Đang tải... (xem toàn văn)
Sổ kế toán Phân loại sổ kế toán Liên hệ với hệ thống sổ của hình thức nhận ký chung
ĐỀ TÀI: SỔ KẾ TOÁN? PHÂN LOẠI SỔ KẾ TOÁN? LIÊN HỆ VỚI HỆ THỐNG SỔ CỦA HÌNH THỨC NHẬN KÝ CHUNG A Sổ kế toán I Sổ kế toán Khái niệm: Sổ kế toán tờ sổ thiết kế cách khoa học hợp lí, có mối lien hệ mật thiết với sử dụng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế tìa phát sinh theo phương pháp kế tốn, sở số liệu từ chứng từ kế tốn Ý nghĩa: Trong q trình thu nhận xử lý thông tin hoạt động kinh doanh đơn vị, chứng từ phản ánh thông tin rời rạc hoạt động kinh tế riêng biệt chưa có tác dụng cơng tác quản lý tổng hợp Cần tập hợp hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứng từ vào sổ kế tốn để thấy rõ tình hình, kết hoạt động, tình hình sử dụng vốn Như vậy, sổ phương tiện vật chất để thực cơng tác kế tốn Đây khâu trung tâm tồn cơng tác kế tốn, phận trung gian để chứng từ gốc ghi chép rời rạc tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ cơng tác tính tốn, tổng hợp thành tiêu kinh tế biểu toàn trình sản xuất kinh doanh đơn vị phản ánh lên báo cáo tài Các tài liệu cần thiết cho quản lí thường lấy từ sổ kế toán Nội dung chủ yếu sổ kế toán - Ngày, tháng ghi sổ - Số hiệu ngày, tháng chứng từ kế toán dung làm ghi sổ - Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh - Số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh kỳ, số dư cuối kỳ - Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết Yêu cầu sổ kế toán Xuất phát từ nhu cầu tập hợp hệ thống hóa thông tin sở chứng từ gốc phục vụ cho cơng tác quản lý mà mẫu sổ kế tốn xây dựng với kết cấu khác Việc xây dựng hệ thống sổ kế toán đơn vị phải đảm bảo yêu cầu sau: - Kết cấu sổ phải khoa học , hợp lý, đảm bảo thuận cho cơng việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát Nhà nước - Mỗi đơn vị kế tốn có hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm - Sổ kế toán cần xây dựng thiết kế phù hợp với việc ứng dụng phương tiện kỹ thuật - Đơn vị kế tốn vào hệ thơng sổ kế tốn Bộ Tài Chính quy đinh để chọn hệ thống sổ kế tốn thích hợp áp dụng cho đơn vị I Các loại sổ kế tốn Là phương tiện để ghi chép có hệ thống thơng tin kế toán sở chứngtừ gốc, sổ kế toán áp dụng đơn vị cần có nhiều loại để phản ánh tính đa dạng phong phú đối tượng kế tốn Do sổ kế tốn có kết cấu, nội dung phản ánh hình thức biểu khác nên cần thiết phải phân loại sổ kế toán sổ kế toán dể sử dụng thuận lợi có hiệu Dựa vào đặc điểm khác sổ chia sổ kế tốn thành loại sau: Phân loại theo mức độ khái quát cụ thể thông tin Với tiêu thức phân loại này, vào mức độ tổng hợp hay chi tiết thông tin nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh, đối tượng kế toán phản ánh sổ để tiến hành phân loại sổ.Theo tiêu thức sổ kế toán chia làm loại: Sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết a Sổ kế toán tổng hợp: Khái niệm: Là loại sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế tốn tình hình hoạt động đơn vị dạng tổng quát Trên sổ kế toán tổng hợp nghiệp vụ kinh tế, đối tượng kế tốn phản ánh với thơng tin dạng tổng quát sử dụng thước đo giá trị Thuộc loại kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật ký chung (bảng 1) sổ đăng ký chứng từ ghi sổ… Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Số Ngày Diễn giải Số trang trước chuyển sang Đã ghi Số hiệu tài Số sổ khoản sinh Nợ Cộng chuyển sang trang sau Ví dụ mẫu sổ: Sổ nhật ký chung Năm……… Ngày …tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị phát Có b Sổ kế tốn chi tiết: Khái niệm: Là loại kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng dạng chi tiết, cụ thể theo cầu quản lý Trên sổ chi tiết nghiệp vụ kinh tế, đối tượng kế toán phản ánh Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Số Ngày Nhập Lượng Xuất Tiền Lượng Tồn Tiền Lượng 10 Ghi Tiền 11 Số dư đầu năm Cộng với thơng tin chi tiết sử dụng loại thước đo khác Ví dụ : hàng hóa mua theo hóa đơn nào, ai, thuộc loại hàng gì, đơn vị tính… Ví dụ mẫu sổ: Sổ chi tiết vật liệu(sản phẩm hàng hóa) Năm……… Tài khoản… Tên kho…… 12 c Sổ kế toán tổng hợp chi tiết: Khái niệm: Là loại sổ kế toán phản ánh vừa tổng hợp vừa chi tiết ,cụ thể nghiệp vụ , tình hình vận động đối tượng kế toán Trên sổ kế toán cung cấp thơng tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết nghiệp vụ kinh tế, đối tượng kế toán…thuộc loại sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết sổ nhật ký chứng từ số 3,4,5,9,10 hình thức kế tốn nhật ký_ chứng từ Ví dụ mẫu sổ: SỔ CÁI Năm …… Tên tài khoản…… Số hiệu…… Ngày tháng ghi sổ Chứng Diễn Tài Số tiền Ngày Chứng Diễn từ ghi sổ giải khoản tháng từ ghi sổ giải đối ứng Nợ Có ghi sổ Số Ngày Số Ngày Tài Số tiền khoản đối Nợ Có ứng Người ghi sổ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ Việc phân loại sổ kế toán theo tiêu thức đáp ứng u cầu thơng tin q trình giám sát hoạt động kinh tế tài đơn vị vừa góc độ tổng hợp, vừa góc độ chi tiết Phân loại theo phương pháp ghi chép sổ Căn vào phương pháp ghi chép thông tin nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh, sổ kế tốn phân thành loại sổ sau: a Sổ ghi theo hệ thống Khái niệm: Là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán riêng biệt Trên sổ kế tốn cung cấp thơng tin nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến đối tượng kế toán theo dõi, sổ mở cho tài khoản kế toán Thuộc loại sổ ghi theo hệ thống gồm sổ tài khoản theo hình thức Chứng từ ghi sổ Ví dụ sổ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: SỔ CÁI Năm …… Tên tài khoản…… Số hiệu…… Ngày Chứng từ Diễn giải Tài Số tiền Ghi tháng ghi ghi sổ khoản Nợ sổ đối ứng Số Ngày - Cộng Có PS tháng - Số dư cuối tháng - Cộng lũy kế Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị b Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Khái niệm: loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ Trên sổ ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thơi gian phát sinh nghiệp vụ, phát sinh trước ghi trước phát sinh sau ghi sau, khơng phân biệt đối tượng kế tốn có liên quan… Thuộc sổ ghi theo thời gian như: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ… Ví dụ mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm…… Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày Chứng từ ghi sổ Số hiệu tháng Cộng Số tiền Ngày tháng - Cộng tháng - Lũy kế đầu quý Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị c Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian: Khái niệm: loại sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa hệ thống theo đối tượng kế toán Sổ mở để theo dõi cho đối tượng kế toán ghi theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng kế tốn quy định phản ánh sổ Ví dụ sổ tài khoản theo hình thức nhật kí chung, chứng từ ghi sổ, nhật kí sổ cái… Mẫu sổ nhật ký sổ cái: NHẬT KÝ SỔ CÁI Năm……… TT Ngày Chứng từ dòng tháng ghi Số Diễn giải sổ TK 131 TK511 phát Ngày Số Nợ Có Nợ Có sinh Số đầu năm - Cộng số PS - Số dư cuối tháng Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị TK Việc phân loại theo tiêu thức giúp kế tốn lựa chọn sổ q trình ghi chépcác nghiệp