i LỜI CAM ĐOAN Đây luận văn tốt nghiệp hướng dẫn PGS TS Nguyễn Mạnh Tồn Tơi cam đoan số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả luận văn Đặng Thị Kim Xuân ii MỤC LỤC Trang LỜI CAM ĐOAN i MỤC LỤC ii DANH MỤC CÁC BẢNG .vii DANH MỤC CÁC HÌNH .viii MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN .4 VÀ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN .4 1.1 PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 1.1.1 Phần mềm kế tốn lợi ích việc sử dụng phần mềm kế toán .4 1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán 1.1.1.2 Tính ưu việt lợi ích việc sử dụng phần mềm kế tốn 1.1.2 Tở chức dữ liệu kế toán điều kiện sử dụng phần mềm kế tốn 1.2 CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TỐN .10 1.2.1 Chất lượng 10 1.2.1.1 Khái niệm .10 1.2.1.2 Đặc điểm chất lượng .12 1.2.2 Đánh giá chất lượng .13 1.2.3 Chất lượng phần mềm kế toán .13 1.2.3.1 Đặc tính chức .13 1.2.3.2 Độ tin cậy .14 1.2.3.3 Sử dụng 14 1.2.3.4 Tính hiệu 15 1.2.3.5 Bảo trì 15 1.2.3.6 Khả chuyển 15 1.3 CÁC TIÊU CHUẨN VỀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM 16 1.3.1 Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán 16 1.3.1.1 Đảm bảo điều kiện kỹ thuật 16 iii 1.3.1.2 Đảm bảo điều kiện người tổ chức máy kế tốn 17 1.3.1.3 Đảm bảo tính thống cơng tác kế tốn 17 1.3.2 Tiêu chuẩn phần mềm kế toán áp dụng đơn vị kế toán 18 1.3.2.1 Tuân thủ quy định Nhà nước chế độ kế toán 18 1.3.2.2 Đảm bảo khả nâng cấp, sửa đổi 20 1.3.2.3 Đảm bảo tự động xử lý số liệu .21 1.3.2.4 Đảm bảo tính bảo mật thơng tin an toàn dữ liệu .21 1.4 MỘT SỐ CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN .22 1.4.1 Quản trị hệ thống 22 1.4.1.1 Khai báo hệ thống 22 1.4.1.2 Quản lý hệ thống 23 1.4.1.3 Quản trị mạng 23 1.4.1.4 Giao diện nhập liệu 23 1.4.2 Quản lý đối tượng kế toán 24 1.4.3 Chức tổng hợp .25 1.4.3.1 Các bút tốn tởng hợp 25 1.4.3.2 Báo cáo kế toán 25 1.4.3.3 Báo cáo quản trị .26 1.4.3.4 Các báo cáo khác 26 1.4.4 Bảo mật kết xuất dữ liệu 26 1.4.4.1 Bảo mật dữ liệu 26 1.4.4.2 Lưu trữ phục hồi dữ liệu 26 1.4.4.3 Truy xuất dữ liệu 27 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC PHẦN MỀM KẾ TOÁN VIỆT NAM .29 2.1 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC CHỨC NĂNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 29 2.1.1 Quản trị hệ thống 29 2.1.1.1 Khai báo hệ thống 29 2.1.1.2 Quản lý hệ thống 30 2.1.1.3 Quản trị mạng 32 iv 2.1.1.4 Giao diện nhập liệu 32 2.1.2 Quản lý đối tượng kế toán 32 2.1.2.1 Quản lý tiền 33 2.1.2.2 Quản lý hàng tồn kho 34 2.1.2.3 Quản lý công nợ .38 2.1.2.4 Quản lý tài sản cố định 40 2.1.2.5 Quản lý vật tư, công cụ dụng cụ 40 2.1.2.6 Quản lý doanh thu, chi phí 41 2.1.3 Chức tổng hợp .41 2.1.3.1 Các bút tốn tởng hợp 41 2.1.3.2 Báo cáo kế toán 45 2.1.3.3 Báo cáo quản trị .47 2.1.3.4 Các báo cáo khác 48 2.1.3.5 Phân tích báo cáo 49 2.1.3.6 Hợp báo cáo 49 2.1.3.7 Hoạch định .49 2.1.4 Bảo mật kết xuất dữ liệu 50 2.1.4.1 Bảo mật dữ liệu 50 2.1.4.2 Lưu trữ phục hồi dữ liệu 55 2.1.4.3 Truy xuất dữ liệu 56 2.1.4.4 Kiểm soát dữ liệu 57 2.1.4.5 Quản trị mạng 60 2.2 NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ TỒN TẠI CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN VIỆT NAM HIỆN NAY 61 CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC LỰA CHỌN SỬ DỤNG, THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN .65 3.1 HỆ THỐNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VIỆT NAM .65 3.1.1 Tuân thủ quy định chế độ kế toán Việt Nam 65 v 3.1.2 Đảm bảo tính khoa học quản lý đối tượng kế toán 65 3.1.2.1 Xác định khai báo thông số hệ thống 65 3.1.2.2 Xây dựng khai báo mã 67 3.1.3 Tính xác 68 3.1.4 Tính mở 70 3.1.4.1 Lựa chọn hình thức sở kế tốn 71 3.1.4.2 Lựa chọn phương pháp đánh giá hàng tồn kho .71 3.1.4.3 Lựa chọn phương pháp tính khấu hao tài sản cố định 71 3.1.4.4 Lựa chọn phương pháp tính giá thành 72 3.1.4.5 Lựa chọn phương pháp lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ .72 3.1.4.6 Phần mềm cho phép sửa đổi mẫu biểu báo cáo .72 3.1.4.7 Sửa đổi, thiết lập công thức kết xuất số liệu 73 3.1.5 Mức độ tự động hóa cao .74 3.1.5.1 Các báo cáo kế toán lập tự động 74 3.1.5.2 Phần mềm thực bút toán kết chuyển tự động 74 3.1.5.3 Phần mềm thực xử lý bút toán trùng 75 3.1.6 Dễ sử dụng 77 3.1.7 Tính bảo mật, kiểm sốt thơng tin 77 3.1.7.1 Kiểm sốt thơng tin kế tốn 77 3.1.7.2 Đảm bảo tính bảo mật thơng tin nội 79 3.1.7.3 Phân quyền sử dụng phần mềm kế tốn .80 3.1.8 An tồn dữ liệu .80 3.1.9 Tương thích với phần mềm khác 81 3.2 GIẢI PHÁP VỀ LỰA CHỌN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 81 3.3 GIẢI PHÁP VỀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TỐN 82 3.3.1 Mơ-đun Hệ thống 83 3.3.2 Mơ-đun kế tốn: 83 3.3.2.1 Mô – đun quản lý tiền 83 3.3.2.2 Mơ-đun Kế tốn hàng hóa .84 3.3.2.3 Mô-đun quản lý nguyên vật liệu, vật tư công cụ dụng cụ 86 vi 3.3.2.4 Mô-đun quản lý công nợ .87 3.3.2.5 Mô-đun quản lý tài sản cố định .88 3.3.3 Mơ-đun Kế tốn tởng hợp .89 3.3.3.1 Xử lý bút toán trùng 89 3.3.3.2 Các bút toán tự động 89 3.3.3.3 Các biểu mẫu báo cáo 90 3.3.4 Mơ-đun bảo mật, kiểm sốt 90 3.3.4.1 Quản lý đăng nhập, thay đổi mật 90 3.3.4.2 Lưu trữ số liệu .91 3.3.4.3 Bảo trì kiểm tra số liệu 92 3.3.4.4 Kiểm tra báo cáo 92 3.3.4.5 Hướng dẫn sử dụng phần mềm .93 KẾT LUẬN 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao) vii DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng 2.1 Bảo mật liệu Phương pháp tính giá hàng tồn kho phần 2.2 mềm hỗ trợ Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm 2.3 phần mềm kế toán 2.4 Báo cáo hàng tồn kho 2.5 Các báo cáo mua hàng công nợ hàng mua Chức xử lý bút toán trùng, bút toán tự 2.6 động Các báo cáo bán hàng phần mềm thực 2.7 2.8 Phương pháp kết chuyển liệu 2.9 Dấu vết kiểm soát phần mềm 2.10 Kiểm soát xử lý liệu kế toán phần mềm Trang 31 35 36 38 39 44 47 51 54 59 viii DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu hình 1.1 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Tên hình Trang Sơ đồ tổ chức xử lý thơng tin phần mềm kế tốn Màn hình nhập mua hàng phần mềm HVL AccPro Quản lý nhật ký người sử dụng phần mềm Fast Accouting Màn hình phần mềm thực chức lưu phục hồi liệu Màn hình cho phép lựa chọn cách thức kết xuất số liệu từ phần mềm Màn hình nhập liệu khai báo số dư ban đầu cho tài khoản kế toán Bảng cân đối tài khoản kết xuất từ phần mềm PBM Bảng kê chi tiết phát sinh công nợ kết xuất từ phần mềm PBM Màn hình khai báo, sửa đổi tiêu mẫu báo cáo Bảng cân đối kế toán Màn hình khai báo cơng thức kết xuất số liệu Bảng cân đối kế tốn Màn