Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài 5 1.1.2.1 Chức năng. 5 1.1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn: 6 1.1.2.3.Nguyên tắc làm việc. 11 1.1.2.4. Nhiệm vụ của từng thành viên trong Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài 12 1.1.2.5. Tổ chức bộ máy của cơ quan . 13 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND huyện. 14 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN LƯƠNG TÀI 15 2.1 Hoạt động quản lí 15 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về văn thư – lưu trữ 15 2.1.2 quản lí phông lưu trữ của cơ quan tổ chức 16 2.1.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lí công tác thi đau khen thưởng trong hoạt động văn thư lưu trữ 17 2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ: 17 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 18 2.2.1 hoạt động công tác văn thư cơ quan 18 2.2.1.1 Soạn thảo văn bản 18 2.2.1.2. Công tác quản lí văn bản đi. 19 2.2.1.3. Công tác quản lí và giải quyết văn bản đến. 21 2.2.1.4. Công tác quản lí và sử dụng con dấu. 23 2.2.1.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 24 2.2.1.6. Công tác giao nộp tài liệu: 25 2.2.2 Hoạt động công tác lưu trữ cơ quan 26 2.2.2.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ. 26 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu trong kho. 27 2.2.2.3. Công tác chỉnh lí tài liệu. 28 2.2.2.4. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 29 2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ. 30 2.2.2.7. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan. 30 CHƯƠNG 3: NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Ở CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 32 3.1 Những công việc đã làm tại cơ quan và kết quả đạt được 32 3.2. Ưu điểm 33 3.3. Hạn chế 33 3.3. Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lương Tài. 34 3.3.1. Về hoàn thiện hệ thống tổ chức của UBND 34 3.3.2. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. 34 3.4. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ. 35 3.4.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 35 3.4.2. Công tác quản lí và giải quyết văn bản đi 35 3.4.3. Công tác quản lí và giải quyết văn bản đến. 36 3.4.4. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ 36 3.5. Về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của Hội. 36 3.6. Đối với công tác quản lý của lãnh đạo của cơ quan. 36 3.7 Đối với cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan 37 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢM 39 PHỤ LỤC
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt Giải thích 01 ĐH Đại học 02 UBND Ủy ban nhân dân 03 HĐND Hội đồng nhân dân 04 TBXH Thương binh xã hội 05 NN PTNT Nông nghiệp Phát triển nông thôn 06 KCN Khu công nghiệp 07 VH - TT Văn hóa – Thơng tin 08 CVP Chánh văn phòng MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Trong xu tồn cầu hóa kinh tế với phát triển vượt bậc cách mạng khoa học – kĩ thuật với thành tựu thần kì tác động mạnh mẽ đến hoạt động quản lí, văn hóa , xã hội sở, vùng miền quốc gia.Trong hoạt động quản lí hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc đạo, điều hành, gắn liền với văn bản, giấy tờ, có nghĩa công việc gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung Do vậy, vai trò cơng tác văn thư – lưu trữ hoạt động quản lí hành nhà nướclà quan trọng cần thiết tình hình trị - xã hội Nền kinh tế Việt Nam phát triển bước hội nhập với kinh tế giới, công tác văn phòng vấn đề then chốt quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ thơng tin có chất lượng cho hoạt động quản lí Để làm tốt cơng tác quản lí, thu thập xử lí thơng tin cách có hiệu quả, chất lương quan, đơn vị phải tăng cường đầu tư trang thiết bi đại, phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chun mơn, nghiệp vụ để giúp cho công việc quan đạt hiệu cao Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng cơng tác văn thư – lưu trữ Về bản, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Còn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lập hồ sơ lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lâu dài Trên sở nhận thức với việc thực phương châm “ học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững kiến thức học vận dụng vào thực tế Trường ĐH Nội vụ Hà Nội taọ điều kiện cho sinh viên thực tập quan để nắm rõ kiến thức chuyên ngành thực tế xã hội, đồng thời có nhìn sâu rộng cơng tác văn phòng quan hành nhà nước Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo quan Huyện Lương Tài, em tiếp nhận thực tập Ủy ban nhân dân Huyện Lương Tài Qua tìm hiểu thực tế cơng tác văn thư – lưu trữ Quý quan, em chọn đề tài: “ Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân Huyện Lương Tài” kể từ ngày 10/01/2017 đến 10/3/2017 Tìm hiểu tổng quan số vấn đề chính: thực trạng chung công tác văn thư - lưu trữ quan, thực tế hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ quan nơi thực tập, cơng tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng đến trình làm việc quan, tất khâu nghiệp vụ đạt yêu cầu theo quy định chưa, đề xuất ý kiến cá nhân nhằm nâng cao hiệu thực nội dung công tác văn thư, lưu trữ quan Lí chọn đề tài nhằm đánh giá thực hoạt động Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài đưa số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ quan cho quy định hành, phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động chung quan Trong khoảng thời gian thực tập quý quan, thân em cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kĩ nghiệp vụ chuyên môn sở áp dụng lý thuyết học vào thực tiễn cho công việc có hiệu cao Bản thân em nhận thấy đợt thực tập lần thực bổ ích với cá nhân em, giúp em có nhìn sâu rộng cơng tác văn thư, lưu trữ Đồng thời đợt kiến tập lần giúp em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế làm quan, tổ chức hành nhà nước quan trọng thơng qua đợt kiến tập sinh viên có dịp trau dồi kiến thức thân để làm hành trang vững bước vào đời Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo Ủy ban nhân dân Huyện Lương Tài đơn vị cán công chức tạo điều kiện thuận lợi hướng dẫn để em tiếp xúc với cơng việc thực tế có nhìn tổng quan công việc quan Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến người hướng dẫn em chị Bùi Thị Linh Chi nhiệt tình giúp đỡ em, hướng dẫn chi tiết suốt trình em kiến tập quan để em hồn thành hồn thiện báo cáo Mặc dù cố gắng hướng dẫn nhiệt tình đồng chí hướng dẫn xong điều kiện thời gian, trình độ hạn chế nên báo cáo em không tránh khỏi hạn chế Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy, để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt, đề tài em gồm chương: Chương Giới thiệu vài nét Ủy ban nhân dân Huyện Lương Tài Chương Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân Huyện Lương Tài Chương Những kết đạt quan, tổ chức số đề xuất, kiến nghị Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƯƠNG TÀI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, nguyên tắc làm việc, cấu tổ chức quan 1.1.1 Lịch sử hình thành - Tên đơn vị: Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài, tỉnh Bắc Ninh - Địa điểm trụ sở: Thị trấn Thứa – Lương Tài – tỉnh Bắc Ninh Huyện có địa hình đồng Sơng Thái Bình chảy qua phía đơng huyện Kinh tế huyện nông, chuyên trồng lúa, ngô, ăn quả, hoa màu, dâu ni tằm, chăn ni bò, gia cầm Nghề thủ công truyền thống dệt lụa, đúc đồng Về giao thơng, huyện có đường liên tỉnh chạy qua Lương Tài có trường tiếng tỉnh Trường THPT Lương Tài số Huyện Lương Tài có diện tích tự nhiên 101,2 km², dân số năm 2004 101.500 người, mật độ dân số 1.003 người/ km² Phía Đơng giáp thị xã Chí Linh huyện Nam Sách (Hải Dương) Sơng Thái Bình ranh giới tự nhiên Phía Tây giáp huyện Thuận Thành Phía Nam giáp huyện Cẩm Giàng (tỉnh Hải Dương) Phía Bắc giáp huyện Gia Bình Do điều kiện vị tí địa lí thuận lợi nên xây dựng quan trụ sở nhà nước làm việc đây, mà cụ thể Ủy ban nhân dâ Huyện Lương Tài Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài tổ chức nghiệp hành Nhà nước có chức quản lí Nhà nước chịu lãnh đạo thống Chính phủ Là quan hành Nhà nước hoạt động thường xuyên địa phương thuộc hệ thống hành thống thơng suốt nước Trong có hệ thống trị,pháp luật đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp đảng nhân dân, phấn đấu phát triển toàn dân huyện - Quá trình thành lập phát triển Theo tài liệu Đại Việt Quốc Tổng Lãm Đồ , tên Lương Tài có từ trước năm 1424 Thời kỳ thuộc Minh, vùng thuộc huyện Thương Tài, thuộc châu Gia Lâm, phủ Bắc Giang Đến thời Hậu Lê, đổi tên thành Thiện Tài, lại đổi Lang Tài Đời Gia Long, thuộc phủ Thuận An, trấn Kinh Bắc Năm 1822, Minh Mạng đổi trấn Kinh Bắc thành trấn Bắc Ninh, năm 1831 đổi thành tỉnh Bắc Ninh Lang Tài thuộc phủ Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Tuy nhiên, đến tháng năm 1950, huyện sáp nhập với huyện Gia Bình thành huyện Gia Lương thuộc tỉnh Hà Bắc Từ tháng năm 1999, huyện tái lập sở chia huyện Gia Lương thành huyện Gia Bình Lương Tài.[3] Huyện Lương Tài gồm có thị trấn Thứa (xã Phá Lãng cũ) 13 xã: An Thịnh, Bình Định, Lai Hạ, Lâm Thao, Minh Tân, Mỹ Hương, Phú Hòa, Phú Lương, Quảng Phú, Tân Lãng, Trung Chính, Trung Kênh, Trừng Xá, giữ nguyên trạng đến Ủy ban nhân dân huyện Lương tài đời từ đây, hoàn thiện nhiều số lượng lẫn chất lượng ngày chứng tỏ vị trí xã hội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn nguyên tắc làm việc Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài 1.1.2.1 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn: Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự tốn điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Tuy công tác tổ chức khái thác sử dụng tài liệu UBND huyện chưa quy mô khối tài liệu đưa nghiên cứu tài liệu có giá trị, phục vụ hoạt động thực tế quan, tổ chức Để khai thác sử dụng tài liệu có hiệu hơn, UBND huyện Lương Tài bước tổ chức lại cơng tác Lưu trữ nói chung khâu nghiệp vụ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nói riêng 2.2.2.7 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ quan Kho lưu trữ nơi chứa đựng tài liệu lưu trữ, có nhiệm vụ thu thập, bảo quản an toàn, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Hiện tại, quan có kho lưu trữ riêng, rộng khoảng 15m2 , hồ sơ tài liệu sếp kho ngăn nắp, khoa học Nơi bảo quản tài liệu đảm bảo yêu cầu theo quy định Nhà nước, có mơi trường khơng khí sạch, để nơi người qua lại, có địa chất ổn định, có độ chịu tải cao Trang thiết bị kho trang bị tương đối đầy đủ: giá, tủ đựng tài liệu, cặp hộp số ngồi có thiết bị bảo vệ mơi trường : quạt thơng gió, có hệ thống điện riêng biệt, có hệ thống phòng chống cháy nổ Tuy trang bị trang thiết bị phù hợp với quy định chung Nhà nước, song trang thiết bị thiếu nhiều,các trang thiết bị có sẵn kho chất lượng giảm diện tích phòng kho hạn chế tài liệu hết giá trị giữ kho mà ko mang tiêu hủy, dẫn đến tình trạng tấp đống tài liệu Theo quy định phòng kho lưu trữ khơng để tầng trệt, kho lưu trữ quan lại bố trí tầng trệt, dẫn đến tình trạng nấm mốc tài liệu, loại trùng sản sinh phát triển Nhìn chung công tác văn thư, lưu trữ quan bước hoàn thiện cải thiện, phát triển theo quy định chung Nhà nước quy định Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc hàng ngày quan, việc nghiên cứu , sử dụng tài liệu quan Bên cạnh quan cần đến công tác văn thư, lưu trữ, bước hoàn thiện khâu nghiệp vụ để tạo hiểu cao công việc CHƯƠNG 3: NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Ở CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 Những công việc làm quan kết đạt Sau thời gian thực tập quan bảo thân học hỏi số kinh nghiệm bổ ích ngồi thực tế lĩnh vực văn thư – lưu trữ Đợi thực tập mang lại cho tơi nhiều điều bổ ích, mang lại nhiều kết khả quan, đồng thời tơi có kinh nghiệm làm việc Văn phòng, tự hồn thiện kiến tức thân công tác chuyên môn để trở thành cán văn thư- lưu trữ thực thụ tương lai Qua đợt thực tập giúp làm quen với công việc cán văn thư- lưu trữ, tiếp cận thực tế khâu nghiệp vụ văn thư- lưu trữ đề cương, cụ thể: Về công tác văn thư: thực đanh máy, soạn thảo văn bản, tiếp nhận đăng kí văn đến, kí nhận, đóng dấu, thực việc chuyển giao văn đến phòng ban,trực điện thoại quan … Về nghiệp vụ lưu trữ: số công việc phân loại số tài liệu kho lưu trữ, chỉnh lý khoa học tài liệu, loại tài liệu loại văn thư quan để thực tiêu hủy tài liệu, sinh tài liệu kho sẽ, quét dọn xếp lại tài liệu kho… Thời gian thực tập giúp nhận được, lý thuyết phải đôi với thực tế Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ lý thuyết ngồi thực tế có phần khác nhau, chúng lại bổ trợ cho nhau, lý thuyết trường giúp ta năm vững kiến thức trọng tâm môn học thực tế cần vần dụng kiến thức học vào khâu nghiệp vụ Nhìn chung, điều quan trọng cán văn thư – lưu trữ cần phải rèn luyện phẩm chất trị tốt, rèn luyện lập trường riêng thân, tin tưởng vào đường lối sách Đảng nhà nước cơng việc cán văn thư – lưu trữ lien quan đến bí mật quốc gia Bên cạnh yếu tốt người cán văn thư – lưu trữ thực thụ càn phải có nhìn sâu rộng vào cơng việc ngành nghề mình, tác phong nhanh nhẹn, tận tụy với cơng việc, có đầu óc sáng tạo, ngăn nắp gọn gang phải biết cách ứng xử cho hợp lý để đáp ứng nhu cầu xã hội Trên số kết đạt thân xin đưa vài nhận xét đề xuất số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác Văn thư – lưu trữ quan, tổ chức sau: 3.2 Ưu điểm Công tác soạn thảo văn quan thực tương đối tốt, văn ban hành quy định, thủ tục ban hành số văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lí cao, thơng tin văn đảm bảo an tồn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải văn Công tác văn thư, lưu trữ nhận nhiều quan tâm lãnh đạo quan Cơ quan ban hành văn quy định cơng tác văn thư, lưu trữ ví dụ quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, năm có tiến hành tổng kết, đánh giá tình hình cơng tác văn thư, lưu trữ triển khai công tác văn thư, lưu trữ thời gian Cán kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ quan cử học thêm khóa đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ để phục vụ ngày tốt nhu cầu công việc Về trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ quan ý, đầu tư kinh phí mua trang thiết bị để ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu nghiệp vụ 3.3 Hạn chế Bên cạnh kết đạt tồn đọng số nhược điểm sau: Các văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ quan chưa nhiều Cơ quan chưa xây dựng hệ thống quy chế, quy định công tác văn thư - lưu trữ dẫn đến khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ gặp nhiều bất cập, lúng túng Một số khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ chưa thực tốt Một số văn quan trọng quan bị mát, thất lạc, gây khó khăn lớn tới nhu cầu nghiên cứu, tra tìm cán quan cần thiết Tuy đầu tư vào trang thiết bị, ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ kinh phí hạn hẹp nên thiết bị quan lạc hậu 3.3 Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lương Tài Dựa vào quan sát thực tế quan kiến thức học công tác văn thư, lưu trữ em xin đua số đề xuất sau: 3.3.1 Về hoàn thiện hệ thống tổ chức UBND Cơ quan cần phải bố trí cán chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư,lưu trữ để thực công tác văn thư, lưu trữ xác, hiệu qủa Là tổ chức hành Nhà nước, quan có nhiều phòng ban đơn vị nghiệp trực thuộc cần bố trí cán văn thư- lưu trữ chun trách phòng ban Có công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp 3.3.2 Hồn thiện đội ngũ cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ Trong công tác văn thư, lưu trữ quan cần tăng cường thêm đội ngũ cán có trình độ cao chun môn thành thục khâu nghiệp vụ để đảm bảo công việc hội thực tiến trình, tránh tình trạng bó gói tài liệu Phải có chế độ sách khen thương kỉ luật rõ ràng cán làm công tác văn thư, lưu trữ để tạo động lực cho cán hồn thành cơng việc cách có hiệu để cán thấy trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ quan Hằng năm cán văn thư phải cử đào tạo nghiệp vụ theo chương trình đào tạo Nhà nước Cán văn thư, lưu trữ quan phải khơng ngừng tự học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn thân Ngoài ra, cán văn thư, lưu trữ cần làm tốt phần việc có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc, có ý thức phấn đấu để nâng cao vị trí hoạt động quan , chứng tỏ vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ, giúp lãnh đạo quan nhận thức đắn vị trí, vai trò cơng tác q trình giải cơng việc 3.4 Hồn thiện khâu nghiệp vụ 3.4.1 Cơng tác xây dựng ban hành văn Công tác xây dựng ban hành văn quan nên thực theo quy trình sau: Bước 1: Căn vào u cầu cơng việc, xác định cơng việc có thiết phải ban hành loại văn hay khơng, có cần dự kiến văn ban hành trình người đứng đầu xem sét Bước 2: Thu thập thơng tin có liên quan đến đối tượng phạm điều chỉnh cho văn bản, trình soạn thảo cần phải có đầy đủ hồ sơ, đủ dẫn chứng cho tính thuyết phục cao, tránh sai sót Bước 3: Xây dựng đề cương tham khảo trình lãnh đạo quan xem qua, bổ sung ý kiến Bước 4: Tiến hành soạn thảo theo đề cương theo ý kiến người lãnh đạo Bước 5: Duyệt thảo, kiểm tra lại thể thức nội dung văn Bước 6: Trình kí văn Sau có chữ kí chun viên có trách nhiệm chuyển xuống cho văn thư quan lấy số, nhân bản, đóng dấu gửi nói nhận có văn Nếu làm tốt công tác tạo điều kiện cho việc giải công việc nhanh chóng, đạt hiệu cao 3.4.2 Cơng tác quản lí giải văn Cần thực quy trình Nhà nước đảm bảo cho việc quản lí văn tập trung, thơng nhất, nhanh chóng, xác bí văn Thể trách nhiệm phòng, chức việc thực nhiệm vụ 3.4.3 Cơng tác quản lí giải văn đến Nhìn chung việc quản lí văn đến quan tương đối tốt Cán lãnh đạo cán văn thư kiêm nhiệm có ý thức tầm quan trọng văn việc quản lí giải văn Tuy nhiên trình thực cán văn thư mắc số sai sót tiến hành đăng kí văn vào sổ đăng kí khơng đăng kí đầy đủ nội dung theo yêu cầu Do vậy, thực đăng kí vào sổ cán văn thư cần đăng kí đầy đủ thơng tin cần thiết vào sổ đăng kí văn đến 3.4.4 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ Lãnh đạo quan cần phải trọng đến việc thực hiên khâu nghiệp vụ cho với quy định Nhà nước Các phụ trách nghiệp vụ phải làm tròn trách nhiệm mình, khơng ngừng bồi dưỡng kiến thứ lưu trữ để ngày hoàn thiện khâu nghiệp vụ 3.5 Về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Hội Cần phải đại hóa văn phòng làm việc quan theo xu hướng đại nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi CNH-HĐH Cần phải bố trí đầy đủ trang thiết bị phòng làm việc thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ kho lưu trữ 3.6 Đối với công tác quản lý lãnh đạo quan Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư – lưu trữ để từ rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm cán văn thư- lưu trữ, tuyên dương thành tích đạt đồng thời phải kỉ luạt việc làm sai trái dẫn để bước hoàn thiện, nâng cao chất lương trách nhiệm công tác văn thư – lưu trữ quan Lãnh đạo quan cần phải quan tâm sát nữ đến công tác văn thư, lưu trữ quan Sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quản lí cơng tác văn thư, lưu trữ quan Thường xuyên đôn đốc nhắc nhở cá nhân thực xong cơng việc giao phải lập hồ sơ công việc để nộp lưu vào lưu trữ quan, tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ Ngồi ban lãnh đạo quan cần lập kế hoạch ban hành định thu hồi văn đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lập Hội đồng xác định giá trị loại để thực tiêu hủy tài liệu loại 3.7 Đối với cán văn thư- lưu trữ quan Tham gia khóa học bồi dưỡng để hiểu biết them phần quan trọng văn thư – lưu trữ quan, không ngùng học hỏi, tìm tòi, sáng tạo để cải tiến thêm cơng tác văn thư quan cho phù hợp với nhu cầu xã hội Trên số đề xuất thân em công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao hiệu làm việc hơn, mong lãnh đạo cán quan lưu ý xem xét KẾT LUẬN Qua đợt thực tập UBND huyện Lương Tài, em nhận thấy trước hết phải nắm kiến thức lý thuyết để áp dụng kiến thức vào thực tiễn cơng việc Những kiến thức giúp em nhiều trình kiến tập quý quan Bên cạnh đó, việc học hỏi thêm kinh nghiệm từ người hướng dẫn kiến tập anh chị quan giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập Tuy quan khơng có phận văn thư chuyên trách quy định Nhà nước, mà có cán kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ quan thực tốt theo khâu nghiệp vụ quy định Để hoàn thành kiến tập, em xin gửi lời cảm ơn tới Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nơi em học, trang bị cho em kiến thức cần thiết, đồng thời tạo điều kiện cho em kiến tập Cảm ơn giảng viên trực tiếp hướng dẫn cho em trình kiến tập Qua em xin chân thành cảm ơn Quý quan tạo điều kiện cho em tham gia kiến tập Cảm ơn chủ tịch UBND huyện Lương Tài đồng ý tiếp nhận em vào kiến tập em xin đặc biệt cảm ơn tới đồng chí Bùi Thị Linh Chi - cán văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm hướng dẫn giúp đỡ, dạy em tận tình suốt trình em kiến tập quý quan Với kinh nghiệm kiến thức thân nhiều hạn chế, báo cáo em khơng tránh khỏi sai sót Rất mong đóng góp ý kiến thầy(cơ) để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên LÊ THỊ YẾN TÀI LIỆU THAM KHẢM Nghị đinh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lí sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010 việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày vưn hành Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày vưn hành Cơng văn số 260/VTLTNN-BNV ngày 06 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: lý luận thực tiễn công tác lưu trữ (giáo trình cho học sinh Đại học lưu trữ), Hà Nội, 1990 Nghiêm kỳ Hồng ( chủ biên ) Văn hành công tác văn thư công tác lưu trữ Nxb Lao động, Hà Nội, 1996 10 Website: http://bacninh.gov.vn/ http://luongtai.bacninh.gov.vn/ PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01: mẫu sổ đăng kí văn Phần bìa: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƯƠNG TÀI SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số Phần đăng kí bên trong: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn (1) (2) (3) Người kí Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi (4) (5) (6) (7) (8) PHỤ LỤC SỐ 02: mẫu sổ đăng kí văn đến Phần bìa: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƯƠNG TÀI SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số: Phần nội dung bên trong: Ngày đến Số đến Tác giả văn (1) (2) (3) Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Đơn vị cá nhân nhận Ký nhận Ghi (4) (5) (6) (7) (8) (9) PHỤ LỤC SỐ 03: Mẫu danh mục hồ sơ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƯƠNG TÀI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Danh mục hồ sơ của:…………… Năm:……………………………… Số TT Số kí Tiêu đề hồ Thời hạn hiệu hồ sơ sơ bảo quản Người lập Bản danh mục hồ sơ gồm có………… hồ sơ bao gồm: …… Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn …… Hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài …… Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời …… Hồ sơ dự phòng Lương Tài, ngày … tháng …… năm … Ký duyệt Ghi PHỤ LỤC SỐ 04: Mẫu mục lục hồ sơ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƯƠNG TÀI Độc lập- Tự do- Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp Số, ký Tiêu đề Thời gian Thời hạn số hiệu HS hồ sơ TL bảo quản Số tờ Ghi Mục lục gồm:………………………………… hồ sơ( đơn vụ bảo quản) Viết chữ:………………………………………hồ sơ(đơn vị bảo quản) Trong có: ………………………………hồ sơ ( đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; …………………………… hồ sơ( đươn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn Lương Tài, ngày…… tháng…… năm…… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/ chức danh)