Đang tải... (xem toàn văn)
1. Định nghĩa Difinition Quy trình quản lý nhà cung cấp là một bộ quy định được công ty sử dụng để chỉ định các nhà cung cấp chuyên cung cấp nguyên phụ liệu và các thành phần khác. 2. Mụcđích Object Quy trình này được thực hiện nhằmtạođiều kiện thuận lợi cho việc theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp chuyên cung cấp các nguyên phụ liệu thô hoặc sản xuất các nguyên phụ liệu phù hợp với các tiêu chuẩn và chất lượng của khách hàng.
QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /15 Phân phối tới phận: ☐ Phòng/BP Sản xuất (Kho NPL) ☐Phòng/BP Hành & Nhân ☐ Phòng/BP Sản xuất (Nhà cắt) ☐ Phòng/BP Tài & kế tốn& Cung ứng ☐ Phòng/BP Sản xuất (Xưởng may) ☐ Phòng/BP Y tế/Vệ sinh/Bếp ăn ☐ Phòng/BP Sản xuất (Hồn thiện & kho hàng) ☐ Phòng/BP kế hoạch/XNK/QL đơn hàng ☐ Phòng/BP Sản xuất (Bảo trì máy & điện & IT) ☐ Phòng/BP An ninh ☐ Phòng/BP Kỹ thuật ☐ Phòng/BP Tuân thủ/QA/ISO/COC ☐ Phòng/BP Quản lý chất lượng/QC ☐Ban Giám đốc Bảng Theo Dõi Sửa Đổi Tài Liệu Ngày đổi sửa Nội dung sửa đổi Người biên soạn Chữ ký Họ tên Người sửa Người duyệt (ký & ghi rõ họ tên) (ký & ghi rõ họ tên) Trưởng phận Trg/Phó ban ISOCOC Ghi (Tổng) Giám đốc QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /15 SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE (QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP) Định nghĩa/ Difinition Quy trình quản lý nhà cung cấp quy định công ty sử dụng để định nhà cung cấp chuyên cung cấp nguyên phụ liệu thành phần khác Mụcđích / Object Quy trình thực nhằmtạođiều kiện thuận lợi cho việc theo dõi hiệu suất nhà cung cấp chuyên cung cấp nguyên phụ liệu thô sản xuất nguyên phụ liệu phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng khách hàng Thực thi Thực thi quy trình PPC với vai trò Giám đốc sản xuấtvàTổng giám đốc công ty cùnglàm việc để chọn nhà cung cấp Thời gian thực Quy trình thực kết thúc bắt đầu đơn hàng hay mã cơng ty Quytrình / Procedure 5.1 Sự phê duyệt sử dụng nhà cung cấp quyếtđịnh Tổng giám đốc, Giám đốc sản xuấtvà thông báo cho giám sát chất lượng nguyên phụ liệu gửi tới, đảm bảo nguyên vật liệu phù hợp với phê duyệt khách hàng Rev : 01 Page 2/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /15 5.2 Bộ phận chất lượng giám sát đểđảm bảo nhà cung cấp tuân thủ theo quy trình sản xuất giao hàng sở yếu tố an tồn, chất lượng, tính hợp pháp quy định khách hàng đặt 5.3 Khi nguyên phụ liệu chấp nhận, số lượng tính dựa số lượng packing list vàkiểm tra để xem chất lượng nguyên phụ liệu có chấp nhận theo tiêu chuẩn kháchhàng hay không 5.4 Báo cáo tất kết kiểm tra cho trưởng phận QA tổng giám đốc đểđánh giá tính khả thi nguyên phụ liệu chấp nhận hay khơng 5.5 Ngun phụ liệu có chất lượngđạt phê duyệt khách hàng phù hợp cho sản xuấtsẽ báo cáo lên tổng giám đốc, quản lý xưởng trưởng phận sản xuất 5.6 Nguyên phụ liệu không phù hợp với phê duyệt khách hàng đượcthông báo lên tổng giám đốc làm báo cáo để tiếp tục theo dõi nhà cung cấp 5.7 Nguyên phụ liệu không phù hợp không khả thi cho sản xuất phải có mẫuđại diện chứng nguyên phụ liệu không phù hợp với phê duyệt kháchhàng 5.8 Nếu