Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty IMEXCO.doc

Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty IMEXCO

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, nền kinh tế thị trường đang trên đà phát triển cùng với sự tham giangày một đa dạng của các thành phần kinh tế đã làm thay đổi bộ mặt nền kinh tế nước ta Bên cạnh đó, quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá, toàn cầu hoá, hoạt động thương mại quốc tế của Việt Nam đang diễn ra rất sôi động, đang hoà mình vào cùng với sự phát triển của các nước trên thế giới

Nhờ sự đóng góp to lớn của rất nhiều doanh nghiệp thuộc các ngành kinh tế khác nhau ở nước ta Đặc biệt, là những doanh nghiệp tham gia trực tiếp vào hoạt động xuất nhập khẩu và đầu tư đã góp phần mở rộng thị trường nhằm tiêu thụ những mặt hàng thế mạnh trong nước như cà phê, gạo, … bổ sung những mặt hàngchưa sản xuất được hoặc sản xuất nhưng chưa đủ nhu cầu về số lượng và chất lượng

IMEXCO, một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu của cả nước, đã và đang hoạt động rất hiệu quả, từng bước phát triển lớn mạnh vượt bậc, thường xuyên đổi mới nhằm khẳng định mình trên thị trường Là một công ty thương mại hoạt động kinh doanh chính là mua bán hàng hoá, do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá là chủ yếu.

Vì vậy, trong thời gian thực tập tại công ty, em đã quyết định chọn đề tài : “Kế toán mua bán hàng hoá tại công ty IMEXCO“ cho báo cáo thực tập của mình.

PHẦN 1

GIỚI THIỆU TỔNG QUÁTVỀ CÔNG TY IMEXCO

I Lịch sử hình thành và phát triển :1 Giới thiệu sơ lược về công ty :

* Tên công ty : Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp & Đầu Tư TPHCM.

* Tên giao dịch : General Import Export And Investment Corporation Of HCM City.

* Tên viết tắt : IMEXCO.

* Trụ sở chính : 111 -Trần Quốc Thảo- Quận 3- TPHCM.

* Điện thoại : 9321983 * Fax : 9321972.

vốn các CĐ là CBCNV của Cty: 18.064.500.000đ chiếm 60,125% vốn của cổ đông khác : 5.935.500.000đ chiếm 19,785%.

* Tổng số công nhân viên : 893 người * Các đơn vị trực thuộc :

+ Xí nghiệp may VITEXCO.

+ Xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản xuất khẩu + Xí nghiệp Nông – Hải sản, thực phẩm xuất khẩu + Xí nghiệp chế biến và cung ứng hàng xuất khẩu + Chi nhánh IMEXCO tại Hà Nội.

+ Chi nhánh IMEXCO tại Bình Thuận.

2 Qúa trình hình thành và phát triển :

* Tiền thân Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng hợp và Đầu tư TPHCM (IMEXCO) là Công ty IMEX SÀI GÒN trực thuộc UBND TPHCM, được thành lập vào ngày 25/11/1982 theo quyết định số 298/QĐ-UB của UBND TPHCM.

* Ngày 01/06/1983 UBND TPHCM đã có quyết định số QĐ 77/QĐ-UB chuyển công ty IMEX Sài Gòn thành công ty xuất nhập khẩu TPHCM, là đơn vị xuất nhậpkhẩu trực tiếp lớn nhất của thành phố, tất cả các đơn vị xuất nhập khẩu khác đều phải thông qua đầu mối này.

* Là đơn vị độc quyền ngoại thương, vừa kinh doanh vừa quản lý hoạt động xuất nhập khẩu của thành phố, trực tiếp đại diện là đối tác với nước ngoài, công ty còn phải thực hiện những chiến lược mậu dịch của nhà nước, phục vụ thoả mãn nhu cầu XNK trong nước Những năm đầu đã để lại cho công ty một hậu quả hết sức nặng nề đó là số nợ nước ngoài và sự thâm hụt khá lớn trong cán cân thanh toán quốc tế Khó khăn này đã tồn đọng và kéo dài đến ngày hôm nay và mới được giải quyết dứt điểm.

* Năm 1986 IMEX Sài Gòn mất dần thế độc quyền Do nhà nước chuyển hướng chỉ đạo hoạt động XNK, cho ra đời ngày càng nhiều các công ty XNK trực tiếp Trước đây công ty có tất cả 14 công ty con hạch toán độc lập, nhưng lúc này các công ty con đã dần tách ra khỏi hệ thống công ty mẹ để trở thành các công ty xuất nhập khẩu trực tiếp của nhà nước.

* Ngày 04/02/1986 tổng công ty được bổ sung thêm chức năng đầu tư theo quyết định số 45/QĐ-UB của UBND TPHCM và chính thức đổi tên thành tổng công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư TPHCM (IMEXCO).

* Vào ngày 14/10/1989 tại trụ sở IMEXCO đã xảy ra vụ hoả hoạn rất lớn, gây thiệt hại nghiêm trọng cho IMEXCO Cộng với hậu quả của thời kỳ bao cấp còn tồn đọng chưa giải quyết đã làm cho IMEXCO lâm vào cảnh khó khăn rất

lớn.Trước tình hình đó, nhà nước và chính phủ đã quan tâm khôi phục lại dần hoạt động của công ty, giúp giải quyết phần nào những khó khăn trên Nhờ đó

IMEXCO đã dần dần đứng vững trở lại và phát triển cho đến ngày hôm nay.

* Cuối năm 1994, theo quyết định về quy chế giải thể và thành lập doanh nghiệp nhà nước, căn cứ nghị định số 388/HDBT, tổng công ty đã được tách ra và đổi tên thành công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM theo quyết định số 09/QĐ-UB của UBND TPHCM ngày 10/12/1994 Công ty sẽ không còn làm nhiệm vụ quản lýcác đơn vị hạch toán độc lập nữa, một số các đơn vị này sẽ do sở thương mại trực

tiếp quản lý và một số các đơn vị còn lại được UBND TP chuyển sang hạch toán nội bộ trực thuộc công ty

* Đến năm 2003 UBND TP có QĐ số 3375/QĐ-UB ngày 18/8/2003 về việc chuyển DNNN Công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM (IMEXCO) thành Công ty Cổ phần XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM.

* Theo đề nghị của Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn tại công văn số

1393/TCT-TC ngày 18/11/2003 và Trưởng Ban Tổ chức chính quyền TP tại tờ trình số 151/TCCQ ngày 28/11/2003.

II Chức năng và nhiệm vu ï:1 Chức năng :

* Theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp nhà nước số 09/QĐ-UB của UBND TPHCM, IMEXCO có quan hệ kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước Những ngành nghề kinh doanh:

+ Thu mua, gia công, chế biến và kinh doanh các mặt hàng nông, lâm, thuỷ hải sản, công nghệ phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ để XK và tiêu thụ nội địa.

+ Nhập khẩu và kinh doanh đồ dùng cá nhân và gia đình, vật tư, nguyên liệu, máy móc, phương tiện vận tải.

+ Liên doanh hợp tác đầu tư.

+ Kinh doanh địa ốc khi được phép của Bộ Xây Dựng cho phép và kinh doanh kiều hối theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

+ Bổ sung:

- Sản xuất, mua bán các sản phẩm ngành may (trừ tẩy nhuộm).

- Đầu tư xây dựng, kinh doanh kết cấu hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư - Mua bán thực phẩm chế biến (trừ kinh doanh dịch vụ ăn uống).

- Kinh doanh nhà, cho thuê kho, xưởng, mặt bằng phục vụ mục đích kinh doanh.

2 Nhiệm vụ :

* Trong hoạt động xuất nhập khẩu tổng hợp :

+ IMEXCO hướng vào nghiên cứu thị trường, phát triển các khả năng và cơ hội giao dịch, tổ chức thực hiện XNK theo nhu cầu của tình hình sản xuất kinh doanh tại TPHCM và các tỉnh lân cận.

+ Để thực hiện các chức năng trên, Công ty đã thiết lập và củng cố các mối quanhệ hợp tác dài hạn với các đơn vị trong nước theo các phương thức:

- Hợp tác song phương, thực hiện các chương trình sản xuất hàng xuất khẩu theo thoả thuận và cam kết giữa các bên.

- Thiết lập quan hệ hợp đồng kinh tế trong UT XNK đối với các đơn vị trong nước.

- Thiết lập quan hệ hợp đồng kinh tế trong qui mô nguồn hàng XK phục vụ choviệc sản xuất hàng xuất khẩu Tổ chức sản xuất kinh doanh thep đơn hàng ký với khách hàng trong và ngoài nước.

* Trong hoạt động đầu tư :

+ IMEXCO hướng vào việc hợp tác với các đơn vị kinh tế của TPHCM và các tỉnh trong khu vực trong việc giao dịch, liên doanh với các tổ chức kinh tế của TP và các tỉnh, xúc tiến việc thu hút vốn đầu tư nước ngoài vào các dự án sản xuất kinh doanh trong nước.

+ Hoạt động của IMEXCO theo phương thức :

- Nắm vững chương trình kinh tế của TP và các tỉnh trong khu vực để khởi xướng các dự án đầu tư, cùng các đơn vị kinh tế trong nước hình thành “phía Việt Nam” để liên doanh với nước ngoài.

- Nhận diện mục tiêu và phát triển các đơn vị có triển vọng, thực hiện hợp tác với các đơn vị này để xây dựng phương án khả thi.

- Khảo sát thị trường nước ngoài, nghiên cứu, tìm kiếm các nhà đầu tư có triển vọng của phía nước ngoài để giao dịch, xúc tiến việc thu hút đầu tư vào mục tiêu đã xác định.

* Trong quan hệ đối ngoại :

+ Thực hiện việc mua bán hàng hoá XNK tổng hợp theo sự chủ động của mỗi bên, nguồn hàng cung cấp theo phương thức linh hoạt.

+ Hợp tác đầu tư với nước ngoài theo chương trình sản xuất hàng xuất khẩu + Hạch toán đầy đủ, cân đối giữa xuất và nhập, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sáchNN.

+ Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và thực hiện các cam kết trong các hợp đồng mua bán và các hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.

+ Quản lý sử dụng hợp lý các nguồn vốn nhằm thực hiện nghĩa vụ kinh doanh xuất nhập khẩu đạt kết quả ngày càng cao

III Tổ chức bộ máy của công ty IMEXCO :1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của toàn công ty: 1.1 Sơ đồ.

1.2 Diễn giải :

Dựa vào sơ đồ trên chia thành 3 khối cấp bậc :

* Khối quản lý : Ban Tổng giám đốc gồm : 1 Tổng giám đốc và 2 Phó tổng giám đốc.

* Khối các phòng chức năng : gồm 4 phòng chính đó là : Phòng tổ chức hành chánh, Phòng kế toán tài vụ, Phòng kế hoạch kinh doanh, Phòng đầu tư – phát triển Tổ kiều hối do phòng kế toán tài vụ phụ trách và quản lý.

* Khối các đơn vị nội bộ : gồm 4 đơn vị hạch toán nội bộ : xí nghiệp may VITEXCO, xí nghiệp chế biện cung ứng hàng xuất khẩu, xí nghiệp nông hải sản thực phẩm xuất khẩu, xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản xuất khẩu Ngoài ra còn có 2 chi nhánh: chi nhánh Hà Nội và chi nhánh Bình Thuận.

2 Chức năng và nhiệm vụ : 2.1 Ban Tổng giám đốc :

* Là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu tư của công ty, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước theo luật định.

* Điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của NN.

* Tiếp nhận các quy định, nghị định … 2.2 Khối các phòng ban :

Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc cùng nhau tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Tổng Giám Đốc Các trưởng phòng lập ra kế hoạch làm việc của phòng mình sao cho giữa các phòng ban phối hợp hoạt độngchặt chẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của công ty.

* Phòng tổ chức hành chính :

+ Tham mưu cho Ban TGĐ về tổ chức bộ máy kinh doanh và bố trí nhân sự + Quản lý lao động và các chế độ liên quan đến người lao động, đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

+ Thực hiện lưu trữ tài liệu, quản lý các công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu của công ty.

+ Tổ chức ghi chép các số liệu phát sinh và kiểm tra hạch toán của các ĐVNB + Lưu trữ các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.

+ Liên hệ giao dịch với Ngân hàng, cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế.

+ Thực hiện các chế độ thống kê và lập báo cáo, các mẫu biểu qui định nộp từngkỳ

* Phòng kế hoạch kinh doanh :

+ Cùng với Ban Tổng giám đốc tổ chức đàm phán, soạn thảo, kí kết các hợp đồng kinh tế.

+ Lập kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, trực tiếp giao dịch và lên hợp đồng mua bán với khách hàng, thu hồi công nợ.

+ Thực hiện các thủ tục, các chứng từ phục vụ cho quá trình thực hiện hợp đồng * Phòng đầu tư – phát triển :

+ Vạch hướng kinh doanh trong thời gian tới, đề xuất những hoạt động mang chiến lược lâu dài trong hiện tại cũng như trong tương lai.

+ Nghiên cứu thị trường để tìm kiếm những khách hàng đầu vào cũng như đầu ra.

+ Thực hiện, nghiên cứu sản phẩm, thành phẩm, hàng hoá cũng như nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu thị trường.

+ Tham mưu, tư vấn cho khách hàng.

2.3 Khối các đơn vị nội bộ :

Gồm : 4 xí nghiệp và 2 chi nhánh :

* Các Ban Giám Đốc của ĐVNB do công ty quyết định bổ nhiệm Cán bộ CNV tại các ĐVNB thì công ty sẽ uỷ quyền cho các ĐVNB tự kiểm tra trình độ tay nghềvà đề xuất tuyển dụng.

* Chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị được quy định cụ thể trong điều lệ hoạt động của từng đơn vị Đơn vị có thể thương lượng với đối tác một mình trước khi trình BGĐ công ty nếu là hợp đồng nhỏ Đối với những thương vụ lớn cần nhiều vốn và kết quả kinh doanh của nó ảnh hưởng đến kết quả hoạt kinh doanh của toàn công ty thì đơn vị cần phối hợp với các phòng nghiệp vụ của công ty trong quá trình bàn bạc với khách hàng, lập hợp đồng trình BGĐ ký.

* Công ty cấp vốn cho các ĐVNB thực hiện các thương vụ trong từng trường hợpcác đơn vị có thể huy động thêm vốn khác nhưng phải có sự đồng ý của Ban Tổng giám đốc công ty Nói chung công ty chỉ đạo toàn diện khây sản xuất kinh doanh và vốn tại các ĐVNB Công ty có quyền điều vốn giữa các ĐVNB để đầu tư vào thương vụ lớn.

3 Phạm vi hoạt động của công ty và đơn vi nội bộ: 3.1 Văn phòng công ty:

* Ngành nghề hoạt động : sản xuất, kinh doanh XNK tổng hợp và đầu tư.

* Sản phẩm, dịch vụ chủ yếu : XNK tổng hợp, đầu tư, dịch vụ kiều hối và kinh doanh địa ốc.

3.2 Xí nghiệp may Vitexco :

* Ngành nghề hoạt động : sản xuất, gia công hàng may mặc để XK và tiêu thụ nộiđịa.

* Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : sản phẩm may mặc các loại, dịch vu uỷ thác.

3.3 Xí nghiệp chế biến và cung ứng hàng xuất khẩu :

* Ngành nghề hoạt động : sản xuất, gia công, chế biến các loại sản phẩm bột xương, bột cá, lông vũ.

* Sản phẩm chủ yếu : bột xương, bột cá, lông vũ.

3.4 Xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản xuất khẩu:

* Ngành nghề hoạt động : sản xuất, kinh doanh hàng lâm sản để XK và tiêu thụ nội địa.

* Sản phẩm, dịch vụ chủ yếu : các loại sản phẩm gỗ 3.5 Xí nghiệp nông- hải sản, thực phẩm xuất khẩu :

* Ngành nghề hoạt động : thu mua, gia công, chế biến hàng nông hải sản, rau quả và thực phẩm để XK và tiêu thụ nội địa.

* Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : thuỷ hải sản khô, bánh tráng,… dịch vụ uỷ thác XK, rau quả và thực phẩm.

3.6 Chi nhánh tại Hà Nội :

* Ngành nghề hoạt động : kinh doanh XNK, dịch vụ, đại lý trên địa bàn phía Bắc * Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : tổng hợp.

3.7 Chi nhánh Bình Thuận :

* Ngành nghề hoạt động :chế biến bột cá * Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : bột cá

4 Kết quả kinh doanh đạt được, thuận lợi, khó khăn, ph/hướng phát triển : 4.1 Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của công ty :

Thuận lợi : Trong những năm qua, hoạt động của công ty đã đạt được những thành quả nhất định, nắm bắt được những thời cơ thuận lợi sau :

* Trong những năm qua, công ty đã kiên trì xây dựng mô hình sản xuất kinh doanh tổng hợp, tình hình hoạt động của công ty không ngừng phát triển và đi lên * Thị trường ngày càng được mở rộng, có nhiều đối tác hơn Uy tín của công ty đối với khách hàng trong, ngoài nước và các tổ chức tín dụng luôn được củng cố, nâng cao là thuận lợi để bổ sung thêm nguồn lực trong quá trình phát triển SXKD Công ty tìm được thị trường tiêu thụ ở ngoài nước cũng như trong nước.

* Cùng với sự phát triển, công ty đã tạo được uy tín với khách hàng về chất lượngsản phẩm, thời gian giao hàng, tài chính rành mạch.

* Hàng xuất khẩu của công ty rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã, tạo được mộthệ thống phân phối hàng hoá rộng khắp và thường xuyên.

* Ban Tổng Giám Đốc Công ty và các phòng ban là những cán bộ có nhiều kinh nghiệm, có năng lực, nhiều năm gắn bó, am hiểu về tình hình công ty cùng với toàn thể CBCNV cùng nhau góp hết sức mình để góp phần vào sự tồn tại và phát triển của công ty.

Khó khăn :

* Tình hình biến động giá cả bất lợi trên thị trường thế giới trong những năm qua đã gây khó khăn cho việc kinh doanh XNK, nhất là những việc nông sản, thuỷ sản Trong tình hình như vậy công ty không mạo hiểm chạy theo doanh số.

* Ngoài những khó khăn do cạnh tranh gay gắt của thị trường, công ty còn gặp khó khăn về tài chính phải vay vốn.

* Cơ chế chính sách quản lý của công ty còn có những bất cập chưa thực sự động viên khuyến khích người lao động gắn bó với thành quả công việc, hiệu quả kinh doanh, nhất là các cơ chế quản lý tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể … làm cho 1 bộ phận lao động chưa thực sự gắn bó với công việc, tính năng lao động sángtạo không cao, còn ỷ lại vào sự giúp đỡ của Nhà nước Đây là yếu tố quan trọng mà công ty phải quản tâm giải quyết khi chuyển đổi hình thức sở hữu, vừa làm chomôi người nhận thức đầy đủ về quyền lợi, nghĩa vụ của mỗi thành viên trong DN, vừa phải nghiên cứu áp dụng các hình thức trả lương, tiền thưởng, phúc lợi gắn liền với kết quả công việc, hiệu quả của mỗi người, mỗi bộ phận.

4.2 Những thuận lợi và khó khăn về tình hình tài chính và công nợ :

* Công nợ thời kì bao cấp : Vào cuối năm 1999 tình hình tài chính của công ty về cơ bản đã tạm ổn Tuy nhiên các khoản nợ tồn động thời kì bao cấp vẫn chưa được giải quyết dứt điểm do 1 số khách hàng là chủ nợ lớn không chấp nhận tỷ lệ bán nợcủa Ngân hàng Được sự giúp đỡ tích cực của UBNDTP, NH Ngoại Thương, đến ngày 30/12/2000 công ty đã thanh toán được số nợ LC bảo lãnh thời kì bao cấp như sau: trị giá gốc 8.669.943 USD, lãi phát sinh 6.219.432 USD Như vậy với số nợ LC bảo lãnh thời kì 1985-1986 trên sổ sách hiện còn 3.462.798 USD của 3 côngty: VELK, Thái Bình và YUSIN Công ty cổ phần sau này sẽ tiếp tục theo dõi và giải quyết.

* Công nợ trong nước : Ngoài các khoản nợ luân chuyển trong kinh doanh, hiện nay còn 1 số công nợ còn tồn động của các năm trước để lại như : công nợ của EDC, UPA Đồng Nai, … công ty đã xử lý bằng biện pháp thu hồi công nợ bằng hàng hoá, đất đai, … và đưa vụ việc qua toà án Viện kiểm sát nhân dân TP và phòng cảnh sát điều tra CATPHCM Đối với 1 số công nợ tồn động không có khả năng thu hồi do các đơn vị này đã giải thể, công ty đã lập quỹ dự phòng để thanh toán (tổng số dự phòng nợ khó đòi đến ngày 31/12/2000 là 7.927.860.296).

