HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ GIANG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ GIANG Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Giang MSSV : 19134415 Lớp : FNE9A Ngành : Kế toán Hệ đào tạo : Từ xa Giáo viên hướng dẫn : Ths. Đoàn Thị Trúc Quỳnh Hà Nội2017 LỜI MỞ ĐẦU Thực tế tình hình kinh tế trong những năm vừa qua cho thấy, với sự xuất hiện ngày càng nhiều của các doanh nghiệp, việc cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt hơn. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và có chỗ đứng trong nền kinh tế phải nỗ lực hết mình, có tầm nhìn chiến lược và bước đi đúng đắn. Cụ thể trong các doanh nghiệp thương mại, nếu doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, đảm bảo thu hồi vốn, bù đắp các chi phí đã bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển. Ngược lại, doanh nghiệp nào không tiêu thụ được hàng hoá của mình, xác định không chính xác kết quả bán hàng sẽ dẫn đến tình trạng “lãi giả, lỗ thật” thì sớm muộn cũng dẫn đến phá sản. Vì thế để quá trình kinh doanh được diễn ra tốt đẹp theo kế hoạch thì các khâu trong chu kỳ kinh doanh đó phải diễn ra liên tục, nhịp nhàng và kiểm soát được. Trong đó, bán hàng là một khâu quan trọng của chu kỳ quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Do đó, để quản lý tốt công tác bán hàng thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng. Tổ chức công tác hạch toán kế toán bán hàng đúng đắn, hợp lý sẽ góp phần giúp các nhà quản lý phân tích, đánh giá được hiệu quả hoạt động của công ty để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh cho phù hợp. Xuất phát từ sự cần thiết và tầm quan trọng của kế toán trong việc hạch toán bán hàng, qua quá trình học tập nghiên cứu tại trường và tìm hiểu thực tế tại Công ty Xăng dầu Hà Giang, em đã quyết định đi sâu vào nghiên cứu và tìm hiểu đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xăng dầu Hà Giang”. Ngoài lời mở đầu, kết luận thì Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm ba chương chính: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Xăng dầu Hà Giang. Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xăng dầu Hà Giang. Chương 3: Nhận xét và đề xuất hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xăng dầu Hà Giang. Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Ths. Đoàn Thị Trúc Quỳnh cùng các anh, chị kế toán của Công ty Xăng dầu Hà Giang. Tuy nhiên do khả năng tìm hiểu về tình hình thực tế còn hạn chế nên Chuyên đề thực tập tốt nghiệp không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em mong nhận được những ý kiến đóng góp để em nâng cao kiến thức cho mình cũng như phục vụ cho công tác sau này. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ GIANG 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty Xăng dầu Hà Giang 1.1.1. Đặc điểm hàng hóa, dịch vụ Từ khi thành lập cho đến nay với mục đích hoạt động là tối đa hóa lợi nhuận, giải quyết việc làm và tăng thu nhập cho người lao động. Bằng những kinh nghiệm quản lý của ban lãnh đạo cùng với đội ngũ cán bộ, công nhân viên giàu năng lực, khả năng chuyên môn cao, năng động nhiệt tình Công ty Xăng dầu Hà Giang đã và đang khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Bên cạnh những hoạt động hỗ trợ giao nhận vận tải trong nước và quốc tế, công ty cũng tham gia vào nhiều lĩnh vực kinh doanh thương mại như sau : Kinh doanh các sản phẩm dầu mỏ, dầu chuyên dụng, dầu hóa dẻo cao su, hóa chất các loại,…Kim Phát cũng là nhà phân phối dầu mỡ nhờn uy tín và lâu năm của hãng dầu nhờn nổi tiếng ExxonMobill tại Việt Nam. Kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu các sản phẩm sắt thộp, cao su tổng hợp, các sản phẩm săm lốp ô tô, xe máy, thiết bị văn