LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Em nhận giúp đỡ tận tình từ q Thầy, Cơ Bạn bè Được học học phần kỹ thiết thực nghành Em theo học Trong phải kể đến học phần “ Kỹ hoạch định Quản trị Văn phòng” Em xin chân thành cảm ơn Nhà trường, Thạc sỹ Nguyễn Hữu Danh – Giảng viên học phần Kỹ hoạch định quản trị văn phòng, Thầy Cơ giáo Khoa Cán Văn phòng UBND huyện Phú Xuyên tạo điều kiện giúp đỡ Em hoàn thành học phần tiểu luận với đề tài “ Khảo sát vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Phú Xun” Bài tiểu luận nhiều thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến quý Thầy Cơ để tiểu luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tiểu luận Tơi làm khơng chép tài liệu Các thông tin tiểu luận tham khảo khai thác tài liệu, nghiên cứu khoa học, văn quy phạm pháp luật mạng internet Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2018 Sinh viên Đinh Văn Vịnh BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU: .1 Lý chọn đề tài: Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Cơ sở pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng: Bố cục tiểu luận: CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN PHÚ XUYÊN: 1.1 Lịch sử hình thành: 1.2 Cơ cấu tổ chức: 1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND Huyện Phú Xuyên: 1.3.1 Chức năng: 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 1.4 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng 1.4.1 Chức năng: 1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: .10 Tiểu kết: .11 CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN PHÚ XUYÊN: 12 2.1.Cơ sở lý luận: 12 2.1.1.Khái niệm, vai trò,ý nghĩa, phân loại hoạch định: 12 2.1.2 Nội dung công tác hoạch định quản trị văn phòng: 13 2.2 Vai trò văn phòng cơng tác thu thập hoạch định: 13 2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định: 13 2.2.2 Công tác thu thập hoạch định: 14 2.2.3 Tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo xây dựng chương trình kế hoạch: 17 2.3 Vai trò văn phòng cơng tác xây dựng mục tiêu: 17 2.3.1 Khái niệm, vai trò tầm quan trọng hoạch định mục tiêu: 17 2.3.2 Vai trò Văn phòng cơng tác xây dựng mục tiêu: .18 2.4 Vai trò Văn phòng cơng tác xây dựng giải pháp: 19 2.5 Vai trò văn phòng cơng tác tổ chức thực mục tiêu: 20 Tiểu kết: .21 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH: 22 3.1 Nhận xét, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định: 22 3.1.1 Ưu điểm: 22 3.1.2 Nhược điểm: 22 3.1.3 Nguyên nhân: 23 3.2 Các giải pháp: 23 3.2.1 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng, nghiệp cho cán văn phòng: 23 3.2.2 Ban hành văn bản, xây dựng quy chế nâng cao vai trò, trách nhiệm cán văn phòng: .24 3.2.3.Nâng cao trách nhiệm, ý thức, khả nhận thức cán vănphòng.24 3.2.4 Ứng dụng khoa học cơng nghệ vào cơng tác quản trị văn phòng: 24 3.2.5 Đầu tư trang thiết bị, sở vật chất hạ tầng cho quan: 24 Tiểu kết: .25 PHẦN KẾT LUẬN: 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO: .27 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng phận cấu thành thiếu quan, tổ chức Là địa điểm giao tiếp đối, nội đối, ngoại quan, tổ chức., thực chức tham mưu tổng hợp đảm bảo công tác hậu cần cho quan Văn phòng phận giúp việc cho quan, thực chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành đảm bảo hoạt động quan Để thực chức năng, nhiệm vụ mình, kỹ cần có cán làm văn phòng kỹ hoạch định Hoạch định trình ấn định mục tiêu xác định phương pháp tốt để đạt mục tiêu thời gian định Hoạch định tốt tạo mục tiêu phương hướng rõ ràng, cho biết hướng đắn quan để giảm thiểu tối đa chồng chéo hoạt động lãng phí tài ngun, nguồn lực Văn phòng có chun mơn nghiệp vụ, nhóm kỹ tốt, đặc biệt kỹ hoạch định giúp