Đang tải... (xem toàn văn)
Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta có thể mắc phải vô số lỗi, hoặc có thể mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn, và thường không để ý tới những cái có thể giúp chúng ta xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng hơn... Xin hân hạnh giới thiệu đến các bạn cuốn sách "Một ngày một tuyệt chiêu", lược dịch từ cuốn Excel Hacks, của hai tác giả David và Raina Hawley. Những "tuyệt chiêu" này sẽ giúp bạn tránh được những lỗi, và làm việc với bảng tính một cách có hiệu quả hơn. Trước khi nói đến các "tuyệt chiêu" của Excel, xin nói sơ qua một chút về một số thủ thuật và quy tắc cơ bản, những điều sẽ giúp các bạn thực hiện những "tuyệt chiêu" được nói đến trong các phần sau cách dễ dàng hơn. Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh, và bạn có thể làm được những điều không thể tin nổi với nó. Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính của mình với quá nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nó trở nên phức tạp hơn là nó đáng bị như vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo, bạn sẽ thấy chúng rất hiệu quả. Xin nói thêm, tất cả các "chiêu" được trình bày sau đây, đa phần là viết cho Excel 2007. Nếu nó cũng có thể áp dụng cho các phiên bản trước, chúng tôi sẽ chú thích ở ngay bên cạnh: (Với Excel 2003 trở về trước, thì...)
1 Những "tuyệt chiêu" Excel Nguồn : http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=14768 Lời nói đầu: Trong q trình thực bảng tính, mắc phải vơ số lỗi, mắc phải sai lầm ngớ ngẩn, thường khơng để ý tới giúp xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng Xin hân hạnh giới thiệu đến bạn sách "Một ngày tuyệt chiêu", lược dịch từ Excel Hacks, hai tác giả David Raina Hawley Những "tuyệt chiêu" giúp bạn tránh lỗi, làm việc với bảng tính cách có hiệu Trước nói đến "tuyệt chiêu" Excel, xin nói sơ qua chút số thủ thuật quy tắc bản, điều giúp bạn thực "tuyệt chiêu" nói đến phần sau cách dễ dàng Excel phần mềm bảng tính mạnh, bạn làm điều khơng thể tin với Nhưng khơng may, có nhiều người thiết kế bảng tính với q nhiều "lo xa", cẩn thận mức cần thiết, làm cho trở nên phức tạp đáng bị Phần mở đầu mách cho bạn số thủ thuật quy tắc mà bạn làm theo, bạn thấy chúng hiệu Xin nói thêm, tất "chiêu" trình bày sau đây, đa phần viết cho Excel 2007 Nếu áp dụng cho phiên trước, chúng tơi thích bên cạnh: (Với Excel 2003 trở trước, ) Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan trọng thực bảng tính dành thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí liệu, tính trước việc cần làm Và đừng nghĩ sau hồn thành, tơi khơng cần phải thêm vào liệu cơng thức khác, bạn ln làm ngược lại Điều có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho bảng tính khoảng 20% thời gian để thực bảng tính Cho dù rằng, việc khơng cần thiết với bảng tính nhỏ, bảo đảm rằng, bạn quan tâm đến điều tơi vừa nói trên, lâu dài, bạn tránh cực nhọc phải phải sửa sửa lại bảng tính mình, dễ dàng thực bảng tính lớn sau dành cho thời gian để lên kế hoạch thực Nên nhớ rằng, bảng tính phải ln mang lại cho người dùng thơng tin xác, khơng phải thơng tin xác trường hợp Những mẹo nhỏ cấu trúc bảng tính Một lỗi mà hay mắc phải tạo bảng tính, khơng thiết lập trình bày liệu "theo cách mà Excel tính mong đợi" Sau số lỗi phổ biến hay mắc phải thiết lập bảng tính: Bố trí liệu nhiều bảng tính (WorkBook) khác Bố trí liệu nhiều trang tính (WorkSheet) khác Bố trí liệu nhiều bảng (Table) khác Có hàng trống cột trống khối liệu (database) Bỏ trống có liệu giống (cùng chung ngày, chung đơn vị tính, v.v ) Ba điểm muốn nói đến điều: Bạn nên luôn cố gắng để giữ mối liên quan liệu liên tục bảng liệu Tôi thấy nhiều bảng tính khơng trình bày theo quy tắc đơn giản này, vậy, bảng tính khơng thể tận dụng tối đa tính mạnh mẽ Excel PivotTable, SubTotal Bạn sử dụng tính bạn gom hết liệu bạn vào bảng thật đơn giản Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng Excel 2003 trở trước) mà lại có 16.384 cột (256 cột Excel 2003 trở trước) Điều có ý nói rằng, bạn nên thiết lập liệu với tiêu đề cột nằm hàng cùng, liệu có liên quan nằm liên tục bên tiêu đề Nếu bạn có liệu lặp lại hai lần nhiều lần hàng cột (các ngày tháng, loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn chống lại cám dỗ bỏ trống Hãy cố gắng xếp (sort) liệu bạn Excel có nhiều cơng cụ để tìm kiếm tham chiếu công thức, số không nhỏ đó, địi hỏi liệu phải xếp theo thứ tự hợp lý Việc phân loại giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý số hàm Những mẹo nhỏ định dạng Ngồi việc thiết kế cấu trúc bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho vấn đề cần bàn đến Mặc dù bảng tính nên định dạng cho dễ đọc dễ theo dõi, nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu Hãy luôn định dạng thật đơn giản Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng bảng tính khơng thiết phải làm vậy, điều làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Việc thường xuyên áp dụng định dạng phức tạp cho bảng tính cịn làm cho tăng kích thước, cho dù bảng tính bạn trông giống tác phẩm nghệ thuật, lại nỗi sợ hãi cho người khác Một kiểu phối màu tốt mà bạn nên áp dụng cho bảng tính, màu đen, màu trắng màu xám Một gợi ý nữa, nên bỏ trống vài hàng (ít hàng) Những hàng dùng cho tính nâng cao sau, chẳng hạn Advanced Filter, dùng làm vùng điều kiện cho công thức xử lý liệu (DSUM, DMAX, v.v ) Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho liệu Theo mặc định, Excel canh phải cho liệu kiểu số, canh trái cho liệu kiểu text Và điều tốt rồi, đừng thay đổi Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn khơng xác định tức khắc liệu kiểu số hay liệu kiểu text; cịn gây nhầm lẫn cho người khác tham chiếu đến ơ, nhiều họ tưởng liệu số, thật text Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn bị nhức đầu với sau Chỉ có tiêu đề bảng tính hưởng ngoại lệ mà Chỉ định dạng ô theo kiểu text thật cần thiết Bởi tất liệu nhập vào ô định dạng trước theo kiểu text bị chuyển thành liệu kiểu text, bạn nghĩ bạn nhập vào liệu kiểu số hay liệu kiểu ngày tháng Và tồi tệ nữa, ô chứa công thức tham chiếu đến ô định dạng theo kiểu text, bị định dạng thành kiểu text Nói chung, bạn đâu có muốn chứa công thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không Trộn ô (merge cells) vấn đề Có số cơng thức macro khơng thể chạy với ô trộn Cho nên, thay trộn ơ, bạn dùng chức "Center across selection", nằm Home ➝ nhóm Alignment Nhấn vào mũi tên bên phải, mở hộp thoại Format với tab Alignment chọn sẵn Bạn sử dụng trượt dọc khung Horizontal để chọn Center Across Selection Hoặc bạn rightclick chọn Format Cells từ shortcut menu Với Excel 2003 trở trước, bạn mở hộp thoại từ menu Format ➝ Cells (Ctrl+1) Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells Những mẹo nhỏ dùng công thức Một sai lầm lớn sử dụng cơng thức cho tham chiếu đến tồn cột mảng liệu Điều làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ơ, khơng nói hàng triệu, để chắn khơng bỏ sót liệu Ví dụ, giả sử bạn có mảng liệu từ A1 đến H1000, bạn định dùng hàm tìm kiếm Excel để trích liệu cần thiết Bởi bạn phải bổ sung thêm liệu vào mảng này, nên để ăn, bạn tạo tham chiếu công thức đến toàn hàng cột mảng Khi đó, tham chiếu bạn A:H, cụ thể hơn, A1:H65536 Bạn nghĩ làm bạn khơng lo lắng thêm liệu vào mảng Đó thói quen vơ tai hại mà bạn phải ln tránh xa Bởi làm cho bảng tính trở nên ì ạch, chí khơng chạy Bạn loại bỏ phần không cần tham chiếu khỏi công thức, mà lại bảo đảm liệu thêm vào tự động cập nhật tham chiếu công thức, cách dùng Table (List Excel 2003 trở trước) sử dụng Name động Một vấn đề thường xảy với bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, Excel tính toán chậm liệu cập nhật Để giải vấn đề này, bạn thường khuyên chuyển đổi chế độ tính tốn Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office góc trái phía bảng tính, chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), chọn Manual : Chọn Manual Caculation với Excel 2007 Chọn Manual Caculation với Excel 2003 Tuy nhiên, lời khun khơng hay cho lắm, mà mang tính đối phó Một bảng tính có cơng thức tính tốn, bạn chạy bảng tính chế độ tính tốn Manual, bạn có thông tin cũ mèm, chưa cập nhật Nếu muốn có thơng tin xác, bạn phải nhấn F9 Nhưng, chắn lúc bạn nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu cần thắng chân bị kẹt làm cho xe bạn chạy chậm lại, bạn sửa lại cần thắng chân, gỡ bỏ thắng chân tin tưởng hoàn toàn vào thắng tay? Nghĩa là, bảng tính bạn chạy chậm, bạn sửa lại cơng thức cho chạy nhanh hơn, đặt vào chế độ tính toán tay mà làm tiếp? Hầu không làm điều này, nhiều người khơng ngần ngại đặt bảng tính họ chế độ tính tốn Manual Nếu bạn thấy cần phải đặt bảng tính chế độ tính tốn Manual làm việc được, bạn nên suy nghĩ đến việc thiết kế lại bảng tính Cơng thức mảng ngun nhân vấn đề Chúng lựa chọn tốt tham chiếu đến ô riêng lẻ Nhưng bạn dùng chúng để tham chiếu đến dãy liệu lớn, sử dụng chúng tốt Khi có số lượng lớn mảng tham chiếu đến dãy liệu lớn, hiệu suất bảng tính bị ảnh hưởng, đơi dừng hẳn luôn, bạn bắt buộc phải dùng chế độ tính tốn tay Excel có nhiều hàm chun xử lý liệu lớn thay cho công thức mảng, mà đề cập đến chiêu thứ 79: Tránh lỗi #VALUE! tính tổng (SUM) đếm (COUNT) Ngồi ra, Excel Help có số ví dụ hay giúp bạn cách để dùng công thức bảng liệu lớn để trích kết dựa theo tiêu chuẩn Hoặc bạn sử dụng Pivot Table, đề cập đến phần thứ loạt Mặc dù PivotTable phức tạp bạn sử dụng lần đầu tiên, chúng tơi thành thật khuyên bạn học cách sử dụng Một bạn làm chủ PivotTable, ngày bạn tự hỏi tơi sống mà khơng có PivotTable! Trước kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ (vì tơi