Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT Khái quát chung chu trình 1.1 Khái niệm chu trình Trong q trình hoạt động doanh nghiệp có công việc lặp lặp lại thường xuyên, liên tục qua trình tự định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn nhiều phận, cá nhân thực Để đảm bảo hoạt động diễn nhịp nhàng, nhằm đạt hiệu cao cần phải phối hợp hoạt động chức năng, phận, nhân tham gia chu trình Do cần thiết phải tổ chức trao đổi liệu, thông tin cách khoa học phận để công việc tiến hành xuyên suốt, xác định trách nhiệm cụ thể phận việc phối hợp thực nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót Tuy khác ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu doanh nghiệp tổ chức theo chu trình gồm chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi chu trình tài Sơ đồ 1.1: Các chu trình doanh nghiệp Chu trình tài T Chu trình cung ứng H’ H Chu trình chuyển đổi T Chu trình doanh thu Chu trình bán hàng thu tiền gồm định trình cần thiết cho chuyển nhượng quyền sỡ hữu hàng hoá dịch vụ cho khách hàng sau chúng sẵn sàng chờ bán Chu trình bắt đầu đơn đặt hàng khách hàng chấm dứt chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa dịch vụ thành khoản phải thu cuối thành tiền Vậy, chu trình bán hàng thu tiền trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền quyền thu tiền từ khách hàng Chu trình doanh thu tồn loại hình doanh nghiệp tổ chức tương tự Để thực cách đồng khâu, giai đoạn hoạt động bán hàng đòi hỏi phải có phối hợp chặt chẽ khoa học phận nói Bất kì gián đoạn thiếu đồng dẫn đến sai sót, trục trặc hay thất q trình bán hàng, theo dõi cơng nợ nhận tiền toán khách hàng 1.2 Mục tiêu chu trình doanh thu Chu trình doanh thu bao gồm nghiệp vụ kế toán ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng thu tiền khách hàng Các công việc ghi nhận, xử lí nghiệp vụ bán hàng diễn liên tục lặp lại lần bán hàng dừng lại doanh nghiệp ngừng hoạt động Nếu doanh nghiệp thiết kế chu trình doanh thu cách hữu hiệu với hỗ trợ công nghệ thông tin đại đảm bảo nghiệp vụ bán hàng toán tiền khách hàng thực cách nhanh chóng, xác kiểm soát tốt Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang Mục tiêu chu trình doanh thu phối hợp nhịp nhàng hiệu phận việc bán hàng, theo dõi toán thu tiền khách hàng Các nội dung công việc chủ yếu chu trình doanh thu bao gồm:  Ghi nhận đơn đặt hàng nhanh chóng xác  Kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng lượng hàng sẵn có  Giao hàng hay cung cấp dịch vụ thời hạn  Xuất hóa đơn cho khách hàng xác kịp thời  Ghi nhận doanh thu cách xác  Theo dõi tình hình cơng nợ toán khách hàng  Thu tiền ( tiền mặt tiền gửi ngân hàng) 1.3 Chức chu trình doanh thu Sơ đồ1.2: Các chức chu trình doanh thu Nhận đơn đặt hàng KT tín dụng tồn kho Lập lệnh bán hàng Chuẩn bị hàng Cung cấp dịch vụ Giao hàng Lập hóa đơn Thu tiền Ghi sổ lập báo cáo Theo dõi khoản phải thu 1.3.1 Xử lí đơn đặt hàng  Nhận đơn đặt hàng Đây khâu chu trình doanh thu, thường thực phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh Đặt hàng khách hàng ghi nhận nhiều cách khác nhau, khách hàng điền vào mẫu đơn đặt hàng in sẵn khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại, điền vào mẫu đơn đặt hàng trang web cơng ty Ngồi nhân viên bán hàng đến gặp trực tiếp khách hàng để nhân đơn đặt hàng Yêu cầu khách hàng phải ghi nhận cách cụ thể xác chủng loại hàng hóa, số lượng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng điều kiện toán ,vận chuyển hàng hóa Đây thơng tin làm sở để thực bước công việc chu trình  Kiểm tra tín dụng tồn kho Thông thường khách hàng phép mua chịu đến giới hạn định Do đó, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư công nợ khách hàng đảm bảo tài khách hàng trước chấp nhận đơn đặt hàng toán sau Nếu đơn đặt hàng nhận từ khách hàng thường xun thơng tin tín dụng liên quan đến khách hàng có sẵn sở liệu công ty Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang Nếu đơn đặt hàng khách hàng trường hợp đặc biệt nhân viên bán hàng phải báo cáo cho nhà quản lí xem xét riêng cho trường hợp Nếu lần bán chịu làm tổng mức nợ khách hàng lớn mức tín dụng cho phép, nhân viên bán hàng yêu cầu khách hàng toán bớt nợ cũ trước thực đơn hàng Có thể nhận thấy, khâu phận bán hàng phận công nợ phải phối hợp chặt chẽ với Biến động tình hình cơng nợ khách hàng phải kế toán cập nhật kịp thời để cung cấp thông tin cách nhanh chóng kịp thời giúp phận bán hàng xử lí đơn đặt hàng Trước chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần phải xác định lượng hàng khách hàng yêu cầu có sẵn có đủ thời gian giao hàng Do bước nhân viên bán hàng cần thực kiểm tra lượng hàng tồn kho Xác định hàng đặt đáp ứng hay khơng nhiệm vụ phức tạp Đối với doanh ngiệp thương mại doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, nhân viên bán hàng thực kiểm kê thực tế số lượng hàng hóa có kho Thơng thường doanh nghiệp thường phải trì lượng tồn kho định để đảm bảo an toàn cho việc tiêu thụ Trong trường hợp hệ thống thông tin thiết kế tốt, lượng hàng dự trữ được giảm xuống đến mức thấp nhân viên bán hàng phân quyền truy cập vào liệu tồn kho mặt hàng để xác định lượng hàng có, số lượng hàng đường thời điểm dự kiến hàng đến kho Như để thực việc kiểm tra lượng tồn kho phục vụ cho cơng tác bán hàng, tình hình biến động hàng tồn kho phải kế toán hàng tồn kho cập nhật xác kịp thời thời điểm phát sinh tăng hay giảm Nếu sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải phối hợp thông tin với phận kế hoạch phận sản xuất để xác định ngày sản xuất