Đang tải... (xem toàn văn)
C¬ chÕ thÞ trêng ®ßi hái bÊt kú mét Doanh nghiÖp nµo còng ph¶i n¨ng ®éng, b¾t kÞp víi sù thay ®æi, ®øng v÷ng vµ ngµy cµng ph¸t triÓn. Mçi mét Doanh nghiÖp lµ mét tæ chøc trong mét hÖ thèng kinh tÕ, nã chøa ®ùng nhiÒu bé phËn víi nhiÒu ho¹t ®éng kh¸c nhau. §Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn ®îc môc tiªu chung cña Doanh nghiÖp th× mçi bé phËn ph¶i ®îc tæ chøc mét c¸ch linh ho¹t, n¨ng ®éng vµ hiÖu qu¶ nhÊt. Sù phèi hîp c¸c ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn nh»m thùc hiÖn môc tiªu chung cña Doanh nghiÖp vµ c¸c ho¹t ®éng nµy ®îc ®Æt díi sù kiÓm so¸t cña bé m¸y qu¶n lÝ trong Doanh nghiÖp. V× vËy viÖc nghiªn cøu c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lÝ lµ mét c«ng tviÖc cÊp thiÕt nh»m t¹o cho c¬ cÊu bé m¸y cña Doanh nghiÖp kÞp thêi thay ®æi thÝch øng nhanh víi sù thay ®æi cña nÒn kinh tÕ thÞ trêng. Bé m¸y qu¶n lÝ cã vai trß quan träng, nã cã ¶nh hëng lín ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh hay c¸c ho¹t ®éng kh¸c cña Doanh nghiÖp. Bé m¸y qu¶n lÝ cã tÝnh æn ®Þnh cao nªn kh«ng thÓ thay ®æi dÔ dµng thêng xuyªn ®îc. Nhng ®Ó ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶ th× Doanh nghiÖp ph¶i cã sù thay ®æi trong c¸ch qu¶n lÝ ®Ó phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh doanh. Muèn ®¸p øng ®îc sù thay ®æi th× ta ph¶i t¹o ra sù thay ®æi. C«ng ty S«ng §µ 11 lµ mét Doanh nghiÖp nhµ níc ®îc thµnh lËp tõ thêi kú bao cÊp víi nhiÖm vô chñ yÕu lµ x©y l¾p c¸c c«ng tr×nh do Nhµ níc vµ Tæng C«ng ty giao. Khi chuyÓn sang c¬ chÕ thÞ trêng, C«ng ty lµ mét Doanh nghiÖp Nhµ níc h¹ch to¸n ®éc lËp do ®ã C«ng ty cÇn tù ®æi míi, tù n©ng cao chÊt lîng, tÝnh hiÖu qu¶, n¨ng ®éng cña bé m¸y qu¶n lÝ ®Ó thÝch øng víi sù thay ®æi liªn tôc cña thÞ trêng. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lÝ trong Doanh nghiÖp lµ nh»m hoµn thiÖn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh víi hiÖu qu¶ cao, sö dông tiÕt kiÖm vµ cã hiÖu qu¶ c¸c yÕu tè cÊu thµnh s¶n xuÊt. §ång thêi t¹o ra mét bé m¸y tinh gän, linh ho¹t, n¨ng ®éng, lu«n cã nh÷ng bíc ®i ®óng ®¾n trong tõng giai ®o¹n theo ®Þnh híng ph¸t triÓn cña C«ng ty. XuÊt ph¸t tõ thùc tÕ bé m¸y qu¶n lÝ cña C«ng ty S«ng §µ 11 cßn nhiÒu ®iÓm cha hîp lÝ cÇn ph¶i kh¾c phôc vµ hoµn thiÖn trong thêi gian tíi nh»m ph¸t huy h¬n n÷a vai trß cña c¸n bé l•nh ®¹o nãi riªng vµ bé m¸y qu¶n lÝ cña C«ng ty nãi chung. Víi nh÷ng yªu cÇu cÊp thiÕt trªn kÕt hîp víi nh÷ng kiÕn thøc ®• ®îc häc ë trêng vµ t×nh h×nh thùc tÕ ë C«ng ty S«ng §µ 11, em ®• chän ®Ò tµi “Hoµn thiÖn tæ chøc bé mCơ chế thị trường đòi hỏi bất kỳ một Doanh nghiệp nào cũng phải năng động, bắt kịp với sự thay đổi, đứng vững và ngày càng phát triển. Mỗi một Doanh nghiệp là một tổ chức trong một hệ thống kinh tế, nó chứa đựng nhiều bộ phận với nhiều hoạt động khác nhau. Để đảm bảo thực hiện được mục tiêu chung của Doanh nghiệp thì mỗi bộ phận phải được tổ chức một cách linh hoạt, năng động và hiệu quả nhất. Sự phối hợp các hoạt động của các bộ phận nhằm thực hiện mục tiêu chung của Doanh nghiệp và các hoạt động này được đặt dưới sự kiểm soát của bộ máy quản lí trong Doanh nghiệp. Vì vậy việc nghiên cứu cơ cấu bộ máy quản lí là một công tviệc cấp thiết nhằm tạo cho cơ cấu bộ máy của Doanh nghiệp kịp thời thay đổi thích ứng nhanh với sự thay đổi của nền kinh tế thị trường. Bộ máy quản lí có vai trò quan trọng, nó có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác của Doanh nghiệp. Bộ máy quản lí có tính ổn định cao nên không thể thay đổi dễ dàng thường xuyên được. Nhưng để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì Doanh nghiệp phải có sự thay đổi trong cách quản lí để phù hợp với điều kiện kinh doanh. Muốn đáp ứng được sự thay đổi thì ta phải tạo ra sự thay đổi. Công ty Sông Đà 11 là một Doanh nghiệp nhà nước được thành lập từ thời kỳ bao cấp với nhiệm vụ chủ yếu là xây lắp các công trình do Nhà nước và Tổng Công ty giao. Khi chuyển sang cơ chế thị trường, Công ty là một Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập do đó Công ty cần tự đổi mới, tự nâng cao chất lượng, tính hiệu quả, năng động của bộ máy quản lí để thích ứng với sự thay đổi liên tục của thị trường. Hoàn thiện bộ máy quản lí trong Doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả các yếu tố cấu thành sản xuất. Đồng thời tạo ra một bộ máy tinh gọn, linh hoạt, năng động, luôn có những bước đi đúng đắn trong từng giai đoạn theo định hướng phát triển của Công ty. Xuất phát từ thực tế bộ máy quản lí của Công ty Sông Đà 11 còn nhiều điểm chưa hợp lí cần phải khắc phục và hoàn thiện trong thời gian tới nhằm phát huy hơn nữa vai trò của cán bộ l•nh đạo nói riêng và bộ máy quản lí của Công ty nói chung. Với những yêu cầu cấp thiết trên kết hợp với những kiến thức đ• được học ở trường và tình hình thực tế ở Công ty Sông Đà 11, em đ• chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty Sông Đà 11”¸y qu¶n lÝ t¹i C«ng ty S«ng §µ 11”
Lời nói đầu. Cơ chế thị trờng đòi hỏi bất kỳ một Doanh nghiệp nào cũng phải năng động, bắt kịp với sự thay đổi, đứng vững và ngày càng phát triển. Mỗi một Doanh nghiệp là một tổ chức trong một hệ thống kinh tế, nó chứa đựng nhiều bộ phận với nhiều hoạt động khác nhau. Để đảm bảo thực hiện đợc mục tiêu chung của Doanh nghiệp thì mỗi bộ phận phải đợc tổ chức một cách linh hoạt, năng động và hiệu quả nhất. Sự phối hợp các hoạt động của các bộ phận nhằm thực hiện mục tiêu chung của Doanh nghiệp và các hoạt động này đợc đặt dới sự kiểm soát của bộ máy quản lí trong Doanh nghiệp. Vì vậy việc nghiên cứu cơ cấu bộ máy quản lí là một công tviệc cấp thiết nhằm tạo cho cơ cấu bộ máy của Doanh nghiệp kịp thời thay đổi thích ứng nhanh với sự thay đổi của nền kinh tế thị trờng. Bộ máy quản lí có vai trò quan trọng, nó có ảnh hởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác của Doanh nghiệp. Bộ máy quản lí có tính ổn định cao nên không thể thay đổi dễ dàng thờng xuyên đợc. Nhng để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì Doanh nghiệp phải có sự thay đổi trong cách quản lí để phù hợp với điều kiện kinh doanh. Muốn đáp ứng đợc sự thay đổi thì ta phải tạo ra sự thay đổi. Công ty Sông Đà 11 là một Doanh nghiệp nhà nớc đợc thành lập từ thời kỳ bao cấp với nhiệm vụ chủ yếu là xây lắp các công trình do Nhà nớc và Tổng Công ty giao. Khi chuyển sang cơ chế thị trờng, Công ty là một Doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập do đó Công ty cần tự đổi mới, tự nâng cao chất lợng, tính hiệu quả, năng động của bộ máy quản lí để thích ứng với sự thay đổi liên tục của thị trờng. Hoàn thiện bộ máy quản lí trong Doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả các yếu tố cấu thành sản xuất. Đồng thời tạo ra một bộ máy tinh gọn, linh hoạt, năng động, luôn có những bớc đi đúng đắn trong từng giai đoạn theo định hớng phát triển của Công ty. Xuất phát từ thực tế bộ máy quản lí của Công ty Sông Đà 11 còn nhiều điểm cha hợp lí cần phải khắc phục và hoàn thiện trong thời gian tới nhằm phát huy hơn nữa vai trò của cán bộ lãnh đạo nói riêng và bộ máy quản lí của Công ty nói chung. Với những yêu cầu cấp thiết trên kết hợp với những kiến thức đã đợc học ở trờng và tình hình thực tế ở Công ty Sông Đà 11, em đã chọn đề tài Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty Sông Đà 11 làm luận văn tốt nghiệp cho mình với mong muốn góp một số ý kiến nhỏ nhằm cải thiện bộ máy quản lí ở Công ty. Luận văn đợc hoàn thành dựa trên cơ sở những lý thuyết đợc học ở trờng, tình hình thực tế của Công ty Sông Đà 11 cũng nh những phân tích của bản thân thông qua ph- ơng pháp nghiên cứu 1 Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 phần chính sau : Phần I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở các cơ quan, Doanh nghiệp. Phần II: Phân tích thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty Sông Đà 11. Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lí ở Công ty Sông Đà 11. Em rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô cùng bạn đọc để luận văn của em đợc hoàn thiện hơn. 2 Phần I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở các cơ quan, doanh nghiệp. I/ Lí luận về Quản lí Doanh nghiệp: 1. Khái niệm Quản lí: - Quản lí là sự tác động của chủ thể quản lí lên đối tợng quản lí nhằm duy trì hoạt động, sử dụng một cách tốt nhất tiềm năng sẵn có, các cơ hội để đa hệ thống đi đến mục tiêu đề ra trong biến động của môi trờng. - Quản lí doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế và những quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp kinh tế xã hội, tổ chức kĩ thuật để tác động lên tập thể lao động. 2. Phân loại chức năng của Quản lí: Chức năng quản lí đợc hình thành một cách khách quan bởi hoạt động của chủ thể quản lí. Chức năng quản lí thể hiện những phơng hớng tác động của chủ thể quản lí lên đối tợng quản lí. Chức năng quản lí nhằm mục tiêu rõ ràng và đợc quy định một cách khách quan. Trong sự vận động của xã hội thì các chức năng quản lí cũng không ngừng biến đổi. Mục đích của quản lí thể hiện ở chức năng quản lí. Tổ hợp các chức năng quản lí tạo nên một quá trình quản lí. Không có chức năng quản lí thì không thể hình dung đợc quá trình của quản lí và nội dung của quản lí là một hệ thống nhất định. Việc phân tích quá trình quản lí xét về mặt chức năng quản lí là cơ sở xác định khối lợng công việc theo từng chức năng ấy và cuối cùng là để hình thành cơ cấu bộ máy tổ chức quản lí. Chức năng quản lí gồm những chức năng sau: 2.1- Phân loại theo nội dung của quá trình quản lí: Có 5 chức năng quản lí cơ bản là: - Chức năng lập kế hoạch. - Chức năng xây dựng tổ chức. - Chức năng mệnh lệnh. - Chức năng điều chỉnh. - Chức năng phối hợp. Các chức năng này có liên quan chặt chẽ với nhau và các nhà quản lí thực hiện chúng theo đúng trật tự để thực hiện đợc mục tiêu đề ra. Quá trình quản lí đợc xác định rõ ràng là cơ sở để phân công lao động và là nền tảng để hình thành, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy. 2.1.1. Chức năng lập kế hoạch: 3 Nó bao gồm việc lựa chọn một đờng lối hành động mà công ty hoặc một cơ sở nào đó mà mọi bộ phận đều phải tuân theo. Các nhà quản lí phải xác định đợc các công việc phải làm nh thế nào, vào khi nào và ai sẽ là ngời thực hiện công việc đó để đạt đợc mục tiêu của tổ chức. Mặc dù việc dự đoán chính xác về các tình huống xảy ra trong t- ơng lai và các trở ngại sẽ gặp trong quá trình thực hiện kế hoạch rất khó khăn song nếu không có kế hoạch thì hoạt động của con ngời sẽ đi đến chỗ vô mục đích và phó thác cho sự may dủi. Sự nỗ lực của cả nhóm sẽ có hiệu quả khi mọi ngời biết đợc họ phải hoàn thành công việc gì. 2.1.2. Chức năng xây dựng tổ chức: Đây là một phần của công việc quản lí, bao gồm việc xây dựng một cơ cấu định tr- ớc về các vai trò cho con ngời đảm đơng trong một tổ chức sau đó họ tiến hành phân công công việc phù hợp cho từng ngời và tạo động lực cho họ để thực hiện công việc một cách tốt nhất. Để thiết kế đợc cơ cấu tổ chức thực hiện có hiệu quả thì ngời quản lí phải xây dựng đợc cụ thể từng loại hình công việc, nghề nghiệp cần làm và tìm ra những ngời phù hợp thực hiện chúng. 2.1.3. Chức năng mệnh lệnh: Nhà quản lí phải làm cho cấp dới hiểu và tán đồng với ý đồ hoạt động, thúc đẩy họ làm việc một cách nhiệt tình, tự chủ và có hiệu quả.Căn cứ vào những kế hoạch, mục tiêu của những công việc cụ thể của từng ngời để đa ra những chỉ thị và mệnh lệnh giúp họ thực hiện tốt chức danh công việc của mình cũng nh công việc của tổ chức. 2.1.4. Chức năng điều chỉnh: Nền kinh tế thị trờng phát triển nhanh chóng kèm theo nó là sự biến động của tình hình kinh tế xã hội làm cho những điều kiện thuộc về môi trờng kinh doanh thay đổi. Để thích nghi đợc với môi trờng và đem lại hiệu quả trong kinh doanh buộc nhà quản lí phải có những sự thay đổi mang tính chiến lợc để thực hiện tốt kế hoạch đề ra. Các nhà quản lí phải tổ chức những cuộc nói chuyện để trao đổi ý kiến, thơng lợng với những ngời có liên quanphối hợp để đa ra những giải pháp cụ thể trong những tình huống cụ thể. 2.1.5. Chức năng phối hợp: Việc phối hợp trở thành nhiệm vụ trung tâm của nhà quản lí nhằm điều hoà những sự khác biệt về quan điểm, về thời hạn, về sự cố gắng hoặc lợi ích và làm hài hoà những mục tiêu cá nhân để đóng góp vào các mục tiêu chung của tổ chức. 2.2- Phân loại theo quan hệ trực tuyến với lĩnh vực hoạt động kinh doanh: 2.2.1. Lĩnh vực kĩ thuật: Bao gồm tất cả các công việc, trang thiết bị, phơng tiện đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh . 2.2.2.Lĩnh vực kế hoạch thơng mại: 4 Bao gồm những việc liên quan đến chiến lợc phát triển của Doanh nghiệp, xây dựng các loại chiến lợc sản xuất kinh doanh, tìm kiếm khai thác thị trờng, ký kết hợp đồng, quảng cáo, 2.2.3. Lĩnh vực nhân sự: Bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí đào tạo, bồi dỡng khen thởng, kỷ luật, định mức lao động, tiền lơng, tiền thởng đối với công nhân viên của tổ chức. 2.2.4. Lĩnh vực tài chính: Bao gồm công tác tái tạo, quản lí các loại vốn và quỹ Doanh nghiệp, hạch toán kế toán, thống kê, kiểm tra, phân tích kết quả sản xuất kinh doanh. 2.2.5. Lĩnh vực hành chính, pháp chế và bảo vệ Doanh nghiệp. 2.2.6. Lĩnh vực tổ chức đời sống tập thể và các hoạt động xã hội: Tổ chức việc ăn uống, đi lại của cán bộ công nhân viên, hoạt động văn hoá thể thao và các hoạt động xã hội khác. Tất cả các chức năng quản lí trên tác động qua lại với nhau và quy định lẫn nhau. Sự phân loại một cách khoa học các chức năng quản lí cho phép thực hiện đợc ở một phạm vi rộng sự phân công lao động một cách hợp lí dựa vào việc chia nhỏ quá trình quản lí thành những hành động, thao tác quản lí. Sự phân loại nh vậy còn giúp cho việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá quá trình quản lí, tạo điều kiện áp dụng những kinh nghiệm tiên tiến trong lao động quản lí và ứng dụng kĩ thuật hiện đại vào công tác quản lí. II/ Cơ cấu tổ chức bộ máy Quản lí Doanh nghiệp: 1. Khái niệm tổ chức: Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tơng tác lẫn nhau cùng làm việc hớng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ đợc xác định theo cơ cấu nhất định. Định nghĩa này nêu một số điểm quan trọng sau: - Tổ chức do con ngời tập hợp lại mà nên, về cơ bản định nghĩa này nhấn mạnh tổ chức bao gồm những con ngời hơn là máy móc, nhà xởng . - ở một giới hạn nào đó, con ngời trong tổ chức cần phải làm việc hớng tới mục tiêu chung và phối hợp những hoạt động của họ để đạt đợc mục tiêu đó. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng tất cả mọi ngời trong tổ chức đều có hàng loạt các mục tiêu và sự u tiên cho các mục tiêu giống nhau, và không phải các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi ngời. - Mối quan hệ của con ngời đợc xác định theo cơ cấu nhất định. Tổ chức là một hệ thống các hoạt động do hai hay nhiều ngời phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt đợc mục tiêu chung. Theo định nghĩa này, tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành sau: 5 - Những ngời trong tổ chức đều phải làm việc hớng tới một mục tiêu chung của tổ chức. - Phối hợp nỗ lực của những con ngời trong tổ chức là nền tảng tạo nên tổ chức. - Tuy nhiên, ngoài nguồn lực con ngời, để đảm bảo sự hoạt động của tổ chức, cần phải có các nguồn lực khác nh tài chính, công nghệ, nhà xởng - Để phối hợp các nỗ lực của con ngời trong tổ chức nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong tổ chức và đạt đợc các mục tiêu của tổ chức thì cần phải có hệ thống quyền lực và quản lí. Để thiết kế hệ thống quyền lực và quản lí, chúng ta cần p trả lời những câu hỏi: Ai sẽ là ngời điều hành tổ chức? Tổ chức sẽ có bao nhiêu cấp quản lí, các phòng ban chức năng? Làm thế nào để quản lí con ngời và các nguồn lực khác của tổ chức? Làm thế nào để tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ, công việc? 2. Khái niệm cơ cấu tổ chức: 2.1- Khái niệm: - Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị sự sắp đặt theo trật tự nào đó các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. - Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và báo cáo nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức. Nh vậy, mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí, sắp xếp và phối hợp các hoạt động của con ngời trong tổ chức nhằm đạt đợc mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức phải xác định, phối hợp các nhiệm vụ riêng lẻ và quá trình hoạt động nhằm đạt đợc mục tiêu mà tổ chức đề ra. Cơ cấu tổ chức đợc thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức, biểu thị mối quan hệ chính thức giữa ngời quản lí ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lí, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức. Các đờng nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênh thông tin chính thức đợc sử dụng để thực hiện quyền lực trong tổ chức. 2.2- Mục đích: Nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò nhiệm vụ mà con ngời có thể thực hiện sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau để đạt đợc các mục tiêu của Doanh nghiệp bởi: - Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể. - Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức. - Làm cho nhân viên hiểu đợc những kì vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc. 6 - Xác định quy chế thu thập, xử lí thông tin để ra quyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức. 2.3- Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức: Cơ cấu của một tổ chức gồm có 4 yếu tố cơ bản: 2.3.1. Chuyên môn hoá: Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã đợc huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng. Do đó trong tổ chức, một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc hay công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất. 2.3.2. Tiêu chuẩn hoá: Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp. Quy trình này tác động vào mỗi nhân viên nh một cơ chế, nếu các công việc không đợc tiêu chuẩn hoá thì tổ chức không thể đạt đợc các mục tiêu của nó. Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản lí đo lờng thành tích của các nhân viên. Đồng thời, cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở để tuyển chọn nhân viên của tổ chức. 2.3.3. Sự phối hợp: Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng lẻ trong tổ chức đảm nhiệm. Trong các tổ chức quan liêu, các quy định, quy chế của nó đã đủ để liên kết những hoạt động này. Còn trong những tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong việc giải quyết những vấn đề của toàn tổ chức đòi hỏi sự sẵn lòng chia sẻ trách nhiệm và sự truyền thông một cáh hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức. 2.3.4. Quyền lực: Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của ngời khác. Mỗi tổ chức thờng có những cách thức phân bố quyền lực khác nhau. Trong những tổ chức phi tập trung, một số quyền ra quyết định đợc uỷ quyền cho cấp dới và ngợc lại, trong những tổ chức tập quyền thì quyền ra quyết định đợc tập trung vào các nhà quản lí cấp cao. Tóm lại: Cơ cấu tổ chức trực tiếp quyết định hệ thống chỉ huy và mạng lới thông suốt trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức thích hợp là hết sức quan trọng đối với việc thực hiện có hiệu suất các mục tiêu của tổ chức. Nhìn chung cơ cấu tổ chức là một kết cấu phân tầng lớp từ trên xuống dới thể hiện một hình thức lãnh đạo theo hình kim tự tháp trên nhỏ dới lớn, tức là dới một ngời lãnh đạo lại có một số cấp dới lãnh đạo, cứ nh thế cho đến tầng cuối cùng. Nhân tố ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức có rất nhiều, cơ cấu tổ chức hợp lí là cơ cấu phải giải quyết một cách tốt nhất mối quan hệ giữa các cấp tổ chức và mức độ quản lí đối với quyền hạn chức trách của các cấp, các ngành. Chính vì thế trong quá trình thiết lập cơ cấu tổ chức phải có sự phân định một cách khoa học 7 thật rõ ràng chức danh, nhiệm vụ cụ thể của từng ngời, từng phòng ban để nâng cao hiệu suất của tổ chức. 3. Khái niệm bộ máy quản lí: Bộ máy quản lí của một tổ chức là hệ thống con ngời cùng với các phơng tiện của tổ chức đợc liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lí toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt đợc các mục tiêu đã định. Thực chất bộ bộ máy quản lí là chủ thể quản lí của hệ thống. Bộ máy quản lí của một hệ thống gồm 2 hệ thống: Hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng. 4. Nguyên tắc, yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức Doanh nghiệp: 4.1- Nguyên tắc: 4.1.1. Nguyên tắc khi xây dựng mô hình: 4.1.1.1. Nguyên tắc hiệu quả: Đây là nguyên tắc mang tính chất quan trọng trong hệ thống kinh tế. Nó đòi hỏi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phải thu đợc kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí đã bỏ ra, nhng vẫn đảm bảo đợc quyền lực của ngời lãnh đạo và hiệu lực của bộ máy. Các yêu cầu cơ bản để đạt đợc nguyên tắc này là: - Cơ cấu phải đảm bảo hợp lí nhất, đảm bảo cho chi phí hoạt động nhỏ phù hợp với quy mô của tổ chức. - Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tạo ra và nuôi dỡng một phong cách văn hoá của tổ chức. - Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho các bộ phận có quy mô hợp lí, tơng ứng với khả năng trình độ tổ chức của cán bộ. 4.1.1.2. Nguyên tắc quản lí hệ thống: Tổ chức là một hệ thống hoàn chỉnh, thóng nhất gồm nhiều đơn vị tạo thành, có tác tộng tơng tác lẫn nhau phục vụ mục đích chung của tổ chức. Nguyên tắc quản lí hệ thống thể hiện ở những đặc tính chủ yếu sau: - Tính tập hợp: Thể hiện ở trong tổ chức gồm rất nhiều nguồn lực nh tập trung vốn, nguồn nhân lực, hệ thống thông tin, văn hoá tổ chức. - Tính liên hệ: Tức là các bộ phận, các yếu tố đã nêu trên có mối quan hệ hữu cơ với nhau. - Tính mục đích: Mỗi tổ chức đều có mục đích rõ ràng. Bởi vậy việc thiết kế một cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cơ cấu đó hoạt động theo đúng mục đích đề ra. - Tính thích ứng: Tổ chức phải có khả năng thích ứng với các thay đổi của môi tr- ờng bên trong cũng nh môi trờng bên ngoài tổ chức. Để đảm bảo tính hệ thống của tổ chức, việc bố trí cơ cấu tổ chức nhất thiết phải có và tăng cờng đợc mối quan hệ ngang dọc, mỗi thành viên phải là một đơn vị thống 8 nhất, hoàn chỉnh, vừa có khả năng độc lập và thích nghi vừa nằm trong sự lãnh đạo thống nhất có khuôn khổ của hệ thống. 4.1.1.3. Nguyên tắc thống nhất trách nhiệm: Giữa 3 yếu tố trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích là 3 yếu tố thống nhất không thể tách dời nhau, nó luôn nằm trong một thực thể. Việc thống nhất này nhằm đảm bảo cho tinh thần trách nhiệm và khả năng lãnh đạo, nâng cao năng lực. Lãnh đạo phải có cả trách nhiệm và quyền lực thì mới đảm bảo đợc việc điều hành hệ thống tốt nhất. Lợi ích này cũng đảm bảo lợi ích vật chất cho ngời lãnh đạo có khả năng về trí lực và vật lực để hoàn thành công việc. 4.1.1.4. Nguyên tắc tập quyền và phân quyền : Tập quyền và phân quyền phù hợp là điều kiện quan trọng để tổ chức tiến hành quản lí có hiệu quả. Tập quyền và phân quyền cần phải có mức độ phù hợp với đặc điểm của tổ chức cũng nh trình độ của cán bộ và có sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp nhằm đạt đợc mục tiêu của tổ chức, để cho hệ thống hoạt động tốt không trì trệ quá mức, cũng nh không có các hoạt động vợt quá khuôn khổ cho phép. 4.1.1.5. Nguyên tắc phân công phối hợp: Vấn đề bố trí cơ cấu của tổ chức dựa trên việc phân công nhiệm vụ giữa các đơn vị cũng nh sự phối hợp giữa các chức năng đề ra. Các bộ phận hoặc các đơn vị có khả năng hợp tác với nhau để phát huy các mặt mạnh. Việc bố trí cơ cấu tổ chức phải tuân theo nguyên tắc phân công phối hợp, có sự thành lập điều chỉnh mới, sát nhập hoặc giải thể một số đơn vị, bộ phận chức năng nhằm thực hiện tốt hơn mục đích của tổ chức trong điều kiện môi trờng thay đổi. 4.1.2. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lí: 4.1.2.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lí gắn với ph ơng h ớng, mục đích của hệ thống: Phơng hớng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ thống mà mục đích, phơng hớng của nó có quy mô cỡ lớn ( cỡ khu vực, cả nớc) thì tổ chức bộ máy quản lí của nó cũng phải có quy mô tơng ứng. Còn nếu quy mô cỡ vừa hay nhỏ thì tổ chức bộ máy quản lí của nó cũng chỉ nên có quy mô vừa phải và đội ngũ, trình độ con ngời tham gia hệ thống cũng ở mức tơng ứng. Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì rõ ràng tổ chức bộ máy quản lí phải có những đặc thù khác với một hệ thống có mục đích hoạt động kinh doanh. 4.1.2.2. Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lí phải đợc phân công, phân nhiệm các phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên ngành với những ngời đợc đào luyện tơng ứng và có đủ quyền hạn. Để thực hiện đợc nguyên tắc này cần phải thực hiện những yêu cầu cụ thể sau: - Phải công bố rõ ràng nhiệm vụ, mục tiêu của cả hệ thống để mọi thành viên của hệ thống nắm và hiểu phần việc của mình trong guồng quay chung của hệ thống. 9 - Cơ cấu tổ chức bộ máy đợc phân phối dựa theo nhiệm vụ đợc giao chứ không phải theo phạm vi công việc. Cơ cấu tổ chức phải dựa trên việc phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa trách nhiệm, quyền hạn, lợi ích phải cân xứng và cụ thể, trên cơ sở đó phải phân biệt rõ ai, bộ phận nào tốt; ai, bộ phận nào cha tốt thì hệ thống mới có thể tồn tại và phát triển tốt. 4.1.2.3. Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi tr ờng: Nguyên tắc này đòi hỏi việc hoàn thành tổ chức bộ máy phải đảm bảo cho mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tơng xứng để các cấp quản lí thấp hơn phát triển đ- ợc tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế vị trí cán bộ quản lí cấp trên cần thiết. 4.1.2.4. Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức quản lí thu đợc kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra. Đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác động điều khiển của ngời lãnh đạo. 4.2- Yêu cầu: 4.2.1. Tính tối u: Giữa các khâu và các cấp quản lí (khâu quản lí phản ánh cách phân chia chức năng theo chiều ngang, cấp quản lí lại thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lí với số lợng cấp quản lí ít nhất trong hệ thống, cho nên cơ cấu quản lí mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức. 4.2.2. Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo khả năng thích nghi, thích ứng, linh hoạt với bất kỳ tình huống nào trong hệ thống cũng nh bên ngoài môi trờng. 4.2.3. Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo tính chính xác trong mọi thông tin đợc sử lí và đảm bảo đợc sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức. 4.2.4. Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phải sử dụng với chi phí quản lí thấp nhất nhng đạt hiệu quả cao. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tơng quan giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu đợc. 4.2.5. Tính bí mật: Trong giai đoạn này sự khốc liệt của thị trờng dẫn tới sự cạnh tranh giữa các tổ chức ngày càng cao, đòi hỏi tổ chức phải kiểm soát thông tin chặt chẽ và mang tính chiến l- ợc. Điều đó đòi hỏi giữ gìn đợc nội dung hoạt động của mỗi bộ phận và của cả bộ máy chống sự rò rỉ, mất cắp thông tin do các đối thủ cạnh tranh luôn có sự kình địch và theo dõi trên thị trờng. 4.3- Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức: 10 [...]... nhà quản lí xác định cơ cấu tổ chức nh thế nào 15 thì phù hợp Các cán bộ quản lí theo phơng pháp truyền thống thờng thích sử dụng cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu truyền thống nh kiểu tổ chức theo bộ phận chức năng và ít khi vận dụng các hình thức tổ chức mới khác nh tổ chức bộ máy theo mô hình ma trận + Nhóm thứ hai: Số lợng ngời bị quản lí ảnh hởng rất nhiều đến cơ cấu tổ chức Số lợng ngời bị quản lí. .. vậy hoàn thiện chức năng quản lí là đòi hỏi sự phân công hợp lí bằng cách phân công nhiệm vụ giữa các bộ phận của cơ cấu quản lí Trong nội bộ từng bộ phận chức năng thì phân công hợp lí giữa các cán bộ nhân viên đề ra nhiệm vụ cụ thể, quy định mối quan hệ và lề lối làm việc, kết hợp các chức năng, nhiệm vụ của họ đảm bảo cho mỗi cán bộ nhân viên quản lí hoàn thành nhiệm vụ 3 Hoàn thiện công tác đào... trong việc phân công công việc gây ra và tạo điều kiện để cho các mạng lới ra quyết định, liên lạc, phản ánh và hỗ trợ mục tiêu của Doanh nghiệp Do vậy phải hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lí theo hớng chuyên tinh gọn nhẹ và có hiệu quả trong quá trình thực hiện chức năng quản lí của từng ngời trong mỗi tổ chức 2 Hoàn thiện chức năng quản lí: Chức năng quản lí là loại hoạt động quản lí đợc tách riêng... trờng, Công ty Sông Đà 11 đã phát triển vững chắc tỏ rõ là một doanh nghiệp mạnh về chế tạo và lắp đặt thiết bị, xây lắp hệ thống điện, nớc, quản lí và vận hành an toàn các nhà máy thuỷ điện đạt giá trị sản lợng cao góp phần đa Tổng Công ty Sông Đà thành một tập đoàn kinh tế mạnh II/ Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Sông Đà 11: 1 Đặc điểm mặt bằng của Công ty: Công ty Sông Đà 11 là... hoạt động V/ Phơng hớng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy: 1 Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí: Cơ cấu là một phạm trù phản ánh sự cấu tạo một hình thức bên ngoài của hệ thống Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lí, một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác lại tác động tích cực trở lại phát triển sản xuất Cơ cấu tổ chức cần phải đợc thiết kế để... chỉ đạt đợc hiệu quả cao khi việc hoàn thiện cơ cấu quản lí đã đợc sự quan tâm thờng xuyên, có sự tổng kết, đánh giá nghiêm túc và đúng đắn của các lãnh đạo tổ chức III/ Lao động quản lí: 1 Khái niệm lao động quản lí: Lao động quản lí đợc hiểu là tất cả những ngời lao động hoạt động trong bộ máy quản lí và tham gia thực hiện các chức năng quản lí Theo Mác, lao động quản lí là một dạng lao động đặc biệt... bị cơ giới và công nghệ xây dựng - Quản lý vận hành nhà máy điện vừa và nhỏ, nhà máy khu công nghiệp Công ty giải quyết cơ bản công ăn việc làm cho toàn bộ cán công nhân viên sau những công trình lớn nh Sông Hinh, Ialy Trình độ quản lý, trình độ tay nghề của cán bộ, công nhân ngày một nâng cao Thực hiện văn bản số 100 TCT / HĐQT ngày 05/03/2002 của Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Sông Đà về sắp xếp... cáo, cung cấp thông tin giữa các cá nhân và các bộ phận quản lí, ở việc tổ chức hợp lí các thông tin trong bộ máy quản lí Để đảm bảo hiệp tác lao động tốt thì phải có sự phân định rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các cá nhân và giữa các bộ phân quản lí Nh vậy, công việc hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động là công việc mà mọi tổ chức cần phải làm và hớng tới Đây là cặp phạm... Nam Hiện nay nhà máy đang thực hiện chức năng của Ban chuẩn bị sản xuất, quản lí đào tạo công nhân vận hành Nhà máy 10.Ban thực hiện dự án nớc Nha trang: Thực hiện việc xây lắp hệ thống nớc tại thành phố Nha Trang gói thầu SP5A 2 Đặc điểm tổ chức bộ máy tổ chức của Công ty: Tính đến 31/12/2002 bộ máy quản lí của Công ty gồm 6 phòng chức năng: 1 Phòng TCHC 2 Phòng TCKT 3 Phòng KTKH 4 Phòng Thị Trờng 5... II: Phân tích thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty Sông Đà 11: A/ Quá trình hình thành phát triển và đặc điểm SXKD của Công ty Sông Đà 11: I/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Trong nền kinh tế nhiều thành phần có sự cạnh tranh gay gắt, nhiều doanh nghiệp đợc bao cấp trớc đây không thích ứng với cơ chế mới đã phải giải thể do trình độ quản lí yếu kém, do làm ăn thua lỗ kéo . trờng và tình hình thực tế ở Công ty Sông Đà 11, em đã chọn đề tài Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty Sông Đà 11 làm luận văn tốt nghiệp cho. về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở các cơ quan, Doanh nghiệp. Phần II: Phân tích thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty Sông Đà 11. Phần III:
