Đang tải... (xem toàn văn)
Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải làm như thế nào? Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng như thế nào, ưu điểm, cách vận hành… Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc. Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành xe.. Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe.
1 Kỹ năng tổ chức công việc 2 Lời giới thiệu 3 I/ KHÁI NIỆM Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải làm như thế nào? • Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng như thế nào, ưu điểm, cách vận hành… • Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc. • Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành xe • Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe. 4 1. Khái niệm • Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN. • Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao. • Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân. 5 2. Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn: Tổ chức công việc được giao. Tổ chức mạng lưới công việc. Sắp xếp hồ sơ. Sắp xếp vị trí làm việc. Xác định thứ tự ưu tiên công việc. Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… 6 II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN 1. Xác định chức năng, nhiệm vụ 2. Định biên nhân sự 3. Xác định bản mô tả công việc 4. Sắp xếp công việc cho NV. 7 1. Xác định chức năng nhiệm vụ 1.1 Xác định chức năng: • Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ. • Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. • Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm… cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn. 8 1.2 Xác định quy trình • Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực hiện được nó. • Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì? • Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H. 9 1.2 Xác định quy trình PHƯƠNG PHÁP 5W1H • Who: Ai làm việc đó. • Where: Làm việc đó ở đâu. • When: Làm việc đó khi nào? • How: Làm bằng cách nào? • Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại sao? 10 1.2 Xác định quy trình L À M GÌ VỚI H OW ? • Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó là: - Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc - Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy trình. . vị trí làm việc. Xác định thứ tự ưu tiên công việc. Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… 6 II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN 1. Xác định chức năng, nhiệm. mô tả công việc 4. Sắp xếp công việc cho NV. 7 1. Xác định chức năng nhiệm vụ 1.1 Xác định chức năng: • Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng