Đang tải... (xem toàn văn)
Cómộtsốnguyêntắcphảituânthủkhi quảnlýmộthệthốnglưutrữhồ sơ. •Nêncócáchtiếpcậnhồsơsaochocóthểnhanhchóngtìmra khi cần. •Hệthốngnên đủ đơn giản đểdễhiểuvàdễvậnhành, nếukhông, cóthểcósựnhầmlẫnvềnhữnghồsơnào đượcyêucầuvàlàmchậmtrễviệctruycập. •Khi chọnchomìnhmộthệthốnglưutrữhổsơ, cácdoanhnghiệpcầnlưu ý đếntínhlinh động đểcóthểmởrộngvànhậnmộtsố lượnglớnhồsơkhi cần.
KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ K K Ỹ Ỹ NĂNG QU NĂNG QU Ả Ả N LÝ H N LÝ H Ồ Ồ SƠ SƠ I/ KHÁI QUÁT CHUNG: 1. Khái niệm 2. Vai trò củaquảnlýhồ sơ 1. Quảnlýhồ sơ là gì ? Quảnlýhồ sơ bao gồmviệcsắpxếp, thiếtkế và xem xét lại các vănbản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đếnviệcphối hợp các nhiệmvụ, quản lý, bảoquản, tiêu hủy trong sự hoạt động củamộttổ chức 2. Vai trò củaviệcquảnlýhồ sơ •Giảm chi phí mua sắmthiếtbị • Đảmbảo cung cấp thông tin hợpthời •Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệuquả. •Cóthể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng. •Thuậnlợichoviệc chuyểngiaothôngtin hồ sơ khi nhân viên chuyểnbộ phận, nghỉ việc… 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ •Cómộtsố nguyên tắcphải tuân thủ khi quảnlýmộthệ thống lưutrữ hồ sơ. • Nên có cách tiếpcậnhồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần. •Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểuvàdễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầmlẫnvề những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậmtrễ việctruycập. • Khi chọn cho mình mộthệ thống lưutrữ hổ sơ, các doanh nghiệpcầnlưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhậnmộtsố lượng lớnhồ sơ khi cần. •- 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ •Phảixemxétviệctiếtkiệmchi phílậphệ thống và chi phí điềuhành nó. Tính có thể nén đượclàmột lý do quan trọng để bảo đảmhệ thống có thể phù hợpvớikhoảng trống sẵncó. •Phải xem xét tính an toàn chống lạinhững thứ như hỏahoạnvàsự hư hỏng hồ sơ do bụi, chấtbẩnvàmất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung củahệ thống trong điềukiệnhoạt động của tổ chứclàmột xem xét khác. • Cách tạochỉ mụccủahệ thống nên thích hợpvớimục đích và cung cấp đủ tham chiếuqualại đốivớinhững tài liệubaogồmmộtsố lãnh vực. •Phảicósự kiểmsoát để theo dõi bấtkỳ tài liệunào đượclấyra và theo dấuchúngnếucần. Hệ thống nên chính xác, nghĩalà đượcgiữ cậpnhậthóaviệclưutrữ không bị tụtlạiphíasau. 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ •Xâydựng hệ thống sắp đặthồ sơ có hiệuquả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cầnsử dụng, thiếtlậpcẩm nang, sách hướng dẫnvề danh mục sắpxếp. •Thiếtkế và sử dụng các biểumẫuthống nhấttheosự chỉ đạo chung. •Như vậy, mộttổ chứcphảithiếtkế hệ thống lưutrữ hồ sơ củamìnhphùhợpvới các yêu cầuvàbảo đảmrằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặcbiệtlà những thay đổi liên quan đếnviệcmở rộng hệ thống và các yêu cầuquảntrị hiện đại. 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ •Nênsử dụng những thiếtbị chứa đựng hiệuquả để giữ và phân biệtnhững loạihồ sơ khác nhau. • Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lạisự nhận diệntứcthời đốivớimột phân loạihồ sơ sử dụng mộtmàu nào đó. •Tàiliệucủahồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng đượclưutrữ nên ở phía trướchồ sơ. 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ •Thứ tự của các phân loạihồ sơ nên theo thứ tự củanhững đề mục chắcchắn đượcnêulại trướctiên. Vídụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếpsauđólànhững chữ viếttắtcủatênhoặc nếuquốcgialànhững phân loạichủ yếu thì chúng nên đượctiếptheo bởi tên thành phố và thị trấn. Tấtcả những phân loạihồ sơ dựatrêntừ ngữ nên theo thứ tự chữ cái củatừ hoặcchuỗicácchữ cái; các từ kép nên đượcxử lý như mộttừ. Nên tránh viếttắt trong các tên gọihồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa. •Tàiliệunên đượcchia thànhnhững nhóm nhỏ hơn để lưutrữ. Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể đượcchia thành những hồ sơ gồmtừ A đến F, G đến L, M đếnR vàtừ S đếnZ. cũng áp dụng điềutương tự cho tài liệulưutrữ theo số, theo địalý hoặcbằng mộtphương pháp khác II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ • Lưutheovần, mẫutự: • Lưutheosố, mã số • Phương tiệnvàthiếtbị lưutrữ . KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ K K Ỹ Ỹ NĂNG QU NĂNG QU Ả Ả N LÝ H N LÝ H Ồ Ồ SƠ SƠ I/ KHÁI QUÁT CHUNG: 1. Khái niệm 2. Vai trò củaquảnl hồ sơ 1. Quảnl hồ sơ. hồ sơ khi nhân viên chuyểnbộ phận, nghỉ việc… 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnl hồ sơ •Cómộtsố nguyên tắcphải tuân thủ khi quảnlýmộthệ thống lưutrữ hồ sơ.