hình khai báo bút tốn kết chuyển tự động Màn hình khai báo xử lý bút toán trùng 34 53 56 57 66 69 70 73 74 75 77 MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Kế tốn cơng cụ quan trọng thiếu hoạt động tổ chức, người nắm giữ phân tích hoạt động tài doanh nghiệp Sự phát triển cơng nghệ thơng tin giúp cho kế tốn viên chuyển dần từ cập nhật thủ công sang sử dụng tin học hóa cơng tác kế tốn, phổ biến thông qua việc sử dụng phần mềm kế tốn, giảm thiểu chi phí đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính Trị khẳng định: "Cơng nghệ thông tin động lực quan trọng phát triển, với số ngành công nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội giới đại" Phần mềm kế toán sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin giúp việc xử lý cơng việc kế tốn nhanh chóng, từ cho báo cáo kế tốn cần thiết đáp ứng yêu cầu nhà quản lý cách xác Phần mềm kế tốn khơng giải mặt phương pháp kế tốn mà giải liên quan hàng loạt vấn đề thu thập, xử lý, kiểm soát, bảo mật, tuân thủ quy định Nhà nước Trên thị trường có nhiều phần mềm hãng sản xuất khác nhau, nước nước Do thiếu định hướng nên khơng nhà sản xuất phần mềm lúng túng không chọn lựa chiến lược phát triển phù hợp, doanh nghiệp sử dụng phần mềm khơng tìm phần mềm thích hợp phục vụ cho nhu cầu thông tin quản lý Từ trước tới chưa có quy định để thẩm định chất lượng sản phẩm phần mềm kế toán, vấn đề chưa có quan đứng để kiểm chứng thơng tin Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam vấn đề cần thiết nhằm thiết kế, xây dựng lựa chọn phần mềm kế tốn Ngồi ra, cung cấp sở lý luận quan trọng cho việc phát triển tổ chức sử dụng phần mềm kế toán đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp trình phát triển kinh tế 2 MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN Mục đích luận văn nghiên cứu hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam nhằm đưa giải pháp lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp phù hợp Đồng thời để đồng hóa với giải pháp tổ chức sử dụng, luận văn đề xuất giải pháp tổ chức thiết kế, xây dựng phần mềm kế tốn Với mục đích trên, phạm vi nghiên cứu luận văn tập trung vào vấn đề: Lý luận tổng quan phần mềm kế toán, chất lượng phần mềm kế toán; Tiêu chuẩn việc sử dụng phần mềm kế toán theo pháp luật Việt Nam; Khảo sát thực tế việc thiết kế phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam; Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế tốn Việt Nam; Giải pháp tổ chức thiết kế, lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam Trong phạm vi nghiên cứu đề tài, tác giả đề cập đến phương pháp tổ chức khảo sát, phân tích thiết kế phần mềm kế tốn Khơng đề cập đến giải thuật, thuật tốn, lập trình phần mềm kế tốn PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp nghiên cứu chủ yếu tác giả vận dụng phương pháp thống kê, so sánh, phân tích tổng hợp Luận văn thu thập thông tin liên quan đến đề tài sở lý thuyết thực tiễn Tác giả tham khảo nghiên cứu liên quan như: - Trần Phước (2007), Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Mính - TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Tài -Đánh giá sản phẩm phần mềm, Bộ thông tin truyền thông 88 Điểm cần lưu ý việc thiêt kế mô-đun quản lý việc phân bổ ngun vật liệu, vật tư, cơng cụ dụng cụ Vì loại xuất sử dụng lần, phải theo dõi từ lúc xuất, thời gian bắt đầu sử dụng, thời hạn sử dụng Số lượng bút tốn phân bổ lớn (tới vài trăm) trường hợp quản lý chi tiết chi phí doanh thu theo loại hình sản xuất kinh doanh đơn vị Ngoài trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc ta lại phải sửa lại bút tốn phân bổ Chính thực thủ cơng chiếm nhiều thời gian Trên sở hầu hết bút toán phân bổ nêu lặp lại giống vào cuối kỳ kế toán cách lấy số liệu rõ ràng nên chương trình nên có chức cho phép thực tự động sinh bút toán phân bổ cuối kỳ Để thực việc phân bổ tự động ta phải khai báo tài khoản phân bổ, tài khoản nhận cho nhóm bút tốn phân bổ diễn giải nội dung bút toán phân bổ 2.2.4 Mô-đun quản lý công nợ Mô-đun tổng hợp, kế thừa liệu từ mơ-đun tốn, mơ-đun hàng hóa ngun vật liệu, vật tư, cơng cụ dụng cụ Các khoản công nợ phải thu, phải trả có số dư lưỡng tính khơng bù trừ sổ tổng hợp hai loại số dư Đa số phần mềm kế toán Việt Nam thực tốt việc theo dõi công nợ Tuy nhiên, cần phải bổ sung vào mô-đun chức theo dõi, quản lý thời gian nợ, phân tích tuổi nợ nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý công nợ doanh nghiệp 89 2.2.5 Mô-đun quản lý tài sản cố định Mô-đun thiết kế nhằm theo dõi tình hình biến động tài sản cố định doanh nghiệp Bên cạnh đó, phải thực việc tính, trích khấu hao tài sản cố định Hiện nay, đa số phần mềm kế tốn Việt Nam có thiết phân hệ hầu hết sơ sài, đơn giản nhập liệu nhằm mục đích thực trích khấu hao tài sản, chưa tổ chức sổ, thẻ theo dõi quản lý tài sản Hầu hết, thực khấu hao theo phương pháp đường thẳng, theo định kỳ hàng quý, tháng Kiến nghị luận văn:  Thiết kế bổ sung quản lý thẻ tài sản cố định, theo dõi chi tiết tăng giảm tài sản cố định, thực bút tốn trích khấu hao tự động  Thiết kế bổ sung phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm, phương pháp khấu hao nhanh (khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh) nhằm giúp doanh nghiệp lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp với điều kiện đơn vị theo quy định quản lý khấu hao tài sản cố định Bộ Tài  In báo cáo tính khấu hao, giá trị lại tài sản cố định, báo cáo kiểm kê  Cho phép sửa đổi biểu mẫu báo cáo nhằm phù hợp với yêu cầu đơn vị quản lý, sử dụng  Cho phép sửa đổi, khai báo công thức khai thác số liệu kết xuất in báo cáo  Cho phép linh hoạt chọn thời gian tính khấu hao, hạch tốn trích khấu hao tài sản cố định theo thời gian người sử dụng lựa chọn 90 3.3.3 Mơ-đun Kế tốn tởng hợp Mơ-đun có chức sau đây: Nhập liệu thơng tin đầu vào lại hệ thống thơng tin kế tốn như: phiếu kế toán, phiếu hạch toán, phiếu điều chỉnh, ngồi thơng tin nhập liệu từ môđun kể trên; Tổng hợp tất thông tin từ phân hệ, khử bút toán trùng; Thực tự động kết chuyển số liệu cuối kỳ nhập liệu thơng tin bút tốn kết chuyển khóa sổ kế toán; In sổ cái, sổ kế toán chi tiết, bảng kê tổng hợp, báo cáo kế toán (theo hệ thống báo cáo tài báo cáo quản trị) 2.3.1 Xử lý bút toán trùng Các bút toán trùng chi tiền mặt nộp vào ngân hàng hay rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, mua /bán vật tư hàng hóa tốn tiền mặt chuyển khoản, tạm ứng mua vật tư hàng hóa nhập kho, nêu chương Đề nghị xử lý theo hướng:  Thiết lập hình nhập liệu cho phép khai báo bút tốn trùng, chương trình tự động xử lý khử