vụ, theo dõi đối tượng kế toán Phân loại theo cấu trúc sổ a Sổ kết cấu kiểu bên: Khái niệm: loại sổ kế toán trang sổ, thiết kế bên phần thông tin chi tiết nghiệp vụ, cịn bên phản ánh quy mơ, biến động đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản) b Sổ kết cấu kiểu hai bên: Khái niệm: loại sổ kế toán trang sổ chia làm hai bên, bên phản ánh mặt vận động đối tượng kế toán c Sổ kết cấu kiểu nhiều cột: Khái niệm: loại sổ kế toán trang sổ thiết kế thành nhiều cột, cột phản ánh mối quan hệ đối ứng tài khoản dịng thơng tin định liên quan đến đối tượng theo dõi sổ VD: Nhật ký sổ d Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: Khái niệm: loái sổ kế toán trang sổ thiết kế thành nhiều cột nhiều dịng (ơ bàn cờ), số liệu ô bàn cờ phản ánh thông tin tổng hợp đối tượng theo dõi VD: Nhật ký chứng từ số Phân loại theo tiêu thức giúp kế toán lựa chọn mẫu số có cấu trúc đáp ứng u cầu cơng tác kế tốn đơn vị Phân loại theo hình thức tổ chức sổ Căn vào hình thức tổ chức sổ kế tốn đơn vị, sổ kế toán chia thành loại: sổ tờ rơi sổ đóng thành a Sổ tờ rơi Khái niệm: loại sổ kế toán , tờ sổ để riêng biệt độc lập với sử dụng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế , tình hình vận động đối tượng kế toán hàng tháng Sử dụng sổ tờ rơi thuận tiện cho phân công lao động ghi sổ kế tốn, nhiên việc bảo quản khó khăn, dễ that lạc phất sinh tượng tự tiện thay đổi tờ sổ b Sổ đóng thành Khái niệm: loại sổ kế toán bao gồm nhiều trang sổ đóng thành sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế hoạc theo dõi cho nhiều cho nhiều đối tượng kế tốn, sổ mở hàng tháng hay hàng năm.Mỗi sổ phải ghi rõ số trang , sổ phải có dấu giáp lai Ví dụ: Sổ nhật ký mở theo tháng, sổ hình thức chứng từ mở theo năm Phân loại theo nội dung kinh tế thông tin sổ Với tiêu thức phân loại nghiệp vụ kinh tế có nội dung liên quan đến đối tượng kế toán dc tập hợp phản ánh sổ Theo tiêu thức phân loại sổ kế toán dc chia thành loại sổ sau: a Sổ tài sản tiền: Được sử dụng để phản ánh biến động loại tài sản tiền đơn vị số tiền mặt, số tiền gửi ngân hàng… b Sổ vật tư: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động loại vật tư đơn vị sổ vật liệu, sổ cơng cụ dụng cụ, sổ hàng hóa thành phẩm… c Sổ tài sản cố định: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động loại tài sản cố định đơn vị sổ tài sản cố định hữu hình, sổ tài sản cố định vơ hình… d Sổ cơng nợ: Được sử dụng để theo dõi khoản công nợ phải thu phải trả phát sinh trình hoạt động đơn vị sổ công nợ phải thu khách hàng, sổ công nợ phải trả nhà cung cấp, sổ công nợ toán với ngân sách… e Sổ thu nhập: Được sử dụng để tập hợp khoản thu nhập tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khoản thu nhập khác thực kì hoạt động đơn vị sổ doanh thu bán hàng, sổ thu nhập thuộc hoạt tài chính… f Sổ chi phí: Được sử dụng để tập hợp tồn khoản chi phí đơn vị chi để tiến hành hoạt động kì sổ giá vốn hàng bán, sổ chi phí hàng bán, sổ chi phí quản lí… g Sổ vốn-quỹ: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động loại vốn chủ sở hữu đơn vị sổ vốn kinh doanh, sổ quĩ đầu tư phát triển, sổ vốn đầu tư xây dựng bản… Việc phân loại sổ theo nội dung kinh tế tạo điều kiện thuận lợi cho kế tốn q trình xử lí thơng tin tổng hợp số liệu B I Liên hệ với hệ thống sổ hình thức Nhật ký chung Hình thức Nhật ký chung Đặc trưng hình thức Nhật ký chung: tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào sổ theo trình tự thời gianphats sinh có phân tích theo tài khoản đối ứng, sau lấy số liệu sổ nhật ký để ghi sổ theo