phòng. Liên doanh hợp tác đầu tư sản xuất các mặt hàng xuất khẩu. Kinh doanh kho bãi, nhà xưởng, thuê, cho thuê nhà xưởng, văn phòng. Sản phẩm bôi trơn có thể ở dạng lỏng, chẳng hạn như dầu động cơ và dầu thủy lực, hoặc ở thể rắn hoặc bán rắn như mỡ hoặc băng Teflon, hoặc có thể ở dạng bột chẳng hạn như than chì khô hoặc Disulfide Molybdenum tùy thuộc vào mục đích và vị trí sử dụng. Tất cả các sản phẩm bôi trơn sử dụng cho máy móc thiết bị cơ khí được thiết kế để tạo ra một vài lớp phủ bảo vệ giữa các bộ phận chuyển động của máy móc thiết bị nhằm bảo vệ các bộ phận này khỏi sự ô nhiễm, sự mài mòn do ma sát và quá trình ô xy hóa. Các sản phẩm bôi trơn tổng hợp được sản xuất thông qua một số các quá trình chế biến hóa học giúp cải thiện đáng kể các tính chất của chất bôi trơn như khả năng kháng oxy hóa, chỉ số độ nhớt… Dầu động cơ tổng hợp được ưa chuộng sử dụng hơn so với các dầu động cơ có nguồn gốc từ dầu mỏ. Dầu bôi trơn tổng hợp cũng được ưa chuộng sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp ( dầu công nghiệp) mặc dù chi phí sử dụng ban đầu của nó đắt hơn nhiêu so với các loại dầu bôi trơn gốc dầu mỏ, tuy nhiên hiệu quả mà dầu bôi trơn tổng hợp đem lại cũng tương xứng, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của các máy móc hiện đại. Nhờ các đặc tính vượt trội giúp thời gian sử dụng dầu động cơ và dầu máy móc tổng hợp dài hơn nên giúp người sử dụng tiết kiệm được chi phí đáng kể hơn so với dầu gốc dầu mỏ, tối đa hóa được thời gian sử dụng máy móc. Khoa học và công nghệ phát triển giúp tạo ra ngày càng nhiều các sản phẩm dầu mỡ bôi trơn cao cấp, đáp ứng ngày càng nhiều các điều kiện làm việc của máy móc. Chẳng hạn như: dầu thủy lực hiện nay ngoài việc thực hiện chức năng là chất lỏng truyền lực, dầu thủy lực còn được nghiên cứu để sao cho nhẹ hơn và dễ chảy hơn để có thể lưu thông tự do qua các bơm máy nén, bên cạnh đó còn có khả năng tạo ra lớp màng bôi trơn giúp giảm ma sát và giúp cho các chi tiết chuyển động của bơm chuyển động dễ dàng. 1.1.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dịch vụ Trong các mặt hàng kinh doanh của Công ty Xăng dầu Hà Giang thì dịch vụ giao nhận vận tải trong nước và quốc tế và dầu mỡ nhờn là hai dịch vụ, sản phẩm chủ lực của Công ty, doanh thu chính của Công ty cũng nhờ kinh doanh hai mặt hàng này mang lại. Cho đến nay, Công ty Xăng dầu Hà Giang đã chiếm lĩnh được thị phần đáng kể cả khu vực nội và ngoại thành cũng như các tỉnh lân cận. Sản phẩm dầu mỡ nhờn có uy tín cao trên thị trường nhiều năm, chiếm phần lớn thị trường phía Bắc. Nhu cầu tiêu dùng sản phẩm dầu mỡ nhờn ngày càng tăng cao. Hệ thống mạng lưới phân phối rộng rãi về khả năng bán hàng và tài chính ngày càng được cũng cố vững vàng tại Công ty Xăng dầu Hà Giang. Đây là những thuận lợi và ưu thế để Công ty tiếp tục mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh thu bán hàng, tăng lợi nhuận sau thuế trong thời gian tới. Trên thị trường hiện nay, sản phẩm dầu mỡ nhờn được đưa vào trong nước ngày càng tăng và làm tăng lượng cung so với lượng cầu. Có thời điểm đã xuất hiện sản phẩm dầu mỡ nhờn giả gây tâm lý quan ngại cho người tiêu dùng. Mặt khác, sự cạnh tranh quyết liệt của các nhãn hiệu sản phẩm dầu mỡ nhờn nước ngoài như Castrol,…cũng gây không ít khó khăn cho vấn đề tiêu thụ hàng hóa của Công ty, đòi hỏi ban lãnh đạo Công ty phải luôn tìm tòi những hướng đi mới trong việc tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh bán hàng. Danh sách khách hàng thường xuyên của công ty: Công ty TNHH Thanh Phụng (Phụ gia cho bê tông) Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Thành Đại (Sắt, thép các loại ) Công ty CP Xây lắp và Sản xuất Cơ khí Phú Cường (Phụ tùng thay thế) Công ty TNHH Thương mại