Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài. 2 5. Cấu trúc của đề tài. 2 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNGUBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN 3 1.1. Lịch sử hình thành: 3 1.2. Cơ cấu tổ chức: 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ: 6 1.3.1 Chức năng: 6 1.3.2. Nhiệm vụ: 6 CHƯƠNG 2.PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG, TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN 10 2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian. 10 2.1.2. Hoạch định công việc theo năm 11 2.1.2. Hoạch định công việc theo quý, tháng. 14 2.1.3. Hoạch định công việc theo tuần. 16 2.2. Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động. 19 2.2.1. Cơ sở lý luận của phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động. 19 2.2.2. Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động của UBND thành phố Lạng Sơn. 20 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNHCHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 23 1.1. Nhận xét, đánh giá 23 1.1.1. Ưu điểm 23 1.1.2. Nhược điểm 23 1.1.3. Nguyên nhân 24 1.2. Các giải pháp 24 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài: “Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng nhà quản trị văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Lạng Sơn” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình từ cán Uỷ Ban Nhân Dân Thành phố Lạng Sơn, đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình giảng viên Thạc sĩ Lâm Thu Hằng suốt trình thực đề tài Ngồi tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa môn phương pháp hoạch định vào q trình giảng dậy để giúp cho sinh viên có hiểu biết thêm vai trò nhà quản trị văn phịng việc lập chương trình, kế hoạch Trong q trình nghiên cứu khảo sát tơi gặp nhiều khó khăn, trình độ nghiên cứu cịn hạn chế khơng có nhiều kinh nghiệm nhiều nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy khoa trường bạn đọc Những ý kiến người giúp nhận thiếu sót qua tơi rút kinh nghiệm để hoàn thành tốt lần nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải thích UBND Uỷ Ban Nhân Dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiến đề tài Cấu trúc đề tài .2 CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN 1.1 Lịch sử hình thành: 1.2 Cơ cấu tổ chức: 1.3 Chức năng, nhiệm vụ: 1.3.1 Chức năng: .6 1.3.2 Nhiệm vụ: CHƯƠNG PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG, TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN 10 2.1 Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian 10 2.1.2 Hoạch định công việc theo năm 11 2.1.2 Hoạch định công việc theo quý, tháng 14 2.1.3 Hoạch định công việc theo tuần 16 2.2 Phương pháp hoạch định công việc theo nội dung hoạt động .19 2.2.1 Cơ sở lý luận phương pháp hoạch định công việc theo nội dung hoạt động 19 2.2.2 Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động UBND thành phố Lạng Sơn .20 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 23 1.1 Nhận xét, đánh giá 23 1.1.1 Ưu điểm .23 1.1.2 Nhược điểm .23 1.1.3 Nguyên nhân 24 1.2 Các giải pháp 24 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .27 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, đất nước ngày phát triển, lĩnh vực phát triển Việc đáp ứng nhu cầu ngày cần thiết đắn Để thực việc này, cần có hoạch định cụ thể vấn đề Văn phòng đơn vị quan trọng quan, tổ chức Văn phòng xem cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo Ngày nay, vị trí Văn phịng nâng cao nữa, đặc biệt vai trò hoạch định quan, tổ chức Hoạch định quan trọng quan, tổ chức Hoạch định đưa quan, tổ chức phát triển mạnh mẽ, ngược lại, hoạch định sai đưa quan, tổ chức rơi vào khủng hoảng nghiêm trọng đứng trước nguy tan vỡ, phá sản Văn phòng đảm nhận trách nhiệm hoạch định quan tổ chức Văn Phòng UBND thành phố Lạng Sơn.là đơn vị giúp việc cho UBND Văn Phòng thực tốt nhiệm vụ mình, đảm bảo tốt cơng tác cho UBND thành phố Lạng Sơn, đặc biệt công tác hoạch định Là sinh viên khoa Quản trị Văn Phòng trường đại học Nội vụ Hà Nội, học kiến thức văn phịng, hoạch định, tơi biết Văn Phịng đóng vai trị thể cơng tác hoạch định quan, tổ chức Những kiến thức giúp tơi có thêm kỹ để hồn thiện Từ lí trên, chọn đề tài: “ Khảo sát, đánh giá vài trị Văn phịng cơng tác hoạch định UBND thành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn” Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch nhà quản trị văn phịng văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân Thành phố Lạng Sơn Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch cơng việc hoạch định nhà quản trị văn phòng đưa nhận xét, đánh giá, giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu cơng việc nhà quản trị văn phịng hoạch định cơng việc nhà quản trị đưa nhận xét, đánh giá Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để đề tài hoàn thiện, tơi có sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp khảo sát, vấn cán bộ, công chức làm việc UBND thành phố Lạng Sơn ,tỉnh Lạng Sơn - Phương pháp so sánh, đối chiếu Ý nghĩa lý luận thực tiến đề tài - Qua việc khảo sát vai trị văn phịng cơng tác hoạch định , nêu điểm đạt hạn chế - Đây đề tài có ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn vô quan trọng Nó vừa mang tính lý ln, nghiên cứu cao vừa phù hợp với pháp triển - Đề tài tài liệu cho sinh viên chuyên ngành tham khảo Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động UBND thành phố Lạng Sơn Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng văn phòng UBND thành phố Lạng Sơn Chương 3: Giải pháp hồn thiện phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN 1.1 Lịch sử hình thành: Vị trí: Thành phố Lạng Sơn nằm lịng chảo lớn, có dịng sơng Kỳ Cùng chảy qua trung tâm Thành phố dịng sơng chảy ngược Nó bắt nguồn từ huyện Đình Lập Lạng Sơn chảy theo hướng Nam - Bắc huyện Quảng Tây - Trung Quốc Thành phố cách thủ đô Hà Nội 154 km, cách biên giới Việt Trung 18 km Nằm trục đường quốc lộ 1A, đường sắt liên vận quốc tế Việt Nam – Trung Quốc, đường quốc lộ 1B Thái Nguyên, đường quốc lộ 4B Quảng Ninh, đường quốc Lộ 4A Cao Bằng Thành phố nằm đá cổ, có độ cao trung bình 250 m so với mực nước biển, gồm kiểu địa hình: xâm thục bóc mịn, cacxtơ đá vơi, tích tụ.Khu kinh tế cửa Đồng ĐăngLạng Sơn quy hoạch thành nút tuyến Hành lang kinh tế Nam Ninh - Lạng Sơn - Hà Nội - Hải Phòng, thành động lực kinh tế tỉnh Lạng Sơn, vùng Đông Bắc Việt Nam, sau năm 2010 trở thành cực Tứ giác kinh tế trọng điểm Bắc Bộ (Lạng Sơn-Hà Nội-Hải Phòng-Quảng Ninh) Theo Nghị định 82/2002/NĐ-CP, ranh giới thành phố Lạng Sơn xác định sau: Phía Bắc giáp xã Thạch Đạn, Thụy Hùng – huyện Cao Lộc Phía Nam giáp xã Tân Thành, Yên Trạch – huyện Cao Lộc xã Vân Thủy - huyện Chi Lăng Phía Đông giáp thị trấn Cao Lộc xã Gia Cát, Hợp Thành, Tân Liên – huyện Cao Lộc Phía Tây giáp xã Xuân Long – huyện Cao Lộc xã Đồng Giáp – huyện Văn Quan Lịch sử hình thành: Từ xưa, thành phố Lạng Sơn trung tâm vùng đất biên giới, nằm đường giao thơng huyết mạch có từ lâu, nối liền từ vùng biên ải đến kinh thành Thăng Long Đây đường giao lưu trị - kinh tế - văn hóa - xã hội triều đại phong kiến Việt Nam với triều đại phong kiến Trung Quốc Nơi diễn nhiều trận đánh lịch sử để bảo vệ biên cương chống lại kẻ thù từ phương Bắc nhiều hệ quân dân Việt Nam Theo nhiều tài liệu lịch sử, Lạng Sơn vốn trải qua thời kỳ trấn lỵ, châu lỵ, phủ lỵ - trung tâm máy hành từ thời phong kiến, từ thời nhà Hán, nhà Đường Trung Quốc hộ, Việt Nam chia thành quận Lạng Sơn thuộc quận Giao Chỉ (châu Giao) Thời nhà Đinh, vùng đất khu vực đình Pác Mịng - Tp Lạng Sơn ngày nơi Đinh Bộ Lĩnh tiến đến dẹp loạn Đến thời nhà Lý (thế kỷ 11), Lạng Sơn gọi châu Lạng, dòng họ Thân (Thân Thừa Quý - vốn phò mã nhà Lý) cai trị Đời nhà Trần (thế kỷ 13) gọi Lạng Sơn Lạng châu lộ, năm Quang Thái thứ 10 đổi thành trấn Lạng Sơn đặt lỵ sở khu vực xã Mai Pha Thành phố Lạng Sơn ngày cho xây dựng Đoàn thành Đến thời nhà Lê (thế kỷ 15), để củng cố quân chống quân xâm lược nhà Minh Lạng Sơn bố trí nhiều quan hành chính, kinh tế, quân gọi vệ, cục, ty quyền Lạng Sơn Thừa tư Năm Hồng Đức thứ 26, Đoàn Thành Lạng Sơn tiếp tục tu bổ, gia cố lại Đến triều nhà Nguyễn, Đoàn Thành Lạng Sơn lần tu bổ vào năm Minh Mệnh thứ 15 (1835) Năm 1925, thị xã Lạng Sơn thành lập, tỉnh lỵ tỉnh Lạng Sơn, chia làm hai khu vực tự nhiên, lấy sông Kỳ Cùng làm ranh giới, phía bờ nam gọi "bên tỉnh", phía bờ bắc gọi "bên Kỳ Lừa" Bên tỉnh tập trung quan công sở hành máy quyền tỉnh Bên Kỳ Lừa nơi tập trung phố chợ, diễn hoạt động sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh, buôn bán người dân Trong năm diễn kháng chiến chống Pháp, thị xã Lạng Sơn nơi diễn chiến dịch tiếng Thu đông (1947), chiến dịch Biên giới (1950) Từ sau năm 1954, với vị trí địa đầu đất nước, thị xã Lạng Sơn coi "cảng nổi" - đầu mối tiếp nhận, lưu trữ hàng hóa viện trợ nước Xã hội Chủ nghĩa ủng hộ Việt Nam Năm 1979, chiến tranh biên giới phía bắc với Trung Quốc diễn ác liệt khu vực biên giới tràn xuống gần khu vực thị xã Lạng Sơn, khiến thành phố bị thiệt hại nặng nề Ngày 27 tháng 12 năm 1975, hai tỉnh Cao Bằng Lạng Sơn hợp thành tỉnh Cao Lạng, thị xã Lạng Sơn đơn vị hành thuộc tỉnh Cao Lạng, gồm phường: Chi Lăng, Hoàng Văn Thụ, Tam Thanh, Vĩnh Trại xã Đông Kinh Ngày 30 tháng năm 1977, chuyển xã: Hoàng Đồng, Quảng Lạc, Mai Pha, Hợp Thành thuộc huyện Cao Lộc vào thị xã Lạng Sơn Nhưng đến ngày 29 tháng 12 năm 1978, tỉnh Cao Lạng tách thành tỉnh cũ, thị xã trở lại tỉnh lị tỉnh Lạng Sơn Ngày 22 tháng 11 năm 1986, chuyển xã Hợp Thành huyện Cao Lộc quản lý Ngày 29 tháng năm 1994, chuyển xã Đông Kinh thành phường Đông Kinh Ngày 18 tháng năm 2000, Bộ Xây dựng ban hành Quyết định số 997/QĐ-BXD công nhận thị xã Lạng Sơn đô thị loại III trực thuộc tỉnh Lạng Sơn Ngày 17 tháng 10 năm 2002, Chính phủ có nghị định 82/2002/NĐ-CP việc nâng cấp thị xã Lạng Sơn thành thành phố Lạng Sơn 1.2 Cơ cấu tổ chức: Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn có 09 thành viên, gồm: 01 Chủ tịch, 04 Phó Chủ tịch 05 Ủy viên Ủy ban nhân dân Giúp việc, tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố Lạng Sơn phòng, ban, đơn vị trực thuộc.Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Thành phố đoàn thể, trị, xã hội thành phố tổ chức chặt chẽ, đầy đủ, hoạt động đồng đều, hàng năm hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hiện Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn có 125 cán công chức (không kể cán hợp đồng), làm việc phòng ban quan Phần lớn cán bộ, cơng chức có trình độ Đại học, nhiều cán có trình độ Thạc sỹ Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn chịu giám sát, quản lý UBND tỉnh Lạng Sơn a) Các phịng thuộc khối hành chính: 2.1.3 Hoạch định công việc theo tuần Bao gồm việc mà Chánh văn phịng, phó chánh văn phịng tuần Dựa vào chương trình cơng tác tháng ý kiến đạo lãnh đạo quan Có cơng việc mà tháng quý chưa thực hết chuyển sang tháng sau quý sau UBND TP LẠNG SƠN LỊCH CÔNG TÁC TUẦN LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VĂN PHÒNG Từ ngày 30/11/2015 đến ngày 06/12/2015 Thứ CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHĨ CHÁNH VĂN Ngày Trần Lệnh Trưởng PHỊNG PHỊNG Chu Đình Sơn Bùi Thị Quỳnh Anh Thứ Hai 30/11/201 SÁNG CHIỀU - 14h00: Họp toàn thể cán - 14h00: Họp toàn thể - 14h00: Họp tồn bộ, cơng chức người lao cán bộ, công chức thể cán bộ, công động thuộc Văn phòng thực người lao động thuộc chức người lao quy trình bổ nhiệm cán Văn phịng lãnh đạo quản lý - 15h00: Giao ban chủ chốt Văn phịng triển khai cơng tác tháng 12/2015 - 16h00: Họp Đảng ủy Văn phòng thực động quy trình bổ nhiệm cán phịng lãnh đạo quản lý thuộc Văn thực quy trình bổ nhiệm - 15h00: Giao ban chủ cán lãnh đạo chốt Văn phịng triển quản lý khai cơng tác tháng - 15h00: Giao ban 12/2015 chủ chốt Văn phòng - 16h00: Họp Đảng ủy triển khai công (Địa điểm: Hội trường Đa Văn phòng tác tháng 12/2015 năng) (Địa điểm: Hội trường - 16h00: Họp Đảng Đa năng) 16 ủy Văn phòng (Địa điểm: Hội - 8h30: Nghe báo cáo trường Đa năng) - 8h30: Báo cáo Tình hình hoạt động kinh tế Chánh Văn phịng Thứ Ba tháng 12 tổng kết kinh tế 01/12/201 (Địa điểm: Hội trường Nhà năm 2015 N5) SÁNG - 10h00: Báo cáo phó chủ (Địa điểm: Hội trường Nhà N5) tịch UBND việc tiếp công CHIỀU dân - 16h00: Họp Ban Tổ chức -14h00: Hội thi văn nghệ văn Phó chủ tịch UBND Phịng UBND kinh phí Quý IV / 2015 - 9h00: Làm việc với Phòng Thứ Tư Lưu trữ, Tổ chức – Hành 02/12/201 Quy chế Văn thư, Lưu trữ SÁNG (Địa điểm: Hội trường Nhà N5) CHIỀU Thứ Năm 3/12/2015 SÁNG -14h00: Họp bàn giải pháp xây dựng Quỹ đời sống CHIỀU Uỷ Ban Nhân Dân (Phòng Tài – Kế tốn chuẩn bị, báo cáo trước) (Địa điểm: Hội trường A) Thứ Sáu 04/12/201 17 Báo cáo SÁNG CHIỀU Thứ Bảy 05/12/201 SÁNG CHIỀU Chủ Nhật 06/12/201 18 2.2 Phương pháp hoạch định công việc theo nội dung hoạt động 2.2.1 Cơ sở lý luận phương pháp hoạch định công việc theo nội dung hoạt động * Khái niệm hoach định công việc theo nội dung hoạt động bao gồm: - Hoạch định nhân - Hoạch đinh tài - Hoạch định cơng việc - Hoạch định sở vật chất - Hoạch định thông tin mối quan hệ * Căn cứ: - Các quy định Nhà nước có liên quan đến nội dung hoạt động - Căn thông tin vào nội dung hoạt động văn phòng - Căn vào chr đạo lãnh đạo kết luận họp bàn liên quan đến nội dung hoạt động văn phòng - Căn vào nguồn lực quan văn phòng - Căn vào điều kiện, yếu tố bên tác động đến hoạt động văn phòng - Căn vào quy định quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động quan, văn phòng * Phương pháp B1: Thu thập thông tin B2: Xử lý thông tin B3 : Xây dựng thảo I Mục đính, yêu cầu II Nội dung III Tổ chức thực B4: Lấy ý kiến dự thảo B5: Chỉnh sửa, hoàn thiện thủ tục ban hành 19 2.2.2 Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động UBND thành phố Lạng Sơn Hoạch định nhân sự: Văn phòng UBND thành phố có: Chánh Văn phịng 02 Phó Chánh văn phòng thực chế độ bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển theo quy định phân cấp quản lý hành UBND tỉnh Lạng Sơn Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân trước pháp luật việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao Văn phịng Các Phó Chánh Văn phịng giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành hoạt động Văn phịng; Chánh Văn phịng phân cơng trực tiếp quản lý số lĩnh vực, nhiệm vụ công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật lĩnh vực công tác phân cơng - Các tổ chức trực thuộc Văn phịng: Ban Thư ký; Phòng Tổng hợp; Phòng Tổ chức - Hành chính; Phịng Lễ tân - Quan hệ cơng chúng; Phịng Tài - Kế tốn; Phòng Quản trị; Phòng Lưu trữ; Thư viện; Phòng Bảo vệ; Đội xe Đội ngũ cán bộ, chuyên môn, nhân viên thừa hành nhiệm : bố trí theo lĩnh vực thực nhiệm vụ đảm bảo hoạt động thường xuyên đơn vị Hoạch đinh tài chính: Hoạch định tài tiến trình xem xét tổng thể định đầu tư tài trợ, hoạch định tiến trình, kết biểu thị kế hoạch tài 20 Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2015 Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng năm 2014 Bộ Tài CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc ———————————BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HỐ ĐƠN Q…….năm…… Tên tổ chức (cá nhân): ……………………………………………… Mã số thuế:………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………… Đơn vị tính: Số Cam kết báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thật, sai, đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ, tên) 21 …………, ngày……… tháng……… năm… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ, tên đóng dấu) Hoạch định công việc: - Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm - Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” quan - Soạn thảo “ Quy chế văn hóa cơng sở” quan - Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan - Xây dựng mơ hình văn phịng đại cho quan Hoạch định sở vật chất: Cách bố trí trang thiết bị, bàn ghế, giá đựng tài liệu văn phịng phẩm bàn ghế đón tiếp khách Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố bố trí, xếp tương đối hợp lý Nhìn chung trang thiết bị, máy móc văn phòng xếp cách hợp lý hài hịa, đảm bảo tiêu chí thuận tiện, dễ làm, dễ thấy tạo khơng gian thống mát, giảm bớt căng thẳng ánh sáng tự nhiên số cối bố trí phịng làm việc Gam màu sơn nhẹ nhàng kết hợp với màu rèm cửa sáng tạo cảm giác thư giãn làm việc Tiểu kết: Như vậy, không Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn mà tất quan, tổ chức hoạch định công cụ đắc lực việc phối hợp nỗ lực thành viên Hoạch định giảm chồng chéo hoạt động lãng phí Tạo mục tiêu phương hướng rõ ràng, khơng lãng phí tài nguyên chệch quỹ đạo Hoạch định trình định hướng điều khiển theo định hướng phát triển Đối với nhà quản trị, khả hoạch định yếu tố quan trọng phản ánh trình độ lực, định có điều hành hay khơng 22 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG I Nhận xét, đánh giá II Ưu điểm *Đối với hoạch định công việc theo thời gian: Việc xây dựng chương trình cơng tác Văn phịng trọng chặt chẽ Các hoạt động từ tổng quát đến chi tiết thực liên tục theo lịch làm việc rõ ràng Đảm bảo cho công việc không bị chệch hướng mục tiêu Thêm vào đó, việc bổ sung, điều chỉnh kịp thời vừa đạt hiệu cao cơng việc, vừa tránh lãng phí thời gian *Đối với hoạch định công việc theo nội dung hoạt động: Có phân chia rõ ràng công việc mặt hoạt động Công việc diễn trơi chảy, khơng xảy tình trạng trùng lặp công việc Các nội dung phân chia rõ ràng có liên kết với tạo nên thống hoạt động quan III Nhược điểm *Đối với hoạch định công việc theo thời gian: Bằng việc xây dựng thực chương trình kế hoạch theo phương thức trên, nhìn chung hoạt động Văn phịng đạt hiệu cao Tuy nhiện việc thực kế hoạch thực tế chưa đạt mong muốn Tức mức độ hoàn thành kế hoạch theo mục tiêu không đạt 100% Ở Bộ, việc thực kế hoạch đạt 75% so với kế hoạch đặt Điều giải thích có nhiều cơng việc đột xuất văn phịng chịu bị động từ nhiều phía (có thể từ đưa xuống, từ đưa lên) Từ ta thấy rằng, có nhân tố ảnh hưởng đến việc thực kế hoạch văn phòng yếu tố xảy đến bất ngờ biến động ngoại cảnh Như vậy, văn phòng trọng việc lập kế 23 hoạch theo mục tiêu khoa học cịn thiếu sót chưa tính hết tác động ảnh hưởng tới việc thực kế hoạch kế hoạch dự phịng *Đối với hoạch định cơng việc theo nội dung hoạt động : Nhược điểm chủ yếu cách quản lý, giám sát nhà quản trị cịn thiếu tính chặt chẽ, chưa phù hợp nhiều hồn cảnh, dẫn đến tình trạng nhân viên chưa tuân thủ thực theo nội dung hoạch định nhà quản trị IV Nguyên nhân - Phân tích mơi trường vĩ mơ :Mơi trường vĩ mơ tổng thể yếu tố nằm bên tổ chức, có ảnh hưởng tác động trực tiếp đến hoạt động tổ chức V Các yếu tố luật pháp quản lý Nhà nước Các yếu tố khoa học, công nghệ Các yếu tố tự nhiên Yếu tố đánh giá nội Các giải pháp - Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian hội cho nhân viên, ngồi cơng việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị văn phòng - Bố trí phịng làm việc cách khoa học hơn, lãnh đạo văn phòng phải gần phong ban để tiện theo dõi, kiểm tra giao dịch - Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp - Cần phải thường xuyên cử cán đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức cơng tác để học hỏi mơ hình, kinh nghiệm từ bên ngồi áp dụng cho quan thấy phù hợp - Làm công tác tư tưởng từ xuống dưới, làm việc khơng mang tính cá nhân mà phải lợi ích chung quan - Là quan hoạt động ngành hành thề cơng việc tương đối lớn cần giải nhanh kịp thời, cần có quy trình làm việc hợp lý, để có hỗ trợ, bổ sung cho kịp thời 24 - Tăng cường kiểm tra, rà sốt tình hình hoạt động Văn phịng Tiểu kết Như vậy, sau tim hiểu đánh giá mặt ưu điểm, nhược điểm phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phịng nhà quản trị Uỷ ban nhâ dân thành phố Lạng Sơn, ta nhận định nguyên nhân từ đưa giải pháp cụ thể để giúp nhà quản trị hồn thiện cơng tác hoạch định mình; đồng thời giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động quan 25 KẾT LUẬN Trước yêu cầu to lớn đất nước, cơng tác Hành Văn phịng quan, tổ chức, doanh nghiệp… quan tâm Nó góp phần lớn vào ổn định, phát triển quan Công tác quản trị ngày thay đổi với xu phát triển thời đại tồn cầu hố, phát triển cơng nghệ thông tin hướng tới kinh tế tri thức Đối với Uỷ Ban Nhân Dân thành phố Lạng Sơn, công tác quản trị thay từ cũ sang tư duy, nhận thức cách làm việc Khối lượng cơng việc văn phịng lớn, ngồi việc tham mưu, tổng hợp phục vụ cơng tác quản lý, đạo, điều hành mà thực chức Quản trị đảm bảo sở vật chất, đời sống tình thần cho quan Văn phịng UBND thành phố Lạng Sơn ví phin pha cafê: lại ví vây là: Văn phịng trung tâm nhận thơng tin xử lý thông tin, tất thông tin văn phương tiện khác Văn phịng kiểm tra, sàng lọc tìm xác để đưa kết tơt phục vụ cho q trình hoạt động quan Với tư cách sinh viên học trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi hứa mang kiến thức học để cống hiến phục vụ cho xã hội, xứng đáng với cơng lao ni dạy gia đình thầy cô giáo Trở thành công dân tốt, sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội Do hiểu biết thực tế nhiều hạn chế, tập tiểu luận tơi cịn nhiều thiếu sót Kính mong thầy giáo đóng góp ý kiến bổ sung cho tập tiểu luận tơi hồn thiện sát với thực tế 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 246/2016/ QĐ-UBND việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn 2.Nguyễn Hải Sản, (1998), Quản trị hoc, nhà xuất thống kê Nguyễn Hữu Tri, (2005), Quản trị văn phòng, nhà xuất khoa học kỹ thuật Nguyễn Hữu Thân, (2007), Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất thống kê Các trang webside TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ UBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN http://www.langson.gov.vn/ 27 PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN UBND THÀNH PHỐ (Chủ tịch) Văn phòng UBND Thành phố Khối kinh tế, đô thị, TNMT, XDCB Khối nội Khối văn xã Thanh tra Phịng VHTT-TT Phịng Kinh tế Phòng Tư pháp Phòng Y tế Phòng Quản lý thị Phịng Nội vụ Phịng LĐTBXH Đội Thanh tra GT XDtrường Phịng Tài ngun Mơi Chi cục Thi hành Trung tâm DS KHHGĐ Đội QLTT số án DS Phịng Tài - Kế hoạch Ban QLDA xây dựng Phịng GD&ĐT Cơng an Ban QLDA TN&VSMT Qn Đài truyền TT VH&TT PHỤ LỤC SỐ 02: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN CHÁNH VĂN PHÒNG (Trần Lệnh Trưởng) P CHÁNH VĂN PHÒNG (Hồ Ngọc Quang) P CHÁNH VĂN PHÒNG (Dỗn Huy Phú) P CHÁNH VĂN PHỊNG (Trần Thành Trung) Tham mưu – Hành phận Văn thư – Lưu Tổng hợp Quản trị cửa trữ Bảo vệ Văn thư Lái xe Lưu trữ thuộc văn phòng Kế toán ... UBND thành phố Lạng Sơn Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng văn phòng UBND thành phố Lạng Sơn Chương 3: Giải pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định chương. .. ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân phường gửi Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố danh mục đề án cần trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành... tỉnh Lạng Sơn? ?? Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch nhà quản trị văn phòng văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân Thành phố Lạng Sơn Mục