trùng bút tốn  Thơng qua tài khoản trung gian, phải thực công đoạn khử bút toán trùng thực tổng hợp số liệu 2.3.2 Các bút toán tự động Phần mềm kế toán phải thiết kế cho phép người dùng khai báo sửa đổi công thức để thực kết chuyển tự động bút toán kết chuyển cuối kỳ sau:  Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết kinh doanh  Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết kinh doanh 91  Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết kinh doanh  Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết kinh doanh.,… Số lượng bút toán kết chuyển lớn (tới vài trăm) trường hợp quản lý chi tiết chi phí doanh thu theo loại hình kinh doanh phận kinh doanh Ngoài trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc ta lại phải sửa lại bút tốn kết chuyển Chính thực thủ công chiếm nhiều thời gian Trên sở bút toán kết chuyển nêu lặp lại giống vào cuối kỳ kế toán cách lấy số liệu rõ ràng nên chương trình có chức cho phép thực tự động sinh bút toán kết chuyển cuối kỳ Để thực việc kết chuyển tự động, ta phải khai báo tài khoản chuyển tài khoản nhận cho nhóm bút tốn Khi tạo bút toán kết chuyển phần mềm kết chuyển số tiền tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ kỳ 2.3.3 Các biểu mẫu báo cáo Ngồi biểu mẫu báo cáo tài phần mềm hỗ trợ in vào cuối kỳ kế toán, phần mềm kế toán thiết kế cần cho phép người sử dụng sửa đổi nội dung biểu mẫu báo cáo, tự khai báo công thức kết xuất số liệu phù hợp với yêu cầu đơn vị có thay đổi chế độ sách,… 3.3.4 Mơ-đun bảo mật, kiểm sốt 2.4.1 Quản lý đăng nhập, thay đổi mật Nhằm bảo đảm số liệu kế tốn bảo mật, chương trình phần mềm phải thiết kế mô-đun quản lý đăng nhập sử dụng phần mềm 92 Chức cho phép quản lý quyền truy nhập chức theo người sử dụng Khả đảm bảo cho việc bảo mật an tồn số liệu kế tốn Phần khai báo người sử dụng chương trình phân quyền truy nhập cần có chức sau:  Thêm người sử dụng  Sửa đổi người sử dụng  Xoá người sử dụng  Phân quyền sử dụng Nếu người quản lý người sử dụng có tồn quyền truy nhập chức quyền thêm phân quyền cho người sử dụng khác Nếu khơng phải người quản lý người sử dụng sửa đổi thông tin tên đầy đủ, đổi mật truy nhập chương trình Ngồi việc phân quyền sử dụng chức chương trình cho phép phân quyền tác động đến liệu Ví dụ người sử dụng có quyền xem danh mục tài khoản mà khơng thể sửa xố, có quyền tạo chứng từ khơng có quyền sửa xố đến chứng từ 2.4.2 Lưu trữ số liệu Việc chép lưu trữ số liệu chương trình quan trọng Mặc dù xảy vào ngày đó, lý hỏng đĩa cứng, virus, xố nhầm nên số liệu chương trình bị hỏng Để khắc phục hiểm hoạ ta phải thực lưu cất giữ chương trình số liệu cập nhật hàng ngày vài ngày cố định tuần Phần mềm phải thiết kế cho phép tự động lưu số liệu vào ngày cố định tuần theo ngày khai báo phần khai báo tham số hệ thống Đúng ngày khai báo lần khỏi chương trình, người sử dụng 93 có thẩm quyền lưu giữ số liệu chưa lưu số liệu chương trình hỏi có lưu số liệu khơng Nếu trả lời có chương trình thực lưu số liệu 2.4.3 Bảo trì kiểm tra số liệu Bảo trì phần mềm nhìn chung xem phần mở rộng lặp lại chu trình phát triển phần mềm Bảo trì phần mềm bao gồm hai hoạt động chính: sửa chữa lỗi khơng phát giai đoạn phát triển kiểm tra; nâng cấp phần mềm theo yêu cầu phát sinh yêu cầu hiểu không gia đoạn phát triển