Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6.Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH NINH BÌNH 4 1.1. Cơ sở lý luận về Công tác Lưu trữ tại UBND tỉnh Ninh Bình 4 1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ 4 1.1.2. Vị trí,chức năng, nhiệm vụ của công tác lưu trữ 5 1.2. Tổng qua về UBND tỉnh Ninh Bình 6 1.2.1. Vị trí địa lý 6 1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND tỉnh Ninh Bình 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy làm việc của UBND tỉnh Ninh Bình 8 Tiểu kết 10 CHƯƠNG 2.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND TỈNH NINH BÌNH 11 2.1. Tổng quan về công tác lưu trữ tài liệu tại UBND tỉnh Ninh Bình 11 2.1.1. Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND tỉnh Ninh Bình 11 2.1.2. Công tác lưu trữ tài liệu giấy 11 2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu và lưu trữ cơ quan 13 2.2.1. Xác định nguồn và thành phần tài liệu 14 2.2.2. Các nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 14 2.3. Công tác xác định và chỉnh lí tài liệu vào lưu trữ cơ quan 15 2.3.1. Công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.3.2. Công tác chỉnh lí tài liệu 16 2.4. Công tác bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu 16 2.4.1. Công tác bảo quản tài liệu 16 2.4.2. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 17 2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 19 Tiểu kết 19 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND TỈNH NINH BÌNH 20 3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ về chuyên môn, nghiệp vụ tại UBND tỉnh Ninh Binh 20 3.1.1. Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu 20 3.1.2. Về công tác xác định giá trị tài liệu 20 3.1.3. Về công tác bảo quản tài liệu 21 3.1.4. Về ứng dụng công nghệ thông tin 22 3.2. Một số đề xuất chung về công tác lưu trữ tại UBND tỉnh Ninh Bình 22 Tiểu kết 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi Các nội dung nghiên cứu, số liệu đề tài nghiên cứu tiểu luận hồn tồn trung thực Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt tiểu luận này, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân - người trực tiếp giảng dạy môn Cô truyền đạt cho sinh viên nhiều kiến thức chuyên môn quý báu ứng dụng thực tiễn hữu ích Và tơi xin gửi lời tri ân chân thành đến Ông Đinh Văn Điến - Chủ tịch UBND Tỉnh Ninh Bình anh, chị cán chun viên phịng Nội vụ UBND Tỉnh Ninh Bình hướng dẫn, bảo tận tình để giúp tơi hồn thiện tiểu luận Trong q trình khảo sát nghiên cứu tơi cịn gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nên dù cố gắng song đề tài tơi khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì tơi mong nhận góp ý nhiệt tình từ thầy bạn để đề tài nghiên cứu tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô quý quan! Hà Nội, ngày 24 tháng 05 năm 2017 Tác giả MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND – Uỷ ban nhân dân BCH – Ban huy PTNT – phát triển nông thôn PTĐT – phát triển đô thị QLDA – quản lý dự án BPGV – phận giúp việc PCTN – phòng chống tham nhũng HTX – hợp tác xã PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lưu trữ khâu nghiệp vụ quan trọng khơng thể thiếu hình thành phát triển đơn vị, quan hay tổ chức Lưu trữ có ý nghĩa quan trọng hệ thống quản lí hành giúp giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài phục vụ thiết thực cho hoạt động lãnh đạo, điều hành Đảng Nhà nước nói chung, quan, đơn vị nghiệp hành nói riêng mặt đời sống xã hội Và biết, tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu có giá trị chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử tồn xã hội Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng cơng tác lưu trữ, UBND tỉnh Ninh Bình số công tác trọng, nâng lên hàng đầu Tại đây, công tác lưu trữ có vai trị thiết yếu việc xây dựng thể chế hành Tiếp đến, làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành chính, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành nhà nước thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành Hơn nữa, tài liệu lưu trữ cịn góp phần việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Hơn lưu trữ học phần mà ngành quản trị văn phịng chúng tơi học, sau lĩnh hội kiến thức vững học phần này, với mong muốn áp dụng lý luận vào thực tiễn vận dụng vào để nghiên cứu tỉnh Bởi trước tơi có hội tiếp cận, khảo sát sơ lược tình hình cơng tác nên biết nguồn thông tin để thực tiểu luận cách trọn vẹn Quan trọng mong muốn đóng góp suy nghĩ tích cực đưa giải pháp để xây dựng công tác lưu trữ UBND tỉnh NinhBình cách có hiệu Trong q trình thực tiểu luận tơi may mắn có tài liệu: Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Thực trạng Công tác văn thư Bộ Tư pháp” sinh viên Vũ Thị Hải Yến lớp Văn thư – Lưu trữ K38 năm 2013 Trên tất lý để lựa chọn đề tài “Công tác lưu trữ tài liệu UBND tỉnh Ninh Bình” làm đề tài cho tiểu luận Lịch sử nghiên cứu Trong trình thực đề tài này, sử dụng số tài liệu như: Giáo trình Lưu trữ học trường Đại học Nội vụ (2009); Luật lưu trữ (2011) Ngồi ra, tiểu luận cịn dựa thơng tin, số liệu từ Báo cáo Phịng Nội vụ tỉnh Ninh Bình Bên cạnh đó, tơi cịn sử dụng viết “Lịch sử UBND tỉnh Ninh Bình”; “Cơng tác lưu trữ tài liệu UBND tỉnh Ninh Bình tháng đầu năm 2016”; “Các tiêu chuẩn, quy chuẩn tài liệu lưu trữ” đăng tải trang web UBND tỉnh Ninh Bình để tìm hiểu thêm thơng tin làm sở để triển khai chương 2, đề tài Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu về: Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ UBND tỉnh Ninh Bình; Thực trạng cơng tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình; Đánh giá hiệu hoạt động đưa số giải pháp hoàn thiện nâng cao cơng tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình Đối tượng nghiên cứu Công tác lưu trữ tài liệu UBND tỉnh Ninh Bình Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Thực trạng Công tác văn thư Bộ Tư pháp” sinh viên Vũ Thị Hải Yến lớp Văn thư – Lưu trữ K38 năm 2013 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy” sinh viên Đỗ Đình Thuần, Hoàng Thị Quỳnh, Phan Văn Điệp, Phạm Anh Phúc lớp Cao đẳng Quản trị văn phịng 12C khóa học 2012 – 2015 - Bộ nội vụ (2011), “Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn” - Chính phủ (2001), “Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 việc quản lý sử dụng dấu” Trên sở kế thừa kết nghiên cứu tác giả tình hình thực tiễn, đề tài nghiên cứu chúng em làm rõ nội dung công tác lưu trữ tài liệu UBND tỉnh Ninh Bình 6.Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn; - Phương pháp vấn, điều tra; - Phương pháp thu thập, xử lý thông tin; - Phương pháp tư logic; Bố cục đề tài Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục đề tài chia bố cục rõ rệt thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác lưu trữ tổng quan UBND tỉnh Ninh Bình Chương 2: Tổng quan cơng tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH NINH BÌNH 1.1 Cơ sở lý luận Công tác Lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình 1.1.1 Khái niệm cơng tác lưu trữ Song hành với công tác văn thư, thời đại cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước khẳng định cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vậy công tác lưu trữ định nghĩa nào? Để đưa định nghĩa xác cơng tác lưu trữ có lẽ nên từ khái niệm nhỏ bao hàm Khái niệm thứ cần quan tâm lưu trữ Lưu trữ định nghĩa cách đơn giản giữ lại loại văn bản, hồ sơ quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Từ khái niệm lưu trữ kéo theo khái niệm tài liệu lưu trữ “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị, lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, xã hội tồn xã hội.” Bên cạnh đó, số tài liệu khác đưa khái niệm tài liệu lưu trữ ngăn gọn sau: “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ họat động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ.” Tổng kết lại khái niệm ta phần thấy hữu khái niệm công tác lưu trữ: “Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân.” Như công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý,bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Chính vậy, cơng tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước Việt Nam quan tâm nói chung UBND tỉnh Ninh Bình nói riêng Vị trí,chức năng, nhiệm vụ cơng tác lưu trữ Mỗi ngành nghề có vị trí, chức năng, nhiệm vụ khác nhau, công tác lưu trữ nằm số Ngay từ thời sơ khai, cơng tác lưu trrữ chiếm vị trí quan trọng việc trị quốc gia, dân tộc Cho đến xã hội nay, ý nghĩa lại ngày nâng lên thiếu công tác lưu trữ ảnh hưởng không nhỏ đến hành nhà nước Việt Nam, xã hội chậm phát triển Cơng tác lưu trữ nói chung có nhiệm vụ bản: Thứ nhất, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: tổng hợp khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý xếp tài liệu cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, xác cho cơng tác tra tìm tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức cơng cụ tra tìm tài liệu số công tác bổ trợ khác ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan Tổ chức khoa học tài liệu cần thực lưu trữ quốc gia, lưu trữ quan lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ Để tổ chức khoa học tài liệu địi hỏi phải có cán có trình độ chun mơn cao, điều kiện làm việc tốt trang thiết bị phục vụ cho việc thực thiện quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học đại Đồng thời việc tổ chức khoa học tài liệu vào quy định, hướng dẫn cụ thể nhà nước công tác lưu trữ Thứ hai, bảo quản an toàn tài liệu bao gồm hai nội dung chính: bảo quản khơng hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ bảo quản an tồn thơng tin tài liệu lưu trữ Trong trường hợp bảo quản an tồn khơng hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ cần ý đến kho tàng, trang thiết bị, điều kiện ổn định đáp ứng yêu cầu công tác bảo quản cho loại hình tài liệu khác thực biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu Trường hợp lại, cần ý đến ý thức, trách nhiệm trình độ cán làm công tác lưu trữ; ý đến loại đối tượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu hình thức cơng bố, giới thiệu khai thác, sử dụng tài liệu Với xu hướng tồn cầu hóa nay, cần nhìn nhận cơng tác lưu trữ khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin xã hội Tuy nhiên, việc bảo quản an tồn thơng tin tài liệu lưu trữ cần ý đến tính mật tài liệu lưu trữ Mục đích cuối công tác lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ với thông tin tài liệu phục vụ nhu cầu hoạt động xã hội Bởi thế, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu nội dung công tác lưu trữ Dựa kết công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn đánh giá khách quan, chuẩn xác đóng góp to lớn ngành lưu trữ vị trí, ý nghĩa cơng tác lưu trữ Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu áp dụng biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu tốt Điều địi hỏi nhà nước cần có quy định cụ thể khai thác, sử dụng tài liệu, trình độ cán lưu trữ đặc biệt việc ứng dụng khoa học đại vào công tác lưu trữ Một lần khẳng định cơng tác lưu trữ đóng vai trị quan trọng tất quan, tổ chức, tất lĩnh vực đời sống xã hội Đảng Nhà nước ta đánh giá cao tầm quan trọng công tác lưu trữ Ngày 03 tháng 01 hàng năm lấy làm ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam 2.1 Tổng qua UBND tỉnh Ninh Bình 1.2.1 Vị trí địa lý Nằm vùng cực Nam đồng Bắc Bộ, 190 50’ đến 200 27’ độ Vĩ Bắc, 105032’ đến 106027’độ Kinh Đông Dãy núi Tam Điệp chạy theo hướng Tây Bắc – Đông Nam, làm rang giới tự nhiên hai tỉnh Ninh Bình Thanh Hố Phía Đơng Đơng Bắc có sông Đáy bao quanh, giáp với hai tỉnh Hà Nam Nam Định,phía Bắc giáp với tỉnh Hồ Bình, phía Nam biển Đông Quốc lộ 1A, Quốc lộ 10 đường sắt Bắc Nam chạy xuyên qua tỉnh Ninh Bình có diện tích tự nhiên 1.383,7 km² (thống kê năm 2003), với bờ biển dài 15 km Toàn tỉnh có 67.000 đất nơng nghiệp, đất canh tác55.000 ha, đất lâm nghiệp 13.000 ha; rừng tự nhiên 10.400 20.000 10 - Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử: Yêu cầu thu thập, bổ sung tài liệu thời kỳ lịch sử phải để riêng theo thời kỳ lịch sử Nguyên tắc giúp xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ trung ương địa phương, đồng thời xác định địa nộp lưu sau thu thập, sưu tầm - Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ: Tài liệu phông bị phân tán nhiều nơi khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, phá vỡ mối liên hệ mật thiết kiện, vấn đề phản ánh tài liệu phông Vì vậy, tài liệu phơng thiết khơng phân tán kho lưu trữ khác - Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông: Khối phông lưu trữ bao gồm phông lưu trữ độc lập hồn chỉnh có quan hệ với nội dung tài liệu có đặc điểm giống Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phơng có lợi cho việc bảo quản tổ chức sử dụng Ví dụ: phơng Ban Tổ chức quyền tỉnh A phơng Sở Nội vụ tỉnh A 02 phông độc lập nội dung tài liệu có liên quan chặt chẽ với phản ánh chức năng, nhiệm vụ giống 2.3 Công tác xác định chỉnh lí tài liệu vào lưu trữ quan 2.3.1 Cơng tác xác định giá trị tài liệu Cũng giống UBND khác, UBND tỉnh Ninh Bình cơng tác xác định giá trị tài liệu khâu nghiệp vụ coi trọng công tác lưu trữ Xác định giá trị tài liệu thực tài liệu lưu trữ hành tài liệu lưu trữ cố định Cán thực xác định giá trị tài liệu nhìn chung xác định rõ mục đích cơng tác lưu trữ để lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản lưu trữ Bởi vậy,trên sở tài liệu đánh giá cách khoa học lựa chọn tài liệu có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào lưu trữ Về bản, người trực tiếp làm công việc nắm vững nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn áp dụng phổ 20 biến thực tiễn xác định giá trị tài liệu Việt Nam Việc xác định giá trị tài liệu tạo điều kiện cho việc hồn thiện nhóm tài liệu hồ sơ Do vậy, giai đoạn phân loại tài liệu thực cẩn thận Tuy nhiên công tác xác định giá trị tài liệu đạt mức tương đối thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thay đổi Cán lưu trữ cần nghiên cứu làm sáng tỏ nguyên tắc, phương pháp cần thiết công tác xác định giá trị tài liệu, từ xây dựng nên hệ thống tiêu chuẩn hợp lý để làm thước đo cho trình xác định giá trị tài liệu UBND tỉnh Ninh Bình Từ tiến hành việc xác định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu, lựa chọn tài liệu thực có giá trị để đưa vào bảo quản lưu trữ Tiến hành tổ chức kiểm tra kết việc xác định giá trị tiêu hủy tài liệu hết giá trị 2.3.2 Cơng tác chỉnh lí tài liệu Những năm gần đây,cơ quan tổ chức tiến hành cơng tác chỉnh lý khối tài liệu tích đống chưa đảm bảo yêu cầu do: Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu cịn lúng túng, thiếu tính thống nhất, tính khoa học khâu nghiệp vụ như: Thu thập hồ sơ, tài liệu trước chỉnh lý, phân phông lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tàiliệutrong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ Về việc phân loại, lập hồ sơ tùy tiện, nơi làm cách Tài liệu hành phòng ban quan, tổ chức không lập thành hồ sơ, thu nhận vào kho lưu trữ hành không chọn lọc; cán làm công tác lưu trữ quan, tổ chức cịn kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ trình độ lực chun mơn cịn nhiều hạn chế; vấn đề nghiệp vụ lưu trữ thiếu thống nhất, mức độ chỉnh lý phương thức chỉnh lý chưa xác định đúng; điều kiện sở vật chất phục vụ cho cơng tác chỉnh lý như: bìa, hộp, cặp, giá kệ thiếu nên kết tài liệu tình trạng lộn xộn, xếp chưa khoa học Bên cạnh hạn chế đó, số khối tài liệu chỉnh lý xếp gọn gàng, ngăn nắp theo mục lên giá, hệ thống hóa có mục lục hồ sơ chi tiết Ở UBND tỉnh sử dụng giá sắt truyền thống [Phụ lục, 21 ảnh 3, Tr.28] 2.4 Công tác bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu 2.4.1 Công tác bảo quản tài liệu Tài liệu lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình tập trung bảo quản kho lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu khâu nghiệp vụ có nhiều hạn chế Thứ diện tích, thứ hai trang thiết bị bảo quản Hạn chế nói chung vậy, cịn ưu điểm cơng tác sao? Địa điểm kho đặt nơi khơ ráo; có mơi trường khơng khí sạch; địa chất cơng trình ổn định thuận lợi cho giao thơng, bảo về, phịng cháy chữa cháy Cửa kho chắn, có khóa tốt, mở theo chiều từ Bên cửa kho có đặt máy điều hịa; cửa sổ kho đảm bảo chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp chống loại côn trùng xâm nhập vào kho Kho lưu trữ có hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc kho hệ thống điện bảo vệ ngồi kho Có cầu dao chung cho toàn kho, dây dẫn điện kho làm cáp chì, ngầm Đèn chiếu sáng kho dùng bóng đèn dây tóc có lớp bảo vệ Mỗi bóng có cơng tắc riêng Ổ cắm điện kho phải có nắp Ngồi nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước phục vụ cho việc phòng chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước đường ống cấp nước không qua khu vực bảo quản tài liệu Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể mái tường.Tất yếu tố góp phần khơng nhỏ việc bảo quản an tồn tài liệu 2.4.2 Cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu UBND tỉnh ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho đối tượng Hiện đối tượng đến tra cứu tài liệu phép nghiên cứu chỗ, không mang tài liệu khỏi phịng đọc Trường hợp cần chụp, cơng chứng phải có ý kiến thủ trưởng quan lưu trữ (Chánh văn phịng) Phương tiện cơng cụ tra cứu chủ yếu tra danh mục công văn đi, công văn đến quan mục lục hồ sơ 22 Mọi đơn vị, cá nhân có nhu cầu đáng phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trừ tài liệu mật thực theo quy định riêng Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu cơng tác phải có văn đề nghị Giấy giới thiệu đơn vị nơi công tác; phục vụ cho nhu cầu cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu, Chứng minh thư nhân dân phải phê duyệt người có thẩm quyền (Chánh văn phòng) Việc khai thác, sử dụng tài liệu có độ mật phải thực quy định hành Nhà nước bảo mật Người sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chấp hành nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Có thể kể đến số hình thức truyền thống áp dụng phổ biến như: - Tổ chức cho độc giả khai thác tài liệu phòng đọc (gọi tắt hình thức phịng đọc) - Cho độc giả mượn tài liệu - Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ - Cấp phát chứng thực tài liệu lưu trữ - Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ - Khai thác tài liệu để biên soạn sách chuyên khảo - Khai thác tài liệu lưu trữ để xây dựng phim, tập ảnh chủ đề định - Công bố tài liệu lưu trữ Có điều đáng lưu ý là, hình thức khai thác, sử dụng kể có ưu điểm hạn chế phương pháp tổ cức riêng Vì vâỵ, cán lưu trữ cần phải nắm vững đặc điểm hình thức để nghiên cứu, áp dụng vào thực tế quan cho phù hợp Mặt khác, đặc điểm trên, nên quan lưu trữ cần áp dụng nhiều hình thức khác để phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế hình thức.việc phục vụ sử dụng tài liệu phịng đọc hình thức tiến hành thường xun phổ biến Hình 23 thức mang lại nhiều lợi ích cho độc giả quan lưu trữ Tại đây, độc giả nghiên cứu nhiều tài liệu lúc; gặp gỡ, tư vấn giải đáp trực tiếp với cán lưu trữ, đồng thời gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với đối tượng độc giả khác; sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo chụp tài liệu cần thiết Ở cán lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt nhu cầu độc giả để đề xuất hình thức biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ bảo quản, hạn chế mát hư hại… 2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Về hạ tầng mạng phục vụ ứng dụng Công nghệ thông tin tỉnh có bước phát triển đáng kể, đặc biệt năm qua hệ thống Internet phát triển mạnh mẽ, 100% đơn vị, quan nhà nước cấp huyện, 87,5% UBND huyện, xã, thị trấn có mạng Internet, kết nối qua đường truyền ADSL nhằm khai thác dịch vụ để trao đổi thông tin nội bộ, ngành UBND tỉnh, tra cứu văn quy phạm pháp luật; trao đổi số liệu điện tử, nhiều đơn vị có hệ thống mạng nội phục vụ hiệu cho công tác chuyên môn cán bộ, công chức huyện Hiện trạng hạ tầng mạng trước mắt đáp ứng số yêu cầu tại, song lâu dài cần nâng cấp hệ thống mạng LAN, truyền thông bảo mật *Tiểu kết Trong Chương 2, tơi trình bày tình hình chung cơng tác lưu trữ; thực trạng vấn đề: lưu trữ tài liệu giấy, công tác thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình Những vấn đề làm tiền đề cho tiếp tục triển khai Chương đề tài 24 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND TỈNH NINH BÌNH 3.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ chuyên môn, nghiệp vụ UBND tỉnh Ninh Binh 3.1.1 Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu Cán lưu trữ kiêm nhiệm phải xác định rõ nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ quan, cá nhân tiêu biểu trình hoạt động tạo nguồn tài liệu bổ sung cho lưu trữ Thành phần tài liệu bổ sung cho lưu trữ văn kiện hình thành trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan tạo cá nhân hình thành nên Thành phần tài liệu bổ sung cho lưu trữ bao gồm: tài liệu quan cấp gửi xuống, cấp gửi lên, qua ngang cấp để trao đổi, phối hợp tài liệu quan sản sinh Trong nguồn tài liệu đó, phải đặc biệt ý đến tài liệu quan hình thành Giải pháp quan trọng có lẽ cần xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu lưu trữ chi tiết Để tiến hành bổ sung tài liệu vào lưu trữ cách chủ động, đảm bảo chất lượng tài liệu cần phải tiến hành theo số bước sau đây: Hàng năm quan lập danh mục đơn vi thuộc nguồn nộp lưu, ý đến việc thành lập sáp nhập, tách đơn vị hình thành tổ chức Tiến hành lập bảng kê thành phần tài liệu hình thành trình hoạt động quan Cuối năm, vào quy định Nhà nước, tài liệu giải xong văn thư chuyển giao vào lưu trữ hành; 25 tài liệu có gí trị lịch sử theo quy định Nhà nước chuyển giao vào lưu trữ cố định theo thẩm quyền lưu trữ 3.1.2 Về cơng tác xác định giá trị tài liệu Người trực tiếp thực khâu nghiệp vụ cần vận dụng linh hoạt tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; kết hợp tiêu chuẩn để lựa chọn, định cách khách quan giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu phục vụ lâu dài cho lợi ích quan nhu cầu hoạt động xã hội Ngồi cịn vào mức độ sử dụng tài liệu (tần suất sử dụng) để xác định chuẩn xác giá trị tài liệu 3.1.3 Về công tác bảo quản tài liệu Cần nắm nguyên nhân dẫn đến hư hại tài liệu để có biện pháp bảo quản tốt Có thể nhận biết hư hại tài liệu cách trực quan hành động thực tế công tác bảo quản tài liệu Như cơng tác bảo quản tài liệu ngồi việc đặt đối tượng cơng tác tài liệu cần phải có quan tâm đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: người quản lý tài liệu người sử dụng tài liệu Trong đó, việc đưa người sử dụng trở thành cộng đồng bảo quản tài liệu trì tuổi thọ tài liệu lâu nhiều lần; yếu tố quan trọng góp phần thực phần lớn mục tiêu chiến lược công tác bảo quản tài liệu bao gồm: - Đảm bảo chắn tuổi thọ cao cho tài liệu; - Sử dụng hiệu tài liệu trưng bày giới thiệu, triển lãm tài liệu - Thiết lập sách ưu tiên cho tài liệu quan trọng Tại kho lưu trữ UBND tỉnh Ninh Binh cần bổ sung, nâng cấp nhiều trang thiết bị bảo quản tài liệu Cụ thể cần bổ sung dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; máy hút ẩm, máy điều hịa khơng khí Thứ nhất, phòng kho phải đặt dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm trung tâm phịng Ngồi kho cần đặt dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết kho Đồng thời phải thường xuyên kiểm tra làm vệ sinh dụng cụ đo Hàng năm phải kiểm định lại độ xác dụng cụ đo 26 Thứ hai, cần trang bị số lượng công suất máy hút ẩm, máy điều hịa khơng khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín kho yêu cầu trì chế độnhiệt độ - độ ẩm để bảo quản tài liệu phịng Cần trang bị đủ máy phương tiện kèm để đảm bảo máy hoạt động liên tục 24/24 ngày đêm Cần trang bị đủ máy phương tiện kèm khác để bảo đảm máy hoạt động liên tục 24/24 ngày đêm 3.1.4 Về ứng dụng công nghệ thông tin UBND tỉnh Ninh Bình cần tối ưu hóa việc sử dụng tài liệu điện tử tính vượt trội Sự chu chuyển văn nhanh chóng mơi trường điện tử: Đây ưu vượt trội tài liệu điện tử so với tài liệu giấy Với đời internet, vài giây chuyển tài liệu đến nơi trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc hình máy tình Khả chu chuyển nhanh chóng văn điện tử đồng nghĩa với kịp thời (hầu lập tức) thông tin việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí tăng đáng kể hiệu lao động Đó cịn kết nối cá nhân chi nhánh quan, tổ chức, quan trung tâm với chi nhánh, phận cách xa địa lý Khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn điện tử,toàn quan, tổ chức đặt mơi trường thơng tin chung nhiều người tham gia vào trình xử lý văn giải công việc hệ thống 3.2 Một số đề xuất chung công tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành công tác lưu trữ Nắm vững văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao hiệu cơng tác lưu trữ Hồn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ quan Cán lưu trữ cần tích cực học hỏi nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để đáp ứng tốt nhiệm vụ 27 giao nhu cầu xã hội Cần tăng cường, đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ Thường xuyên mở rộng đào tạo lớp nghiệp vụ ngắn hạn cho đối tượng công chức, viên chức làm công tác chuyên môn Ngược lại, lại cần trang bị thêm cho công chức, viên chức, nhân viên làm lưu trữ kiến thức quản lý hành nhà nước, tin học ứng dụng UBND tỉnh Ninh Bình cần thực đầy đủ chế độ, sách cán lưu trữ theo quy định để động viên, khích lệ cán lưu trữ Ln xúc tiến công tác tra, kiểm tra, tổng hợp vướng mắc q trình giải cơng việc đề xuất biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải Vào cuối năm nên thực công tác chỉnh lý để tránh tình trạng tồn đọng hồ sơ; tài liệu bó gói, rời lẻ *Tiểu kết Trong chương cuối, đưa ý kiến, đề xuất khách quan công tác lưu trữ tài liệu UBND tỉnh Ninh Bình nhằm tối ưu chất lượng công tác lưu trữ Với giải pháp đó, tơi hi vọng Cơng tác Lưu trữ quan ngày vững mạnh 28 KẾT LUẬN Trong thời buổi hội nhập quốc tế, tất ngành nghề xã hội đóng vai trị quan trọng Cơng tác hành văn phịng nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng số Nó cơng tác xun suốt đảm bảo cho hoạt động liên tục quan, tổ chức Công tác lưu trữ trở thành phận thiết yếu máy quan, tổ chức từ lâu Sau cách mạng tháng năm 1945 đến nay, công tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình có nhiều bước tiến, dần vào nề nếp Bộ máy lưu trữ dần hồn thiện hoạt động có hiệu Một lần khẳng định tài liệu lưu trữ cơng tác lưu trữ góp phần khơng nhỏ việc bảo vệ luật pháp, bảo vệ thể chế nèn hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Bằng lý thuyết lý luận thực tiễn tơi trang bị thêm cho nhiều kiến thức, kinh nghiệm quý báu công tác lưu trữ nói chung, đặc biệt cơng tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình Tơi bước đầu nhìn nhận, định hướng cơng việc làm tương lai qua việc đánh giá ưu - nhược điểm công tác lưu trữ Trên đề tài tiểu luận “Công tác lưu trữ tài liệu UBND tỉnh Ninh Bình” mà tơi thực UBND tỉnh Ninh Bình Với kiến thức học; qua cọ sát, trải nghiệm thực tế với dẫn tận tâm Giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân hoàn thành tiểu luận Bài tiểu luận tơi cịn nhiều thiếu xót kiến thức chun ngành cịn nhiều hạn chế Tơi mong nhận góp ý q thầy cơ, để đề tài sau tốt Tôi xin chân thành cảm ơn! 29 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ nội vụ (2011), “Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn” Chính phủ (2001), “Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 việc quản lý sử dụng dấu” Ủy ban thường vụ Quốc hội (2001), Luật lưu trữ Quốc hội (2011), Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2005), Giáo trình lưu trữ học, NXB Giao thơng vận tải Website: (http://ninhbinh.gov.vn), “Lịch sử hình thành phát triển UBND tỉnh Ninh Bình.” 31 PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND TỈNH NINH BÌNH Bản đồ hành tỉnh Ninh Bình 32 Ảnh Khuân viên UBND tỉnh Ninh Bình (Nguồn: Tác giả) 33 Ảnh Kệ sắt lưu trữ hồ sơ (Nguồn: Tác giả) Ảnh Hệ thống giá sắt truyền thống (Nguồn: Tác giả) 34 ... VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND TỈNH NINH BÌNH 2.1 Tổng quan công tác lưu trữ tài liệu UBND tỉnh Ninh Bình 2.1.1 Thực trạng cơng tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình Cũng giống đơn vị khác, cơng tác lưu. .. cơng tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND tỉnh Ninh Bình Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH NINH BÌNH... cấp tỉnh đến cấp huyện có phận lưu trữ hành Tại UBND tỉnh bố trí cán lưu trữ chuyên trách cán văn thư kiêm lưu trữ 2.1.2 Công tác lưu trữ tài liệu giấy Số lượng tài liệu lưu trữ giấy Kho lưu trữ