cho việc tham mưu cho lãnh đạo quan hiệu hơn, tránh sai sót thiếu tầm nhìn chiến lược Để hiểu rõ ý nghĩa hoạch định vai trò phận văn phòng cơng tác hoạch định, em chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Phú Xuyên” Bài tiểu luận thành trình tìm hiểu khảo sát thực tế Tuy nhiên, kiến thức hạn chế kinh nghiệm thực tế nên khơng tránh khỏi sai sót cách trình bày, cách sử dụng từ ngữ thiếu sót nội dung Em mong góp ý bổ sung Thầy cô giáo để tiểu luận em hồn thiện Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Phú Xuyên - Phạm vi nghiên cứu: UBND huyện Phú Xuyên - Mục đích nghiên cứu: Làm rõ vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan, từ nêu ưu điểm, nhược điểm để đề giải pháp nhằm khắc phục nhược điểm nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Phú Xuyên Cơ sở pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng - Phương pháp quan sát : Nhìn nhận lại thực tế - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích, thu thập thông tin Bố cục tiểu luận Bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định củaUBND huyện Phú Xuyên” gồm ba phần : phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận Trong phần nội dung gồm có ba chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động UBND huyện Phú Xuyên Chương 2: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Phú Xuyên Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Phú Xuyên CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN PHÚ XUYÊN 1.1 Lịch sử hình thành Huyện Phú Xuyên đơn vị hành Thủ đơ, nằm phía Nam thành phố Hà Nội, cách trung tâm Thủ đô 40km; phía Bắc giáp huyện Thường Tín; phía Nam giáp huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam; phía Đơng giáp sơng Hồng huyện Khối Châu, tỉnh Hưng n; phía Tây giáp huyện Ứng Hòa, Hà Nội Với diện tích đất tự nhiên 17.104,6ha; đó, đất canh tác trồng trọt 11.329,9ha chiếm 66,24%; đất 1.120,9ha chiếm 6,95%; đất chuyên dùng chiếm 3.235,9ha chiếm 18,92%; lại đất chưa sử dụng Trước Phú Xuyên vùng đất trũng, có cốt đất thấp so với số đơn vị lân cận, phía Đơng cao phía Tây, nên mùa mưa bão hay bị ngập úng, lụt lội Một số xã giáp sơng Hồng có đất pha cát, gọi đất màu, diện tích khoảng 2000ha Trên địa bàn huyện có 30km sơng chảy qua sông Hồng, sông Nhuệ, sông Duy Tiên, sông Lương, sơng Vân Đình Phú Xun có hệ thống giao thơng thuận lợi, có tuyến đường sắt Bắc-Nam dài gần 12km chạy qua, tuyến đường thủy sông Hồng dài 17km, tuyến đường cao tốc Pháp Vân-Cầu Giẽ dài 7km, điểm đầu đường Cầu Giẽ - Ninh Bình, đường Quốc lộ 1A dài 12km địa bàn huyện, điều kiện thuận lợi cho việc phát triển kinh tế-xã hội Phú Xuyên Hệ thống thủy lợi phục vụ tưới tiêu sử dụng kết hợp đảm bảo cho sản xuất nơng nghiệp, có 43 trạm bơm trực tiếp đổ nước sông Nhuệ tiêu úng cho xã phía Tây; trạm bơm Khai Thái cơng suất 25000m3/giờ, bơm nước sơng Hồng tiêu úng cho diện tích 4.200ha phía Đơng, ngồi có trạm bơm Thụy Phú lấy nước sông Hồng để cấp nước tưới cho xã miền Đơng Phú Xun có dân số gần 20 vạn người, tỷ lệ người lao động khu vực sản xuất nơng nghiệp chiếm 60% tổng số lao động; bình quân năm tăng thêm khoảng 2000 lao động Về giáo dục-đào tạo: Trên địa bàn huyện có trường trung cấp nghề trường Cao đẳng nghề, hàng năm đào tạo khoảng 1000 học viên với ngành nghề đa dạng, phong phú Về y tế: Có 01 bệnh viện cấp huyện nâng cấp thành bệnh viện tuyến vùng, giải ngày tốt nhu cầu khám chữa bệnh nhân dân Về kinh tế: Phú Xuyên có tiềm đất đai trù phú nguồn lao động dồi Về nông nghiệp, miền Đơng huyện chiếm 17,4% diện tích đất canh tác, vùng đất bãi phù sa màu mỡ, thuận lợi cho phát triển hoa màu, công nghiệp, chăn ni; miền Tây huyện với 60% diện tích canh tác vựa lúa quan trọng Thủ đơ, có khả lớn nuôi