Phát triển Thu Mai (Xi măng các loại) Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát, Công ty Sản xuất Thép Úc SSE, 1.1.3. Phương thức bán hàng và cung cấp dịch vụ Trong những năm gần đây, Công ty Xăng dầu Hà Giang đã trưởng thành và đạt được những thành tựu đáng khích lệ trong công tác bán hàng và cung cấp. Là một doanh nghiệp tự chủ, sáng tạo trong kinh doanh, Công ty luôn thích ứng với những thay đổi của nền kinh tế thị trường thị trường và luôn tìm được chỗ đứng quan trọng cho mình trên kinh tế thị trường hàng hóa. Chính điều này, đã giúp cho Công ty đạt được những thành tích như ngày hôm nay, có thể khẳng định sự phát triển đó là do Công ty luôn quan tâm chú trọng đến khâu đầu ra của sản phẩm mà trọng tâm là công tác bán hàng và cung cấp dịch vụ. 1.1.3.1. Phương thức bán buôn Đây là phương thức này diễn ra chủ yếu đối với khách hàng được lựa chọn từ trước. Đây là hoạt động bán hàng chính của Công ty, hàng năm đem lại khoản doanh thu, lợi nhuận lớn, tránh được hiện tượng thất thoát vốn và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn kinh doanh hay khách hàng nợ đọng, dây dưa chiếm dụng vốn của Công ty nên phương thức bán hàng này rất được chú trọng và đầu tư tìm nguồn khách hàng. Trong phương thức bán buôn này, Công ty thường dựa vào chứng từ là các hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này, hoat động bán hàng của Công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật cũng như pháp lý, mặt khác Công ty còn có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng hóa tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hoạt động bán hàng của Công ty. Còn về việc giao hàng cho khách hàng và kí kết hợp đồng kinh tế là do phòng Kinh doanh và thủ kho thực hiện, hợp đồng kinh tế được lập thành 03 bản: 01 bản: Phòng kinh doanh lưu giữ 01 bản: Chuyển tới phòng kế toán, để làm căn cứ viết hóa đơn GTGT. 01 bản: Khách hàng lưu giữ Hiện nay, Công ty không áp dụng chiết khấu trong bán hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đưa ra phù hợp với mức giá của công ty. Khi khách hàng đến mua hàng hóa với số lượng lớn thì Công ty có thể áp dụng phương pháp giảm giá trực tiếp trên hóa đơn để khuyến khích khách hàng mua sản phẩm nhiều hơn. 1.1.3.2. Phương thức bán lẻ Hiện nay, tại công ty chỉ áp dụng phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, nhân viên bán hàng phải lập báo cáo bán hàng để đưa lên phòng kế toán kèm theo báo cáo sổ quỹ tiền mặt và lệnh giao hàng được kí duyệt. 1.1.4. Phương thức thanh toán Về phương thức thanh toán, công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khác hàng như thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản,… 1.1.4.1. Với phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Thì việc giao hàng và thanh toán được thực hiện ở cùng một thời điểm, do đó việc bán hàng được coi là hoàn tất ngay sau khi giao hàng và nhận tiền của khách hàng. 1.1.4.2. Với phương thức thanh toán chậm Phương thức này có đặc trưng cơ bản là từ khi giao hàng cho tới khi thanh toán tiền thì có một khoảng thời gian nhất định do hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế đã kí. 1.1.4.3. Với phương thức thanh toán qua ngân hàng Gồm hai phương thức như sau: Hình thức 1: Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện khách hàng đã chấp nhận thanh toán, việc bán hàng được xem là đã thực hiện, công ty chỉ cần theo dõi việc thanh toán với khách hàng qua ngân hàng. Hình thức 2: Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện khách hàng có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa đã mua, do số hàng gửi đến bên khách hàng không đúng với hợp đồng về số lượng cũng như chất lượng. Trong trường hợp này, Công ty cần theo dõi tình hình chấp nhận