có khơng đồng nguyên phụ liệu mà nhà cung cấp gửi PPC khắc phục điều đánh giá hiệu suất nhà cung cấp chỉđịnh 5.9 Mỗi kết báo cáođánh giá nhà cung cấp phải lưu giữ năm dạng tài liệuđánh giá nguyên phụ liệu 6.0 Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp dựa tiêu chuẩn sau để đánh giá nhà cung cấp: + Chất lượng + Số lượng + Chiều rộng khổ vải Qúa trìnhđánh giá/ Evaluate period Qúa trìnhđánh giá tiến hành định kỳ ban lãnhđạo (giám đốc) để có thểđánh giá hiệu suất nhà cung cấp kết báo cáo Báo cáo/ Forms BM-NCC-01: Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp BM-NCC-02: Danh sách nhà cung cấp lựa chọn BM-NCC-03: Bảng theo dõi chất lượng nhà cung cấp Rev : 01 Page 3/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Rev : 01 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng Page 4/15 /15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /15 HƯỚNG DẪN MUA HÀNG VÀ KIỂM SOÁT NHÀ THẦU PH Mục đích/ Object Văn quy định cách thức mua vật t đầu vào thuê dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh, sản xuất phù hợp với yêu cầu Công ty Phạm vi áp dụng/ Scope : áp dụng để mua loại vật t nh : Thiết bị, phụ tùng thay thế, nguyên phụ liệu sản xuất áp dụng để thuê dịch vụ bổ trợ cho sản xuất hàng may mặc nh : Gia công sản phẩm, gia công phần (In, thêu, giặt, là), bảo dỡng thiết bị, vận tải hàng hoá Tài liệu tham khảo/ References: Sổ tay chất lợng Công ty Định nghĩa/ Difinition Không áp dụng Nội dung/ Content : Rev : 01 Page 5/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /15 5.1: Lùa chọn đánh giá nhà cung cấp (NTP) Lu Yêu cầu sử dụng nhà cung cấp Thu thập thông tin nhà cung cấp (NTP) Bớc Phân tích đánh giá nhà cung cấp (NTP) Bớc Bớc Bớc Lựa chọn nhà cung cấp (NTP) Đa vào danh sách Sử dụng nhà cung cấp (NTP) Đánh giá chất lợng dịch vụ nhà cung cấp (NTP) Lập hồ sơ nhà cung cấp (NTP)và cập nhật thông tin Bớc Bíc Bíc HƯ thèng nhµ cung cÊp nhà cung cấp (NTP) diễn giải nội dung lu đồ Bớc 1: Thu thập thông tin - Trên sở nhu cầu vật t, thiết bị, dịch vụ cán vật t thu thập thông tin nhà cung cấp nớc nớc có khả đáp ứng đợc yêu cầu Công ty - Phơng pháp thu thập thông tin: Cán theo dõi mã hàng, cán vật t, nhân viên tiếp liệu thu thập thông tin qua hình thức sau: + Thông qua Catalogue chào hàng Rev : 01 Page 6/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa i Trang/Tng /15 + Thông qua hội chợ giới thiệu sản phẩm + Thông qua thông tin quảng cáo cung cấp dịch vụ, sản phẩm + Thông qua tiÕp xóc trùc tiÕp víi nhµ cung cÊp (NTP) + Mẫu vật đợc gửi chào giá + Thông qua văn phòng giao dịch (các quan trung gian) đại lý + Thông qua Internet/Web Bớc 2: Phân tích đánh giá: Nhân viên phòng quản lý NPL, qua thông tin thu lợm đợc tập hợp phân tích, đánh giá nhà cung cấp (NTP) trình lãnh đạo Công ty xem xét Bớc 3: Lựa chọn nhà cung cấp (NTP): Phòng quản lý NPL có trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp (NTP) đáp ứng yêu cầu báo cáo Giám đốc phê duyệt Những nhà cung cấp (NTP) nằm danh sách phải đáp ứng ba tiªu chÝ sau: - Cã uy tÝn - Cã giấy chứng nhận ISO 9001-2000 chứng nhn chất lợng - Có khả đáp ứng việc cung cấp sản