4.3 Phương hướng phát triển : Mục tiêu phát triển :

* Từng bước củng cố, nâng cao và kiện toàn bộ máy tổ chức nhân sự của công ty để đủ sức tạo ra chuyển biến tích cực, đẩy mạnh công cuộc đổi mới toàn bộ hoạt động của công ty.

* Tạo thị trường trong nước và ngoài nước, có căn cơ trong hoạt động kinh doanhtrên cơ sở thành quả đã có sẵn, bên cạnh đó thiết lập tốt mối quan hệ cung-cầu trong liên kết sản xuất kinh doanh … để nhằm tham gia chủ động sản xuất kinh doanh ở những năm sau này.

* Tiếp tục phát huy tiềm lực xuất khẩu của công ty.

* Tiếp tục củng cố các đơn vị trực thuộc công ty, phát huy thế mạnh sẵn có của các đơn vị trong quá trình triển khai kinh doanh, sắp xếp lại ngành nghề cho phù hợp.

* Tận dụng và khai thác mọi tiềm năng hiện có của công ty về con người, cơ sở vật chất kĩ thuật, nguồn vốn thị trường trong và ngoài nước Xây dựng mặt bằng chủ lực của công ty và đầu tư phát triển mặt hàng mới có khả năng tiêu thụ trên thị trường.

* Phát huy nội lực và coi trọng hợp tác sản xuất, kinh doanh dưới nhiều hình thứcnhằm tăng thêm sức mạnh của công ty, đủ sức ứng phó, xoay chuyển mọi tình huống.

* Không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty về mọi mặt, phù hợp với xu hướng phát triển của TP, tạo việc làm ổn định và nâng cao thu nhập cho người lao động, lợi tức cho cổ đông và tăng nguồn thu cho NSNN.

Định hướng về chiến lược phát triển : * Về thị trường xuất khẩu :

+ Công ty đã có chính sách tốt đối với thương nhân và thị trường, nhất là luôn bảo vệ uy tín của mình bằng chất lượng sản phẩm, giao hàng đúng hợp đồng và giữquan hệ tốt với khách hàng, cho nên từ chỗ ít khách hàng tăng dần nhiều khách hàng ở nhiều nước Khách hàng ngày càng được chọn lọc, có độ tin cậy nhất là khảnăng tài chính, khả năng thanh toán KH thấy cần thiết phải quan hệ với công ty để mua hàng tốt, bán chạy, có lợi nhuận hợp lý, có nhiều chủng loại hàng hoá, có những loại chẳng những có chất lượng tốt, mẫu mã bao bì đẹp mà còn giúp phổ biến rộng rãi tên tuổi của công ty đến người tiêu thụ Chính sách thương nhân thân thiện đã gây được ấn tượng mạnh đối với 1 số KH quan tâm đến mối quan hệ làm ăn lâu dài.

+ Duy trì quan hệ với KH truyền thống nhưng phải quan tâm khai thác thêm những thị trường triển vọng như các nước Châu Aâu, Bắc Mỹ … tích cực mở thêm

thị trường mới ở các nước có khả năng nhu cầu tiêu thụ hàng hoá với khối lượng lớn trị giá cao.

* Về dịch vụ xuất nhập khẩu:

+ Dịch vụ xuất khẩu là 1 nghiệp vụ có thu mà không cần vốn, tuy nhiên phức tạplà khâu thanh toán hàng nhập và thuế, đối với hàng xuất thì ngại nhất là khách hàng không đảm bảo kế hoạch giao hàng Dù vậy, công ty vẫn làm rất tốt dịch vụ này, góp phần tăng thu nhập cho đơn vị Căn bản của vấn đề là ở chỗ đối tượng để làm uỷ thác dù là xuất hay nhập Đối với các đơn vị có khả năng tài chính thì việc thực hiện hết sức thuận lợi, ngược lại nếu không đảm bảo thanh toán thì ảnh hưởngđến bản thân công ty nhận uỷ thác.

+ Ngoài ra dịch vụ XNK còn đòi hỏi phải có nghệ thuật, phải có mối quan hệ tincậy lẫn nhau và uy tín đối với KH nước ngoài, có trình độ nghiệp vụ tốt và thái độ phục vụ đúng mực Công ty quyết tâm nâng cao thu nhập dịch vụ XNK trong thời gian tới, góp phần tăng lợi nhuận mà không cần vốn đầu tư Tất nhiên cần nhận thức rõ các mối quan hệ và ảnh hưởng của nó trong quá trình thực hiện Cần xây dựng ý thức phục vụ tốt trong CBCNV, đề cao trách nhiệm và năng lực phục vụ tránh những vấn đề bất lợi có thể xảy ra thì dịch vụ XNK mới đem lại hiệu quả và dĩ nhiên có tác động ngược lại đối với công tác XNK của đơn vị.

* Liên doanh đầu tư trong và ngoài nước :

+ Nhiều năm qua công ty đã tìm đối tác để liên doanh đầu tư kể cả trong và ngoài nước nhưng còn dừng ở mức độ khá khiêm tốn Điều này có thể do định hướng đầu tư chưa rõ, quyết tâm chưa cao, chưa tạo được nguồn vốn để đưa vào đầu tư và cơ bản trong thời gian qu tổ chức công ty chưa ổn định, tài chính chưa lành mạnh, khó khăn khi triển khai các chương trình đầu tư Trong thời gian sắp tớicần đẩy mạnh công tác này, đầu tư cũng là biện pháp tăng nguồn vốn mở rộng sản xuất kinh doanh.

+ Liên doanh trong nước, xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, mặt bằng, thiết bị để tổ chức sản xuất mặt hàng thiết yếu phục vụ cho XK cũng như tiêu dùng Bằng biện pháp đó, trước mắt có thể liên doanh sản xuất các mặt hàng chủ yếu và truyền thống của công ty và các đơn vị trực thuộc đáp ứng yêu cầu XK của công ty.

+ Liên doanh nước ngoài trên cơ sở vật chất hiện có của đơn vị để tạo ra hàng XK bằng nguyên liệu lao động trong nước cộng thiết bị kĩ thuật, quy trình công nghệ và thị trường bao tiêu nước ngoài, tạo ra sản phẩm mới, chất lượng cao, mẫu mã đẹp, thâm nhập tốt vào thị trường.

+ Hợp tác liên doanh là hình thức tăng vốn nhanh nhất để làm ra lợi nhuận, vì thế yêu cầu phải chọn đúng đối tác, đúng sản phẩm, đúng thị trường thì liên doanh đầu tư mới đem lại hiệu quả Không đầu tư tràn lan, không xác định mục tiêu trướcmắt và lâu dài, làm để có làm là hết sức nguy hiểm, vì bản thân ta không đảm bảo nguồn vốn.

+ Liên doanh đầu tư là tạo điều kiện để tiếp thu trang thiết bị kĩ thuật mới, ngày càng tiên tiến hiện đại để làm ra sản phẩm tốt hơn cho thị trường Vì thế phải thận trọng tránh tiếp nhận thiết bị kĩ thuật lạc hậu.

