CHƯƠNG TRÌNH HUẤN LUYỆN KỸ NĂNG GIÁM SÁT SUPERVISORY SKILL TRAINING ĐỀ TÀI HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC NỘI DUNG CHI TIẾT • • • • • Giới thiệu khái niệm Mục đích Lợi ích Đối tượng Cách thức Qui trình mẫu Hướng dẫn Cơng việc SỐ BUỔI 01 MỤC TIÊU • Nhận thức việc hướng dẫn nhân viên công việc trách nhiệm cấp quản lý/giám sát q trình phát triển Cơng ty • Lập, thực điều chỉnh kế hoạch hướng dẫn công việc cho nhân viên KHÁI NIỆM Hướng dẫn Cơng việc q trình thực tế đặn ngày giúp đỡ nhân viên nhận hội nâng cao khả làm việc họ Người hướng dẫn phải phân tích khả làm việc nhân viên mình, cung cấp cho họ kiến thức cần thiết cách nâng cao khả làm việc tạo nên môi trường hướng dẫn, thúc đẩy hỗ trợ nhằm giúp nhân viên đạt tiến Với tư cách người hướng dẫn, bạn đưa định hướng, lời khuyên khích lệ đến nhân viên Việc hướng dẫn cơng việc đòi hỏi bạn khơng đưa phán xét hay đánh giá nhân viên Nhiều nhà quản lý, theo thói quen thường bày tỏ phán xét khả thực công việc nhân viên so với mục tiêu hoạch định trước Với tư cách người hướng dẫn, bạn phải chấp nhận nhân viên làm việc theo phong cách họ tập trung giúp họ thực liên tục việc phát triển khả vốn có Hành động hỗ trợ cần sáng tạo nhiều hình thức khác Ta hướng dẫn cơng việc qua trao đổi ngắn gọn nơi hành lang việc để họ tham gia công việc vốn hoạch định chương trình phát triển kỹ làm việc nhân viên Bài tập Bạn dành phút nhớ lại việc dùng phương thức khác để giúp nhân viên thực công việc họ tốt Tuần rồi, bạn hỗ trợ ai? Một lời khuyên hay lời khích lệ bạn bổ sung vào danh sách KINH NGHIỆM HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC CỦA CƠNG TY đóng góp quan trọng việc phát triển kỹ làm việc nhân viên Hầu hết nhà quản lý thực việc hướng dẫn nhân viên hầu hết trường hợp việc hướng dẫn phản ứng tình Nghĩa có đến nhờ giúp đở quản lý việc giải vấn đề, họ đưa lời khuyên, hướng dẫn giải vấn đề Hướng dẫn Công việc chưa đa số nhà quản lý nhận thức công việc quan trọng việc phát triển nhân viên, cần phải lập kế hoạch cách chủ động ứng với nhân viên mà quản lý SỰ CHỦ ĐỘNG Việc hướng dẫn công việc mức độ phản ứng tình đem lại giá trị tồn khiếm khuyết sau: • Chỉ tập trung vào việc hồn tất cơng việc khơng đặt trọng tâm vào việc nâng cao kỹ làm việc nhân viên; • Chỉ thực phát sinh vấn đề, khó khăn nên khơng tạo liên tục việc phát triển kỹ làm việc hiệu quả; • Khơng dự tính trước nên khơng định hướng trình học hỏi, phát triển cách khoa học (chặt chẻ, rõ ràng) Mục tiêu đề tài giúp ta xem xét nên làm để lập kế hoạch cách chủ động nhằm nâng cao kỹ làm việc nhân viên; qua phát triển khả họ Quá trình hoạch định giúp ta ưu tiên hóa nỗ lực việc hướng dẫn cơng việc đến nhân viên; đồng thời, xác lập chiến thuật hỗ trợ để tạo tâm lý ổn định đến nhân viên: Họ cảm thấy ta dành hỗ trợ hữu ích vào việc, lúc nơi thích hợp họ cần đến XẾP