DỰ ÁN: XÂY DỰNG MƠ HÌNH QUẢN LÝ NHĨM LÀM VIỆC CHO BỘ PHẬN MÔI GIỚI, CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHỐN KIM LONG (KLS) I GIỚI THIỆU Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Kim long cấp phép thành lập hoạt động theo giấy phép số 18/UBCK-GPHĐKD cấp ngày 06/10/2006 UBCKNN cấp Dưới số thông tin chung Công ty: Một số thông tin chung: - Tên công ty: Công ty Cổ phần Chứng khoán Kim long - Tên tiếng Anh: Kim long Securities Joint Stock Company - Tên viết tắt: KLS - Trụ sở: Số 22 Thành Cơng - Ba Đình - Hà Nội - Điện thoại: 043 7726868; Fax: 04.7726136 - Vốn điều lệ: 2,025,000,000,000 VNĐ - Mã chứng khoán: KLS - Website: www.KLS.vn Lĩnh vực hoạt động: Công ty Cổ phần Chứng khoán Kim long hoạt động lĩnh vực kinh doanh chứng khốn với nghiệp vụ chính: - Mơi giới chứng khốn; - Đăng ký chứng khốn, lưu ký chứng khoán, toán bù trừ giao dịch chứng khoán; 1|Page M0611 Lưu Quang Trường - Tư vấn đầu tư chứng khốn, tư vấn tài doanh nghiệp dịch vụ tư vấn tài khác Mơ hình tổ chức: Mơ hình tổ chức hoạt động Cơng ty II PHÂN TÍCH MƠ HÌNH TỔ CHỨC Từ thành lập đến nay, phòng mơi giới Kim long tổ chức hoạt động theo mơ hình truyền thống dạng: 2|Page M0611 Lưu Quang Trường TGĐ - GIÁM ĐỐC KHỐI KINH DOANH - TRƯỞNG PHÒNG CHỨC NĂNG NHÂN VIÊN MÔI GIỚI Các yếu tố thuận lơi: Trong thời gian đầu hoạt động, Công ty kinh doanh lĩnh vực chứng khốn nói chung Cơng ty Kim long nói riêng có mơt số yếu tố thuận lợi sau: - Các sách hỗ trợ Chính phủ phát triển thị trường chứng khoán; - Thị trường chứng khoán bắt đầu sôi động sau giai đoạn dài trầm lắng; - Thị trường chứng khốn quy mơ bé, lượng cung hàng thị trường giao dịch thức thị trường OTC mức thấp so với lượng cầu từ nhà đầu tư; 3|Page M0611 Lưu Quang Trường - Chưa có sức ép cạnh tranh lớn từ đối thủ Số lượng công ty chứng khốn cấp phép hoạt động tính đến cuối năm 2006 35 ( Nguồn Wikipedia) Các rào cản khó khăn Nhờ yếu tố thuận lợi chung cộng với số ưu riêng nhân sự, quan hệ giúp hoạt động Kim long giai đoạn đầu tốt Các nhân viên môi giới Kim long nhanh chóng phát triển lượng khách hàng kèm theo doanh thu ổn định Các hoạt động nhân viên tương đối độc lập, phụ thuộc vào Mơ hình giúp Kim long hoạt động tương đối hiệu Tuy nhiên, số khó khăn bắt đầu bộc lộ: - Thị trường chứng khoán nước đến mức độ bão hòa (cung - cầu); - Sự đời ạt công ty chứng khốn, tính đến thời điển có 100 cơng ty chứng khốn hoạt động, có cạnh tranh khốc liệt; - Cuộc khủng hoảng kinh tế 2008 Thế giới nói chung Việt Nam nói riêng chưa phục hồi, hệ nan giải cho Nước; - Trong giai đoạn phát triển mạnh mình, ngành kinh doanh chứng khốn hút lượng lớn nhân từ ngành khác để bù đắp cho lượng thiếu hụt Nhân ngành chứng khốn có phát triển mạnh số lượng chưa với chất lượng Điều xảy Kim long, trình độ nhân viên tương đối khơng đồng đều, chênh lệch trình độ, kinh nghiệm lợi tiếp cận thông tin lớn Những lợi không dễ chia sẻ nhân viên làm việc độc lập Chính việc tận dụng