Mỗi hoạt động bảo trì thực tương tự hoạt động giai đoạn phát triển, yêu cầu để dẫn đến hành động bảo trì u cầu thay đổi Do số liệu cập nhật lưu giữ nhiều ghi, file số liệu khác nhau, số lý bị sai lệch dẫn có khơng đồng bảng số liệu Khi số liệu bảng bị đồng lên báo cáo bị sai Hoặc thao tác xố số liệu số liệu chưa bị xố hẳn mà bị đánh dấu xố khơng tham gia vào tính tốn Cùng với thời gian số liệu bị xố nhiều ảnh hưởng đến tốc độ xử lý Vì vậy, định kỳ khoảng tháng lần nên thực chức bảo trì kiểm tra số liệu Kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo soát xét tất chứng từ cập nhật đầy đủ thông tin cần thiết tài khoản đối ứng, định khoản kế tốn bị lỗi, số chứng từ, hóa đơn hỗ trợ cho việc tổng hợp, thực báo cáo 2.4.4 Kiểm tra báo cáo Kiểm tra số liệu báo cáo việc kiểm tra sai sót số liệu, phần việc quan trọng cấp độ quản lý chung Trước tiến hành 94 tổng hợp báo cáo chung toàn đơn vị, thiết phải kiểm tra đầy đủ bác báo cáo toán đơn vị thành viên đơn vị (bao gồm chi nhánh, xí nghiệp, thân khối văn phòng đơn vị) Sau có báo cáo tổng hợp tồn đơn vị, cần thiết kiểm tra lại báo cáo tổng hợp chung trước gửi báo cáo Kiểm tra cấu trúc báo cáo: Kiểm tra cấu trúc báo cáo xem có khớp với cấu trúc báo cáo theo chuẩn quy định khơng (nếu khơng báo cáo khơng tổng hợp với được) Trong trường hợp đơn vị có chi nhánh đơn vị cấp phụ thuộc báo cáo thống kê định kỳ toàn đơn vị việc cộng dồn tất báo cáo đơn vị thành viên thành báo cáo tổng hợp chung để gửi lên cấp Chương trình có cho phép kiểm tra tất báo cáo toán đơn vị thành viên báo cáo tổng hợp toàn đơn vị [19] 2.4.5 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Mục đích tài liệu để ghi nhận yêu cầu phần mềm, yêu cầu thực làm để sử dụng, bảo trì/nâng cấp phần mềm nhằm giúp cho thân dự án người liên quan biết rõ tình trạng cơng việc đã, làm Việc cung cấp tài liệu hướng dẫn sử phần mềm việc làm cần thiết, giúp người sử dụng dễ dàng thao tác, sử dụng phần mềm cách hiệu Bởi thời gian cho việc hướng dẫn trước sử dụng phần mềm có giới hạn cho đơn vị cung cấp phần mềm người sử dụng Qua tài liệu hướng dẫn người sử dụng tham khảo thêm, trình thực tránh sai sót khơng đáng có thực sai quy trình 95 KẾT LUẬN CHƯƠNG Tổng hợp kết khảo sát đánh giá chất lượng phần mềm kế toán đơn vị sử dụng, với việc đánh giá từ nghiên cứu cụ thể số phần mềm kế toán, tác giả xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam Đồng thời, qua tác giả đưa kiến nghị, đề xuất giải pháp việc lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán đề xuất thiết kế cho việc xấy dựng phần mềm kế toán đảm bảo chất lượng, đáp ứng xu hướng quản lý toàn diện toàn hoạt động phận, đơn vị doanh nghiệp 96 PHIẾU KHẢO SÁT VỀ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TỐN Kính gửi: Quý Doanh nghiệp Thời đại ngày với phát triển vượt bậc công nghệ thông tin, tạo bước ngoặt mang tính cách mạng quan trọng, làm thay đổi lĩnh vực đời sống xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, công tác kế toán, doanh nghiệp thu nhiều kết khả quan giảm bớt khối lượng tính tốn, tiết kiệm nhân lực đặc biệt chất lượng báo cáo nhanh chóng, xác Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp biết đến có nhu cầu sử dụng phần mềm kế tốn Tuy nhiên, việc đưa định lựa chọn phần mềm gặp nhiều khó khăn Nhằm tìm hiểu nhu cầu sử dụng đáp ứng phần mềm kế toán cho công tác quản lý đơn vị nhằm nâng cao chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam Kính mong Quý doanh nghiệp dành chút thời gian để trả lời câu hỏi đây: Doanh nghiệp bạn có sử dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn khơng? Có  Khơng  Nếu “Có”, xin vui lòng cho biết: Tên phần mềm: ……………………………………………………………… Nhà cung cấp:………………………………………………………………… Địa :……………………………………………….