Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG I. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN BẢO LÂM 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ 4 1.2.1. Chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.3. Cơ cấu tổ chức 7 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VỀ TRÁCH NHIỆM LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 9 2.1. Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 9 2.1.1. Khái niệm 9 2.1.2. Vai trò 9 2.1.3. Nội dung tổ chức quản lý văn thư lưu trữ 10 2.2. Thực trạng 11 2.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ 11 2.2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ 13 2.2.3. Trách nhiệm trong việc xây dựng các văn bản quy định hướng dẫn về quản lý văn thư lưu trữ 14 2.2.4. Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc tổ chức đào tạo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 15 2.2.5. Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc kiểm tra đánh giá về văn thư lưu trữ 16 2.2.6. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư 17 CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 18 3.1. Đánh giá, nhận xét 18 3.1.1. Ưu điêm 18 3.1.2. Nhược điểm 19 3.1.3. Nguyên nhân 20 3.2. Giải pháp 20 3.2.1. Chuẩn hóa đội ngũ lãnh đạo văn phòng 21 3.2.2. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư 21 3.2.3. Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư 22 3.2.4. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác văn thư 22 3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư 22 3.2.6. Ban hành hệ thống văn bản về trách nhiệm của lãnh đạo trong công tác văn thư lưu trữ 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng em xin gửi lời cảm ơn đến Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho em sinh viên lớp ĐHLT.QTVP 15A khảo sát thực tế quan nhà nước,vận dụng kiến thức học vào thực tế, học hỏi kinh nghiệm từ cán trước Đồng thời không kể đến giúp đỡ cán Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm nhiệt tình giúp đỡ em thời gian khảo sát thực tế Và đặc biệt tiểu luận khơng hồn thành khơng có giúp đỡ thầy Nguyễn Đăng Việt – Giảng viên học phần Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng truyền đạt kiến thức cần thiết để em vận dụng hoàn thành tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 06 tháng năm 2017 Sinh viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu .2 Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG I TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN BẢO LÂM 1.1 Lịch sử hình thành .4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức .7 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ TRÁCH NHIỆM LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2.1 Cơ sở lý luận tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Vai trò 2.1.3 Nội dung tổ chức quản lý văn thư lưu trữ .10 2.2 Thực trạng 11 2.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo việc tổ chức phận văn thư lưu trữ 11 2.2.2 Trách nhiệm lãnh đạo việc tuyển chọn cán văn thư lưu trữ 13 2.2.3 Trách nhiệm việc xây dựng văn quy định hướng dẫn quản lý văn thư lưu trữ 14 2.2.4 Trách nhiệm lãnh đạo việc tổ chức đào tạo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 15 2.2.5 Trách nhiệm lãnh đạo việc kiểm tra đánh giá văn thư lưu trữ 16 2.2.6 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư 17 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ .18 3.1 Đánh giá, nhận xét 18 3.1.1 Ưu điêm 18 3.1.2 Nhược điểm .19 3.1.3 Nguyên nhân 20 3.2 Giải pháp 20 3.2.1 Chuẩn hóa đội ngũ lãnh đạo văn phòng 21 3.2.2 Nâng cao trình độ cán làm cơng tác văn thư 21 3.2.3 Tăng cường sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư 22 3.2.4 Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng đại hóa phục vụ công tác văn thư 22 3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn thư 22 3.2.6 Ban hành hệ thống văn trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ .23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác Văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan hành nói riêng Cơng tác Văn thư làm tốt góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư lưu trữ không thực cách sn sẻ khơng có người lãnh đạo văn phòng, họ người cố gắng cách tự nguyện nhiệt tình phấn đấu để đạt mục tiêu tổ chức Hơn hết họ cần phải hiểu rõ nội dung trách nhiệm, vai trị để nâng cao tính hiệu hoạt động quản lý nhà nước kèm với hình ảnh cảu cá nhân người lãnh đạo đại diện cho văn phòng, tổ chức Trên sở tự chịu trách nhiệm, vai trị họ ngày khẳng định Do đó, người lãnh đạo cần phát huy vai trò, trách nhiệm hoạt động hoạt động công tác văn thư lưu trữ bước nâng cao lực quản lý, kỹ chuyên môn không ngừng đối phó với thay đổi tổ chức bối cảnh đôi giai đoạn Ủy ban nhân dân (UBND) huyện Bảo Lâm quan hành nhà nước địa phương, thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ quyền hạn theo ủy quyền UBND cấp huyện theo quy định pháp luật UBND huyện nơi trực tiếp thực cơng tác hành chính, nơi tiếp đón, giải đề có liên quan đến thủ tục hành cơng tác văn thư lưu trữ lại nội dung quan trọng quan Với lý em chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng” Lịch sử nghiên cứu Đề tài trách nhiệm lãnh đạo văn phòng trọng quan tâm quan, tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên để xem xét cách toàn diện trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư lưu trữ chưa có nghiên cứu phương diện Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Phạm vi: UBND huyện Bảo Lâm Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý luận, tổ chức hoạt động UBND huyện Bảo Lâm - Nghiên cứu thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ lãnh đạo văn phòng UBND huyện - Những giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng UBND huyện Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài phải nêu trách nhiệm lãnh đạo Văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ chỉ thuận lợi, khó khăn, nguyên nhân tồn đồng thời đưa giải pháp để khắc phục tình trạng Phương pháp nghiên cứu Bài tiểu luận sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Lấy nguồn từ internet Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Trở thành tư liệu cho lãnh đạo, cán Văn phòng hiểu trách nhiệm hoạt động thực tiễn nói chung công tác tỏ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ nói riêng - Những giải pháp đề xuất nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng làm việc quan Cấu trúc đề tài Đề tài "Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng" phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phần phụ lục báo cáo gồm chương: Chương I Tổ chức hoạt động UBND huyện Bảo Lâm Chương II Thực trạng trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Chương III Giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Bảo Lâm CHƯƠNG I TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN BẢO LÂM 1.1 Lịch sử hình thành Huyện Bảo Lâm chia tách từ huyện Bảo Lạc theo Nghị định 52/2000/NĐ-CP ngày 25 tháng năm 2000 Bảo Lâm huyện, vùng cao biên giới nằm phía Tây bắc tỉnh Cao Bằng, cách trung tâm thị thành phố Cao Bằng 172 km theo Quốc lộ 34 Cao Bằng - Bảo Lạc - Hà Giang Huyện có vị trí quan trọng kinh tế, trị, quốc phịng, an ninh tỉnh Ngày 27-10-2006, thành lập thị trấn Pác Miầu - thị trấn huyện lị huyện Bảo Lâm sở điều chỉnh 4.036 diện tích tự nhiên 2.619 nhân xã Mông Ân; thành lập xã Thạch Lâm sở điều chỉnh 8.774 diện tích tự nhiên 3.897 nhân xã Quảng Lâm; thành lập xã Nam Cao sở điều chỉnh 7.507 diện tích tự nhiên 2.587 nhân xã Nam Quang; thành lập xã Thái Sơn sở điều chỉnh 5.548 diện tích tự nhiên 2.215 nhân xã Thái Học Huyện gồm 14 đơn vị hành chính, bao gồm thị trấn Pác Miầu 13 xã: Đức Hạnh, Lý Bôn, Mông Ân, Nam Cao, Nam Quang, Quảng Lâm, Tân Việt, Thạch Lâm, Thái Học, Thái Sơn, Vĩnh Phong, Vĩnh Quang, Yên Thổ Địa chỉ: Khu - Thị trấn Bảo Lâm - Huyện Bảo Lâm, Tỉnh Cao Bằng Email: ubndbaolam@caobang.gov.vn Điện thoại: 026.3885.019 1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.1 Chức Uỷ ban nhân dân huyện Bảo Lâm quan hành nhà nước địa phương, thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo uỷ quyền Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo quy định Pháp luật, góp phần đảm bảo thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương Cơ quan chuyên môn Uỷ ban nhân dân huyện chịu chỉ đạo, quản lý tổ chức biên chế công tác Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Tỉnh 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện định nội dung: + Trong tổ chức đảm bảo việc thi hành Hiến pháp, pháp luật lĩnh vực quốc phịng, an ninh, xây dựng quyền: - Ban hành định vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện; - Quyết định biện pháp thực nhiệm vụ quốc phòng, an ninh; biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng chống quan liêu, tham nhũng; biện pháp bảo vệ tài sản quan lợi ích cơng dân địa bàn huyện; - Quyết định biện pháp để thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp; - Quyết định thành lập, bãi bõ quan chuyên môn thuộc UBND huyện; + Trong lĩnh vực kinh tế, tài nguyên, môi trường: - Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế xã hội trung hạn hằng năm huyện, quy hoạch sử dụng đất huyện trước trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; - Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phân bổ dự toán ngân sách huyện; Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án huyện theo quy định pháp luật; - Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành, lĩnh vực địa bàn huyện phạm vi phân quyền; - Quyết định biện pháp quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sơng hồ, nguồn nước, tài ngun lịng đất, nguồn tài nguyên khác; biện pháp bảo vệ cải thiện môi trường + Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học trung học sở; biện pháp phát triển nghiệp văn hóa, thơng tin, thể dục, thể - Tổ chức triển khai thực nghiệp vụ công tác lưu trữ * Tổ chức quản lý công tác lưu trữ: + Tổ chức phận phụ trách cơng tác lưu trữ; + Bố trí phịng, kho lưu trữ theo tiêu chuẩn tài liệu để bảo quản tài liệu quan; + Ban hành văn chỉ đạo hướng dẫn công tác lưu trữ; + Tổ chức triển khai kiểm tra việc thực công tác lưu trữ * Tổ chức triển khai thực nghiệp vụ lưu trữ: + Thu thập bổ sung tài liệu theo định kỳ hàng năm từ đơn vị vào kho lưu trữ quan; + Phân loại tài liệu lưu trữ; + Xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ; + Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học; + Áp dụng biện pháp bảo quản tài liệu; + Tổ chức khai thác sử dụng thông tin tài liệu 2.2 Thực trạng 2.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo việc tổ chức phận văn thư lưu trữ Bộ phận quản lý công tác văn thư lư trữ phận thiết cấu tổ chức quan, Bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ có chức giúp lãnh đạo quản lý cơng tác văn thư lưu trữ quan bằng việc thực nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng văn bản; quản lý thực nghiệp vụ văn thư lư trữ, đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán văn thư lưu trữ cho quan hành năm báo cáo tình hình thực công tác văn thư lưu trữ quan, lập kế hoạch thực công tác văn thư lưu trữ thời gian tới Đối với quan nhà nước cấp huyện phận thực sau: Tại Văn phòng UBND huyện Bảo Lâm có phận văn thư – lưu trữ chuyên trách giúp Chánh Văn phòng UBND huyện tổ chức