Đang tải... (xem toàn văn)
Khái niệm: Hội nghị khách hàng là việc doanh nghiệp tổ chức một sự kiện để đối thoại,
TỔ CH C H I NGH KHÁCH HÀNGỨ Ộ ỊKhái ni m:ệH i nghộ ị khách hàng là vi c doanh nghi p tệ ệ ổ ch c m t sứ ộ ự ki nệ để đ i tho i,ố ạ liên k t, ho c tham dòế ặ ý ki n khách hàng qua đó duy trìế sự trung thành đ i v iố ớ khách hàng hi n t i vàệ ạ thu hút khách hàng ti m năng tề ừ đó t o nên s c m nhạ ứ ạ c nh tranh cho doanh nghi p.ạ ệM cụ đích:Tùy thu c vào giai đo n c a s n ph m hay doanh nghi p trong chu kìộ ạ ủ ả ẩ ệ s ngố c a s n ph m hay doanh nghi p đó.ủ ả ẩ ệo Mu n thu hút khách hàngốo Mu n t lòng c m nố ỏ ả ơo Khi m t khách hàng mu n ch m d t quan h giao d ch hay làmộ ố ấ ứ ệ ị ăn, doanh nghi p s t ch c nh ng cu c đ i tho i d ng nàyệ ẽ ổ ứ ữ ộ ố ạ ạ nh m gi chân khách hàngằ ữo Thuy t ph c nh ng khách hàng ti m năng đ n v i doanh nghi pế ụ ữ ề ế ớ ệ c a mìnhủo Mu n qu ng bá cho ho t đ ng marketingố ả ạ ộo Mu n phát tri n d ch v ho c s n ph m:ố ể ị ụ ặ ả ẩ ho ch đ nh nh ngạ ị ữ chi n l c kinh doanh m i thông qua s ý ki n tr c ti p c aế ượ ớ ự ế ự ế ủ khách hàng. Đây là các b c c th trong vi c chu n b bu i h i ngh khách hàng đi kèmướ ụ ể ệ ẩ ị ổ ộ ị v i ví d c th v bu i h i ngh khách khách c a công ty Vinagame và côngớ ụ ụ ể ề ổ ộ ị ủ ty Zion. I. CHU N B CHO H I NGHẨ Ị Ộ ỊL p danh sách khách m i trong bu i h i ngh khách hàng.ậ ờ ổ ộ ịLên danh sách khách tham d , so n thự ạ ư m i.ờKhách m i g m 300 ng i vàờ ồ ườ nh ng khách hàng, đ i lý, các nhàữ ạ đ u tầ ư và gi i truy n thông…vvớ ềL p trình tậ ổ ch cứ Chu n b tr c khi ho t đ ng:ẩ ị ướ ạ ộ• Ph i thành l p t công tác, phân công rõ ràng, trách nhi m c th đ nả ậ ổ ệ ụ ể ế t ng ng i.ừ ườ• L p b ng k ho ch ti n đ đ ti n ki m tra th c hi n.ậ ả ế ạ ế ộ ể ệ ể ự ệ• M i công vi c chu n b ph i xem xét m t cách toàn di n, th c hi nọ ệ ẩ ị ả ộ ệ ự ệ m t cách chu đáo, c n th n, t m .ộ ẩ ậ ỉ ỉThành l p nhóm ho t đ ng, có ng i t ng ph trách, trong đó, m i nhóm l iậ ạ ộ ườ ổ ụ ỗ ạ có th thành 3 nhóm nh .ể ỏ• T đ i ngo i: ph trách gi y m i, m i khách.ổ ố ạ ụ ấ ờ ờ• T h u c n: ph trách h i tr ng, ph ng ti n giao thông, th c ph m,ổ ậ ầ ụ ộ ườ ươ ệ ự ẩ t ng ph m, ph n th ng…ặ ẩ ầ ưở• T l tân: đón khách t i c a h i tr ng, đ a khách vào h i tr ng.ổ ễ ạ ử ộ ườ ư ộ ườ• T n i dung: vi t các bài vi t, bài phát bi u, thi t k tài li u cho kháchổ ộ ế ế ể ế ế ệ m i .