thanh toán hay không của khách hàng để xử lý phù hợp đảm bảo lợi ích của công ty mình và khách hàng. 1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty Xăng dầu Hà Giang Ban Giám đốc: Là bộ phận trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng kinh tế phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ đăng kí kinh doanh, mã số thuế, số tài khoản, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Phòng Kế toán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thời hạn thanh toán. Phòng Kinh doanh: Trực tiếp xây dựng kế hoạch mua bán các sản phẩm mà công ty đang kinh doanh từ đó lên kế hoạch vận chuyển hàng đến các khách hàng hay các đơn vị có nhu cầu sử dụng. Tổng hợp kế hoạch kinh doanh, đồng thời kiểm tra việc thực hiện kế hoạch trong toàn công ty. Dựa theo các hợp đồng kinh tế để trình giám đốc công ty xét duyệt và ký kết theo dõi quản lý việc thực hiện các hợp đồng (Đã ký) kết, cân đối việc nhập, xuất hàng tồn kho, tiếp thu và giao dịch với khách hàng dưới sự chỉ đạo, giám sát trực tiếp của Giám đốc. Trực tiếp tiếp thị để bán hàng vào các đơn vị kinh tế trọng điểm và vào thị trường mới, đồng thời giữ vững thị trường đã và đang hoạt động. Có các chính sách kiểm soát bán hàng chặt chẽ: Phòng Kế toán: Công tác phân loại sản phẩm và theo dõi chi tiết số nhập, xuất, tồn kho và cả tình hình biến động về giá cả của sản phẩm được thực hiện phù hợp với các điều kiện thực tế tại Công ty. Luôn có tính chính xác, đầy đủ cao. Nhờ vậy, mà Công ty có thể nắm bắt được dễ dàng toàn diện cũng như chi tiết các loại sản phẩm, dịch vụ tại Công ty. Hệ thống nhà kho chứa sản phẩm, phòng kế toán, phòng kinh doanh của Công ty có sự gắn bó chặt chẽ với nhau. Khi cần có thể tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu sản phẩm nhập, xuất, tồn kho nhằm đảm bảo tốt cho công tác quản lý sản phẩm chặt chẽ. Trong quá trình kinh doanh, Công ty luôn thực hiện đúng, đầy đủ mọi chính sách, chế độ kế toán tài chính mà Nhà nước đã ban hành. Thực hiện đầy đủ, nghiêm chỉnh và chấp hành nghĩa vụ nộp thuế một cách đầy đủ đối với Nhà nước theo đúng khoản doanh thu, lợi nhuận phát sinh. Trong công tác tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, tài khoản kế toán và quy trình hạch toán kế toán cũng như luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty luôn đúng theo những quy định của chế độ kế toán đã ban hành và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Ngoài ra, Công ty cũng rất chú trọng đến việc hiện đại hoá và chuyên môn hóa công việc hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong kì. Trong quá trình bán hàng, Công ty luôn chủ động tìm cách nắm bắt nhu cầu thông tin của khách hàng, tạo điều kiện cho việc mua hàng và thanh toán tiền hàng được diễn ra thuận tiện, nhanh chóng và chính xác để nhằm nâng cao uy tín của Công ty với khách hàng trên thị trường. Bộ phận bán hàng: Nhân viên bán hàng cần nhận được từ trước sự phê duyệt của Trưởng phòng kinh doanh trước khi tiến hành đi tìm kiếm thị trường, định kỳ hàng tuần trình lên Trưởng phòng kế hoạch bản báo cáo về lượng hàng tồn kho và xu hướng tiêu dùng trong tháng trước, từ đó lập kế hoạch mua hàng tháng sau. + Cán bộ hỗ trợ kinh doanh thực hiện liên hệ và chăm sóc khách hàng khi nhận được các thông tin về khách hàng của các nhân viên kinh doanh để tăng tính chuyên nghiệp trong bán hàng của Công ty. + Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt. + Hoá đơn chỉ nên lập căn cứ vào: 1) Phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận. 2) Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng. 3) Hợp đồng kinh tế và công nợ đã được đối chiếu. Công ty ghi lại trên hoá đơn hoặc trên sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ GIANG 