ĐẶT ƯU TIÊN NỖ LỰC HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC Phần lớn nhà quản lý, cấp giám sát cho họ thực việc hướng dẫn công việc theo trách nhiệm với lý họ không đủ thời gian Thật sự, nguyên nhân họ chưa quản lý thời gian làm việc cá nhân cách có hiệu Chính họ thường vấp phải sai phạm sau: • Cùng lúc, cố gắng hướng dẫn công việc cho nhiều người Hiệu việc hướng dẫn tỏ mờ nhạt chiều sâu (chất lượng) thời gian việc hướng dẫn khơng đầy đủ Dĩ nhiên, khó mà đạt kết cao mong muốn với cách hướng dẫn cơng việc này; • Thường có xu hướng tập trung nỗ lực vào việc hướng dẫn người có khả làm việc Họ quên tiến từ lực lượng thường không đem lại thay đổi lớn hệ thống kết cơng việc; • Xuất phát từ kết nỗ lực nêu trên, nhà quản lý thường bỏ quên lực lượng đạt tiến đáng kể nhận nỗ lực hướng dẫn Bài tập Hãy dành cho vài phút nhớ lại thử xem có vấp phải hay nhiều lỗi vừa đề cập bên hay không? Để nhận ra, khắc phục tránh vấp phải lỗi vừa kể tương lai làm việc mình, bạn cần nhận thức bạn tài nguyên khan – - tài nguyên cần khai thác cách cẩn thận, có chiến lược q trình hoạch định hẳn hòi Q trình nên diễn sau: Tập trung nỗ lực hướng dẫn công việc cho tối đa người lúc; Có sở hợp tình hợp lý việc chọn lọc người để hướng dẫn; Ưu tiên hướng dẫn công việc thuộc lĩnh vực nhằm để phát triển Công ty; Xác định rõ mục tiêu cần đạt đến sau trình hướng dẫn phạm vi, giới hạn cơng việc VẬY AI SẼ LÀ NGƯỜI BẠN CẦN HƯỚNG DẪN? Bạn cần đánh giá chọn lựa dựa vào tiêu chuẩn sau đây: - Sự thành thạo: khả họ đủ thực công việc theo tiêu chuẩn bạn yêu cầu Tiềm năng: Họ nâng cao khả làm việc phát triển nghề nghiệp họ Công ty Động thúc đẩy: Ước muốn Tinh thần sẳn sàng để học hỏi phát triển Chế độ khen thưởng: Họ nhận lợi ích tương xứng nâng cao khả làm việc đóng góp thực tế vào kết hoạt động Cơng ty Vẫn có trường hợp nhà quản lý nâng cao động lực làm việc thông qua chế độ khen thưởng thích hợp nhân viên liên quan khơng có tiềm đáp ứng cho phát triển cơng ty Các trường hợp này, giải pháp thích hợp việc Hướng dẫn Công việc Bài tập Hãy dùng tiêu chuẩn chọn lựa người để hướng dẫn nêu để đánh giá xem bạn có đầu tư thời gian nỗ lực hướng dẫn người cần thiết hay không? Cụ thể, bạn cần làm điều sau để chọn người: Dự đốn xem có khơng người có khả làm việc cao lại muốn rời bỏ nhóm (Ví dụ: để tiến xa nghề nghiệp họ,…) Đánh giá để nhận biết chổ trũng khả làm việc nhân viên thuộc nhóm có khả cao trung bình Đánh giá tiềm người có khả thấp đến trung bình để phát triển họ trở thành người có khả làm việc hiệu cao Tiên lượng phải thời gian để phát triển người có khả thấp đến trung bình trở thành người có khả làm việc hiệu cao So sánh với quỹ thời gian thực tế mà bạn cam kết thực hiệu chương trình phát triển khả làm việc nhân viên Đây công việc dễ dàng, cách tích cực; qua đó, bạn nhận thức cách chiến lược phương pháp tổ chức hoạt động hướng dẫn công việc bạn cho nhân viên Bài tập Nếu bạn hướng dẫn cơng việc cho tối đa người trình tự hướng dẫn bạn nào? BẠN NÊN PHÁT TRIỂN NHỮNG KHẢ NĂNG LÀM VIỆC NÀO CỦA NHÂN VIÊN Thơng thường, có chiều hướng tập trung nỗ lực hướng dẫn vào mặt xấu nhất, vấn đề cấp bách nhất, lĩnh vực ảnh hưởng nhiều đến công việc Đây vấn đề nan giải, khó khăn rũi ro nên thường tạo áp lực tâm lý đến nhân viên, cảm giác ngán ngại lấn át mong muốn tiến cá nhân qua việc giải vấn đề Do vậy, nhân viên dễ xuất tâm lý chống đối lại việc hướng dẫn thúc đẩy người quản lý; khả thành công việc hướng dẫn công việc thường thấp Vấn đề ta cần nỗ lực hướng dẫn để nâng cao khả làm việc vốn yếu kém? Tốt nhất, bạn nên tập trung vào vấn đề mà đâu đó, có người giải mức độ khó giải vấn đề nằm mức khả thi so với nhân viên Bằng ngược lại, bạn dễ gặp phải chống đối (dù khơng cơng khai) Bài tập Bạn có tập trung nỗ lực hướng dẫn nhân viên để giải cơng việc khó đạt được? Chúng ta tham khảo minh họa bên dưới, tiêu Rũi ro muốn nói đến rũi ro đạt tiến việc nâng cao khả làm việc Mức độ khả làm việc Thấp Trung bình Cao Nổ lực Cao Trung bình Thấp Chế độ khen thưởng Trung bình Cao Thấp Rũi ro Cao Trung bình Thấp Trước tiên, cần tập trung vào lĩnh vực khả làm việc trung bình làm gia tăng hội (cho việc hướng dẫn bạn) sản sinh nhiều tiến thấy Điều dễ làm mang lại lợi ích theo ba cách sau đây: • Nó tạo tảng tạo đà phát triển tích cực mối quan hệ hướng dẫn cơng việc • Nó phát triển tự tin hay tự giác cao hơn; đó, làm dễ dàng giải vấn đề nan giải • Nó phát triển kiến thức kỹ thông qua việc áp dụng để thực cơng việc khác Vì vậy, để chủ động hoạch định việc hướng dẫn công việc, bạn cần phải: • Xác định mặt khả làm việc nhân viên mà bạn muốn nâng cao • Hãy định nhằm đạt kết tốt cho việc giải khía cạnh vấn đề • Hãy khía cạnh vấn đề mà ta giải đồng thời đạt tiến đáng kể việc nâng cao khả làm việc nhân viên • Khi gặp phải rũi ro lớn, cần nhớ ta không nên sập bẩy giải vấn đề mang tính cấp bách kèm với nỗ lực hướng dẫn công việc đồng thời KHI NÀO CẦN NGƯNG LẠI VIỆC HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC Bước cuối cùng kế hoạch hướng dẫn chủ động định bạn ngừng việc hướng dẫn cơng việc đến Quyết định điều giúp bạn có thể: • Phân bổ sử dụng thời gian cách hợp lý, hiệu • Tạo giữ thói quen làm việc theo mục tiêu khoảng thời gian hạn định • Có thời gian ơn lại q trình đánh giá hiệu để rút kinh nghiệm cho kỹ hướng dẫn cơng việc Bài tập Bạn thiết lập mục tiêu rõ ràng hướng dẫn cơng việc cho nhân viên mình? Và nhờ bạn có kết đánh giá sau q trình hướng dẫn mình? Có loại mục tiêu mà nhà quản lý cần đặt cho mình: Mục tiêu khả làm việc (tiêu chuẩn cụ thể cần đạt sau trình hướng dẫn) Mục tiêu thời gian (giới hạn thời gian thực việc hướng dẫn nhằm có sở cho việc phân bổ nỗ lực thực theo thời gian) Bảng kế hoạch hướng dẫn