Đang tải... (xem toàn văn)
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP ĐIỆN AEC 1. Quá trình hình thành, phát triển của công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghiệp điện AEC Công ty TNHH đâu tư và phát triển công nghiệp điện AEC được thành lập ngày 27/04/1998. Nhưng tiền thân của công ty là trường kĩ thuật dân lập ứng dụng Hà Nội thành lập từ năm 1993 Qua quá trình hoạt động nhận thấy nhu cầu thực sự của thị trường về thiết bị điện công nghiệp nên ban giám đốc công ty đã quyết định cùng với một số đơn vị xây lắp điện có kinh nghiệm khác thành lập công ty và lấy tên là: Công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghiệp điện Tên giao dịch: Electricity industry development and investment company limited. AEC Co., Ltd Trụ sở chính : Số 4- Lô8 – Cụm công nghiệp Từ Liêm - Hà Nội Điện thoại: 043.7.657.056 Email: aecco@vnn.vn Website : www.aec.com.vn Để mở rộng quy mô sản xuất và phát triển ngành công nghiệp mũi nhọn, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường, tháng 9 năm 2002, công ty được thành phố Hà Nội cấp 4000m2 đất tại khu công nghiệp Minh Khai – Từ Liêm – HN để thực hiện dự án “ Xây dựng nhà máy sản xuất thiết bị điện và các sản phẩm cơ khí”. Với dự án này công ty đã xây dựng khu điều hành có diện tích 750m2 cùng hàng ngàn mét vuông nhà xưởng và các công trình phụ trợ khác với nhiều trang thiết bị hiện đại như: Các loại máy cắt, chân tôn, máy đột dập thế hệ mới có điều khiển 9 ( NC, CNC…) Trong quá trình hoạt động của mình công ty luôn chú trọng đến chất lượng sản phẩm, không ngừng ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật tiến tiến trong sản xuất do đó công ty đã tạo được uy tín nhất định trên thị trường, 1 nhận được nhưng công trình lên đến hàng tỷ đồng. Có thể kể một số công trình tiêu biểu mà công ty đã nhận lắp đặt như: Tháng 3/1999: Công ty nhận lắp đặt trạm biến áp hợp bộ 630KVA – 24KV với đơn vị dự thầu là tổng công ty bảo hiểm Dầu khí Việt Nam Tháng 6/2000: Lắp đặt trạm biến áp hợp bộ MBA 1000KVA -24 KV cho Viện dầu khí Trung hòa – Cầu Giấy Tháng 1/2002: Lắp đặt 03 trạm biến áp hợp bộ phụ vụ Seagame 180KVA – 24KV cho công ty xây dựng đầu tư HN. Tháng 5/2003: Lắp đặt trạm biến áp 320KVA -22KV và hệ thống tủ đóng nguồn dự phòng ATS Tháng 10/2003: Trạm biến áp hợp bộ 1500KVA – 24KV cho công ty đầu tư và phát triển hạ tầng đô thị. Tháng 5/2004: Tủ điều khiển tháp giải nhiệt cho công ty cấu trúc Môi trường tại bảo tàng Hồ Chí Minh. Tháng 6/2005 Trạm biến áp hợp bộ 1600KVA – 22/04 KV cho công ty TNHH quốc tế liên doanh Vinata Tháng 5/2006 Hệ Thống tủ bảng điện và gia công mảng cáp và chi tiết nối máng Tháng 10/2006. Công ty trúng thầu với gói thầu SLC, lắp đặt 06 hệ thống tủ trạm cho Điện lực Thanh Xuân Tháng 6/2007 Hệ thống tủ điện và hệ thống tủ đóng nguồn dự phòng ATS cho công ty cổ phần một thành viên xây dựng và đầu tư CCI – JSC Tháng 10/2007: Lắp đặt hệ thống tủ điện điện lực, hệ thống tủ đóng nguồn dự phòng ATS 2 Chức năng nhiệm vụ của công ty 2.1 Chức năng Công ty vừa có chức năng thiết kế, chế tạo, sửa chữa, lắp đặt và kinh doanh các loại tủ điện, máng cáp, trạm biến áp hợp bộ, tủ chống ồn sơn tĩnh điện chất lượng cao, tủ văn phòng sơn tĩnh điện, tủ cao thế… 2 Công ty cũng thực hiện thiết kế, thi công lắp đặt theo công trình. Kinh doanh các loại vật tư, thiết bị phụ tùng ngành điện và y tế Với diện tích văn phong, xưởng chưa sử dụng công ty dùng để cho thuê 2.2 Nhiệm vụ của công ty Trong suốt quá trình hoạt động luôn quán triệt phương trâm “ Chất lượng là trên hết” Bên cạnh đó công ty cũng xác định chính xác nhiệm vụ của mình là bảo đảm cho quá trình quản lý, tổ chức cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, thuận