2.1. Kế toán bán hàng tại Công ty Xăng dầu Hà Giang 2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng 2.1.1.1. Chứng từ sử dụng Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho Phiếu thu tiền mặt Giấy báo có của Ngân hàng 2.1.1.2. Tài khoản sử dụng TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Bên Nợ: Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, XK, BVMT); Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ; Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ; Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ; Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 Xác định kết quả kinh doanh. Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán. Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ. Tại Công ty Xăng dầu Hà Giang, tài khoản 511 được mở chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 5111 – Doanh thu bán sản phẩm dầu nhờn Mobil + Tài khoản 5112 – Doanh thu cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải 2.1.1.3. Quy trình luân chuyển chứng từ Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bán hàng, kế toán bán hàng tiến hành lập phiếu xuất kho và viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển; Liên 2: Giao cho khách hàng; Liên 3: Lưu nội bộ. Sau đó, khách hàng cầm hoá đơn GTGT cùng các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, phiếu thu,…xuống kho để nhận hàng. Đồng thời, công ty sử dụng luôn phiếu xuất kho để phản ánh giá vốn hàng bán. Thủ kho, sau khi đã kiểm tra đối chiếu các thông tin trên các chứng từ kế toán sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng rồi xuất hàng cho khách hàng, nhằm đảm bảo để không có sai sót gì khi xuất hàng giao cho khách hàng. Sau đó, Thủ kho tiến hành ghi ngay vào thẻ kho tên hàng hoá, số lượng xuất kho để sau này theo dõi hàng tồn kho. Sau đó, chuyển lên cho kế toán để tiến hành ghi các sổ kế toán liên quan. Tiếp đó, kế toán bán hàng sẽ vào bảng kê doanh thu bán hàng được tập hợp cho tất cả các khách hàng mua hàng trong kì. Tiếp đến, kế toán bán hàng có trách nhiệm lập báo cáo bán hàng theo từng loại sản phẩm bán được trong tháng để Công ty có kế hoạch mua sản phẩm cho những tháng tiếp theo, đồng thời nắm bắt được những sản phẩm nào được bán chạy đem lại nhiều doanh thu. Biếu số 2.1: Hóa đơn GTGT HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTGT3001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu: AA16P Liên 3: Lưu nội bộ Số: 0007370 Ngày 05 tháng 03 năm 2016 Đơn vị bán hàng: Công ty Xăng dầu Hà Giang Mã số thuế: 5100100046 Địa chỉ: Tổ 18, Phường Nguyễn Trãi, Thành phố Hà Giang, tỉnh Hà Giang Số tài khoản: 3451000006913 tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Hà Giang Điện thoại: 02193867212 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Đức Tên đơn vị: Công ty TNHH Nhựa Anh Đức Địa chỉ: Số 318 Tổ 25, phường Hoàng Văn Thụ, Hà Giang. Số tài khoản: 102014000019488 tại Ngân hàng TMCP Công thương Chi nhánh Đồng Văn Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 5100071041 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Dầu nhờn Mobil Thùng (20L) 100 1.886.036 188.603.600 Cộng tiền hàng 188.603.600 Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT 18.603.360 Tổng cộng tiền thanh toán 207.463.960 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm linh bảy triệu, bốn trăm sáu mươi ba nghìn, chín trăm sáu mươi đồng.. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,đóng dấu, họ tên) Biểu số 2.2: Bảng kê Doanh thu bán hàng BẢNG KÊ DOANH THU BÁN HÀNG Tháng 03 năm 2016 Chứng từ Diễn giải Thu bằng TM Thu bằng TGNH Phải thu KH Số Ngày 0007370 050316 Bán hàng cho Cty Nhựa Anh Đức 188.603.600 0007371 090316 Bán hàng cho Cty Năng Lượng Mặt trời 565.810.800 0007372 110316 Bán hàng cho Cty Việt Thái 754.414.400 0007373 150316 Bán hàng cho Cty Hòa Nam 2.080.005.400 … … … … … … Cộng 51.710.748.128 16.957.091.556 68.667.839.648 Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2016 Người lập Kế toán (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Biểu số 2.3: Báo cáo số lượng hàng bán BÁO CÁO SỐ LƯỢNG HÀNG BÁN Tháng 03 năm 2016 STT Tên hàng Quy cách ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Dầu nhờn Mobil 20L Thùng 100 1.886.036 188.603.600 2 Dầu nhờn Mobil 20L Thùng 300 1.886.036 565.810.800 3 Dầu nhờn Mobil 20L Thùng 400 1.886.036 754.414.400 4 Dầu nhờn Mobil 200L Thùng 100 20.800.054 2.080.005.400 … … … … … … Cộng 137.335.679.332 Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2016 Người lập Kế toán (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Biểu số 2.4: Sổ chi tiết TK5111 SỔ CHI TIẾT Tên tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng dầu nhờn Mobil Tháng 03 năm 2016 Chứng từ Diễn giải TK đư Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có A B C D 1 2 Số phát sinh 050316 0007370 Xuất bán cho KH 112 188.603.600 090316 0007371 Xuất bán cho KH 111 565.810.800 110316 0007372 Xuất bán cho KH 111 754.414.400 150316 0007373 Xuất bán cho KH 131 2.080.005.400 … … … … … … 304 KC001 Kết chuyển DTBH 911 137.335.679.332 Cộng số phát sinh 137.335.679.332 137.335.679.332 Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang… Ngày mở sổ:… Ngày 31 tháng 03 năm 2016 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 2.5: Sổ cái TK511 SỔ CÁI Tháng 03 năm 2016 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511 NT GS CT Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang số TT dòng Nợ Có Số phát sinh 0503 7370 0503 Xuất bán 112 188.603.600 0903 7371 0903 Xuất bán 111 565.810.800 1103 7372 1103 Xuất bán 111 754.414.400 1503 7373 1503 Xuất bán 131 2.080.005.400 … … … … … … … … … 3103 KC01 3103 KC DTBH 911 819.600.351.900 Cộng số phát sinh 819.600.351.900 819.600.351.900 Sổ này có 15 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 15 Ngày mở sổ:… Ngày 31 tháng 03 năm 2016 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.1.2. Kế toán giảm doanh thu bán hàng Hiện nay, Công ty Công ty Xăng dầu Hà Giang đang thực hiện chiết khấu thương mại trực tiếp trên hóa đơn GTGT cho khách hàng nên kế toán không sử dụng TK 521. Ngoài ra, Công ty Xăng dầu Hà Giang cũng không có kế toán giảm giá hàng bán và kế toán hàng bán bị trả lại vì do đặc điểm của sản phẩm là đóng trong thùng và nhập nguyên lô từ trong nước và nước ngoài về. 2.1.3. Kế toán giá vốn hàng bán 2.1.3.1. Chứng từ sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu nhập kho Hóa đơn GTGT Lệnh xuất kho Biểu số 2.6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 05 tháng 03 năm 2016 Số: 0103 Nhân viên nhận hàng: Nguyễn Thị Thanh Địa chỉ: Nhân viên bán hàng Lý do xuất kho: Xuất bán theo đơn đặt hàng của khách hàng Nơi giao hàng: Kho công ty TT Tên hàng Mã số ĐVT Kho Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E 1 2 3=12 1 Dầu nhờn Mobil DNM Thùng (20L) Cty 100 943.018 94.301.800 Cộng 94.301.800 Tổng số tiền bằng chữ: Chín mươi tư triệu, ba trăm linh một nghìn, tám trăm đồng chẵn.. Ngày 05 tháng 03 năm 2016 Người lập biểu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc 2.1.3.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ kế toán sử dụng TK632 Giá vốn hàng bán. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 632 Giá vốn hàng bán Bên Nợ: + Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ. + Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ; + Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra; + Chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn thành; + Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết). Bên Có: Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”; Kết chuyển toàn bộ chi phí kinh doanh BĐS đầu tư phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh; Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước); Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho; Khoản hoàn nhập chi phí trích trước đối với hàng hóa bất động sản được xác định là đã bán (chênh lệch giữa số chi phí trích trước còn lại cao hơn chi phí thực tế phát sinh). Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ. Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường đã tính vào giá trị hàng mua, nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế đó được hoàn lại. Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ. 2.1.3.3. Quy trình luân chuyển chứng từ Tại công ty, thủ kho hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh như nhập kho, xuất kho tiến hành ghi hàng hóa thực nhập kho, xuất kho để tính ra số tồn kho từng các loại hàng hóa vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu để ký xác nhận hàng hóa tồn kho trong kì. Từ phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng, kế toán bán hàng nhập dữ liệu để in hoá đơn nội bộ chính là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này được lập thành 3 liên và có chữ ký của kế toán bán hàng lẫn nhân viên bán hàng và thủ kho. Liên 1: Kế toán bán hàng giữ; Liên 2: NVBH cầm xuống kho để nhận hàng; Liên 3: Thủ kho giữ Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho thì tiến hành làm thủ tục xuất kho hàng hóa đồng thời ghi lượng hàng xuất vào thẻ kho. 2.1.3.4. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Hiện tại, kế toán bán hàng công ty đang áp dụng phương pháp xuất kho là nhập trước, xuất trước. Việc đặt mã hàng cho tất cả các mặt hàng, tài khoản doanh thu, giá vốn hàng bán, tài khoản hàng hoá và mã kho chỉ cần đặt 1 lần khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế đầu tiên, các lần sau đã có sẵn các mã đó rồi chỉ việc sử dụng nó, nhờ điều này nên công tác kế toán bán hàng cũng trở nên rất đơn giản hơn hơn nhiều. Kế toán bán hàng chỉ việc nhập số liệu vào máy rồi in phiếu nhập kho và phiếu xuất kho theo đúng mã hàng, đơn giá mua và đơn giá bán tương ứng thì máy tính sẽ tự động tính giá vốn hàng bán của hàng xuất bán theo phương pháp đã chọn là nhập trước, xuất trước. Ngày 05032016, nhân viên bán hàng Nguyễn Thị Thanh đăng ký bán một đơn hàng đã được khách hàng đặt hàng trước, dựa vào số lượng hàng đăng ký trên phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng, kế toán bán hàng tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính và sẽ in ra phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Sau khi nhập các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (có hoá đơn GTGT đi kèm) với đầy đủ các thông tin cần thiết kế toán bán hàng sẽ tự động chuyển dữ liệu đến thẻ kho. Tiếp theo đó, kế toán tập hợp và ghi vào Nhật kí chung, sổ chi tiết TK 6321 và sổ cái TK 632. Biểu số 2.7: Thẻ kho THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01032016 Tờ số: 01 Tên hàng hoá: Dầu nhờn Mobil Đơn vị tính: Thùng (20L, 200L) Mã số: DNM Số TT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số dư đầu kỳ 6.500 1 050316 0103 Xuất bán cho KH 100 5.500 2 090316 0203 Xuất bán cho KH 300 5.200 3 110316 0303 Xuất bán cho KH 400 4.800 4 150316 0403 Xuất bán cho KH 100 4.700 … … … … … … … … Cộng phát sinh 3.000 Số dư cuối kỳ 2.000 Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến trang… Ngày mở sổ:… Ngày 31 tháng 03 năm 2016 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 2.8: Sổ chi tiết TK6321 SỔ CHI TIẾT Tên tài khoản 6321: Giá vốn hàng bán dầu nhờn Mobil Tháng 03 năm 2016 