+ Với những điều kiện tốt, liên doanh đầu tư sẽ nâng cao tay nghề công nhân, nâng cao năng suất lao động, mang lại lợi ích thiết thực cho người lao động qua thunhập.

IV Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty :1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty :

Do địa thế mặt bằng không tập trung, các công ty con hoạt động tương đối độc lập trên địa bàn rộng lớn nên công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán Theo hình thức này kế toán tại văn phòng công ty có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tai văn phòng công ty, đồng thời quản lý hướng dẫn và kiểm tra việc hạch toán tại các đơn vị nội bộ Sau đó tổng hợp thành báo cáo chungcủa toàn công ty Theo sơ đồ trên, công ty áp dụng tổ chức kế toán phân tán, gồm có: 1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 5 tổ nghiệp vụ và bộ phận kế toán ở các đơn vị nội bộ.

2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận :

Phòng KTTV : hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở VPCT, các nghiệp vụ có tính chất chung toàn công ty Đồng thời, hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán ở các ĐVNB và cuối kỳ tổng hợp số liệu kế toán ở tất cả các đơn vị vào báo cáo quyết toán toàn cty.

2.1 Trưởng phòng, phó phòng :

* Trưởng phòng : giúp Ban Tổng giám đốc quản lý, kiểm tra mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong toàn công ty, cũng như công tác hạch toán kế toán tại công ty.

* Phó phòng : gồm 2 phó phòng, 1 phụ trách tổ công nợ, 1 phụ trách tổ kiều hối Bên cạnh đó còn phụ giúp cho Trưởng phòng, thay mặt Trưởng phòng khi Trưởng phòng đi vắng, tham mưu cho Trưởng phòng các biện pháp quản lý tài chính một cách hiệu quả.

2.2 Tổ thanh toán : có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán, tình hình tài chính,tổ chức quản lý thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.

2.3 Tổ hàng hoá : phụ trách hạch toán hàng hoá XNK, hàng hoá ký gửi, hàng hoátiêu thụ nội địa và hàng hoá khác Tổ có nhiệm vụ theo dõi, quản lý tình hinh Nhập-Xuất-Tồn kho hàng hoá bằng Đồng Việt Nam và ngoại tệ Theo dõi giá vốn và doanh số hàng bán.

2.4 Tổ công nợ : theo dõi tình hình công nợ và khả năng thanh toán, thường xuyên đối chiếu công nợ với kế hoạch, đôn đốc thu hồi nợ và theo dõi tình hình liên doanh.

2.5 Tổ kiều hối: làm nhiệm vụ môi giới trong việc chuyển và gửi đồng ngoại tệ trong nước và ngoài nước, hạch toán doanh thu từ việc hưởng hoa hồng dịch vụ 2.6 Tổ tổng hợp và quản lý: hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh còn lại nằm ngoài các tổ nghiệp vụ trên, lập báo cáo định kỳ và đột xuất Quản lý việc hạch toán ở các ĐVNB và tài sản cố định toàn công ty, đưa tất cả chứng từ số liệu phát sinh vào máy tính.

 Trưởng phòng thường xuyên kiểm tra công việc của các nhân viên, còn các nhân viên thì tham mưu cho Trưởng phòng, giúp Trưởng phòng tìm ra hướng giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả và nhanh chóng Ngoài ra còn có sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên, các tổ trong phòng kế toán, các phòng ban khác nhau trong công ty, cụ thể là các bộ phận thường xuyên đối chiếu số liệu với nhau, đảm bảo số liệu được đầy đủ, chính xác, nếu có sai sót thì kịp thời chỉnh sửa, bổ sung, cùng nhau quản lý tài sản của công ty

3 Công tác kế toán tại văn phòng công ty :

* Kế toán tại VP Công ty có nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng công ty, đồng thời quản lý, hướng dẫn và kiểm tra hạch toán, kiểm toán tại các đơn vị nội bộ Công tác kế toán được tổ chức đồng bộ, thống nhất Việc tổ chức công tác kế toán tại IMEXCO phải tuân thủ theo quy chế tổ chức công tác kế

toán do công ty ban hành theo quyết định số 2079/QĐCty ngày 27/12/1995 của Công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM.

* Quy chế tổ chức công tác kế toán tại công ty, quy định văn phòng công ty và các ĐVNB hạch toán 1 cách thống nhất, khoa học, tuân thủ theo các nội dung sau : + Các đơn vị phải sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất do nhà nước ban hành để thực hiện công tác hạch toán kiểm toán.

+ Các đơn vị phải tiến hàng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo sơ đồ hạch toán đã được phòng kế toán tài vụ và lãnh đạo công ty thông qua cho phép AD.

+ Mở hệ thống sổ sách kế toán theo hệ thống sổ sách tổng hợp và chi tiết do công ty quy định.

+ Lập báo cáo quyết toán định kỳ, theo hệ thống báo cáo tài chính ban hành trong quy chế Riêng các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty hoặc các cơ quan quản lý sẽ có biểu mẫu và hướng dẫn cho mỗi đợt báo cáo.

+ Để việc quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu thành phẩm được chặt chẽ, toàn công ty áp dụng phương pháp kiểm kê là kê khai thường xuyên.

4 Công tác kế toán tại các đơn vị nội bộ :

* Các ĐVNB hạch toán toàn phần và song song với công ty để nắm được hiệu quả SXKD và luân chuyển vốn tại công ty Còn việc chịu trách nhiệm trước nhà nước vẫn là công ty Các ĐVNB thực hiện đầy đủ với công ty và nhà nước về thuế,lãi phải nộp công ty, lãi vay ngân hàng…

* Các ĐVNB hạch toán thống nhất theo sơ đồ hạch toán của công ty đề ra trên cơ sở hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành và tình hình thực hiện theo yêu cầuđiện toán hoá công tác kế toán tại công ty.

* Về công tác chứng từ ban đầu : các ĐVNB tự lập, phát hành và kí tắt trên một số chứng từ như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến tình hình SXKD tại các ĐVNB Đồng thời đơn vị được

uỷ quyền kí trên một số chứng từ như phiếu thu, phiếu chi tiền mặt Những chứng từ liên quan đến đơn vị do công ty phát hành, phòng Kế toán của công ty gửi cho ĐVNB bản sao để đơn vị theo dõi và hạch toán song song Riêng những chứng từ thu chi tiền gửi ngân hàng của ĐVNB trong tài khoản công ty thì phải do công ty lập, kí và phát hành, đơn vị sẽ nhận được bản sao để hạch toán Đối với chứng từ thu chi tiền gửi ngân hàng có liên quan đến nhiều ĐVNB thì công ty sẽ cung cấp cho đơn vị bảng phân tích ngoại tệ.

* Các ĐVNB phải tập hợp số liệu về VP công ty trước ngày 20 của tháng sau, baogồm số liệu chi tiết và tổng hợp tất cả các tài khoản Trước khi tập hợp số liệu về công ty, các ĐVNB phải đối chiếu số liệu TK 136 và 336 của VP công ty thông qua bảng kê chi tiết các TK này, đối chiếu có lập văn bản.