nghiệp vụ kinh tế Các loại sổ kế tốn sử dụng hình thức Nhật ký chung: - Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký chuyên dùng (sổ nhật ký đặc biệt): sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật lý mua hàng, sổ nhật ký bán hàng - Sổ - Các sổ kế toán chi tiết II Hệ thống sổ kế tốn mà hình thức nhật ký chung áp dụng Sổ nhật ký chung Bộ, (Sở) : ……… Mẫu số : S03 a -H Đơn vị : ………… (Ban hành theo quy định số: 999 - TC/QĐ/ CĐKT ngày 2/11/1996 Bộ tài chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm…………… Ngày tháng ghi sổ CHỨNG TỪ Số hiệu Ngày tháng DIỄN GIẢI Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau - Sổ có ……trang, đánh số từ trang 01 đến trang… - Ngày mở sổ :……………… Lập, ngày … tháng … năm … Đã ghi sổ STT dòng Số hiệu tài khoản đối ứng SỐ PHÁT SINH Nợ Có Người lập Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên:…… Họ tên:…… Họ tên:…… Sổ nhật ký chuyên dung Sổ nhật ký thu tiền: SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Tháng Năm 2005 Ghi Có Tài khỏan Chứng từ Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải Ghi Nợ TK111 511 3331 131 31 Tài khoản khác Số Số tiền hiệu Cộng : Ngày 06 tháng Năm 2005 Chủ DN Sổ SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) Năm…………… Tài khoản:…… Số hiệu:……… Ngày tháng DIỄN GIẢI ghi sổ NHẬT CHUNG Số trang KÝ Số hiệu TK STT đối dòng ứng SỐ TIỀN Nợ Có GHI CHÚ Số dư đầu kỳ Số phát sinh tháng Số dư cuối kỳ -Sổ có ……trang, đánh số từ trang 01 đến trang… -Ngày mở sổ :……………… Lập, ngày … tháng … năm … Người lập Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên:…… Họ tên:…… Các sổ, thẻ kế toán chi tiết a Sổ chi tiết hoạt động Bộ (Sở) : Mẫu số S61a-H Họ tên:…… Đơn vị : SỔ CHI TIẾT CHI HOẠT ĐỘNG Nguồn kinh phí : Chương : .Loại : .Khoản : Từ ngày : .… Đến ngày : Chứng từ Số Diễn giải Tiểu mục Ngày Ghi nợ TK Ghi 661 661 có TK Lập, ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên, đóng dấu) b Sổ chi tiết doanh thu Bộ, Sở : ……… Mẫu số: S51 -H Đơn vị : ………… (Ban hành theo quy định số: 999 - TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 Bộ tài chính) SỔ CHI TIẾT DOANH THU ( CÁC KHOẢN THU DO BÁN HÀNG ) Loại hoạt động :……………….………………… Tên sản phẩm ( hàng hoá dịch vụ ) : …… Đơn vị tính…… Ngày tháng ghi sổ CHỨNG TỪ Số hiệu Ngày tháng DIỄN GIẢI DOANH THU BÁN HÀNG Số lượng Đơn giá Thành tiền - Sổ có ……trang, đánh số từ trang 01 đến trang… - Ngày mở sổ :……………… GHI CHÚ Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên:…… Họ tên:…… Họ tên:…… c Sổ chi tiết bán hàng SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Từ ngày Đến ngày Mã hàng : Tên hàng Ngày Số Loại Diễn giải Số lượng bán Đơn giá Thành tiền Giảm giá Số lưọng trả lại Giá trị trả lại Thuế doanh thu Giá vốn Cộng : Tổng cộng : d Sổ chi tiết mua hàng SỔ CHI TIẾT MUA HÀNG Từ ngày Đến ngày Mã hàng : Tên hàng Ngày Số Cộng Tổng cộng Loại Diễn giải Số lượng mua Đơn giá Thành tiền Giảm giá Số lưọng trả lại Giá trị trả lại ... kế toán phản ánh sổ để tiến hành phân loại sổ. Theo tiêu thức sổ kế toán chia làm loại: Sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết a Sổ kế toán tổng hợp: Khái niệm: Là loại sổ kế toán phản ánh nghiệp... sinh, sổ kế tốn phân thành loại sổ sau: a Sổ ghi theo hệ thống Khái niệm: Là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán riêng biệt Trên sổ kế. .. kinh tế có liên quan đến đối tượng kế toán theo dõi, sổ mở cho tài khoản kế toán Thuộc loại sổ ghi theo hệ thống gồm sổ tài khoản theo hình thức Chứng từ ghi sổ Ví dụ sổ hình thức kế toán chứng