giai đoạn 1: AI CÁI GÌ MỨC ĐỘ CẦN ĐẠT KHI NÀO Bắt đầu Kết thúc Sau ưu tiên hóa việc phân phối nỗ lực hướng dẫn bạn, đến lúc bạn tìm hiểu chọn lựa hình thức, phương pháp, giải pháp thích hợp để giúp đở nhân viên NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG Có yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn phương pháp hướng dẫn bạn là: KIỂM SOÁT, TỰ DO RỦI RO Đầu tiên, bạn phải tiên lượng khối lượng Kiểm soát Tự mà người học muốn có Cách giải căng thẳng (nếu có) yếu tố vừa nêu chìa khóa đưa nhân viên đến thành cơng việc học hỏi Còn nhà quản lý, giải pháp cho căng thẳng xuất phát từ nhận thức yếu tố Rũi ro KIỂM SOÁT VÀ TỰ DO Kiểm soát Tự rõ ràng liên kết với Bạn muốn nhiều quyền kiểm soát với tư cách người hướng dẫn, người học có tự nhiêu Mối liên kết chi phối việc bạn giao việc gì, cách nào; giới hạn mà bạn khích lệ người học khám phá, để làm nhiều điều cách khác biết, để mạo hiểm; cách bạn phản ứng nhận yêu cầu giúp đỡ từ Ví dụ: có nhân viên đến đưa vấn đề cần bạn giúp đỡ, theo phản ứng năng, bạn đưa câu trả lời cho vấn đề đòi hỏi họ thực theo giải pháp đưa ra, họ quay lại gặp bạn cần thêm giúp đỡ Trong tình này, bạn nắm quyền kiểm soát chặt chẽ trao đổi học hỏi, người học tự để phản hồi lý học gặp phải khó khăn, có hội phát triển tư giải pháp Nhiều nhà quản lý hiểu việc hướng dẫn cơng việc q trình cho nhân viên câu trả lời thay cần phải nhận thức rằng, cách họ kiểm soát khiến người học phải trả giá tự họ thực giải pháp từ nhà quản lý đưa Đó cách hướng dẫn theo tư Giáo dục cổ điển, người hướng dẫn thầy giáo nắm quyền kiểm soát với việc trả giá tự người học, người học biết tn theo mơ hình học tập nỗi trội mà nhà quản lý kinh qua Chắc chắn mơ hình cổ điển có ưu điểm: nhanh chóng, truyền thẳng thơng tin, mạo hiểm, nghiêng nhiệm vụ nhiều Nhưng khiếm khuyết mơ hình rũi ro tương lai, nơi Sự sáng tạo bị bóp nghẹt Sự khác biệt trở thành hoi, nhân viên tiếp tục lệ thuộc tìm đến bạn để hỏi hay thêm nhiều giải pháp khác Nhu cầu kiểm soát cao hạn chế bạn giao nhiều việc đến nhân viên, ngược lại nhu cầu kiểm sốt bạn thấp, bạn có xu hướng giao nhiều cơng việc hơn, bạn có ý tưởng công việc (xác lập mục tiêu), bạn để nhân viên tự tìm cách thực Trong đó, xu hướng người hiếu kỳ, muốn khám phá nhiều điều theo cách riêng mình, muốn học hỏi từ sai lầm Khi người học thể mong muốn tự họ việc học hỏi, có lẽ bạn phải bỏ số kiểm sốt bạn Vấn đề đặt cho người hướng dẫn phải nhận thức mức độ rũi ro tự dành cho nhân viên, giảm thiểu việc kiểm sốt, bạn chấp nhận đến mức rũi ro nào? Bài tập Hãy suy nghĩ nhu cầu tự cá nhân bạn rơi vào tình học hỏi làm mức nhu cầu tự thay đổi tùy theo hoàn cảnh RŨI RO Người dẫn dắt người học có nhận thức riêng phản ứng khách quan rũi ro việc đánh giá mức độ rũi ro liệu có khách quan? Bạn cần đánh giá để trả lời câu hỏi sau: Có thể bạn người học thất bại? Phải