* Hàng tháng ĐVNB phải nộp về VP công ty: BCĐSPS, sổ kế toán kèm theo bản liệt kê toàn bộ các bút toán tập trung trong tháng, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết hàng hoá tồn kho cuối tháng Riêng sổ chi tiết tài sản cố định nộp vào cuối tháng 6 và cuối năm.

5 Mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng khác :

* Phòng KTTV sẽ tiếp nhận chứng từ từ phòng KH-KD để hạch toán, phối hợp cùng nhau thảo luận, đề xuất những biện pháp, quy trình SXKD có hiệu quả.

* Phòng KTTV cùng với phòng TC-HC theo dõi tình hình nguồn vốn kinh doanh,hiệu quả sử dụng vốn của toàn công ty Phòng KTTV sẽ hạch toán TSCĐ khi có quyết định tăng giảm TSCĐ của phòng TC-HC.

* Cụ thể : Theo quy định của công ty các vấn đề tài chính trước khi được công bố đều phải thông qua phòng KTTV Phòng KTTV phối hợp với phòng TC-HC, phòng KH-KD về các vấn đề lương bổng, nộp trích bảo hiểm theo các chế độ, mua sắm trang thiết bị, máy móc, công cụ lao động, giải quyết các thủ tục, giấy tờ về nhà đất, phân xưởng và việc thanh lý tài sản, công cụ.

* Đặc biệt phòng KTTV có quan hệ thường xuyên với phòng KH-KD, ta có thể thấy rõ mối quan hệ này thông qua các quy trình thủ tục mua, bán hàng hoá:

+ Khi có nghiệp vụ mua hàng phát sinh thì phòng KH-KD căn cứ vào tờ trình (mặt hàng gì, bán bao nhiêu, hình thức thanh toán, …) làm lệnh nhập kho chuyển sang phòng KTTV để kiểm tra lệnh (thủ tục, hợp đồng, … ) rồi trình lên BTGĐ duyệt, sau đó thì phòng nghiệp vụ mới làm phiếu nhập kho Phiếu nhập kho này được chuyển đến phòng KTTV và sau đó được chuyển tiếp xuất kho sau khi có chữ ký của người uỷ quyền của phòng nghiệp vụ ký thay.

* Tóm lại, hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty rất chi tiết và đầy đủ Việc mở thêm 1 số tài khoản chi tiết để phục vụ cho yêu cầu hạch toán là hoàn toàn phù hợpvới quy định của BTC.

1.2 Các sơ đồ hạch toán :

* Để thuận tiện cho việc hướng dẫn nghiệp vụ kế toán, kiểm tra và ghi sổ, phòng KTTV đã thiết lập các sơ đồ hạch toán hệ thống hoá, tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại công ty.

* Sơ đồ hạch toán rất dễ hiểu, nêu rõ nội dung cùng với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh Sơ đồ được lập riêng cho VPCT và ĐVNB để tiện việc hạch toán Xin giới thiệu sơ lược về sơ đồ hạch toán tại VPCT :

+ Thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vay và trả nợ vay + Hạch toán cho nghiệp vụ kinh doanh và dịch vụ.

+ Hạch toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản và các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ.

+ Hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

+ Hạch toán các nghiệp vụ tính thuế và nộp thuế vào ngân sách + Hạch toán tiêu thụ hàng XNK tự doanh.

+ Hạch toán tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm trong nội địa + Hạch toán tiêu thụ hàng ký gởi.

+ Hạch toán tiêu thụ hàng XNK uỷ thác, uỷ thác gia công, nhận ký gởi + Hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

+ Hạch toán các nghiệp vụ liên doanh đầu tư các nghiệp vụ tài chính khác + Hạch toán chênh lệch tỷ giá và đánh giá lại tài sản.

+ Hạch toán các nghiệp vụ phân phối lợi nhuận.

2 Nguyên tắc kế toán áp dụng :

* Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01/02/2004 đến ngày 31/12/2004 * Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán : Đồng Việt Nam.

* Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: các ngoại tệ quy ra USD theo tỷ giá thống kê của Ngân hàng, USD quy ra ĐVN theo tỷ giá hạch toán * Hình thức sổ kế toán áp dụng : nhật biên.

* Phương pháp kế toán TSCĐ :

+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : nguyên giá.

+ Phương pháp khấu hao cơ bản : khấu hao theo quy định tại BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính.

* Phương pháp kế toán hàng tồn kho :

+ Nguyên tắc đánh giá: hàng nhập kho được xác định theo giá thực tế mua vào, xuất theo giá bình quân gia quyền.

+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì: theo giá BQGQ + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : kiểm kê thường xuyên.

• Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhậpdự phòng: theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002.

3 Hình thức sổ kế toán áp dụng :

Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của Công Ty trong việc mua bán hàng hoá phát sinh thường xuyên Hiện nay Công Ty TNHH TM MêKông đang sử dụng hình thức sổ sách kế toán “nhật ký chung”

Hình thức kế toán nhật ký chung có ưu điểm : cách ghi chép tương đối đơn giản, dễ hiểu, các mẫu sổ gọn, số lượng hợp lý , tương đối phù hợp với Công Ty.

Sơ đồ 2.2 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú :

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra

Thuyết minh sơ đồ :

Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã được phản ảnh trên các chứng từ, kế toán kiểm tra tính chất hợp pháp hợp lệ của các chứng từ để ghi vào Nhật ký chung hoặc Nhật ký chuyên dùng ( với các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền, mua, bán hàng )

Với các đối tượng cần phản ảnh, theo dõi chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ kế toán tổng hợp còn phải ghi vào các sổ kế toán chi tiết.

Định kỳ hoặc hàng ngày căn cứ vào số liệu đã ghi vào sổ Nhật ký chung hoặc NhậtKý chuyên dùng để ghi vào Sổ cái.

Cuối tháng cộng sổ kế toán làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh từ đó dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính.

4 Hệ thống báo cáo tài chính :

* Như quy định hiện nay của Nhà nước, hệ thống báo cáo tài chính áp dụng tại công ty và ĐVNB gồm 4 biểu chính :

+ Bảng cân đối kế toán.

+ Bảng kế quả hoạt động kinh doanh + Bảng lưu chuyển tiền tệ.

+ Thuyết minh báo cáo tài chính.

* Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu kiểm tra của các cơ quan quản lý, công ty còn yêu cầu bộ phận kế toán lập các bảng bảo biểu bổ sung như :

+ Bảng cân đối số phát sinh.

+ Tổng hợp tình hình tiêu thụ toàn công ty.

+ Báo cáo chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ toàn công ty + Báo cáo chi tiết chi phí xây dựng cơ bản dở dang.

+ Báo cáo chi tiết chi phí phải trả.

+ Báo cáo chi tiết chi phí trả trước dài hạn.