thực quản lý công tác văn thư lưu trữ quan chuyên môn tổ chức thuộc huyện UBND cấp xã; phận thực hiện: soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ, sử dụng quản lý dấu quan ; thực nhiệm vụ hành Văn phòng UBND huyện Bộ phận thực công tác văn thư lưu trữ đặt quản lý Văn phòng chỉ đạo trực tiếp Chánh văn phòng quan Chánh văn phòng văn phòng UBND huyện Bảo Lâm ông Lãnh Văn Thực, người trực tiếp giúp Chủ tịch UBND huyện thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức trực tiếp chi đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc huyên Trong tổ chức phận quản lý văn thư lưu trữ, Chánh văn phịng UBND huyện Bảo Lâm có trách nhiệm: Tham mưu cho lãnh đạo quan việc thành lập tổ, phận văn thư lưu trữ chuyên trách phục vụ hoạt động quan Giúp lãnh đạo quan trực tiếp quản lý, kiểm tra giám sát việc thực công tác văn thư lưu trữ quan Xây dựng văn quy định chức nhiệm vụ phận văn thư, cá nhân phụ trách phận văn thư lưu trữ Đề xuất văn quy định quy trình thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Phân công công việc, giao việc rõ ràng, cụ thể cho cán phận văn thư lưu trữ Xem xét toàn văn để phân công cho cá nhân báo cáo với lãnh đạo quan công việc quan trọng Ký thừa lệnh lãnh đạo quan số văn lãnh đạo giao ký văn văn phòng trực tiếp ban hành Tham gia xây dựng văn theo yêu cầu lãnh đạo quan Tổ chức đánh máy, nhân văn đi, điều kiện cụ thể lãnh đạo quan giao trách nhiêm thực số nhiệm vụ thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách Chánh văn phịng giao cho cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạn Tham mưu cho lãnh đạo soạn thảo ban hành văn quy định quy chế thực công tác văn tư quan Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho cán nhân viên phận văn thư lưu trữ 2.2.2 Trách nhiệm lãnh đạo việc tuyển chọn cán văn thư lưu trữ Cán nhân tố đóng vai trị quan trọng công tác tổ chức công tác văn thư lưu trữ Trình độ cán văn thư lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp cách thức tổ chức làm việc khoa học văn thư quan Cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao tìm phương pháp thực công việc cách hiệu quả, khoa học hợp lý Ngược lại trình độ chuyên môn thấp ảnh hưởng không tốt đến hiệu thực cơng việc Chính vậy, việc tuyển dụng bố trí cán làm cơng tác văn thư lưu trữ quan việc làm cần thiết cần quan tâm trực tiếp sát lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan Biên chế phận văn thư lưu trữ huyện Bảo Lâm Chủ tịch UBND huyện định theo thẩm quyền tổng số biên chế hành nghiệp huyện Cán bộ, cơng chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ huyện phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư lưu trữ theo quy định hành pháp luật Do đó, lãnh đạo văn phịng UBND huyện Bảo Lâm thực tốt trách nhiệm tổ chức, tuyển chọn cán văn thư lưu trữ: Tham mưu cho lãnh đạo quan việc tuyển chọn nhân văn thư lưu trữ Xây dựng tiêu chuẩn nguồn tuyển dụng, trình độ chun mơn, kinh nghiệm, để tuyển chọn nguồn nhân cho phận văn thư Lập kế hoạch tuyển dụng, hồn thiện quy trình quy định liên quan đến việc tuyển dụng cán văn thư lưu trữ Xây dựng hoàn thiện hệ thống bảng mô tả công việc cho tất vị trí cơng việc nhân viên phận văn thư Tổ chức thông báo tuyển dụng nhân sự, tiếp nhận giải hồ sơ tuyển dụng Giám sát việc thực thủ tục tiếp nhận, ký kết gia hạn hợp đồng lao động với nhân viên Bố trí nhân văn phịng hợp lý dựa lực kinh nghiệm nhân viên Giám sát việc thực chế độ, sách bảo hiểm cho nhân viên phận văn thư Xây dựng quy trình tổ chức thực hoạt động đánh giá nhân viên văn thư lưu trữ quan Đề xuất với lãnh đạo quan cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ văn phịng thực tốt cơng tác văn thư lưu trữ tuyên dương khen thưởng Xây dựng hệ thống mô tả công việc tiêu chuẩn công việc cho nhân viên văn thư lưu