Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI MỞ ĐẦU Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản... Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong giai đoạn hiện nay, đất nước đang trên đà đổi mới gắn liền với sự nghiệp phát triển công nghiệp hóa, đi đôi với hiện đại hóa, thì công tác Văn thư- Lưu trữ càng được Đảng và Nhà nước quan tâm đặc biệt và trở thành một ngành khoa học mang cả bề rộng và bề sâu. Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế” nhằm giúp cán bộ văn thư - lưu trữ trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào thực tế. Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan. Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngành Lưu Trữ Học đã tổ chức đợt thực tập kéo dài 2 tháng.Từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 cho sinh viên. Đợi thực tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp. Được sự quan tâm của nhà trường và sự tiếp nhận của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương , tôi đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã nêu ra. Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học và dưới sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn thư - Lưu trữ của cơ quan trong đợt kiến tập, tôi đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Một công việc đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết các công việc hàng ngày. Thấy được vai trò đó của công tác Văn thư-Lưu trữ là cấp thiết đối với mỗi người. Là một sinh viên thực tập sau bốn năm được học tập tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình đào tạo bậc đại học ngành Lưu Trữ Học.Tuy nhiên còn nhiều điều tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế. Đợt thực tập đã giúp tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan. Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng với sự kết hợp của lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được ở cơ quan thực tập. Chương 1: Giới thiệu vài nét về Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài báo cáo này còn nhiều thiếu sót khó tránh. Vì vậy tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè để tôi có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này. Tôi xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương, cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này và giảng viện thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên cùng các thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp tôi hoàn thành báo cáo thực tập này. Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI MỞ ĐẦU Văn thư- Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng cơng tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong giai đoạn nay, đất nước đà đổi gắn liền với nghiệp phát triển cơng nghiệp hóa, đơi với đại hóa, cơng tác Văn thưLưu trữ Đảng Nhà nước quan tâm đặc biệt trở thành ngành khoa học mang bề rộng bề sâu Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn thư - lưu trữ tương lai, nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Sau hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngành Lưu Trữ Học tổ chức đợt thực tập kéo dài tháng.Từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 cho sinh viên Đợi thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được quan tâm nhà trường tiếp nhận Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương , tơi có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Trong khoảng thời gian này, thân cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn thư - Lưu trữ quan đợt kiến tập, học phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ Một cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Thấy vai trị cơng tác Văn thư-Lưu trữ cấp thiết người Là sinh viên thực tập sau bốn năm học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội nắm kỹ năng, thao tác làm việc chương trình đào tạo bậc đại học ngành Lưu Trữ Học.Tuy nhiên cịn nhiều điều tơi chưa biết cần học hỏi thêm nhiều ứng dụng vào công việc thực tế Đợt thực tập giúp cụ thể hoá nắm kiến thức mình, trưởng thành sau thực tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế với kết hợp lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập Chương 1: Giới thiệu vài nét Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị Do thời gian thực tập ngắn thiếu kinh nghiệm thực tế báo cáo cịn nhiều thiếu sót khó tránh Vì tơi mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy giáo, bạn bè để tơi có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương, cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành tốt đợt thực tập giảng viện thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp tơi hồn thành báo cáo thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 1.1 Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương 1.1.1 Lịch sử hình thành Cuối năm 70, đầu năm 80 kỷ XX tình hình kinh tế mặt đất nước ta gặp nhiều khó khăn, trì trệ: sở sản xuất cạn kiệt nguyên liệu, nhiều nhà máy đóng cửa, cơng nhân thất nghiệp, vật tư nguyên liệu có thứ thiếu nơi này, thừa xí nghiệp khác chất đống kho khơng luân chuyển được, sản phẩm làm không tiêu thụ xếp kho, xã hội khan hiếm, nhiều xí nghiệp xé rào… Trước địi hỏi xúc thực tiễn, yêu cầu cấp bách đặt phải nghiên cứu có luận phương thức quản lý nên thúc đẩy việc chuyển Ban nghiên cứu cải tiến quản lý kinh tế, trực thuộc Ban Bí thư thành Viện nghiên cứu Ngày 14/7/1977 Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương (khóa 4) ban hành Quyết định số 209/NQ-NS/TW thành lập Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Đảng Chính phủ, cử đồng chí Nguyễn Văn Trân làm Viện trưởng, đồng chí Đồn Trọng Truyến làm Phó Viện trưởng Tiếp đó, ngày 10/11/1977, Ban Bí thư ban hành Quyết định số 04 -QĐ/TW quy định nhiệm vụ, quyền hạn quy chế công tác Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Căn Điều 53 Hiến pháp 1959, Điều Luật tổ chức Hội đồng Chính phủ theo đề nghị Hội đồng Chính phủ, Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Quyết nghị số 215-NQ/QHK6 ngày 17 tháng năm 1978 phê chuẩn việc thành lập Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương, quan ngang Bộ Hội đồng Chính phủ Năm 1992, Chính phủ ban hành Nghị định số 07-CP ngày 27/10/1992 giao Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước (nay Bộ Kế hoạch Đầu tư) phụ trách Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Theo Quyết định số 117/2009/QĐ-TTg ngày 29/9/2009 Thủ tướng Chính phủ, Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế giao nhiệm vụ quyền hạn chủ yếu sau: Vị trí chức năng: Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương tổ chức nghiệp khoa học cấp quốc gia trực thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư, thực chức nghiên cứu đề xuất chế, sách quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinh doanh; cung ứng dịch vụ công lĩnh vực nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng cán quản lý kinh tế thực hoạt động tư vấn theo qui định pháp luật; có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản riêng trụ sở thành phố Hà Nội; kinh phí hoạt động ngân sách nhà nước cấp Nhiệm vụ quyền hạn: - Nghiên cứu đề xuất quan có thẩm quyền xem xét, định: + Dự thảo lộ trình, kế hoạch xây dựng, sửa đổi chế, sách quản lý kinh tế vĩ mơ chế, sách quản lý vĩ mô thời kỳ kế hoạch; + Đề án thể chế kinh tế, đổi quản lý kinh tế, sách kinh tế, chế quản lý kinh tế, kế hoạch hóa, mơi trường kinh doanh vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý kinh tế liên ngành khác - Tổng kết thực tiễn quản lý kinh tế nước, kinh nghiệm quốc tế; đề xuất việc thí điểm áp dụng chế, sách, mơ hình quản lý kinh tế - Nghiên cứu lý luận phương pháp luận khoa học quản lý kinh tế phát triển khoa học quản lý kinh tế Việt Nam - Nghiên cứu, tham gia ý kiến chế, sách quản lý kinh tế quan, tổ chức khác soạn thảo - Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kinh tế cung cấp cho quan, tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật Ngoài Viện cịn thực cung ứng dịch vụ cơng như: - Triển khai chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinh doanh lĩnh vực khoa học có liên quan khác theo quy định pháp luật; - Đào tạo tiến sĩ đào tạo, bồi dưỡng cán chuyên ngành quản lý kinh tế theo quy định pháp luật; - Thực hoạt động tư vấn quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinh doanh; - Biên soạn xuất ấn phẩm, cơng trình nghiên cứu khoa học, tài liệu nghiên cứu quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinh doanh; - Hỗ trợ hoạt động Câu lạc doanh nghiệp nhà nước, hợp tác với câu lạc doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác; - Thực hợp tác quốc tế quản lý kinh tế theo phân công Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Viện tổ chức Đảng, đoàn thể * Cơ cấu tổ chức Viện: Theo Quyết định số 117/2009/QĐ-TTg ngày 29/9/2009 Thủ tướng Chính phủ, cấu tổ chức Viện sau: - Lãnh đạo Viện: Viện trưởng phó Viện trưởng Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư bổ nhiệm - Các đơn vị trực thuộc Viện: (1)Ban Thể chế kinh tế (2)Ban Chính sách kinh tế vĩ mô (3)Ban Môi trường kinh doanh lực cạnh tranh (4)Ban Cải cách phát triển doanh nghiệp (5) Ban Chính sách phát triển nơng thơn (6)Ban Chính sách dịch vụ cơng (7)Ban Chính sách đầu tư (8)Trung tâm Tư vấn quản lý Đào tạo (9)Trung tâm thơng tin tư liệu (10)Văn phịng (11)Tạp chí Quản lý kinh tế 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương 1.2.1 Chức Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phịng có chức giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Viện trưởng quản lý tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Viện 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Căn quy định pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Viện xây dựng văn Viện hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; - Giúp Chánh Văn phòng Viện xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Lãnh đạo Viện phê duyệt để tổ chức thực kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức trực thuộc Viện; - Giúp Chánh Văn phịng Viện xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Viện phê duyệt để đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với quan, tổ chức trực thuộc Viện quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, cơng chức, viên chức; - Giúp Chánh Văn phịng Viện phối hợp với Thanh tra Viện, Bộ việc giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; - Thực thống kê văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ văn thư quan theo quy định Khoản Điều 29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Tổ chức thực nhiệm vụ lưu trữ hành quan Bộ; - Tổ chức sơ kết, tổng kết quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi Bộ; - Thực số dịch vụ công công tác lưu trữ theo quy định pháp luật - Tổ chức biên chế - Phịng Văn thư - Lưu trữ có Trưởng phịng, Phó trưởng phịng số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ; - Biên chế Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ trưởng định theo đề nghị Chánh Văn phòng tổng số biên chế để bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ quy định điểm 1.2 Mục I Thông tư này; - Cán bộ, công chức, viên chức Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch cơng chức văn thư, lưu trữ theo quy định Pháp luật 1.2.3 Cơ cấu tổ chức - Bộ phận Văn thư, lưu trữ nằm phịng Hành – Nhân thuộc Văn phòng (cán Văn thư làm kiêm nhiệm công việc cán Lưu trữ) CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ Qua q trình kiến tập, khảo sát tình hình cơng tác văn thư cho thấy cán văn thư thực theo văn quan : Chính Phủ, Bộ Nội Vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành, đạo hướng dẫn nghiệp vụ Cụ thể văn quy định như: + Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội lưu trữ (11/11/2011) + Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP công tác Văn thư + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Nghị định 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 phủ quản lý sử dụng dấu + Công văn 425/ VTLTNN – NVTƯ ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý giải văn đi, văn đến +Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư- lưu trữ quan tổ chức +Thông tư 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Ngoài Viện soạn thảo số văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ dành riêng cho Viện để phù hợp với tính chất cơng việc như: + Sổ tay chất lượng ban hành ngày 26/12/2011 + Quy trình tiếp nhận, xử lý cơng văn đến ban hành ngày 26/12/2011 + Quy trình kiểm sốt hồ sơ ban hành ngày 26/12/2011 + Quy trình kiểm soát tài liệu ban hành ngày 26/12/2011 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ quan, tổ chức Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương trải qua 35 năm thành lập, có nhiều thay đổi quan quản lý cấp chức vai trị Viện khơng thay đổi, Viện quan nghiên cứu xây dựng phát triển khoa học quản lý kinh tế Việt Nam Hiện Viện quản lý phông lưu trữ xếp theo phương án phân loại Thời gian – Cơ cấu tổ chức Tất hồ sơ, tài liệu phòng ban hồ sơ liên quan lưu trữ kho lưu trữ Viện trừ số hồ sơ đề án, báo cáo phải nộp vào lưu trữ quốc gia theo yêu cầu 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu Khoa học – Công nghệ hoạt động lưu trữ củaViện Các hoạt động Văn thư – Lưu trữ Viện áp dụng theo quy trình ISO 9001: 2011 Viện nghiên cứu, soạn thảo ban hành nhằm phù hợp với tính chất hoạt động cơng việc (các sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu tài liệu, liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, quan Viện sử dụng để thực hoạt động hệ thống chất lượng) 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động Văn thư – Lưu trữ - Hàng năm Bộ Kế hoạch & Đầu tư tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức Văn thư - Lưu trữ - Tổ chức thi đua, khen thưởng dựa báo cáo đánh giá thực tế làm việc cán Cuối năm cán Văn thư – Lưu trữ làm kiểm điểm tự đánh giá công việc làm tốt chưa tốt 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ - Tổ chức tra, kiểm tra hàng tháng cán bộ, xử lý vi phạm có cán mắc lỗi nêu họp nội để xử lý 2.1.6 Hợp tác quốc tế văn thư – lưu trữ Không thực hợp tác quốc tế văn thư – lưu trữ 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - Hồ sơ: tập ( ) văn có liên quan với nội dung, việc, vấn đề, hình thành trình giải cơng việc, vấn đề Hồ sơ cịn tập văn kết hợp lại có điểm giống loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành, khu vực, lãnh thổ - Lập hồ sơ: tập hợp văn hình thành trình giải cơng việc thành vấn đề, việc theo đặc trưng khác văn bản, đồng thời xếp biên mục chúng theo phương pháp khoa học - Biên mục hồ sơ: Là công việc bao gồm viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức - Có loại: + Hồ sơ cơng việc + Hồ sơ nhân + Hồ sơ nguyên tắc Lập danh mục hồ sơ, theo dõi tình trạng phân phối tài liệu Các chuyên viên/nghiên cứu viên phân công giải phải theo dõi lập hồ sơ công việc sau thụ lý giải xong công việc phân công xử lý, giải Các đơn vị thuộc Viện, cá nhân sau hồn thành cơng việc liên quan đến cơng văn giấy tờ, đề án, đề tài phải lập hồ sơ công việc theo quy định chung quy trình chun mơn cơng tác lập hồ sơ Văn thư cập nhật tài liệu phê duyệt theo Danh mục tài liệu nội để theo dõi toàn tài liệu ban hành Cơ quan tài liệu phân phối cho Lãnh đạo Cơ quan Văn thư phân phối tài liệu phê duyệt tới đơn vị trực thuộc cá nhân liên quan theo Sổ phân phối tài liệu 10 Qua thực tế tơi tìm hiểu cơng tác Văn thư- Lưu trữ khẳng định nghiệp vụ quan trọng hoạt động quản lý quan nhà nước Nhìn chung cơng tác Văn thư- Lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương có nhiều mặt tích cực vào nếp Được quan tâm, đạo lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương mà công tác Văn thư – Lưu trữ tổ chức tất khâu như: tiếp nhận văn bản,việc tiếp nhận thơng tin, xử lý thơng tin nhanh chóng, lưu trữ hồ sơ tài liệu cách khoa học Viện xây dựng , ban hành, áp dụng văn sổ tay chất lượng công tác văn thư – lưu trữ dành riêng cho Viện Tài liệu kho lưu trữ Viện xếp gọn gàng, khơng bị bó gói, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ diễn liên tục, hàng năm Bên cạnh cơng tác Văn thư- Lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương đầu tư sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư- Lưu trữ để giải nhanh chóng hồn thành công việc quan cách tốt Song bên cạnh cịn số hạn chế: Về cơng tác văn thư - lưu trữ: Chưa có cán chun mơn lưu trữ mà có cán Văn thư kiêm nhiệm Chưa thu thập hồ sơ, tài liệu phịng ban chun mơn kho lưu trữ Trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ sơ sài, chưa đầy đủ Vì quan cần có biện pháp khắc phục để công tác Văn thư- Lưu trữ quan ngày hoàn thiện 3.2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư quan, tổ chức 21 Tuyên truyền, phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư- lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương để tồn thể cán cơng chức quan nắm cách hệ thống công tác Văn thư- Lưu trữ , việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao Thường xuyên tổ chức kiểm tra việc thực văn đạo công tác văn thư - lưu trữ phịng, ban chun mơn để chấn chỉnh cơng tác vào nề nếp quy định pháp luật Bố trí cơng chức, viên chức phụ trách lĩnh vực văn thư - lưu trữ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho công chức, viên chức phịng, ban chun mơn, để nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Nâng cao chất lượng quản lý Lãnh đạo Văn phịng tổng hợp cơng tác Văn thư- Lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị Đối với Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Phải kiện toàn máy tổ chức chức Văn thư- lưu trữ, cán văn thư lưu trữ phải đào tạo, thi tuyển theo chuyên môn Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ để giải công việc quan cách nhanh chóng, kịp thời Đê, tham mưu cho Lãnh đạo Viện quan tâm tới công tác lưu trữ, không để văn thư kiệm nhiệm Đối với môn Văn thư- Lưu trữ , khoa, trường Nâng cao chất lượng đào tạo, cơng tác giảng dậy quy trình nghiệp vụ cho sinh viên chương trình đào tạo ngành học Nhà trường cần thường xuyên tổ chức buổi thực tế ngành học, đợt kiến tập- thực tập cho sinh viên để sinh viên hình dung cơng việc thực tế sau trường Thường xuyên tổ chức buổi tọa đàm nói chuyện ngành học 22 sinh viên với doanh nhân thành đạt để sinh viên có nhìn đắn ngành học Nhà trường cần tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho giảng viên thuộc Khoa 23 KẾT LUẬN Hơn lúc hết việc tổ chức cho sinh viên thực tập việc làm cần thiết thiếu kế hoạch đào tạo hệ thống trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp nói chung Trường Đại học Nội vụ nói riêng Bởi sau tháng thực tập quan tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích, sâu vào thực tế, trực tiếp làm việc với chun mơn mình, rút nhiều kinh nghiệm cho thân để phục vụ cho công việc sau Đồng thời tự xây dựng cho thân phong cách làm việc khoa học, hợp lý đáp ứng yêu cầu xã hội nói chung quan nói riêng Bằng kiến thức học hành trang trang bị, bạn trẻ phát huy hết khả , hồn thành tốt cơng việc mình, giúp ích cho cơng xây dựng bảo vệ đất nước ngày phát triển lên Bên cạnh kết đạt trên, trình làm quen với thực tế cơng tác Văn thư – Lưu trữ không tránh khỏi thiếu xót chun mơn nghiệp vụ Tơi mong nhận quan tâm, bảo, góp ý kiến cán văn phòng chuyên môn nghiệp vụ để trường trở thành cán Văn thư – Lưu trữ có lực vững vàng mặt chuyên môn ý thức tránh nhiệm, kinh nghiệm nghề nghiệp để phục vụ cho q hương nói riêng góp phần vào cơng tác Văn thư – Lưu trữ nước nhà ngày hoàn thiện Qua xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương cán công chức – viên chức quan tạo điều kiện thuận lợi mặt để tơi hồn thành tốt đợt thực tập xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên tồn thể thầy, giáo khoa Văn thư- Lưu trữ tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi hoàn thành xuất sắc báo cáo thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày…tháng…năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Vui 24 PHỤ LỤC Phụ lục: Bìa hồ sơ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG Ký hiệu thông tin Số: .VT HỒ SƠ Từ ngày / / đến ngày ./ / Gồm tờ Phông số: THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục số: Hồ sơ số: Phụ lục: Biên giao nhận hồ sơ 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN VIỆT NAM LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU - Căn Điều 22 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Căn vào Quyết định số 456/QĐ – BKH, ngày 12 tháng 05 năm 2004 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành quy định thực nội quan có quy định cơng tác lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Hôm nay, ngày tháng năm , chúng tơi gồm: Đại diện Phịng Hành – Nhân Ơng (bà) Chức vụ; ……………………… Đại diện bên giao tài liệu Ông (bà)………………………………….Chức vụ; ……………………… Cùng thống lập biên giao nhận tài liệu sau: Số lượng hồ sơ, tài liệu: Tình trạng tài liệu: Danh mục hồ sơ theo Mục lục hồ sơ lưu kèm theo Biên lập thành 02 bản, bên giữ 01 BÊN GIAO BÊN NHẬN (Họ tên, chữ ký) (Họ tên, chữ ký) Phụ lục: Mục lục hồ sơ nộp lưu 26 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN Độc lập – Tự – Hạnh phúc LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU STT Tiêu đề hồ sơ Số lượng Ghi Phụ lục: Mục lục hồ sơ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ VIỆT NAM KINH TẾ TRUNG ƯƠNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ Hộp Hồ sơ Tiêu đề Thời hạn số số hồ sơ bảo quản Ghi Phụ lục: Biểu mẫu Số TT Số, ký hiệu Ngày, tháng Tác giả văn văn văn 27 Trích yếu nội dung văn Tờ số Ghi Phụ lục: Giấy đề nghị khai thác sổ khai thác tài liệu 28 29 Viện Nghiên cứu quản lý Kinh tế CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA Trung ương VIỆT NAM TÊN ĐƠN VỊ Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY ĐỀ NGHỊ KHAI THÁC SỬ DỤNG HỒ SƠ - TÀI LIỆU LƯU TRỮ - Họ tên:……………………………………………………………… - Đơn vị công tác:………………………………………………………… - Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu số………… ngày… tháng… năm…… - Hình thức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu :……………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… - Mục đích khai thác hồ sơ, tài liệu:…………………………………… …………………………………………………………………………… - Ngày trả:………………………………………………………………… Ý kiến Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo đơn vị Người đề nghị phát hành văn đề nghị khai thác tài liệu (Ký tên) (Ký tên) SỔ KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số Ngày TT khai Họ tên Đơn vị Nội dung khai thác khai thác 29 Số Ký Ghi lượng tên 30 thác Phụ lục: Một số hình ảnh 30 31 Viện quản lý kinh tế Trung ương 31 32 Kho lưu trữ Của Viện Một phần phòng văn thư, lưu trữ (Thuộc Hành – Nhân sự) 32 33 BỘ NỘI VỤ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NAM NỘI Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 19 tháng 06 năm 2016 33 34 PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT KẾT QUẢ KIẾN TẬP ĐẠI HỌC LƯU TRỮ HỌC ( KHOÁ HỌC 2013 – 2017 ) Họ tên sinh viên: ………………………………………………………………… Lớp: ………………………………………………………………………………… Kiến tập quan, tổ chức: ……………………………………………………… Từ ngày:……………………………….đến ngày………………………………… I NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐÃ KIẾN TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………… II TỰ NHẬN XÉT ƯU, KHUYẾT ĐIỂM TRONG THỜI GIAN KIẾN TẬP 34 35 …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………… SINH VIÊN (Ký ghi rõ họ tên) 35 ... CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ Qua trình kiến... Qua thực tế tơi tìm hiểu cơng tác Văn th? ?- Lưu trữ khẳng định nghiệp vụ quan trọng hoạt động quản lý quan nhà nước Nhìn chung cơng tác Văn th? ?- Lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương. .. nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương 1.2.1 Chức Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phịng có chức giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Viện trưởng quản lý tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Viện 1.2.2