phẩm dịch vụ theo yêu cầu Công ty đề Bớc 4: Đa vào danh sách nhà cung cấp (NTP): Phòng quản lý NPL lập danh sách nhà cung ứng (NTP) trình Lãnh đạo công ty phê duyệt Mỗi năm Phòng quản lý NPL phải kiểm tra xem xét lại Nếu cần phải cập nhật thông tin (bổ sung loại bỏ) trình Lãnh đạo công ty phê duyệt lại Bớc 5: Sử dơng nhµ cung cÊp (NTP) : Xem mơc 5.2 (bíc 3) Bớc 6: Đánh giá trình: - Cán theo dõi mã hàng phòng NPL lập sổ theo dõi trình cung cấp thiết bị, nguyên phụ liệu nhập nhà cung cấp (NTP) së: Rev : 01 Page 7/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /15 + Các xác nhận Bộ phận QA,QC, phòng Kỹ thuật chất lợng sản phẩm dịch vụ cung cấp + Việc thực đầy đủ quy định thoả thuận hợp đồng - Căn vào sổ theo dõi, định kỳ tháng phòng NPL phân tích đánh giá nhà cung cấp (NTP) Trong trờng hợp nhà cung cấp (NTP) không thực yêu cầu cung cấp dịch vụ ( theo thoả thuận ) phải báo cáo trình trởng phòng trực tiếp xem xét - Trên sở sổ theo dõi nhà cung cấp (NTP), hàng năm phòng NPL xem xét việc trì loại bỏ nhà cung cấp (NTP) lập báo cáo báo cáo Giám đốc phê duyệt Việc loại bỏ nhà cung cấp (NTP) khỏi danh sách theo nguyên tắc sau: + Chất lợng: Không đảm bảo, tỷ lệ cho phép từ 02 lần trở lên bị loại bỏ (Quá tỷ lệ 2%) + Số lợng: Thiếu hụt nhiều lần (3 lần trở lên) tỷ lệ cho phép bị loại bỏ (Quá tỷ lệ 2%) + Giao hàng không đáp ứng làm ảnh hởng lớn đến sản xuất nhiều lần (3 lần trở lên) + Các sản phẩm dịch vụ mua nớc đợc kiểm tra chất lợng, số lợng trớc nhập kho thực hiện, không đáp ứng theo hợp đồng bị từ chối nhận hàng Trong trờng hợp không đáp ứng lần bị loại bỏ Bớc : Lập hồ sơ nhà cung cấp Phòng NPL giao cho cán lập hồ sơ nhà thầu phụ bao gồm tài liệu sau: - Hợp đồng kinh tế - Phiếu đánh giá nhà thầu phụ - Tài liệu liên quan nhà thầu phụ nh: + Catalogue nhà thầu phụ + Bản chào cung cấp chất lợng vật t cung cấp + Các chứng chỉ, tiêu chuẩn chÊt lỵng + Chøng chØ ISO 9001-2000 Rev : 01 Page 8/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa i Trang/Tng /15 + Những thông tin quan trọng nhà cung cấp (NTP) đợc cập nhật vào hồ sơ Ví dụ: Thông tin đợt giao hàng chậm, chất lợng 5.2: Mua vật t : 5.2.1: Mua vật t nhà cung cấp (NTP) nớc: Lu đồ mua vật t Nhu cầu mua vËt t Bíc Bíc Bíc X¸c định nhu cầu cần mua Xem xét đánh giá nhu cầu Bớc Rev : 01 Lựa chọn nhà cung cấp (NTP) Đàm phán Phê duyệt giá Đàm phán ký kết Lập hợp đồng mua bán Nhận hàng kiểm tra NhËp kho vËt t Bíc Page 9/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng 10 /15 Bíc Bíc Bíc DiƠn gi¶i nội dung lu đồ Bớc 1: Xác định nhu cầu cần mua vật t: - Cán vật t sở nhu cầu mua vật t phận đợc Giám đốc phê duyệt xác định lợng vật t cần mua Nhân viên phòng quản lý NPL sở định mức tài liệu kỹ thuật phòng kỹ thuật, khách hàng thoả thuận lập dự trù nhu cầu mua vật t - Nhân viên phòng NPL thu thập yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật, thông số, quy cách, tính sử dụng để làm sở đối chiếu mua - Lập danh sách chủng loại vật t cần mua theo số lợng, quy cách, yêu cầu kỹ thuật Bớc 2: Xem xét đánh giá nhu cầu cần mua: Nhân viên phòng quản lý NPL làm công việc sau: - Trên sở nhu cầu cần mua, xác