+ Báo cáo chi tiết tồn kho hàng hoá, thành phẩm, vật tư toàn công tư + Báo cáo chi tiết số dư công nợ toàn công ty.

+ Báo cáo chi tiết nợ phải thu khó đòi.

+ Báo cáo chi tiết dự phòng nợ phải thu khó đòi.

PHẦN 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN

I Những vấn đề chung về tổ chức kế toán hàng hoá :

1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại : 1.1 Khái niệm :

* Hoạt động thương mại là việc thực hiện 1 hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hoặc giữa thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế – xã hội.

* Thương nhân: có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ hay các bộ phận gia đình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quy định của pháp luật.

1.2 Chức năng :

* Tổ chức và thực hiện việc mua bán, trao đổi hàng, cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân – Là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiên dùng.

1.3 Đặc điểm :

* Đặc điểm về hoạt động : hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại làlưu chuyển hàng hoá (là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá).

* Đặc điểm về hàng hoá : hàng hoá trong quá trình kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.

* Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá : buôn bán và bán lẻ.

* Đặc điểm về tổ chức kinh doanh : có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại …

* Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá : không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng lưu chuyển trong nước, hàng xuất – nhập khẩu, hàng công – nghệ phẩm, hàng nông – lâm sản – thực phẩm …) Do đó, chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng.

2 Kế toán hàng hoá :

2.1 Đặc điểm kế toán trong doanh nghiệp thương mại :

* Nội dung kế toán chủ yếu và đặc thù của DNTM là kế toán hàng hoá (kế toán quá trình lưu chuyển hàng hoá) bao gồm : kế toán mua hàng, dự trữ và bán hàng hoá.

* Tổ chức kế toán nghiệp vụ hàng hoá là nội dung tổ chức đặc trưng của DNTM và có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán của DN, giúp quản l1 và kiểm soát tài sản chặt chẽ, có vai trò quan trọng trong việc thu nhậnm xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả,giám sát việc chấp hành các chính sách, chế độ kinh tế, tài chính.

2.2 Nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hoá :

* Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất khi và trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ.

* Kiểm tra, giám sát, chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch quá trình mua hàng, bán hàng Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hoá Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hànghoá và tính thuế Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hoá kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp * Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hoá, giám giá hàng hoá … Tổ chức kiểm kê hàng hoá đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho.

3 Những yêu cầu về quản lý hàng hoá :

Quản lý chặt chẽ hàng hoá trong khâu dự trữ Thống nhất giữa các bộ phận: kế toán,kế hoạch, kinh doanh, kho.

Theo dõi cả 2 chỉ tiêu: số lượng và giá trị Theo dõi từng nơi bảo quản, từng người chịu trách nhiệm vật chất.

Chi tiết đến từng loại – nhóm – thứ, quy cách phẩn chất hàng hoá Khi cần thiết có thể quy trách nhiệm một cách rõ ràng Về tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, mã số, phương pháp tính giá.

Bảo quản hh tốt Tránh bị thất thoát.Nhằm tăng cường bảo quản hàng hoá chặt chẽ Giúp cho việc phối hợp, kiểm tra, đối chiếu số liệu được thuận lợi và so sánhđược tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế toán.

Đảm bảo quá trình kinh doanh của DN được liên tục và mang lại hiệu quả.

4 Tính giá hàng hoá : hàng hoá hiện có ở doanh nghiệp bao giờ cũng được phản ánh trong sổ kế toán và trong báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế – tức là đúng với số tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra về những hàng hoá đó Song sự hình thành trị giá vốn của hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể phân biệt ở các giai đoạn trong quá trình vận động của hàng hoá:

4.1 Trị giá vốn của hàng hoá tại thời điểm mua hàng :

* Trị giá vốn của hàng hoá tại thời điểm mua hàng chính là trị giá mua thực tế phải thanh toán cho người bán theo hoá đơn (tính theo giá bán chưa có thuế GTGT).

* Trường hợp các doanh nghiệp thương mại mua hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của cơ sở sản xuất để bán thì được khấu trừ thuế GTGT là 4% tính trên giá hàng hoá mua vào (trị giá mua hàng hoá theo hoá đơn được ghi sổ kế toán là 96%) 4.2 Trị giá vốn hàng mua nhập kho :

* Trị giá mua hàng nhập kho = Trị giá ghi trên hoá đơn + CP thu mua + Thuế NK * Trường hợp doanh nghiệp phải bỏ thêm chi phí để sơ chế, phân loại, chọn lọc nhằm làm tăng giá trị hoặc khả năng tiêu thụ của hàng hoá thì bộ phận giá trị này cũng được tính vào trị giá vốn hàng mua nhập kho.

* Nếu doanh nghiệp có tổ chức sản xuất để tạo thêm nguồn hàng thì giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất ra sản phẩm hàng hoá.

4.3 Trị giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ :

Trị giá vốn Trị giá vốn Chi phí quản lý của hàng hoá đã = hàng xuất + CPBH + doanh nghiệp phân bổ cho

tiêu thụ trong kỳ kho để bán lượng hàng hoá đã tiêu thụ

Trong đó:

Trị giá vốn Trị giá mua thực tế của hàng Chi phí mua hàng hàng xuất = hoá xuất kho để bán (kể cả + phân bổ cho hàng bán thuế nhập khẩu) đã bán * Trị giá mua thực tế hàng hoá xuất kho có thể được xác định theo 1 trong các pp :

+ Bình quân gia quyền liên hoàn hoặc cố định + Nhập trước – xuất trước.

+ Nhập sau – xuất trước.

+ Giá thực tế đích danh (nhận diện cụ thể).

* Trong trường hợp doanh nghiệp ghi chép kế toán chi tiết hàng hoá theo giá hạchtoán, cuối tháng khi đã tính được trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho kế toánsẽ tính trị giá mua thực tế hàng hoá xuất kho theo công thức :

Trị giá mua Trị giá hạch toán

thực tế hàng = của hàng xuất kho * Hệ số hàng hoá hoá xuất kho trong tháng

Lưu ý : đối với những doanh nghiệp thương mại nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì giá nhập kho còn bao gồm cả thuế GTGT nộp ở khâu mua hàng hoá.

II Kế toán mua hàng :

1 Kế toán mua hàng trong nước :

1.1 Các phương thức mua hàng và thủ tục chứng từ : * Mua hàng trực tiếp :

+ Phương thức: Theo phương thức này, doanh nghiệp cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài.

+ Thủ tục, chứng từ:

- Sau khi nhận hàng và ký vào hoá đơn của bên bán, hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Mọi tổn thất xảy ra (nếu có) trong quá trình đưa hàng hoá về doanh nghiệp do doanh nghiệp chịu trách nhiệm.

- Chứng từ mua hàng trong trường hợp này là : Hoá đơn bán hàng (trường hợp mua hàng hoá do cơ sở sản xuất để bán không thuộc diện chịu thuế GTGT), hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ; hoặc hoá đơn GTGT Các chứng này do bên bán lập.

