-CCDC Theo Quyết định