Quy trình nghiệp vụ cho vay cầm cố sổ tiết kiệm Ngân hàng MHB BÀI LÀM Vai trò quản trị hoạt động doanh nghiệp Rất nhiều doanh nghiệp chưa đánh giá tầm quan trọng trình hoạt động sản xuất – kinh doanh, từ dẫn tới việc nhiều tồn tại, làm giảm lực cạnh tranh doanh nghiệp Khi nói đến chiến lược phát triển kinh doanh doanh nghiệp, người ta thường quan tâm lĩnh vực phát triển thương hiệu, mở rộng thị trường, với kế hoạch marketing tốn kém; đặt câu hỏi tạo thương hiệu, cung cấp cho thị trường mở rộng mà khơng có chúng, chi phí để tạo dựng thương hiệu, mở rộng thị trường trở nên lãng phí Đó sản phẩm sản xuất, dịch vụ cung cấp với chi phí tốt nhất, chất lượng phù hợp với nhu cầu khách hàng đáp ứng thời hạn giao hàng Một số câu hỏi cần lưu ý tới trước thực trạng quản lý hoạt động doanh nghiệp hiên là: - Đã có doanh nghiệp thật quan tâm đến việc phát lãng phí sản xuất – kinh doanh, đưa giải pháp hiệu quả? Các doanh nghiệp xác định tỷ lệ lãng phí hoạt động chưa? Đi vào doanh nghiệp dễ dàng phát lãng phí diện với mức độ nghiêm trọng - Và có giám đốc doanh nghiệp nhìn nhận vai trò máy sản xuất – kinh doanh hoạt động doanh nghiệp? Hay giao khoán tất lĩnh vực cho anh em cán quản lý trực tiếp cấp trung gian mà số đó, có cán quản lý cấp trung gian thực có kiến thức quản lý hiểu rõ quản trị hoạt động tổng thể? Câu trả lời đa số xuất thân từ cán chuyên môn, chưa qua đào tạo quản lý, quản lý dựa vào kinh nghiệm chủ yếu - Các nguồn lực vật chất sản xuất – kinh doanh mà doanh nghiệp đầu tư hoạch định sử dụng hiệu chưa? Có doanh nghiệp đánh giá được? Đó tốn cần giải nhằm nâng cao suất, cải thiện chất lượng sản phẩm , dịch vụ giảm chi phí họat động, từ nâng cao sức cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Để giải tồn nêu trên, bên cạnh việc thiết lập kế hoạch, mục tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp đại bỏ qua việc nâng caco chất lượng quản trị hoạt động doanh nghiệp cách nâng cao lực quản lý cho đội ngũ cán quản lý cấp trung gian, cho cán nghiệp vụ liên quan; thân lãnh đạo doanh nghiệp cần đánh giá nhìn nhận lại vai trò, vị trí, chế, quy trình hoạt động máy doanh nghiệp Trang bị hỗ trợ cho cán quản lý ứng dụng phương pháp quản lý phù hợp với tình trạng, trình độ, lực doanh nghiệp việc làm cần thiết Nâng cao lực cán quản lý, xây dựng liên tục cải tiến quy trình hoạt động doanh nghiệp ngày phù hợp nâng cao hiệu sản xuất – kinh doanh, tạo lợi cạnh tranh ngày tốt cho Doanh nghiệp Quản trị hoạt động dịch vụ mảng khó lĩnh vực quản trị hoạt động doanh nghiệp dịch vụ sản phẩm cung cấp trực tiếp yếu tố người, khó để đưa quy chuẩn chất lượng đảm bảo quy chuẩn Tuy nhiên khơng mà linh vực bị bỏ qua Cũng lĩnh vực sản xuất, họat động cung cấp dich vụ cần quản lý chặt chẽ để giảm thiểu “lãng phí”, ổn định chất lượng nâng cao chất lượng để trì phát triển hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cung cấp dich vụ Tổng quan quy trình cho vay cầm cố sổ tiết kiệm MHB “Cho vay cầm cố sổ tiết kiệm” sản phẩm cho vay thông dụng, phát sinh từ yêu cầu tất yếu khách hàng hoạt động nghiệp vụ cho vay bán lẻ Ngân hàng Nhóm khách hàng sản phẩm chủ yếu cá nhân có nhu cầu sử dụng vốn bất ngờ khẩn cấp so với kế hoạch tiết kiệm họ Đây sản phẩm cho vay thông dụng ngân hàng nên tất ngân hàng Việt Nam cung cấp sản phẩm với chế vô dễ dàng, thuận tiện nhanh chóng Tiêu thức đánh giá (tiêu chuẩn đo lường): Nhóm khách hàng chủ yếu cá nhân với nhu cầu vốn bất ngờ cấp thiết, tài sản đảm bảo (tiền gửi tiết kiệm) sẵn có (gần