* Mua hàng theo phương thức chuyển hàng :

+ Phương thức : Doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng mua hàng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng sẽ chuyển hàng đến giao cho doanh nghiệp theo địa điểm đã quy định trước trong hợp đồng bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài Chi phí vận chuyển bên nào phải trả tuỳ thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng + Thủ tục, chứng từ :

- Khi chuyển hàng đi thì hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận hàng và chấp nhận thanh toán.

- Chứng từ mua hàng trong phương này cũng là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do bên bán lập gửi đến cho doanh nghiệp * Trường hợp mua hàng hoá trên thị trường tự do (hàng nông, lâm, thuỷ hải sản …) người bán không có hoá đơn thì doanh nghiệp phải lập “Phiếu kê mua hàng” đểlàm căn cứ lập phiếu nhập kho và làm thủ tục thanh toán, đồng thời làm căn cứ để khấu trừ thue.á

1.2 Các phương thức và thủ tục kiểm nhận hàng nhập kho :

* Hàng hoá mua về có thể được làm thủ tục kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bánthẳng Nếu hàng hoá được nhập kho thì thủ kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hoá nhập kho theo đúng thủ tục quy định về kiểm nhận hàng hoá

Chứng từ về nghiệp vụ kiểm nhận hàng hoá nhập kho là Phiếu xuất kho do bộ phậnmua hàng lập và thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu Sau khi nhập kho xong thủ kho cùng người nhập ký vào phiếu Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên – thủ kho giữ liên 2 để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

* Trường hợp kiểm nhận hàng có phát sinh tình hình thừa, thiếu hàng hoá so với hoá đơn thì phải lập Biên bản kiểm nhận hàng để phản ánh số hàng hoá thừa thiếu làm cơ sở truy tìm nguyên nhân và xử lý.

1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước : * Tài khoản sử dụng :

TK sử dụng phản ánh đối tượng hàng hoáTrong doanh nghiệp Ngoài doanh nghiệp

Tại kho, cửa hàng,quầyhàng Đang sơ chếchọn lọc Đang trên đường

Thuê ngoài gia công

khâu mua khâu bán

+ Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường : TK này phản ánh giá trị của các loạihàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.

TK151Sdđk : xxx

PPKKTX :

- Gía trị hàng hoá, vật tư đang đi trên đường.

PPKKĐK :

- Kết chuyển giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường cuối kỳ.

- Gía trị hàng hoá, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc đã giao thẳng cho khách hàng

- Kết chuyển trị giâ thực tế của hăng hoâ, vật tư đang đi trín đường đầu kỳ.Sdck : xxx

Giâ trị hăng hoâ, vật tư đê mua nhưng còn đang đi trín đường, chưa về nhập kho.

+ Tăi khoản 156- Hăng hoâ : Tăi khoản năy phản ânh giâ trị hiện có vă tình biếnđộng của câc loại hăng hoâ của doanh nghiệp, gồm hăng hoâ tại câc kho hăng, quầy hăng, hăng giao đại lý, ký gửi Không phản ânh văo TK năy khi: hăng hoâ nhận giữ hộ, hăng mua về nhằm để sử dụng trong hoạt động SXKD Tăi khoản 156có 2 TK cấp 2 :

- TK 1562- Gía mua hăng hoâ : phản ânh giâ trị hiện có vă tình hình biến động của hăng hoâ mua văo vă đê nhập kho( tính theo giâ mua văo).

- TK 1562- Chi phí thu mua : phản ânh câc khoản chi phí thực tế phât sinh trong quâ trình thu mua số hăng hoa đễ nhập kho trong kỳ vă quâ trình phđn bổ chi phí thu mua hăng hoâ hiện có trong kỳ cho khối lượng hăng hoâ đê tiíu thụ trong kỳ vă cho khối lượng tồn kho thực tế cuối kỳ.

TK156Sdđk: xxx

- Trị giâ mua văo của hăng hoâ.- Chi phí thu mua hăng hoâ.- Thuế nhập khẩu phải nộp.

- Trị giâ hăng gia công chế biến nhập lại kho.- Trị giâ hăng hoâ bân rồi bị trả lại.

- Trị giâ hăng hoâ phât hiện thừa khi kiểm kí.

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ.

- Trị giá hàng hoá thực tế xuất kho.

- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.

- Chiết khấu mua hàng đựơc hưởng: khoản giảm giá, bớt giá mua hàng được nhận.- Trị giá hàng hoá mua về trả lại.

- Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hư hỏng, kém phẩm chất khi kiểm kê.

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ.Sdck: xxx

Trị giá hàng hoá tồn kho,bao gồm giá mua vào và chi phí mua của hàng hoá, hàng giao đại lý hoặc ký gửi, chi phí thu mua của hàng đã bán nhưng chưa được chấp nhận tiêu thụ.

+ Tài khoản 157- Hàng gửi đi bán : TK này phản ánh giá trị hàng hóa đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng; hànghoá sản phẩm như bán đại lý, ký gửi; trị giá dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp thuận thanh toán.

TK157Sdđk : xxx

PPKKTX :

- Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý ký gửi.- Trị giá lao vụ, dịch vụ đã thực hiện với khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.

- Trị giá hàng hoá, thành phẩm, lao vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại.

- Kết chuyển trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán đầu kỳ.

Sdck : xxx

Giá trị hàng hoá, thành phẩm đả gửi đi chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán

- Tài khoản 611(6112)- Mua hàng : TK này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo PPKKĐK TK 611 không có số dư cuối kỳ.TK 6112 có thể chi tiết thành 2 TK cấp 3 là 61121” giá mua hàng hoá” và 61122” chi phí mua hàng”.

TK 611(6112)- Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ.

- Trị giá thực tế gửi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ đầu kỳ.- Trị giá thực tế hàng mua đi đường đầu kỳ.

- Trị giá thực tế hàng hoá mua vào trong kỳ, hoặc hàng hoá đã bán bị trả lại trong kỳ - Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tồn kho cuối kỳ.

- Kết chuyển trị giá thực tế hàng gửi đi bán chưa xác định tiêu thụ cuối kỳ.- Kết chuyển trị giá thực tế hàng đi đường cuối kỳ.

- Trị giá hàng hoá xuất kho trong kỳ.

- Số tiền được giảm về số hàng hoá đã mua không đúng quy cách, phẩm chất như hợp đồng đã ký.

* Phương pháp phản ánh nghiệp vụ mua hàng : + Phương pháp kê khai thường xuyên :

111,112,331,… 632 Trị giá hàng mua giao thẳng(đã tiêu thụ) hoặc trị giá

Hàng giao tay ba( trừ trường hợp có tham gia thanh toán) cuối

157 kỳ

Trị giá hàng gửi bán thẳng Gía mua hàng gửi kết

1561 bán đã tiêu thụ chuyển

GM hàng nkho x/kho gửi bán giá Gmua xuất kho tiêu thụ vốn

HĐĐĐ gửi bán thẳng xử lý hàng hỏng HĐĐĐ đã tiêu thụ

154GC

nhập kho kiểm kê phát hiện thiếu , hỏng…(sau khi trừ hàng gia công bồi thường)

hàng gửi bán bị trả lại