Học phần: Quản trị hành văn phòng (Office Management) Ths Đặng Thanh Nam Tóm tắt chương trình • Thời lượng: 45 tiết (lý thuyết, tập, thảo luận) • Giáo trình, tài liệu: - Quản trị học, Mike Harvey, NXB Thống kê, 1996 - Quản trị hành văn phòng (Nguyễn Hữu Thân, Nhà xuất Thống kê, 2004 - Giáo trình Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Nhà xuất Lao động – Xã hội, 2005 - Tập giảng Quản trị văn phòng-Trường ĐH KTKT Bình Dương - Các webside: www.doanhnghiep.com; www.dddn.com.vn; • Hình thức thi: Tự luận Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I Những vấn đề quản trị: Khái niệm quản trị: Quản trị (management) c hiu theo nhiu quan im: Quản trị thiết kế trì môi trờng mà cá nhân làm việc với nhóm hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu định (Koontz ODonnell) Quản trị tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị ngời kiểm tra hoạt động đơn vị cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu đơn vị (Stoner Robbins) Quản trị hoàn thành công việc thông qua ngời khác (Mary Parker Follet) Như vậy, hiểu khái niệm chung nht: Quản trị tác động liên tục có tổ chức, có định hớng chủ thể quản trị lên đối tợng bị quản trị nhằm đạt đợc mục tiêu chung tổ chức đề điều kiện biến động môi trờng thay đổi nguồn lực (Mike Harvey) Nh vậy, quản trị bao gồm cỏc thành phần nh sau: - Chủ thể quản trị đối t ợng bị quản trị - Có mục tiêu quản trị rõ ràng - Có nguồn tài nguyên hạn chế - Môi trờng quản trị thay đổi - Kết hiệu Nguon lực tổ chức - Nhân - Tài - Máy móc, trang thiết bò kỹ thuật - Nguyên liệu - Thông tin, phương pháp quản lý Ý nghĩa hoạt động quản trị • Khi người kết hợp với tập thể để làm việc, họ tự phát làm việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng người Nhưng họ biết tổ chức hoạt động triển vọng đạt kết chắn - Áp dụng “Công thái học” việc thiết kế bố trí văn phòng nhằm: + Tối ưu hoá mẫu trang thiết bò, + Tiết kiệm sức lao động + Kiến tạo môi trường làm việc động, thân thiện, hợp tác II TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Giai đoạn chuẩn bò a Lập KH tổ chức Hội nghị • • • • • • • Tên họp, hội nghị Mục đích (ý nghĩa, yêu cầu) hội nghị Nội dung hội nghị Thời gian, địa điểm tổ chức Thành phần tham dự hội nghị Phân công nhiệm vụ chuẩn bị hội nghị Dự tốn hội nghị b XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ (chương trình nghị sự) - Nêu nội dung - Phân bố thời gian hợp lý cho nội dung - Phân công người thực chủ trì Thời gian 8.00 – 8.15 Nội dung Thực Khai mạc Ghi Lễ chào cờ 8.15 – 8.30 Tun bố lý do, giới thiệu đại biểu (nếu có) 8.30 – 8.20 Báo cáo tổng kết cơng tác năm Giám đốc 2008 8.20 – 9.15 Thảo luận tiêu giải pháp năm 2009 PGĐKD - Chỉ tiêu xuất - Kế hoạch sản xuất sản phẩm 11h30 Bế mạc Ô Trung c Lập danh sách thành phần tham dự: + Khách mời bên ngoài: đối tác, cấp + Thành viên nội bộ: người có liên quan trực tiếp có khả giải vấn đề đặt hội nghò d Chuẩn bị đòa điểm tổ chức - Phù hợp với mục đích họp, HN; - Bố trí bàn ghế phù hợp với mục đích họp - Việc trang trí phù hợp với tính chất họp, HN (Chủ đề hội nghị, băng rôn, hiệu, hoa, cờ phướn…) e Chuẩn bò văn bản, tài liệu  Thơng báo nội dung, chương trình họp cho đơn vị, cá nhân có liên quan để chuẩn bị số liệu, văn  Yêu cầu đơn vị, cá nhân cung cấp thông tin để tổng hợp thành văn trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt (nếu yêu cầu)  Gửi văn cho khách mời, cá nhân liên quan trước họp để xin ý kiến, để thẩm định (nếu cần thiết)  Photo tài liệu cần thiết theo yêu cầu lãnh đạo  Phối hợp với văn phòng chuẩn bị đầy đủ tài liệu phù hợp với số người tham dự, đảm bảo tính pháp lý tài liệu (lập HS) f Soạn thảo Thư mời (Giấy mời, Giấy triệu cần tập)đảm bảo yếu tố Nội dung sau: - Chủ đề họp (hội nghò) tên người mời - Lý do, ý nghóa hội nghò - Thời gian hội nghò (ngày, khai mạc…) - Chương trình Hội nghị - Đòa điểm tổ chức: phòng, đường, phố, … - Các u cầu khác người tham dự (trang g Chuẩn bò việc ghi biên (lựa chọn người, chọn phương pháp ghi BB, thiết bị hỗ trợ) h Thông tin, tuyên truyền: chụp hình, quay phim… (chú ý phải cam kết hợp đồng) i Thống vấn đề nhân tham gia phục vụ để có phối hợp ăn ý (thời gian, thái độ, trang phục, ứng xử…) Tiến hành Kiểm tra lại công việc (đảm bảo việc chuẩn bị tốt nhất) Đón tiếp đại biểu (tơn trọng, lịch sự, trang trọng) Kiểm tra số lượng người tham dự Ghi biên Cách 1: Ghi tổng Cách 2: Ghi nguyên hợp tóm tắt văn (ghi tóm tắt (ghi nguyên văn vấn đề ýkết kiến) + chính) Thời gian bắt đầu, thúc họp (HN) + Địa điểm họp + Số đại biểu có vắng Nộ mặt i + Tên người chủ trì thư ký dun + Nội dung diễn biến g họp + Các ý kiến thảo luận (tóm tắt, ngun văn) Sau họp, hội nghò kết thúc - Triển khai mệnh lệnh người chủ trì (hoặc Lãnh đạo) để thực nội dung HN thông qua nhiều hình thức (VB, qua e-mail, bảnthảo tin…) văn cần thiết - Soạn theo yêu cầu người chủ trì (lãnh đạo) - Lập hồ sơ hội nghò - Tổng kết, họp rút kinh nghiệm tổ chức - Quyết toán GS Đào Duy Anh “Việt Nam Văn hoá Sử cương” xuất năm 1938: “….Về tinh thần người Việt Nam đại khái thơng minh, người có trí tuệ lỗi lạc phi thường; giàu trí nghệ thuật trí khoa học, giàu trực giác lý luận Phần nhiều có tính ham học, song thích văn chương phù hoa thực học, thích hình thức nội dung… Cảm giác chậm chạp, song giỏi chịu đau đớn, cực khổ nhẫn nhục Tính khí nơng nổi, khơng bền chí, hay thất vọng, hay khoe khoang trang hoàng bề ngoài, ưa hư danh thích chơi bời cờ bạc Thường nhút nhát chuộng hồ bình, song ngộ biết hy sinh đại nghĩa Não sáng tác ít, mà bắt chước, thích ứng dung hố tài Người Việt Nam lại trọng lễ giáo, song có não tinh vặt, hay bác chế nhạo” ... trình, tài liệu: - Quản trị học, Mike Harvey, NXB Thống kê, 1996 - Quản trị hành văn phòng (Nguyễn Hữu Thân, Nhà xuất Thống kê, 2004 - Giáo trình Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Nhà xuất... Harvey) Nh vậy, quản trị bao gồm cỏc thành phần nh sau: - Chủ thể quản trị đối t ợng bị quản trị - Có mục tiêu quản trị rõ ràng - Có nguồn tài nguyên hạn chế - Môi trờng quản trị thay đổi - Kết... Tập giảng Quản trị văn phòng- Trường ĐH KTKT Bình Dương - Các webside: www.doanhnghiep.com; www.dddn.com.vn; • Hình thức thi: Tự luận Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I Những