như) tuyệt đối an tồn, đó, tiêu thức đánh giá chất lượng định sau: - Thời gian giải ngân - Mức độ thuận tiện, đơn giản thủ tục, hồ sơ vay vốn - Mức độ thuận tiện, đơn giản trình thu nợ - Lãi suất - Các chi phí khác Sơ đồ quy trình tác nghiệp chính: Thủ tục, hồ sơ vay vốn: - Đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ - Giấy tờ chứng minh tiền gửi người vay - Giấy tờ chứng minh tính chất pháp lý người vay Quy trình: Quy trình cho vay Thời gian Cán Quan hệ khách hàng (QHKH) tiếp nhận đề nghị 15 phút vay vốn, kiểm tra tính xác thực giá trị khoản tiền gửi (sổ tiết kiệm); tính tốn số tiền cho vay, lãi suất phù hợp thời gian vay QHKH soạn Giấy giao nhận sổ tiết kiệm đề nghị 10 phút phong tỏa khoản tiền gửi Chuyển khách hàng ký giấy giao nhận phút QHKH chuyển Đề nghị phong tỏa sang phận kế toán phút tiết kiệm Bộ phận kế toán tiết kiệm kiểm tra tính xác thực 10 phút khoản tiền gửi, tiến hành phong tỏa khoản tiền hệ thống phần mềm Kiểm soát phận kế toán phê duyệt khoản phong tỏa phút Cán Hỗ trợ QHKH soạn Hồ sơ vay vốn gồm: 15 phút - Đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ - Giấy lĩnh tiền - Phiếu nhập kho tài sản đảm bảo Photo chứng minh thư sổ tiết kiệm cầm cố khách hàng để lưu hồ sơ Khách hàng ký giấy tờ cần thiết hồ sơ vay vốn phút HT QHKH chuyển Kiểm soát phận hỗ trợ ký kiểm 10 phút sốt hồ sơ, trình lãnh đạo cấp có thẩm quyền ký duyệt Hồ sơ vay vốn HT QHKT thực giải ngân hệ thống phần mềm 10 phút Kiểm soát phận HT QHKH phê duyệt khoản vay phút hệ thống phần mềm HT QHKH chuyển giấy nộp tiền mời khách hàng phút sang sàn giao dịch nhận tiền Kế toán sàn giao dịch kiểm tra khoản vay hệ thống, 10 - 15phút (tùy hạch toán rút tiền chi tiền cho khách hàng giá trị khoản vay) Hoàn tất giải ngân g41’-1g46’ Quy trình thu nợ Cán HT QHKH gửi thông báo nợ đến hạn cho khách 15 phút hàng Khách hàng đến ngân hàng làm thủ tục trả nợ HT QHKH lập Đề nghị giải tỏa sổ tiết kiệm 10 phút Chuyển đề nghị giải tỏa sang kiểm soát phận hỗ trợ 10 phút kiểm tra, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký phê duyệt giải tỏa Chuyển phận kế toán kiểm tra, giải tỏa, kiểm soát kế 15 phút toán phê duyệt HT QHKH lập phiếu tính lãi, Giấy nộp tiền trả nợ cho 10 phút khách hang Chuyển giấy tờ sổ tiết kiệm sang sàn giao dịch phút Kế tốn sàn giao dịch tính tốn số tiền phải thu/ phải trả 20 phút khách hàng, thực hạch toán hệ thống thu/ chi thực tế cho khách hang HT QHKH thu nợ hệ thống lập phiếu xuất kho 20 phút TSĐB Hoàn tất thu nợ 1g42’ Chiến lược quản lý LEAN Thuật ngữ “Lean manufacturing” lần xuất vào năm 1990, The Machine that Changed the World (Cỗ máy làm thay đổi giới) tác giả James Womack, Daniel Jones Danile Roos Lean sử dụng làm tên gọi cho hệ phương pháp giúp liên tục cải tiến quy trình kinh doanh Lean tiếng Anh có nghĩa tinh gọn, mạch lạc hay liền lạc Các cấp độ Lean bao gồm Lean manufacturing (sản xuất Lean), Lean enterprise (Doanh nghiệp Lean), Lean thinking (Tư Lean) Đây mơ hình – chiến lược vô quan trọng lý thuyết Quản trị hoạt động đại Lean trọng vào việc gia tăng giá trị nguồn lực từ quan điểm khách hàng Nói cách khác, phải mang lại cho khách hàng: Những họ muốn Khi họ muốn Nơi họ muốn Với giá cạnh tranh Với số lượng chủng loại họ cần Với chất lượng mong muốn Những lãng phí theo lean: Đó lãng phí nguồn lực tác động trực tiếp lên chi phí, chất lượng việc giao hàng Hàng hố tồn kho nhiều, hoạt động khơng cần thiết, tiềm nguồn nhân lực chưa khai thác, thời gian ngừng sản xuất không hoạch định thời gian