Đang tải... (xem toàn văn)
2.1- Các đặc điểm của một cuộc họp tốt Khái niệm: Một cuộc họp là gì?
Kỹ giao tiếp - Tổ chức họp Tổ chức họp 2.1- Các đặc điểm họp tốt Khái niệm: Một họp gì? - Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi định Vì họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác ý kiến gây nên vấn đề - Một họp tốt hạn chế khác biệt kết đạt Mọi họp phải chuẩn bị, cân nhắc tiến hành để xem làm thế để thứ tốt - Các kiểu họp khác qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức khơng thức), thời gian… Cả hai loại họp thức khơng thức cần đến cẩn thận quan tâm Nó trở nên thức có thờ vấn đề xảy - Các họp phải tuân thủ kết hợp mục đích sau: • Kiểm sốt • Kết hợp • Thơng báo • Thuyết phục -Tiến trình họp bao gồm: • Phân tích giải vấn đề • Tư vấn giải hồ xung đột • Thảo luận trao đổi quan điểm • Nêu vấn đề tạo động • Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ quan điểm • Nhận ý kiến hồi âm • Tăng cường hỏi đáp • Đào tạo phát triển Nói chung mục đích họp nhằm đến định, hành động thay đổi - Chi phí hiệu Mọi họp phải tính đến chi phí Dưới ví dụ số chi phí khác : + Chi phí thời gian + Chi phí vật chất: tiền dụng cụ phụ trợ sử dụng + Chi phí hội: Mọi người làm việc họ khơng đến họp, giá trị hoạt động nao?, bao nhiêu? Vì ln nghĩ đến thời gian người bạn phải chắn họp bạn đáng giá để tổ chức tham dự Cuộc họp tồi dẫn đến: - Quyết định tồi - Chính sách tồi - Tạo nên hỗ độn xáo trộn - Gián đoạn công việc - Gây ý tới nhiệm vụ nhỏ nhiệm vụ lớn quan trọng - Tinh thần thấp - Giảm tiến trình làm việc hỗn lại hành động - Nước mắt Phí thời gian tiền bạc … tất điều dẫn đến kết cơng việc khơng hiệu Do họp tốt thiết phải có phát biểu chủ tịch thành viên Để tránh chi phí cao khó khăn đảm bảo họp thành cơng đáng giá, câu hỏi cần phải đặt chuẩn bị họp : ‘Cuộc họp có thực cần thiết khơng?’ Có lý cụ thể mục đích rõ ràng cho họp đạt ảnh hưởng sau: • Mọi người hiểu rõ họp tổ chức • Mọi người chuẩn bị đóng góp • Mọi người tập trung • Mọi người muốn tham dự họp bạn họp có hiệu • Sắp xếp mơi trường: Việc xếp mơi trường phịng họp tạo nên khơng khí cho họp Đó thuyết trình có chuẩn bị Điều tăng cường cho thuyết trình nói Việc bố trí chỗ ngồi quan trọng sử dụng cho họp khác nhau: Kiểu dạng phòng họp: + Tròn, oval + Hội thảo / hội nghị + Hình vng + Hình chữ U + Nhiệt độ khơng khí phịng + Sạch + Ánh sáng + Kích cỡ phịng + Mùi /mùi thơm + Thiết bị nghe nhìn + Hệ thống âm + Tiếng động, tiếng ồn Mơi trường xung quanh tạo nên khơng khí cho họp Cân nhắc vấn đề môi trường tăng cường thêm cho thuyết trình 2.2- Vai trị người chủ toạ thuyết trình tốt a- Công tác chuẩn bị trước họp Chuẩn bị chương trình - Các mục để thảo luận, cụ thể dẫn - Thứ tự để tổng kết lại họp trước hoạt động - Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( cần) - Các vấn đề hành - Tài liệu - Bảo đảm biên chương trình phát lúc - Bố trí phịng họp - Chỗ ngồi cho đại biểu - Cà phê giải khát Chuẩn bị cá nhân - Chương trình - Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm soát cảm xúc… b- Diễn biến q trình họp Thơng báo giới thiệu chương trình Chủ toạ thơng báo cho người về: + Hình thức họp + Chương trình họp Chương trình đồ họp Nó nói cho thứ tự vấn đề thảo luận Có ba phần gọi thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh thủ tục bế mạc Một chương trình tốt tăng cường cho thuyết trình họp + Biên bản: Trong số họp, biên cần thiết Đơi mẫu form đơn giản số họp khác viết thức chương trình Đó hình thức thuyết trình viết giúp cho thuyết trình nói (chủ toạ thành viên thảo luận) Biên viết thường xuyên với ba chức năng: + Thúc giục hành động: Nhắc người nhận nhiệm vụ họp phải làm làm thời hạn + Là bước nối với họp tiếp theo: nối họp bảo đảm vấn đề báo cáo triển khai + Ghi chép: Ghi chép thường xuyên xảy định thống Biên tốt hiệu trình bày hữu ích chúng : + Chính xác: điều quan trọng bỏ sót gây nên vấn đề + Mục tiêu: Dù chuẩn bị biên phải đưa mục tiêu không đưa ý kiến cá nhân vào + Dễ hiểu: Tóm tắt ghi chép + Trách nhiệm: Ai đảm nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất viết trình bày theo tiêu chuẩn Cơ cấu - Tuân theo chương trình - Thời gian Kiểm sốt - Thời gian - Ứng xử thời gian nói chuyện người - Đặt câu hỏi Tóm tắt - Mỗi phần chương trình - Đạt định rõ ràng Lắng nghe - Cách ứng xử người - Đóng góp Cách nói: - Hình thức ngơn ngữ cử tỏ tự tin - Nói rõ ràng dùng câu ngắn, đơn giản, khơng sử dụng tiếng lóng - Thay đổi tốc độ nói, sẵn sàng đặt câu hỏi - Chọn mức âm lượng phù hợp với người nghe - Nếu sử dụng micro, để micro cách miệng cm - Vừa nói vừa minh hoạ 2.3- Người thuyết trình hiệu a-Ấn tượng ấn tượng cuối Ấn tượng tốt người thuyết trình tạo ra: • Tin tưởng • Tin cậy • Hưởng ứng • Một ấn tượng lâu dài Ấn tượng cuối người thuyết trình tạo ra: • Cơ hội khác Quy luật áp dụng cho ấn tượng đầu cuối buổi họp: Các nghiên cứu tâm lý-xã hội học người tình bày có hội gây ấn tượng mạnh giây đầu tiên/cuối -Bảy giây / cuối xuất hành động -Bảy giây đầu tiên/cuối chuyển động -Bảy giây đầu tiên/cuối phát biểu Bề ngồi hành động ‘nói lên hàng ngàn từ’ người thuyết trình, việc ăn mặc chỉnh tề người trình bày có ý nghĩa lớn, cần phải cân nhắc đến chi tiết sau cho phù hợp: + Tóc + Khn mặt + Quần áo, kiểu quần áo lý sử dụng kiểu quần áo + Giầy + Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước hoa… + Kết hợp mầu sắc b- Cách ứng xử hiệu Để nhận kính trọng, hướng tới người nghe xác quan trọng Trong trình bày có nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, mơi trường địa điểm Ví dụ: “Ơng Trần Văn Cơng, trưởng phịng kinh doanh sẽ… (chính thức giới thiệu đó) “Các q ơng, q bà cơng ty…… (chính thức định nhóm người) “Thưa vị khách quý, thưa ông chủ tịch……” Lưu ý trình bày khơng phép gọi tên khơng, mà cần gọi đầy đủ họ tên với chức danh ngắn gọn Hướng tới người nghe bao gồm tất hình thức viết hành động phù hợp trình bày Viết : Ví dụ: Lời chào mừng cho thư lời nhắn Hành động : Ví dụ: + Đưa nhận tài liệu, cặp, sách, báo cáo + Đưa nhận danh thiếp + Bắt tay + Cúi chào + Cử chỉ: Ngôn ngữ cử hình thức giao tiếp im lặng tế nhị Trong hầu hết trường hợp, ngôn ngữ cử thực chí khơng chủ định Ngơn ngữ cử chuyển tải nội dung định Chúng ta cần học cách đọc thông điệp bắt đầu hiểu thông điệp cử Hiểu kiểu cử khác Buồn giận: Thở ngắn phát tiếng ‘tsk’, vặn tay, ghì chặt tay, ngón tay, đưa tay lên tóc vuốt, gãi gáy… Lo lắng: Ho, phát âm ‘whew’, huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, bồn chồn, lắc tiền chìa khố, kéo tai, vặn tay… Hợp tác:Tựa người phía trước, tay mở, ngồi mép ghế, thiết lập cử từ tay đến mặt, áo chồng khơng cài khuy Bảo thủ: Vịng tay liếc nhìn phía, sờ mũi, dụi mắt, cài khuy áo khoác, dịch chuyển xa Quyền lực, Tự tin: Có cử thân thiện, ngồi thẳng, chống tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay túi áo với ngón tay ngồi, cử niềm nở, quay lưng vào người khác, ngồi tư nghỉ ngơi gần nằm Yếu đuối khơng cảm thấy an tồn: Có chuyển động nhỏ, rụt vai, nhai kẹo cao su, ngồi chơi khơng, cắn ngón tay, dựa phía sau Sử dụng kiểu hiệu Sử dụng kiểu hiệu truyền tải thơng điệp phản ứng dựa trường hợp Ngôn ngữ cử hiệu quan trọng phát biểu ngắn hay dài Việc sử dụng tuỳ thuộc vào mục đích người trình bày nhằm tăng sức thuyết phục chuyển tới người nghe thông điệp không lời tế nhị ... thể dẫn - Thứ tự để tổng kết lại họp trước hoạt động - Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( cần) - Các vấn đề hành - Tài liệu - Bảo đảm biên chương trình phát lúc - Bố trí phòng họp - Chỗ ngồi... khơng đến họp, giá trị hoạt động nao?, bao nhiêu? Vì ln nghĩ đến thời gian người bạn phải chắn họp bạn đáng giá để tổ chức tham dự Cuộc họp tồi dẫn đến: - Quyết định tồi - Chính sách tồi - Tạo nên... cấu - Tn theo chương trình - Thời gian Kiểm sốt - Thời gian - Ứng xử thời gian nói chuyện người - Đặt câu hỏi Tóm tắt - Mỗi phần chương trình - Đạt định rõ ràng Lắng nghe - Cách ứng xử người -