người học muốn thất bại? Phải bạn muốn người học thất bại? Người học thất bại nào? Hậu người học thất bại? Bài tập Hãy nhớ lại trường hợp quan niệm rũi ro ảnh hưởng đến cách thức bạn hướng dẫn công việc đó? Quan niệm dẫn đến bạn kiểm sốt nhiều hay q trình hướng dẫn? Một cách khác, nghĩ cách thức người hướng dẫn bạn phát triển kỹ đó? Bài tập 10 Hãy nhớ lại rũi ro liên quan đến tình Bài tập Phải đánh giá rũi ro bạn chủ quan? Nếu thế, ơn lại việc quản lý tình rũi ro cho thích hợp so sánh với đánh giá bạn? TRƯỚC KHI NGƯỜI HỌC THỰC HIỆN CƠNG VIỆC Bạn cần tham gia vào cơng việc liên quan để bảo đảm người học có chuẩn bị hiệu quả, giảm thiểu rũi ro thất bại Hình thức tham gia sau: • Cùng tham gia lập kế hoạch người học; • Xem lại kế hoạch người học; • Giúp người học dự đốn trước vấn đề; • Dợt lại giai đoạn quan trọng cơng việc; • Thiết kế mơ hình cách bạn muốn thực cơng việc TRONG KHI NGƯỜI HỌC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Bạn cần tham gia trình để thấy cách thức người học thực cơng việc, có phản hồi hậu thuẩn kịp thời, thiết lập mạng lưới an tồn cần thiết Hình thức tham gia sau: • Quan sát mà khơng can thiệp; • Ln đưa phản hồi thơng tin; • Tham gia hướng dẫn cơng việc; • Can thiệp vào trường hợp khẩn cấp; • Thiết kế mơ hình cách bạn thực cơng việc SAU KHI NGƯỜI HỌC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Bạn cần tham gia vào giai đoạn sau công việc để đảm bảo người học nhớ kinh nghiệm mà họ áp dụng suốt trình thực công việc cố việc học hỏi từ kinh nghiệm Hình thức tham gia sau: • Đưa ý kiến phản hồi; • Ơn lại cơng việc với người học; • Thực lại phần cơng việc; • Tóm tắt điểm cần học hỏi; • Làm sáng tỏ việc học hỏi có ảnh hưởng tốt đến công việc tương lai Bài tập 11 Hãy nhớ lại bạn tham gia việc hướng dẫn công việc cho nhân viên giai đoạn trước, sau khi? Nếu có thể, quy theo % thời lượng mà bạn phân bổ (Ví dụ: Trước chiếm 10%, Trong chiếm 70% Sau chiếm 20%) Trong thực tế, theo cảm tính bạn thường khơng phải lúc chia việc hướng dẫn theo ba chặng Nhưng bạn dẫn dắt cách chủ động, bạn định thời điểm can thiệp thích hợp Có thể 1, hay có chặng nêu Giới hạn thời gian can thiệp tùy vào định bạn việc Kiểm soát Sự tự Mức kiểm soát cao Trước, Trong Sau Trước Sau Sau Sự tự cao Hình Sự tịnh tiến việc can thiệp kiểm sốt quyền tự Ví dụ: Khi bạn cảm thấy việc giúp đở giai đoạn lập kế hoạch thường xuyên xem lại việc thực đủ khơng cần phải có kiểm soát chặt chẽ Và người học trở nên thành thạo lẫn tự tin xu hướng giúp đỡ bạn xem lại công việc để kiểm tra tiến nhân viên, đảm bảo họ tự quản lý việc học họ cách hiệu Ngày thành công mà bạn mong đợi đến mà chí bạn khơng cần làm điều nữa! Bài tập 12 Bạn giúp đỡ làm điều đó? Bạn can thiệp vào cơng việc có lúc? Bạn can thiệp sớm thiên chế kiểm soát, hay trễ muốn dành nhiều tự cho nhân viên? Bằng cách nhìn cơng việc