LỜI NĨI ĐẦU Việt nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo chế thị trường có quản lí Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn về: trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phịng, trật tự an toàn xã hội,… tạo tiền đề mới, đưa Việt nam bước sang thời kì phát triển - thời kì cơng nghiệp hố, đại hố Từ tiến hành cơng đổi đến thực tế Việt nam giành thành tựu đáng kể kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lí Nhà nước, trình độ cán viên chức,… trước xu thách thức thời đại đòi hỏi việc đổi quan, đơn vị đặc biệt quan quản lí Nhà nước cần phải đẩy mạnh Bước sang thời kì cơng nghiệp hoá, đại hoá Ngành Kế hoạch Đầu tư nước phát triển vươn lên theo chuyển đổi kinh tế nước nhà.Tại Quảng Bình, Ngành Kế hoạch Đầu tư tiến hành đổi mới, nâng cao chất lượng hiệu hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn phát triển.Thực tế cho thấy Ngành Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình có bước trưởng thành chế mới, góp phần xứng đáng vào nghiệp xây dựng Quảng Bình giàu đẹp năm vừa qua Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm, tiến việc làm được, máy làm cơng tác Kế hoạch Đầu tư tỉnh cịn bộc lộ nhiều bất cập trước yêu cầu, nhiệm vụ Để hoàn thành yêu cầu, nhiệm vụ cần phải xếp tổ chức máy cách tinh thông, gọn nhẹ đội ngũ cán đáp ứng yêu cầu thời kì Một đội ngũ cán đào tạo đến nơi đến chốn để có đủ lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, lực có tính thích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi kinh tế đại Chính đội ngũ cán nhân tố định thành công hay thất bại hoạt động, định phát triển kinh tế xã hội Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức máy nhằm nâng cao lực đội ngũ làm công tác Kế hoạch Đầu tư toàn tỉnh đặt cấp bách Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau thời gian thực tập phòng Tổng hợp – Tổ chức hành Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình, nhận thức tầm quan trọng văn phòng hoạt động quan, đơn vị nói chung Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình nói riêng, tơi mạnh dạn sâu vào tìm hiểu hoạt động cơng tác văn phịng với đề tài: “Cơng tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu hoạt động Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình” Mục đích tìm hiểu đề tài làm rõ tính khoa học, hợp lí tổ chức văn phịng theo mơ hình truyền thống ( gồm chức bản: tham mưu, tổng hợp, hậu cần) áp dụng.Quá trình nghiên cứu kết hợp số phương pháp lịch sử,thống kê,so sánh… Những Phân tích gắn với thực tế từ nêu rõ yêu cầu đổi gợi ý giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình PHẦN I LÍ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG I/ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG: Khái niệm: Cơng tác văn phịng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động quan, đơn vị Nó coi chỉnh thể gồm viêc tổ chức, quản lí sử dụng thơng tin để trì hoạt động quan, đơn vị nhằm đạt kết mong muốn Cơng tác địi hỏi hoạt động xếp, bố trí cơng việc trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, yếu tố vật chất phi vật chất… nhằm hoàn thành mục tiêu với kết cao Toàn hoạt động góp phần hồn thiện bước công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng, thúc đẩy mối quan hệ để gắn kết phận tổ chức thành thể thống nhất, thực định lãnh đạo xác kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề Hay văn phòng, hiểu cách đơn giản, nơi làm việc giấy tờ Chỗ có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, làm cơng việc quản lí hành có nơi giao dịch giấy tờ văn phòng Hiện văn phòng phát triển đa dạng, phong phú nên có nhiều quan niệm văn phịng, nhiên ta hiểu theo quan niệm sau: - Theo nghĩa tĩnh văn phịng tồn yếu tố vật chất hữu hay yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để thực mục tiêu đơn vị Đó cơng việc văn phòng bao gồm việc xếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc,… tất cần quản lí cách khoa học - Theo nghĩa động tồn q trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu đơn vị nhằm thực mục tiêu đơn vị Hay nói cách khác, hoạt động quan, đơn vị thực văn giấy tờ kết thúc văn bản, văn phịng trở thành trung tâm thần kinh não cho quan, đơn vị Từ ta nên hiểu cơng tác quản trị văn phịng khơng phải đơn xử lí cơng văn giấy tờ mà nên hiểu xử lí thơng tin, cịn dịch vụ hỗ trợ tất phận hoạt động có hiệu Sở Kế hoạch Đầu tư quan chun mơn UBND tỉnh có chức làm đầu mối phối hợp Sở, Ban, ngành địa phương tỉnh nên công việc giấy tờ nhiều Từ cách mạng khoa học – công nghệ tiến vũ bão, giao lưu, hợp tác quốc tế mở rộng, cách mạng thơng tin bùng nổ cơng việc giấy tờ quan nói chung văn phịng nói riêng tăng lên nhanh chóng Để đảm bảo cho cơng việc giấy tờ xử lí kịp thời lãnh đạo quan cần quan tâm nhiều tới yếu tố trang thiết bị, nhân sự, môi trường hoạt động,… Vai trị cơng tác văn phịng: Trong kinh tế thị trường, cơng tác văn phịng có vai trị đặc biệt quan trọng tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng Phó chủ tịch hiệp hội quản trị Mỹ Steven L Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanh ngày nay, không công nhận quản trị hành ngành chun mơn có tính chất chức điều coi thảm hoạ, chẳng khác việc khước từ cơng nghệ mới” Vì văn phịng tổ chức bố trí cách hợp lí, khoa học, hoạt động văn phòng diễn nhịp nhàng, nề nếp mang lại giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn quan, đơn vị Với vị trí vai trị văn phịng trợ thủ đắc lực đơn vị việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát đôn đốc hoạt động đảm bảo có hiệu Trong quan, đơn vị nào, cơng tác văn phịng gắn liền với hoạt động quan, đơn vị Cơng tác văn phịng thực mắt xích guồng máy hoạt động quản lí quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp yếu tố rời rạc thành thể thống thúc đẩy yếu tố vận động Trước hết, cơng tác văn phòng liên kết người, vốn tản mạn nhu cầu lợi ích, thành tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho mục tiêu chung quan, đơn vị II NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG : Tổ chức máy văn phịng: Nói việc nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phịng nói cách tổ chức máy văn phòng Cách tổ chức máy văn phịng đa dạng, nhiều hình nhiều vẻ Hơn nữa, số thói quen hình thành từ thời bao cấp chưa xố bỏ hết, làm che lấp cách nhìn khái quát văn phòng Dù tổ chức máy văn phòng xé lẻ nhiều phận, hay tập trung lại theo số chức dịch vụ hệ thống tồn khách quan địi hỏi có quản lí thống Việc tổ chức xây dựng máy văn phòng cho phù hợp với xu phát triển điều cần thiết Phải đảm bảo tăng hiệu hoạt động máy văn phịng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đề ra, muốn người lãnh đạo phải biết tổ chức máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí, tạo mối quan hệ công tác đơn vị, phận