lợi nhất Công ty xác định nhiệm vụ hàng đầu là chú trọng sản xuất kinh doanh những sản phẩm ngành điện với chất lượng cao, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường Trong quá trình hoạt động phải luôn thực hiện đầy đủ mọi cam kết, mọi giao dịch với khách hàng một cách nhiệt tình, đầy đủ,… Luôn chú trọng đến việc bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường. Mọi hoạt động phải đảm bảo lợi ích không chỉ cho công ty mà còn phải bảo đảm lợi ích cho người lao động, cho cộng đồng Thường xuyên có chính sách hỗ trợ cán bộ công nhân viên, tích cực giáo dục cán bộ, công nhân viên trong công ty hiểu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của mình đối với công ty Công ty phải luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, tính và nộp thuế đầy đủ. 3. Bộ máy quản lý của công ty Với cơ cấu và tổ chức dành cho công ty vừa và nhỏ. Công ty tổ chức bộ máy nhân sự của mình theo mô hình trực tuyến – chức năng. Trong đó Tổng giám đốc doanh nghiệp được giúp sức của những người lãnh đạo các phòng ban để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Dó đó tổng giám đốc sẽ phải chịu trách nhiệm cũng như có toàn quyền quyết định trong mọi hoạt động của công ty 3 (Nguồn: Phòng hành chính tổ chức ) Trong đó nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận được xác định như sau: Bộ phận Marketing và chăm sóc khách hàng Chức năng: Tham mưu và thực hiện, lên kế hoạch công việc do phó giám đốc đề ra - Nhiệm vụ: + Tìm kiếm thị trường đầu ra: Nghiên cứu, dự đoán biến động nhu cầu thị trường nói chung và thị trường thiết bị điện nói riêng, tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng đang mua, tìm các dự án, nhu cầu cụ thể thông qua các kênh thông tin + Tìm kiếm thị trường đầu vào: Tìm hiểu giá cả vật tư, thiết bị trong và ngòai nước liên quan đến các mặt hàng của công ty, hoạch định các chiến lược về giá như giảm chi phí, hạ giá thành để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường + Các hoạt động nghiệp vụ khác như: Báo giá, soạn thỏa hợp đồng mua bán, tham khảo, theo dõi công nợ của các nhà hàng cung cấp và các khách hàng, phối hợp với các bộ phận, nghiệp vụ khác,… + Hoạt động Marketing khác: Tổ chức hội nghị khách hàng, quảng cáo trên tạp chí, báo đài,…chuẩn bị thư chào hàng. Phòng tài chính - kế toán - Chức năng: Theo dõi và quản lí các số liệu, chứng từ liên quan đến tình hình công ty: Thu chi, thuế, ngân hàng, tài sản của công ty - Nhiệm vụ: + Tổ chức hạch toán kế toán tài sản, phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên thực tế 4 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Bộ phận Marketing Phòng kế toán - tài chính Phòng hành chính tổ chức Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch vật tư Xưởng sản xuất Quản đốc Tổ gióng hàn Bộ phận kho & vận chuyển Tổ điện Tổ sơn Tổ cơ khí + Lập kế toán tài chính, cân đối thu chi tiền tệ + Thành lập hệ thống sổ sách, chứng từ, biểu mẫu nhằm quản lí tài chính và tài sản + Lập báo cái về tình hình kinh doanh, công tác tài chính của công ty + Quản lí tài sản, vật tư vât, dụng cụ, kiểm kê định kỳ tài sản của công ty + Theo dõi đối chiếu công nợ của người mua, bán + Quan hệ với ngân hàng, thanh toán chi trả, tham mưu Ngoài ra còn có chức năng nhiệm của bộ phận kế toán thống kê xưởng: hàng ngày dõi số người công nhân đi làm, nghỉ… số giờ làm thêm…, Hàng tuần cần lập báo cáo thống kê hao hụt của tưng loại vật tư, chịu trách nhiệm về tính trung thực của số liệu cung cấp… Hàng tháng phải thống kê các loại vật tư với thủ kho, tổng hợp sản phẩm của từng nhóm, sản phẩm lỗi, hỏng… Phòng kế hoạch vật tư - Chức năng: Quản lí, theo dõi số liệu nguồn vật tư cần cho sản xuất - Nhiệm vụ: +Kết