qua cách nhìn người học, chia cơng việc thành nhiều giai đoạn yếu tố, bạn có định tốt thời điểm can thiệp HƯỚNG DẪN VÀ HỖ TRỢ Nhận thức Rũi ro việc kiểm soát quyền tự đưa bạn đến định Cách Hướng dẫn Công việc Theo mơ hình giáo dục cổ điển hiệu mục tiêu việc hướng dẫn nâng cao kỹ năng: áp dụng kiến thức hiểu biết cách hiệu Vì định cách hướng dẫn nhằm đạt mục tiêu nhu cầu học hỏi chuyển theo cách tốt giúp nhân viên học áp dụng học TRUYỀN ĐẠT Cách hướng dẫn truyền đạt theo mơ hình dạy học thường cách hướng dẫn phổ biến nhất; đó, người hướng dẫn truyền đạt cho người học tất thông tin: họ làm gì, làm sai gì, họ nên làm gì, lần tới nên làm gì, họ phải làm này, khác Vai trò người học lắng nghe sau thực hành Trường hợp này, tập trung hướng người hướng dẫn thay người học Cách hướng dẫn truyền đạt thích hợp đáp ứng nhu cầu người học thời gian hạn hẹp để thực công việc HƯỚNG DẪN Cách hướng dẫn thảo luận thường cân truyền đạt chất vấn Sự tập trung chia cho người hướng dẫn người học người hướng dẫn thích thú với người học chia Có thể bạn dùng cách hướng dẫn truyền đạt, đồng thời bạn hỏi nhân viên câu hỏi như: Tại bạn nghĩ điều sai? Bạn thấy có cách thực hiệu không? Sự lựa chọn thích hợp theo bạn gì? Kết xãy việc này…? Như vậy, người học tham gia từ đầu người hướng dẫn việc nhận thức vấn đề thực trước trí lựa chọn thích hợp HỖ TRỢ Cách hướng dẫn hỗ trợ có đặc điểm mức độ chất vấn cao mức độ truyền đạt Sự tập trung đặt hồn tồn vào người học người hướng dẫn quan tâm đến người học trình bày Thay khơng đưa ý kiến riêng mình, Người hướng dẫn tập trung giúp đỡ người học tự suy nghĩ phát triển vấn đề, đặt câu hỏi nhằm thúc đẩy trình tự tìm tòi khám phá, câu hỏi mang tính thâm nhập chứa thể truyền đạt Vai trò người học đáp ứng lại câu hỏi nhằm phản hồi xác kinh nghiệm mình, thể cách nhìn riêng cách thực công việc Bài tập 13 Cách hướng dẫn thường dùng bạn? Lý mà bạn dùng cách ấy? Nếu có thể, bạn qui thành % số lần bạn hướng dẫn theo cách (ví dụ: Truyền đạt 70%, Thảo luận 20%, Hỗ trợ 10%)? Nếu bạn hướng dẫn theo phản ứng, cách bạn dùng truyền đạt Vì bạn thấy cần giúp đỡ hay loay hoay với cơng việc đó; nữa, hướng dẫn theo phản ứng nên bạn khơng có đủ thời gian để thực cách hướng dẫn khác truyền đạt Việc hướng dẫn theo Thảo luận Hỗ trợ cần nhiều thời gian hơn, khó thực cách hướng dẫn truyền đạt Chúng ta tham khảo sơ đồ sau: Mức kiểm soát cao Truyền đạt Thảo luận Hỗ trợ Sự tự cao Hình Cách hướng dẫn tịnh tiến kiểm soát - tự CÁCH TIẾP THU Mỗi nhà quản lý có cách giúp đỡ người khác học, Bài tập 13 giúp bạn nghĩ việc chọn cách thích hợp giúp người khác học Việc dựa vào hoàn cảnh cụ thể để chọn áp dụng 1, cách hướng dẫn Truyền đạt, Thảo luận, Hỗ trợ giúp bạn đạt hiệu cao việc hướng dẫn Bài tập 14 Gần có giúp bạn học điều gì? Cách hướng dẫn người ấy? Bạn có nhận hỗ trợ đầy đủ? Cách hướng dẫn thích hợp đến