văn phòng quan Tổ chức phát triển nguồn nhân lực: Toàn lịch sử kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh điều người thiên nhiên cung cấp nguồn lực tảng Nhân tố then chốt toàn phát triển kinh tế kết trí óc người, song tự nhiên mà người có trí tuệ mà muốn có trí tuệ phải kinh qua đào tạo, nhờ vào giáo dục Chính nhận thức tầm quan trọng có tính định giáo dục đào tạo mà hầu hết quốc gia giới có chiến lược đào tạo sử dụng người để có lớp người phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế – xã hội Như làm cho kinh tế cất cánh phát triển vững mạnh Tuy kinh tế nước ta thấp, nhờ ý quan tâm đến nghiệp giáo dục đào tạo Đảng Nhà nước trình độ dân trí nước ta nâng cao sánh vai với cường quốc kinh tế giới Sự tác động vật chất người vào thực biến đổi trình sản xuất xã hội cải tạo giới phát triển từ thấp đến cao xã hội khác kết q trình hoạt động thực tiễn người “Con người kì diệu nhất”, “con người vốn quý nhất”, vốn bao trùm lên tất Trong quan, đơn vị hay tổ chức yếu tố có tính chất định người Sự thành bại quan, đơn vị có liên quan đến vấn đề lợi ích, nghệ thuật quản lí, nghiệp đào tạo lao động sáng tạo Năng lực tiềm tàng người vô hạn Nhiệm vụ tài người làm để khai thác phát huy tiềm người hoạt động quan, đơn vị Nước ta trình chuyển đổi cấu kinh tế theo hướng cơng nghiệp hố, đại hố đất nước mà Nghị Trung ương (khoá VII) rõ: “Phần thắng chiến “ai thắng ai” thị trường, suy trí tuệ lực sáng tạo dân tộc biết học hỏi cách khôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ nhân loại, tận dụng lợi nước sau Giải có hiệu vấn đề kinh tế xã hội, công nghệ, môi trường sinh thái” Nó địi hỏi phải xây dựng đội ngũ cán có cấu đồng bộ, có chất lượng bảo đảm chuyển tiếp hệ cách vững vàng có hiệu quả, cụ thể phải đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán có tài thực sự, có trí tuệ thơng minh, sắc sảo, khả nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập thơng tin xử lí thơng tin tốt, biết nhìn xa trơng rộng, biết ứng phó kịp thời trước tình huống, tư kinh tế thị trường định hướng XHCN Do đó, yếu tố chiến lược bảo đảm cho phát triển quan, đơn vị trình độ trí tuệ tri thức nhân viên, công nghệ đại đặc biệt định xác, hợp lí trình độ quản lí người lãnh đạo ngày chiếm giữ vị trí trung tâm trình phát triển kinh tế xã hội Đối với cấp quản trị văn phòng đại cần phải đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống, có trình độ chun mơn, có tính sáng tạo, ln động để có khả gánh vác, điều hành cơng việc cách dễ dàng Mức độ am hiểu vận dụng cấp quản trị văn phòng ba loại kĩ năng: kĩ nghiệp vụ – kĩ thuật, kĩ giao tiếp – ứng xử, kĩ khái niệm chiến lược phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thơng tin đạt năm u cầu: đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng Sự am hiểu vận dụng ba loại kĩ sâu sắc, sáng tạo quản trị văn phịng triển khai tốt cơng việc điều hành văn phịng Để làm điều địi hỏi cấp quản trị văn phịng phải thể chắn, thăng lịng tự tin cơng việc; phải tiếp nhận nghiêm túc trích, phê bình gợi ý cấp cấp dưới, khơng có thái độ cấp họ có ý kiến; phải nhận diện nhân tố quan trọng tình cá biệt, có thái độ phân tích khách quan; phải xác định xác ưu tiên; hồn thành cơng việc thơng qua phối hợp với đồng , với người khác; làm công việc tới cách tự tin, khơng sợ va vấp; ngồi ra, cấp quản trị văn phịng cịn phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; làm phải làm nhiều cơng việc mức quy định Do cấp quản trị văn phịng phải người chăm chỉ, nhiệt tình với cơng việc, người có óc khơi hài, hồ đồng với ý tưởng nhân viên, phải kiểm soát cảm xúc, văn phịng ví “làm dâu trăm họ”, phải chịu đủ trích, chê bai Ngồi ra, cấp quản trị văn phịng cịn phải biết tìm tịi, học hỏi để đổi phương pháp làm việc để đáp ứng nhu cầu công việc ngày nhiều Như vậy, để điều hành tốt cơng tác quản trị văn phịng đòi hỏi cấp quản trị văn phòng thực nhà quản lí giỏi Có nghĩa cấp quản trị phải biết tạo đồn kết, gắn bó nhân viên với văn phòng, quan, đơn vị, xây dựng mối quan hệ tốt nhân viên, có mục tiêu chung giúp phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu quyền lợi chung nhân viên quan, đơn vị Ngày nay, quan, đơn vị nào, nhân viên quan động, có trách nhiệm, ln chủ động, linh hoạt, sáng tạo, nhiệt tình cơng việc, đủ sức vượt qua thử thách, đổi thay thúc đẩy gắn bó làm cho quan đơn vị tồn phát triển Tuy vậy, có thành viên cố kết với nhau, thông cảm với nhau, bao che cho nhau, nặng lợi ích cục nhóm quan Cho nên, gắn bó chưa đủ làm nên tập thể mạnh Do đó, nhân viên có tinh thần gắn bó, kỉ cương có nhiều ý nghĩ sáng tạo cá nhân Nhờ gắn bó, lực sáng tạo phát huy Họ tìm giải pháp hay cho vấn đề nảy sinh Điều giúp cho cấp quản trị văn phịng nói riêng lãnh đạo quan nói chung giảm cơng việc vụ mà dành thời gian tập trung vào công việc quan trọng khác Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng công tác, hiệu công tác tổ chức văn phịng cần có đội ngũ làm cơng tác văn phịng nổ, có phẩm chất đạo đức trình độ chun mơn Một điều khơng phần quan trọng việc xếp đặt họ đúngvị trí mà trình độ, lực phản ánh Như văn phịng thực phát huy tính chất mục đích hoạt động Trang thiết bị văn phòng: Ngày nay, với phát triển vũ bão kinh tế xã hội công nghệ thông tin nước giới, máy móc đại, tiên tiến phát minh để phục vụ cho đời sống công việc người ngày nhiều Điều làm giảm bớt phần sức lực, tiết kiệm thời gian cho người mà hiệu hoạt động cao Trong hoạt động văn phịng, máy móc đại sử dụng ngày nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phịng thực cơng việc dễ dàng, nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo Do hầu hết công việc văn phịng có hỗ trợ máy vi tính trang thiết bị đại khác, nên cách tổ chức, xếp công việc việc mua sắm trang thiết bị văn phòng có nhiều thay đổi quan trọng Ngồi ra, để giúp cho hoạt động văn phòng tốt cịn có thiết bị phụ trợ như: máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại Với hệ thống trang thiết bị đại làm cho hiệu cơng việc văn phịng tăng lên, nhân viên văn phịng làm việc cảm thấy có hứng thú, hưng phấn, động, linh hoạt cơng việc Bố trí chỗ làm việc: Bố trí chỗ làm việc nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều đến hiệu văn phịng Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đầy đủ yêu cầu sau: - Các chỗ làm việc dành cho tổ dịch vụ, người, yêu cầu - Cách bố trí lắp đặt trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn đặt máy vi tính, bàn làm việc - Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí - Các quan hệ làm việc, luồng thơng tin - Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc - Các dịch vụ liên quan Vì tuỳ thuộc nhiều cưỡng chế nên khó xếp chỗ làm việc tuân theo cách lí tưởng quy định kĩ thuật – nghiệp vụ Do cấp quản trị văn phịng phải có chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc cho tận dụng tối ưu mặt chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian phải di chuyển, lại, từ lầu sang lầu khác Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái; phải tạo cho nhân viên dễ có tầm quan sát bao qt cơng việc, gần gũi với nhau; tạo động mềm dẻo sử dụng nguồn lực dành cho văn phịng; tạo tâm lí tích cực nhóm có quan hệ cơng việc gắn bó chặt chẽ với điều quan trọng phải biết quản lí để chi phí lắp đặt điều chỉnh mức thấp Hơn nữa, cần nhấn mạnh cách xếp thuận lợi cho việc thu thập thông tin xử lí thơng tin Cân nhắc chu trình thu thập xử lí thơng tin cho ăn khớp khâu, bước, giai đoạn; khâu cần thời gian để hoàn thành chuyển qua khâu khác, khâu cuối giao nộp lãnh đạo văn phòng sử dụng Đảm bảo chỗ lưu giữ hồ sơ, tài liệu khâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua số khâu q trình xử lí Đảm bảo quan hệ cân đối nhu cầu xử lí thơng tin với trang thiết bị nhân lực cần thiết Cân nhắc chi tiết chỗ mở cửa chính, cửa sổ, góc nhà, cột, chỗ đặt đèn chiếu sáng Khoa học chứng minh việc xếp phòng làm việc, bàn ghế cách khoa học thẩm mĩ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt thẳng suất lao động cao Ngồi ra, cịn giúp ta giảm bớt khả làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ gián đoạn cơng việc Việc xếp phịng làm việc cho phận chun mơn khơng khoa học gây hậu nhiều công sức thời gian di chuyển chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc phí phạm Bao cần dành chỗ cho sáng kiến bất ngờ làm thay đổi cách bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu cao Phải tính đến chỗ làm việc yên tĩnh cho số vị trí cơng việc căng thẳng, lại phải tính đến hoạt động vui chơi giải trí lành mạnh, hoạt động thể dục thể thao cho số nhân viên vừa kết thúc công việc mệt nhọc, căng thẳng đầu óc 10 dựng chỉnh đốn Đảng, nâng cao nhận thức lĩnh trị phấn đấu rèn luyện phẩm chất, đạo đức tác phong lối sống quan Về công tác chuyên mơn nghiệp vụ: Bám sát nội dung, chương trình hành động thực nghị Trung ương mà Tỉnh uỷ đề ra, phương hướng nhiệm vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội năm 2002 HĐND tỉnh, giải pháp điều hành thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội UBND tỉnh, tiếp tục đổi lề lối phong cách làm việc, tập trung nâng cao hiệu chất lượng cơng tác bảo đảm hồn thành có chất lượng cao nhiệm vụ trị giao - Phấn đấu đạt bước tiến rõ rệt chất lượng công tác quy hoạch, kế hoạch, chất lượng thẩm định dự án đầu tư, chất lượng quản lí chương trình mục tiêu quốc gia tỉnh giao trách nhiệm đảm trách - Triển khai xây dựng tổng hợp kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2003 tốt - Tăng cường công tác dự tính dự báo, nắm bắt phân tích tình hình cách chủ động, xác, nhận định xu phát triển kết hợp với kiến thức chuyên môn kinh nghiệm thực tiễn để đề xuất định hướng lớn, cân đối mục tiêu chủ yếu nhằm tham mưu cho UBND tỉnh chủ đạo điều hành kinh tế xã hội phát triển mạnh mẽ, có hiệu - Tiếp tục thực cải cách hành quan, cải tiến lề lối làm việc, thực nghiêm chỉnh quy chế làm việc quan tăng cường đạo việc thực quy chế cách nghiêm túc Tiếp tục hoàn chỉnh quy chế quan thêm bước nhằm làm tăng hiệu cơng tác - Tăng cường cơng tác hành quản trị, quản lí tốt tài sản quan chống thất thốt, mát, thực chống lãng phí chi tiêu, quản lí tốt việc sử dụng phương tiện, thiết bị, vật chất Tích cực tạo nguồn thu để có nguồn chi cho chi thường xuyên, chi đời sống cán công nhân viên 56 - Phát động phong trào thi đua lao động học tập, làm việc động viên người phấn đấu rèn luyện, nâng cao lực công tác, cải tiến hoạt động chun mơn nghiệp vụ hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH : Cơng tác quản trị văn phịng có vai trị chủ đạo tất quan, đơn vị Nó yếu tố định đến hiệu hoạt động tổ chức, quan, đơn vị Quản trị văn phòng có hiệu quỹ tiết kiệm thời gian cho quan, nhờ mà quan thúc đẩy hoạt động để nhanh chóng đạt đến mục tiêu Với cấu tổ chức đầy đủ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình bước tháo gỡ khó khăn nghiệp vụ chun mơn văn phịng, đưa cách quản lí hợp lí để phát triển Trong xu phát triển nay, trước yêu cầu thách thức mới, đòi hỏi Sở Kế hoạch Đầu tư Quảng Bình phải tiếp tục đẩy mạnh trình cải cách hành chính, lề lối làm việc trình độ nhân viên văn phịng Do đó, Sở Kế hoạch Đầu tư cần quan tâm tới vấn đề đại hố cơng tác tổ chức văn phịng để phù hợp với tình hình đổi Đầu tiên, Sở Kế hoạch Đầu tư phải xây dựng đội ngũ cán đủ lực, phẩm chất, đạo đức để xây dựng, củng cố phát triển doanh nghiệp Nhà nước Muốn việc phải đẩy mạnh cơng tác đào tạo phải có phương pháp dùng người đắn Bác Hồ khẳng định: “Cán gốc công việc, công việc thành công hay thất bại cán tốt hay kém”; “Cán tiền vốn đoàn thể, có vốn làm lãi Bất sách cơng tác gì, có cán tốt có lãi Khơng có cán tốt hỏng việc có nghĩa lỗ vốn” Vì việc đầu tư vào người, đầu tư vào công tác đào tạo, bồi dưỡng cán đầu tư có hiệu Ngoài ra, việc đầu tư trang thiết bị đại phục vụ tốt cho hoạt động văn phòng cần thiết, song nguồn kinh phí có hạn nên chưa thể trang bị 57 cách tồn diện Sau tơi xin mạnh dạn đề nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác tổ chức văn phịng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình: Tổ chức máy quản lí: Văn phịng với vai trị máy điều hành tổng hợp, phận thiếu quan, đơn vị Do việc đổi văn phịng vừa để nâng cao hiệu cơng tác văn phịng, vừa nâng cao hiệu hoạt động quan việc làm cần thiết thời đại ngày Nhưng để đạt điều việc đổi văn phịng cần phải tổ chức, bố trí cách khoa học, phải có hệ thống, phải tiến hành đồng điều cần thiết phải áp dụng tiến khoa học kĩ thuật vào công tác văn phòng Đối với văn phòng Sở việc phân cơng, bố trí người việc, trình độ chun mơn nghiệp vụ thực Sự phối hợp cán nhân viên văn phòng cán nhân viên văn phòng với nhân viên quan tiến hành nhịp nhàng, cơng việc thực nhanh chóng Hiện nay, Sở xây dựng máy quản lí gọn nhẹ, có hiệu lực, khắc phục tệ nạn quan liêu, tham nhũng Tuy nhiên, để đảm bảo cho hoạt động văn phịng đạt hiệu cao khâu tổ chức phải có mối liên hệ hợp lí Tổ chức nhân sự: Con người vừa sản phẩm xã hội vừa chủ thể để xây dựng xã hội Chính mà q trình cơng nghiệp hoá, đại hoá nay, quan, đơn vị cần phải có đội ngũ cán đáp ứng yêu cầu đặt Một đội ngũ có đủ trình độ, lực, chun mơn nghiệp vụ, động, sáng tạo, biết làm chủ tình huống, yếu tố quan trọng tất quan, đơn vị Hơn nữa, việc bố trí nhân phải vào chức năng, nhiệm vụ phận để bố trí người cho thích hợp Tại Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình, số cán nhân viên trẻ có trình độ đại học tuyển dụng tương đối nhiều Số cán trẻ thể lực chun mơn 58 họ, hồn thành tốt nhiệm vụ mà cấp giao phó, đó, làm tăng hiệu hoạt động quan, đảm bảo cho quan có vị trí vững xã