Đang tải... (xem toàn văn)
Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó được tiến hành các hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức. Nhất là khi hoạt động có quy mô ngày càng lớn và mức độ cạnh tranh ngày càng quyết liệt. Người ta càng đặc biệt quan tâm đến yếu tố tổ chức. Nếu tổ chức không tốt sẽ gây lãng phí và tổn thất rất lớn. Vì vậy, phải luôn theo đuổi và bám sát các nguyên tắc về tổ chức. Trong thực tiễn quản lý doanh nghiệp những sai lầm hoặc thiếu sót về xây dựng vận hành tổ chức thường dẫn đến sự suy giảm hiệu lực điều hành, gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh hậu quả mà doanh nghiệp là sự thiếu hiệu quả các mục tiêu không đạt được thậm chí có thể dẫn tới tổ chức bị đổ vỡ. Vận dụng vào thực hiện tốt tám nguyên tắc cơ bản của quản lý và ứng dụng vào thực tế là một việc rất quan trọng và có ý nghĩa sống còn đối với bản thân doanh nghiệp. sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế được nhược điểm của mình, liên kết gắn bó mọi người, tạo ra niềm tin sức mạnh, tận dụng được mọi cơ hội, sức mạnh tổng hợp của các tổ chức bên ngoài. Hơn nữa còn giúp cho tổ chức có thể đương đầu với các tổ chức thù định, giúp cho mọi tổ chức rút ngắn các khoảng cách tụt hậu, xẻ lý các nguy cơ hiểm hoạ trong thời gian ngắn. Như vậy thực chất của tám nguyên tắc tổ chức quản lý là nguyên tắc tồn tại các hoạt động quản lý và đây cũng là lý do em chọn đề tài tiểu luận này. Do kiến thức và thời gian hạn hẹp nên không trách khỏi sai sót trong cách trình bày và lý luận. Vì vậy rất mong nhận được sự chỉ bảo của các Thầy Cô trong khoa quản lý. Và em xin cảm ơn vì sự giúp đỡ của Thầy Cô để em có thể hoàn thành được bài tiểu luận này.
Tỉ chøc qu¶n lý LỜI NĨI ĐẦU Một tổ chức tồn phát triển tiến hành hoạt động phù hợp với yêu cầu quy luật có liên quan đến tồn hoạt động tổ chức Nhất hoạt động có quy mơ ngày lớn mức độ cạnh tranh ngày liệt Người ta đặc biệt quan tâm đến yếu tố tổ chức Nếu tổ chức không tốt gây lãng phí tổn thất lớn Vì vậy, phải theo đuổi bám sát nguyên tắc tổ chức Trong thực tiễn quản lý doanh nghiệp sai lầm thiếu sót xây dựng vận hành tổ chức thường dẫn đến suy giảm hiệu lực điều hành, gây rối loạn hoạt động kinh doanh hậu mà doanh nghiệp thiếu hiệu mục tiêu khơng đạt chí dẫn tới tổ chức bị đổ vỡ Vận dụng vào thực tốt tám nguyên tắc quản lý ứng dụng vào thực tế việc quan trọng có ý nghĩa sống cịn thân doanh nghiệp giúp cho tổ chức hạn chế nhược điểm mình, liên kết gắn bó người, tạo niềm tin sức mạnh, tận dụng hội, sức mạnh tổng hợp tổ chức bên ngồi Hơn cịn giúp cho tổ chức đương đầu với tổ chức thù định, giúp cho tổ chức rút ngắn khoảng cách tụt hậu, xẻ lý nguy hiểm hoạ thời gian ngắn Như thực chất tám nguyên tắc tổ chức quản lý nguyên tắc tồn hoạt động quản lý lý em chọn đề tài tiểu luận Do kiến thức thời gian hạn hẹp nên khơng trách khỏi sai sót cách trình bày lý luận Vì mong nhận bảo Thầy Cô khoa quản lý Và em xin cảm ơn giúp đỡ Thầy Cơ để em hồn thành tiểu luận Tỉ chøc qu¶n lý NỘI DUNG I NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ TỔ CHỨC Khi thiết lập vận hành tổ chức phải tuân thủ, vận dụng nguyên tắc chung tổ chức ; nguyên tắc suất phát từ thực tiễn quản lý phù hợp với quy luật khách quan Nguyên tắc tập chung dân chủ coi nguyên tắc bao trùm loại tổ chức Tuy nhiên, cần vận dụng sát hợp với tính chất loại tổ chức có phương thức hoạt động khác ( tổ chức trị , tổ chức kinh doanh…) Với tổ chức quản lý kinh doanh (doanh nghiệp), nguyên tắc: tự chủ, tự chịu trách nhiệm( khuôn khổ thể chế, bao gồm luật pháp quy chế), có hiệu lực để đạt hiệu kinh tế cao Từ nguyên tắc chung nhiều nhà khoa học quản lý xác lập nguyên tắc cụ thể sau: Nguyên tắc Từ mục tiêu hoạt động mà định chức tổ chức; từ chức mà thiết lập máy phù hợp ; từ máy mà bố trí người đáp ứng yêu cầu Đây trình tự logíc tổ chức khơng làm ngược lại tuỳ tiện a Để thực hiên mục tiêu đề ra( kinh doanh lĩnh vực sản xuất thương mại dịch vụ đó) cần xác định chức nhiệm vụ lâu dài máy quản lý doanh nghiệp suất phát từ bốn chức quản lý: hoạch định , tổ chức, điều kiển – phối hợp kiểm tra Mỗi phận máy quản lý lại có chức cụ thể thực phần việc phân công, phân cấp quản lý Chức xác định không rõ khơng nhận thức rõ khơng có để tổ chức thực đạt tới mục tiêu Chức trùng chéo làm cho máy cồng kềnh, trách nhiệm không rõ, hoạt động trục trặc b Bộ máy thiết lập để thực chức năng; có chức phải có máy máy phải đáp ứng chức Không thể lập máy cách tuỳ tiện với lý khơng liên quan đến chức Tỉ chøc qu¶n lý năng( chẳng hạn để có chỗ cho số người dư thừa hay chép mơ hình tổ chức khác…) c Bộ máy hoạt động nhờ người với chức phẩm chất đáp ứng yêu cầu Yếu tố người bao gồm cấu đội ngũ( loại cán bộ, nhân viên) số lượng (cần thiết để đảm bảo phần việc) tiêu chuẩn ( trình độ, lực, phẩm chất) Khơng thể người mà sinh máy không thực cần thiết Việc phân công, xác định chức trách cá nhân rõ ràng sở để có máy hợp lý( gọn nhẹ, có chât lượng) Sự bố trí, phân cơng tuỳ tiện dẫn đến” vừa thừa vừa thiếu người” nhiệm vụ khơng hồn thành tốt trách nhiệm thiếu rõ ràng; nũa tạo điều kiện phát sinh vấn đề nội phức tạp gây lủng củng lỏng lẻo kỷ cương Ví dụ cơng ty sản xuất hàng may mặc Việt Thắng Cơng ty có chức sản xuất kinh doanh quần áo Gồm ba phận mua nguyên liệu; sản xuất; kinh doanh tiêu thụ sản phẩm.Do cơng ty có nhiệm vụ sau: - Sản xuất quần áo - Thiết kế, tạo mẫu, nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng tháng mùa - Tổ chức mạng lưới cửa hàng, quầy hàng, đại lý tiêu thụ sản phẩm - Tổ chức hệ thống kho hàng - Đưa hàng từ nhà máy , kho tới mạng lưới tiêu thụ - Tổ chức máy quản lý - Từ chức nhiệm vụ cơng ty có cấu sau: Tỉ chøc qu¶n lý Giám đốc Phó GĐXS Quản đốc sản xuất Thủ kho hàng Phó GĐKD Phó GĐKD P.tổ chức P.Thiết kế tạo mẫu Phòng XNK Phòng marketing P vật tư Với cấu này, công ty Việt Thắng đáp ứng chức nhiệm vụ Cơng ty có số lượng người vừa đủ gồm nhà quản lý kinh nghiệm CN đào tạo lành nghề Nguyên tắc Nội dung chức tổ chức cần phân chia thành phần việc rõ ràng phân công hợp lý, dành mạch cho phận môi cá nhân chịu trách nhiệm thực a Sự phân chia nhiệm vụ phải đảm bảo cho người thực hồn thành vừa sức để chịu trách nhiệm