cá nước ngọt, loại gia cầm, gia súc Bên cạnh đó, Phú Xuyên nôi nhiều làng nghề tiếng như: giày da Phú Yên, may mặc Vân Từ, khảm trai Chuyên Mỹ, đồ gỗ Tân Dân, Văn Nhân, kim khí Đại Thắng bày bán nhiều quận nội thành Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh nhiều địa phương khác nước Sản phẩm mây giang đan, cỏ tế Phú Túc xuất sang thị trường nước Châu Âu, Châu Phi, Châu Mỹ Kinh tế từ tiểu thủ cơng nghiệp góp phần giải việc làm chỗ, tăng thu nhập cho người nơng dân, ổn định tình hình trị sở Đến nay, địa bàn huyện có 37 làng cơng nhận làng nghề theo tiêu chí cấp thành phố số 98/138 làng toàn huyện có nghề (bằng 71%) Sản phẩm nghề thủ cơng mỹ nghệ truyền thống có chỗ đứng thị trường nước giới Thực Nghị 15 Quốc hội mở rộng địa giới hành Thủ Hà Nội Bộ mặt nơng thơn Phú Xuyên bước phát triển, nông nghiệp chuyển từ sản xuất vụ lúa sang hai vụ nhờ hệ thống thủy lợi nội đồng, hệ thống tưới tiêu hợp lý, tăng suất 12 tạ/ ha/ năm, vụ Đơng Xn trở thành vụ sản xuất chính, thu hoạch năm 100 tỷ đồng Công tác dồn điền, đổi thửa, chuyển đổi diện tích đất sản xuất lúa hiệu sang mơ hình kinh tế trang trại chăn nuôi tập trung bước đầu cho hiệu thu nhập Kinh tế trang trại quan tâm, bước đầu mang lại giá trị thu nhập cho hộ chăn ni: mơ hình cá rơ đồng, trắm ốc, cá lóc bơng, ba ba, cá sấu số mơ hình khuyến nơng khác Chăn ni phát triển theo hướng tập trung; ngành, nghề truyền thống trì, phát triển, có chỗ đứng thị trường nước xuất thị trường giới; hạ tầng sở: điện, đường, trường, trạm, cơng trình phúc lợi nâng cấp, xây dựng bước đáp ứng, xứng tầm huyện ven đô Công tác xây dựng cụm, điểm công nghiệp xác định bước đột phá chiến lược phát triển kinh tế Huyện tích cực triển khai cơng tác giải phóng mặt giai đoạn I Khu Cơng nghiệp Hỗ trợ Nam Hà Nội, thuộc địa phận xã Đại Xuyên theo Quyết định Thủ tướng Chính phủ Triển khai công tác quy hoạch xây dựng nông thôn mới, vùng rau an toàn, rau sạch, quy hoạch thủy lợi nội đồng, quy hoạch thị trấn Các giá trị văn hóa truyền thống bảo tồn, giới thiệu, quảng bá rộng rãi; hệ thống trị từ huyện đến sở ổn định, đáp ứng nhiệm vụ trị giai đoạn Cùng với quy hoạch chung thành phố quy hoạch vùng, đến 2015 năm tiếp theo, Phú Xuyên trở thành chuỗi đô thị vệ tinh quan trọng kết nối với đô thị trung tâm Mặt khác, tiếp nhận trường đại học, bệnh viện lớn, cơng trình văn hóa, thể thao du lịch chuyển dịch từ nội thành tạo diện mạo cho Phú Xuyên phát triển nhanh, bền vững tiến trình đổi đất nước Phú Xun, sơng giàu có mà tổ tiên xưa chọn chữ đặt tên mảnh đất trù phú, từ thiên nhiên, thổ nhưỡng, địa lý, địa hình đến người văn hóa nơi đây…tất lôi cuốn, hấp dẫn nhà đầu tư, đối tác nước Đây mảnh đất hứa hẹn tiềm phát triển cho biết tìm 1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức UBND huyện Phú Xuyên gồm: - 01 Chủ tịch UBND - 03 Phó Chủ tịch UNBD - 12 phòng, ban: + Văn phòng HĐND – UBND UBND huyện Phú Xuyên quan có cấu tổ chức rõ ràng, đơn vị phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau, tổ chức hoạt động chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Bộ phận Văn phòng UBND huyện Hương Khê người trẻ, động có tính cầu tiến cơng việc 11 CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN PHÚ XUYÊN 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Khái niệm, vai trò,ý nghĩa, phân loại hoạch định: - Khái niệm: Hoạch định tiến trình nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu tổ chức vạch hành động cần thiết nhằm đạt mục tiêu Hoạch định chức nhà quản trị văn phòng, tổ chức khơng thể hoạt động tốt không làm tốt công tác hoạch định - Vai trò hoạch định: Hoạch định cơng cụ đắc lực việc phối hợp nỗ lực thành viên doanh nghiệp Hoạch định cho biết hướng doanh nghiệp, quan, tổ chức; Hoạch định làm giảm tính bất ổn định doanh nghiệp, quan; Hoạch định giảm chồng chéo hoạt động lãng phí; Hoạch định làm tăng hiệu cá nhân tổ chức Nhờ hoạch định mà tổ chức nhận tận dụng hội môi trường để giúp nhà quản trị ứng phó với bất định thay đổi yếu tố mơi trường; Nhờ có hoạch định mà tổ chức phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi người tập thể hành động biết muốn đạt gì, kết đạt cao hơn; Hoạch định giúp tổ chức thích nghi với thay đổi mơi trường bên ngồi, định hướng số phận tổ chức; Hoạch định thiết lập nên tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra - Phân loại hoạch định Phân loại theo nội dung: 12  Hoạch định chiến lược : Hoạch định mang tính tổng thể, bao qt mục tiêu cơng việc  Hoạch định tác nghiệp : Trong phạm vi nhỏ, chi tiết Phân loại theo thời gian:  Hoạch định dài hạn  Hoạch định trung hạn  Hoạch định ngắn hạn 2.1.2 Nội dung công tác hoạch định quản trị văn phòng: - Hoạch định nhân văn phòng - Hoạch định cấu tổ chức văn phòng - Hoạch định cơng việc văn phòng - Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng - Hoạch định nguồn thơng tin cho hoạt động văn phòng - Hoạch định mối quan hệ văn phòng - Hoạch định tài văn phòng - Hoạch định sở vật chất văn phòng 2.2 Vai trò văn phòng cơng tác thu thập hoạch định Văn phòng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng, phận cấu thành, đơn vị tổ chức thiếu quan Văn phòng đời, tồn với đời tồn quan, thiếu quan khó hoạt động tổ chức điều hành cơng việc cách bình thường Vai trò, vị trí đặc biệt văn phòng thể chỗ có chức tham mưu đắc lực cho lãnh đạo quan việc xây dựng, tổ chức thực chương trình, kế hoạch cơng tác, triển khai kiểm tra thực định lãnh đạo, quản lý, tổ chức quản lý điều hành, điều phối công việc hàng ngày quan 2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định: Kênh thơng tin thu thập gồm có: 13 - Kênh thơng tin theo ngành phòng, ban chức năng, quan, phạm vi nước quốc tế; - Kênh thông tin qua báo cáo định kỳ, qua họp giao ban, hội nghị… - Kênh thông tin qua giao tiếp với đối tác, cấp trên; - Kênh thông tin qua việc tra cứu văn Nhà nước - Kênh thông tin đại chúng, khảo sát thực tế Từ nguồn liệu hình thức khác thơng tin truyền vào quan phong phú, phức tạp Do đó, người tiếp nhận thơng tin (Văn phòng UBND) cần phải xử lý từ thu thập phân loại thông tin theo kênh tổng hợp, xác định thông tin phù hợp với yêu cầu đặt Theo quy định UBND huyện Phú Xuyên Văn phòng UBND có trách nhiệm việc phân tích, xử lý thơng tin liên quan đến hoạt động lĩnh vực hành Nhà nước quan Việc phân tích thơng tin diễn chặt chẽ, Văn phòng UBND kết hợp với phòng, ban chức có liên quan để bàn bạc đưa ý kiến, đề xuất báo cáo cho ban lãnh đạo quan 2.2.2 Công tác thu thập hoạch định: Công tác thu thập trình tìm kiếm, tập hợp lý luận, thực tiễn khoa học làm sở để thực cơng tác hoạch định nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp nhu cầu quan tổ chức Công tác thu thập phục vụ trực tiếp cho hoạt động hoạch định quan tổ chức, để hoạch định đắn cần phải thu thập đầy đủ, xác hiệu Nhờ việc có mà giúp lãnh đạo quan xác định sở tiền đề khoa học, lý luận để thực mục tiêu  Căn vào chủ trương sách Đảng Nhà nước: - Bất kỳ việc, tượng hay lĩnh vực muốn giải hợp lý cần phải dựa vào chủ trương sách Đảng Nhà nước Điều giúp cho quan tổ chức tránh chế tài áp đặt lên yêu cầu lĩnh vực 14 - Khi tiến hành nội dung hoạch định, vào Chủ trương, sách Người thu thập (văn phòng UBND) cần tìm hiểu, thu thập thơng tin Chủ trương, sách nhà nước liên quan đến nội dung hoạch định Ở Việt Nam nay, hầu hết lĩnh vực có văn Quy phạm pháp luật, văn đạo,hướng dẫn Đảng Nhà nước… - Để đảm bảo làm tốt vai trò cơng tác hoạch định quan, cán văn phòng cần phải khơng ngừng học hỏi, nhạy bén, cập nhật thơng tin liên tục - Những chủ trương, sách Đảng Nhà nước về: Chính tri, kinh tế, pháp luật, tài chính, nhân lực, văn hóa xã hội…  Căn vào chương trình, kế hoạch dài hạn quan: - Chương trình, kế hoạch dài hạn quan văn mang tính định hướng lâu dài (5 năm trở lên) đề cập đến vấn đề cần thực quan Dùng để tiến hành công việc, vấn đề nhằm xây dựng phát triển quan - Khi thu thập này, văn văn phòng UBND huyện Phú Xuyên cần thu thập: + Chương trình, kế hoạch cơng tác năm UBND thành phố; + Kế hoạch nhiệm vụ UBND thành phố; + Chương trình, kế hoạch cơng tác năm UBND huyện; + Kế hoạch nhiệm vụ UBND huyện; - Dựa vào văn này, quan thực công việc, nhiệm vụ đề cập Vì vấn đề đề cập văn quan có chủ trương kinh phí, nhân lực thời gian để thực - Dựa vào văn này, phận văn phòng xem xét, cơng việc nội dung hoạch định có nằm kế hoạch chương trình dài hạn quan hay khơng Nếu có tiến hành nội dung nhắc đến kế hoạch, khơng tổng hợp, tham mưu cho lãnh đạo để thực kế hoạch tới 15 - Bên cạnh đó, cần vào đề nghị quan, đơn vị cấp để nâng cao chất lượng hoạch định, tránh bỏ sót u cầu, đề nghị đáng quan cấp  Căn vào yêu cầu thực tế đặt vấn đề, việc đó: - Căn vào yêu cầu thực tế vấn đề cơng việc đòi hỏi văn phòng UBND huyện Phú Xuyên phải sử dụng hiểu biết để phân tích, đánh giá vấn đề, việc Người làm văn phòng phải tổng hợp tình hình, phản ánh chất việc, tầm quan trọng vấn đề, việc đó, ảnh hưởng, tác hại không thực nội dung ý nghĩa thực nội dung Tiến hành loại bỏ công việc thiếu pháp lý, xa rời thực tiễn, không khoa học - Thu thập yêu cầu thực tế đặt vấn đề, việc giúp cho lãnh đạo hiểu rõ giá trị tầm quan trọng vấn đề Bên cạnh thấy công việc cần ưu tiên thực trước  Căn vào nguồn lực thực tế quan: - Văn phòng có vai trò thu thập thơng tin, tài liệu, phân tích đánh giá nguồn lực thực tế UBND huyện để tham mưu cho lãnh đạo làm cho công tác hoạch định Những thơng tin thường có báo cáo kết hoạt động chương trình, kế hoạch phòng ban trực thuộc UBND huyện : Phòng Nội vụ, Phòng Tài – Kế hoạch, Phòng Tài ngun Mơi trường, Phòng Lao động – Thương binh Xã hội, Phòng Văn hóa – Thơng tin, Phòng Giáo dục – Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Kinh tế - Hạ tầng … - Thu thập nguồn lực thực tế quan: Tài chính, nhân sự, vật chất – sở hạ tầng, kiến thức kinh nghiệm, thông tin quan hệ xã hội … - Đây mang tính tác động trực tiếp đến khả hoàn thành nội dung hoạch định  Căn vào yếu tố bên ngồi: - Các yếu tố bên ngồi có ảnh hưởng lớn đến khả hoàn thành nội dung hoạch định Bộ phận Văn phòng UBND huyện Phú Xun có vai trò phải kịp thời nắm bắt biến động kinh tế, thị trường, điều kiện tự nhiên - Các yếu tố bên như: Kinh tế, thị trường, giá cả, môi trường tự nhiên, 2.2.3 Tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo xây dựng chương trình kế hoạch: 16 Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng tổ chức hoạt động quan, tổ chức cá nhân Chương trình, kế hoạch giúp cho quan, tổ chức đạt mục tiêu cách tương đối xác, góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động quan, tổ chức, làm tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức Có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp quan, ứng phó với thay đổi, hạn chế rủi ro trình hoạt động, tạo tính chủ động cơng việc, biết làm việc trước, việc sau, tránh bỏ sót cơng việc, tiến tới thực mục tiêu cách tốt Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo quan phân bổ sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho Thủ trưởng quan điều hành hoạt động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể lãnh đạo quan Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện Phú Xuyên thực tiêu chuẩn, nhiệm vụ cụ thể Từng phòng, ban, đơn vị tổ chức lập kế hoạch đơn vị Sau lập xong chương trình, kế hoạch đơn vị, phận, đơn vị, phận nộp chương trình, kế hoạch cho văn phòng để văn phòng giúp lãnh đạo nghiên cứu, tổng hợp lại kế hoạch chung UBND huyện 2.3 Vai trò văn phòng công tác xây dựng mục tiêu 2.3.1 Khái niệm, vai trò tầm quan trọng hoạch định mục tiêu: - Khái niệm: Mục tiêu trạng thái mong đợi có, phải có cần phải có quan, tổ chức cá nhân thời điểm định Hoạch định mục tiêu loại hoạch định mà nhà quản trị đề mục tiêu: số lượng, chất lượng, định tính, thời gian - Các loại mục tiêu : + Mục tiêu số lượng + Mục tiêu chất lượng 17 + Mục tiêu thời gian + Mục tiêu kết - Vai trò mục tiêu: + Mục tiêu sở, để thực trình quản trị + Mục tiêu động lực, tinh thần, ý thức tự giác để cá nhân phấn đấu hoàn thành + Mục tiêu sở cho việc kiểm tra, giám sát cá nhân vai trò lãnh đạo điều hành - Tầm quan trọng mục tiêu + Giúp nhận dạng ưu tiên: Đây vai trò quan trọng mục tiêu + Hướng dẫn hành động: Nhờ xác định mục tiêu mà hoạt động phận cá nhân tổ chức gắn kết với hướng đến kết quan trọng mà tổ chức mong muốn + Cơ sở cho định: Nhờ xác định rõ mục tiêu mà nhà quản trị biết mà tổ chức cố gắng đạt + Tiêu chuẩn cho việc thực hiện: Mục tiêu đóng vai trò tiêu chuẩn cho việc thực xác định cụ thể kết sau mà tổ chức muốn đạt + Làm hấp dẫn đối tượng hữu quan bên bên ngồi tổ chức 2.3.2 Vai trò Văn phòng công tác xây dựng mục tiêu: - Tham mưu đưa mục tiêu giả định: Mục tiêu kết mà quan mong muốn, khơng có mục tiêu mục tiêu khơng rõ ràng kế hoạch phương hướng, tham mưu cho lãnh đạo, văn phòng phải tiến hành thu thập, tổng hợp thông tin để đưa mục tiêu giả định có tính thiêt thực khả thi Và thông thường, quan hướng tới mục tiêu, mà thường hệ thống mục tiêu phụ thuộc ràng buộc lẫn Văn phòng việc xác định mục tiêu phải đảm bảo tính hài hòa, tránh trường hợp đạt mục tiêu lại làm hỏng mục tiêu Sự mâu thuẫn nhóm mục tiêu dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi quan - Đánh giá tính khả thi mục tiêu đề ra: Khi xác định mục tiêu, văn phòng tổng hợp, thu thập xử lý thông tin, xác định tính khả thi nội dung tham mưu cho lãnh đạo xây dựng chương trình, kế hoạch Việc xác định tính khả thi cơng việc gồm: 18 + Mục tiêu đề có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan hay khơng + Mục tiêu đề có phát huy tối đa lợi quan hay khơng + Mục tiêu đặt có phù hợp với yêu cầu nguồn lực quan + Dự báo rủi ro gặp phải thực mục tiêu 2.4 Vai trò Văn phòng cơng tác xây dựng giải pháp Để hoạch định đắn, hoàn thành đạt mục tiêu cách tốt cần phải xây dựng phương án, giải pháp Từ việc nghiên cứu, thu thập xác định mục tiêu, Văn phòng phải xác định điểm mạnh, điểm yếu, dự báo hội, thách thức Từ xây dựng nên phương án thích hợp, có nhiều phương án khả lựa chọn cao trường hợp cụ thể nên xây dựng số phương án khả quan nhằm giảm chi phí cho quan Mỗi phương án xây dựng lên phải thỏa mãn cho khả xảy tương lai, đảm bảo cho hoạch định thực hiện, mục tiêu đề hồn thành Kết q trình xây dựng phương án số phương án lựa chọn đưa vào tổ chức thực Nhưng quan thực phương án đánh giá tối ưu Một số tiêu chí để đánh giá phương án : Hiệu phương án ( tuyệt đối, tương đối), tổng chi phí, thời gian Các bước xây dựng giải pháp Bước 1: Xác định hệ thống mục tiêu Bước : Phân tích khoa học, pháp luật thực tiễn Bước : Hình thành, xây dựng hệ thống giải pháp Bước : Lựa chọn giải pháp tối ưu 2.5 Vai trò văn phòng cơng tác tổ chức thực mục tiêu Như biết, hoạch định tiến trình nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu tổ chức vạch hành động cần thiết nhằm đạt mục tiêu Văn phòng thực xác định mục tiêu, biện pháp cần phải có q trình tổ chức thực mục tiêu Tổ chức thực mục tiêu công việc quan trọng, thiết thực để mục tiêu hồn thành Cơng tác tổ chức thực mục tiêu thông qua việc tổ chức họp triển khai nội dung, lập kế hoạch, hướng dẫn thực công việc, phân công công việc, lịch làm việc, kế hoạch công tác 19 Khi xác định mục tiêu rõ ràng, Văn phòng có vai trò tổ chức thực mục tiêu dựa kế hoạch quan UBND huyện tiến hành họp, triển khai mục tiêu, kế hoạch Văn phòng thực cơng tác phổ biến cho phòng ban, đơn vị việc thực kế hoạch quan thông qua văn hướng dẫn lãnh đạo Nội dung tổ chức thực mục tiêu: Những nội dung cần phải làm, bước để thực công việc, Công việc thực đâu? Thời gian bắt đầu kết thúc công việc nào? Những văn bản, tài liệu hướng dẫn thực công việc? Những tiêu chuẩn, giới hạn công việc? Các phương pháp, đánh giá việc tổ chức thực cơng việc đó? Những điều kiện nguồn lực để thực mục tiêu: Nguồn nhân lực, tiền bạc, phương pháp thực trang thiết bị hỗ trợ… Văn phòng hỗ trợ, kết hợp với phận, phòng ban thực mục tiêu chung quan Việc tổ chức thực mục tiêu UBND huyện Phú Xuyên chưa khoa học, logic đạt hiệu chưa cao Tiểu kết Văn phòng UBND huyện Phú Xuyên phận cấu thành giúp việc cho UBND huyện, thực chức tham mưu tổng hợp công tác hậu cần cho quan Một kỹ hàng đầu, quan trọng người làm cơng tác văn phòng kỹ hoạch định Qua phân tích thấy rõ vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan, ngồi mặt đạt nhiều thiếu sót cần khắc phục 20 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định 3.1.1 Ưu điểm: - Cơng tác văn phòng hoạt động lãnh đạo trọng, bao gồm nghiệp vụ thủ tục hành Để nâng cao hiệu hoạt động, Uỷ ban Nhân dân huyện Phú Xuyên cải cách bước tổ chức máy trang bị sở vật chất cho Văn phòng Uỷ ban cải tạo tu bổ, nâng cấp sở vật chất, dần kiện toàn tổ chức máy hợp lý tránh lãng phí lao động, tạo điều kiện cho cán văn phòng theo học lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cơng tác Văn phòng - Nhân lực phận văn phòng trực thuộc UBND huyện Phú Xuyên cán trẻ, động, có lực chun mơn, nghiệp vụ, đào tạo chuyên nghành Trường Đại học quy - Có thể nói, Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Phú Xuyên ngày đáp ứng tốt công tác chuyên môn, thật cánh tay phải phục vụ đắc lực, thực tốt chức tham mưu giúp việc cho UBND huyện - Văn phòng UBND huyện Phú Xuyên làm tốt chức tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công tác hoạch đinh: Thu thập hoạch định, tổ chức xác định thực mục tiêu - Mặc dù quan có khối lượng cơng việc nhiều, Văn phòng hoạt động có hiệu quả, chức năng, nhiệm vụ thực tương đối nhanh chóng, xác, hỗ trợ, hỗ hợp tốt với phận phòng ban giúp cho máy quan thực tốt nhiệm vụ 3.1.2 Nhược điểm: - Cán văn phòng UBND huyện hú Xun người có kỹ chun mơn hoạt động thực tế lại không vận dụng hết - Tính bảo thủ số thành viên cố bảo vệ ý kiến tự làm theo ý chí thân khiến việc đạt mục tiêu quan gặp khó khăn 21 - Phú Xuyên huyện nghèo, sở vật chất trang thiết bị nhiều thiếu sót gây khó khăn hoạt động công việc - Khi thu thập thông tin làm hoạch định, thông tin thu thập thông tin cũ, độ xác khơng cao - Bên cạnh cán văn phòng động, nhiệt tình có cán làm việc với thái độ ỉ lại, thụ động - Việc tổ chức thực mục tiêu UBND huyện Phú Xuyên chưa khoa học, logic đạt hiệu chưa cao 3.1.3 Nguyên nhân: Bên cạnh ưu điểm tích cực, phận văn phòng UBND huyện Phú Xun có nhược điểm cần khắc phục Nguyên nhân nhược điểm do: - Nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực thiếu, nhiều cán phải kiêm nhiệm chức vụ khiến cho mức độ hồn thành cơng việc chậm tiến độ chất lượng không cao - Phong cách lãnh đạo: Công tác lãnh đạo, đạo, giám sát chưa thật sát - Ý thức số viên chưa tốt, tính thụ động công việc - Nội quy, quy định chưa thật chặt chẽ 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng, nghiệp cho cán văn phòng: - Con người nhân tố quan trọng hàng đầu tổ chức, muốn tổ chức phát triển lớn mạnh, cần khơng ngừng nâng cao kỹ năng, trình độ cho Cán Văn phòng - Mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn phòng - Tổ chức buổi tập huấn nâng cao lực - Cử cán bộ, nhân viên học hỏi trường đại học, cao đẳng - Gửi cán công tác, học hỏi kinh nghiệm quan khác 3.2.2 Ban hành văn bản, xây dựng quy chế nâng cao vai trò, trách nhiệm cán văn phòng: - Tiếp tục xây dựng, hồn thiện nội quy, quy định quan chặt chẽ, nghiêm túc - Ban hành văn quy định chức nhiệm vụ quyền hạn văn phòng - Thực tốt văn quy phạm pháp luật Nhà nước 22 3.2.3 Nâng cao trách nhiệm, ý thức, khả nhận thức cán văn phòng: - Cần đẩy mạnh cơng tác kiểm tra, đánh giá tự đánh giá cán bộ, nhân viên - Cử cán bộ, nhân viên tập huấn, nói chuyện chuyên đề - Phổ biến nội dung quy định, quy chế hoạt động rộng rãi, cụ thể đến tùng cá nhân, đơn vị - Mỗi cá nhân phải không ngừng học tập, rèn luyện, nâng cao ý thức tinh thần làm việc - UBND huyện Phú Xuyên có nội quy, quy định nghĩa vụ, quyền hạn xử lý vi phạm cán bộ, nhân viên 3.2.4 Ứng dụng khoa học cơng nghệ vào cơng tác quản trị văn phòng: - Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào cơng tác văn phòng - UBND huyện Phú Xuyên sử dụng phần mềm mềm tiện ích văn phòng có Word, excel…, Văn phòng điện tử IO, Hệ thống gửi nhận văn điện tử, Hệ t., Cổng thông tin điện tử huyện: phuxuyen.hanoi.gov.vn 3.2.5 Đầu tư trang thiết bị, sở vật chất hạ tầng cho quan: Cơ sở vật chất trang thiết bị công cụ hỗ trợ cần thiết văn phòng thực tốt nhiệm vụ Cơ quan cần quan tâm, tu bổ mua sắm trang thiết bị cần thiết cho hoạt động toàn quan phận văn phòng Tiểu kết Văn phòng UBND huyện Phú Xun cơng tác hoạch định quan không ngừng nỗ lực để hồn thành tốt chức năng, nhiệm vụ mình, đạt thành tích cực, bên cạnh có nhược điểm Những nhược điểm phần lớn xuất phát từ điều kiện khó khăn huyện nghèo, từ số cá nhân thiếu ý thức trách nhiệm lãnh đạo quan tổ chức công việc Trên ưu điểm, hạn chế giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan 23 PHẦN KẾT LUẬN Trong trình học tập học phần Kỹ hoạch định việc nghiên cứu,tìm hiểu, khảo sát vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Phú Xuyên, em học tập kiến thức vơ hữu ích, giúp em có thêm hiểu biết nhìn thực tế nghiệp vụ văn phòng, vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan Là sinh viên năm cuối khoa Quản trị văn phòng, Em nhận thấy tầm quan trọng cơng tác hoạch định, thấy vai trò vơ quan trọng phận văn phòng cơng tác tham mưu, giúp việc cho quan chức để không ngừng học tập, rèn luyện hồn thiện Khơng ngừng học tập trau dồi kiến thức, kỹ kinh nghiệm thực tế Qua đây, em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt Thạc sỹ Nguyễn Hữu Danh- giảng viên học phần Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Ơng Nguyễn Thành Chung – Phó Chánh văn phòng UBND huyện Phú Xun giúp đỡ, tạo điều kiện cho em khảo sát cung cấp tài liệu để em hoàn thành tốt Tiểu luận 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị văn phòng - PGS.TS Nguyễn Hữu Tri Giáo trình Nghiệp vụ Thư ký văn phòng – Tập thể tác giả; chủ biên – TS.Trần Hoàng Trang web : http://tailieu.vn/tag/chuc-nang-hoach-dinh.html 25 ... 2.5 Vai trò văn phòng cơng tác tổ chức thực mục tiêu: 20 Tiểu kết: .21 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH: 22 3.1 Nhận xét, đánh giá vai. .. rõ vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan, ngồi mặt đạt nhiều thiếu sót cần khắc phục 20 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét, đánh giá vai. .. kết: .11 CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN PHÚ XUYÊN: 12 2.1.Cơ sở lý luận: 12 2.1.1.Khái niệm, vai trò,ý nghĩa, phân loại hoạch