hoàn trước chấp nhận đơn hàng  Lập lệnh bán hàng Đơn đặt hàng sau chấp nhận sở để lập lệnh bán hàng Lệnh bán hàng phận bán hàng lập, in nhiều liên chuyển đến phận khác để tiếp tuc thực chu trình Lệnh bánh hàng thể đầy đủ thơng tin tên loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, thông tin khách hàng, địa giao hàng, thời gian giao hàng , điều kiện tốn Thơng thường lệnh bán hàng gửi cho khách hàng chấp nhận đơn đặt hàng xác nhận lại thông tin điều kiện giao hàng Một liên chuyển đến phận chuẩn bị hàng để chuẩn bị hàng, đóng gói Một liên chuyển đến phận kho để làm thủ tục xuất kho hàng hóa đóng vai trò phiếu xuất kho Một liên lưu giữ phận bán hàng để tiếp tục xử lí, theo dõi kiểm sốt tồn hoạt động đến hàng hóa giao cho khách hàng thu tiền Các liên lại lệnh bán hàng gửi đến phận kế toán để phận biết chuẩn bị lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ thu tiền bán hàng 1.3.2 Chức giao hàng  Chuẩn bị hàng Thông tin lệnh bán hàng sở để phận chuẩn bị hàng thực bước công việc Sau nhận lệnh bán hàng, hàng có sẵn kho, phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo số lượng,chủng loại, đóng gói làm thủ tục để xuất hàng cho khách Trong trường hợp phải tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng phải cung ứng có hàng cơng việc chuẩn bị Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang hàng phức tạp hơn, đòi hỏi phải có phối hợp đồng hiệu phòng kinh doanh phận sản xuất, cung ứng đảm bảo việc giao hàng cho khách thời hạn thỏa thuận  Giao hàng Đến ngày giao hàng, khách hàng nhận hàng kho doanh nghiệp chuyển hàng giao cho khách địa điểm định Bộ phận giao hàng phải lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa Giấy báo gửi hàng phiếu xuất kho vận đơn Hàng hóa vận chuyển phương tiện doanh nghiệp thông qua đơn vị vận tải, dich vụ chuyển hàng, dịch vụ bưu điện Vận đơn chứng từ giao nhận hàng phận gửi hàng đơn vị vận tải, thể đầy đủ thông tin liên quan đến loại hàng hóa gửi đi, sở để tốn cước phí vận chuyển giải tranh chấp thiếu hụt, hư hỏng hàng hóa trình vận chuyển Các chứng từ chi phí liên quan đến việc vận chuyển tập hợp chuyển phòng kế tốn để tốn theo dõi 1.3.3 Lập hóa đơn Sau hàng hóa giao cho khách hàng, liên giấy báo gửi hàng chuyển đến phận lập hóa đơn Lúc phận lập hóa đơn có đầy đủ chứng từ để chứng minh hoạt động bán hàng hoàn tất Sauk hi kiểm tra, đối chiếu chứng từ liên quan, phận tiến hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng Hóa đơn bán hàng chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển đến người mua nghĩa vụ toán người mua Trên hóa đơn ghi rõ số lượng, đơn giá loại, tổng giá trị loại hàng hóa tiêu thụ điều kiện tốn thuế giá trị gia tăng Đây chứng từ quan trọng hệ thống nghiệp vụ bán hàng, lập thành nhiều liên để gửi cho khách hàng, làm sở để phận kế toán bán hàng ghi nhận hạch toán doanh thu,thuế GTGT, phận kế tốn cơng nợ theo dõi khoản phải thu khách hàng lưu phận lập hóa đơn Việc lập hóa đơn thường phải đợi đến hàng hóa thuộc quyền sở hữu người mua để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa Trên thực tế, giao hàng cho khách kho doanh nghiệp thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng vừa giao Trong trường hợp hàng hóa phải vận chuyển đến giao kho hàng khách hàng, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu lúc khách hàng nhận hàng 1.3.4 Theo dõi công nợ thu tiền  Theo dõi khoản phải thu khách hàng Các khoản phải thu theo dõi riêng biệt cho khách hàng Có hai phương pháp tổ chức theo dõi khoản phải thu khách hàng: phương pháp theo dõi toán theo hóa đơn phương pháp kết chuyển số dư  Phương pháp theo dõi tốn theo hóa đơn: khách hàng tốn dứt điểm hóa đơn Bộ phận kế toán theo dõi sổ chi tiết công nợ khách hàng khoản phải thu, thu số dư nợ chi tiết theo hóa đơn, Phương pháp cho phép theo dõi tất hóa đơn chưa tốn phân tích chúng theo thời hạn nợ Ưu điểm phương pháp cung cấp thông tin cụ thể, rõ ràng hỗ trợ cho sách chiết khấu bán hàng nhằm khuyến khích khách hàng tốn hạn theo hóa đơn Tuy nhiên, phương pháp theo dõi tốn theo hóa đơn đòi hỏi trình độ kế tốn cao, chi phí nhiều  Phương pháp kết chuyển số dư: Bộ phận kế tốn khơng theo dõi tốn chi tiết theo hóa đơn bán hàng mà theo dõi tổng số dư đầu kì, tổng số nợ phát Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang sinh kì, tổng số tiền tốn số nợ khách hàng vào cuối kì Phương pháp đơn giản khơng hỗ trợ thực sách chiết khấu bán hàng nhu cung cấp thông tin khoản khách hàng chậm toán 1.3.5 Nhận tiền tốn Khách hàng tốn tiền mặt chuyển khoản Trong trường hợp khách hàng toán tiền mặt, phận kế toán tiền mặt lập phiếu thu thủ quỹ tiến hành thu tiền Phiếu thu lập thành nhiều liên, liên giao khách hàng liên lại sử dụng để hạch toán, lưu trữ phận kế toán Phiếu thu sở để hạch toán vào sổ kế toán tài khoản tiền mặt Khi khách hàng mua hàng toán tiền mặt khơng cần phải theo dõi khoản phải thu Trường hợp khách hàng toán chuyển khoản qua ngân hàng, phận kế toán tiền gửi ngân hàng vào giấy báo có ngân hàng để tiến hành hạch toán vào sổ kế toán tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời thơng báo cho phận kế tốn theo dõi cơng nợ để cập nhật tình hình tốn khách hàng 1.4 Mối quan hệ phận chu trình doanh thu Chu trình doanh thu liên quan đến hai phận phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh phận kế tốn thuộc phòng kế tốn Bộ phận kinh doanh: Có chức xác định thỏa mãn nhu cầu khách hàng, thực công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch phát triển sản phẩm dịch vụ, bán hàng chăm sóc khách hàng Mục tiêu phòng kinh doanh tối đa doanh số thực tối thiểu chi phí hoạt động bán hàng Hệ thống thông tin bán hàng bao gồm người, thiết bị quy trình nhằm thu thập, xử lí cung cấp thơng tin kịp thời xác phục vụ cho việc phối hợp cá nhân, phận trình bán hàng Bộ phận kế tốn: Có trách nhiệm ghi nhận, xử lí, phân tích lưu trữ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến biến động hàng hóa, doanh thu theo khách hàng, thị trường, theo dõi công nợ theo khách hàng, ghi nhận đầy đủ khoản thuế liên quan đến trình tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chi phí, xác định kết tiêu thụ…cung cấp thơng tin cho phận bán hàng quản trị cấp thơng qua báo cáo thích hợp Để đảm bảo mối quan hệ phối hợp chức năng, phận chu trình cần phải xây dựng hệ thống thơng tin quản lí chu trình mối quan hệ chúng với hệ thống thơng tin kế tốn Bộ phận thực cơng đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời xác cho phận thực cơng đoạn sau để phận triển khai công việc nhằm hồn thành trọn vẹn chức chu trình Ngược lại, phận thực bước công việc sau phải cung cấp thông tin phản hồi cho phận trước để báo cáo tình hình tiến triển cơng việc vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải báo cáo kịp thời cho cấp quản lí tình hình kết thực kế hoạch công tác Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang Sơ đồ 1.3 Mối quan hệ phận chu trình doanh thu P Kinh doanh Giaohàng hàngvà Giao vận chuyển vận chuyển Bánhàng hàng Bán Nhận đơn đặt hàng P Kế tốn KT tín dụng tồn kho Lập lệnh bán hàng KT HTK Chuẩn bị hàng Cung cấp dịch vụ Hóa đơn Giao hàng Theo dõi phải thu Lập hóa đơn Thu tiền Thu tiền KT tổng hợp Ghi sổ lập báo cáo Theo dõi khoản phải thu 1.5 Mối quan hệ chu trình doanh thu chu trình khác Chu trình doanh thu với chu trình cung ứng chu trình chuyển đổi có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc lẫn Đối với chu trình doanh thu, nhận đơn đặt hàng lúc bắt đầu phát sinh nhu cầu cung ứng lượng hàng hóa cho khách hàng Nếu doanh nghiệp thương mại, đối chiếu lượng hàng hóa đơn đặt hàng với hàng tồn kho thấy lượng hàng tồn kho thiếu lượng hàng tồn kho thiếu để xác định nhu cầu cung ứng, điểm khởi đầu chuỗi cung ứng Đối với doanh nghiệp sản xuất, phát sinh lệnh bán hàng, lệnh bán hàng chuyển đến phận kế hoạch lập kế hoạch sản xuất, phận kế hoạch xác định định mức sản xuất để đưa lượng nguyên vật liệu cần để cung ứng lượng đơn đặt hàng, sau đem đối chiếu với lượng nguyên vật liệu tồn kho, thấy xuất lượng nguyên vật liệu thiếu lượng ngun vật liệu thiếu mà phận cung ứng cần mua thêm để trình sản xuất hàng hóa diễn thuận lợi, kết thúc chu trình chuyển đổi, lượng hàng hóa sản xuất cung ứng cho phận bán hàng chuyển giao hàng hóa cho khách hàng theo cam kết Nội dung chu trình tài doanh nghiệp rộng, bao gồm tất hoạt động doanh nghiệp thông qua việc huy động sử dụng vốn có hiệu Như vậy, chu trình tài bao gồm tất hoạt động chức doanh nghiệp, nhiên yêu cầu quản lý, hoạt động thuộc chức bán hàng thu tiền tách riêng thành chu trình doanh thu, hoạt động thuộc Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang chức mua hàng tốn thành chu trình cung ứng, hoạt động sản xuất kế tốn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm thuộc chu trình chuyển đổi Như hoạt động lại chu trình tài bao gồm hoạt động huy động vốn, hoạt động đầu tư mua sắm tài sản cố định, hoạt động kế toán tổng hợp lập báo cáo tài Như vậy, chu trình tài có chức huy động vốn từ nhiều nguồn khác để tài trợ cho chu trình cung ứng, chuyển đổi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, mua máy mọc thiết bị phục vụ sản xuất Bên cạnh đó, chu trình cung ứng, chuyển đổi, doanh thu cung cấp thơng tin doanh thu chi phí để chu trình tài lập báo cáo tài chính, xác định lợi nhuận giữ lại để tái đầu tư, nâng cao hiệu kinh doanh Tổ chức thông tin chu trình doanh thu 2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ chu trình doanh thu Để hệ thống chứng từ chu trình bán hàng thu tiền phản ánh thông tin nghiệp vụ kinh tế xác doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ khoa học, hợp lý Việc xếp, phân loại, tiếp nhận, xử lý xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ quan trọng doanh nghiệp thủ tục kiểm sốt nội doanh nghiệp Thơng tin số liệu chứng từ kế toán quan trọng để ghi sổ kế tốn Tính trung thực thơng tin phản ánh chứng từ kế tốn định tính trung thực số liệu kế tốn, tổ chức tốt việc thu nhận thông tin nghiệp vụ kinh tế - tài phát sinh chu trình bán hàng thu tiền phản ánh vào chứng từ kế tốn có ý nghĩa định chất lượng cơng tác kế tốn kiểm sốt nội chu trình doanh nghiệp Cần phải đảm bảo chứng từ lập theo qui định chế độ kế toán quy định doanh nghiêp, chứng từ phải phản ánh trung thực thơng tin, phải có đầy đủ chữ ký người lập chứng từ, người ký duyệt, người có thẩm quyền người ủy quyền Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh phù hợp, cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ phận chức doanh nghiệp nhằm giảm bớt thủ tục, chứng từ kế toán không cần thiết tiết kiệm thời gian.Các chứng từ sử dụng chu trình bán hàng thu tiền gồm:  Đơn đặt hàng khách hàng  Lệnh bán hàng  Phiếu xuất kho  Vận đơn, hóa đơn vận chuyển  Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT  Các chứng từ liên quan đến việc phê chuẩn bán chịu, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, chấp nhận hàng bán bị trả lại  Hóa đơn hàng bán trả lại bên mua, hóa đơn điều chỉnh khoản giảm trừ doanh thu, biên trả lại hàng  Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng, séc tốn, thư tín dụng (trong trường hợp xuất hàng hóa) Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang Sơ đồ 1.4: Lưu chuyển chứng từ chức chu trình doanh thu Khách hàng Xử lí đơn đặt hàng Lập hóa đơn KH ĐĐH Chấp nhận ĐH Kho hàng Giao hàng PXK P giao hàng LBH Chuẩn bị CT BH Cập nhật liệu Giá, TS LBH PXK Thông báo gửi hàng HĐ bán hàng Thông báo gửi hàng Xuất hàng, cập nhật HTK HĐ bán hàng Chuyển hàng cho khách hàng Ghi nhật kí bán hàng HĐ bán hàng HĐ bán hàng Theo dõi công nợ 2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sách kế tốn, báo cáo chu trình doanh thu  Tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản sử dụng chu trình bán hàng-thu tiền gồm:  TK 511: Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ  TK 512: Doanh thu bán hàng nội  TK 521: Chiết khấu thương mại  TK 531: Hàng bán bị trả lại  TK 532: Giảm giá hàng bán  TK 131: Phải thu khách hàng  TK 111: Tiền mặt Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang  TK 112: Tiền gửi ngân hàng  TK 3331: Thuế GTGT đầu Ngoài ra, theo yêu cầu quản lý, kiểm sốt doanh nghiệp doanh nghiệp chi tiết tài khoản cho phù hợp với đặc điểm quản lý kiểm sốt tốt cho doanh nghiệp  Sổ sách kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thể chứng từ sau sổ sách kế tốn Vì mà sổ sách kế toán chi tiết tổng hợp có tác dụng kiểm sốt nghiệp vụ, nội dung kinh tế nghiệp vụ Mỗi doanh nghiệp lựa chọn cho hình thức kế tốn thích hợp nhiên phải tuân thủ theo quy định tài Mỗi hình thức có khác xong dù sử dụng hình thức đòi hỏi sổ sách sử dụng phải đồng Trình tự ghi sổ phải quy định trước để tạo thành yếu tố kiểm sốt có hiệu lực Và chu trình bán hàng-thu tiền phải đảm bảo u cầu này, có hệ thống kiểm sốt nội chu trình có tác dụng Đối với hình thức kế tốn có loại sổ khác nhau, ta lấy ví dụ loại sổ sử dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ chu trình bán hàng-thu tiền bao gồm loại sổ sau:  Chứng từ ghi sổ cho tài khoản chu trình  Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ  Sổ tài khoản  Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng  Sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng  Sổ chi tiết bán hàng  Sổ chi tiết thuế GTGT đầu 2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo chu trình Các bảng báo cáo kế tốn chu trình bán hàng thu tiền nhằm cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho kiểm soát nội chu trình cho cơng tác kế tốn, cơng tác kiểm tra, quản lý Các báo cáo thường lập vào cuối tháng, quý Các báo cáo chu trình bán hàng thu tiền gồm:  Bảng cân đối số phát sinh tài khoản chu trình  Báo cáo số lượng hàng bán tháng (quý)  Báo cáo số dư công nợ khách hàng  Báo cáo doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ tháng (quý)  Báo cáo thuế GTGT đầu Tóm lại, hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp thơng tin cho bên lẫn bên doanh nghiệp Người sử dụng thơng tin dựa vào xác trung thực thông tin báo cáo để định quản lý, đầu tư Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang 2.4 Quy trình xử lí đơn đặt hàng Sơ đồ 1.5: quy trình xử lí bán hàng Khách hàng Đơn đặt hàng Nhập liệu đặt hàng Kiểm tra tín dụng tồn kho Dữ liệu công nợ HIển thị kết Dữ liệu tồn kho Đơn đặt hàng Dữ liệu đặt hàng N In chứng từ bán hàng Lệnh bán hàng (thông báo BH) Kho hàng Lệnh bán hàng (chấp nhận ĐH) Lệnh bán hàng (chấp nhận ĐH) P.kế toán Khách hàng Lệnh bán hàng N Đơn đặt hàng nhập vào máy tính nhân viên bán hàng Chương trình tự động thực việc kiểm tra số lượng hàng hóa có để thực đơn đặt hàng Mỗi có biến động tăng hay giảm số lượng loại hàng hóa số cập nhật Nếu lượng hàng có sẵn cơng ty khơng đủ để giao cho khách Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page 10 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang Sơ đồ 2.2.4 Quy trình thu tiền khách hàng Khách hàng Thông báo trả tiền Nhập liệu Dữ liệu Phải thu khách hàng Phiếu thu (giao KH) In phiếu thu Phiếu thu ( Thủ quỹ) Dữ liệu khách hàng Phiếu thu (Kế toán tiền mặt)  Khách hàng tốn qua ngân hàng: Tại cơng ty, hình thức toán tiền hàng qua hệ thống tài khoản ngân hàng chủ yếu Khi khách hàng chuyển tiền vào tài khoản Ngân hàng để trả tiền hàng cho cơng ty, sau thực giao dịch xong, phía Ngân hàng gửi lệnh chuyển có cho cơng ty Và vào lệnh chuyển có kế tốn toán ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, đồng thời chuyển cho kế tốn cơng nợ để kế tốn công nợ ghi giảm khoản phải thu khách hàng Cuối ngày cơng ty u cầu kế tốn tốn phải đối chiếu với bảng kê chi tiết tài khoản ngân hàng công ty ngân hàng gửi đến Việc đối chiếu đảm bảo khoản tiền thu, chi qua chuyển khoản ngân hàng kế tốn ghi sổ đầy đủ xác Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page 50 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang Màn hình nhập liệu báo có ngân hàng sau: LÊNH CHUYỂN CÓ Loại giao dịch : Lệnh chuyển có giá trị cao Số bút tốn: 00000175 Số giao dịch : 10004357 Ngày giao dịch: 20/12/2011 Ngân hàng gửi : NHTMCP Công Thương CN Đà Nẵng Ngày, nhận: 20/12/2011 Người nhận : NHTM CP Công thương CN Đà Nẵng Mã NH: 01311001 TK nợ Mã NH: 48201001 TK có Người phát lệnh: TỔNG CTY DUC GIANG CTY CP Số CMND : SO 59 DUC GIANG LONG BIEN HN Tài khoản : 0531100034005 Tại NH: 01311001- NH TMCP Quan doi Ha noi Người nhận lệnh: TỔNG CÔNG TY CO PHAN DET MAY HOA THO Số CMND : Số TK: 10201.000.019.101 Tại NH: 48201001- NHTMCP Công thương CN Đà Nẵng Mã số thuế : Chương- loại- khoản- hạn - mục: Nội dung: TT TIEN GIA CONG THEO HD 005912 Số tiền số: 365.661.000 Bằng chữ : Ba trăm