Chứng từ Diễn giải TK đư Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có A B C D 1 2 Số phát sinh 050316 0007370 Xuất bán hàng 156 94.301.800 090316 0007371 Xuất bán hàng 156 282.905.400 110316 0007372 Xuất bán hàng 156 377.207.200 150316 0007373 Xuất bán hàng 156 1.040.002.700 ….. … … … … 310316 KC02 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 68.667.839.666 Cộng số phát sinh 68.667.839.666 68.667.839.666 Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang… Ngày mở sổ:… Ngày 31 tháng 03 năm 2016 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 2.9: Sổ cái TK632 SỔ CÁI Tháng 03 năm 2016 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632 NT GS CT Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang số TT dòng Nợ Có Số phát sinh 0503 0007370 0503 Xuất bán hàng 156 94.301.800 0903 0007371 0903 Xuất bán hàng 156 282.905.400 1103 0007372 1103 Xuất bán hàng 156 377.207.200 1503 0007373 1503 Xuất bán hàng 156 1.040.002.700 … … … … … … … … … 313 KC02 313 Kết chuyển GVHB 911 327.840.014.080 Cộng số phát sinh 327.840.014.080 327.840.014.080 Sổ này có 15 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 15 Ngày mở sổ:… Ngày 31 tháng 03 năm 2016 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.1.4. Kế toán chi phí bán hàng 2.1.4.1. Chứng từ sử dụng Phiếu xuất kho; Phiếu chi tiền mặt; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; Hoá đơn GTGT tiền điện, nước, điện thoại; 2.1.4.2. Tài khoản sử dụng Để phản ánh chi phí bán hàng tại Công ty Xăng dầu Hà Giang kế toán sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 641 Chi phí bán hàng Bên Nợ: Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ. Bên Có: Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ; Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 Xác định kết quả kinh doanh để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản chi phí bán hàng được mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí như sau: TK 6411: Chi phí lương nhân viên bán hàng; TK 6412: Chi phí khấu hao TSCĐ; TK 6413: Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6414: Chi phí bằng tiền khác; 2.1.4.3. Quy trình luân chuyển chứng từ Ở phòng kế toán, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng thì kế toán tiến hành ghi vào các sổ kế toán liên quan. Cuối tháng, khi nhận được các chứng từ gốc hợp lệ, hợp lí có liên quan đến hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ của Công ty. Kế toán bán hàng sắp xếp lại, định khoản, kẹp chứng từ, và tiến hành vào sổ chi tiết ghi Nợ TK 641, ghi nhật ký chung và ghi vào sổ cái TK 641. 2.1.4.4. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng Chi phí lương nhân viên bán hàng: Cuối tháng căn cứ vào Bảng chấm công hàng ngày, kế toán tính toán và lập Bảng thanh toán lương cho bộ phận bán hàng ở Công ty. Sau đó, căn cứ vào Bảng thanh toán lương của bộ phận bán hàng kế toán tiến hành lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Biểu số 2.10: Bảng thanh toán tiền lương bộ phận bán hàng BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Bộ phận: Bán hàng Tháng 03 năm 2016 TT Họ và tên Hệ số Lương cơ bản Lương thời gian Phụ cấp Tạm ứng Tổng số Ngày công Tiền 1 Vũ Thị Thanh 4,83 5.851.200 26 5.851.200 260.000 500.000 5.611.200 2 Trần Hải Yến 4,64 4.577.300 26 4.577.300 260.000 500.000 4.337.300 3 Vũ Thị Việt 4,31 4.008.900 26 4.008.900 260.000 0 4.268.900 … … … … … … … … … 25 Lê Thị Hải 3.56 3.577.300 26 3.577.300 260.000 0 3.837.300 Cộng 144.500.000 650 144.500.00 6.500.000 1.000.000 150.000.000 Tổng số tiền (bằng chữ): Một trăm năm mươi triệu đồng.. Ngày 31 tháng 03 năm 2016 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 2.11: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI