Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Tính cấp thiết của đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Mục tiêu nghiên cứu. 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Đối tượng phạm vi nghiên cứu. 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 2 7. Cấu trúc đề tài. 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1.LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯLƯU TRỮ 4 1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vị trí của công tác văn thư 4 1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư 4 1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 5 1.1.5. Nội dung của công tác văn thư 6 1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản 7 1.1.5.2. Quản lý văn bản đến 9 1.1.5.3. Việc giải quyết văn bản đi: 12 1.1.5.4. Xử lý văn bản mật 14 1.1.5.5. Xử lý văn bản nội bộ 14 1.1.5.6. Quản lý con dấu 15 1.1.5.7. Quản lý hồ sơ 15 1.2.Công tác lưu trữ 18 1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ 18 1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ. 19 1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ. 21 1.2.4. Tính chất cảu công tác lưu trữ. 21 1.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. 25 1.3.1. Mối quan hệ của công tác văn thư lưu trữ. 25 1.3.2. Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. 25 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC,QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯLƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ VIỆT TÍN 27 2.1. Quá trình thành lập và đặc điểm tình hình hoạt động của Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín. 27 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty. 28 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 29 2.1.3. Cơ cấu và tổ chức của công ty. 30 2.1.4. Khái quát về phòng Tổ chức Hành chính 32 2.2. Thực trạng công tác tổ chức, quản lý về văn thưlưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mịa và thiết bị Việt Tín. 33 2.2.1. Công tác tổ chức của văn phòng về văn thư lưu trữ tại công ty. 34 2.2.2. Tình hình công tác văn thư tại công ty. 34 2.2.2.1. Xây dựng và ban hành văn bản. 34 2.2.2.2. Việc quản lý văn bản đến. 35 2.2.2.3.Giải quyết văn bản đi 39 2.2.2.4. Quản lý con dấu. 41 2.2.3.Tình hình công tác lưu trữ tại Công ty. 42 2.2.3.1. Phân loại tài liệu lưu trữ 42 2.2.3.2. Xác định giá trị tài liệu 42 2.2.3.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho( phòng) lưu trữ. 43 2.2.3.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 43 2.2.3.5. Tổ chức xử dụng tài liệu lưu trữ. 43 2.2.3.6. Tiêu hủy tài liệu lưu trữ. 43 2.3. Nhận xét, đánh giá kết quả đạt được trong công tác văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần xây sựng thương mại và thiết bị Việt Tín. 44 2.3.1. Ưu điểm trong công tác văn thư lưu trữ. 44 2.3.2. Nhược điểm trong công tác văn thưlưu trữ. 45 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín. 46 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ VIỆT TÍN. 47 3.1. Giải pháp về nhân sự, cán bộ văn thưlưu trữ Công ty. 47 3.2.Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thưlưu trữ. 47 3.3. Sắp xếp, bố trí lại vị trí làm việc và nâng cao điều kiện làm việc của văn thưlưu trữ. 48 3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. 48 3.5. Thực hiện kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa. 48 3.6. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động văn thưlưu trữ. 49 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Thực kế hoạch trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội việc thực tập tốt nghiệp lớp ĐH- Quản Trị Văn Phòng K13a, khóa 2013-2017 Khoa Quản Trị Văn Phòng với giúp đỡ Ban giám đốc Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thương Mại Thiết Bị Việt Tín tạo điều kiện tiếp nhận thực tập Thời gian thực tập từ 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Trong thời gian thực tập giúp đỡ Ban lãnh đạo công ty cán bộ, nhân viên công ty đặc biệt cán bộ, nhân viên Quản trị văn phòng, phòng Tổ chức- Hành chính, cán Văn thư-lưu trữ tạo điều kiện cho áp dụng lý thuyết trang bị vào công việc thực tiễn, rèn luyện kỹ làm việc nâng cao trình độ nghiệp vụ Đặc biệt với hướng dẫn thầy giáo, Th.S Nguyễn Đăng Việt truyền cho niềm say mê công việc, hướng dẫn, bảo chi tiết thực viết đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp Bài báo cáo thực tập kết thực tập tốt nghiệp công ty, xong vốn kiến thức hạn chế, với thời gian hạn hẹp, thân có nhiều cố gắng để hồn thành báo cáo khơng thể tránh khỏi sai xót tơi mong nhận nhận xét, ý kiến đóng góp thầy cô nhà Trường cô chú, anh chị làm việc Cơng ty để giúp tơi hồn thành tốt thực tiễn sau Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội, thầy, cô giáo Khoa Quản Trị Văn Phòng Ban giám đốc Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thương Mại Thiết Bị Việt Tín giúp tơi hồn thành đợt thực tập hoàn thành bài, đề tài báo cáo tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A.PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Hiện