CHƯƠNG Phân tích cơng việc (Job Analysis) Giảng viên: Dương Thị Hoài Nhung (MBA) Khoa Quản trị Kinh Doanh Đại học Ngoại Thương Email: nhungdth@ftu.edu.vn Mobile: 0985 867 488 Phân tích cơng việc (Job Analysis) Khái niệm Phân tích cơng việc quy trình tổ chức cách hệ thống nhằm thu thập, phân tích tổ chức thông tin công việc cụ thể doanh nghiệp Chức năng, nhiệm vụ, hoạt động Bối cảnh, điều kiện Yêu cầu kiến thức kỹ Mục đích PTCV Kết phân tích cơng việc sử dụng cho:  Lập kế hoạch nhân lực  Dự báo nhu cầu cung kỹ  Tuyển dụng  Tiêu chuẩn đánh giá tuyển chọn  Phương pháp đánh giá tuyển chọn  Đào tạo phát triển  Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên  Nội dung chương trình đào tạo  Đánh giá hiệu đào tạo  Quản lý thành tích  Xác định tiêu chí/tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá thành tích  Thiết kế biểu mẫu đánh giá  Đưa kỳ vọng thành tích cho nhân viên  Xây dựng hệ thống đãi ngộ  Định giá công việc  Điều chỉnh tiền lương Ý nghĩa  Để người lao động hiểu kỳ vọng tổ chức, hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, từ cố gắng hồn thành tốt cơng việc  Để người quản lý có tiêu chí rõ ràng đánh giá việc thực cv nhân viên thực hành quản lý NNL  Việc phân tích cv quan trọng bắt buộc DN thành lập, xuất cv tổ chức cv thay đổi  II Thực đơn phân tích cơng việc Nội dung công việc (job-content) Bối cảnh thực công việc (job-context) Các yêu cầu nhân viên (Worker requirements) Tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành cơng việc • Các hoạt động – mà nhân viên thực tế phải thực • Những điều kiện nhân viên phải thực cơng việc • Những u cầu mà cơng việc đòi hỏi người thực • Kiến thức, kỹ năng, khả năng, yêu cầu khác cần để hồn thành cơng việc Nội dung công việc Cấp độ 1: Bao quát Cấp độ 2: Cụ thể Cấp độ 3: Chi tiết Chức nhiệm vụ chung: mảng/phạm vi trách nhiệm chủ yếu Nhiệm vụ (cụ thể) • Những nhân viên phải thực triển khai chức công việc • Một họat động tạo sản phẩm dịch vụ cụ thể Các bước (công đoạn) cần triển khai để hoàn thành nhiệm vụ cụ thể Bối cảnh thực công việc  Quan hệ báo cáo  Định vị cấu tổ chức  Quan hệ giám sát  Quyền hạn  Tuyển dụng, sa thải, ngân sách  Quan hệ cá nhân (với người khác)  Đối tượng chất mối quan hệ  Điều kiện làm việc  Những nhân tố gây không thoải mái nguy hiểm Yêu cầu người thực KKKK Yêu cầu người thực Kiến thức (Knowledge) Kỹ (Skills) Khả (năng lực) (Ability) Các yêu cầu khác (Others) Hệ thống hiểu biết thơng tin áp dụng cho việc thực nhiệm vụ Những lực thực nhiệm vụ cụ thể (có thể quan sát được,mang tính thao tác, học) Năng lực thực cá nhiệm vụ phi thao tác Gồm: trí lực, thể lực, lực tư duy, lực tâm lý… … Yêu cầu nhân thân pháp lý … Yêu cầu tính cách … Yêu cầu sẵn sàng bắt đầu làm việc Một số yêu cầu khác:  Yêu cầu mặt pháp lý     Chứng hành nghề Bằng lái xe Hộ Tiền án, tiền  Yêu cầu tính cách      Tinh thần làm việc Đạo đức nghề nghiệp Sự chu đáo Nỗ lực Trung thực tin cậy  Yêu cầu sẵn sàng  Ngày bắt đầu làm việc  Giờ ngày làm việc tuần  Đi lại… III QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Phân tích u cầu Phân tích cơng việc Phân tích cơng việc Định hướng nhiệm vụ Nhận dạng công việc Các nhiệm vụ Kết Bảng mô tả công việc + Bối cảnh Định hướng KKKK Suy diễn KKKK Bảng mô tả tiêu chuẩn IV Các sản phẩm PTCV Bản mô tả công việc (Job Description): Bản viết tóm tắt chất các yêu cầu công việc Bản tiêu chuẩn công việc (Job specification): Bản mô tả lực, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm phẩm chất cần thiết, yêu cầu khác để thực công việc (KKKK) Bản Mô tả công việc (MTCV) a Nội dung MTCV            Ngày viết (Date written) Tình trạng công việc (Job status): (full time/part time; salary) Chức danh (Position title) Tóm tắt cơng việc (Job Summary) Nhiệm vụ trách nhiệm cụ thể (duties and resposibilities) Người giám sát (Supervision recieved) Giám sát (Suppervision excercised) Các họp cần tham gia báo cáo cần lưu giữ Những yêu cầu lực (Competency or position requirements) Học vấn kinh nghiệm (Required