bạn? Cách thức học thật quan trọng không Hồn cảnh làm việc người học có khác nên có người thích truyền đạt, người khác lại thích thỏa thuận hỗ trợ Chọn lựa cách hướng dẫn cách học tương thích đảm bảo thành cơng người học TÌM CÁCH HƯỚNG DẪN-HỌC TƯƠNG THÍCH Cái khó tìm cách tương thích hầu hết người học khơng có thói quen suy nghĩ cách tiếp thu tốt nhất, người hướng dẫn lại có thường hướng dẫn theo cách quen thuộc Do vậy, trình tìm cách tương thích thường áp dụng theo Phương pháp Thử Sai, q trình thử nghiệm xãy sai lầm để điều chỉnh Bài tập 15 Liên hệ đến kinh nghiệm cụ thể công tác hướng dẫn bạn, cách dẫn bạn có phù hợp với cách học nhân viên liên quan? Nếu có, tương thích có bạn nhận thức xếp vô tình? Ngược lại, khơng có tương thích, bạn gặp phải vấn đề gì? Tuy nhiên, bạn đốn trước cách người học mong muốn (có thể vô thức) thông qua cách họ nhận thức rũi ro liên quan đến việc học Người học chắn có cảm nhận khoảng cách kiến thức kinh nghiệm họ so với mức độ đòi hỏi cơng việc Khoảng cách lớn e ngại nguy thất bại nhiều Về tâm lý, hiếu kỳ, lòng hiếu học mang đến cho họ tự tin cho dù nhận thức rũi ro Mức độ tự tin định đến mức độ rũi ro theo nhận thức người học QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC CÁC BƯỚC Trước Nêu lý hướng dẫn Hướng dẫn Cùng đặt mục tiêu công việc Vạch kế hoạch hướng dẫn Kiểm lại hoạch tra kế Giúp nhân viên dự VÍ DỤ • À, hướng dẫn cho cho A/C cách làm báo cáo công tác huấn luyện, tơi muốn từ hơm giao việc thực báo cáo cho A/C ln • Theo ý A/C làm báo cáo huấn luyện, mong muốn điều gì? • Tơi nghĩ muốn có báo cáo phản ảnh trung thực xãy khóa học • Rất đúng, mục tiêu Vậy cần đưa vào báo cáo chi tiết nào? • À, có lẽ chương trình khóa học, thời biểu, địa điểm, số người tham gia, tinh thần thái độ, kết học tập, cuối ý kiến đóng góp người học người dạy • Ủa, A/C chưa làm báo cáo dạng lần mà A/C tỏ thành thạo q hỉ? • Ủa, tơi nhìn thấy báo cáo khóa học với XYZ vừa A/C mà • Vậy nhớ có chi tiết sau báo cáo nhé: Một Tình hình tổng quát; Hai Nhận xét chung Ba Đề nghị Được chưa? • Được • Nào, điều A/C thấy khó thực hiện? báo khó khăn gặp phải Yêu cầu nhân viên thực khâu yếu Làm mơ hình mẫu Trong hướng dẫn Yêu cầu nhân viên thực Nhận xét Làm mơ hình mẫu u cầu nhân viên thực lại Sau Nhận xét hướng dẫn Xem lại toàn hồ sơ kế hoạch • Tơi thấy mục Nhận xét chung khó • Ừa, tơi thấy vậy, cần phải trung thực Đâu A/C thử đưa vài nhận xét khóa học mà thực cho XYZ xem nào? • Vậy hả, nhận xét chủ quan học viên tích cực, thích tham gia sơi nỗi… khơng? • Nhưng mà thực tế có khơng chứ? • Thì có Nhưng có cần báo cáo ghi hết chăng? • Chúng ta phải báo cáo việc diễn ra, phải khơng? Muốn phản ảnh trung thực tham gia huấn luyện ta phải theo dõi tình hình phản ảnh diễn tiến phiếu quan sát nè Sau đưa nội dung vào báo cáo hoàn chỉnh Đây báo cáo hồn chỉnh • À, tơi rõ • Ok, A/C