với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mơ lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú Mỗi quan , tổ chức, cơng ty, doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với phát triển hội nhập tổ chức, công ty, doanh nghiệp Trong tổ chức, công ty doanh nghiệp cơng tác văn giấy tờ cầu nối quan trọng tổ chức, doanh nghiệp, công ty, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, cơng ty, doanh nghiệp với khách hàng Vì cơng tác văn thư- lưu trữ có vai trò lớn khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, công ty, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Hơn văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư-lưu trữ để quản lý sử dụng hiệu Có thể nói cơng tác văn thư- lưu trữ cánh tay đắc lực cho lãnh đạo quan để nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư- lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở lãnh đạo, nhà quản trị văn phòng đưa định đứng đắn đảm bảo cho lợi ích cơng ty, doanh nghiệp Để tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức hoạt động Văn phòng đặc biệt vai trò phận văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý văn thư- lưu trữ công ty, nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành Trong q trình thực tập Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín tơi xin mạnh dạn lựa chọn đưa đề tài “ Khảo sát, đánh giá hoạt động văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý văn thư- lưu trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín” Lịch sử nghiên cứu - Bài cáo đề cập đến vấn đê lý luận chung như: Khái niệm, vị trí, vai trò, ý nhĩa tầm quan trọng vấn đề hoạt đơng Văn phòng, hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ Công ty - Đề tài nghiên cứu báo cáo đưa thực trạng, cơng bố dựa tình hình thực tiễn hoạt động Công ty.Nêu lên số liệu mang tính riêng biệt kết thực tế cần phát huy hoạt động văn phòng, văn thư-lưu trữ Công ty Mục tiêu nghiên cứu Đề tài báo cáo thực tập nghiên cứu nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư- lưu trữ - Tìm hiểu vấn đề hoạt động văn phòng cơng tác tổ chức quản lý văn thư- lưu trữ - Phân tích, đánh giá, nghiên cứu thực trạng hoạt động văn phòng công tác tổ chức quản lý văn thư- lưu trữ công ty Nhiệm vụ nghiên cứu - Từ trình thực tập, từ khảo sát, đánh giá thực tế, thực trạng hoạt động văn phòng công tác tổ chức quản lý văn thư-lưu trữ, thực trạng hoạt động công tác văn thư- lưu trữ cơng ty từ thấy ưu điểm hạn chế nhằm đưa giải pháp công ty để nâng cao công tác tổ chức quản lý văn thư-lưu trữ Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài lý thuyết văn thư- lưu trữ thực tiễn hoạt động văn thư- lưu trữ, hoạt động văn phòng Cơng ty bao gồm: - Lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Công ty - Thực trạng hoạt động văn phòng Cơng ty cơng tác tổ chức, quản lý văn thư- lưu trữ - Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ công ty - Đánh giá hiệu hoạt động văn thư- lưu trữ Công ty ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa biện pháp, giải pháp để hoàn thiện nâng cao hoạt động văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý văn thư- lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Đề tài thực tập sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương phát so sánh - Phương pháp tra cứu tài liệu, sách giáo trình, điện tử Cấu trúc đề tài Ngoài lời cảm ơn; nội dung đề tài báo cáo thực tập gồm có phần: Phần A phần mở đầu gồm: Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài Phần B: Phần nội dung gồm: Chương 1: Lý luận chung vấn đề công tác tổ chức, quản lý văn thư- lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu-trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư- lưu trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín Phần C: Kết luận Phân D: Phụ lục B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ-LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung cơng tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, bao gồm tồn cơng việc xây dựng văn bản, giải văn hình thành trình hoạt động quan Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị, lực lượng vũ trang Nói cách khác công tác văn thư phận quan trọng văn giấy tờ , phần q trình xử lý thơng tin, cung cấp thơng tin, chọn lọc thơng tin, phục vụ cơng tác tra tìm, cung cấp văn cho lãnh đạo 1.1.2 Vị trí công tác văn thư Công tác văn thư công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quan , tổ chức, doanh nghiệp Nếu thiếu nội dung cơng tác văn thư nói chưa hồn thiện điều làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác quan, công ty, tổ chức Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung hoạt động Văn phòng Trong hoạt động văn phòng cơng tác văn thư có vai trò vơ quan trọng khơng thể thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng mắt xích hoạt động quản lý quan, đơn vị, tổ chức Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận quản lý Nhà nước 1.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư Cơng tác văn thư có vai trò vơ quan trọng máy hoạt động quan, tổ chức Chính cơng tác văn thư có ý nghĩa vô to lớn sau: - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý Nhà nước quan, đơn vị, tổ chức nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nguồn thơng tin chủ yếu xác thông tin văn - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo quản lý Nhà nước, phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động quan, đơn vị tốt đạt hiệu cao Hơn làm tốt công tác văn thư giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, làm khơng tốt hiểu sai cơng tác văn thư kìm hãm phát triển nó, điều ảnh hưởng điến suất lao động hoạt động quản lý quan Nhà nước - Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh văn giữ lại đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ đảm bảo tăng lên nhiêu, đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai thực nghiệp vụ 1.1.4 u cầu cơng tác văn thư Công tác văn thư phận cơng tác giấy tờ, q trình thực cần đảm bảo yêu cầu sau đây: - Nhanh chóng: Trong q trình thực tập cho thấy thực tế q trình giải cơng việc Công ty phụ thuộc vào nhiều việc xây dựng văn bản, việc tổ chức, quản lý giải văn Vì xây dựng văn phải kịp thời nhanh chóng góp phần vào việc giải nhanh gọn cơng việc Cơng ty - Chính xác: Công tác văn thư vô quan trọng đặc biệt phần nội dung, phải thật xác mặt nội dung: nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý, khơng trái với văn Nhà nước cấp Dẫn chứng trích dẫn văn phải xác, số liệu đầy đủ, chứng rỗ ràng Chính xác mặt thể thức: văn ban hành phải đầy đủ yếu tố thể thức văn Nhà nước quy định, xác khâu kĩ thuật nghiệp vụ văn thư Yêu cầu xác phải quán triệt đầy đủ khâu đánh máy, đăng kí văn đến, văn trình tiếp nhận chuyển giao văn - Bí mật: Trong trình quản lý văn đến, văn nội dung văn đến, văn Cơng ty có nhiều điều thuộc phạm vi bí mật Cơng ty, Nhà nước Cho nên trình tiếp nhận, gửi, phát hành, bảo quản văn phải đảm bảo bí mật Nghĩa người có liên quan biết nội dung văn Những văn có dấu mật phải chuyển đến đối tượng khơng để lọt vào tay người khác khơng có trách nhiệm kẻ xấu - Cơng nghệ, đại: Tính cơng nghệ, đại cơng tác văn thư việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ công ty Nhưu nhân viên văn thư soạn thảo văn máy vi tính phần mềm có sẵn vừa đảm bảo xác hình thức, cơng nghệ công việc soạn thảo tiến hành nhanh so với phương pháp thủ công làm cho hiệu công việc tốt 1.1.5 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư gồm nội dung sau: + Xây dựng ban hành văn như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký ban hành văn + Tổ chức quản lý giải văn bao gồm: quản lý, tổ chức giải văn đến quản lý, tổ chức giải văn đi, văn mật, văn nội bộ, tổ chức, quản lý hồ sơ + Quản lý sử dụng dấu Trong quan, tổ chức Nhà nước, văn sử dụng phương tiện để ghi lại truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết hình thành trình hoạt động quan, tổ chức đảm bảo điều hành, phản ánh đầy đủ tình hình, xác kết hoạt động quan, tổ chức Để đảm bảo cơng tác văn thư đem lại hiệu cao, nhân viên văn thư phải thực nhiệm vụ sau: - Nhận, bóc phong bì, đóng dấu vào sổ cơng văn đi, đến - Sơ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi việc giải văn đến - Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu - Đánh máy, rà soát văn bản, in tài liệu - Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu - Sử dụng quản lý dấu Cụ thể: 1.1.5.1 Xây dựng ban hành văn Văn phương tiện ghi truyền đạt thông tin ngơn ngữ hay kí hiệu định Để thực tốt công tác văn xây dựng soạn thảo văn nhân viên văn thư cần phải thực đầy đủ đảm bảo thể thức, yếu tố văn quy định, sử dụng ngôn ngữ, câu từ văn bản, nắm vững chức , nhiệm vụ quyền hạn quan ban hành văn Căn vào trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn theo phương pháp soạn thảo đề cương soạn thảo trực tiếp máy vi tính Trong quan thường ngày tiếp nhận, xử lý ban hành nhiều văn bản, để việc tổ chức, quản lý văn quan thống nhất, tuân theo quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung kịp thời, chuẩn xác an tồn Các quan, cơng ty, doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý văn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn dã thực điều kiện thực điều kiện thực tế cấu quan, tổ chức Quy chế phổ biến rộng rãi tới đơn vị phận, nhân viên, cá nhân quan liên quan đến công văn giấy tờ biết để thực Quy trình soạn thảo văn bản: Bước 1: Xác định mục đích u cầu đối tượng hình thức văn - Mục đích: đưa định, chủ trương biện pháp cần thiết để hướng dẫn giải văn cấp hay giải vấn để búc xúc xã hội - Thông tin cho đối tượng quản lý tình hình vấn đề - Báo cáo kết hoạt động quan, ngành, tổ chức đề xuất vấn đề mới, xin ý kiến đạo, đôn đốc, kiểm tra - Văn soạn thảo ban hành phải xác định rõ yêu cầu văn bản, đối tượng nhận văn bản, tên văn thể thức cần thiết theo quy định pháp luật hành - Yêu cầu văn đảm bảo vấn đề nhân lực, tài lực vật lực để văn đảm bảo đạt hiệu cao Bước 2: Thu thập thông tin xử lý thông tin - Thông tin chủ yếu để nhà quản lý, quản trị văn phòng,lãnh đạo đưa sách, định quản lý chuẩn xác - Thông tin thu thập phải kiểm tra đảm bảo tính khách quan,chính xác, tránh tượng chủ quan, định kiến sẵn Nguồn thơng tin cần có hệ thống hóa chỉnh lý thông tin theo yêu cầu vấn đề đặt cần giải Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết thảo - Xây dựng dàn bài: xếp văn theo phần, ý, chưng mục cho hợp lý, khoa học, đảm báo tính lơgic, có trọng tâm trọng điểm - Lập đề cương chi tiết: nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ ý kiến chủ động, nêu ý trước, ý sau có trình tự lơgic, khoa học có cân đối phần văn Việc lập đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý người có trách nhiệm duyệt trước để có đóng góp, bổ sung điều chỉnh cần thiết - Viết thảo: làm cho ý đề cương triển khai thành câu văn, đoạn văn có tính liên kết chặt chẽ với nhau, cần phải lôgic để khỏi bị đứt mạch ý, lời văn thống từ đầu đến cuối Bước 4: Duyệt ký văn - Văn phải xem xét, duyệt ký theo thẩm quyền giao nội dung hình thức Bước 5: Ban hành triển khai văn - Văn thư quan đảm bảo phát hành kịp thời theo nhiệm, ghi sổ văn bản, ngày, tháng vào sổ, cơng văn kịp thời, xác giúp thủ 10 đơn thư khiếu nại đến chậm so với ngày, tháng, năm văn phải đính kèm văn với bì để làm chứng - Đối với văn có dấu mức độ ‘ Mật’ cán văn thư khơng phép mở phong bì mà vào sổ văn mật, bỏ trống cột trích yếu nọi dung văn bản, sau chuyển văn đế người có trách nhiệm giải theo thời gian quy định Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến Mọi văn đến Công ty cán văn thư đóng dấu đến lên văn nhằm mục đích xác nhận văn qua phận văn thư ghi nhận ngày, tháng đến Công ty - Dấu đóng vào góc bên trái( phần lề văn bản) phần số ký hiệu - Đối với cơng văn đến đóng dấu bên phần trích yếu văn Bước 4: Vào sổ đăng ký văn đến - Công ty vào sổ đăng ký văn đến vào mooic năm, ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi sổ theo nguyên tắc văn đến ngày ghi sổ vào ngày đó, tuyệt đối không chuyển sang ngày khác để tránh tình trạng thất lạc - Các thơng tin số, ký hiệu, trích yếu nội dung, ngày nhận văn đến đầu cán văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ, xác, khơng viết tắt từ khơng thơng dụng, khơng sử dụng bút chì để ghi chép Bìa sổ; TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên quan(đơn vị) Năm: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ số: Đến số: Từ ngày: Đến ngày: Quyển số: 39 Mẫu bìa đăng ký sổ đăng ký văn đến công ty: Mẫu số 1: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Ngày Thán g đến Số đến Ngày tháng công văn Nơi gửỉ Số ký Công văn hiệu công văn Nơi người nhận Tên loại trích Ký yếu nội nhận dung công văn Ghi MẪU SỐ 2: MẪU VĂN BẢN ĐẾN MẬT Ngày tháng đến Số đến Tên quan giửi công văn đến Số ký hiệu công văn Ngày công văn Mức độ mật Tên loại trích yếu nội dung cơng văn Đơn vị người gửi 10 Ký nhận Ghi Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt Cán văn thư trình văn lên Lãnh đạo để xin ý kiến giải thời hạn không 01 ngày kể từ văn đăng ký văn phòng cơng ty( văn thuộc thẩm quyền giải lãnh đạo công ty) Trường hợp văn gửi đến vào cuối chiều ngày làm việc cán văn thư trình vào đầu sáng vào ngày làm việc hôm sau Bước 6: Phân phối chuyển giao văn Sau có ý kiến phê duyệt lãnh đạo cơng ty văn thư tiến hành đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, chuyển văn đến nơi nhận người nhận phải ký nhận vào sổ giao nhận văn văn thư Bước 7: Theo dõi giải văn đến Thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc đơn vị giao nhiệm vụ giải 40 vấn đề liên quan đến nội dung văn Xử lý thông tin, phản hồi để báo cáo lãnh đạo cơng ty có biện pháp giải quyết, điều chỉnh kịp thời 2.2.2.3.Giải văn Cơng ty có quy định có văn công ty gửi định, kế hoạch, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, đề nghị, giấy công tác phải tiến hành đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi văn phòng văn thư Bảng thống kê văn năm gần công ty: STT TÊN LOẠI Quyết định NĂM 2013 122 Kế hoạch 88 Báo cáo 76 Thông báo 66 Công văn chung 345 Biên 45 Tổng 742 Văn Mẫu sổ đăng ký văn công ty: MẪU SỐ 3: MẪU VĂN BẢN ĐI STT Ngày tháng văn Số Tên ký hiệu loại văn trích yếu văn Người ký Người nhận đơn vị nhận Đơn vị lưu văn văn thư Số lượng văn Ghi MẪU SỐ 4: MẪU VĂN BẢN ĐI MẬT STT Ngày Số tháng ký văn hiệu văn Tên loại trích Người Người nhận ký đơn vị 41 Mức độ mật Đơn vị lưu văn Số lượng văn 10 Ghi yếu văn nhận văn thư *) Quy trình giải văn - Tất văn giấy tờ cán văn thư soạn thảo, sau hồn thành soạn thảo trình lên lãnh đạo ký duyệt, xin ý kiến Mọi văn giấy tờ phòng ban chức soạn thảo nhân viên văn phòng tự mang văn bản, giấy tờ tới ban lãnh đạo xin ý kiến ký duyệt sau chuyển đến phòng văn thư hoàn tất thủ tục gửi đi, cán văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn - Vào sổ đăng ký văn đi: Cũng vào sổ đăng ký văn đến yêu cầu sổ đăng ký văn ghi chép cách đầy đủ, xác, rõ ràng bút mực bút bi không dùng loại bút mực dễ phai - Sau văn ký cán văn thư đóng dấu lên văn theo quy định Nhà nước( dấu cơng ty đóng trùm lên phần ba chữ ký phía bên trái, dấu chức danh đóng chữ ký phía bên phải - Ghi số ngày, tháng lên văn thủ tục cần thiết nhằm xác định lần văn thứ mà công ty phát hành ngày, tuần, tháng, năm, vừa qua, giúp lãnh đạo kiểm soát - Chuyển giao theo dõi chuyển giao văn theo nguyên tắc đảm bảo, xác, đối tượng kịp thời + Cán văn thư có nhiệm vụ lựa chọn loại bì kích thước bì cho văn vào phong bì, dán kín sau ghi rõ địa tên người nhận ngồi bì thư dán tem - Gửi văn di có nhiều hành thức chủ yếu theo hai đường đường bưu điện cán văn thư chuyển trực tiếp đến quan + Gửi qua bưu điện cán văn thư đem phong bì đựng văn đến bưu điện làm thử tục gửi đi, sau lấy hóa đơn xác nhân bưu điện + Cán văn thư chuyển trực tiếp tới cá nhân, đơn vị: #) Đối với văn chuyển nội cơng ty: Phòng văn thư không 42 tiến hành lập sổ chuyển giao văn nội mà việc chuyển giao cán văn thư thực cách đơn giản sau: cán văn thu trực tiếp chuyển văn đến phòng, ban, đơn vị phòng, ban, đơn vị nhận văn bản, cán văn thứ lấy chữ ký xác nhận để xác nhận phòng, ban nhận văn # Cơng tác văn thư có 01 cán văn thư nên công việc chủ yếu cán văn thư thực nên nhiều không đảm bảo chuyển tới nơi người nhận chậm trễ thời gian giao nhận 2.2.2.4 Quản lý dấu Con dấu thành phần quan trọng để bảo đảm tính hợp pháp tính chân thực văn Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định cụ thể quản lý sử dụng dấu Vì dấu quan phải giao cho cán văn thư giữ đóng dấu Cán văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác chưa có giấy phép cho phép văn người có thẩm quyền - Phải tự tay đóng dấu văn bản, giấy tờ quan, tổ chức - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền - Những văn quan, tổ chức ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phòng hay đơn vị Căn vào quy định Nhà nước để giao việc quản lý sử dụng dấu Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín thực hiện: + Con dấu dấu đặt hình chữ nhật, có lớp vải mềm đặt đáy đảm bảo dấu không bị hư hại biến dạng + Mực dấu công ty màu đỏ tươi theo quy định , nhân viên văn thư khơng đóng dấu cơng ty vào phần chữ ký văn cấp đơn vị, trường hợp cần thiết nhân viên văn thư đóng dấu treo phần tên cơng ty ban hành đóng dấu xác nhận chữ ký + Nhân viên văn thư chị trách nhiệm hồn tồn với dấu đóng - Hiện Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín có loại dấu như: Dấu quan; Dấu chức danh; Dấu họ tên; Dấu Cơng 43 đồn; Dấu đến; Dấu mức độ; Dấu phòng, xí ngiệp - Lưu văn bản: Cán văn thư lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời theo yêu cầu sử dụng lưu tịa văn thư Đối với văn có đóng dấu mật, cán văn thư thực quy trình lưu văn theo quy định nhà nước nhằm đảm bảo bí mật 2.2.3.Tình hình cơng tác lưu trữ Công ty Hai công tác văn thư -lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ mí Tại công ty cán văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm công tác lưu trữ thể nội dung sau: 2.2.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trên sở văn lưu phận văn thư, nhân viên lưu trữ phân loại tài liệu cách thuận lợi cho việc lưu trữ Phân loại chủ yếu như: Báo cáo tổng hợ, hoạt động chuyên mơn, tổ chức, tài chính, nhân sự, trang thiết bị, sở vật chất - Thông thường công ty hầu hết tài liệu lưu trữ phòng ban chun mơn Các phận Văn phòng, phòng Tổ chức- Hành 2.2.3.2 Xác định giá trị tài liệu - Cán văn thư xác định giá trị tài liệu theo quy định hành, quy định thời gian bảo quản cho loại tài liệu hình thành q trình hoạt động cơng ty lựa chọn đưa vào bảo quản phòng tài liệu giá trị - Đối với tài liệu phản ánh hoạt động cơng ty thời gian 06 tháng đến 01 năm báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm mặt kinh tế, tài chính, thương mịa, sản xuất hay tài liệu khác q trình xây dựng phát triển cơng ty bảo quản dái hạn 2.2.3.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho( phòng) lưu trữ - Cơng ty có cán văn thư nên hầu hết công việc cán đảm nhiệm, nên khơng có thời gian thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ảnh hưởng đến cơng tác - Thực tế tài liệu lưu trữ cơng ty đơn giản, phòng văn thư lưu trữu tài liệu qua xử lý, hồn tồn khơng có phim ảnh Hằng 44 năm cán văn thư không dựa vào sổ đăng ký công văn đi, đến dựa vào danh mục hồ sơ để lập kê hay mục hồ sơ Trên thực tế có nhiều cơng ty, doanh nghiệp phương pháp dễ dàng phát tài liệu thiếu để bổ sung kịp thời 2.2.3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ - Trong phận văn phòng, với phận văn thư- lưu trữ có trang bị tủ đựng hồ sơ Nhân viên văn thư tiến hành ghim tài liệu hình thành để vào tủ nhiên chưa có sử dụng kỹ thuật hay biện pháp để kéo dài tuổi thọ chống hư hại tài liệu - Đối với văn đến, số lượng hai loại văn khác đặc biệt văn đến công ty nên phận văn thư dùng sổ để đăng ký văn đến cho nhiều năm Khi kết thúc năm, cán văn thư ghim phần vào sổ năm kết thúc tiếp tực vào hồ sơ cho năm 2.2.3.5 Tổ chức xử dụng tài