LƯU HÀNH NỘI BỘ MỤC LỤC CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 1.1 Văn đặc trưng văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Đặc trưng văn 1.2 Nội dung cấu trúc văn 1.2.1 Nội dung văn 1.2.2 Cấu trúc văn 1.3 Đoạn văn – Đơn vị điển hình đơn vị sở văn 1.3.1 Khái niệm đoạn văn .5 1.3.2 Cấu trúc đoạn văn 1.3.3 Các kiểu kết cấu đoạn văn 1.3.4 Các loại đoạn văn 1.4 Các loại hình văn thường dùng 1.4.1 Các phong cách văn 1.4.2 Các văn có tính pháp quy .10 1.4.3 Các văn hành thơng thường 11 1.4.4 Các loại giấy tờ hành 13 1.5 Sử dụng ngơn ngữ văn hành cơng vụ[] .13 1.5.1 Đặc trưng ngôn ngữ văn hành cơng vụ 13 1.5.2 Sử dụng câu 14 1.5.3 Sử dụng từ ngữ 15 CHƢƠNG 18 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 18 2.1 Một số quy tắc soạn thảo văn máy tính 18 2.1.1 Khái niệm ký tự, từ, dòng, câu, đoạn 18 2.1.2 Một số quy tắc gõ văn 19 LƯU HÀNH NỘI BỘ 2.2 Thể thức văn hành [] 21 2.2.1 Khái niệm thể thức văn 21 2.2.2 Sơ đồ thành phần thể thức văn 21 2.3 Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn 33 2.3.1 Khái niệm kỹ thuật trình văn 33 2.3.2 Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn .33 2.3.3 Kỹ thuật trình bày thành phần văn .34 2.4 Một số vấn đề cần lưu ý xây dựng văn .34 CHƢƠNG 35 PHƢƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƢỜNG 35 3.1 Quy trình tạo lập văn 35 3.1.3 Giai đoạn viết văn 38 3.2 Soạn thảo biên .39 3.2.1 Khái niệm 39 3.2.2 Những yêu cầu soạn thảo biên 39 3.2.3 Phân loại biên 39 3.2.4 Cấu trúc biên 40 3.2.5 Phương pháp ghi chép, soạn thảo biên 40 3.3.Soạn thảo báo cáo .41 3.3.1 Khái niệm 41 3.3.2 Những yêu cầu soạn thảo báo cáo 41 3.3.3 Phân loại báo cáo 42 3.3.5 Phương pháp soạn thảo báo cáo 43 3.4 Soạn thảo thông báo 45 3.4.1 Khái niệm 45 3.4.2 Yêu cầu thông báo 45 3.4.3 Cấu trúc thông báo 45 3.4.4 Các loại thông báo thường sử dụng 46 3.5 Soạn thảo công văn .47 3.5.1 Khái niệm .47 LƯU HÀNH NỘI BỘ 3.5.2 Các loại công văn hành 47 3.5.3 Cấu trúc công văn .47 3.5.4 Phương pháp soạn thảo công văn hành 48 3.6 Soạn thảo tờ trình .48 3.6.1 Khái niệm .48 3.6.2 Yêu cầu tờ trình .48 3.6.3 Cấu trúc tờ trình .49 3.7 Soạn thảo đơn, thư 50 3.7.1 Khái niệm 50 3.7.2.Yêu cầu đơn, thư 50 3.7.3 Phân loại đơn thư 50 3.7.3 Cấu trúc đơn,thư .50 PHỤ LỤC 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 LƯU HÀNH NỘI BỘ CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 1.1 Văn đặc trưng văn 1.1.1 Khái niệm văn Văn sản phẩm hoàn chỉnh hành vi tạo lời (hay hành vi phát ngôn), mang nội dung giao tiếp cụ thể, gắn liền với đối tượng giao tiếp, mục đích giao tiếp hoàn cảnh giao tiếp xác định, thể dạng âm hay chữ viết Bên cạnh khái niệm văn bản, số tài liệu giáo khoa, chuyên luận Ngữ pháp văn bản, xuất khái niệm ngôn Khái niệm ngôn hiểu theo hai nghĩa bản: thứ nhất, hiểu đồng với khái niệm văn bản; thứ hai, hiểu mối quan hệ đối lập với văn Theo cách hiểu thứ hai, ngôn sản phẩm hồn chỉnh hành vi phát ngơn, thể dạng âm Còn văn sản phẩm hồn chỉnh hành vi phát ngơn, thể dạng chữ viết Ở đây, khái niệm văn quan niệm đồng với khái niệm ngôn Theo quan niệm vừa nêu văn câu nói câu hiệu (ví dụ: Khơng có q độc lập tự do), câu tục ngữ (ví dụ: gần mực đen, gần đèn sáng), tin vắn gồm vài ba câu, thơ, nghiên cứu, đơn khiếu nại, v.v 1.1.2 Đặc trưng văn Ðặc trưng văn thể qua tính chất: tính hồn chỉnh, tính thống nhất, tính liên kết tính mạch lạc Trong tính hồn chỉnh tính liên kết hai đặc trưng [1] a)- Tính hồn chỉnh Xét mặt nội dung, văn xem hoàn chỉnh đề tài chủ đề triển khai cách đầy đủ, xác mạch lạc Nếu đề tài, chủ đề triển khai không đầy đủ, vượt giới hạn hay thiếu xác, mạch lạc văn vi phạm tính hồn chỉnh Xét mặt cấu trúc, văn xem hoàn chỉnh phần, đoạn, câu đoạn tổ chức, xếp theo trật tự hợp lí, thể cách đầy đủ, xác, mạch lạc nội dung văn Sự hoàn chỉnh mặt cấu trúc văn chịu chi phối gián tiếp phong cách ngôn ngữ văn Tuỳ vào phong cách ngôn ngữ, cấu trúc văn thuộc phong cách hành phải tn thủ khn mẫu nghiêm ngặt Các văn thuộc phong cách khoa học nhiều mang tính khn mẫu, thể qua bố cục phần Riêng văn thuộc phong cách nghệ thuật thơ, truyện, ký thường có cấu trúc linh hoạt Theo tài liệu “Rèn luyện kỹ tạo lập văn bản” websrv1.ctu.edu.vn/coursewares/supham/tiengvietth/chuong1.htm#CHUONG 1 LƯU HÀNH NỘI BỘ b) Tính liên kết Tính liên kết văn tính chất kết hợp, gắn bó, ràng buộc qua lại cấp độ đơn vị văn Ðó kết hợp, gắn bó câu đoạn, đoạn, phần, chương với nhau, xét mặt nội dung hình thức biểu đạt Trên sở đó, tính liên kết văn thể hai mặt: liên kết nội dung liên kết hình thức - Tính liên kết nội dung Nội dung văn bao gồm hai nhân tố bản: đề tài chủ đề (hay gọi chủ đề logic) Do đó, tính liên kết mặt nội dung thể tập trung qua việc tổ chức, triển khai hai nhân tố này, sở hình thành hai nhân tố liên kết: liên kết đề tài liên kết chủ đề (còn gọi liên kết chủ đề liên kết logic) Liên kết đề tài kết hợp, gắn bó cấp độ đơn vị văn việc tập trung thể đối tượng mà văn đề cập đến Liên kết chủ đề tương hợp mang tính logic nội dung nghĩa cấp độ đơn vị văn Ðó tương hợp nội dung miêu tả, trần thuật hay bàn luận câu, đoạn, phần văn Một văn xem có liên kết logic nội dung miêu tả, trần thuật, bàn luận câu, đoạn, phần không rời rạc hay mâu thuẫn với nhau, ngoại trừ trường hợp người viết cố tình tạo mâu thuẫn nhắm vào mục đích biểu đạt - Liên kết hình thức Liên kết hình thức văn kết hợp, gắn bó cấp độ đơn vị văn xét bình diện ngơn từ biểu đạt, nhằm hình thức hố, thực hoá mối quan hệ mặt nội dung chúng Như nói, liên kết nội dung với hai nhân tố đề tài chủ đề thể qua mối quan hệ câu, đoạn, phần , xoay quanh đề tài chủ đề văn Mối quan hệ mang tính chất trừu tượng, khơng tường minh Do đó, q trình tạo văn bản, người viết (người nói) phải vận dụng phương tiện ngôn từ cụ thể để hình thức hố, xác lập mối quan hệ Tồn phương tiện ngơn từ có giá trị xác lập mối quan hệ nội dung câu, đoạn biểu cụ thể liên kết hình thức Liên kết hình thức văn phân chia thành nhiều phương thức liên kết Mỗi phương thức liên kết cách tổ chức liên kết, bao gồm nhiều phương tiện liên kết khác có chung đặc điểm Nhìn chung, liên kết hình thức bao gồm phép liên kết: lặp ngữ âm, lặp từ vựng, đồng nghĩa, liên tưởng, đối nghịch, đại từ, tỉnh lược cấu trúc, lặp cấu trúc tuyến tính Các phép liên kết xem xét cụ thể tổ chức đoạn văn - đơn vị sở đơn vị điển hình văn Các phép liên kết vận dụng đoạn, phần văn Ðiều có nghĩa liên kết hình thức thể nhiều cấp độ văn Trong văn bản, liên kết nội dung liên kết hình thức có mối quan hệ biện chứng với nhau, đó, liên kết nội dung quy định liên kết hình thức LƯU HÀNH NỘI BỘ 1.2 Nội dung cấu trúc văn 1.2.1 Nội dung văn Văn dù ngắn hay dài đề cập đến hay vài đối tượng thực khách quan hay thực tâm lí, tình cảm người Ðối tượng đề tài văn Gắn liền với đề tài triển khai người viết, người nói đề tài, tức miêu tả, trần thuật hay bàn luận đề tài Nội dung miêu tả, trần thuật hay bàn luận bản, bao trùm lên toàn văn chủ đề đề tài Cần lưu ý rằng, đề tài văn thường mang tính hiển ngơn, chủ đề văn mang tính hàm ngơn hay hiển ngơn Tính hiển ngơn hay hàm ngơn chủ đề văn phong cách ngôn ngữ văn hay phong cách tác giả chi phối Nhìn chung, loại hình văn phi hư cấu (văn thuộc phong cách khoa học, luận, hành chính), chủ đề thường hiển ngơn Trong loại hình văn hư cấu (văn thuộc phong cách nghệ thuật), chủ đề thường mang tính hàm ngơn, nhiều tầng, nhiều lớp 1.2.2 Cấu trúc văn a) Cấu trúc văn Như nói, tuỳ theo quy mơ, văn gồm câu, vài câu hay bao gồm nhiều đoạn, nhiều chương, nhiều phần Câu, đoạn, chương, phần tham gia vào tổ chức văn có chức chúng có mối quan hệ ràng buộc, nương tựa lẫn Toàn phận hợp thành văn - gọi đơn vị/kết cấu tạo văn - với trình tự phân bố, xếp chúng dựa sở chức mối quan hệ qua lại chúng cấu trúc văn Cấu trúc văn gắn liền với việc thể nội dung văn bản, thông qua chức Thơng thường, văn có chủ đề mang tính hiển ngơn, cấu tạo vài câu, câu mở đầu văn câu nêu lên chủ đề nó, gọi câu chủ đề Và câu cuối văn đúc kết, khẳng định lại chủ đề, gọi câu kết đề Trong trường hợp chủ đề văn không nêu lên câu mở đầu mà nêu câu cuối, câu cuối câu kết đề, đồng thời câu nêu lên chủ đề văn Trong văn cấu tạo gồm ba phận, tiêu biểu học sách giáo khoa, văn nghị luận nhà trường, ba phần thường có chức sau: - Phần mở đầu phần chủ yếu có chức dẫn nhập nêu chủ đề, cấu tạo hay vài đoạn văn - Phần khai triển phần triển khai, làm sáng tỏ chủ đề văn cách miêu tả, trần thuật, trình bày hay bàn luận Phần bao gồm nhiều đoạn văn, đó, đoạn triển khai, làm sáng tỏ khía cạnh chủ đề tồn văn LƯU HÀNH NỘI BỘ - Phần kết luận phần có chức đúc kết, khẳng định lại chủ đề, đồng thời mở rộng, liên hệ đến vấn đề có liên quan Phần cấu tạo vài đoạn văn Trong văn gồm ba phần vừa nêu trên, chủ đề văn thường phát biểu trực tiếp phần mở đầu, cụ thể câu chủ đề, thường câu cuối hay câu áp cuối phần mở đầu Chủ đề văn thường đúc kết, khẳng định lại phần kết luận, câu kết đề, thường câu mở đầu phần Tuy nhiên, câu kết đề xuất hay cuối phần kết luận Bên cạnh cấp độ đơn vị văn bản, cấu trúc văn bao gồm phận khác, tiêu đề b) Khái niệm tiêu đề văn Tiêu đề hay đầu đề văn tên gọi văn phận cấu thành văn Tuy nhiên, số loại văn khơng có tiêu đề, tiêu biểu tin vắn, sáng tác dân ca ca dao v.v Xét mối quan hệ tiêu đề với nội dung văn bản, có hai loại tiêu đề: tiêu đề mang tính dự báo tiêu đề mang tính nghệ thuật - Tiêu đề mang tính dự báo Ðây loại tiêu đề phản ánh phần hay toàn nội dung văn Qua tiêu đề thuộc loại này, người đọc suy đốn trước đề tài hay/và chủ đề văn - Tiêu đề mang tính nghệ thuật Loại tiêu đề khơng gợi điều đề tài chủ đề văn Nó đặt nhằm mục đích gây ấn tượng, nghi binh nhằm đánh lạc hướng người đọc Thậm chí, loại tiêu đề trở thành phản tiêu đề Xét mối quan hệ hai loại tiêu đề vừa với phong cách ngôn ngữ văn bản, thấy loại văn thuộc phong cách khoa học, hành luận thường có tiêu đề mang tính dự báo Còn loại văn thuộc phong cách nghệ thuật thường có tiêu đề mang tính chất nghệ thuật tính chất dự báo Về mặt ngôn từ biểu đạt, tiêu đề chia thành hai loại: tiêu đề biểu đạt từ, ngữ tiêu đề biểu đạt câu thuộc đủ kiểu loại (câu hoàn chỉnh câu tỉnh lược, câu trần thuật, câu mệnh lệnh, câu nghi vấn ) Các tiêu đề Nghèo (tên truyện ngắn Nam Cao), Khói (tên truyện ngắn Anh Ðức) tiêu đề từ Các tiêu đề Muối rừng, Vấn đề rượu Nga, Cảnh rừng Việt Bắc, tiêu đề ngữ Các tiêu đề Hãy nhớ lời tôi!, Hoa hậu Malaysia bị tước danh hiệu, Sao lại này? tiêu đề câu Xét mặt cấp độ, có tiêu đề toàn thể tiêu đề phận Tiêu đề toàn thể tiêu đề văn Tiêu đề phận tiêu đề phần, chương, mục văn LƯU HÀNH NỘI BỘ 1.3 Đoạn văn – Đơn vị điển hình đơn vị sở văn 1.3.1 Khái niệm đoạn văn Ðoạn văn tập hợp câu liên kết chặt chẽ với nội dung hình thức, diễn đạt hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh chủ đề phận cấp độ nhỏ chủ đề hay hệ thống chủ đề toàn thể văn Trong định nghĩa vừa nêu, cần lưu ý điểm: - Thứ khái niệm tập hợp Nếu đoạn văn tập hợp câu phần tử Do đó, số lượng câu, đoạn văn có ba khả năng: đoạn văn gồm nhiều câu, tức từ hai trở lên (tập hợp nhiều phần tử), đoạn văn câu (tập hợp phần tử) đoạn văn khơng có câu (tập hợp rỗng) Ðoạn văn nhiều câu tượng phổ biến văn Ðoạn văn câu xuất rải rác văn Ðoạn văn không câu trường hợp đặc biệt, xuất văn tuyển Ðó đoạn văn bị lược bỏ, báo hiệu dấu chấm ngang dòng - Thứ hai tính liên kết đoạn văn Trong đoạn văn, tính liên kết thể hai bình diện: liên kết nội dung liên kết hình thức cấp độ văn - Thứ ba hoàn chỉnh tương đối đoạn văn Một đoạn văn xem hoàn chỉnh nội dung biểu đạt mang tính tự nghĩa xác định Ðoạn văn hoàn chỉnh tương đối nội dung biểu đạt mang tính hợp nghĩa và/hay không xác định - Thứ tư khái niệm chủ đề phận cấp độ nhỏ mà đoạn văn diễn đạt Ðiều có nghĩa chuỗi câu đoạn có chức triển khai chủ đề đoạn; đoạn không chủ đề phận cấp độ nhỏ 1.3.2 Cấu trúc đoạn văn Nói đến cấu trúc đoạn văn nói đến loại câu có chức khác phân bố, xếp với mối quan hệ qua lại chúng Trong đoạn văn, có tất năm loại câu có chức khác nhau, phân bố, xếp qua sơ đồ cấu trúc tổng thể sau đây: LƯU HÀNH NỘI BỘ a) Câu chuyển đoạn Câu chuyển đoạn loại câu có chức liên kết đoạn văn mà trực tiếp thuộc với đoạn văn hay phần văn đứng trước Về nội dung biểu đạt, loại câu nhắc lại, hồi quy chủ đề phận trình bày cách lặp lại từ vựng hay đồng nghĩa, đại từ Câu chuyển đoạn xuất hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng thường gặp một, đứng đầu đoạn Nếu câu chuyển đoạn vắng mặt, chức liên kết đoạn một, hai loại câu khác đồng thời đảm nhiệm b) Câu mở đoạn Câu mở đoạn loại câu có chức đưa đẩy hay dẫn dắt ý vào đoạn Khác với câu chuyển đoạn, câu mở đoạn không nhắc lại chủ đề đề cập đến mà nêu lên thơng tin có quan hệ với chủ đề đoạn Câu mở đoạn có hai khả năng: xuất hay vắng mặt Khi xuất hiện, số lượng thường gặp một, hai câu, đứng đầu đoạn Xét mối quan hệ câu mở đoạn với câu chủ đoạn, cần lưu ý: Hai loại câu có xu hướng loại trừ đoạn văn Bên cạnh đó, chức liên kết đoạn dẫn dắt vào đoạn phức hợp câu văn: phận có chức liên kết, phận lại dẫn ý vào đoạn c) Câu chủ đoạn Câu chủ đoạn loại câu có chức nêu lên chủ đề đoạn văn mà câu thuyết đoán triển khai làm sáng tỏ Trong trường hợp câu chủ đoạn câu thứ đoạn ngồi chức nêu lên chủ đề, có chức phụ: liên kết văn LƯU HÀNH NỘI BỘ Câu chủ đoạn có khả xuất hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng thường gặp câu, đứng đầu đoạn hay sau câu chuyển đoạn, câu mở đoạn, đoạn văn có hai loại câu Trong trường hợp câu chủ đoạn vắng mặt, chủ đề đoạn mang tính hàm ngơn hay câu kết đoạn biểu đạt, câu kết đoạn xuất d) Câu thuyết đoạn Câu thuyết đoạn loại câu có chức triển khai, làm sáng tỏ chủ đề đoạn, hay nêu lên việc, kiện làm tiền đề để rút kết luận khái quát câu kết đoạn Trừ trường hợp đoạn văn câu, câu thuyết đoạn xuất hiện, số lượng tuỳ vào quy mơ đoạn: từ đến chín, mười câu hay nhiều Ðoạn văn có nhiều câu thuyết đoạn chủ đề triển khai cụ thể, chi tiết e) Câu kết đoạn Câu kết đoạn loại câu có chức đúc kết, khái quát lại hay mở rộng chủ đề đoạn Trong trường hợp đoạn văn khơng có câu chủ đoạn mà có câu kết đoạn, câu kết đoạn câu nêu lên chủ đề đoạn Câu kết đoạn xuất hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng một, hai câu, nằm cuối đoạn văn 1.3.3 Các kiểu kết cấu đoạn văn Như vừa trình bày, cấu trúc tổng thể đoạn văn bao gồm năm loại câu có chức khác Trong câu chủ đoạn, câu thuyết đoạn câu kết đoạn ba loại câu Trong ba loại câu này, câu chủ đoạn câu kết đoạn xuất hay vắng mặt, hình thành biến thể cụ thể cấu trúc đoạn văn Những biến thể cụ thể kiểu kết cấu đoạn (còn gọi cách lập luận) Có bốn kiểu kết cấu đoạn: a) Kết cấu diễn giải Kiểu kết cấu bao gồm câu chủ đoạn câu thuyết đoạn Trong câu chủ đoạn nêu lên chủ đề, câu thuyết đoạn triển khai làm sáng tỏ chủ đề Kiểu kết cấu câu kết đoạn b) Kết cấu quy nạp Quy nạp kiểu kết cấu bao gồm câu thuyết đoạn câu kết đoạn Trong đó, câu thuyết đoạn nêu lên việc, chi tiết cụ thể làm sở để rút kết luận khái quát câu kết đoạn Kiểu kết cấu khơng có câu chủ đoạn c) Kết cấu diễn giải kết hợp với quy nạp Ðây kiểu kết cấu bao gồm câu chủ đoạn, câu thuyết đoạn câu kết đoạn Trong đó, câu chủ đoạn nêu lên chủ đề, câu thuyết đoạn triển khai làm sáng tỏ chủ đề câu kết LƯU HÀNH NỘI BỘ Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể loại văn định theo quy định pháp luật [7] Việc hướng dẫn để hoàn thiện kiểm tra lỗi thể thức văn xem chi tiết Chương (mục 2.2) c) Hoàn thiện kiểm tra lỗi kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn in giấy; áp dụng văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Việc hướng dẫn để hoàn thiện kiểm tra lỗi kỹ thuật trình bày văn xem chi tiết Chương (mục 2.2) 3.2 Soạn thảo biên [8] 3.2.1 Khái niệm Biên hình thức văn ghi lại việc, vụ việc diễn để làm chứng pháp lý sau Biên phải ghi trung thực, khách quan, xác đầy đủ Biên khơng ghi chép chỉnh sửa mà phải hình thành việc, vụ việc diễn đảm bảo tính chân thực 3.2.2 Những yêu cầu soạn thảo biên - Số liệu, kiện xác, cụ thể - Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan - Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm - Thủ tục chặt chẽ, thơng tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản) Đòi hỏi trách nhiệm cao người lập người có trách nhiệm ký chứng thực biên Thơng tin muốn xác, có độ tin cậy cao phải đọc lại cho người có mặt nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đắn tự giác (không cưỡng bức) ký vào biên để chịu trách nhiệm 3.2.3 Phân loại biên - Biên hội họp: Biên ghi lại tiến trình tổ chức thực họp hay hội nghị; Điều – Thông tư 01/2011/T-BNV Phụ lục IV 39 LƯU HÀNH NỘI BỘ - Biên hành chính: Biên ghi chép cách tiến hành công việc theo quy định hành biên mở đề thi, biên giao nhận bàn giao, biên hợp đồng; - Biên có tính chất pháp lý: Biên ghi chép vụ việc có liên quan đến pháp luật biên phiên tòa, biên khám nghiệm tử thi, biên tai nạn giao thông 3.2.4 Cấu trúc biên Cấu trúc biên thường gồm phần: - Phần mở đầu + Thời gian, địa điểm lập biên + Thành phần tham dự - Phần nội dung + Nếu biên hội họp vụ việc diễn ghi theo tiến trình họp, hội nghị, vụ việc + Biên vụ việc xảy mơ tả lại trường, ghi chép lại lời khai nhân chứng, đương nhận định người có liên quan - Phần kết thúc: + Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên + Nếu biên thơng qua người tham dự phải ghi rõ, biên lập thành nhiều phải ghi rõ số lập + Biên phải có chữ ký cán lập biên chữ ký chủ tọa (nếu biên hội họp), tùy theo tính chất vụ việc, biên phải có chữ ký người đại diện tổ chức vi phạm, chữ ký người làm chứng người bị hại (nếu có) 3.2.5 Phương pháp ghi chép, soạn thảo biên Ghi biên thật đầy đủ xác cơng việc khơng dễ dàng, đặc biệt ghi biên họp ghi lời khai nhân chứng, tốc độ nói nhanh tốc độ viết Vì thế, khơng có số phương pháp, người ghi biên khó thể theo kịp tiến độ họp vụ việc diễn Về nguyên tắc, ghi biên ghi ý Tuy nhiên, người ghi biên cần phân loại tiếp nhận thông tin theo tầm quan trọng kiện như: + Các kiện thực tế có tầm quan trọng xảy như: Đại hội, việc xác nhận kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v phải ghi đầy đủ, xác chi tiết nội dung tình tiết phải ý vào vấn đề trọng tâm kiện Nếu lời nói họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai phải ghi nguyên văn, đầy đủ yêu cầu người nghe lại xác nhận trang + Trong kiện thông thường khác biên họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v áp dụng 40 LƯU HÀNH NỘI BỘ loại biên tổng hợp, tức cần ghi nội dung quan trọng cách đầy đủ, nguyên văn, nội dung thơng thường khác ghi tóm tắt ý chính, ln ln phải qn triệt ngun tắc trung thực, không suy diễn chủ quan + Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc ngày biên đọc lại cho người nghe (có bổ sung sửa chữa có yêu cầu) xác nhận biên phản ánh việc ký xác nhận Trong biên cần lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thơng tin biên có độ tin cậy cao Thơng thường họp, hội nghị biên phải có thư ký chủ toạ ký xác nhận - Cần tập trung lắng nghe có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh Có thể sử dụng cách biến đổi câu tiếng Việt để lựa chọn cấu trúc câu ngắn mà đảm bảo thông tin diễn đạt đầy đủ xác Có thể viết tắt số từ thông dụng (UBND, TNHH, CP,…) - Chuẩn bị sẵn mẫu ghi biên để họp vụ việc diễn ghi chép 3.3.Soạn thảo báo cáo [9] 3.3.1 Khái niệm Báo cáo văn dùng để phản ánh tình hình, việc, vụ việc, trình hoạt động quan, đơn vị, cá nhân khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo đề xuất chủ trương cho thích hợp 3.3.2 Những yêu cầu soạn thảo báo cáo - Đảm bảo trung thực, xác Phản ánh thật khách quan, nêu ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc giải quyết, việc tồn đọng, khơng hư cấu chủ quan ý chí [10] Người trực tiếp soạn thảo không thiên vị, không thêm bớt tượng nhằm bóp méo thật, phải trung thực khách quan toàn diện cách đưa tin đánh giá báo cáo Cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát trình diễn biến việc, tượng để tìm nguyên nhân phản ánh báo cáo Nếu thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa nguồn tin khơng xác, khơng tồn diện, làm lãnh đạo đưa giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp thời không triệt để - Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm Báo cáo sở để quan cấp người có thẩm quyền trổng kết, đánh giá tình hình ban hành định quản lý, khơng viết chung chung Phụ lục IV 10 Theo “Cẩm nang thư ký” 41 LƯU HÀNH NỘI BỘ tràn lan, vụn vặt mà phải cụ thể có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu văn báo cáo yêu cầu đối tượng cần nhận báo cáo Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc số liệu kiện vấn đề thuộc chức nhiệm vụ yếu tổ chức để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan việc, tượng xảy Tập hợp số liệu xác, ăn khớp với việc làm cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy ưu khuyết điểm thông qua số Cần tránh số khơng có thực kiện chung chung không chứng minh, lý giải điều Trường hợp cần giải thích kỹ đính kèm theo báo cáo phụ lục ghi số liệu làm phương tiện minh chứng cho kết luận báo cáo Một báo cáo túy thống kê việc mà không rút kinh nghiệm, học báo cáo chất lượng, hiệu Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa vào số liệu rắc rối mà phải chọn trọng tâm, trọng điểm - Báo cáo phải kịp thời Mục đích báo cáo phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ cho kinh doanh phải nhanh chóng kịp thời Báo cáo kịp thời thể ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với cơng việc Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có định mệnh lệnh xác, nhiều trường hợp gây hậu lớn quản lý 3.3.3 Phân loại báo cáo a Căn vào thời hạn báo cáo Căn vào thời hạn báo cáo, báo cáo chia thành loại báo cáo định kỳ báo cáo bất thường - Báo cáo định kỳ: Báo cáo qui định quan cá nhân có trách nhiệm gửi báo cáo cho người quan nhận báo cáo theo định kỳ định Tùy theo tính chất quan trọng công việc mà quan/người nhận báo cáo qui định thời hạn theo phút, giờ, tuần, tháng - Báo cáo bất thường: Báo cáo tình hình đặc bịêt, đột xuất xảy cần phải gửi báo cáo qui định thời gian (báo cáo định kỳ) b Căn vào thể thức báo cáo Căn vào thể thức báo cáo chia thành loại báo cáo theo mẫu định sẵn báo cáo không theo mẫu định sẵn - Báo cáo theo mẫu định sẵn: Mẫu BC thường quan/người nhận báo cáo qui định Khi qui định mẫu BC cần phải làm cho người viết báo cáo thấy rõ yêu cầu thực yêu cầu cần thiết dễ dàng 42 LƯU HÀNH NỘI BỘ - Báo cáo không theo mẫu định sẵn: Đây loại báo cáo mẫu mà người lập báo cáo tự nghĩ theo theo mục đích yêu cầu công việc cần báo cáo c Căn vào nội dung báo cáo Căn vào nội dung, báo cáo chia thành loại sau: - Báo cáo công tác: Gồm báo cáo sơ kết (báo cáo cơng việc tiếp tục thực hiện) báo cáo tổng kết (báo cáo công việc qua năm, đợt, nhiệm kỳ công tác) - Báo cáo chuyên đề: Báo cáo sâu vào vấn đề hoạt động quan, doanh nghiệp Mục đích báo cáo chuyên đề tổng hợp, phân tích, nhận xét đề xuất giải pháp cho vấn đề nêu báo cáo - Báo cáo chuyên môn: Báo cáo thành lập theo yêu cầu ngành quan đơn vị sử dụng (như loại báo cáo tài chính, thống kê, thuế ) - Báo cáo chung: Báo cáo đề cập khái quát tất mặt toàn vấn đề - Báo cáo thực tế: Báo cáo trình bày thực tế làm rõ nhận định trình bày thực tế cơng tác đề xuất biện pháp giải vấn đề 3.3.4 Cấu trúc báo cáo - Mở đầu: Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức mình, chủ trương cơng tác cấp hướng dẫn việc thực kế hoạch cơng tác đơn vị Đồng thời nêu điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu trên; - Phần nội dung: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu, khuyết điểm trình thực + Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm - Phần kêt thúc: + Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới + Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm + Các biện pháp tổ chức thực + Những kiến nghị với cấp + Nhận định triển vọng 3.3.5 Phương pháp soạn thảo báo cáo Báo cáo khơng có mẫu trình bày hay bố cục định Nếu báo cáo viết theo mẫu quy định quan, đơn vị người soạn thảo cần thu thập liệu điền vào chỗ quy định Nếu báo cáo khơng có mẫu phải tiến hành bước sau: 43 LƯU HÀNH NỘI BỘ a Bước chuẩn bị - Xác minh mục đích báo cáo theo yêu cầu cấp tính chất cơng việc thực định - Thu thập liệu cần báo cáo Những liệu lấy từ nhiều nguồn từ việc khảo sát thực tế hoạt động phòng ban; từ số liệu qua báo cáo văn phòng ban, đơn vị; từ ý kiến nhận định, phản hồi cán bộ, nhân viên quan, người có liên quan, báo chí… Cần đối chiếu thơng tin thu thập để kiểm chứng độ xác thơng tin (ví dụ so sánh thơng tin thu thập từ tài liệu, báo cáo… với thông tin thu thập từ khảo sát thực tế) - Sắp xếp, tổng hợp liệu theo trật tự định để đưa vào báo cáo - Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp c Bước viết báo cáo - Báo cáo sơ kết: kiểm điểm việc làm được, chưa làm được, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân, biện pháp cần có để trực tiếp tục thực nhiệm vụ lại - Báo cáo tổng kết: yêu cầu báo cáo sơ kết chi tiết hơn, cụ thể hơn, tổng hợp toàn việc, nhiệm vụ hoàn thành chưa hồn thành Trên sở đề phương hướng nhiệm vụ cho công việc tới - Báo cáo nên viết ngôn ngữ phổ cập, nêu kiện, nhận định, đánh giá, dùng số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ đối chiếu xét thấy dễ hiểu ngắn gọn - Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ - Những báo cáo chuyên đề dùng bảng phụ lục để tổng hợp số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, lập bảng thống kê biểu mẫu so sánh, tài liệu tham khảo Đối với báo cáo quan trọng, cần tổ chức họp hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi dự thảo báo cáo cho thống khách quan e) Trình lãnh đạo duyệt: Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có xét duyệt lãnh đạo trước gửi nhằm thống với định quản lý thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt cung cấp cho cấp hội nghị Cuối việc ký, đóng dấu gửi báo cáo đi, báo cáo khoa học tên tác giả phải ghi đầu sau tên báo cáo không điền mục khác phần tiêu đề báo cáo thơng thường Việc gửi báo cáo trình cấp chuyển cho quan khác phải có cơng văn hay thư riêng gửi kèm theo 44 LƯU HÀNH NỘI BỘ 3.4 Soạn thảo thông báo[11] 3.4.1 Khái niệm Thơng báo văn hành thơng thường dùng để truyền đạt nội dung định, tin tức, việc, thông tin hoạt động quan, tổ chức cho quan, đơn vị, cá nhân liên quan để biết để thực Thơng báo dùng để giới thiệu chủ trương sách thể chế hóa văn thích hợp Trong trường hợp thơng báo mang tính chất phổ biến sách, chủ trương, quan quản lý nhà nước sử dụng để định hướng công việc đơn vị trực thuộc để phân phối cơng tác với quan có liên quan 3.4.2 Yêu cầu thông báo Tùy theo mục đích sử dụng thơng báo mà người soạn thảo bố cục nội dung cho phù hợp Nôi dung thông báo khơng cần phần trình bày lý nhận định số loại văn khác, mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo Do yêu cầu thông báo thông tin nhanh, kịp thời đến đối tượng nên phải viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu, dùng thể loại văn mô tả, tường thuật, không yêu cầu phải lập luận hay nhận định dài dòng Người soạn thảo thông báo cần xác định rõ mục đích thơng báo, nơi dung thơng báo thẩm quyền thông báo 3.4.3 Cấu trúc thông báo Cấu trúc thông báo thường gồm ba phần : - Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ thể thẩm quyền thông báo, đối tượng tiếp nhận thông báo Nếu chủ thể thông báo sử dụng thẩm quyền cao (thừa lệnh cấp trên) để thông báo phải ghi rõ phần mở đầu - Phần nội dung: Nêu rõ nội dung cần thông báo đến đối tượng tiếp nhận Tùy theo nội dung cần thông báo, người soạn thảo viết phần thành đoạn văn, nhiều đoạn văn trình bày theo hệ thống đề mục (bằng số Ả rập) - Phần kết thúc : Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định thời gian có hiệu lực quy tắc xử áp dụng có phạm vi Loại thơng báo cần giới thiệu chủ trương, sách phải nêu rõ tên, số ngày tháng ban hành văn trước nêu nội dung khái quát Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu mang tính đại chúng cao, cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm cơng văn, phần kết thúc cần tóm tắt lại mục đích đối tượng cần thơng báo Ngồi ra, phần kết thúc khơng u cầu lời lẽ xã giao công văn xác định trách nhiệm thi hành văn pháp quy 11 Phụ lục IV 45 LƯU HÀNH NỘI BỘ Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải thủ trưởng quan, mà người giúp việc có trách nhiệm lĩnh vực phân công hay uỷ quyền ký trực tiếp thông báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan Ví dụ: Thơng báo lịch thu học phí nhà trường Trưởng phòng Kinh tế tài ký thừa lệnh Hiệu trưởng; Thơng báo nghỉ ngày Lễ Trưởng phòng Tổ chức hành ký thơng báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan 3.4.4 Các loại thông báo thường sử dụng a Thông báo truyền đạt văn ban hành, chủ trương, sách mới… Nội dung cần thể hiện: - Nhắc lại tên văn cần truyền đạt; - Tóm tắt nội dung văn cần truyền đạt; - Yêu cầu quán triệt triển khai thực b Thông báo việc, tin tức Nội dung thể hiện: - Nêu ngày, họp, thành phần tham dự người chủ trì họp; - Tóm tắt định hội nghị họp; - Nêu nghị hội nghị (nếu có) c Thơng báo nhiệm vụ giao Nội dung cần thể hiện: - Ghi gắn gọn đầy đủ nhiệm vụ giao; - Nêu yêu cầu thực nhiệm vụ; - Nêu biện pháp cần áp dụng để triển khai thực d Thông báo quan hệ hoạt động máy quản lý lãnh đạo Nội dung cần thể hiện: - Ghi rõ, đầy đủ tên quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại, fax; - Ngày, tháng, năm thay đổi c Thông báo thông tin hoạt động quản lý Nội dung cần thể hiện: - Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý; - Lý phải tiến hành hoạt động quản lý; - Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc) 46 LƯU HÀNH NỘI BỘ 3.5 Soạn thảo công văn[12] 3.5.1 Khái niệm Cơng văn hình thức văn khơng có tên loại cụ thể, loại văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức Cơng văn phương tiện giao tiếp thức quan, tổ chức; quan, tổ chức với cơng dân Cơng văn có nội dung bao quát rộng rãi, bao gồm tất vấn đề hoạt động thường xuyên quan, tổ chức 3.5.2 Các loại cơng văn hành Căn vào nội dung, công văn chia thành: - Công văn mời họp; - Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị ; - Công văn trả lời (phúc đáp); - Công văn hướng dẫn; - Cơng văn giải thích; - Cơng văn đơn đốc, nhắc nhở; - Công văn đạo… 3.5.3 Cấu trúc công văn Bố cục thông thường công văn hành gồm phần : - Phần mở đầu nêu rõ lý do, mục đích việc ban hành cơng văn Thơng thường, phần mở đầu trình bày câu đơn có thành phần phụ trạng ngữ mục đích trạng ngữ tình thế, ví dụ : “Xét đề nghị trưởng phòng Giáo vụ(tại Công văn số 48/GV ngày 10/12/2016) điều chỉnh thời gian bắt đầu học kỳ I năm học 2016-2017 Lãnh đạo Học Viện có ý kiến đạo sau:” - Phần nội dung trình bày vấn đề cần thông báo, truyền tin Tùy theo vấn đề công văn đề cập đến mà người soạn thảo viết thành đoạn văn hay câu dài Nếu có nhiều vấn đề cần phải trao đổi trả lời, người soạn thảo trình bày phần nội dung hệ thống đề mục (đánh số Ả rập) Tất chi tiết trình bày cần rõ ràng mạch lạc, liên quan logic với nhằm thể mục tiêu công văn - Phần kết thúc: nhiều trường hợp, phần kết thúc mang tính hình thức, cần thiết Nếu cơng văn mời họp, phần kết thúc thông thường là: “Đề nghị…, đến dự buổi họp đầy đủ để buổi họp thu nhiều kết quả….” Trong số công văn khác, phần kết thúc lời chào trân trọng nêu yêu cầu cá nhân, quan, tổ chức nhận văn Trong phần kết thúc công văn, người soạn thảo cần đặc biêt lưu ý đến quan hệ vai bên giao tiếp văn bản: gửi cho 12 Phụ lục IV 47 LƯU HÀNH NỘI BỘ quan cấp trên, gửi cho quan ngang hàng gửi cho cấp để lựa chọn văn phong phù hợp 3.5.4 Phương pháp soạn thảo cơng văn hành - Cách viết phần mở đầu: Phần phải nêu rõ lý sao, dựa sở để viết cơng văn Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa làm rõ mục đích, yêu cầu - Cách viết phần nội dung, nhằm nêu phương án giải vấn đề nêu: + Xin lãnh đạo cấp hướng giải + Sắp xếp ý cần viết được, ý sau để làm bật chủ đề cần giải Phải sử dụng văn phong phù hợp với thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ quan điểm đưa Đối với loại cơng văn có cách thể đặc thù + Công văn đề xuất phải nêu lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Cơng văn tiếp thu phê bình sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng kiện thật khách quan, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác + Cơng văn từ chối phải dùng ngơn ngữ lịch có động viên cần thiết + Cơng văn đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu cơng việc khơng hồn thành kịp thời + Cơng văn thăm hỏi ngơn ngữ phải thể quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng - Cách viết phần kết thúc công văn: Cách viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) lưu ý viết lời chào chân thành, lịch trước kết thúc (có thể lời cảm ơn nêu thấy cần thiết) 3.6 Soạn thảo tờ trình[13] 3.6.1 Khái niệm Tờ trình loại văn dùng để đề xuất với cấp (hay quan chức năng) vấn đề có kế hoạch để xin phê duyệt Vấn đề chủ trương, phương án cơng tác, sách, tiêu chuẩn, định mức… bãi bỏ văn bản, quy định khơng phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội 3.6.2 Yêu cầu tờ trình Khơng nên nhầm lẫn vai trò tờ trình với cơng văn trao đổi Tờ trình khơng cung cấp thơng tin vai trò cơng văn trao đổi, mà có chức trình bày, lập luận, diễn giải vấn đề phương án, giải pháp tổ chức thực 13 Phụ lục IV 48 LƯU HÀNH NỘI BỘ mang tính khả thi; kiến nghị cần phải rõ ràng, cụ thể hợp lý; người viết tờ trình cần phân tích thực tế để người duyệt nhận thấy rõ tính cấp thiết vấn đề - Phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt - Nêu nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể - Các ý kiến phải hợp lý, dự đốn, phân tích phản ứng xảy xoay quanh đề nghị - Phân tích khả trình bày khái quát phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn 3.6.3 Cấu trúc tờ trình Cấu trúc tờ trình chia thành phần: - Phần mở đầu: Nhận định tình hình, phân tích mặt tích cực tình hình để làm sở cho việc đề xuất vấn đề mới; phân tích thực tế để thấy tính cần kíp đề xuất - Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, dự kiến vấn đề nảy sinh quanh đề nghị áp dụng; nêu khó khăn, thuận lợi biện pháp khắc phục Phần trình bày phương án Luận điểm luận chứng trình bày cần cụ thể, nêu rõ việc số liệu xác minh để làm tăng sức thuyết phục đề xuất - Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị mới; đề nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực Có thể nêu phương án dự phòng cần thiết - Trong phần nêu lý do, dùng cách hành văn để thể nhu cầu khách quan hồn cảnh thực tế đòi hỏi - Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ cách hành văn có sức thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, cần phải xác minh để đảm bảo kiện số liệu xác Nêu rõ thuận lợi, khó khăn việc thực thi phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện - Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin cho cấp phê duyệt Tờ trình phải đính kèm phụ lục để minh hoạ thêm cho phương án đề xuất kiến nghị tờ trình 49 LƯU HÀNH NỘI BỘ 3.7 Soạn thảo đơn, thư[14] 3.7.1 Khái niệm Đơn thư loại văn hành yêu cầu việc riêng, viết giấy (theo mẫu khơng theo mẫu) để trình bày thức với tổ chức người có thẩm quyền giải yêu cầu, nguyện vọng Mục đích đơn thư có nhiều dạng ý nghĩa khác Tùy theo mục tiêu cụ thể mà người viết lựa chọn hình thức đơn thư 3.7.2.Yêu cầu đơn, thư - Nội dung cụ thể, rõ ràng, trung thực - Gọn, tránh dài dòng - Từ ngữ dùng xác, dễ hiểu, tránh hiểu lầm, hiểu nhiều nghĩa khác - Đơn viết giấy sạch, khổ rộng, viết lọai mực - Gửi quan có thẩm quyền - Tự tay người làm đơn viết đơn chịu trách nhiệm đơn 3.7.3 Phân loại đơn thư - Đơn đề đạt nguyện vọng - Đơn nêu ý kiến đóng góp vào cơng việc quản lý Nhà nước, quản lý xã hội - Đơn khiếu nại việc gây thiệt hại cho quyền lợi thân, gia đình, tập thể, đơn vị - Đơn tố giác việc làm sai trái quan, đơn vị, cán nhân viên Nhà nước - Thư thăm hỏi, thư ngỏ, Thư tín thương mại 3.7.3 Cấu trúc đơn,thư Những phần đơn, thư gồm : - Quốc hiệu tiêu ngữ: Tiêu ngữ thường viết loại đơn, thư hành Tiêu ngữ thường viết thư CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đối với loại thư tín thương mại thư bạn bè người ta không sử dụng tiêu ngữ - Địa điểm, ngày tháng năm: có nhiều cách viết ngày tháng khác nhau, vị trí đặt ngày tháng đặt đầu thư cuối thư 14 Phụ lục IV 50 LƯU HÀNH NỘI BỘ - Tiêu đề, chủ đề đơn thƣ: Ln có dòng (hoặc dòng) để nêu rõ nội dung mục đích đơn thư Các mẫu đơn thư hành thường có sẵn tiêu đề đơn thư - Kính gửi: Chỉ rõ chủ thể (cá nhân tổ chức) nhận đơn thư - Phần mở đầu: Có thể giới thiệu sơ lược người viết đơn thư thăm hỏi người nhận thư - Nội dung đơn thƣ muốn trao đổi, truyền tải hay yêu cầu Nhìn chung, cần lưu ý dẫn viết phần nội dung cho đơn thư: Càng ngắn tốt; Theo trình tự lo-gích; Các ý kiến trình bày đoạn văn riêng, sinh động dễ đọc nhờ sử dụng câu ngắn - Những yêu cầu, mong muốn, đề nghị: Có thể tách thành mục riêng bố cục phần cuối nội dung đơn thư - Lời chào lời chúc: thông thường theo phép lịch cần phải có câu kết định tương ứng với câu chào lời chúc - Ký tên ghi họ tên ngƣời viết đơn thƣ: Sau câu kết phải để khoảng trống đề ký tên chữ ký tên, chức vụ/chức danh để khẳng định trách nhiệm người viết đơn thư - Các thông tin đặc biệt khác địa chỉ, điện thoại liên hệ người gửi mong muốn nhận phản hồi thơng tin gửi kèm dùng để rõ tài liệu minh chứng cần thiết gửi kèm theo đơn, thư Đối tượng đơn thư gồm phần : Người viết thư người nhận thư Người nhận thư người trực tiếp tiếp nhận ý kiến, thông tin từ người gởi người mà đối tượng viết thư hướng tới Ngôn ngữ đơn thư đa dạng, phong phú tùy thuộc vào người viết thư muốn truyền tải thông tin Mong muốn, thỉnh cầu hay yêu cầu người viết đơn thư sử dụng ngôn ngữ khác Những thư bạn bè dung từ tự đơn, thư ngỏ 51 LƯU HÀNH NỘI BỘ PHỤ LỤC Phụ lục I: Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Phụ lục II: Bảng chữ viết tắt tến loại văn Phụ lục III: Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn Phụ lục IV: Mẫu trình bày số văn hành thơng thường Phụ lục V: Viết hoa văn hành 52 LƯU HÀNH NỘI BỘ TÀI LIỆU THAM KHẢO Lê A (1999), Giáo trình tiếng Việt thực hành, Đại học Huế Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành quản lí văn quản lí nhà nước, Nxb Hành Chính Diệp Quang Ban (1998), Văn liên kết tiếng Việt, Nxb Giáo dục, Hà Nội Diệp Quang Ban (2009), Giao tiếp, diễn ngôn cấu tạo văn bản, Nxb Giáo dục Việt Nam Phan Mậu Cảnh (2008), Lí thuyết thực hành văn tiếng Việt, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội Phan Mậu Cảnh, Hoàng Trọng Canh, Nguyễn Văn Nguyên (2009), Tiếng Việt thực hành, Nxb Nghệ An Nguyễn Hồng Cổn (2002) Kỹ thuyết trình kỹ văn văn bản, Đại học Kinh doanh Công nghệ Hữu Đạt (1997), Tiếng Việt thực hành, Nxb Giáo dục Hoàng Văn Hành, Hoàng Phê, Đào Thản (2002), Sổ tay dùng từ tiếng Việt, Nxb Khoa học xã hội 10 Cao Xuân Hạo (chủ biên), (2002), Lỗi ngữ pháp cách khắc phục, Nxb Khoa học xã hội Thành phố Hồ Chí Minh 11 Nguyễn Thị Ly Kha (2007), Dùng từ, viết câu soạn thảo văn bản, Nxb Giáo dục 12 Vương Hữu Lễ, Đinh Xuân Quỳnh (2003), Tiếng Việt thực hành, Nxb Thuận Hóa, Huế 13 Hà Quang Năng (chủ biên), (2007), Từ điển lỗi dùng từ, Nxb Giáo dục 14 Nguyễn Quang Ninh (1998), 150 tập rèn luyện kĩ dựng đoạn văn, Nxb Giáo dục 15 Nguyễn Phú Phong (2005), Việt Nam - chữ viết, ngôn ngữ xã hội, Trường đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh 16 Trần Ngọc Thêm (2002), Hệ thống liên kết văn tiếng Việt, Nxb Giáo dục 17 Nguyễn Minh Thuyết, Nguyễn Văn Hiệp (1996), Tiếng Việt thực hành, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội 18 Nguyễn Minh Thuyết (chủ biên), Nguyễn Văn Hiệp: Tiếng Việt thực hành, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 1998 (tái bản, 2002); 19 Bộ luật Dân năm 2005, Nxb Chính trị quốc gia 20 Thơng tư 01/2011/TT-BNV Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011; 21 Một số Website tham khảo: - http://ngonnguhoc.org/index.php?option=com_content&view=article&id=798:chinht-vit-nhin-t-bn-ng-trng-hp-ghi-ten-rieng-nc-ngoai-bng-ch-vit&catid=29:bai-nghiencuu&Itemid=39 - http://www.vbu.edu.vn/subjects/SP-164/Tieng-Viet-thuc-hanh.html 53 ... ký hiệu văn bản:  Số văn Số văn bản: yếu tố rõ thứ tự ban hành văn bản, giúp cho nhân viên văn thư vào sổ đăng ký lưu trữ văn theo tiêu chí thời gian, ngồi giúp cho việc tra tìm sử dụng văn lưu... tử), đoạn văn câu (tập hợp phần tử) đoạn văn khơng có câu (tập hợp rỗng) Ðoạn văn nhiều câu tượng phổ biến văn Ðoạn văn câu xuất rải rác văn Ðoạn văn không câu trường hợp đặc biệt, xuất văn tuyển... thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, thể thức văn quan niệm tập hợp thành phần cấu tạo văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định