biểu mẫu Ngày mai lúc bắt đầu huấn luyện đợt cho XYZ A/C theo dõi ghi vào phiếu quan sát Huấn luyện xong, A/C làm báo cáo cho XYZ Được khơng? • Chắc • Chừng A/C làm xong đưa cho xem thử softcopy trước in để phân phối nhé? • Vâng • Đây, tơi làm xong báo cáo huấn luyện cho XYZ nè, Sếp coi lại thử xem chưa? • Xong hỉ? Đâu coi xem nào… Ý kiến nhận xét tốt Nhưng thiếu thứ phải…? • Ủa, thiếu Sếp? • Coi lại gốc coi • À, tơi qn, thiếu phần ý kiến người dạy • Vậy sao?! A/C làm lại ta bàn tính tiếp hỉ? • Tôi bổ sung xong, Sếp coi lại giúp tơi chút • Tốt lắm, hồn tồn đầy đủ, nhận xét xác • Như vậy, A/C làm báo cáo huấn luyện Nhấn mạnh lại điểm yếu Vạch cách áp dụng vào trường hợp tương tự Thiết lập tiêu cơng việc • Nhớ báo cáo có phần nhận xét chung quan trọng Mỗi tham gia huấn luyện A/C nhớ theo dõi ghi phiếu quan sát cho đầy đủ viết báo cáo đạt u cầu xác Bạn khơng bỏ quên phần ý kiến người dạy đâu hỉ?! • Vâng • Cách làm báo cáo huấn luyện, báo cáo hội nghị,… nói chung - Giống điểm Vì thế, cần làm báo cáo A/C cần tham khảo mẫu báo cáo trước Phần quan trọng nhận xét chung • Từ trở đi, A/C làm báo cáo • Dạ, trước gởi cho khách hàng, Sếp coi lại giúp em lần nhé? • Ok, A/C phải nhớ báo cáo huấn luyện phải chuyển đến khách hàng chậm tuần kể từ ngày thực xong việc huấn luyện phải gởi trước gởi Invoice đến họ Đòi tiền mà khơng có báo cáo kỳ hỉ? • Tơi khơng qn đâu, có báo cáo invoice mà, tơi nhớ Sếp • Ok, A/C làm Invoice cho XYZ THỰC TẬP TÌNH HUỐNG Tình Thuận Nhóm trưởng Sản xuất, phụ trách dây chuyền máy Anh có cơng nhân quyền, người trẻ nhiệt tình cơng việc Trong nhóm có Hiến tỏ nhiều triển vọng phát triển, trung cấp kỹ thuật theo học lớp đại học buổi tối Hiến ngoại ngữ thường Thuận gio nghiên cứu tài liệu kỹ thuật Anh ngữ giải đáp thắc mắc cho anh em Hiến làm chuyền tháng tỏ yêu nghề Thuận định kèm cặp với mong muốn Hiến trở thành cánh tay đắc lực cho Hãy phân tích động hướng dẫn Thuận Tình Thành phụ trách chuyền Sản xuất Thuận Anh có cơng nhân, có Tồn non tay nghề Trong ca sản xuất hơm qua, Tồn tỏ lúng túng xử lý chai PET đưa vào phận chiết chai thường xuyên bị đổ ngã Việc Toàn dừng máy để xử lý làm chậm qui trình sụt giảm sản lượng Thành định giúp Tồn khắc phục cố Hãy phân tích động hướng dẫn Thành  ... À, hướng dẫn cho cho A/C cách làm báo cáo cơng tác huấn luyện, tơi muốn từ hôm giao việc thực báo cáo cho A/C ln • Theo ý A/C làm báo cáo huấn luyện, mong muốn điều gì? • Tơi nghĩ muốn có báo cáo... gia huấn luyện ta phải theo dõi tình hình phản ảnh diễn tiến phiếu quan sát nè Sau đưa nội dung vào báo cáo hoàn chỉnh Đây báo cáo hồn chỉnh • À, tơi rõ • Ok, A/C biểu mẫu Ngày mai lúc bắt đầu huấn. .. hồn chỉnh • À, tơi rõ • Ok, A/C biểu mẫu Ngày mai lúc bắt đầu huấn luyện đợt cho XYZ A/C theo dõi ghi vào phiếu quan sát Huấn luyện xong, A/C làm báo cáo cho XYZ Được khơng? • Chắc • Chừng A/C