hội - Đối với cán nghiệp vụ tổng hợp: cần tăng cường đầu tư thời gian nghiên cứu văn bản, chế độ sách Nhà nước, Tỉnh để vận dụng vào công việc chuyên môn Ngồi ra, cán nghiệp vụ tổng hợp cịn cần bồi dưỡng thêm nghiệp vụ kế hoạch hoá, xây dựng quản lí dự án đầu tư, học thêm ngoại ngữ, nâng cao sử dụng vi tính để phục vụ chuyên môn,… - Đối với cán phục vụ hành chính: Phải nâng cao tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ, nhiệt tình, nổ, tự giác, ham học hỏi Hơn nữa, ban lãnh đạo cần quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng thêm nghiệp vụ kế toán, văn thư lưu trữ, tin học Trong thời gian trước mắt, ban lãnh đạo Sở cố gắng cải thiện điều kiện làm việc, có sách khuyến khích cán nhân viên quan nói chung cán văn phịng nói riêng bồi dưỡng kiến thức, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng u cầu, địi hỏi cơng việc ngày cao Bên cạnh ban lãnh đạo Sở cịn áp dụng sách khen thưởng hợp lí, tạo điều kiện cho cán nhân viên quan phát huy tính sáng tạo, phát huy dân chủ đóng góp ý kiến, ý tưởng Cơng tác văn thư - lưu trữ: Hiện công tác văn thư – lưu trữ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình có bước phát triển mới, song khâu nghiệp vụ hạn chế Để giải tồn đổi công tác văn thư - lưu trữ phải nghiên cứu hướng dẫn thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật, ban hành văn luật; bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư - lưu trữ trình độ chun mơn, nghiệp vụ, lực họ Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học, phát huy sáng kiến, cải tiến kĩ thuật, hợp lí hố sản xuất ứng dụng sáng kiến khâu nghiệp vụ để công tác văn thư – lưu trữ thực tốt Kết hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin trang bị 59 phương tiên kĩ thuật đại vào công tác văn thư - lưu trữ Riêng cán làm công tác văn thư - lưu trữ, số lượng công việc nhiều, mà có người phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc như: đánh máy, nhận giao chuyển công văn, làm thủ quỹ, in, photocopy,… Lãnh đạo Sở lãnh đạo văn phịng Sở cần xem xét bố trí thêm người để giảm bớt công việc cho cán văn thư nay.Ngoài ra, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình nên bố trí phịng kho gần phòng văn thư để tiện cho việc lưu trữ tài liệu, công văn, giấy tờ phịng quan Cơng nghệ thơng tin: Về công nghệ thông tin, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình trang bị cho phịng phương tiện kĩ thuật máy vi tính, máy điện thoại,…Tuy nhiên, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình cần tập trung khai thác có hiệu tiềm có để tăng cường trang thiết bị kĩ thuật đại cho hoạt động thông tin Hiện nay, quan chưa nối mạng phòng với nhau, hạn chế khai thác thông tin nội quan Cơ quan có máy nối mạng quốc gia (trong có máy văn phòng), riêng thị xã nối mạng với ngành: Văn phòng UBND tỉnh, Thống kê, Kho bạc, Tài chính, quan chưa thể nối mạng với huyện được, thơng tin liên lạc, hay chuyển giao công văn giấy tờ Sở phòng huyện chậm Do kinh phí cịn hạn hẹp nên phần hạn chế số thiết bị máy móc đại việc cử cán bồi dưỡng thêm trình độ cơng nghệ thơng tin Điều giải đáp phần việc huyện không đưa báo cáo tháng, quý, năm lên mạng, nên Sở không truy cập điều tất nhiên Sắp tới UBND tỉnh xét duyệt cấp kinh phí để thực dự án mở rộng mạng lưới thơng tin tồn tỉnh Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình cần nhanh chóng nối mạng với huyện