triệt để nguồn lực khiến cho hiệu Công ty bị hạn chế 4|Page M0611 Lưu Quang Trường - Cùng khó khăn chung, mơ hình quản lý bắt đầu bộc lộ hạn chế nó: + Việc tập trung chăm sóc trì khối khách hàng chiếm gần hết thời gian làm việc nhân viên môi giới khiến cho việc mở rộng quy mơ khách hàng trở nên khó khăn hơn; + Nhân viên mơi giới khơng chun mơn hóa, cá nhân phải tự thực toàn nghiệp vụ như: Mở tài khoản, tư vấn cho khách hàng, thực giao dịch, thực dịch vụ chăm sóc hỗ trợ khách hàng, phát triển khách hàng mới, nghiên cứu sản phẩn mới…vv dẫn đến hiệu suất làm việc có xu hướng giảm dần Yêu cầu dự án ∗ Chiến lược phát triển Cơng ty chứng khốn Kim long lấy nghiệp vụ mơi giới trọng tâm Tuy nhiên, hoạt động phận môi giới chưa đem lại kết mong muốn Do đó, yêu cầu cần thiết cần có cải tổ thay đổi lại mơ hình quản lý để phận mơi giới đem lại hiệu Trong tình hình mới, với yêu cầu cấu tổ chức lại nhân viên phòng thành nhóm làm việc thay cá nhân đơn lẻ giải pháp tốt Mơ hình tổ chức thành nhóm làm việc giải tương đối hạn chế mơ hình cũ: - Tổ chức nhóm làm việc với phân cơng cơng việc rõ ràng giúp nhân viên giảm bớt áp lực công việc, tập trung vào chuyên môn, phát huy điểm mạnh Ví dụ: nhân viên trước phải thực đầy đủ khâu từ gặp gỡ thuyết phục khách hàng mở tài khoản (1), mở tài khoản (2), tư vấn (3), nhận lệnh giao dịch (4), thực dịch vụ hỗ trợ tài (5), hồn thành giấy tờ liên quan (6)…thì cần thực khâu (1), (3), 5|Page M0611 Lưu Quang Trường (4) khâu lại tương đối quan trọng thành viên khác nhóm đảm nhận; - Nhóm đánh giá lại tồn khách hàng nhóm, qua phân loại chia lại cho thành viên Tuy nhiên, công việc phải tiến hành thận trọng đảm bảo cho khách hàng hiểu thỏa mãn đầy đủ yêu cầu trước; - Khi nghiên cứu đánh giá vấn đề cụ thể, làm việc theo nhóm giúp giải vấn đề cách nhanh chóng đầy đủ nhờ trí tuệ tập thể; - Khi làm việc theo nhóm, thông tin, kiến thức chia sẻ dễ dàng quyền lợi hiệu nhóm nói riêng Cơng ty nói chung - Do tập hợp kiến thức kinh nghiệm thành viên nhóm nên khả cung cấp dịch vụ cho khách hàng tốt so với cá nhân; - Làm việc mơi trường nhóm giúp nhân viên tự tin hòa nhập nhanh Ngồi ra, mơi trường làm việc nhóm tạo gắn kết nhân viên với Công ty, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc: ∗ Tuy có ưu điểm nêu, mơ hình làm việc theo nhóm có số khó khăn sau: - Một số nhân viên có nguồn doanh thủ ổn định có xu hướng khơng thích làm việc theo nhóm Vì vào nhóm họ phải chia sẻ nhiều thứ thu nhập, nguồn khách hàng, nguồn tin tức vv; - Sự phản đối (có thể có) cấp quản lý trung gian (Trưởng phòng) Theo mơ hình này, quyền lực cấp quản lý trung gian gần bị loại bỏ, chức vụ họ mang ý nghĩa hành 6|Page M0611 Lưu Quang Trường - Khi làm việc nhóm, khách hàng nhân viên khách hàng chung nhóm Do đó, dễ xảy khơng hài lòng khách hàng trường họp họ không phục vụ nhân viên quen thuộc; - Khi làm việc nhóm, số nhân viên làm việc khơng hiệu (hoặc lười nhác, họ thiếu tự tin trình độ chênh lệch) hưởng thành chung nhóm Điều dẫn đến xung đột quyền lợi nhóm, gây rạn nứt làm nhóm khó tồn III GIẢI PHÁP DỰ ÁN Đây đề xuất nhằm mục đích Mơ hình thay đổi lại đây: Mơ hình tổ chức 7|Page M0611 Lưu Quang Trường Nhân thời Phòng mơi giới có 28 người với người đánh giá có kinh nghiệm hơn: - Tổ chức thành nhóm với nhân người - Mỗi nhóm có 1-2 nhân viên có kinh nghiệm (key-person) - Các nhóm chịu quản lý trực tiếp Giám đốc khối Tổng Giám đốc (do đặc thù KLS, nghiệp vụ hoạt động mơi giới) - Các nhóm tự định quy tắc, cách thức tổ chức, hoạt động nhóm phải phù hợp điều lệ Cơng ty - Các nhóm xây dựng Kế hoạch Doanh thu, phát triển khách hàng Các kế hoạch đề xuất phải bảo vệ trước Ban Giám đốc tính khả thi Nếu thành cơng, đưa vào thực thi phải có chế độ báo cáo cho Ban Giám đốc theo kỳ (tuần, tháng, quý, năm) - Ban Giám đốc đưa quy định giám sát, thưởng phạt rõ ràng kết làm việc cuối kỳ nhóm - Ngồi ra, Ban Giám đốc có sách khuyến khích nhóm nghiên cứu phát triển sản phẩm 8|Page M0611 Lưu Quang Trường IV KẾT LUẬN Việc ln thay đổi mơ hình tổ chức, mơ hình hoạt động để phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh giải nội dung cụ thể, nhiệm vụ cụ thể đem lại kết tốt Ví dụ thành cơng Tập đồn Viễn thơng Qn đội (Viettel) câu châm ngơn “ Cái khơng thay đổi thay đổi” Ở thể mơ hình tổ chức, nhân quản lý cấp trung gian Viettel ln thay đổi, thay đổi để Viettel khơng thay đổi tiến lên Đây chìa khóa cho Viettel phát triển nhanh mạnh Mơ hình làm việc tổ chức theo nhóm khơng mẻ chưa vận dụng tốt Việt Nam nhiều nguyên do, nguyên chế, ngại thay đổi không muốn quyền lợi số cá nhân dẫn đến hiểu công việc chưa cao Đặc biệt Cơ quan Hành Chính phủ Mơn học giúp Tôi củng cố thêm lý luận cho thân, hiểu rõ, hiểu thấu đáo làm việc nhóm tổ chức nhóm có ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công việc Qua rút nghiệm hành vi tổ chức Mình Công ty thời gian qua tổ chức thực tốt thời gian tới./ 9|Page M0611 Lưu Quang Trường DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu môn học Quản trị hành vi tổ chức - Chương trình Global Advanced MBA ĐH Griggs (Tháng 01/2010) Website Cơng ty cổ phần Chứng khốn KLS: http://www.kls.vn; Website Tập đồn Viễn thơng Qn đội: Website: http://vi.wikipedia.org 10 | P a g e http://www.viettel.com.vn M0611 Lưu Quang Trường HÉT 11 | P a g e ... Cơng ty chứng khốn Kim long lấy nghiệp vụ môi giới trọng tâm Tuy nhiên, hoạt động phận môi giới chưa đem lại kết mong muốn Do đó, yêu cầu cần thiết cần có cải tổ thay đổi lại mơ hình quản lý để phận. .. tình hình mới, với yêu cầu cấu tổ chức lại nhân viên phòng thành nhóm làm việc thay cá nhân đơn lẻ giải pháp tốt Mô hình tổ chức thành nhóm làm việc giải tương đối hạn chế mô hình cũ: - Tổ chức nhóm. .. nhập nhanh Ngồi ra, mơi trường làm việc nhóm tạo gắn kết nhân viên với Công ty, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc: ∗ Tuy có ưu điểm nêu, mơ hình làm việc theo nhóm có số khó khăn sau: - Một