education and experience) Cơng việc thăng tiến (Career mobility) Ví dụ Trình bày MTCV TCCV MƠ TẢ CƠNG VIỆC: Tên cơng việc: Tóm tắt cơng việc: Báo cáo cho: Các nhiệm vụ (%): LƯU ĐỒ CÔNG VIỆC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC: Trình độ học vấn: Kiến thức/kỹ năng: Kinh nghiệm: TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH Ngày: Người phê duyệt: NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC  Chỉ tập trung vào công việc  Tránh đưa “danh mục ước muốn” kỹ phẩm chất cá nhân  Tập trung vào công việc, không tập trung vào người thực làm     Sử dụng động từ hành động Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu Cho phép linh hoạt Tính đến nhu cầu phận công ty tương lai Luôn lưu ý đến nhu cầu thay đổi phận/côn ty để xác định thiếu hụt lực lượng lao động  Thảo luận với người quản lý/trưởng phận để xác định nhu cầu tuyển dụng tương lai   Sắp xếp nhiệm vụ theo ưu tiên /sự cần thiết NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC (tiếp theo)  Viết cách cụ thể  Đưa kỳ vọng hợp lý  Thiết lập “định mức” cao thấp ảnh hướng đến lượng ứng viên  Hãy quán  Định nghĩa thuật ngữ “có thể”, “thỉnh thoảng”, “định kỳ”  Thu thập thông tin từ người khác  Củng cố thông tin từ nhân viên, quản lý/giám sát  Nên thêm câu “các nhiệm vụ khác phân công” b Yêu cầu Bản mô tả công việc Hướng dẫn cho người thực biết phải làm làm ntn Cung cấp thơng tin sử dụng q trình tuyển dụng-không yêu cầu kỹ mà thơng tin “bản chất” người phù hợp với công việc c Ai nên tham gia phân tích viết mơ tả cơng việc?  Người thực công việc  Người quản lý trực tiếp  Chuyên viên phòng nhân  Chuyên gia tư vấn Bản tiêu chuẩn công việc- TCCV (Job Specification) o Bản tiêu chuẩn công việc: hệ thống tiêu/tiêu chí phản ánh yêu cầu số lượng chất lượng hoàn thành nhiệm vụ quy định mô tả công việc o Bản TCCV gồm thơng tin: Phòng ban/nhóm cơng việc Chức danh Tóm tắt công việc Các kiến thức, kỹ năng, khả đặc điểm khác (viết thành mục riêng) V PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN Phỏng vấn (cá nhân, nhóm) Thơng tin có sẵn Quan sát Phương pháp thu thập thông tin Bảng hỏi Phương pháp quan sát Trực tiếp quan sát nhóm người làm cơng việc từ đầu đến cuối Thơng tin thu thập: Cái gì? (What was done?) Như nào? (How it was done?) Bao lâu? (How long it took?) Điều kiện môi trường (what the invironment was like?) Dụng cụ/thiết bị sử dụng (what equipment was used) Phương pháp quan sát • Ưu điểm: + Quan sát thao tác thực tế người thực cơng việc • Nhược điểm: - Tốn thời gian - Chỉ quan sát hành vi người thực công việc 2 Phương pháp vấn Người phân tích cơng việc phải gặp gỡ vấn trực tiếp với người thực công việc trường Ưu điểm: + Tìm hiểu sâu cơng việc Hạn chế: - Tốn thời gian - Không phải tất công việc để nhân viên tự hỏi theo bảng hỏi thiết kế 3 Sử dụng bảng hỏi/phiếu điều tra (Task Questionaires) Bảng hỏi: gồm danh sách câu hỏi chuẩn bị sẵn, sử dụng cho hàng loạt vị trí cơng việc khác Cách thực hiện: Lập bảng câu hỏi cho công việc Người người thực công việc trả lời Người quản lý kiểm tra Người phân tích cơng việc tổng hợp 3 Sử dụng bảng hỏi/Phiếu điều tra Ưu điểm: Có thể thu thập thông tin từ lượng lớn người lao động Thu thập thơng tin nhanh Hạn chế: Có thể cung cấp thông tin sai lệch nhiệm vụ thực Tốn thời gian chi phí thiết kế bảng hỏi Các u cầu cơng việc bị bỏ qua xem nhẹ tập trung vào phân tích nhiệm vụ  ... Ngày bắt đầu làm việc  Giờ ngày làm việc tuần  Đi lại… III QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Phân tích u cầu Phân tích cơng việc Phân tích cơng việc Định hướng nhiệm vụ Nhận dạng công việc Các nhiệm...1 Phân tích cơng việc (Job Analysis) Khái niệm Phân tích cơng việc quy trình tổ chức cách hệ thống nhằm thu thập, phân tích tổ chức thông tin công việc cụ thể doanh nghiệp... Thực đơn phân tích cơng việc Nội dung công việc (job- content) Bối cảnh thực công việc (job- context) Các yêu cầu nhân viên (Worker requirements) Tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành cơng việc •