ờ Th iờ gianN i dungộ7h45 – 8hn đ nh t ch c, chu n b cho ti t m c m mànỔ ị ổ ứ ẩ ị ế ụ ở8h – 8h5 Ti t m c văn nghế ụ ệ do ca sĩ Ki u Minh thề ể hi nệ 8h5 – 8h30-Giám đ c kinh doanh c a công ty VTCGameố ủ tuyên b khai m c ch ng trìnhố ạ ươ- MC gi i thi uớ ệ đ i bi u tham gia, m cạ ể ụ đích, ý nghĩa ch ng trìnhươ- M i thành ph n ban lãnh đ o, khách m i quanờ ầ ạ ờ tr ng phát bi uọ ể ý ki nế- MC nổ đ nh sân kh u vàị ấ t p trung m i ng iậ ọ ườ về h ng sân kh uướ ấ8h30-8h45Phụ trách bộ ph n Hậ ỗ trợ khách hàng trình bày về chính sách phân ph i vàố hệ th ng chăm sócố khách hàng c a công tyủ8h45 – 8h55Phụ trách dự án ph n m m qu n lýầ ề ả phòng máy CSM lên trình bày các tính năng u vi t c a d chư ệ ủ ị vụ này8h55 – 9h30Gi i lao, BTC trả ả l i các câu h i c a các vờ ỏ ủ ị đ iạ bi u vàể khách m iờ9h30 – 9h40Phụ trách Phát tri n n i dung c a VTC gi i thi uể ộ ủ ớ ệ về m t sộ ố Game và ng d ng s p ra m tứ ụ ắ ắ9h40 – 9h45Văn nghệ - Ca khúc Son – Ca sĩ Hoàng Vi t trìnhệ bày9h45-9h55Giám đ c KD c a VTC trao th ng cho 10 phòngố ủ ưở máy tiêu bi u t i Đà N ngể ạ ẵ9h55 – 10h30Ph n rút thăm may m n cho t t cầ ắ ấ ả đ i bi u thamạ ể gia H i nghộ ị và trao quà cho các đ i bi u mayạ ể m nắ10h30 Bế m c H i nghạ ộ ị L a ch nự ọ đ a đi m vàị ể đ nh th i gian tị ờ ổ ch cứL aự ch n th i gian, ch n đ a đi m phù h p đ v i s l ng khách m i.ọ ờ ọ ị ể ợ ủ ớ ố ượ ờN uế đ a đi m không cóị ể s n ph i ti n hành đ t chẵ ả ế ặ ỗ tr c cho bu i h i ngh .ướ ổ ộ ịTh i gian tờ ổ ch c: Tứ ừ 7h30 đ n 11h ngày 25/04/2010ếĐ a đi m t ch c:Bu i h i ngh di n ra t i công ty th ng m i H i Phòng,ị ể ổ ứ ổ ộ ị ễ ạ ươ ạ ả s 22 Lý Tố ự tr ng thành ph H i Phòng.ọ ố ảG i gi y m iử ấ ờG i thở ư m i cho khách tham dờ ự tr c 7 ngày và ph i tuân th nh ng quy đ nhướ ả ủ ữ ị sau:• Căn c tình hình th c hi n, th ng kê s ng i tham d ;ứ ự ệ ố ố ườ ự• Căn c s ng i tham d đ mua và in gi y m i;ứ ố ườ ự ể ấ ờ• Khi g i gi y m i, c n ph i nói v l i ích c a khách hàng khi tham gia;ử ấ ờ ầ ả ề ợ ủ• Khi g i gi y m i, c n đ ng th i m i luôn ng i thân c a khách hàng.ử ấ ờ ầ ồ ờ ờ ườ ủTheo dõi ph n h i tả ồ ừ thư m iờ đ xácể đ nh sị ố l ng khách chính xácượ đ n thamế d .ựĐ t thi t b truy n thôngặ ế ị ề Chu n bẩ ị ho cặ đ t các thi t b truy n thông cho bu i h i ngh .ặ ế ị ề ổ ộ ịHệ th ng âm thanh ph i phùố ả h p v i không gian di n ra h i ngh .ợ ớ ễ ộ ịThi t kế ế pano đ treo t i n i tể ạ ơ ổ ch c vàứ m t sộ ố đ a đi m khác.ị ểQuang c nh Công ty Th ng m i H i Phòng, đ a đi m tả ươ ạ ả ị ể ổ ch c H i nghứ ộ ị Khách Hàng. Ti n s nh đãề ả đ c trang trí r t trang tr ng và đ p m t:ượ ấ ọ ẹ ắM t tu n tr c khi H i nghộ ầ ướ ộ ị khách hàng di n ra, không khíễ phòng Marketing c a công ty VinaGame t i Hà N i lúc nào cũng b n r n và kh n tr ngủ ạ ộ ậ ộ ẩ ươ chu n b cho m t s ki n thành công t t đ p.ẩ ị ộ ự ệ ố ẹChu n bẩ ị n i dung cho bu i h i nghộ ổ ộ ịVi t các bài phát bi u.ế ểChu n bẩ ị tài li uệ đ trình bày trong bu i h i ngh .ể ổ ộ ịChu n bẩ ị tài li u cho khách m i: nh các thông tin m i v công ty, s n ph mệ ờ ư ớ ề ả ẩ c a công ty, nh ng thông tin c n thi t đ khách m i hi u h n v công ty .ủ ữ ầ ế ể ờ ể ơ ềChu n bẩ ị hoa các t ng ph m cho khách m i.ặ ẩ ờRút l i danh sách khách tham dạ ự cu i cùngố Xác đ nh sị ố l ng cu i cùng đ n tham dượ ố ế ựB trí h i tr ngố ộ ườ• B trí c a ra vàoố ử• Treo kh u hi u chào m ngẩ ệ ừ• B ng ch d n: khách hàng h p m t l i…ả ỉ ẩ ọ ặ ạ• Tr ng bày s n ph mư ả ẩ• B trí trung tâm đi m h p m t liên hoanố ể ọ ặ• Trên sân kh u treo kh u hi u chính c a bu i h p m t liên hoan.ấ ẩ ệ ủ ổ ọ ặ• Trên sân kh u treo bi u t ng c a doanh nghi p.ấ ể ượ ủ ệTi n hành ki m tra tr c H i ngh và t ng di n t pế ể ướ ộ ị ổ ễ ậTh c hi n tr c m t ngày khi h i nghự ệ ướ ộ ộ ị di n ra.ễDuy t l i k ch b n H i nghệ ạ ị ả ộ ị để đ m b o ch t l ng cho ch ng trình.ả ả ấ ượ ươKhâu chu n bẩ ị đ c ti n hành đúng 5h00 ngày 25/04/2010 t t c m i ng iượ ế ấ ả ọ ườ đã t p trung v đ a đi m di n ra H i Ngh đ chu n b cho m t s ki n hàoậ ề ị ể ễ ộ ị ể ẩ ị ộ ự ệ h ng.ứB t tay vào l p ráp máy móc:ắ ắ Chu n bẩ ị bi n hi u, trang tríể ệ sân kh u, s p x p t ng chi ti t trong khánấ ắ ế ừ ế phòng: Ban tổ ch c phân công ki m tra toàn bứ ể ộ thi t bế ị và d ng cụ ụ dùng cho bu iổ lễ nh : bàn gh , c c, ly u ng n c, hoa càiư ế ố ố ướ áo, tài li u, quàệ t ngặ đã chu n bẩ ị đ cho các đ i bi u ch a.ủ ạ ể ưKi m tra l n cu iể ầ ố đ ng ph c c a l tân đón khách.ồ ụ ủ ễ Ki m tra bể ộ ph n ph c vậ ụ ụ ti c (n u khách dùng ti c ngay t i khu v c làmệ ế ệ ạ ự l ).ễKi m tra hể ệ th ng âm thanh, micro, nh c chào.ố ạKi m duy tể ệ đ y dầ ủ y u tế ố nhân s : Các nhân viên công ty s đ c phân nh pự ẽ ượ ị v và đi u ph i công vi c, chu n b m i th y u nhân s và thi t b d ng cũụ ề ố ệ ậ ị ọ ứ ế ự ế ị ụ c n th n, m i nhân viên trong t th s n sàng.ẩ ậ ọ ư ế ẵPhân công các nhân viên vào các vị trí công vi cệ đã th ng nh t theo k ho chố ấ ế ạ t tr c.ừ ướDuy t, kh p thệ ớ ử ch ng trình tr c 1 l n (n u ch ng trình cóươ ướ ầ ế ươ nhi u ph nề ầ ph c t p vàứ ạ yêu c u nhi u b ph n ph i k t h p v i nhau).ầ ề ộ ầ ố ế ợ ớKi m tra l i danh sách nhân sể ạ ự chính tham gia ch ng trình: MC, lươ ễ tân, đoàn múa lân, ca s , kỹ ỹ thu t viênậ âm thanh, ánh sáng, b n pháo, danh sách kháchắ VIP,….S p x p vắ ế ị trí đ t quà, hoa càiặ áo đ i bi u, n c u ng, b ng khen t p h p t iạ ể ướ ố ằ ậ ợ ạ m t khu v cộ ự đ tránh th t l c vàể ấ ạ giao cho m t ng i qu n lý.ộ ườ ảĐón kháchCác lễ tân chào m i quýờ quan khách, cài hoa, đeo băng cho khách nên chú ý đ ng làm m nh tay ho c làm cho khách m i khó ch uừ ạ ặ ờ ị h ng d n l i đi d nướ ẫ ố ẫ khách vào khu v c làm ch ng trình.ự ươGhi danh sách ng i đ n d , d a vào gi y m i g i m t xu t t ng ph m, m tườ ế ự ự ấ ờ ử ộ ấ ặ ẩ ộ quy n sể ổ tay, m tộ đ c san, báo truy n hình.ặ ềRót n c m i khách.ướ ờNh ng qu n lý có nhi m v s p x p ch đ ng cũng nh biên đ o các đ ngữ ả ệ ụ ắ ế ỗ ứ ư ạ ộ tác l tân trong lúc đón khách.ễLễ tân đón khách v i thái đ ân c n, nhi t tình, vui v .ớ ộ ầ ệ ẻNh c n n b t vui t i, r n rang, trang tr ng và náo n c.ạ ề ậ ươ ộ ọ ứĐ i tr ng đánh t ng b ng đ thu hút s quan tâm c a t t c m i ng i.ộ ố ư ừ ể ự ủ ấ ả ọ ườPhát tài li u cho khách m i.ệ ờ Ban Tổ Ch cứ đón khách r t long tr ng, các ng i m u v i trang ph c cấ ọ ườ ẫ ớ ụ ổ trang võ hi p càng mang l i không khíệ ạ thân thi n, g n gũi.ệ ầKhán phòng d n đ c l p đ y b i h n 250 khách m i c a H i ngh . M iầ ượ ấ ầ ở ơ ờ ủ ộ ị ọ ng i đ n tham gia s ki n v i m t tâm tr ng ph n kh i, hào h ng.ườ ế ự ệ ớ ộ ạ ấ ở ứ II. THAM DỰ H I NGHỘ ỊKhai lễTr c lúc khai lướ ễ 15 phút, ban tổ ch c s p x p 1 sứ ắ ế ố ti t m c văn nghế ụ ệ chào m ng đ quan khách t p trung vào khu v c sân kh u.ừ ể ậ ự ấCh ng trình đ c mươ ượ ở đ u b ng ti t m c văn nghầ ằ ế ụ ệ sôi đ ng vàộ đ c s c doặ ắ nam ca sĩ Ki u Minh đ m nhi m.ề ả ệAnh Vũ Vi t S n -ệ ơ Giám Đ c Kinh Doanh c a Công Ty VinaGame tuyên bố ủ ố khai m c ch ng trình H i ngh khách hàng đ c t ch c t i TP H i Phòngạ ươ ộ ị ượ ổ ứ ạ ả vào ngày 28/ 11/2006 nh m thúc đ y m i quan h t t đ p gi a các phòng máyằ ẩ ố ệ ố ẹ ữ kinh doanh Games - Internet và nhà cung c p d ch v Game Online.ấ ị ụMC b c ra sân kh u chào m ng t t cướ ấ ừ ấ ả quan khách tham gia ch ng trình.ươMC gi i thi uớ ệ đ i bi u tham gia ch ng trình, gi i thi u m cạ ể ươ ớ ệ ụ đích, ý nghĩa c a ch ng trình.ủ ươ MC m i các thành ph n ban lãnh đ o, khách m i VIP lên phát bi u ý ki n.ờ ầ ạ ờ ể ếMC nổ đ nh không khí và t p trung m i ng i v h ng sân kh u.ị ậ ọ ườ ề ướ ấ Ti p theo đó làế ph n gi i thi u vầ ớ ệ ề chính sách bán hàng, về hệ th ng E-sale,ố E-game c a anh Bùi Minh Ph ng - GĐủ ươ công ty Zion, nhà phân ph i thố ẻ cào Vinagame t i mi n B c vàạ ề ắ mi n Trung .ềAnh Ph m Hoàng - Phạ ụ trách bộ ph n Hậ ỗ trợ khách hàng c a VinaGame lênủ trình bày về hệ th ng chăm sóc khách hàng c a công ty, và thông báo v vi cố ủ ề ệ m tr m H tr Khách hàng t i H i Phòng trong th i gian t i.ở ạ ỗ ợ ạ ả ờ ớMC m i quýờ ban lãnh đ o trạ ả về sân kh uấ đ cùng trể ả l i câu h i c a kháchờ ỏ ủ m i vàờ gi i báo chí.ớÂm thanh chu n bẩ ị ít nh t 3 micro và hi u ch nh thích h p.ấ ệ ỉ ợMC nên t o không khí sôi n i và khuy n khích quan khách đ t câu h i.ạ ổ ế ặ ỏC mả n sau m i câu trơ ọ ả l i cũng nhờ ư câu h i,cóỏ thể l p l i câu h i cho m iặ ạ ỏ ọ ng i cùng nghe, t o b u không khíườ ạ ầ h u nghữ ị và trao đ i nhi t tìnhổ ệ [...]... n ph i nói v l i ích c a khách hàng khi tham gia;ử ấ ờ ầ ả ề ợ ủ • Khi g i gi y m i, c n đ ng th i m i luôn ng i thân c a khách hàng. ử ấ ờ ầ ồ ờ ờ ườ ủ Theo dõi ph n h i tả ồ ừ thư m iờ đ xácể đ nh sị ố l ng khách chính xácượ đ n thamế d .ự Đ t thi t b truy n thôngặ ế ị ề Chu n bẩ ị bi n hi u, trang tríể ệ sân kh u, s p x p t ng chi ti t trong khánấ ắ ế ừ ế phòng: Ban tổ ch c phân cơng ki m tra... t nh ng ýắ ắ ữ ki n, ph n h i sau bu i h i ngh .ế ả ồ ổ ộ ị Đem băng hình đ ghi hình nh trong liên hoan chuy n thành đĩa hình g i t ngả ả ể ử ặ khách hàng tham gia. vụ này 8h55 – 9h30 Gi i lao, BTC trả ả l i các câu h i c a các vờ ỏ ủ ị đ iạ bi u vàể khách m iờ 9h30 – 9h40 Phụ trách Phát tri n n i dung c a VTC gi i thi uể ộ ủ ớ ệ về m t sộ ố Game và ng d ng s p ra m tứ ụ ắ ắ 9h40 – 9h45 Văn... m phù h p đ v i s l ng khách m i.ọ ờ ọ ị ể ợ ủ ớ ố ượ ờ N uế đ a đi m khơng cóị ể s n ph i ti n hành đ t chẵ ả ế ặ ỗ tr c cho bu i h i ngh .ướ ổ ộ ị Th i gian tờ ổ ch c: Tứ ừ 7h30 đ n 11h ngày 25/04/2010ế Đ a đi m t ch c:Bu i h i ngh di n ra t i công ty th ng m i H i Phòng,ị ể ổ ứ ổ ộ ị ễ ạ ươ ạ ả s 22 Lý Tố ự tr ng thành ph H i Phòng.ọ ố ả G i gi y m iử ấ ờ G i thở ư m i cho khách tham dờ ự tr c 7... và d ng cụ ụ dùng cho bu iổ lễ nh : bàn gh , c c, ly u ng n c, hoa càiư ế ố ố ướ áo, tài li u, quàệ t ngặ đã chu n bẩ ị đ cho các đ i bi u ch a.ủ ạ ể ư Ki m tra l n cu iể ầ ố đ ng ph c c a l tân đón khách. ồ ụ ủ ễ Trong giờ gi i lao, Ban Tả ổ Ch c ph i liên t c trứ ả ụ ả l i các câu h i c a các vờ ỏ ủ ị đ i bi u:ạ ể Anh Tr nầ Đình Đ c - Phứ ụ trách dự án Ph n m m qu n lýầ ề ả phòng máy CSM lên trình... tích c c. Ai sự ẽ là chủ nhân c a 10 ph n quàủ ầ may m n c a nhàắ ủ tài tr ? Cùngợ b c thăm nào…ố Và đây là nh ng đ i bi u may m n b c thămữ ạ ể ắ ố đ c quàượ t ng c a nhàặ ủ tài tr :ợ T ng quàặ cho khách m i.ờ . sách khách m i trong bu i h i ngh khách hàng. ậ ờ ổ ộ ịLên danh sách khách tham d , so n thự ạ ư m i. Khách m i g m 300 ng i vàờ ồ ườ nh ng khách hàng, . ủ khách hàng. Đây là các b c c th trong vi c chu n b bu i h i ngh khách hàng đi kèmướ ụ ể ệ ẩ ị ổ ộ ị v i ví d c th v bu i h i ngh khách khách