nói nhiều q), bạn cần nhớ chuyện thôi: Excel chạy tốt tất liệu bạn xếp liên tục với bảng Nó giúp cho bạn thực hành chiêu sau cách dễ dàng -Trong chiêu sau đây, có số biểu tượng nằm đầu chiêu: Áp dụng cho tất phiên Excel Chỉ áp dụng cho Excel 2007 Chỉ áp dụng cho phiên trước Excel 2007 Chỉ áp dụng cho Excel 2003 Excel XP Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Nội dung : Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Ngăn chận người sử dụng thực số hành động định Ngăn chặn nhắc nhở không cần thiết Ẩn sheet cho người dùng dùng lệnh unhide để Tự thiết kế bảng tính mẫu (template) Tạo mục cho Sheet Workbook Giới hạn vùng cuộn bảng tính Khóa bảo vệ có chứa cơng thức 10.Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm liệu trùng 11.Tìm liệu xuất nhiều lần công cụ Conditional Formating 12.Tạo riêng công cụ cho riêng bảng tính cụ thể 13.Sao chép cơng thức giữ ngun tham chiếu tương đối (giống chép tham chiếu tuyệt đối) 14.Gỡ bỏ liên kết ma 15.Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường 16.Cứu liệu từ bảng tính bị lỗi 17.Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 18.Điều khiển Conditional Formating checkbox 19.Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting 20.Đếm cộng ô định dạng có điều kiện 21.Tơ màu dịng xen kẽ 22.Tạo hiệu ứng 3D bảng tính hay ô 23.Bật, tắt chức Conditional Formatting checkbox 24.Dùng nhiều List cho Combobox 25.Tạo danh sách xác thực thay đổi theo lựa chọn từ danh sách khác 26.Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 27.Chuyển đổi số dạng văn sang số thực 28.Trích xuất liệu số chuỗi VBA 29.Tùy biến thích bảng tính 30.Sort thứ tự dựa nhiều ba cột 31.Sắp xếp ngẫu nhiên 32.Thao tác liệu với Advanced Filter 33.Tạo định dạng số cho riêng bạn 34.Tăng thêm số lần Undo cho Excel 35.Tự tạo danh sách để fill 36.Làm Subtotal Excel 37.Chuyển đổi hàm công thức Excel thành giá trị 38.Thêm liệu vào danh sách Validation cách tự động 39.Ngày tháng Excel 40.Cho phép sử dụng tính Group and Outline bảng tính bị khố 41.Bẫy lỗi để trống liệu"]Bẫy lỗi để trống liệu 42.Giảm danh sách xổ xuống Validation, sau chọn 43.Thêm danh sách có sẵn danh sách tự tạo vào menu chuột phải Mời bạn tham gia thảo luận tuyệt chiêu Tra cứu hàm Excel | Công thức Hàm Excel 2007 | Các hàm Analysis Toolpak Addin | Những tuyệt chiêu Excel Thay thái độ, đổi đời | Nên đọc trước gửi câu hỏi tạo môt đề tài | PivotTable & PivotChart 2007 - Từ đến nâng cao | Góp ý với viết BNTT Giáo Trình Microsoft Excel 2007 Toàn tập - SSDG Nội dung : Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel Chương 2: Các Khái Niệm Cơ Bản Và Xử Lý Dữ Liệu Trong Bảng Tính Chương 3: Các Thao Tác Dữ Liệu Đặc Biệt Trong Excel Chương 4: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm Chương 5: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu Chương 6: Đồ Thị Trong Excel Chương 7: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính Chương 8: Làm Việc Với Nhiều Bảng Tính Macro, Templates Chương 9: Phím Tắt Và Thủ Thuật Chương 10: Gồm 50 tập có phim minh họa: Bài tập bản: 30 Bài tập nâng cao: 10 Bài tập mở rộng: 10 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH Chương trình tự động cài đặt Bạn cần click chuột