sáu mươi lăm triệu sáu trăm sáu mươi mốt nghìn đồng KẾ TỐN Phạm Thị Thắm lớp 33k12 KIỂM SOÁT CHỦ TÀI KHOẢN Page 51 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HỊA THỌ VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY 36- Ông Ích Đường, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng SỔ TIỀN GỬI Tháng 12 năm 2011 Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Chứng từ Ngày Phát sinh Số 01/12/11 0095 01/12/11 0148 177 01/12/11 181 Diễn giải Dư đầu kỳ Thu tiền bán hàng Thu tiền bán hàng Cơng ty CP Hưng An Bình trả tiền mua sợi Thu tiền bán sợi TK đối ứng Nợ 13605 350.000.000 15.388.376.996 15.738.376.996 13605 300.000.000 16.038.376.996 13605 175.000.000 16.213.376.996 13605 250.000.000 16.675.627.652 Tổng phát sinh Dư cuối kỳ Có 336.724.504.872 Số dư 340.424.545.455 11.688.336.413 Ngày…tháng…năm Kế toán ghi sổ Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Giám đốc Kế toán trưởng Page 52 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang Kiểm sốt chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ  Kiểm sốt nhập liệu: Công ty sử dụng phần mềm kế tốn Bravo 7.0, nhân viên có user mật riêng, có phân quyền việc truy cập nhập liệu Phần mềm có khả liên kết liệu chu trình, cơng đoạn sau dựa liệu công đoạn trước nên giảm thiểu trường hợp nhầm lẫn, bỏ sót nhiệm vụ Cơng ty lập lệnh xuất hàng lập hóa đơn phần mềm, theo phần mềm tự truy cập giá bán thuế suất, hạn chế sai sót cơng tác lập chứng từ Nhân viên lập bảng kê nghiệp vụ, hóa đơn để kiểm tra xem nhập đầy đủ nghiệp vụ hay khơng  Quy trình xử lí đơn đặt hàng: Theo quy tắc phân chia trách nhiệm, phòng kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận xử lý ĐĐH gTheo đó, sau nhận ĐĐH, nhân viên phòng kinh doanh phải kiểm tra đơn đặt hàng (tính có thật đơn đặt hàng, kiểm tra lượng hàng tồn kho) Ngoài đồng thời với việc xét duyệt nhu cầu mua hàng , phòng kinh doanh phải cân nhắc khả tốn hay tín nhiệm khách hàng để phê chuẩn việc bán chịu phần hay toàn lơ hàng Cơng ty có tách biệt theo dõi cơng nợ phòng kế tốn xét duyệt tín dụng khách hàng phòng kinh doanh nên tránh trường hợp nhân viên phòng kinh doanh cố tình gian lận nghiệp vụ xem xét bán chịu cho khách hàng Với thủ tục kiểm soát mà công ty áp dụng xét duyệt ĐĐH, công ty thực tốt, giảm thiểu rủi ro khách hàng giả mạo, khách hàng ảo, tránh trường hợp nhận đơn hàng mà khơng có khả cung cấp, không đáp ứng yêu cầu khách hàng Xác nhận đơn hàng gửi trưởng phòng SX-KD xem xét đầy đủ điều kiện ĐĐH số lượng hàng để giao Công ty đề thủ tục ĐĐH sau duyệt chuyển đến phòng kế toán, việc tạo kiểm soát chéo phận giúp kế toán theo dõi nghiệp vụ bán hàng từ lúc phát sinh, sở để kế tốn đối chiếu kiểm tra hóa đơn  Quy trình giao hàng: Để xuất kho chuyển giao hàng cho khách hàng trước hết phải làm thủ tục lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho sau đơn vị sản xuất lập đưa cho TGĐ công ty để ký duyệt, việc ký duyệt tạo tác dụng kiểm sốt việc xuất hàng phê duyệt người có thẩm quyền Tiếp theo, phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho, thủ kho phải ghi số lượng mà thủ kho thực xuất, ký vào, đồng thời người nhận hàng (khách hàng) phải ký vào, thủ tục để kiểm soát số lượng hàng thực xuất để xác nhận khách hàng người nhận hàng ký nhận hàng Trước giao hàng, khách hàng, phòng quản lý chất lượng đơn vị sản xuất tham gia kiểm tra hàng hóa trước nên doanh nghiệp tránh nhiều trường hợp khách hàng trả lại hàng Công ty thành lập phận gửi hàng riêng, giao hàng cho người vận chuyển có phiếu giao hàng đánh số thứ tự trước, người gửi hàng người vận chuyển ký xác nhận giao nhận số hàng Phiếu giao hàng lập vào phiếu xuất kho Phiếu giao hàng lập thành liên, bên giữ liên Sau vận chuyển hàng đến cho khách hàng đơn vị vận chuyển xuất hóa đơn vận chuyển gửi cơng xác nhận đơn vị vận chuyển hồn thành công việc Như vậy, thủ tục chuyển giao hàng, công ty thực chặt chẽ Việc lưu chuyển phiếu xuất kho tạo thủ tục kiểm soát lẫn phận Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page 53 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang nhân viên, giảm thiểu sai sót, tránh gian lận, người ký vào phiếu xuất kho chịu trách nhiệm việc ký việc xuất kho hàng bán  Quy trình lập hóa đơn: Nhân viên phận lập hóa đơn lập hóa đơn sau kiểm tra thông tin phiếu xuất kho, đơn đặt hàng, lệnh xuất hàng phải khớp với nhau, hóa đơn GTGT có sẵn số thứ tự liên tục nên thuận lợi cho cơng việc kiểm sốt Để kiểm tra đầy đủ việc vào sổ hóa đơn cần lập bảng kê hóa đơn để kiểm tra tính liên tục số hóa đơn Hố đơn lập phải có đầy đủ chữ ký người bán hàng, người mua hàng, kế toán trưởng, giám đốc hợp lệ  Quy trình theo dõi cơng nợ: Trong cơng ty có độc lập kế tốn thủ quỹ nên tránh gian lận tiền bị thất thoát, chiếm dụng Đối với trường hợp bán chịu hàng hố, kế tốn cơng nợ vào hoá đơn GTGT (liên 3) để ghi nhận nợ phải thu khách hàng Trong trường hợp bán hàng thu tiền mặt, phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký GĐ, kế toán trưởng, thủ quỹ, người lập phiếu, người nộp tiền hợp lệ Cuối kỳ đối chiếu sổ quỹ bảng kê thu tiền mặt Định kỳ tháng, vào sổ chi tiết công nợ khách hàng, kế tốn cơng nợ lập báo cáo tình hình cơng nợ khách hàng đến hạn trả nợ chưa trả, khách hàng q hạn trả nợ sau trình kế tốn trưởng duyệt Căn vào báo cáo tình hình cơng nợ, nhân viên phòng kế tốn tăng cường cơng tác truy thu nợ gọi điện, gửi thư yêu cầu khách hàng trả nợ Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page 54 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang PHẦN III ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HỊA THỌ Đánh giá chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 1.1 Ưu điểm:  Các cơng việc chu trình phân cơng cho phận rõ ràng, chặt chẽ, đảm bảo khơng có chồng chéo cơng việc lên Tuy phận có chức khác phận ln có mối liên hệ với nhau, hỗ trợ kiểm soát để thực tốt nhiệm vụ hoạt động kinh doanh công ty Mỗi nhân viên phận phân công chức nhiệm vụ riêng, theo nguyên tắt bất kiêm nhiệm  Chứng từ sử dụng khâu bán hàng tuân theo quy định tài lập luân chuyển chứng từ hợp lý có đánh số thứ tự, phê chuẩn trước chuyển giao giúp cơng ty kiểm sốt tốt cơng việc thực tế cơng tác ghi sổ kế tốn Quy trình ln chuyển chứng từ công ty thiết lập chặt chẽ, gọn nhẹ, kiểm soát tốt  Hệ thống tài khoản xây dựng theo quy định tài chính, tài khoản 131 xây dựng chi tiết để theo dõi đối tượng khách hàng địa bàn khác nhau, theo sản phẩm … tài khoản 511 xây dựng chi tiết theo sản phẩm để theo dõi kiểm tra  Cuối kỳ, có kiểm tra đối chiếu phận với nhau, phận kế toán với phận kinh doanh, phận kế tốn với phận kho thơng qua công việc kiểm kê thường xuyên, phận kho với phận kinh doanh, nhân viên kế toán với nhau, kế toán với thủ quỹ, kế toán với khách hàng, nhân viên kế tóan với ngân hàng Việc thực kiểm tra, đối chiếu thường xuyên cơng cụ kiểm sốt hiệu  Việc lập báo cáo chu trình tiến hành định kỳ, tháng, quý, năm có u cầu ban lãnh đạo cơng ty Các báo cáo cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý, giúp nhà quản lý định kịp thời báo cáo  Công ty khuyến khích khách hàng tốn tiền hàng cho cơng ty chuyển khoản nên hạn chế sai sót xảy 1.2 Nhược điểm  Cơng ty khơng có phận tín dụng khách hàng để phân tích tình hình tài khách hàng, phận thu thập thơng tin, phân tích sâu tìm hiểu tình hình tài khách hàng, từ cấp hạn mức tín dụng cho khách hàng, nhờ mà giảm rủi ro thực bán chịu cho khách hàng mà khách hàng khơng có khả tốn Vì q trình xử lý đơn đặt hàng khách hàng nhân viên bán hàng cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng làm cho cơng ty phải chịu rủi ro tín dụng q mức  Cơng ty khơng có sách chiết khấu tốn cho khách hàng khách hàng trả tiền trước trả sớm, khơng khuyến khích khách hàng Ngồi sách chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán quy định rõ ràng, khách hàng mua với giá trị lớn khách hàng yêu cầu Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page 55 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang công ty thực Chính mà khách hàng cơng ty chủ yếu khách hàng truyền thống  Khi khách hàng đặt hàng công ty, thường đơn đặt hàng theo mẫu sẵn cơng ty mà khách hàng tự viết đặt qua điện thoại Vì gây sai sót nhầm lẫn số lượng, mẫu mã, quy cách sản phẩm, sản phẩm cơng ty tương đối nhiều Dễ dẫn đến tình trạng giao hàng lại xảy sai sót, giao khơng theo u cầu khách hàng, giao sai địa điểm  Việc xét duyệt bán chịu dựa vào thơng tin phòng kế tốn cung cấp khơng thu thập từ nhiều nguồn khác nên xảy trường hợp thơng tin khơng xác gây rủi ro cho công ty đồng ý bán chịu  Qua theo dõi khoản nợ phải thu cơng tác truy thu nợ mềm mỏng, chưa thúc ép khách hàng trả nợ, vốn dễ bị chiếm dụng khách hàng Một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường hiệu qủa chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Dệt May Hòa Thọ 2.1 Nhận xử lí đơn đặt hàng Hầu hết nghiệp vụ bán hàng công ty phần lớn nghiêp bán chịu Và rủi ro xãy nhân viên bán hàng cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng làm cho cơng ty phải chịu rủi ro tín dụng mức Để tăng cường công tác truy thu hay thu hồi nợ cách nhanh chóng việc phát triển thị trường mới, cơng ty cần xây dựng sách bán hàng hợp lý đầy đủ Do cần phải xây dựng sách bán chịu hệ thống kiểm tra tín dụng khách hàng hiệu Ta đưa số giải pháp sau:  Công ty nên có hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng Nhìn chung, cơng ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ khách hàng giao dịch lần khách hàng nhỏ, nhóm khách hàng thường có rủi ro khơng trả nợ lớn khách hàng lớn thường xuyên Người phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên tách biệt khỏi người phòng chịu trách nhiệm bán hàng  Chiết khấu toán: Là khoản tiền khách hàng hưởng toán trước hạn Chiếc khấu toán giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh Tuy nhiên cơng ty có tỷ lệ khấu tốn thấp làm cho khơng khách hàng toán trước hạn để hưởng chiết khấu Do cơng ty cần có tỷ lệ khấu lớn cho khuyến khích khách hàng tốn sớm đảm bảo lợi nhuận công ty khơng bị giảm  Vì khách hàng doanh nghiệp phần lớn khách hàng nước ngoài, nên nguy mà doanh nghiệp chịu rủi ro tín dụng lớn, cơng ty nên ln ln dùng L/C khách hàng nước ngân hàng phát hành L/C phải lớn có uy tín  Việc khách hàng đặt hàng không theo mẫu ĐĐH xảy rủi ro việc chấp nhận ĐĐH khách hàng với điều khoản, u cầu khơng xác Vì vậy, cơng ty nên xây dựng mẫu đơn đặt hàng chuẩn công ty Khách hàng lấy mẫu đơn đặt hàng website công ty công ty gửi đến cho khách hàng, ĐĐH thể rõ tên, địa khách hàng, quy định chi tiết mẫu mã, quy cách, số lượng sản phẩm, khách hàng đặt hàng theo mẫu catalogue (cơng ty nên in catalogue có tất hình ảnh sản phẩm mà cơng ty sản xuất, Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page 56 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang đánh mã số cho sản phẩm) Như giúp cho việc xử lý đơn hàng nhanh chóng, xác Ví dụ, mẫu ĐĐH sau: ĐƠN ĐẶT HÀNG Ngày tháng năm Tên công ty (cơ sở, cửa hàng kinh doanh): Địa chỉ: Số ĐT: Số Fax: Mã số thuế: Họ tên nhân viên đặt hàng: Địa chỉ: Số ĐT: Ngày đặt hàng: STT Tên hàng ĐVT Số lượng Mẫu mã Khổ Mẫu số Ghi Phương thức giao hàng: Tại địa chỉ: Ngày giao hàng: .(có thể chậm sau: ngày) Đại diện khách hàng (Ký, họ tên) 2.2 Giao hàng lập hóa đơn Việc phê chuẩn xuất thành phẩm có sở dựa kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn tất, khách hàng đồng ý cho xuất hàng nên công ty hạn chế nghiệp vụ hàng bán bị trả lại Các nghiệp vụ xuất kho thành phẩm thực vào Lệnh xuất hàng duyệt hạn chế việc giao nhầm hàng giao hàng không thời điểm Việc đối chiếu chứng từ với đảm bảo thông tin phản ánh đắn Tuy nhiên việc xuất hàng thực đơn vị sản xuất gây khó khăn cho việc kiểm sốt số hàng thực xuất Mặc khác, thành phẩm xuất kho gửi bán khơng quản lý dẫn đến mát hư hại trình vận chuyển Chưa quy định thời hạn luân chuyển chứng từ lên phòng kế tốn để ghi sổ kịp thời dẫn đến chậm trễ việc nhập liệu Chính nên công ty phải quy định rõ thời hạn luân chuyển chứng từ đơn vị sản xuất lên phòng kế tốn để nhân viên lập hóa đơn cách kịp thời 2.3 Quản lý khoản phải thu Việc kiểm soát trước ghi nhận nợ phải thu công ty tương đối chặt chẽ, nhiên công việc quản lý cơng nợ khách hàng chưa tốt Cơng ty nên quy định kế tốn cơng nợ lập báo cáo tình hình cơng nợ khách hàng tuần, tháng, việc giúp cơng ty kiểm sốt chặt chẽ khoản tiền khách hàng nợ, số tiền khách hàng nợ hạn, số tiền toán Nhờ mà phản ánh thơng tin nhanh đến nhà quản lý, kiểm soát trường hợp khách hàng trả tiền mà kế tốn khơng ghi sổ, bỏ sót nghiệp vụ vào cuối kỳ lập báo Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page 57 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang cáo, kiểm soát kế toán toán gian lận che dấu khoản phải thu tuần Để phục vụ tốt cho cơng tác quản lý doanh nghiệp cần thiết phải thiết kế báo cáo: “ Báo cáo công nợ khách hàng theo thời hạn nợ” Báo cáo phân tích khoản phải thu người mua theo mốc thời gian hạn nợ (1 tháng, tháng, tháng) Báo cáo lập hàng tháng nhằm mục đích: - Bộ phận tín dụng xem xét uy tín người mua để có biện pháp đòi nợ, sách tín dụng thích hợp - Là phân tích xác định nợ phải thu khó đòi BÁO CÁO CƠNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG THEO THỜI HẠN NỢ Ngày tháng năm STT TÊN KHÁCH HÀNG ĐỊA CHỈ SỐ ĐIỆN THOẠI DƯ NỢ HIỆN TẠI Người lập biểu (Ký, ghi họ tên) THỜI HẠN NỢ 1-30 (Ngày) 31-60 (Ngày) 61-90 (Ngày) Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) TỔNG CỘNG > 90 (Ngày) Giám đốc (Ký, ghi họ tên) Ngoài ra, để kiểm soát số tiền bán hàng thu qua ngân hàng, cơng ty nên u cầu kế tốn tốn ghi ngày vào sổ ghi chép tiền toán khách hàng qua ngân hàng Cuối tháng tập hợp lại lần Sổ ghi chép tiền khách hàng trả qua ngân hàng Tháng năm STT Giấy báo có Ngày Số Tên KH Số TK Nội dung Số tiền Ngân hàng Tổng cộng Người lập (Ký, họ tên) Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Page 58 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang Nhằm giảm sai sót, tránh gian lận kế toán toán thủ quỹ chiếm dụng tiền hàng, cơng ty u cầu kế tốn vào cuối tuần dựa vào sổ chi tiết theo dõi công nợ, sổ kế toán chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ ghi chép tiền khách hàng trả qua ngân hàng, sổ quỹ, lập bảng theo dõi toán tiền hàng gởi cho khách hàng để thông báo cho khách hàng biết tình hình trả tiền cho cơng ty nào, đồng thời đối chiếu số liệu có khớp hay khơng, phát gian lận kế toán toán hay thủ quỹ Bảng cần có kiểm tra, ký duyệt kế tốn trưởng trước gửi tới khách hàng BẢNG THEO DÕI THANH TOÁN TIỀN HÀNG Ngày tháng năm Tên khách hàng: STT Ngày Chứng từ Tổng số tiền nợ Số Ngày Xác nhận khách hàng: Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Số tiền thu Bằng tiền Bằng mặt TGNH Người lập (Ký, họ tên) Số tiền nợ Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Page 59 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang KẾT LUẬN Là thành viên góp phần khơng nhỏ vào lớn mạnh tập đồn dệt may Việt Nam, tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ có nhiều đóng góp to lớn công đẩy mạnh xuất mặt hàng may mặc Đó thành đánh giá đắn máy lãnh đạo ban giám đốc, trình độ cán công nhân viên, đồng thời khẳng định hướng đầu tư đắn công ty Tổ chức chu trình doanh thu có hiệu yếu tố quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát, nâng cao trình hoạt động doanh nghiệp Từ việc nhận thức tầm quan trọng chu trình doanh thu, tổng cơng ty Hòa Thọ xây dựng quy trình bán hàng dựa nhiều yếu tố khác cho phù hợp với điều kiện thực tế đơn vị Tuy nhiên, chu trình doanh thu có ưu điểm nhiều đến đâu tồn hạn chế vốn có mà khơng phải nhà quản trị kiểm sốt tốt Do đó, thời gian đến nghiên cứu thực tế tổng cơng ty dệt may Hòa Thọ – Đà Nẵng, ngồi việc nêu phân tích thực trạng chu trình bán hàng-thu tiền công ty, em đưa nhận xét ý kiến với mong muốn đóng góp cho chu trình doanh thu cơng ty ngày vững mạnh đạt mục tiêu hoạt động hiệu quả, tăng doanh thu, lợi nhuận, cung cấp thơng tin xác cho nhà quản trị cơng ty Tuy nhiên, số nguyên nhân mà công việc tìm kiếm thơng tin nội em hạn chế, chưa đầy đủ, trình tiếp xúc thực tiễn thiếu cọ xát Do vậy, đề tài em nhiều thiếu sót, khơng thể thấy hết hạn chế tồn cơng ty, tình hình thực tiễn khách quan Trong thời gian thực tập hoàn thành đề tài này, em xin chân thành cảm ơn phòng tài kế tốn nhiệt tình giúp đỡ với hướng dẫn tận tình thầy Ths Nguyễn Văn Quang giúp em hoàn thành đề tài Em xin chân thành cảm ơn Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page 60 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Ngô Hà Tấn, Th.S Nguyễn Hữu Cường, Giáo trình Hệ thống thơng tin kế toán, Nhà xuất Đà Nẵng, năm 2009 TS Nguyễn Mạnh Tồn, Ths Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Giáo trình hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất Tài Chính, năm 2011 Khoa Kế tốn- Đại học Kinh tế Đà Nẵng, Giáo trình Kế tốn tài doanh nghiệp I,Nhà xuất Đà Nẵng, năm 2009 Khoa Kế toán-Đại học Kinh tế Đà nẵng, Bài giảng Kiểm toán bản, năm 2009 GV Nguyễn Thế Hưng, Hệ thống thơng tin kế tốn lý thuyết, tập giải, nhà xuất thống kê năm 2008 Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Page 61 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang MỤC LỤC PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1 Khái quát chung chu trình 1.1 Khái niệm chu trình 1.2 Mục tiêu chu trình doanh thu 1.3 Chức chu trình doanh thu .2 1.3.1 Xử lí đơn đặt hàng 1.3.2 Chức giao hàng 1.3.3 Lập hóa đơn 1.3.4 Theo dõi công nợ thu tiền .4 1.3.5 Nhận tiền toán 1.4 Mối quan hệ phận chu trình doanh thu 1.5 Mối quan hệ chu trình doanh thu chu trình khác Tổ chức thông tin chu trình doanh thu 2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ chu trình doanh thu 2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sách kế toán, báo cáo chu trình doanh thu 2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo chu trình 2.4 Quy trình xử lí đơn đặt hàng 10 2.5 Hệ thống giao hàng 11 2.6 Hệ thống lập hóa đơn 13 2.7 Quy trình theo dõi công nợ thu tiền 14 Kiểm sốt chu trình doanh thu .15 3.1 Mục tiêu kiểm sốt chu trình doanh thu 15 3.2 Các quy tắc kiểm sốt chu trình doanh thu 15 3.3 Các gian lận, sai sót biện pháp giải chu trình doanh thu .16 PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ 18 A Đặc điểm tình hình chung Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 18 Giới thiệu chung Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 18 1.1 Một số thơng tin cơng ty 18 1.2 Quá trình hình thành phát triển 18 1.3 Chức nhiệm vụ 19 1.4 Ngành nghề kinh doanh 19 Tổ chức quản lý Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 19 2.1 Bộ máy tổ chức Tổng Công ty 19 2.2 Phân cấp quản lý Tổng Công ty 21 2.3 Phân cấp tài 22 2.4 Mối quan hệ phòng kế tốn phòng ban khác 22 Tổ chức hoạt động kinh doanh Tổng Công ty 23 Tổ chức cơng tác kế tốn Tổng Công ty 23 4.1 Niên độ, chuẩn mực, chế độ, sách kế tốn cơng ty áp dụng 23 4.2 Tổ chức máy kế tốn Tổng Cơng ty .23 4.3 Hình thức sổ kế toán 25 B Thực trạng chu trình doanh thu tổng công ty cổ phần dệt may hòa THỌ 26 Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang Các yếu tố ảnh hưởng tới chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 26 1.1 Phân cấp quản lý phân cấp tài chu trình doanh thu 26 1.2 Đặc điểm hoạt động chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 27 1.2.1 Đặc điểm sản phẩm thị trường tiêu thụ .27 1.2.2 Đặc điểm sách bán hàng 28 1.2.3 Đặc điểm phương thức bán hàng .28 1.2.4 Đặc điểm phương thức toán 29 Nội dung chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 29 2.1 Hệ thống thơng tin chu trình chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 29 2.1.1 Hệ thống chứng từ sử dụng 29 2.1.2 Hệ thống tài khoản 31 2.1.3 Hệ thống sổ sách .32 2.1.4 Hệ thống báo cáo 33 2.2 Tổ chức thơng tin chu trình doanh thu Tổng Công Ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 36 2.2.1 Quy trình xử lý đơn đặt hàng 36 2.2.2 Quy trình giao hàng 40 2.2.3 Quy trình lập hóa đơn 42 2.2.4 Quy trình theo dõi công nợ thu tiền 44 Kiểm sốt chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 53 PHẦN III ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HỊA THỌ .55 Đánh giá chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 55 1.1 Ưu điểm: 55 1.2 Nhược điểm .55 Một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường hiệu qủa chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Dệt May Hòa Thọ .56 2.1 Nhận xử lí đơn đặt hàng 56 2.2 Giao hàng lập hóa đơn 57 2.3 Quản lý khoản phải thu 57 Phạm Thị Thắm lớp 33k12 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Văn Quang DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Các chu trình doanh nghiệp Sơ đồ1.2: Các chức chu trình doanh thu .2 Sơ đồ 1.3 Mối quan hệ phận chu trình doanh thu Sơ đồ 1.4: Lưu chuyển chứng từ chức chu trình doanh thu Sơ đồ 1.5: quy trình xử lí bán hàng 10 Sơ đồ 1.6: Quy trình xử lí giao hàng .12 Sơ đồ 1.7: Quy trình lập hóa đơn .13 Sơ đồ 1.8: Quy trình xử lí nghiệp vụ thu tiền 14 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ máy tổ chức Tổng Cơng ty Dệt May Hòa Thọ .20 Sơ đồ 2.2 Tổ chức máy kế toán tổng công ty .24 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế tốn máy 26 Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ chu trình doanh thu 31 Sơ đồ 2.5 Quy trình xử lý đơn đặt hàng 39 Sơ đồ 2.5 Quy trình xử lí giao hàng .41 Sơ đồ 2.6 Quy trình lập hóa đơn 44 Sơ đồ 2.2.4 Quy trình thu tiền khách hàng .50 Phạm Thị Thắm lớp 33k12 ... CỔ PHẦN DỆT MAY HỊA THỌ A Đặc điểm tình hình chung Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ Giới thiệu chung Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 1.1 Một số thơng tin công ty Tổng Công ty Cổ phần Dệt. .. chu trình doanh thu tổng cơng ty cổ phần dệt may hòa THỌ Các yếu tố ảnh hưởng tới chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 1.1 Phân cấp quản lý chu trình doanh thu Trong chu trình. .. Dệt May Hòa Thọ 2.1 Hệ thống thơng tin chu trình chu trình doanh thu Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ 2.1.1 Hệ thống chứng từ sử dụng Các chứng từ công ty sử dụng chu trình bán hàng -thu tiền