thay đổi điều chỉnh hệ thống tượng lãng phí Ngược lại, việc loại bỏ lãng phí khiến cho thoả mãn khách hàng, lợi nhuận, lượng vật liệu đầu vào tính hiệu lực tăng lên Theo lean, có dạng lãng phí (được gọi muda tiếng Nhật) Lãng phí hàng tồn kho: làm nhiều hơn, sớm nhanh so với yêu cầu Sản phẩm sai lệch: sản phẩm đòi hỏi phải kiểm tra, phân loại, loại bỏ, xếp hạng so với tiêu chuẩn thành phẩm, thay sửa chữa lãng phí Sản xuất thừa tính năng: thêm nỗ lực mà không gia tăng giá trị cho sản phẩm (hoặc dịch vụ) theo quan điểm khách hàng Chờ đợi: thời gian chờ đợi thứ nhu nguồn nhân lực, vất liệu, máy móc, đo lường thơng tin Con người: khơng sử dụng hết trí óc, kỹ sáng tạo kinh nhiệp nhân lực Động cơ: hành động người, lắp đặt, thay đổi công cụ thiết bị không tăng giá trị cho sản phẩm dịch vụ Lãng phí cho lại: vật liệu phụ tùng đặt nơi khơng thích hợp, cần phải lại để nhận Việc loại bỏ giảm liên tục lãng phí mục tiêu tiến hành LEAN Đề xuất cải tiến quy trình cho vay cầm cố sơ tiết kiệm MHB: Áp dụng kiến thức LEAN hoạt động cung cấp dịch vụ mà cụ thể cung cấp dịch vụ “sản phẩm cho vay cầm cố sổ tiết kiệm” MHB, ta thấy số tồn sau: - Thời gian cung cấp dịch vụ dài (hơn 30 phút) cho sản phẩm cho vay an toàn đơn giản, nhu cầu sử dụng vốn khách hàng thường gấp - Lãng phí lại, luân chuyển chứng từ phận - Lãng phí chuyển đổi soạn, luân chuyển hồ sơ kiểm tra, hạch toán hệ thống máy tính - Lãng phí cho thời gian khách hàng trình thu nợ Đề xuất cải tiến quy trình: - Tích hợp mẫu giấy tờ hồ sơ vay chứng từ cần thiết với liệu khách hàng hệ thống phần mềm - Kết hợp quy trình cho vay thu nợ - Quy định thời gian thực giao dịch nhân viên - Quy định cụ thể mức lãi suất cho vay, thời hạn thời gian vay vốn Quy trình mới: Quy trình cho vay Thời gian Cán Quan hệ khách hàng (QHKH) tiếp nhận đề nghị 10 phút vay vốn, kiểm tra tính xác thực giá trị khoản tiền gửi (sổ tiết kiệm); tính tốn số tiền cho vay, lãi suất phù hợp thời gian vay; thực phong tỏa sổ tiết kiệm hệ thống phần mềm, in hồ sơ vay vốn, chứng từ vay vốn giấy giao nhận sổ kiêm đề nghị phong tỏa, Ủy quyền tất toán sổ tiết kiệm từ hệ thống Khách hàng ký giấy tờ phút Kiểm soát phận QHKH phê duyệt khoản giải ngân phút phong tỏa Trình lãnh đạo có thẩm quyền ký duyệt phút Chuyển chứng từ qua sàn giao dịch, chi tiền cho khách 10 phút hàng Khi đến hạn, sử dụng Giấy ủy quyền khách hàng ký 15 phút giải ngân, tự động trích tiền, tính tốn chênh lệch chuyển khoản tất tốn khoản vay Hồn tất giao dịch 41 phút Có thể thấy, sau xếp, đưa quy trình mới, “Sản phẩm cho vay cầm cố sổ tiết kiệm” nêu rút ngắn 2/3 thời gian thực nhờ giảm 10 lãng phí người, thời gian lại, thời gian chờ đợi không cần thiết, nâng cao uy tín tính nhanh nhẹn, động Ngân hàng mắt khách hàng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng lớp Giáo trình Quản trị hoạt động Thực tế hoạt động MHB Tham khảo từ mạng internet số văn pháp quy khác 11 ... vay cầm cố sổ tiết kiệm MHB Cho vay cầm cố sổ tiết kiệm sản phẩm cho vay thông dụng, phát sinh từ yêu cầu tất yếu khách hàng hoạt động nghiệp vụ cho vay bán lẻ Ngân hàng Nhóm khách hàng sản phẩm... cải tiến quy trình cho vay cầm cố sơ tiết kiệm MHB: Áp dụng kiến thức LEAN hoạt động cung cấp dịch vụ mà cụ thể cung cấp dịch vụ “sản phẩm cho vay cầm cố sổ tiết kiệm MHB, ta thấy số tồn sau:... thu nợ - Quy định thời gian thực giao dịch nhân viên - Quy định cụ thể mức lãi suất cho vay, thời hạn thời gian vay vốn Quy trình mới: Quy trình cho vay Thời gian Cán Quan hệ khách hàng (QHKH)