định lợng vật t phù hợp với chủng loại vật t cần mua tồn kho sử dụng đợc để giảm bớt số lợng cần mua - Loại bỏ vật t đề nghị mua sử dụng lại, dùng thay có - Lập nhu cầu số lợng chủng loại vật t cần mua sau đối trừ loại bỏ Trình lãnh đạo Công ty Bớc 3: Lùa chän nhµ cung cÊp (NTP): Rev : 01 Page 10/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 - Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa i Trang/Tng 11 /15 Nhà cung cấp (NTP) đợc lựa chọn phải đáp ứng đợc việc cung cấp chủng loại vật t có nhu cầu cần mua Nhà cung cấp (NTP) phải có tên danh sách đợc phê duyệt Trờng hợp danh sách phải tiÕn hµnh xem xÐt tríc mua Lùa chän nhµ cung cấp (NTP) thông qua thông tin sau: + Mức độ tin cậy uy tín sản phẩm + Đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật vật t dịch vụ cần cung cấp + Giá + Phơng thức giao nhận + Hình thức toán + Các bớc cung cấp sản phẩm, dịch vụ Bớc 4: Đàm phán: Trên sở nhà cung cấp (NTP) lựa chọn, nhân viên phòng quản lý NPL lập đơn đặt hàng trực tiếp thảo luận với nhà cung cấp (NTP) lựa chọn về: + Mẫu đối (nếu cần cung cấp) + Kỹ thuật + Hình thức toán + Phơng thức giao hàng + Thời gian giao hàng + Giá Bớc 5: Phê duyệt giá Trên sở khách hàng thông báo phòng NPL lập giấy đề nghị phê duyệt giá bao gồm: + Giấy đề nghị duyệt giá kèm theo mẫu đối có + Trình giám đốc Công ty xem xét phê duyệt + Chuyển phòng kế toán lập dù trï tµi chÝnh vµ thùc hiƯn Bíc 6: LËp hợp đồng - Trên sở phiếu đề nghị duyệt giá kết đàm phán cán mã hàng lập hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp (NTP) lập hợp đồng mua bán Rev : 01 Page 11/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 - Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa i Trang/Tng 12 /15 Trong hợp đồng mua bán phải ghi rõ điêù khoản, điều kiện hợp đồng quy định nh thoả thuận Trong trờng hợp không ký đợc hợp đồng phải thực lại bớc nh Đối với trờng hợp mua trực tiếp, toán tiền mặt nớc không qua hợp đồng nhân viên tiếp liệu tạm ứng số tiền phù hợp với giá đợc duyệt số lợng cần mua Bớc 7: Nhận hàng vµ kiĨm tra : - NhËn vµ kiĨm hµng theo thoả thuận theo hình thức sau: + Xác nhận mẫu trớc sản xuất + Xác nhận mẫu giao hàng Trong trờng hợp cần thiết (khi có ý kiÕn cđa trëng bé phËn QA hc Kü tht) Nhân viên phòngNPL đề nghị nhà cung cấp (NTP) cho nhân viên QC Kỹ thuật kiểm tra chất lợng trớc nhận hàng - Hàng kho phận quản lý NPL nhân viên QC/QA, thủ kho kiểm tra hàng số lợng, chất lợng vật t theo nh hợp đồng mẫu thoả thuận, ®ång thêi ghi sỉ theo dâi nhµ cung cÊp (NTP) - Trong trờng hợp không đảm bảo số lợng chất lợng nhân viên phòng quản lý NPL lập biên báo cáo thông báo tới nhà cung cấp (NTP) xem xét, làm th khiếu nại số lợng chất lợng (nếu có) 5.2.2: Mua vật t, thuê dịch vụ theo định khách mua hàng: Công ty thực việc mua bán theo yêu cầu khách mua hàng, việc ký kết hợp đồng theo chế độ hợp đồng mua bán theo cách: - Đàm phán tay ba về: Kỹ thuật, giá, số lợng - Đàm phán tay ba về: Kỹ thuật - Theo yêu cầu định kh¸ch Rev : 01 Page 12/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng 13 /15 5.3: Thuê dịch vụ Khi đơn hàng có yêu cầu sử dụng dịch vụ bổ trợ cho