liệu lưu trữ - Cán bộ, nhân viên cơng ty có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng việc tiến hành xin ý kiến lãnh đạo Người ngồi cơng ty có nhu cầu khai thác xử dụng tài liệu công ty xi giấy giới thiệu, ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu - Các hình thức tổ chức xử dụng tài liệu cơng ty gồm: + Nghiên cứu phòng văn thư- lưu trữ, văn phòng + Với trường hợp đặc biệt nhu cầu sử dụng tài liệu ngồi phòng văn thư trưởng phận văn thư( văn phòng) người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu văn 2.2.3.6 Tiêu hủy tài liệu lưu trữ - Với mục đích giải phóng chỗ để, giảm bớt số lượng giấy tờ tài liệu lưu trữ bảo quản cơng ty nói riêng tất cơng ty, doanh nghiệp khác phải tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị khơng hiệu lực mặt pháp lý - Tại Công ty cổ phần xây dựng thương mai thiết bị Việt Tín việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực nhiều lần phòng ban, cán nhân viên phòng ban tự tiêu hủy có xác nhận Giám đốc - Sau xác định giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng xác định gí trị tài liệu 45 lập biên tài liệu hết giá trị, sau ban hành địn văn hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị trùng lặp hay hết thời hạn bảo quản - Việc tiêu hủy tài liệu cơng ty có chứng kiến Giám đốc, trưởng phòng nhân viên cơng ty đặc biệt chứng kiến hội đồng xác định giá trị tài liệu - Sau tiêu hủy có biên tiêu hủy tài liệu có chữ ký nhân viên lưu trữ lãnh đạo chứng kiến việc tiêu hủy tài liệu 2.3 Nhận xét, đánh giá kết đạt công tác văn thư- lưu trữ Công ty cổ phần xây sựng thương mại thiết bị Việt Tín 2.3.1 Ưu điểm cơng tác văn thư- lưu trữ - Trong thời gian thực tập công ty, nhận thấy làm việc công ty nói chung cán Văn phòng nói riêng thực nghiêm túc triết để Giờ giấc làm việc thực theo quy định Nhà nước - Đội ngũ cán công ty ban lãnh đạo tạo điều kiện cho học thêm khóa gắn hạn đề nâng cao trình độ nghiệp vụ - Đối với công tức văn thư- lưu trữ công ty thực theo quy trình nghiệp vụ văn thư- lưu trữ quy định, nên công tác công ty thực cách khoa học đảm bảo tính pháp lý công tác văn thư- lưu trữ theo quy định nhà nước Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ tổ chức cách khoa học, đảm bảo giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời, xác - Xây dựng quy chế cơng tác lưu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thư bước đưa công tức vào nề nếp - Công tác xếp lại văn bước thực hiên quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo quy định Nà nước - Công tác văn thư- lưu trữ trang bị thiết bị đại máy tính nối mạng; máy in; máy fax; máy photo , phần tin học cung cấp cho việc quản lý 2.3.2 Nhược điểm công tác văn thư-lưu trữ Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư-lưu trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín tồn số nhược điểm , hạn 46 chế cụ thể là: - Đối với cơng tác văn thư: + Có thể nói cơng ty nhiệm vụ thu thập xử lý thơng tin yếu dẫn đến tình trạng việc sạo thảo văn nhiều thiếu xót, chưa chấp hành đầy đủ nghiêm chỉnh, nhiều văn chưa thực triệt để + Việ quản lý văn đến chậm triển khai, chí bị bỏ xót, bỏ qn văn thư, tình trạng chuyển nhầm cơng văn cho cá nhân, đơn vị nhiều công văn đến lúc nhiều mà cán văn thư thiếu + Việc lập hồ sơ chưa thực triệt tài liệu lưu dạng văn rời lẻ, chưa lập hồ sơ hành gây khó khăn cho việc tra cứu, sử dụng tài liệu ảnh hưởng đến hoạt động quản lý + Cán lãnh đạo chưa sát sao, thực tế kiểm tra thường xuyên công tác văn thư chưa chặt chẽ, chưa xây dựng hệ thông tra cứu tài liệu hồn chỉnh mà tra tìm phương pháp thủ cơng, tài liệu tìm khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu công việc - Đối với cơng tác lưu trữ: + Cơng ty chưa có bảo quản văn bản, tài liệu phòng ban cách hợp lý bảo quản không lâu dài + Cơng tác bảo quản chưa khoa học mang tính thủ cơng, sử dụng hóa chất ảnh hưởng đến phòng ban nên tượng mốc, mọt, nhòe chữ, đồng thời dẫn đến tình trạng tra cứu khó khăn + Cơng ty chưa bố trí phận văn- lưu trữ phòng riêng để thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ + Nhân viên văn thư-lưu trữ phải làm việc chung với phận Văn phòng nên mơi trường làm việc khơng n tĩnh, khơng có khơng gian riêng, dẫn đến khó khăn bảo quản, khơng đảm bảo an tồn , bí mật cho tài liệu 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế công tác văn thư- lưu trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín - Cơng tác tổ chức xếp nhân phòng văn thư- lưu trữ chưa khoa học Ban lãnh đạo công ty chưa nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư- lưu trữ nên chưa có quan tâm mức, sở vaath chất thiếu thốn: 47 thiếu phòng lưu trữ tập trung cho tồn cơng ty, tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu - Cán văn thư chưa đào tạo nghiệp vụ lưu trữ nên lúng túng việc xếp khoa học để dễ dàng tra cứu, sử dụng tài liệu - Công tác bảo quản chưa công ty đầu tư, quan tâm mức Chưa áp dụng công nghệ khoa học vào công tác văn thư- lưu trữu triệt để qaunr lý văn đi, đến hệ thống máy vi tính chứa khối lượng lớn văn vmaf văn thư không làm Công tác thủ công lạc hậu - Nơi làm việc văn thư-lưu trữ có chung đụng với phận văn phòng, xếp vị trí làm việc chưa hợp lý Chỉ có nhân viên phụ trách công tác văn thư-lưu trữ lên số lượng công việc nhiều Tiểu kết: Trên toàn thực trạng hoạt động công tác văn thư-lưu trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín Qua thời gian thực tập cơng ty tơi thấy phận Văn phòng làm tốt chức năng, nhiệm vụ đồng thời có vai trò quan trọng phối hợp chặt chễ với phận Văn thư để thực tốt công tác tổ chức, quản lý văn thư-lưu trữ công ty, thực tốt công tác quản lý công ty, trang bị đầy đủ trang thiết bị cho phòng ban sở trực thuộc.Tổ chức lớp học đào tạo, nâng cao phát triển trình độ nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên đặc biệt cán văn thư-lưu trữ công ty Tuy hoạt động công tác văn thư- lưu trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín hạn chế, nhược điểm mà theo cần phải khắc phục nhằm nâng cao công tác văn thư- lưu trữ để phù hợp với xu hướng phát triển Do tơi xin đưa số kiến nghị, biện pháp chương nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư-lưu trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ VIỆT TÍN Như nội dung nêu chương cho thấy mặt chưa công tác văn thư- lưu trữ nguyên nhân dẫn đến tình trạng Cho nên với chương tơi xin đưa số kiến nghị giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư-lưu trữ Cơng ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín 48 Trong q trình thực tập, nghiên cứu vào công việc cụ thể phận Văn phòng; Văn thư-lưu trữ Cơng ty, tơi xin đưa số giải pháp sau 3.1 Giải pháp nhân sự, cán văn thư-lưu trữ Công ty Tôi thấy nay, số lượng cán bộ, nhân viên văn thư-lưu trữ công ty so với số lượng công việc phải đảm nhận không cân đối Công việc nhiều, người làm dẫn đến tình trạng ùn tắc trì trệ Hơn cán bộ, nhân viên văn thư-lưu trữ có người hầu hết nhân viên văn phòng độ tuổi nghỉ hưu Chính cán bộ, lãnh đạo Cơng ty nên tuyển thêm nhân viên văn thư-lưu trữ, đồng thời hội để công ty tuyển dụng nhân viên trẻ, có lực nhiệt huyết, sáng tạo, có trình độ kiến thức để phục vụ cho việc thực hiên nghiệp vụ, nhiệm vụ công ty 3.2.Nâng cao trình độ nhân viên văn thư-lưu trữ Trong công tác thu thập thông tin, xử lý thông tin bước quan trọng, công việc thực tốt nhân viên văn thư-lưu trữ, nhân viên văn phòng có trình đọ soạn thảo văn đặc biệt khả phân tích tình huống, khả giải vấn đề thực tế không tốt ảnh hưởng không nhỏ đến việc tham mưu giúp Lãnh đạo cơng ty Vì để đáp ứng nhu cầu cơng việc phận Văn phòng, Lanhc đạo cơng ty nên tổ chức lớp học, khóa đào tạo nhằm nâng có trình độ chun mơn cán bộ, nhân viên văn thư- lưu trữ công ty cần ý nội dung sau: - Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ thuật soạn thảo văn cho nhân viên văn thư-lưu trữ qua lớp đào tạo ngắn hạn từ đến tháng hàng năm - Nâng cao lực kỹ thuật sử dụng phương tiện đại đặc biệt phương tiện thông tin học 49 3.3 Sắp xếp, bố trí lại vị trí làm việc nâng cao điều kiện làm việc văn thư-lưu trữ - Điều kiện môi trường làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu công việc, đến suất lao động Công ty nên bố trí xếp phận làm cơng tác văn thư-lưu trữ có văn phòng riêng, khơng chung đụng với phận khác đặc biệt kho( phòng) lưu trữ - Tạo điều kiện cho phòng làm việc có thống mát, hài hòa để nhân viên cảm thấy thoải mái, không căng thẳng làm việc 3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ - Thơng tin vấn đề có tính chất sống doanh nghiệp thời đại nay, cập nhật nắm bắt nhanh hay chậm ảnh hưởng nhiều đến hiệu làm việc, suất lao động doanh nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư-lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin cách xác giúp cho cán bộ, lãnh đạo đưa thơng tin kịp thời, xác, đắn Cụ thể: + Trong công tác quản lý văn đến: Nhân viên văn thư lên sử dụng máy vi tính để lập sổ mẫu vào sổ trực tiếp máy vi tính Khi có văn đến cần mở sổ đăng ký văn đến lưu máy nhập vào thơng tin cần thiết số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng nhận văn bản, Nhân viên thống kê số lượng văn đến hàng ngày, tháng năm mà nhiều thời gian để đếm sổ tay + Trong công tác quản lý văn đi: Tương tự quản lý văn đến nhân viên lập thơng tin thực máy vi tính + Nối mạng nội bộ:Phương pháp giúp cho nhân viên tồn cơng ty nói chung nhân viên văn thư-lưu trữ nói riêng nắm bắt tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty máy vi tính mà không cần phải qua đơn vị báo cáo 3.5 Thực kho lưu trữ tập trung theo hướng đại hóa Tại Cơng ty hồ sơ, tài liệu không lưu trữ cách tập trung mà hồ sơ tài liệu thuộc vào phòng ban phòng ban quản lý Điều gây khó khăn cho nhân viên văn thư thu thập, bảo quản không thống hồ sơ, tài liệu khơng tránh khỏi mát, rách nát, mối mọt đặc biệt gây khó khăn việc tra tìm sử dụng tài liệu để khắc phục tình trạng Cơng ty nên có kế hoạch xây dựng thêm phòng kho làm lưu trữ Công ty - Dựa vào cấu tổ chức, máy hoạt động Công ty mà văn thư chia thành tủ lưu trữ phù hợp Hồ sơ tài liệu có liên quan phòng ban để vào tủ phận đó, nhân viên văn thư người trực tiếp hướng dẫn 50 họ xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ cho khoa học, hợp lý Nhân viên văn thư lập bảng danh mục hồ sơ để quản lý thoe dõi xác định vị trí hồ sơ tủ, thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu, hồ sơ - Để giải phóng khơng gian lưu trữ cuối năm nhân viên văn thưlưu trữ phải thống kê, lựa chọn giấy tờ tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu hủy.Công ty cần trang bị thêm thiết bị chuyên dụng cho công tác văn thư-lưu trữ tủ, giá, thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống bảo vệ, loại thuốc chống mối mọt nên trang bị thêm máy vi tính nhằm phục vụ việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện 3.6 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động văn thư-lưu trữ - Cán Công ty cần tuyên truyền, phổ biến pháp luật văn quy phạm pháp luật cơng tác văn thư-lưu trữ để từ cán bộ, cán cơng nhân viên hiểu vai trò tầm quan trọng cơng tác Từ có quan tâm thích đáng đến nghiệp vụ chun mơn - Để đảm bảo cơng tác văn thư-lưu trữ thực tốt, Công ty thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn chuyển đến, số văn mà công ty ban hành số văn tài liệu lưu trữ, có quy định hay khơng, khơng phải điều chỉnh cho kịp thời, phù hợp Qua công tác kiểm tra, phận văn thư nói riêng phòng ban cơng ty nói chung rút thấy mặt hạn chế để kịp thời khắc phục - Lãnh đạo cơng ty phải đến việc thực sách khen thưởng nhân viên, xử phạt nghiêm minh, kiểm điểm cán bộ, nhân viên chưa chấp hành quy định, nội quy lao động Chăm lo đời sống, tạo điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ, nhân viên công ty Tiểu kết: Trên số kiến nghị, giải pháp dựa sở đánh giá thực trạng mà nêu chương nhằm góp phần hồn thiện cơng tác văn thư-lưu trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín Tơi hi vọng phương pháp, ý tưởng lãnh đạo Công ty xem xét dựa điều kiện mà xí nghiệp có để cơng tác văn thư-lưu trữ ngày hoàn thiện nâng cao 51 KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Công ty, nhận thấy văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực, phương tiện cơng tác tổ chức, quản lý điều hành Ban lãnh đạo, Nhà quản trị Văn phòng Vì cơng tác văn thư-lưu trữ có vị trí quan trọng khơng thể thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động công ty Công tác thực tốt tạo điều kiện giúp việc định Ban giám đốc đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế Công ty Dựa mặt tích cực mặt hạn chế công tác văn thư-lưu trữ, để đảm bảo tính trung thực, xác văn bản, giấy tờ ban lãnh đạo cơng ty cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thưlưu trữ cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hồn cảnh điều kiện cơng ty Từ kiến thức trang bị ghế nhà Trường, giúp đỡ, bảo, hướng dẫn nhiệt tình Ban lãnh đạo anh, chị nhân viên công ty cố gắng nỗ lực để hồn thành tốt cơng việc giao, chủ động công việc, nắm bắt tình hình Tơi vận dụng từ kiến thức lẫn thực tế công việc đưa số kiến nghị, giải pháp mong muốn góp phần làm cho cơng tác văn phòng, cơng tác văn thư-lưu trữ Cơng ty ngày có hiệu Đồng thời, sở lý luận thực tiễn từ cơng việc với giúp đỡ tận tình thầy giáo, Th.S Nguyễn Đăng Việt Ban quản lý Cơng ty tơi mạnh dạnh đề xuất hồn thiền đề tài báo cáo thực tập “Khảo sát, đánh giá hoạt động văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý văn thư- lưu trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín ” Dù có nhiều cố gắng khơng thể tránh khỏi sai xót mong nhận nhận xét, ý kiến đóng góp thầy nhà Trường cô chú, anh chị làm việc Công ty để giúp tơi hồn thành tốt thực tiễn sau Cuối xin chân thành cảm ơn thầy giáo, Th.S Nguyễn Đăng Việt, thầy, cô Trường tồn thể cán bộ, nhân viên Cơng ty cổ phần xây dựng thương mại thiết bị Việt Tín giúp tơi hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp 52 PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY(PHỤ LỤC 1) ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT GIÁM ĐỐC CÁC PHĨ GIÁM ĐỐC VĂN PHỊNG CƠNG TY PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐẠI DIỆN PHỊNG TÀI CHÍNH-KẾ TỐN PHỊNG KỸ THUẬT BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN XN XÂY LẮP TRUNG TÂM THIẾT KẾ VÀ TƯ VẤN GIÁM SÁT XN XÂY LẮP XN XÂY LẮP XÍ NGHIỆP VLTD HÀ NỘI XN XÂY LẮP XN XÂY LẮP 53 ... dung công tác văn thư Công tác văn thư gồm nội dung sau: + Xây dựng ban hành văn như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký ban hành văn + Tổ chức quản lý giải văn bao gồm: quản... nhiệm xem văn Bước 7: Giải văn bản, theo dõi văn đến - Sau văn lãnh đạo cho ý kiến đạo giải quyết, văn chuyển giao lại cho phận văn thư ký, ghi sổ, theo dõi giải văn đến nhanh chóng chuyển văn đến... hành văn Văn phương tiện ghi truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay kí hiệu định Để thực tốt công tác văn xây dựng soạn thảo văn nhân viên văn thư cần phải thực đầy đủ đảm bảo thể thức, yếu tố văn