Đang tải... (xem toàn văn)
Việc kiểm tra văn bản đến do văn thư trực tiếp đảm nhận. Trong khi kiểm tra các văn bản, cán bộ văn thư phải biết các điều sau:+ Nếu văn bản gửi sai địa chỉ thì phải gửi trả lại ngay cho bưu điện.+ Nếu văn bản là của cơ quan mình nhưng đối tượng nhận văn bản sai lệch thì phải tìm cách giải quyết và phải báo cáo ngay cho thủ trưởng cơ quan.+ Nếu sai tên không có tên thật, hoặc không có trường hợp nào có tên trong văn bản thì tiến hành lập biên bản để bóc bì, sau khi bóc bì nếu người nào nhận thì phải ký để xác minh sự việc là đúng.+ Trường hợp văn bản đến không ghi tên thật mà ghi bí danh, bút danh thì phải viết thông báo cho cơ quan mình biết. Nếu bì đựng tài liệu bị rách nát có dấu hiệu bị lộ thông tin thì phải hỏi nhân viên bưu điện hoặc người chuyển văn bản, đồng thời phải báo cáo cho cấp trên để có hướng giải quyết.
MƠ TẢ SÁNG KIẾN Hồn cảnh nảy sinh sáng kiến: Đất nước ta sau chặng đường dài thời kỳ đổi mới, đạt nhiều thành tựu nghiệp phát triển kinh tế- trịvăn hóa xã hội- an ninh quốc phòng Vấn đề giáo dục Đảng Nhà nước coi trọng xã hội quan tâm Chính hệ thống quản lý giáo dục trường học góp phần quan trọng thời kỳ đổi Tất người quan tồn tâm, tồn ý chăm lo cho nghiệp nói chung Trong việc đổi cơng tác văn thư, văn phòng Nhờ có xã hội hóa cơng tác văn thư, văn phòng mà đến nhà trường dần nâng lên mặt Và nhờ mà chất lượng giáo dục vững vàng tiến kịp với trường tồn huyện Đến cơng tác văn thư lưu trữ trường vào ổn định, xếp bố trí gọn gàng, khoa học Văn quản lý Nhà nước văn ngành GD& ĐT ta thực theo nguyên tắc Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ, văn xuất phát từ lợi ích đáng nhân dân Phải làm cho người trường nhận thức tầm quan trọng việc đổi công tác văn thư, lưu trữ cơng tác văn phòng cần thiết Từ xây dựng trường THCS ngày vững hơn, tạo điều kiện giúp đỡ nhân viên văn thư, văn phòng Cở sở lý luận vấn đề: Trường THCS thành lập đến gần 50 năm, nhà trường trải qua bao biến cố thăng trầm lịch sử đất nước Từ trường thô sơ, thiếu thốn mặt từ vật chất, đến chất lượng giáo viên học sinh đến nâng lên rõ rệt sở vật chất phục vụ việc dạy học chất lượng học sinh Nhà trường nhiều trường huyện công nhận đạt chuẩn Quốc gia Trường có Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, 21 giáo viên, nhân viên gần 300 học sinh chia làm khối Trường có đầy đủ phòng làm việc cho hệ thống nhân viên phòng: Đồ dùng, Y tế, Thư viện, Kế toán, Văn thư Do việc cơng tác cơng tác văn thư thuận tiện việc quản lý văn đi-đến trường học Được giúp đỡ thầy hiệu trưởng với cộng tác tập thể nhà trường, mà thân tơi tìm giải pháp cơng tác văn thư trường học Đó lý tơi chọn đề tài kinh nghiệm: “Các quy trình sử lý công văn, văn đến trường học” Đây làm nghiệp vụ mà người văn thư trường học học trường chun nghiệp, nhiên qua q trình cơng tác thực tế tơi thấy cơng tác nhiều bất cập, làm sai quy trình Bằng kinh nghiệm thân, tìm tòi, học hỏi tơi đưa số phương pháp xử lý văn đi-đến nhanh gọn nhằm giúp cơng việc văn phòng giải nhanh chóng, tránh thời gian Vấn đề quản lý công văn vấn đề vô quan trọng phục vụ cho cơng tác hành quan Tuy nhiên để làm tốt việc quản lý quản lý công văn lại chưa thực coi trọng đặc biệt trường học Cơng văn quản lý, phân loại vào sổ nhiều bất cập Để bước nâng cao hiệu công việc quản lý công văn tốt nhiệm vụ mình, thay đổi từ cách nghĩ, cách làm, nơi, lúc Làm tốt cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng văn để chứng minh văn có hợp pháp hay khơng hợp pháp Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ quan Giữ gìn bí mật quan, Đảng Nhà nước Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, từ nhu cầu công tác văn thư trường học nhiều hạn chế nhiều lý khách quan chủ quan Như việc cập nhật văn đến chưa thường xuyên, liên tục Dẫn đến hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ chưa chuẩn xác Thực trạng vấn đề xử lý công văn, văn đi-đến: 3.1 Các quy trình xử lý cơng văn, văn đến: 3.1.1.Tiếp nhận văn đến: - Tất văn đến tập trung phận văn phòng, nơi tiếp nhận văn đến quan Khi tiếp nhận văn đến phải kiểm tra tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) Các văn có ghi mức độ khẩn tiếp nhận phải để riêng để ưu tiên giải trước - Nếu văn có kèm theo phiếu gửi phải ghi đầy đủ thơng tin có phiếu gửi, yêu cầu phiếu gửi chuyển lại cho bưu điện Nếu văn khơng qua đường bưu điện mà qua tay, cán văn thư cần phải tiến hành bước qua đường bưu điện - Ngoài văn quan, tổ chức gửi đến có văn tổ chức tập thể, cá nhân gửi đến cho quan mình, loại văn xử lý văn đến 3.1.2 Kiểm tra văn đến: Việc kiểm tra văn đến văn thư trực tiếp đảm nhận Trong kiểm tra văn bản, cán văn thư phải biết điều sau: + Nếu văn gửi sai địa phải gửi trả lại cho bưu điện + Nếu văn quan đối tượng nhận văn sai lệch phải tìm cách giải phải báo cáo cho thủ trưởng quan + Nếu sai tên khơng có tên thật, khơng có trường hợp có tên văn tiến hành lập biên để bóc bì, sau bóc bì người nhận phải ký để xác minh việc + Trường hợp văn đến không ghi tên thật mà ghi bí danh, bút danh phải viết thơng báo cho quan biết Nếu bì đựng tài liệu bị rách nát có dấu hiệu bị lộ thơng tin phải hỏi nhân viên bưu điện người chuyển văn bản, đồng thời phải báo cáo cho cấp để có hướng giải 3.1.3 Phân loại văn đến: Sau tiếp nhận văn người văn thư có nhiệm vụ phân loại tất văn thành nhiều loại khác để dễ theo dõi xử lý Văn đến quan, thư riêng gửi cá nhân phải chuyển thẳng đến cá nhân đó, văn thư khơng phép bóc bì Các văn lại chia làm hai loại: Văn gửi chung cho quan văn gửi cho đoàn thể Trong văn gửi cho đồn thể văn thư chuyển tới đồn thể để họ bóc bì Còn văn gửi cho quan có hai loại Đó loại gửi chung cho quan loại gửi chức danh cho lãnh đạo Loại văn gửi cho lãnh đạo ghi vào sổ yếu tố ngồi bì chuyển cho lãnh đạo Loại văn gửi cho quan, văn thư bóc bì đóng dấu đến vào sổ cơng văn đến 3.1.4 Bóc bì văn bản: Việc bóc bì văn cán văn thư ghi vào sổ, sau chuyển đến cho thủ trưởng quan Sau bóc bì mà gặp trường hợp mức độ khẩn dừng lại trình lên cấp 3.1.5 Đóng dấu đến: Quy trình đóng dấu đến sau: Chọn vị trí vào khoảng giấy trắng rõ ràng, ngắn phía góc trái phần lề văn số ký hiệu văn Hoặc đóng vào khoảng phần trích yếu nội dung phần nội dung văn Mục đích việc đóng dấu đến để xác minh văn qua phận văn thư, qua dấu đến dễ dàng biết văn đến lúc tiếp nhận 3.1.6 Đăng ký văn đến: Đăng ký văn đến nhằm mục đích quản lý chặt chẽ loại văn bản, giấy tờ chuyển đến quan Việc đăng ký văn đến thực nguyên tắc mà nhà nước quy định Đối với văn mà văn thư không bóc bì văn mật, văn gửi đích danh, văn gửi cho đơn vị đăng ký vào sổ chuyển giao yêu cầu người nhận ký vào sổ 3.1.7 Tổ chức giải theo dõi đôn đốc văn đến: Văn đến gồm có phần: + Văn quy phạm pháp luật (Văn mật ) + Văn hành thơng thường + Thư cơng Văn thường: Các đơn vị cán chuyên môn nghiên cứu văn đến phải có ý kiến đề xuất với cán đơn vị cán lãnh đạo, vào nội dung văn để đề xuất hướng giải thích hợp Văn mật: Căn vào mức độ để thực việc phổ biến nội dung văn theo phạm vi đối tượng, văn mang tính chất mật phải giữ bí mật Người biết nội dung văn mật không tiết lộ cho người khác biết không đưa tài liệu mật khỏi quan chưa có ý kiến thủ trưởng Việc theo dõi giải văn đến công việc cuối trình theo dõi giải văn đến Trong việc thực chức quản lý quan, việc theo dõi văn đến trách nhiệm hiệu trưởng văn thư 3.2 Quy trình tổ chức giải văn đi: Văn tồn cơng văn giấy tờ quan gửi bên phát sinh từ yêu cầu hoạt động quản lý thông tin 3.2.1 Phân loại văn đi: Sau trình nhận văn từ ngồi vào có q trình trả lời thơng báo phát tin bên ngồi văn bản, văn gửi địa sau: + Văn gửi lên cấp trên, gửi cho quan quản lý Nhà nước là: Các báo cáo, tờ trình + Văn gửi cho quan cấp đơn vị trực thuộc là: Các thị, định, công văn, loại kế hoạch + Văn gửi cho quan đơn vị bạn giấy mời, thông báo, đề nghị + Các trả lời đơn thư khiếu nại, tố cáo cơng dân 3.2.2 Kiểm tra tính pháp lý văn đi: Một văn quan bên ngồi cần phải có đầy đủ tính pháp lý tính hiệu lực, nhằm đảm bảo phát huy hiệu lực tác dụng cao cơng tác thông tin quản lý Nội dung văn quan thông tin giao cho chuyên viên am hiểu lĩnh vực chuyên môn để soạn thảo văn bản, soạn thảo văn xong in ấn trình người thủ trưởng ủy quyền Đối với văn thông thường nội dung khơng phức tạp cần trình văn cho người có thẩm quyền ký Đối với nội dung có văn quan trọng đề cương, đề án văn luật, trình cho hiệu trưởng duyệt phải kèm theo văn có liên quan nháp, vẽ, thiết kế,… gọi hồ sơ trình ký để người ký kiểm tra lại 3.2.3 Đánh máy in ấn văn bản: Nội dung văn đưa đến phân công phụ trách đánh máy thành văn Người đánh máy phải tuyệt đối giữ bí mật đánh máy đánh máy xong Để tạo điều kiện giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời đảm bảo tính thống nhất, tính xác Trước đưa vào in ấn phải kiểm tra thảo có bị tẩy xóa nhiều hay khơng, dễ đọc dễ nhìn hay khơng Nếu khơng đảm bảo độ xác u cầu người soạn văn phải soạn thảo lại cho rõ ràng, 3.2.4 Trình Thủ trưởng ký văn bản: Các văn sau đánh máy xong phải trình Hiệu trưởng (thủ trưởng) xem xét ký Chữ ký lãnh đạo thành phần thiết yếu văn Vì biểu thị hiệu lực thi hành văn Tùy theo quy định quan mà việc trình ký có khác 3.2.5 Đóng dấu văn đi: Các quan sử dụng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức công dân Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ, tức chữ ký thủ trưởng người thủ trưởng ủy quyền Tuyệt đối khơng đóng vào giấy trắng 3.2.6 Đăng ký văn đi: Đăng ký văn để ghi chép số điều cần thiết văn vào sổ quản lý văn nhằm mục đích quản lý chặt chẽ văn quan phục vụ việc tra tìm văn nhanh chóng Khi đăng ký văn phải ghi đầy đủ thông tin văn theo quy định Đối với văn có mức độ mật phải đăng ký vào sổ riêng để dễ theo dõi bảo quản an toàn 3.2.7 Chuyển giao văn đi: Văn sau người có thẩm quyền ký, đóng dấu, ký hiệu … phải gửi cho đối tượng liên quan, gửi trực tiếp gửi qua đường bưu điện 3.2.8 Sắp xếp lưu, bảo quản văn đi: Tất văn phải lưu văn (bản gốc) để sau có chứng vào việc sử dụng Bản lưu phải xếp theo loại, năm khác để tiện cho việc tra tìm, sử dụng sau Mọi yêu cầu tra cứu lãnh đạo cán cơng chức quan công việc chung nên phải đưa kịp thời nhanh chóng Tất cán bộ, giáo viên, cơng nhân viên phải có trách nhiệm quản lý giữ gìn văn bản, hồ sơ tài liệu cẩn thận, tránh mát hư hỏng văn bản, hồ sơ Các giải pháp, biện pháp thực hiện: Để làm tốt công tác cần: + Nhân viên văn thư phải tào tạo quy trường học chuyên nghiệp + Tuyệt đối tuân thủ bước xử lý quy trình cơng văn, văn đến quan, trường học + Thường xuyên cập nhập công văn, văn cấp gửi xuống quan gửi + Không ngừng học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp trường bạn, học hướng dẫn cấp ban hành không ngừng sáng tạo cho phù hợp Kết đạt được: Sáng kiến nêu cao nhận thức cho người trường học nói riêng hiểu phần văn công tác quản lý văn đến công việc quan trọng cơng tác hành Nêu cao tính pháp lý văn Nhà nước văn ngành GD& ĐT chứa đựng nội dung quy phạm pháp luật hiệu lực pháp lý cụ thể - Kết đạt được: + Các văn bản, công văn đến trường THCS chúng tơi xử lý quy trình từ khâu nhận, phân loại vào sổ cách khoa học + Việc tra cứu, tìm cơng văn đến nhanh chóng Điều kiện để sáng kiến nhân rộng: - Đối tượng áp dụng sáng kiến: Là cán văn phòng cơng sở đặc biệt hữu ích nhân viên văn thư trường học - Trang thiết bị: Cần có phòng làm việc riêng, có máy tính kết nối Internet, có sổ theo dõi cơng văn đến, có kỹ soạn thảo văn bản, KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 1.Kết luận: - Hiện cơng tác văn phòng nói chung, cơng tác văn thư trường học nói riêng gặp nhiều vấn đề bất cập làm tình trạng cơng văn giấy tờ nhiều, việc xử lý cơng văn, văn trường học nhiều bất cập Vì vấn đề đổi cơng tác văn thư, văn phòng cần đổi mới, đặc biệt thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước - Bản kinh nghiệm tơi viết từ thực tế trường THCS kinh nghiệm áp dụng với trường bạn Do điều kiện thời gian có hạn, lực hạn chế, nhiều thiếu sót Rất mong đóng góp ý kiến, giúp đỡ đồng chí, đồng nghiệp để tơi hồn thiện cơng việc Nhằm phục vụ lâu dài có ích, có hiệu Khuyến nghị: Rất mong BGH nhà trường quan tâm đến công tác quản lý văn đi-đến Bên cạnh tơi mong đồn thể trường tồn thể giáo viên góp ý vấn đề quản lý văn đi-đến nhà trường có bất cập để thân rút kinh nghiệm ngày hồn thiện cơng tác văn thư trường học bổ sung cho sáng kiến để sáng kiến áp dụng trường học Tôi chân thành cảm ơn - Điều kiện: Là văn thư làm trường học 10 năm, thân học trường, học hỏi đồng nghiệp, tự tìm tòi đúc rút kinh nghiệm q trình cơng tác thực tế - Thời gian: Sáng kiến áp dụng thời điểm công sở, trường học, quan đơn vị việc làm hàng ngày, thường xuyên phận văn phòng, văn thư - Đối tượng áp dụng sáng kiến: Là cán văn phòng cơng sở đặc biệt hữu ích nhân viên văn thư trường học MỤC LỤC TT Nội dung Hoàn cảnh 10 Trang 01 01 01 01 01 02 02 02 UBND TỈNH HẢI DƯƠNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 02 02 07 07 07 08 08 08 TÊN SÁNG KIẾN “NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ TẠO NÊN SỨC HẤP DẪN CỦA MỘT GIỜ VĂN” NHẬN XÉT CHUNG ĐIỂM THỐNG NHẤT Bằng số: Bằng chữ: Giám khảo số 1: Giám khảo số 2: 11 NĂM HỌC 2011-2012 PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN KIM THÀNH TRƯỜNG THCS LAI VU TÊN SÁNG KIẾN “Chỉ đạo công tác giáo dục đạo đức HS cá biệt trường THCS” Tên tác giả: Bùi Duy Căn ĐÁNH GIÁ CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC NHÀ TRƯỜNG Nhận xét, ghi điểm, xếp loại Số phách ( Chủ tịch HĐ kí, đóng dấu) (Do CT hội đồng chấm SKKN huyện ghi) 12 ... đề xử lý công văn, văn đi- đến: 3.1 Các quy trình xử lý cơng văn, văn đến: 3.1.1.Tiếp nhận văn đến: - Tất văn đến tập trung phận văn phòng, nơi tiếp nhận văn đến quan Khi tiếp nhận văn đến phải... văn thư trường học Đó lý tơi chọn đề tài kinh nghiệm: Các quy trình sử lý công văn, văn đến trường học Đây làm nghiệp vụ mà người văn thư trường học học trường chun nghiệp, nhiên qua q trình. .. lực pháp lý cụ thể - Kết đạt được: + Các văn bản, công văn đến trường THCS xử lý quy trình từ khâu nhận, phân loại vào sổ cách khoa học + Việc tra cứu, tìm cơng văn đến nhanh chóng Đi u kiện