trữ Tại UBND huyện Bảo Lâm, việc tuyển dụng bố trí nhân thực theo quy định nhà nước Những cán mà tuyển dụng bố trí trước chưa có quy định tuyển dụng cán văn thư lưu trữ, chưa có trình độ chun mơn quan có kế hoạch đào tạo đào tạo lại nghiệp vụ bằng việc tạo điều kiện cho cán tham gia học đại học chức, lớp nghiệp vụ ngắn hạn Hiện hầu hết cán văn thư lưu trữ quan có trình độ chun môn nghiệp vụ định 2.2.3 Trách nhiệm việc xây dựng văn quy định hướng dẫn quản lý văn thư lưu trữ Yếu tố làm pháp lý cho việc thực công tác văn thư lưu trữ tập trung thống hệ thống văn quy phạm pháp luật nhà nước UBND huyện Bảo Lâm vận dụng văn quy địnhcủa nhà nước công tác văn thư lưu trữ như: Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư; Nghị định 09/2010/NĐ-CP Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư; Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 quản lý sử dụng dấu; Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01.4.2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 58/2001 quản lý sử dụng dấu; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 Chính phủ cơng tác Lưu trữ; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03.6.2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18.7.2005 Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Hiện nay, UBND huyện Bảo Lâm chỉ ban hành Quyết định số 1046/2013/QĐ-UBND ngày 24/7/2013 UBND tỉnh Cao Bằng ban hành quy chế quản lý công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Ngoài chưa ban hành văn quy định hướng dẫn quản lý công tác văn thư lưu trữ quy định trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ 2.2.4 Trách nhiệm lãnh đạo việc tổ chức đào tạo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ Để thực công việc cách chuyên nghiệp hiệu lãnh đạo cần phải tổ chức đào tạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ Việc đào tạo giúp cán nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ mà cịn học hỏi lẫn đồng nghiệp, học tập người trước để hoàn thiện cho thân kỹ cần thiết để giải công việc cách hiệu Tại UBND huyện lãnh đạo văn phòng thực tốt trách nhiệm việc tổ chức đào tạo hướng dẫn nghiệp vụ cho cán văn thư lưu trữ: Xây dựng văn thực công tác văn thư để cán nhân viên đọc Mẫu hóa quy trình nghiệp vụ để tạo thuận lợi việc giải công việc kịp thời nhanh chóng Mở thêm lớp bồi dưỡng, mời chuyên gia đến tập huấn cho cán nhân viên văn thư quan Cử cán nhân viên văn thư tham dự lớp tập huấn Vừa qua, Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán công chức địa bàn tỉnh UBND huyện Bảo Lâm cử lãnh đạo văn phịng, cơng chức văn phịng nhân viên văn thư học để cập nhật bổ sung thêm kiến thức công tác văn thư lưu trữ 2.2.5 Trách nhiệm lãnh đạo việc kiểm tra đánh giá văn thư lưu trữ Công tác kiểm tra đánh giá văn thư lưu trữ hoạt động cần thiết quan trọng quan Qua việc kiểm tra phát sai sót để có biện pháp khắc phục kịp thời Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác kiểm tra văn thư lưu trữ: Tham mưu cho lãnh đạo quan việc thành lập hội đồng tra kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tranh tra, kiểm tra việc thực quy định nhà nước thực tế có xác không Thanh tra, kiểm tra để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát sai lệch từ tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế quan Thanh tra, kiểm tra để đưa kết luận, đánh giá kết đạt cá nhân, đơn vị từ xây dựng chế độ khen thưởng kỷ luật cách khách quan cơng bằng Có thể tiến hành công tác kiểm tra thường xuyên, liên tục theo định kỳ trường hợp cần thiết tiến hành kiểm tra đột xuất Đề xuất hình thức khen thưởng phù hợp như: bằng khen, giấy khen, tiền,ngày nghỉ, nâng lương trước thời hạn, tham quan, nghỉ mát Xử lý trường hợp vi phạm tùy theo tính chất mức độ vi phạm mà xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm theo quy định pháp luật 2.2.6 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư Tại UBND huyện Bảo Lâm việc xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị phụ thuộc vào quan tâm lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan công tác văn thư Bộ phận văn thư lưu trữ văn phòng UBND huyện trang bị đầy đủ như: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, giấy A4, kẹp ghim, tủ, bàn, cặp, Lãnh đạo văn phòng thường xuyên kiểm tra chất lượng, thời gian sử dụng trang thiết bị có cịn sử dụng hay khơng để có biện pháp mua sắm trang thiết bị Xây dựng văn trình lãnh đạo quan việc cấp kinh phí để mua sắm trang thiết bị đại phục vụ công tác văn thư đạt hiệu cao Tùy vào tình hình thực tế xây dựng đề án cải tạo nâng cấp phận văn thư lưu trữ đại Tiểu kết: Trên số sở lý luận thực trạng trách nhiệm lãnh đạo tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bảo Lâm Qua hiểu tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ bao gồm nơi dung biết trách nhiệm lãnh đạo văn phịng quan hành nhà nước CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Đánh giá, nhận xét Qua chương phần hiểu trách nhiệm lãnh đạo văn phịng có tầm quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động văn thư lưu trữ Cũng giống thuyền thuyền trưởng (người lãnh đạo) thuyền khơng định hướng đâu nơi mà cần đến Qua thời gian khảo sát UBND huyện thân thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế cần thiết thực tế với học cịn nhiều khác nên thời gian khảo sát rèn luyện, học hỏi rút kinh nghiệm cho thiếu sót q trình học tập hiểu rõ trách nhiệm nhà quản trị văn phòng hoạt động quan nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng Lãnh đạo văn phòng UBND huyện Bảo Lâm thực chức trách, nhiệm vụ vai trị công tác văn thư lưu trữ, bên cạnh cịn nhiều điểm thiếu sót cần khắc phục để nâng cao khẳng định vai trò, trách nhiệm quan trọng lãnh đạo văn phòng quan thúc đẩy phát triển đem lại kết tốt 3.1.1 Ưu điêm Nhận thức lãnh đạo cán công chức, viên chức tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nâng lên rõ rệt Hoạt động quản lý văn thư lưu trữ có nhiều tiến bộ, đặc biệt công tác chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ UBND huyện bước thực quy trình quản lý văn bản, tài liệu phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị ý bảo vệ kho lưu trữ Đội ngũ cán văn thư lưu trữ bước tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ trọng, trình độ chun mơn cán nâng cao đáp ứng ngày tốt yêu câu nhiệm vụ quan, góp phần nâng cao hiệu hoạt động máy nhà nước đáp ứng yêu câu cải cách hành Cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư lưu trữ máy tính, máy fax, máy photocopy, máy scan, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư bước trọng quan tâm Lãnh đạo văn phòng nhân viên văn thư thường xuyên cử tham gia khóa đào tạo quản lý nhà nước, nghiệp vụ văn thư đại hóa công tác văn thư quan nhà nước để nâng cao trình độ chuyện mơn nghiệp vụ Về trang thiết bị: Bộ phận văn thư thuộc UBND huyện trang bị tương đối đầy đủ phương tiện làm việc máy vi tính, máy in, máy photo, máy fax, máy scan, điện thoại với vật tư văn phòng phẩm khác Phần lớn nhân viên văn thư có trình độ chun mơn, trẻ tuổi, nhiệt tình, cẩn thận, tỷ mỷ, có trách nhiệm cao cơng việc, ln cố gắng khắc phục khó khăn để hồn thành công việc giao Cán bộ, công chức lãnh đạo văn phịng có ý thức thực tốt nội quy, quy định quan nhiệm vụ giao Việc xếp bố trí nhân sự, phân cơng cơng việc văn phịng hợp lý, người phụ trách mảng công việc đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, cơng việc giải cách nhanh chóng hiệu 3.1.2 Nhược điểm Dù trang bị đầy đủ trang thiết bị phần lớn trang thiết bị cũ, lạc hậu, khơng thích ứng kịp thơi yêu câu xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan Việc tuyển dụng, sử dụng quản lý cán nhân viên cịn nặng tính hành coi trọng yếu tố liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ Việc sử dụng cán người lãnh đạo cịn để xảy tượng thiếu cơng bằng, minh bạch Có số trường hợp chưa nhận thức vai trị trách nhiệm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ có thái độ thờ ơ, thiếu trách nhiệm công việc Đôi việc kiểm tra, giám sát thực công tác văn thư mang tính qua loa, khơng chặt chẽ, không công khai kết kiểm tra Lãnh đạo chưa quan tâm, chỉ đạo, nhắc nhở, uốn nắn cán công tác văn thư lưu trữ 3.1.3 Nguyên nhân Lãnh đạo văn phòng chưa nhận thức trách nhiệm cơng tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ Mặc dù thường xuyên tham gia lớp tập huấn nâng cao trình độ chun mơn, song trình độ, lực làm việc lãnh đạo nhân viên văn thư số mặt hạn chế Chính sách nhà nước lãnh đạo cán văn phòng nhiều bất cập, chưa thu hút nhân tài chưa phát huy mạn lãnh đạo cơng chức văn phịng công tác văn thư lưu trữ 3.2 Giải pháp Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc nâng cao trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư yêu cầu tất yếu Cơng tác văn thư có thực tốt hay không tốt đểu phụ thuộc vào nhà lãnh đạo văn phịng có thực vai trị trách nhiệm hay khơng, UBND huyện Bảo Lâm lãnh đạo văn phòng thực tốt trách nhiệm cơng tác văn thư lĩnh vực khác, quản lý công tác văn thư đạt nhiều thành công giải nhiều công việc quan Tuy nhiên bên cạnh đó, có trường hợp cịn mắc phải số khó khăn định Vì để nâng cao trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư xin đưa số giải pháp sau: 3.2.1 Chuẩn hóa đội ngũ lãnh đạo văn phịng Lãnh đạo văn phịng khơng ngừng học hỏi kinh nghiệm lãnh đạo trước qua hoạt động thực tiễn mà cần phải rèn luyện ý thức trách nhiệm việc thực giải công việc Tham gia lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun mơn hồn thiện kỹ phong cách lãnh đạo Lãnh đạo văn phịng nhân viên phải dung hòa mối quan hệ, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, có phân cơng nhiệm vụ rõ ràng cụ thể tạo tính chuyên nghiệp cho hoạt động văn phòng trọng hoạt động tổ chức văn thư lưu trữ 3.2.2 Nâng cao trình độ cán làm công tác văn thư Lãnh đạo huyện phải thường xun nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ nhân viên làm công tác văn thư thông qua việc phối hợp với quan trị mở lớp tập huấn khóa học quản lý hành hàng năm cho phịng, ban, cán nhân viên làm công tác soạn thảo văn Nhân viên văn thư chỉ có 02 người khối lượng công việc nhiều vây cần bổ sung thêm nhân viên đào tạo bản, có kiến thức chuyên sâu nghiệp vụ vững vàng công tác văn thư Việc cử nhân viên văn thư học phải có trọng tâm, cần xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng, đào tạo Mỗi cán nhân viên bổ sung kiến thức trình độ cịn phải bổ sung thêm nhiều kiến thức vi tính để đáp ứng cơng việc tốt Đẩy mạnh cơng tác kiểm tra đánh giá trình độ chuyên môn đạo đức nghề nghiệp nhân viên văn thư để bố trí người việc, trình độ chun mơn Đẩy mạnh việc phân cơng trách nhiệm cho cá nhân, quy trách nhiệm từ lãnh đạo nhân viên tránh tình trạng đùn đẩy công việc, trách nhiệm tập thể hoạt động văn thư 3.2.3 Tăng cường sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư Lãnh đạo văn phòng UBND huyện cần phải quan tâm đến công tác văn thư Sự quan tâm vật chất tinh thần cho nhân viên nguồn động viên lớn cho họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Nhân viên văn thư người sớm, muộn UBND huyện, tính chất cơng việc họ có trách nhiệm lớn đến cơng tác quản lý hiệu quản lý UBND huyện Do nên có chế độ đãi ngộ xứng đáng sống vật chất tinh thần tạo cho họ nguồn động lực để thực tốt cơng việc Đồng thời phải xây dựng chế thi đua khen thưởng để động viên kích thích tính nâng cao hiệu