vào nút "Tiếp Tục" để hồn tất q trình cài đặt Nếu máy tính Bạn không tự động cài đặt Bạn phải tự cài đặt cách mở chương trình Windows Explorer lên Sau đó, Bạn vào thư mục SETUP chọn tập tin SetUp.exe để cài đặt Trong lúc sử dụng chương trình, tốc độ ổ đĩa CD Rom chậm, nên Bạn vui lòng chờ giây lát ! Nếu chương trình cài đặt bị lỗi bạn vào thư mục CDRom\Setup chạy tập tin ISScript10.MSI Chúc Bạn cài đặt sử dụng tốt chương trình ! Download : http://www.mediafire.com/download.php?kxyz1kcxcwb http://www.mediafire.com/download.php?m9monnj4mzj http://www.mediafire.com/download.php?dv9hmlp3tsi http://www.mediafire.com/download.php?ukclx12m23j http://www.mediafire.com/download.php?jv0otz65tn0 http://www.mediafire.com/download.php?zevgtwmzwzl http://www.mediafire.com/download.php?jj9hymdyhwj Giáo Trình Microsoft Word 2007 : http://www.mediafire.com/?efgmbe4wlnj http://www.mediafire.com/?jyyiujxo1ga http://www.mediafire.com/?jj4jn419voy http://www.mediafire.com/?menedkz95z9 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 Nguồn : http://www.microsoft.com/vietnam/products/office/training/howto_excel2007.aspx HƯỚNG DẪN BẰNG FILES VIDEOS : (*) Do tốc độ đường truyền nên bạn nhìn thấy trang trắng trước đoạn phim tải xong Tổng quan giao diện Excel : Bài 1: Tổng quan giao diện Excel Bài 2: Chèn thêm xoá bớt bảng tính Bài 3: Đổi tên, chép di chuyển bảng tính Bài 4: Đổi màu SheetTab ẩn bảng tính Bài 5: Bảo vệ bảng tính Bài 6: Chọn hình ảnh làm cho bảng tính Cách nhập liệu kiểu công thức : Bài 7: Cách nhập liệu kiểu công thức Bài 8: Thao tác với khối Excel Bài 9: Xử lý ô, cột, hàng bảng tính Bài 10: Định dạng liệu Bài 11: Đặt tên, ghi bảo vệ ô Chèn đối tượng hình ảnh : Bài 12: Chèn đối tượng hình ảnh Bài 13: Chèn đối tượng ClipArt Bài 14: Chèn đối tượng SmartArt Bài 15: Chèn đối tượng WordArt Bài 16: Chèn đối tượng TextBox Bài 17: Chèn ký tự đặc biệt vào bảng tính Bài 18: Hiệu chỉnh ClipArt & hình ảnh Các bước tạo đồ thị : Bài 19: Các bước tạo đồ thị Bài 20: Thiết lập lại biểu đồ Bài 21: Hiệu chỉnh tiêu đề Bài 22: Hiện/ ẩn nhãn liệu Bài 23: Sửa đổi trục Bài 24: Hiện/ẩn đường kẻ lưới Bài 25: Xoay đồ thị dạng 3D Sắp xếp sở liệu : Bài 26: Sắp xếp sở liệu Bài 27: Lọc tự động Bài 28: Lọc nâng cao Bài 29: Tổng hợp liệu theo nhóm Đặt lề trang in : Bài 30: Đặt lề trang in Bài 31: Tạo tiêu đề đầu trang cuối trang Bài 32: Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang Bài 33: Thực in ấn Bài 34: Chèn hiệu chỉnh lưu đồ Bài 35: Chèn hiệu chỉnh biểu đồ Bài 36: Chèn hiệu chỉnh Wordart Bài 37: Tạo hiệu chỉnh Textbox Bài 38: Lập hiệu chỉnh biểu thức toán học 10 ... sẵn danh sách tự tạo vào menu chuột phải Mời bạn tham gia thảo luận tuyệt chiêu Tra cứu hàm Excel | Công thức Hàm Excel 2007 | Các hàm Analysis Toolpak Addin | Những tuyệt chiêu Excel Thay thái... chỉnh Excel MS Excel - Bài 3: Làm việc với Workbook MS Excel - Bài 4: Thao tác với liệu MS Excel - Bài 5: Chỉnh sửa Worksheet MS Excel - Bài 6: Tính tốn Excel MS Excel - Bài 7: Tạo Macros Excel 2007. .. "Một ngày tuyệt chiêu" , lược dịch từ Excel Hacks, hai tác giả David Raina Hawley Những "tuyệt chiêu" giúp bạn tránh lỗi, làm việc với bảng tính cách có hiệu Trước nói đến "tuyệt chiêu" Excel, xin
