Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết mục đích nghiên cứu đề tài Văn phòng (hiểu theo nghĩa máy điều hành công việc quan, tổ chức) giữ vai trò then chốt, có ảnh hưởng to lớn sâu rộng đến hiệu chất lượng hoạt động tổ chức, doanh nghiệp Nói cách khác, văn phòng vừa phận đầu não vừa mặt tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng nơi thu nhận phát lượng thơng tin kịp thời nhất, nhanh chóng cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp trôi chảy, đạt hiệu cao Trong tiến trình cải cách hành việc đổi lề lối làm việc hành văn phòng công tác trọng tâm nhiều quan, tổ chức Bởi lẽ, cơng tác văn phòng cần nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu hành giai đoạn phát triển đất nước Điều đem lại thành định cơng tác văn phòng Qua thời gian thực tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai, em nhận thấy Phòng Hành - Tổng hợp thuộc Chi cục hoạt động chưa thật hiệu quả, SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai công tác văn phòng chưa quan tâm mức dẫn đến việc giải cơng việc nhiều hạn chế Bên cạnh khối lượng cơng việc Chi cục ngày tăng dẫn đến khối lượng công việc Phòng Hành - Tổng hợp tăng theo vấn đề nâng cao hiệu công tác văn phòng cần thiết Xuất phát từ thực trạng đó, em chọn đề tài “Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Quản trị văn phòng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai” Đề tài nhằm nghiên cứu lý luận văn phòng phân tích nội dung hoạt động Phòng Hành - Tổng hợp thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ để tìm điểm mạnh, điểm yếu đưa đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác văn phòng Chi cục Phạm vi nghiên cứu Khoá luận nghiên cứu hoạt động Phòng Hành - Tổng hợp thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai Phương pháp nghiên cứu - Khoá luận sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp phân tích + Phương pháp tổng hợp + Phương pháp so sánh + Phương pháp thống kê + Phương pháp vật biện chứng + Phương pháp vấn, đối thoại Kết cấu báo cáo Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục danh mục tài liệu tham khảo, báo cáo bố cục thành hai chương: Chương 1: Thực trạng cơng tác văn phòng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Chương 2: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH GIA LAI 1.1 Quá trình hình thành phát triển Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai Tên giao dịch: Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai Trụ sở đặt tại: Số 03 – Hai Bà Trưng - Thành phố Pleiku – Tỉnh Gia Lai Số điện thoại: 0593.720.413 Số fax: 0593.720.115 Địa Mail: vtlt.snv@gialai.gov.vn Chi cục trưởng: Hồ Văn Trình SVTT: Tạ Cơng Trýõng _ 14VP4A Hình : Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai Trang Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Ngày 28/4/2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp Theo đó, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thành lập “Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ sở hợp phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh”, văn quy phạm pháp luật quan Nhà nước có thẩm quyền quy định việc thành lập tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ nước có Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai - Quá trình hình thành phát triển Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai sơ lược sau: Tổ chức Văn thư - Lưu trữ tỉnh tiền thân phận Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND-UBND tỉnh Gia Lai Thực Thông tư số 40/1998/TT-TCCBCP ngày 24/01/1998 Ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ), ngày 15 tháng năm 2000 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 114/2000/QĐ-UB việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Trung tâm thực chức quản lý Nhà nước công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phạm vi tỉnh Ngày 01 tháng năm 2001 Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai ban hành Quyết định số 467/2001/QĐ-UB việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trung tâm Lưu trữ tỉnh Gia Lai Tháng 08 năm 2010, UBND tỉnh Gia Lai ban hành Quyết định số 561/QĐUBND ngày 20 tháng năm 2010 việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai sở hợp Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm lưu trữ theo tinh thần hướng dẫn Thông tư số 02/2010/TTBNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp Chi cục có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục có chức quản lý nhà nước đồng thời đơn vị nghiệp; biên chế UBND tỉnh phê duyệt 22 người, đó: Cơng chức: 08, viên chức 12 02 hợp đồng 68 Cơ cấu tổ chức bố trí 02 phòng chun mơn, 01 Trung tâm Lưu trữ lịch sử (trước Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh) Chi cục chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng, kinh phí hoạt động ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật Kế thừa phát huy thành tích, kết đạt Trung tâm Lưu trữ lịch tỉnh, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai không ngừng phấn đấu góp phần tạo bước chuyển đáng kể cơng tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nâng cao, công tác bảo quản, quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử an toàn kịp thời, đáp ứng yêu cầu Trong trình thành lập phát triển, Chi cục đạt thành tích đáng kể UBND tỉnh Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tặng giấy khen, khen Năm 2013, SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai 2014 UBND tỉnh công nhận tập thể lao động suất sắc năm 2014 Bằng khen Bộ Nội vụ 1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh1 1.2.1 Vị trí chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở nội vụ, có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu đạo hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Với vị trí vai trò quan trọng trên, Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức nhiệm vụ cụ thể là: - Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Tham mưu, giúp Ủy ban nhân tỉnh công tác quản lý lưu trữ thong tin số quan, đơn vị nhà nước địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật - Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh, định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật - Thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Lưu trữ quan quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh định hủy tài liệu có thong tin trùng lặp, bao hàm, hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Theo Quyết định số 238/QĐ-SNV ngày 06 tháng 03 năm 2015 Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ , phòng chun mơn, Trung tâm Lưu trữ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai - Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ - Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ; giải theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ - Thực công tác báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Thực việc Lưu trữ lịch sử gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định pháp luật - Tham mưu cấp có thẩm quyền cấp, TRƯỞNG cấp lại, thu hồi chứng hành nghề cho CHI CỤC cá nhân có đủ điều kiện theo quy định pháp luật - Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật - Thẩm định hồ sơ giao nộp tài liệu quan, đơn vị trước nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG - Kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ cá nhân, tổ chức địa bàn tỉnh Sơ đồ máy: SƠ ĐỒ BỘ MÁY CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH GIA LAI PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHỊNG QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ Mối quan_hệ phối hợp SVTT: Tạ Công Trýõng 14VP4A Mối quan hệ đạo Hình 12: Sơ đồ cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai Trang Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai 1.2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể Lãnh đạo Chi cục Phòng Hành – Tổng hợp thuộc Chi cục 1.2.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức lãnh đạo Chi cục  Nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục trưởng + Nhiệm vụ: Chi cục trưởng người đứng đầu Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, trước pháp luật việc thực chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn giao việc thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị giao phụ trách + Quyền hạn: Được Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền ký văn đề xuất, báo cáo cho cấp công tác chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với tư cách Chi cục SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ trình Phó Giám đốc Sở Nội vụ ký thay Giám đốc Sở Nội vụ để đề xuất cho cấp theo quy định  Nhiệm vụ, quyền hạn Phó Chi cục trưởng Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ người giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi, đạo số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Chi cục trưởng ủy nhiệm cho phó Chi cục trưởng điều hành hoạt động đơn vị  Cơ câu tổ chức Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ gồm: 01 Chi cục trưởng 02 phó Chi cục trưởng 1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ  Chức Phòng Hành – Tổng hợp Phòng Hành – Tổng hợp phòng chun mơn thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh có chức tham mưu cho Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ quản lý công tác tổ chức, nhân quan, công tác tổng hợp, công tác cải cách hành chính, cơng tác pháp chế, cơng tác tra, giải khiếu nại, tố cáo, hành quản trị Chi cục Văn thư – Lưu trữ  Nhiệm vụ phòng Hành – Tổng hợp - Xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác tuần, tháng, quý, tháng, tháng năm - Tổng hợp, báo cáo công tác văn thư, lưu trữ địa phương báo cáo chuyên đề; thực chế độ thong tin chung quan theo quy định - Thực công tác tổ chức, nhân sự; công tác phổ biến giáo dục pháp luật; công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo; công tác thi đua – khen thưởng; SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai cơng tác cải cách thủ tục hành theo chế “một cửa”; chế tự chủ chịu trách nhiệm biên chế kinh phí quản lý hành - Phối hợp tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra công tác thong tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý; quản lý trang thong tin điện tử quan - Phối hợp hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương, sách Đảng pháp luật nhà nước văn thư, lưu trữ - Thực công tác văn thư, lưu trữ; công tác kế tốn tài chính, tài sản cơng; quan hệ đối nội, đối ngoại - Chủ trì, phối hợp với phòng chun mơn, đơn vị nghiệp cơng tác pháp chế, cơng tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; thực quy chế dân chủ, văn hóa cơng sở quan  Cơ cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp - 01 Trưởng phòng; - 01 Phó trưởng phòng; - 01 Công chức quản trị mạng; - 01 Công chức Kế tốn; - 01 Cơng chức Văn thư – Lưu trữ kiêm Thủ quỹ; - 01 Lái xe (Hợp đồng theo Nghị định 68); - 01 Bảo vệ (Hợp đồng theo Nghị định 68) - 01 Nhân viên Tạp vụ 1.2.3.3 Biên chế cán bộ, công chức nhân viên Phòng Hành – Tổng hợp  Trưởng phòng + Các hoạt động sản phẩm cơng việc - Điều hành, phối hợp thực công việc chun mơn, nghiệp vụ phòng; SVTT: Tạ Cơng Trýõng _ 14VP4A Trang 10 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Hình 25: Kết cấu phòng họp trực tuyến SVTT: Tạ Cơng Trýõng _ 14VP4A Hình 26: Kết cấu họp giao ban, đánh giá Trang 48 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Hình 27: Kết cấu họp đạo, định 2.2.3 Công tác tổ chức chuyến ði công tác Qua thực tập Phòng Hành – Tổng hợp thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ nhận thấy việc tổ chức chuyến công tác phận hành thực nhiều hạn chế, cụ thể: Chưa chủ động lập kế hoạch chuyến cơng tác gần, kế hoạch chưa có phân công rõ ràng cán đảm nhận công việc thay người công tác, thiếu chủ động kinh phí cho chuyến cơng tác Để thực tốt công tác này, giải pháp cần sớm thực thời gian tới chấn chỉnh việc xây dựng chương trình cơng tác phận Hành – Tổng hợp, xây dựng kế hoạch chuyến công tác theo năm, tháng, tuần, lập quy trình SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang 49 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai chuẩn xác định cụ thể nhiệm vụ cấn thực chuyến cơng tác tỉnh hay ngồi tỉnh để tránh sót việc Cơng bố lịch cơng tác lãnh đạo bảng thông tin quan cán ủy quyền xử lý công việc để phận chuyên môn tổ chức, cá nhân chủ động liên hệ công tác Để chuyến công tác đạt hiệu cao phận Hành – Tổng hợp cần thực cơng việc theo quy trình cụ thể sau:  Lập kế hoạch công tác: Trước chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch cụ thể chuyến Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung cơng việc, địa điểm đến, thới gian, thành phần, phương tiện kinh phí Bộ phận xây dựng kế hoạch có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trước lãnh đạo phê duyệt Khi kế hoạch duyệt, Trưởng phòng Hành – Tổng hợp phải đôn đốc, theo dõi phận chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian  Liên hệ công tác Mọi chuyến công tác phải liên hệ trước thời gian, nội dung với nơi đến công tá, chí đưa vào kế hoạch năm nơi đến công tác nội dung công tác lớn, thời gian dài Trước chuyến cần phải thông báo cụ thể cho nơi đến thời gian, danh sách người đến, phương tiện đến để nơi đến chủ động có kế hoạch tiếp đón Ngồi cần phải liên hệ với sở lưu trú gần nơi đến cơng tác để đặt phòng nghỉ nơi đến cơng tác khơng bố trí  Chuẩn bị trước chuyến đi: Sau kế hoạch cụ thể chuyến duyệt, Trưởng phòng Hành – Tổng hợp báo kịp thời cho quan, đơn vị đồn đến cơng tác Nội dung thiết yếu gồm có: - Tên đồn cơng tác, trưởng đồn thành viên; - Nội dung lịch làm việc; SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang 50 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai - Thời gian đoàn từ quan; - Những đề nghị để quan, đơn vị chuẩn bị giúp đỡ đoàn; + Chuẩn bị nội dung công tác: Nội dung phần quan trọng chuyến Căn mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo quan phân cơng cho đơn vị ch̉n bị Phòng Hành – Tổng hợp có trách nhiệm đơn đốc đơn vị phân công thực công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung tiến độ thời gian Tổ chức việc đánh máy, nhân văn liên quan đến chuyến công tác + Chuẩn bị phương tiện Xác định việc sử dụng phương tiện giao thơng theo mục đích u cầu chuyến cơng tác Trong có ưu tiên yếu tố cấp bách, khẩn trương chuyến đi, tính bảo mật tài liệu đối tượng sử dụng phương tiện Đối với chuyến cơng tác ngồi tỉnh, dài ngày, thường xuyên chuyển nên sử dụng phương tiện ô tô quan Đối với chuyến công tác thành phố lớn Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, nên sử dụng phương tiện máy bay Đối với chuyến cơng tác tỉnh, tùy theo tính chất cơng việc chủ động sử dụng phương tiện công vụ phương tiện giao thông công cộng + Chuẩn bị kinh phí: Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ quy định Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác tiết kiệm Việc dự trù kinh phí cần tính đến nhu cầu chi về: Phương tiện, ăn, nghỉ nhu cầu cấp thiết khác Cần phải lập danh sách chi tiết khoản chi để đảm bảo chủ động suốt chuyến cơng tác + Chuẩn bị nội dung khác có liên quan: Đối với chuyến công tác dài ngày Phòng Hành – Tổng hợp phải chủ động thực công việc sau: SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang 51 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai - Trước ngày Lãnh đạo công tác, Trưởng phòng Hành – Tổng hợp phải đơn đốc, nhắc nhở đơn vị chuẩn bị hoàn tất trình dự thảo văn thuộc thẩm quyền ký thủ trưởng quan - Tổ chức họp hội ý lãnh đạo để thủ trưởng quan phân công nhiệm vụ ủy quyền cán xử lý cơng việc thuộc quyền hạn để phận chuyên môn biết thực KẾT LUẬN Trong tiến trình thực Đề án cải cách hành chính, việc đổi phương thức, lề lối làm việc hành văn phòng cơng tác trọng tâm nhiều quan, tổ chức Bởi lẽ, công tác văn phòng cần nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu hành giai đoạn phát triển Đất nước Điều đem lại thành định công tác văn phòng Với nhiều hình thức khác nhau, nhiều văn phòng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO số mặt công tác; xây dựng ban hành quy chế, quy trình xử lý cơng việc SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang 52 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai cho lĩnh vực cụ thể Từ hồn thành tốt hai chức tham mưu tổng hợp điều phối hậu cần Qua thời gian thực tập nghiên cứu thực trạng cơng tác văn phòng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai, nhìn thấy tồn tại, hạn chế từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng thời gian tới Các giải pháp nêu báo cáo thực tốt góp phần nâng cao chất lượng hồn thiện cơng tác văn phòng, nhằm đáp ứng u cầu phát triển khơng ngừng Chi cục xu hướng phát triển chung kinh tế đất nước Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu đề tài rộng, mang tính tổng hợp với trình độ hạn chế mà báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu sót, khiếm khuyết, xin nhận tham gia đóng góp ý kiến Q thầy, bạn để báo cáo em hoàn thiện Cuối em xin chân thành cảm ơn giảng viên trường Đại học Đông truyền đạt kiến thức cho em suốt thời gian học tập, đặc biệt hướng dẫn Ths Nguyễn Thị Lệ Thủy – Giảng viên trường Đại học Đông Á tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thành báo cáo thực tập Xin cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Hữu Thân – Quản trị hành văn phòng - Nhà xuất Lao động – Xã hội; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri – Quản trị văn phòng - Nhà xuất Khoa học kỹ thuật; Quyết định số 238/QĐ-SNV ngày 06/3/2015 Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư – SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang 53 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Lưu trữ , phòng chuyên môn, Trung tâm Lưu trữ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ; Quyết định số 379/QĐ-SNV ngày 18/10/2010 Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai ban hành Quy chế hoạt động Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai Thu thập thông tin Kiểm tra, phân loại thông tin Chỉ đạo xử lý thơng tin Phụ lục QUY TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN ĐẦU VÀO Trình tự Trách nhiệm Tiếp nhận, giải thông tin Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra kết SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Lưu hồ sơ công việc Trang 54 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai - Công chức, viên chức - Trưởng Phó phòng Hành – Tổng hợp - Lãnh đạo Chi cục - Trưởng phòng chun mơn thuộc lĩnh vực phụ trách - Trưởng phó phòng Hành – Tổng hợp - Cơng chức, viên chức chun mơn Phụ lục QUY TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN ĐẦU RA Trình tự SVTT: Tạ Cơng Trýõng _ 14VP4A Trách nhiệm Trang 55 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Nghiên cứu dự thảo thông tin - Cán bộ, công chức, viên chức phân công - Trưởng phó Phòng Kiểm tra hình thức, nội dung thơng tin Hành – Tổng hợp - Trưởng phòng chun mơn Duyệt, ký - Lãnh đạo Chi cục Làm thủ tục phát hành gửi thông tin - Bộ phận Văn thư - Bộ phận Văn thư Lưu hồ sơ công việc - Cán bộ, công chức, viên chức chun mơn Phụ lục QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC Bộ phận thực SVTT: Tạ Cơng Trýõng _ 14VP4A Trình tự Trang 56 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Bước Bước Bước Bước Phòng Hành chínhTổng hợp Tổng hợp xây dựng dự thảo kê hoạch công tác Chi cục (lần Phòng Hành – Tổ chức họp Lãnh đạo quan tham gia góp ý Tổng hợp Hồn thiện dự thảo (lần 2) trình ký Phòng Hành – Tổng hợp Bước Lãnh đạo Chi cục Bước Văn thư Bước Xây dựng kế hoạch cơng tác phòng Phòng chun mơn Ký duyệt Đóng dấu gửi phòng chun mơn Cán bộ, công chức, Triển khai thực viên chức Phụ lục QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO Trình Quy trình SVTT: Tạ Cơng Trýõng _ 14VP4A Cơng việc cụ thể Người thực Trang 57 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai tự Lập kế hoạch - Mục đích, u cầu cần đạt - Phòng Hành - Nội dung, thời gian, địa điểm – Tổng hợp tham - Kinh phí mưu - Đơn vị phối hợp - Khách mời Chuẩn bị hội nghị Tổ chức - Phòng Hành - Tài liệu hội nghị - Thư mời đại biểu, truyền – Tổng hợp thực thông - Hội trường, âm thanh, ánh sáng - Nước uống, ăn nhẹ - Đón tiếp đại biểu - Phòng Hành - Phát tài liệu – Tổng hợp thực - Điều khiển hội nghị - Tổng hợp ý kiến tham - Thư ký hội nghị luận hội nghị Kết thúc Hội nghị thực - Biên hội nghị - Báo cáo kết hội nghị - Họp đánh giá, rút kinh - Lãnh đạo Chi cục nghiệm - Phòng Hành – Tổng hợp Sau hội nghị Phụ lục QUY TRÌNH TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC Trình tự Quy trình SVTT: Tạ Cơng Trýõng _ 14VP4A Cơng việc cụ thể Bộ phận thực Trang 58 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Bước Xác định: - Phòng Hành – - Mục đích chuyến Tổng hợp xây dựng - Nội dung chuyến Lập kế hoạch - Thành phần chuyến - Thời gian, địa điểm - Phương tiện, kinh phí - Liên hệ để xác định thời - Trưởng phòng Hành Bước gian thơng báo thành – Tổng hợp liên phần chuyến công hệ Liên hệ tác Bước - Nội dung, tài liệu - Phòng Hành – - Phương tiện, kinh phí Tổng hợp Phòng - Các giấy tờ liên quan Chuẩn bị chuyên môn thực Nguồn khác Nghị quyết, Chỉ thị, mục tiêu tỉnh Chương trình, kế hoạch cơng tác: Phụ lục - NĂM Phòng Hành – Tổng hợp, tổng hợp thông tin xây dựng chương trình cơng tác - THÁNG QUY TRÌNH THU THẬP THƠNG TIN ĐỂ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH - Q Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định - THÁNG CÔNG TÁC Chi cục trưởng phê duyệt - TUẦN SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Kế hoạch công tác phòng chun mơn Trang 59 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Tăng cường công tác giám sát Chương trình cơng tác Năm - tháng Tổng kết đánh giá theo Tuần, tháng, Phòng Quý, năm HC-TH tổng hợp Phụ lục - Quý - Tháng TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC - Tuần - Theo nhiệm vụ phát sinh Đánh giá thi đua khen thưởng cuối năm Bộ tiêu chuẩn theo quy định SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang 60 Khen thưởng Tinh giản biên chế Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Phụ lục Trách nhiệm SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Các býớc thực Trang 61 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai - Phòng HC-TH Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Không đồng ý - Lãnh ðạo Chi cục Đề xuất Xem xét Đồng ý - Phòng HC-TH Lập kế hoạch tổ chức Không đồng ý - Lãnh ðạo Chi cục Trình lãnh đạo Phê duyệt Đồng ý - Lãnh ðạo Chi cục - Phòng HC-TH - Các phòng chun mơn - Phòng HC-TH - Các phòng chun mơn - Phòng HC-TH - Các phòng chun mơn - Lãnh ðạo Chi cục - Phòng HC-TH - Các phòng chun mơn SVTT: Tạ Cơng Trýõng _ 14VP4A Giao nhiệm vụ, tổ chức phối hợp thực Chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Tổng kết báo cáo đánh giá kết Trang 62 ... Lai SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai Chương 2: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu... ngoại quan + Trình độ SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang 11 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai - Cao đẳng sư phạm Hóa... cơng đơn vị + Trình độ SVTT: Tạ Công Trýõng _ 14VP4A Trang 13 Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị vãn phòng Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai - Cao đẳng Tài – Kế tốn;