cơng tác văn thư, áp dụng chế kỷ luật hành vi vi phạm quy định nhà nước công tác văn thư nhân viên 3.2.4 Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng đại hóa phục vụ cơng tác văn thư Hiện trang thiết bị phục vụ cho hoạt động công tác văn thư sử dụng từ lâu Vì UBND huyện cần phải có kế hoạch thay bổ sung thiết bị, vật dụng cần thiết UBND huyện cần phải tăng cường ngân sách đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động công tác văn thư Đầu tư phải trọng đến chất lượng hiệu đầu tư cách bừa bãi, tùy tiện 3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn thư Hiện công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ tác động sâu sắc đến mặt sống Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn thư điều tất yếu Nó cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều lần đồng thời giải phóng sức lao động nhân viên văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo định đắn, kịp thời, xác 3.2.6 Ban hành hệ thống văn trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ Từ thực trạng trên, quan cần phải xây dựng quy định, quy chế công tác văn thư lưu trữ cho toàn thể cán văn phòng đặc biệt cán văn thư lưu trữ Cần xây dựng văn quy định trách nhiệm lãnh đạo văn phòng trách nhiệm người có liên quan đến cơng tác văn thư để họ nhận thức cần phải thực phải chịu trách nhiệm lãnh đạo quan chịu trách nhiệm trước pháp luật viêc minh làm Tiểu kết: Lãnh đạo văn phòng UBND huyện Bảo Lâm từ năm vừa qua thực tốt trách nhiệm tổ chức văn thư lưu trữ, bước nâng cao chất lượng làm việc Văn phòng Bên cạnh cố gắng cịn tồn số hạn chế cần có phương hướng để khắc phục đổi hoàn thiện KẾT LUẬN Cùng với phát triển kinh tế - xã hội khoa học kỹ thuật, cơng tác văn phịng có nhiều thay đổi, ngày khẳng định vai trò quan trọng phận thiếu quan, tổ chức Cùng với trách nhiệm lãnh đạo văn phòng đề cao trọng hoạt động văn phịng nói chung tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ quan Sau thời gian khảo sát UBND huyện Bảo Lâm,bản thân tơi có hội cọ sát với thực tế, để có nhìn nhận đắn khái quát trách nhiệm lãnh đạo văn phòng quan nhà nước cụ thể Từ nhận biết tầm quan trọng cơng tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ Để thực tốt trách nhiệm tổ chức, quản lý cơng tác văn thư lưu trữ lãnh đạo văn phòng cần phải nhận thức chức năng, nhiệm vụ, công việc cần phải làm hoạt động quản lý văn thư lưu trữ Đồng thời, thường xuyên đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán văn thư lưu trữ UBND Để nắm hết vai trò trách nhiệm lãnh đạo Văn phòng cần có thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ vai trò trách nhiệm lãnh đạo Văn phòng Thời gian nghiên cứu UBND huyện có hạn, nên nội dung nghiên cứu chưa thực tốt Bên cạnh cách đánh giá vấn đề định mang tính chủ quan, nội dung nghiên cứu khơng thể tránh sai sót, mong nhận đóng góp q thầy để nghiên cứu hồn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Ts Đinh Vương Hùng, tập huấn cơng tác hành văn phịng; Ủy ban nhân dân (2013) Quyết định số 12/2013/QĐ-UBND ngày 04/7/2013 UBND việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức hoạt động UBND huyện Bảo Lâm; Vương Đình Quyền (2005) Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia ...LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài ? ?Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng? ?? Tơi xin cam đoan cơng trình... việc tổ chức công tác lưu trữ Nội dung tổ chức công tác lưu trữ: - Tổ chức quản lý công tác lưu trữ - Tổ chức triển khai thực nghiệp vụ công tác lưu trữ * Tổ chức quản lý công tác lưu trữ: + Tổ. .. lý luận thực trạng trách nhiệm lãnh đạo tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bảo Lâm Qua hiểu tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ bao gồm nơi dung biết trách nhiệm lãnh đạo