Trộn thư bằng Microsoft Word 2003

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN THƯ BẰNG MICROSOFT WORD XP hoặc MICROSOFT WORD 2003

I Giới thiệu:

Có bao giờ các quý giáo viên in thư mời phụ huynhhọc sinh trên máy vi tính bằng cách in em này xong xoábỏ viết tên em khác vào rồi ra lệnh in tiếp, cứ làmnhư thế cho đến hết số học sinh của mình chưa? làm nhưthế quả thật quá phiền phức Trong lúc đó chắc hẵnquý thầy cô nghĩ rằng nếu như mình đã có danh sáchhọc sinh mình chỉ việc tạo một thư mời rồi cho in tất cảcác học sinh có trong danh sách mà không cần phảinhập lại tên Để giải quyết vấn đề này Microsoft Wordcho ra một ứng dụng rất hay đó là Mail Merge (trộn thư).

sach” Lưu ý trong quá trình thực hành chúng ta khôngnên để dấu ? này.

* Chú ý: Danh sách học sinh phải lưu với tên sao cho dễnhớ, vì trong danh sách này chỉ có tên các field và mỗimột field có 1 dòng tiêu đề đại diện Không có tiêu đềcho cả bảng.

3 Thanh Mail Merge.

Theo mặc định thanh Mail Merge không tự động hiểnthị sau khi cài đặt Do vậy muốn lấy được thanh MailMerge thì vào Menu View -> Toolbars -> Mail Merge Lúc nàythanh Mail Merge sẽ xuất hiện như sau:

nguồn (tức là bảng “Danh sach” mà chúng ta đã chuẩnbị ở phần II) là Word thì chúng ta bỏ qua bước 3.

3 Sau khi chọn xong một cửa số Select Table xuấthiện, chọn Sheet mà chúng ta chứa danh sách học sinh.Xong OK để sang bước kế tiếp.

4 Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn mẫu tin vàClick chọn nút Insert Merge Fields để mở hộp thoại InsertMerge Field.

Click chọn Field cần chèn và Click nút Insert Lúc này nútCancel sẽ đổi thành nút Close Click nút Close để đónghộp thoại Insert Merge Field Tiếp tục đặt con trỏ chuộtvào vị trí khác và Click chọn nút Insert Merge Fields đểmở hộp thoại Insert Merge Field, Click chọn Field cần chèn,Click nút Insert và Click nút Close để đóng hộp thoại

Insert Merge Field Cứ làm như thế cho đến hết các Field.Sau khi chèn xong bức thư sẽ có hình dáng như thế này:

Đừng lo, chúng ta chỉ cần Click vào nút View Megre Datađể xem kết quả

5 Bây giờ chỉ cần Click Print là in bình thường Xongem này Click nút Next Record để sang em kế tiết và cholệnh in cho đến hết.

* Với phương pháp này quý thầy cô chỉ cần clickNext Record rồi click Print cho đến hết mà không cầnphải ngồi gõ từng tên từng em cho mệt.

Chúc thành công!