sản xuất hàng may mặc nh : Gia công phần, thêu, in, giặt, bảo dỡng thiết bị, vận tải hàng hoá Công ty tiến hành theo trình tự cho dịch vụ nh sau: Nhu cầu thuê dịch vụ Bíc Bíc Bíc Bíc Bíc Xác định yêu cầu kỹ thuật dịch vụ Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Đàm phán giao dịch Lập hợp đồng thuê dịch vụ Kiểm tra chất l ợng dịch vụ Lu trữ tài liệu liên quan tơia Bớc 1: Xác định yêu cầu kỹ thuật dịch vụ: - Căn theo mẫu khách hàng, Trởng phòng Kỹ Thuật có trách nhiệm xác định nhu cầu cụ thể in, thêu, giặt, là, quản lý thiết bị Rev : 01 Page 13/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 - Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sa i Trang/Tng 14 /15 Căn vào lịch trình tu sửa thiết bị, cán kỹ thuật xác định nhu cầu thuê dịch vụ bảo dỡng thiết bị Căn nhu cầu vận chuyển bên phòng quản lý NPL, xác định thuê dịch vụ vận chuyển Bớc 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ: Căn : - Giá - Chất lợng dịch vụ, Phòng quản lý NPL có trách nhiệm tìm nhà cung cấp (NTP) Bớc 3: Đàm phán giao dịch: Nhân viên tiếp liệu sở nhà cung cấp (NTP) lựa chọn, trực tiếp đàm phán yêu cầu kỹ thuật, thời gian thực hiện, giá cả, phơng thức toán, giao nhận lập phiếu đề nghị duyệt giá trình Giám đốc phó giám đốc phụ trách phê duyệt Bớc 4: Lập hợp đồng thuê dịch vụ: - Trên sở phiếu đề nghị duyệt giá kết đàm phán cán mã hàng lập yêu cầu nhà cung cấp (NTP) lập hợp đồng thuê dịch vụ - Trong hợp đồng cần ghi rõ điều kiện, điều khoản hợp đồng quy định nh thoả thuận - Trong trờng hợp không ký đợc hợp đồng phải thực lại bớc nh - Đối với trờng hợp thuê trực tiếp toán tiền mặt nớc không qua hợp đồng nhân viên tiếp liệu tạm ứng số tiền phù hợp với giá đợc duyệt toán cho nhà cung cấp (NTP) Bớc 5: Kiểm tra chất lợng dịch vụ: a) Dịch vụ gia công Nhân viên tiếp liệu nhận hàng theo số lợng chất lợng ký hợp đồng dịch vụ Trong trờng hợp đợc giao tới kho, thủ kho phòng quản lý NPL, QC phải kiểm đủ số lợng chất lợng sản phẩm gia công Rev : 01 Page 14/15 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP SUPPLIER MANAGEMENT PROCEDURE MS: PM.4.2 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Ln sa i Trang/Tng 15 /15 b) Các loại dịch vụ khác (sửa chữa, bảo dỡng, vận tải) Các cán kỹ thuật nghiệp vụ có liên quan kiểm tra việc thực điều khoản ký kết hợp đồng dịch vụ Biểu mẫu báo cáo BM-NCC-01: phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp BM-NCC-02: Danh sách nhà cung cấp lựa chọn BM-NCC-03: Bảng theo dõi chất lượng nhà cung cấp Rev : 01 Page 15/15 ... hiệu suất nhà cung cấp kết báo cáo Báo cáo/ Forms BM-NCC-01: Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp BM-NCC-02: Danh sách nhà cung cấp lựa chọn BM-NCC-03: Bảng theo dõi chất lượng nhà cung cấp Rev... Định nghĩa/ Difinition Quy trình quản lý nhà cung cấp quy định công ty sử dụng để định nhà cung cấp chuyên cung cấp nguyên phụ liệu thành phần khác Mụcđích / Object Quy trình thực nhằmtạođiều... giám đốc công ty cùnglàm việc để chọn nhà cung cấp Thời gian thực Quy trình thực kết thúc bắt đầu đơn hàng hay mã công ty Quytrình / Procedure 5.1 Sự phê duyệt sử dụng nhà cung cấp quy tđịnh