kết thực Nó phải tạo trì mối liên kết, phối hợp để thực chức chung tổ chức Tính hợp lý phân chia nhiệm vụ phân công kiểm nghiệm qua câu hỏi: - phần việc đủ để thực chức chung chưa? - Nội dung nhiệm vụ phận, người rõ ràng chưa? Người phân công hiểu chưa? - Có phần việc phân cơng trùng không ? Nhiệm vụ chưa phân công? - Khối lược việc phân cơng có vừa sức thực không? Phần việc nặng nhẹ? - Cách phân chia phân cơng có giúp cho người điều hành (phụ trách chung) nắm toàn hoạt động khơng? P kinh doanh Tỉ chøc qu¶n lý b.Trong tổ chức quản lý doanh nghiệp có phân cơng theo chiều ngang( chun mơn hố) phân cấp theo chiều dọc( cấp bậc) Sự phân công theo chiều ngang quan trọng tách biệt quyền sở hữu với quyền sử dụng, thể qua vai trò chủ doanh nghiệp hội đồng quản trị vai trò giám đốc điều hành Ở nước ta, vấn đề chưa làm đủ rõ ( doanh nghiệp nhà nước).Các phận công đoạn sản xuất – dịch vụ phòng ban chức kết phân công theo chiều ngang doanh nghiệp , hoạt động theo phương thức phối hợp phục tùng Phân cấp theo chiều dọc thực qua hệ thống cấp bấc quản lý từ xuống dưới; thơng thưịng gồm ba cấp bản: câp cao(toàn doanh nghiệp ), cấp trung gian (doanh nghiệp thành viên, phân xưởng , phận dịch vụ chi nhánh) cấp trực tiếp thực ( tổ , đội) Ứng với cấp quản lý chức danh phụ trách: giám đốc (cùng phòng, ban); quản đốc ( môn giúp việc tác nghiệp); tổ trưởng đội trưởng…Hệ thống dọc điều hành qua hệ điều kiển – phục tùng với thứ tự “bậc thang” ( tác động theo nấc) VD: Giám đốc phó giám đốc Trưởng phòng(kinh doanh, marketing ) phân cấp theo chiều dọc Phịng nhân , Phịng TC, Phịng kế tốn, Phịng kinh doanh phân cơng theo chiều ngang Nguyên tắc Nhiệm vụ, trách nhiệm quyên hạn phải tương xứng a Chức năng( lâu dài) nhiệm vụ (từng việc) giao cho phận cá nhân phải gắn với trách nhiệm mà phận cá nhân phải đảm bảo hồn thành Cần xác định hiểu rõ: chịu trách nhiệm mặt đến đâu , người chịu trách nhiêm trước ai? Chỉ nhân rõ trách nhiệm, người tận tâm tận lực, dám nghĩ dám làm chịu trách nhiệm kết thực Và đó, giao nhiệm vụ xét thấy người thực có khả đảm đương Tỉ chøc qu¶n lý Có bốn loại trách nhiệm: trách nhiệm tập thể trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm liên đới trách nhiệm cuối Trách nhiệm tập thể thực chế định tập thể ( vd chế độ làm việc cua hội đơng quản trị), thành viên tham gia định phải chịu trách nhiệm , kể thiểu số bất đồng Trong chế độ thủ trưởng( hệ thống điều hành) phải xác định trách nhiệm cá nhân người phụ trách người đựoc phân công Đối với phân , người có liên quan cần xác định trách nhiệm liên đới tức môt phần trách nhiệm gián tiếp Trách nhiệm cuối chia sẻ trách nhiệm chung kết thực cuối theo mục tiêu cuả doanh nghiệp, chủ yếu nhằm động viên tinh thần ý thức làm chủ chịu trách nhiệm cụ thể Trách nhiệm cụ thể có nghĩa phải chịu sử lý hành pháp lý; có trường hợp phải bồi thương thiệt hại gây Giám đốc người chịu trách nhiệm kết hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty người có quyền định việc Công ty b Quyền hạn phần quyền lực giao để thực thi nhiệm vụ với trách nhiệm phải đảm bảo hoàn thành Giao quyền hạn có nghĩa phân định quyền lực tương xứng với trách nhiệm phải vừa đủ( không thiếu không thừa) phải rõ ràng Giao quyền hạn không đủ không quy trách nhiệm,hậu cấp phải tự gánh trách nhiệm lẽ phải san sẻ; tao tập trung mức , han chế tính chủ động sáng tạo cấp dễ sinh tệ nạn quan liêu lỏng lẻo kỷ cương VD: Trưởng phịng thiết kế khơng thể thitất vẽ mà công việc ông ta giao nhiệm vụ cho người sau kiểm tra, chữa lại yêu cầu chữa lại chỗ khơng đạt u cầu Như phat huy tính sáng tạo nhân viên cấp dưới, Giao nhiều quyền hạn ( thả quyên lực) tình xấu nhất, tạo tình trạnh khơng kiểm sốt hành động cấp dưới; hậu theo hai hướng: khơng hồn thành nhiệm vụ, Tỉ chøc qu¶n lý khơng quy trách nhiệm (do không sử dụng quyền hạn cần có), tuỳ tiện lạm dụng quyền lực, “lấn sân” can thiệp vượt cấp Một nhà nghiên cứu quản lý nhấn mạnh: “lãnh đạo biết phân định quyền lực” VD: Tổ thi công lại quyền tự mua vật liệu để xây dựng cơng trình mà thi cơng dễ để xảy sai phạm khâu mua vật liệu Vật liệu bị thiếu khơng chất lượng thiết kế Người quản lý cần tự đặt câu hỏi kiểm nghiệm: - Đã giao cho cấp đủ quyền hạn cần thiết chưa , cịn thiếu quyền hạn để họ hồn thành trách nhiệm ? Có quyền hạn giao mức không? - Cấp biết sử dụng quyền hạn giao chưa, điềm quy định chưa đủ rõ? - Khi thấy cấp vượt quyền hạn , có kiên sử lý ngăn chặn khắc phục hậu không? - Bản thân có cho phép vượt q quyền hạn giao không ? Nguyên tắc đặt vấn để phải xây dựng chế độ trách nhiệm với nội dung giới hạn rành mạch; gắn chặt với việc quy định quyền hạn cho cấp chức danh quản lý Đó sở trì kỉ cương để làm tốt công tác cán tạo sức mạnh tổ chức Nguyên tắc Cần xác lập sử lý mối quan hệ chức năng, chế độ công tác lề lối làm việc - Quan hệ chức yếu tố trọng yếu chế vận hành ( phần mềm) tổ chức, thể trạng thái động tổ chức Xác lập sử lý đảm bảo q trình vận hành đồng bộ, hài hồ guồng máy hoạt động; không chông chéo, vướng mắc, mâu thuẫn Cần nắm vững đặc điểm tổ chức để vận dụng phù hợp, sở số đặc điểm chung sau: Trước hết,cần nhận thức phận phụ trách thuộc tuyến (ngang hay dọc) mối quan hệ sử lý Từ thấy cụ thể Tỉ chøc qu¶n lý đối tác quan hệ (liên quan đến phận khác nào); hình thức thực mối quan hệ (qua văn bản, qua điện thoại gặp trực tiếp) Cân phân biệt mối qua hệ lâu dài, thường xuyên mối quan hệ đột xuất, tạm thời để sử lý Với quan hệ lâu dài phải trì liên tục ( thường có định kỳ), tránh đứt quãng lâu Với quan hệ đột xuất, cần xử lý kịp thời dứt điểm VD: Phòng kinh doanh với phòng sản xuất quan hệ lâu dài thưỡng xuyên - Chế độ công tác lề lối làm việc quy định nhằm điều trỉnh hành vi đối tượng tham gia mối quan hệ chức năng, xây dựng thành lề nếp thói quen; thể ràng buộc tổ chức Chế độ cơng tác mang tính ổn định tương đối tính thể chế; chế độ sinh hoạt tập thể ( hội nghị, hội ý hội báo), chế độ thông tin ( báo cáo, truyền đạt, thông báo, thỉnh thị) chế độ kiểm tra, đôn đốc, ( thường xuyên, định kỳ), chế độ trách nhiệm ( đánh giá, sử lý trách nhiệm), chế độ khen thưởng, kỷ luật, v.v…Lề lối làm việc cần không ngừng sửa đổi, cải tiến để phù hợp với điều kiện - Cơ sở việc sử lý mối quan hệ chức chức phận, chức danh với đường ranh giới rõ, song không biệt lập Trên thực tế, “vùng trách nhiệm” thường có “giao thoa” “chống lấn”, thể tính mềm dẻo tổ chức Có tình đặc biệt buộc phải vượt ranh giới chừng mực đó, chí can thiệp vượt cấp; song khơng lạm dụng sau can thiệp phải có giải thích để đối tác thơng cảm, tránh nảy sinh thắc mắc, ghi kỵ, phá vỡ nề nếp quan hệ bình thường Nếu q câu nệ, cứng nhắc, làm hỏng việc làm nảy sinh tệ nạn quan liêu Tỉ chøc qu¶n lý Ngun tắc Bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ kìp thời, trung thực có độ tin cậy cao Sự quản lý điều hành thông suốt có hiệu lực thường xun địi hỏi trao đổi thông tin theo chiều dọc chiều ngang môi trường hoạt động; tình hình, chủ trương, biện pháp kinh nhiệm Những thơng tin giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế đề đắn, sát hợp Đây hệ thống thần kinh thể tổ chức, cần có phản ứng nhanh nhạy với tín hiệu xác VD: Cơng ty may mặc A, qua hội chợ triển lãm ả rập xêut, họ đánh cao chất lượng, kiểu dáng màu sắc sản phẩm công ty Hàng hội chợ khơng đủ bán Điều kiến Cơng ty mạnh dạn mở chi nhánh Nhưng hàng suất sang lại tiêu thụ chậm Nhân viên phát điều là: người dân theo đạo hồi, phụ nữ phải trùm khăn, mà quần áo Cơng ty lại khơng có khăn nên họ không mua Thông tin chuyển cho trưởng phịng kinh doanh sau phó giám đốc kinh doanh giám đốc Từ thơng tin lại chuyển sang phòng thiết kế sản xuất để sữa chữa sai sót Nhờ chuyến hàng sau sản phẩm họ lại chấp nhận Người phụ trách cấp, phận cần tự đặt tìm cách giải đáp câu hỏi: - Nhưng thơng tin cần biết để quản lý, điều hành tốt? - Cấp có phản ánh, báo cáo thường xuyên, kịp thời không? - Các thơng tin nhận có xác, trung thực, đáng tin cậy khơng? Cần thẩm tra lại thơng tin gì? - Qua thông tin nhận được, cần phân tích để rút nhữn kết luận thiết thực cho việc quản lý, điều hành? - Bản thân báo cáo tình hình đơn vị lên cấp cách kịp thời, đầy đủ thực chất chưa? - Các phận cấp có thường xuyên chủ động trao đổi ý kiến kinh nhiệm cho khơng? Tỉ chøc qu¶n lý - Cần chấn chỉnh, củng cố khâu hệ thống thông tin để đảm bảo thơng suốt có hiệu Ngun tắc Có kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực nhiệm vụ; qua xử lý vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ đúc kết kinh nhiệm Theo H.Fayol, kiểm tra khâu cuối then chốt trình tổ chức thực định quản lý, nhằm kiểm chứng xem moi việc diễn có kế hoạch định theo nguyên tắc đề hay khơng Qua đó, phát sai sót, chậm trễ để kịp thời sửa chữa, giải hậu ngăn ngừa hậu lớn Qua kiểm tra, xác định rõ trách nhiệm cấp, người để đơn đốc, uốn nắn bố trí lại cán bộ, điều chỉnh mối quan hệ, cải tiến lề lối làm việc; chí tổ chức máy Trên nguyên tắc, người định người có trách nhiệm thẩm quyền kiểm tra Có thể tự kiểm tra, sử dụng máy để kiểm tra Bộ máy kiểm tra phải có khả phát vấn đề, phân tích việc, cung cấp thơng tin đầy đủ, xác kịp thời phản hồi trung tâm đạo để đánh giá, kết luận sử lý Trên nguyên tắc, người định người có trách nhiệm thẩm quyền kiểm tra Có thể tự trực tiếp kiểm tra, sử dụng máy để kiểm tra Bộ máy kiểm tra phải có khả phát vấn đề Phân tích việc, cung cấp thơng tin đủ, xác kịp thời phản hồi trung tâm đạo để đánh giá, kết luận sử lý Người điều hành cần biết; cần kiểm tra gì, đâu nào, tâm kiểm tra đâu, phạm vi mức độ kiểm tra đến đâu phù hợp Buông lỏng kiểm tra lạm dụng kiểm tra có tác hại Kiểm tra chung chung, dàn hình thức khơng vơ bổ cịn vơ hình dung túng, khuyến khich sai phạm, gây hiệu lực tổ chức Kiểm tra thái dồn dập, tràn lan thường gây không khí căng thẳng thường thiếu tin tưởng lẫn nhau, hạn chế tính chủ động sáng tạo cấp dưới; cịn gây sáo trộn, đình trệ hoạt động máy Cần bình thườn hố hoạt động kiểm tra kiểm tra thường xuyên; kiểm tra đột suất có trọng điểm cần 10 Tỉ chøc qu¶n lý tiến hành gọn thiết phải có kết luận rõ ràng, sử lý dứt điểm rút kinh nhiệm VD:Harrod cửa hàng bách hoá lớn nhà hàng có tiếng Họ trả lương cho nhân viên cao đồng thời yêu cầu khắt khe Người quản lý thường cho người giả làm khách hàng để kiểm tra thái độ, khả làm việc người Nhờ cách làm họ biết chỗ chưa tốt , chưa hồn hảo, phương pháp xử lý Về phía người bị kiểm tra, phải ý thức cần thiết kiểm tra, sẵn sàng cung cấp thông tin trung thực tạo điều kiện cho việc kiểm tra thuận lợi thẳn thắn công nhận kết luận chứng minh có đầy đủ sở điềm chưa trí Trong hệ thống điều hành khơng có kiểm tra cấp cấp Hoạt động tra nhân dân có tính chất khác thể quyền làm chủ tập thể người lao động tiến hành có tổ chức, có lãnh đạo, nhằm vào số mục tiêu định Nguyên tắc Tạo hợp tác gắn bó thành viên tổ chức , người điều hành với tập thể người lao động với mục tiêu chung Sự hợp tác thành viên tổ chức nhân tố quan trọng, bổ xung cho mối quan hệ chức năng; nhằm khai thác động viên nhiệt tình trí tuệ tập thể tăng thêm sức mạnh tổ chức; tạo bầu không khí đồng thuận hứng thú Sự liên kết tổ chức thực qua hai loại quan hệ: quan hệ thức dựa phân định chức bảo đảm thể chế ( luật pháp, quy định hành chín kỷ luật nội bộ) quan hệ khơng thức dựa giao tiếp mang tính tin cậy lẫn lợi ích chung, khơng địi hỏi thủ tục pháp lý hành Quan hệ thức gọi quan hệ chức năng, quan hệ khơng thức hợp tác cá nhân tập thể Quan hệ hợp tác khơng hồn tồn mang tính tự phát, có ràng buộc định, qua chế độ làm việc lề lối làm việc; nhiều có tổ 11 Tỉ chøc qu¶n lý chức với cấu khơng thức (do thủ trưởng lập tạo điều kiện hoạt động, tập thể lao động tự tổ chức với vai trị cơng đồn) Các hội đồng tư vấn lĩnh vực tiểu ban liên tịch, nhóm chun gia hình thức hợp tác thường sử dụng; nhiên cần vào thực chất thiết thực hoạt động Người quản lý cần trọng thị, lắng nghe sau nêu vấn đề đích đáng gợi ý cụ thể để thảo luận yêu cầu, có chất lượng Nguyên tắc Tuyển chọn chặt chẽ bố trí sử dụng cán bộ, nhân viên, tạo điều kiện cho người phát huy cao khả không ngừng phát triển lực phẩm chất Con người với tư cách loại tài nguyên quý giá tế bào tổ chức nhân tố chủ yếu cấu thành tổ chức Sức mạnh tổ chức trước hết phụ thuộc lực phẩm chất cá nhân; song sức mạnh nhân lên gấp bội liên kết gắn bó tổ chức Tổ chức quy định vị trí chức trách người quy định phương hướng mục tiêu hành động người, làm nảy nở phát triển tố chất người Khi hình thành máy cần phải tuyển chọn người đáp ứng yêu cầu theo tiêu chuẩn định trình độ lực phẩm chất để bố trí vào chức danh theo phân chia nhiệm vụ Trong sử dụng phải qua công việc thử thách đào luyện phát huy khả sở trường người theo phương châm “dụng nhân dụng mộc” Phải có chiến lược kế hoạc phát triển nguồn tài nguyên nhân lực, đáp ứng yêu cầu phát triển lâu dài tổ chức Phải có sách, chế độ đãi ngộ thoả đáng để bù đắp sức lao động tạo động lực mạnh mẽ, đề cao trách nhiệm bảo vệ người lao động khn khổ pháp luật Những việc làm nội dung quản lý nhân sự, phận trọng yếu chức quản lý nói chung chức tổ chức nói riêng VD: Ngày ngày nhiều công ty chủ động đến trường đại học để tìm người tài làm việc cho Cơng ty họ cịn ngồi nghế nhà trường Khi họ có lại đào tạo chuyên sâu lần nữa, có 12 Tỉ chøc qu¶n lý nhân viên họ dù đap ứng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao II.NHỮNG YÊU CẦU ĐẶT RA VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC Để quản lý - điều hành tốt hoạt động doanh nghiệp cần có máy gồm cấp, khâu liên kết với theo quan hệ dọc ngang; có chức quyền hạn trách nhiệm xác định Cơ cấu tổ chức quản lý kết tổng thành bố trí phận gắn bó với cách hợp lý tạo thành hệ thống; phận hoạt động máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo điều kiển thống trung tâm, tạo hiệu lực quản lý chung Cơ cấu tổ chức, phải hợp lý cho phép sử dụng tốt nguồn lực, giúp cho việc định đắn tổ chức thực có hiệu định đó, điều hồ phối hợp hoạt động 2.Tính hợp lý cấu tổ chức thể qua yêu cầu sau: a.Tính tối ưu: số lượng cấp, khâu xác định vừa đủ phù hợp với chức quản lý cơng đoạn chu trình kinh doanh Nhiều cấp gấy cách biệt nhanh nhạy điều hành cồng kềnh, lãng phí Quá cấp kiến việc điều hành cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở sai sót Nhiều khâu (bộ phận chức năng) dễ trùng chéo chức năng, gây vướng mắc quan hệ trách nhiệm thiếu rõ ràng; tạo nhiều đầu mối đạo tăng biên chế gián tiếp kiến chi phí quản lý lớn Ngược lại, khâu không quán xuyến chức cần thiết; thiếu chuyên sâu chức Tính tối ưu thể tổng quát nguyên tắc: bảo đảm quán xuyết hết khối lượng cơng việc quản lý , kiểm tra Một số nhà nghiên cứu tổ chức quản lý cho không lên vượt số – đầu mối trực thuộc cấp Tuy nhiên, thực tế, nhiều đầu mối trực thuộc quản đốc phân xưởng Tóm lại, khó quy định định mức đầu mối cho trường hợp Phải tuỳ điều kiện cụ thể mà vận dụng cho phù hợp tinh thần “vừa đủ” 13 Tỉ chøc qu¶n lý b.Tính linh hoạt: hoạt động kinh doanh nhiều loại hoạt động khác diễn bình thường dự kiến Nó phụ thuộc diễn biến thị trườn ln thay đổi yếu tố trị, xã hội phức tạp địi hỏi tính động cao quản lý Mỗi doanh nghiệp đứng trước may cần kịp thời bắt nguy cần kịp thời ứng phó Mặc dầu cân nhắc kỹ lưỡng thiết kế để tạo dựng khung coi tối ưu, cấu tổ chức quản lý phải có tính uyển chuyển định phải có khả điều chỉnh thích ứng trước tình xảy ra, trừ trường hợp bất khả kháng phải tổ chức lại hồn tồn c.Tính ổn định tương đối: yêu cầu dường mâu thuẫn với tính linh hoạt, song khơng thể xem nhẹ lẽ vững bền cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu lực quản lý - điều hành tình bình thương Sự thay đổi tuỳ tiện diễn nhiều lần (“ tách nhập vào”) gây hậu tiêu cực, nề nếp hoạt động tâm lý người máylàm giảm hiệu lực kỷ cương máy Mỗi lần thay đổi cấu tổ chức lần sáo trộn, không dễ lấy lại ổn định thời gian ngắn Tính ổn định tương đối cấu tổ chức quản trước hết thể mơ hình tổ chức phù hợp với chức doanh nghiệp (có nhiều khả năn thực lâu dài) Tiếp thận định điều chỉnh ( cải tiến, kiện toàn), điều chỉnh phải có đủ điều kiện thực tế điều kiện thực chín muồi Sau tiến hành điều chỉnh phải có chuẩn bị chu đáo mặt triển khai nhanh gọn, dứt điểm ( tranh kéo dài thời kì chuyển tiếp) Yêu cầu liên quan nhiều tới việc bố trí nhân sự, đặc biệt cán chủ chốt Thời điểm tiến hành điều chỉnh yếu tố quan để ảnh đến hoạt động kinh doanh ; thường tránh thời kỳ cơng việc dồn dập ( ví dụ :cơng ty du lịch cần tránh mùa du lịch, doanh nghiệp chế biến nông sản cần tránh mùa vụ thu hoạch d.Độ tin cậy cao: điều hành, phối hợp kiểm tra hoạt đơng doanh nghiệp địi hỏi thơng tin phải cung cấp xác kịp 14 Tỉ chøc qu¶n lý thời cấu tổ chức quản lý phải bảo đảm tính tin cậy cao thơng tin Tính tin cậy cịn thể chỗ phận đêu hiểu rõ làm chức minh (không sot, không trùng nhau) sử dụng quyền hạn có khả chịu trách nhiệm Muốn cấu tổ chức quản lý phải xác định rõ vị trí phận cấu thành hệ thống với mối quan hệ dọc – ngang để không gây vướng mắc trồng chéo, cản trở lẫn nhau; tạo mối liên kết gắn bó tổ chức với cấu thế, người buộc phải làm đầy đủ trách nhiệm giao ( không trông vào ý thức), kiến cấp yên tâm, cấp tin tưởng vào điều hành cấp e.Tính kinh tế : có máy phải có chi phí để “ni nó” Chi phí quản lý cao độn giá thành lên kiến hiệu kinh tế bị giảm sút Tính kinh tế cấu tổ chức quản lý thể tinh gọn máy ( theo nguyên tắc “vừa đủ”) hiệu suất làm việc (khơng phụ thuộc chất lượng cán mà hợp lý cấu tổ chức) Tính kinh tế có nghĩa tính hiệu máy thể qua tương quan chi phí bỏ với kết thu về, khó đánh giá số liệu 15 Tỉ chøc qu¶n lý KẾT LUẬN Để tồn phát triển, người hành động riêng lẻ mà cần tổ chức phối hợp nỗ lực cá nhân hướng vào mục tiêu chung Tổ chức quản lý , sản xuất lao động ngày thực quy mơ lớn với tính chất phức tạp hơn, địi hỏi có phân cơng, điều khiển để liên kết người tổ chức cách khoa học theo quy luật Vì tính chất quan trọng vận dụng nguyên tắc tổ chức quản lý vào thực tiễn chúng ta, nhứng sinh viên kinh tế cần nghiên cứu tìm hiểu sâu hơn, rộng kỹ ngun tắc 16 Tỉ chøc qu¶n lý 17 ...Tỉ chøc qu¶n lý NỘI DUNG I NGUN TẮC CHUNG VỀ TỔ CHỨC Khi thiết lập vận hành tổ chức phải tuân thủ, vận dụng nguyên tắc chung tổ chức ; nguyên tắc suất phát từ thực tiễn quản lý phù hợp với... người tổ chức cách khoa học theo quy luật Vì tính chất quan trọng vận dụng nguyên tắc tổ chức quản lý vào thực tiễn chúng ta, nhứng sinh viên kinh tế cần nghiên cứu tìm hiểu sâu hơn, rộng kỹ nguyên. .. khách quan Nguyên tắc tập chung dân chủ coi nguyên tắc bao trùm loại tổ chức Tuy nhiên, cần vận dụng sát hợp với tính chất loại tổ chức có phương thức hoạt động khác ( tổ chức trị , tổ chức kinh