hợp với phòng kế toán nghiệp vụ, bộ phận vật tư kho và phòng kế toán để lấy số liệu kinh tế, kĩ thuật của nguyên vật liệu + Thường xuyên theo dõi lượng nguyên vật liệu xuất dùng + Có kế hoạch vật tư kịp thời khi có biến động về giá cả nguyên vật liệu + Lập báo cáo thu chi hàng tháng về tình hình thu mua nguyên vật liệu Phòng kĩ thuật: - Chức năng: Quản lí công tác kĩ thuật, công nghệ, an toàn lao động và hoạt động có liên quan khác - Nhiệm vụ: + Thiết kế bản vẽ các mặt hàng, đơn hàng + Lập quy trình sản xuất, gia công các sản phẩm + Hướng dẫn, giám sát điều hành, kiểm tra bộ phận sản xuất. 5 + Lập hệ thống quản lí chất lượng sản phẩm từ khâu sản xuất đến tiêu thụ. + Định mức lao động cho từng nhóm. Phòng hành chính tổ chức: - Chức năng: Có chức năng tổ chức, quản lí nhân sự cho công ty - Nhiệm vụ: Thực hiện công tác tô chức, bảo vệ, công tác văn thư nhằm bảo đảm hoạt động của công ty liên tục, không dán đoạn. Thể hiện tính khoa học, nhanh, gọn trong bộ máy quản lí 4 Quy mô kinh doanh của công ty. * Vốn góp Vốn điều lệ: 16.000.000.000 đồng Vốn pháp định: 12.000.000.000 đồng Trong đó thành viên góp vốn gồm - Trịnh Đình Hải số vốn góp: 10.200.000.000 đồng chiếm 63,8% - Nguyễn Thị Triệu Hồng Hoa số vốn góp 5.800.000.000 đồng chiếm 36,3% Với nguồn vốn trên trong nhiều hoạt động công ty sẽ gặp khó khăn trong việc huy động vốn xong công ty có thể huy động vốn bằng cách vay vốn từ các ngân hàng, các tổ chức tín dụng, quỹ hỗ trợ phát triển cho các công ty vừa và nhỏ…. Tuy nhiên công ty cũng có lợi thế đó là công ty đang sở hữu khu nhà hành chính và phân xưởng rộng hơn 4000m2. Với cơ sở vật chất khang trang, máy móc được trang bị hiện đại cũng là lợi thế giúp công ty tạo được lòng tin với khách hàng, đối tác. * Nguồn lực tài chính của công ty Bảng I.4.1: Một số chỉ tiêu tài chính Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu 2006 2007 2008 6 1 Tài sản ngắn hạn 1.937.433.296 4.454.522.222 3.773.734.792 2 Tài sản dài hạn 7.715.304.866 7.690.349.622 9.258.365.839 3 Nợ phải trả 642.394.326 2.960.078.032 1.946.653.421 4 Vốn chủ sở hữu 9.010.343.836 9.162.823.812 11.085.447.211 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) * Lao động Trong 3 yếu tố của quá trình sản xuất, lao động đóng vai trò quan trọng và quyết định đến hiệu quả sản xuất của công ty. Với quy mô sản xuất ngày càng mở rộng nên việc tuyển mộ, tuyển chọn lao động được công ty đặc biệt chú ý. Số lượng lao động của công ty cũng tăng lên hàng năm. Bảng I.4.2: Tổng số lao động Đơn vị tính: Người Năm Tổng số lao động 2005 53 2006 77 2007 89 2008 125 ( Nguồn: Phòng hành chính tổ chức) Trong quá trình hoạt động lực lượng lao động của công ty không ngừng tăng lên về số lượng mà chất lượng lao động cũng được chú ý đào tạo, nâng cao, trẻ hóa đội ngũ lao động. Đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra ổn định Bảng I.4.3: Cơ cấu lao động của công ty theo độ tuổi (Tại thời điểm tháng 12/2008) STT Độ tuổi Số lao động (người) Tỉ lệ ( %) 01 18 tuổi – 25 tuổi 23 18.4 7 02 26 tuổi - 35 tuổi 50 40 03 36 tuổi – 45 tuổi 29 23.2 04 46 tuổi – 55 tuổi 15 12 05 Trên 55 tuổi 8 6.4 06 Tổng 125 100 ( Nguồn: Phòng hành chính tổ chức) Qua bảng ta thấy số lao động công ty chủ yếu ở độ tuổi 26 đến 35 chiếm 40% tổng số lao động, đặc biệt là ở độ tuổi 26 đến 45 chiếm 63,2%. Như vậy đội ngũ lao động của công ty có độ tuổi khá trẻ, đây là độ tuổi vừa có nhiệt huyết với công việc vừa có nhiều kinh nghiệm làm việc. Hơn nữa, với xu hướng trẻ hóa nguồn nhân lực như hiện nay cho thấy chiến lược nhân lực của công ty hoàn toàn đúng đắn và hợp lý. * Thị phần công ty Lĩnh vực kinh doanh của công ty: Sản xuất, chế tạo các loại tủ điện từ 0,4 kV đến 35 kV. Xây lắp đường dây, trạm điện đến 35 kV. Gia công cơ khí chính xác và khuôn mẫu. Kinh doanh máy móc và vật tư thiết bị ngành điện và y tế. Với lĩnh vực kinh doanh trên công ty có thị trường tương đối rộng trải khắp từ Hà Giang đến Quảng Bình. Khách hàng chủ yếu của công ty là các công ty điện lực như: điện lực Hà Nội, điện lực Hưng Yên, Bắc Ninh…Các ban quản lí dự án và các công ty thiết bị điện công nghiệp và điện gia dụng như công ty chế tạo điện cơ Hà Nội, công ty cổ phần tiếp nhận đầu tư xây dựng điện, công ty lắp máy điện nước – xí nghiệp xây lắp số 8… Hiện nay với một số mặt hàng mới là các thiết bị văn phòng như tủ văn phòng, bàn ghế văn phòng… thì đối tượng khách hàng của công ty đã mở 8 rộng bao gồm các cơ quan, doanh nghiệp và cả các trường học hay các công ty hoạt động trong lĩnh vực giáo dục có nhu cầu cao về tủ, bàn ghế văn phòng II. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP ĐIỆN 1. Đặc điểm về sản phẩm Trước đây công ty chuyên sản xuất các sản phẩm phục vụ cho lĩnh vực điện công nghiệp. Nhưng mấy năm gần đấy do nhu cầu của thị trường công ty bắt đầu nghiên cứu sản xuất một số sản phẩm điện gia dụng . Các sản phẩm chủ yếu bao gồm: Tủ điện trạm: Tủ điện trạm 0.4 KV, tủ đo lường trung thế 35KV và 24KV, tủ điện chiếu sáng đèn đường tự động Tủ hạ thế: treo ngoài trời và tủ đặt trong nhà 0.4KV Tủ tự động đóng nguồn dự phong ATS Hệ thống tủ phân phối và tủ bù COS φ tự động Hệ khử khoáng cao cấp điều khiển PLC Hệ thống tủ điều khiển công nghiệp Hệ thống tủ đóng 3 nguồn dự phòng Máng cáp, thang cáp Trạm biến áp hợp bộ 180KVA/22/10/0,4KV; 250KVA – 35/0,4KV; 560KVA /24/0,4 KV Vỏ chống ồn máy phát điện chất lượng cao Tủ văn phòng sơn tĩnh điện chất lường cao… Lò sấy công nghiệp điều khiển tự động 9 Ngoài ra công ty còn nhận lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa các loại tủ trạm điện trên nếu khách hàng có yêu cầu Với những loại sản phẩm đặc chủng, yêu cầu có thiết kế đặc biệt công ty nhận thiết kế khuôn mẫu và chế tạo theo yêu cầu của khách hàng trên mọi miền đất nước.Và hiện nay đây cũng chính là hoạt động chủ yếu của công ty. Còn đối với những sản phẩm sản xuất trước, đại trà công ty cũng có hệ thống kho bảo quản. Kho được thiết kế thông thoáng, bảo đảm yêu cầu kĩ thuật, thiết bị hiện đại, có hệ thống camera theo dõi 24/24. Số lượng sản phẩm trong kho được theo dõi phản ánh thường xuyên, định kỳ theo tháng, quý, năm. Hiện nay với sản phẩm của mình, công ty chủ yếu sử dụng hình thức bán hàng trực tiếp. Với kênh phân phối này bảo đảm hàng hóa lưu chuyển nhanh hơn, giảm được chi phí lưu thông. Công ty cũng dễ dàng nắm bắt được nhu cầu của người tiêu dùng, trên cơ sở đo phát triển nhưng sản phẩm phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Bên cạnh đó công ty cũng sử dụng hình thức bán hàng qua điện thoại đối với một số sản phẩm có giá trị nhỏ và đối với khách hàng lâu năm. 2. Đặc điểm thị trường Ở nước ta hiện nay, thị trường thiết bị điện công nghiệp gần như bị bỏ ngỏ, chưa được chú trọng khai thác hợp lí. Với tốc độ tăng trưởng và phát triển hiện nay của nền kinh tế, sự gia tăng về số lượng các dự án xây dựng làm cho nhu cầu về thiết bị điện dân dụng cũng như thiết bị điện công nghiệp tăng nhanh. Theo Viện năng lượng ( tập đoàn điện lực Viêt Nam) thì nhu cầu về các thiết bị điện và công nghiệp điện phục vụ công tác, truyền tải, phân phối cũng như sử dụng điện là rất lớn, giai đoạn từ năm 2000 đến nay, vốn đầu tư cho ngành công nghiệp thiết bị điện nói chung tăng 25%/năm. Hiện nay số doanh nghiệp quốc doanh và tư nhân tham gia lĩnh vực này đang tăng nhanh nhưng phần lớn vẫn là doanh nghiệp vừa và nhỏ do đó chưa thể đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành điện 10
