Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích, mô tả chi tiết công việc của nhân viên văn phòng1. Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược cho doanh nghiệp. 2. Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. 3. Dự báo khối lượng công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn). 4. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực (đối với mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định nhu cầu nguồn nhân lực (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn). 5. Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh, và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện, giúp cho các doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. 6. Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong bước năm. 7. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.
Quản trị nhân lực ThS Bùi Thị Minh Thu PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Logo cơng ty Công ty ABC Chức danh công việc Mã số cơng việc Bộ phận Văn phòng Chun viên văn phòng Tóm tắt cơng việc: Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành Thực hỗ trợ cơng tác hành cho đơn vị chức năng, nhằm giải có hiệu nhiệm vụ chung quan Quan hệ công việc: Báo cáo trực tiếp cho Báo cáo gián tiếp cho Bên ngồi Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Nội Tổng giám đốc Khách hàng, đối tác Đối thủ cạnh tranh Chính quyền Cơng chúng Bên ngồi Khách hàng, đối tác Chánh văn phòng Chuyên viên văn phòng Đối thủ cạnh tranh Chính quyền Cơng chúng Các cơng việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài: Khách hàng, đối tác Giải thắc mắc, tranh chấp với khách hàng sản phẩm, dịch vụ, thực hoạt động tiếp thị Đối thủ cạnh tranh Tìm hiểu, khai thác thơng tin Chính quyền, cơng Duy trì giải tốt mối quan hệ với quan chúng nhà nước Tham gia hoạt động cộng đồng nhằm gia tăng uy tín, hình ảnh cơng ty Các công việc, trách nhiệm liên quan đến đơn vị bên trong: Ban giám đốc Tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa chủ trương, sách lãnh đạo công ty Lê Bảo Trân – 1405QTVD Trang Quản trị nhân lực ThS Bùi Thị Minh Thu Lãnh đạo văn phòng Xây dựng chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa chủ trương, sách lãnh đạo văn phòng Báo cáo lãnh đạo thông tin liên quan tới hoạt động công ty Tham mưu cho lãnh đạo việc quản lý điều hành cơng tác hành Bộ phận Đảm bảo hoạt động phận vận hành xuyên suốt, hiệu Các phận khác Đảm bảo đầy đủ sở vật chất phục vụ cho hoạt động toàn quan, doanh nghiệp; đảm bảo trang thiết bị, phương tiện làm việc an toàn, thống Các trách nhiệm chính: Nội dung I Các nhiệm vụ hành Tổ chức thực cơng tác lễ tân, tổng đài điện thoại Tổ chức quản lý thực công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướng dẫn đơn vị quan, doanh nghiệp thực nghiệp vụ theo quy định Đánh máy, soạn thảo văn cho cấp lãnh đạo, văn văn phòng Tiêu chí đo lường đánh giá I Chỉ tiêu số lượng công việc Số lượng công việc giao Phát không làm việc làm việc riêng tư: -0.5 điểm thi đua/ lần Thực thủ tục pháp lý liên quan tới quan II Chỉ tiêu chất lượng hành nhà nước Đảm bảo hoạt động công việc quan, doanh nghiệp quy định pháp luật Công việc giao phải thực theo yêu cầu Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại quan, khách hàng doanh nghiệp cơng ty Khơng hồn thành tốt cơng Quản lý hồ sơ, tài liệu máy tổ chức, nhân việc, chất lượng không đạt Thực công tác tài chính-kế tốn (nếu phân u cầu: -1 điểm thi đua/ lần công) II Các nhiệm vụ tổng hợp - tham mưu Lê Bảo Trân – 1405QTVD Trang Quản trị nhân lực ThS Bùi Thị Minh Thu Theo dõi tình hình hoạt động cơng ty lĩnh vực việc thực chủ trương cơng ty; tình hình thực chương trình, kế hoạch cơng tác phê duyệt; tình hình thực nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa chữa; kết kinh doanh; tiến độ thực dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an tồn, PCCC… Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ đột xuất trình lãnh đạo mặt công tác Đặc biệt báo cáo kịp thời vấn đề phát sinh, vấn đề hạn chế, vướng mắc trình hoạt động công ty III Chỉ tiêu đánh giá tiến độ cơng việc Hồn thành cơng việc thời gian, tiến độ (trừ trường hợp bất khả kháng) Khơng hồn thành tiến độ quy định: -1 điểm thi đua/ lần Xây dựng quy chế làm việc quy định khác IV Đánh giá tác phong Mức độ nhanh nhẹn, thái độ tận tình, hết lòng cơng việc Tác phong không đảm bảo quy định: - 0.5 điểm thi đua/ lần V Đánh giá thực kỷ luật Đi muộn: -0.25 điểm thi đua/ 10 phút Cập nhật văn quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quản lý; báo cáo lãnh đạo quy định dự thảo sửa đổi quy định, quy chế công ty phù hợp với thay đổi pháp luật Tham mưu cho lãnh đạo công tác văn bản, đảm bảo văn công ty ban hành pháp luật, quy định Theo dõi công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo công tác đánh giá, xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân Tham mưu tổ chức thực công tác thi đua – khen thưởng quan, doanh nghiệp Tổng hợp ý kiến, kiến nghị đề xuất đơn vị, phòng ban đối tác, khách hàng tham mưu cho lãnh đạo biện pháp xử lý Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua công ty Nghiên cứu tham mưu cho lãnh đạo cơng tác cải cách hành chính, xây dựng tổ chức thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO III Các nhiệm vụ giúp việc hành lãnh đạo Lê Bảo Trân – 1405QTVD Trang Quản trị nhân lực ThS Bùi Thị Minh Thu Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến đạo lãnh đạo Tổ chức thực công việc theo kế hoạch phê duyệt Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực đơn vị, phòng ban Theo dõi nắm bắt vướng mắc, khó khăn q trình thực báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời Tổ chức họp, hội nghị, buổi làm việc lãnh đạo phòng ban chức theo chương trình, kế hoạch cơng tác Trao đổi với đơn vị, đối tác để chuẩn bị điều kiện tốt cho buổi làm việc Chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo thủ tục pháp lý liên quan trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên cơng tác nước ngồi Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo truyền đạt định, mệnh lệnh lãnh đạo tới đơn vị, cá nhân kịp thời; theo dõi báo cáo việc thực định, mệnh lệnh Tổ chức thực thơng báo kịp thời tới đơn vị, cá nhân trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến đạo lãnh đạo IV Các nhiệm vụ hậu cần Bố trí, tổ chức khơng gian trụ sở, cảnh quan mơi trường cơng ty; xếp, bố trí nơi làm việc cho đơn vị, phòng ban Chuẩn bị sở vật chất phục vụ họp, hội nghị, lễ hội, kiện công ty Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch lãnh đạo phê duyệt Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo nhu cầu công việc đơn vị, phòng ban Tài chính: Được quyền định mua trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho hoạt động công ty có giá trị 3.500.000 đồng Phương tiện làm việc: Máy tính để bàn, máy tính cá nhân, điện thoại, máy in, máy fax, máy photocopy, Lê Bảo Trân – 1405QTVD Trang Quản trị nhân lực ThS Bùi Thị Minh Thu Các tiêu chuẩn: Trình dộ : Ðại học tương đương Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Kinh nghiệm: 02 năm kinh nghiệm cơng tác văn phòng Kiến thức: - Có kiến thức sản phẩm, dịch vụ công ty - Thành thạo nghiệp vụ Thư ký, thư ký văn phòng - Hiểu biết quy dịnh pháp luật Việt Nam hoạt dộng diều hành công ty Kỹ tin học, ngoại ngữ - Tin học: tin học văn phòng thành thạo: Word, Ecxel, PowerPoint, Internet… - Ngoại ngữ: Anh văn B Toeic 450; đọc, dịch tài liệu chuyên ngành Kỹ làm việc với người - Làm việc độc lập hợp tác theo nhóm - Lập kế hoạch, quản lý thời gian - Sắp xếp, tổ chức công việc khoa học - Kỹ lắng nghe, đàm phán, định, Kỹ làm việc với liệu - Quan sát, thu thập, phân tích, thống kê, xử lý xác thơng tin từ nguồn thơng tin sẵn có tất nguồn khác - Phân tích, dự báo vấn đề điều kiện không đầy đủ thông tin Phẩm chất - Kiên trì bền bỉ với thử thách - Giữ bí mật thông tin công ty - Tác phong linh hoạt, nhanh nhẹn, thích ứng nhanh với mơi trường làm việc thay đổi - Văn minh, hòa đồng, cầu tiến - Sức khỏe tốt Lê Bảo Trân – 1405QTVD Trang ... đạo, văn văn phòng Tiêu chí đo lường đánh giá I Chỉ tiêu số lượng công việc Số lượng công việc giao Phát không làm việc làm việc riêng tư: -0.5 điểm thi đua/ lần Thực thủ tục pháp lý liên quan... động công việc quan, doanh nghiệp quy định pháp luật Công việc giao phải thực theo yêu cầu Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại quan, khách hàng doanh nghiệp cơng ty Khơng hồn thành tốt công. .. quy chế công ty phù hợp với thay đổi pháp luật Tham mưu cho lãnh đạo công tác văn bản, đảm bảo văn công ty ban hành pháp luật, quy định Theo dõi công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo công tác