……………………… Và ý kiến đánh giá phần mềm kế toán sử dụng theo tiêu chí đây: 97 Xin vui lòng cho ý kiến nhận xét vào ô đây, câu trả lời có iệt kê chi tiết chức Đối với ý kiến đánh giá mức độ quan trọng yêu cầu, điểm số cao chất lượng phần mềm đánh giá tốt STT Tiêu chí đánh giá phần mềm kế tốn Phần mềm sử Mức độ quan trọng dụng Có/ Liệt kê Không yêu cầu chi tiết I Chức quản lý đối tượng kế toán giao diện nhập liệu Quản lý đối tượng kế toán cách khoa học đối tượng chi tiết tổng hợp Độ xác phần mềm xử lý số liệu, khả tính tốn Cho phép lựa chọn nhiều hình thức sổ kế tốn Có thể bổ sung, sửa đổi thiết kế sổ kế toán Cho phép lựa chọn nhiều phương pháp tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm Quản lý tài sản cố định, công cụ 10 11 12 dụng cụ theo đối tượng sử dụng Tính khấu hao tài sản cố định theo nhiều phương pháp Theo dõi, phân bổ công cụ dụng cụ khoản trích trước, Tự động thực hạch toán định khoản kế toán Quản lý theo dõi cơng nợ chi tiết tổng hợp Tính tuổi nợ, quản lý hợp đồng khế ước vay Quản lý hàng tồn kho tính giá 98 vốn hàng xuất tồn kho theo nhiều 13 14 II 15 16 17 18 19 20 III 21 22 23 24 IV 25 26 27 28 V 29 phương pháp Màn hình nhập liệu thân thiện, gần gũi với người sử dụng Hạch toán đa tiền tệ chênh lệch tỷ giá Thực báo cáo kế tốn tởng hợp, báo cáo thuế Các bút toán kết chuyển tự động định kỳ Cho phép khai báo xử lý bút toán trùng Theo dõi chiết khấu, hàng bán trả lại Lập báo cáo tài thời điểm Thực báo cáo tài hợp Thực báo cáo toán thuế GTGT, TNDN Chức kế toán quản trị thống kê Báo cáo quản trị, nội doanh nghiệp Phân tích báo cáo Lập theo dõi thực kế hoạch Cho phép thống kê số liệu theo đối tượng kế toán, thời gian Bảo mật Phân quyền người sử dụng Theo dõi lịch sử sử dụng phần mềm Lưu trữ phục hồi liệu Khả truy xuất nguồn gốc số liệu Quản trị hệ thống Truy nhập phần mềm đồng thời 99 30 31 32 33 VI nhiều người sử dụng khác Kết nối mạng Kết xuất liên kết ứng dụng khác Kiểm soát nhập liệu kiểm tra chứng từ Bảo trì hệ thống, hướng dẫn sử dụng phần mềm Các tiêu chí đánh giá bở sung (nếu có) 34 35 36 37 Người cung cấp thông tin khảo sát: …………………………………………… Đơn vị tham gia khảo sát: …………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………………… Chân thành cảm ơn ý kiến tham gia Quý doanh nghiệp Trân trọng kính chào! Ngày… tháng … năm 2011 NGƯỜI KHẢO SÁT ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ ĐƯỢC KHẢO SÁT (Ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) 100 KẾT LUẬN Thế kỷ 21 với phát triển không ngừng công nghệ thông tin ứng dụng đặc biệt, với chủ trương cơng nghiệp hóa, đại hóa Đảng Nhà nước ta việc ứng dụng nhũng thành tựu khoa học kỹ thuật nhằm phát triển tốt lĩnh vực kinh tế - xã hội cần thiết Phần mềm kế toán ứng dụng quan trọng việc thực tin học hóa cơng tác kế toán Phần mềm kế toán giúp đơn vị sử dụng có hiệu cơng tác quản lý, kinh doanh đơn vị Trên sở phân tích tổng hợp nghiên cứu, khảo sát đơn vị sử dụng phần mềm kế tốn thơng qua Phiếu khảo sát kinh nghiệm thân trực tiếp sử dụng q trình cơng tác thực tế Luận văn đưa Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam Luận văn đề xuất giải pháp nhằm giúp người sử dụng, doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế tốn tối ưu cho đơn vị Bên cạnh đó, luận văn đề xuất giải pháp nhằm thiết kế phần mềm kế toán thật mềm dẻo, linh hoạt đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao cơng tác kế tốn Những kiến nghị, giải pháp tác giả đưa luận văn mẻ khơng tránh khỏi khiếm khuyết Rất mong nhận quan tâm, giúp đỡ Quý thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp để luận văn hoàn thiện 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 [2] Thông tư 103/2005/TT-BTC, Hướng dẫn tiêu chuẩn điều kiện sử dụng phần mềm kế toán [3] Nguyễn Thanh Bình – Đặng Thị Lệ Thu (2008), “Giải pháp nâng cao chất lượng phần mềm hướng đối tượng”, Tạp chí khoa học công nghệ, Đại học Đà Nẵng, Số 5(28) [4] TS Trần Thị Song Minh (2005), Giáo trình kế toán máy, NXB Lao động xã hội, Hà Nội [5] Trần Phước (2007), Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Mính [6] Nguyễn Văn Tân (2005), Giáo trình Kế tốn máy, NXB Hà Nội [7] TS Nguyễn Mạnh Toàn (2009), Tin học hóa cơng tác kế tốn, Đại học Đà Nẵng [8] TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Tài [9] Viện Khoa học Kỹ thuật Bưu điện (2010), Công nghệ thông tin, Đánh giá sản phẩm phần mềm, Bộ Khoa học Công nghệ [10] Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2004), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Thống kê [11] Cơng ty Cổ phần Misa (2009), Giáo trình kế tốn máy, Kế tốn doanh nghiệp, NXB Văn hóa thơng tin [12] Cơng ty TNHH PC Việt Nam (2008), Giáo trình Kế tốn Việt [13] Phần mềm Asiasoft [14] Phần mềm Bravo 6.3 102 [15] Phần mềm Fast Accounting for Education [16] Phần mềm Gecnet [17] Phần mềm Hữu Nghĩa [18] Phần mềm HVL AccPro [19] Phần mềm PBM [20] Phần mềm TT Solution [21] http://www.elib.ictu.edu.vn/Public/Index.aspx?mid=tailieuso&tdig=68 [22] http://fast.com.vn/fast-accounting/tinh-nang-san-pham/70-cac-tinh-nang- chinh-phan-mem-ke-toan-fast-accounting.html [23] http://ketoanviet.vn/?mn1=2&id=1 [24] http://www.misa.com.vn/ [25] http://www.webketoan.vn/forum/f143/tieu-chi-danh-gia-phan-mem-ke-toan7167.html?pagenumber= [26] http://www.webketoan.vn/forum/phan-mem-ke-toan/nhung-nguyen-tac- tieu-chuan-nao-trong-lua-chon-phan-mem-ke-toan-131062.html [27] http://www.webketoan.vn/forum/showthread.php?t=7167 ... dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam áp dụng thực tế bao gồm: - Hệ thống hóa lý luận chất lượng phần mềm kế toán - Cung cấp kết khảo sát đánh giá thực trạng phần. .. Việt Nam; Khảo sát thực tế việc thiết kế phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam; Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế tốn Việt Nam; Giải pháp tổ chức thiết kế, lựa chọn sử dụng phần. .. CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1 PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 1.1 Phần mềm kế tốn lợi ích việc sử dụng phần mềm kế toán 2.1.1 Khái niệm phần mềm kế tốn Phần mềm kế tốn chương trình