để thực tốt nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao phó Để làm điều Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình cần phải có đội ngũ cán thơng thạo máy vi tính, số cán thơng thạo máy vi tính quan khơng nhiều Do 60 đó, Sở cần tổ chức đào tạo, cử cán bồi dưỡng, nâng cao trình độ vi tính trình độ chun mơn nghiệp vụ Khuyến khích tính sáng tạo, sáng kiến cơng việc tạo hội cho họ tự thể hồn cảnh Cải cách thủ tục hành chính: Thủ tục hành hiểu trình tự thời gian, không gian thức giải công việc quan với tổ chức cá nhân xã hội Thủ tục hành diễn quan, đơn vị, phịng ban có văn phịng Mà thủ tục có đời sống kinh tế xã hội nhiều đa dạng, muốn quản lí thực chúng có hiệu phải nắm thủ tục Ở Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình việc cải cách thủ tục hành điều cần thiết Trước đây, thủ tục hành rườm rà, rắc rối, phức tạp khiến cho người cảm thấy phiền hà đến quan Do đó, Sở cố gắng thực chế độ “một cửa, dấu” người cảm thấy an tâm, tin tưởng làm việc với quan Với văn phòng Sở đầu mối việc tiếp nhận tham mưu giải theo thẩm quyền khiếu nại, tố cáo tổ chức công dân liên quan đến hoạt động Sở cán cơng chức quan việc thực chế độ “một cửa, dấu” quan trọng Nó đảm bảo mối quan hệ cấp, ngành, tổ chức, cá nhân thuận lợi Hơn nữa, cịn đảm bảo cho quan có đội ngũ cán sạch, có đầy đủ phẩm chất, đạo đức, hiếu biết pháp luật, đảm bảo giải thủ tục nhanh chóng, từ hoạt động quan tiến hành dễ dàng, nhanh chóng Văn phịng Sở cần rà sốt lại thủ tục hành nay, xét xem thủ tục khơng cịn cần thiết, khơng cịn phù hợp với yêu cầu đời sống kinh tế bỏ bổ sung thêm số điều thiếu Muốn cho quan đạt hiệu lãnh đạo Sở cần phải quản lí hệ thống thủ tục cho hoạt động thông suốt, không bị tắc nghẽn, tiết kiệm thời gian, đạt suất cao 61 Sắp xếp chỗ làm việc: Ngày nay, việc bố trí, xếp chỗ làm việc cho hợp lí, khoa học, có hệ thống yêu cầu cấp thiết đặt quan, đơn vị Nơi đặt trụ sở quan phải nơi đơng người qua lại, dễ tìm, dễ thấy, để tiện cho người khách lần đầu đến liên hệ làm việc với quan Chỗ làm việc phòng, nhân viên quan phải bố trí cơng việc tiến hành cách trôi chảy, liên tục, thông suốt Hiện nay, quan, đơn vị, hay doanh nghiệp thành phố lớn thường sử dụng cách bố trí làm việc theo mặt mở Riêng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình từ chia tỉnh (1989 ) kinh phí hạn hẹp nên giữ ngun hình dáng trụ sở lúc ban đầu, có nghĩa sử dụng cách bố trí chỗ làm việc theo lối cổ điển Với lại người chưa quen với cách làm việc theo lối mặt mở Việc bố trí làm việc theo mặt mở cịn mẻ số quan, đơn vị, có nhiều ưu điểm khơng nhược điểm Tuy ban lãnh đạo Sở xem xét, nghiên cứu vấn đề để đổi mặt quan, phải nằm khả kinh tế cho phép Do đó, tuỳ theo vùng, khu vực, tuỳ theo điều kiện kinh tế, môi trường, xã hội, đặc điểm, tính chất mà quan, đơn vị có cách bố trí phịng làm việc cho thích hợp Còn phòng Tổng hợp – Tổ chức hành Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình bố trí tầng 3, cách xa với phòng Giám đốc, ban lãnh đạo Sở cần nghiên cứu, xem xét nên bố trí vị trí văn phịng gần với phịng Giám đốc để tiện cho việc thực chức tham mưu tổng hợp Môi trường làm việc: Tuy trụ sở Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình bố trí theo lối cổ điển đảm bảo cho phịng có khơng khí sạch, khơng gian phịng rộng rãi, thống mát, ánh sáng tự nhiên tiếp nhận nhiều, giảm bớt ánh sáng nhân tạo giảm bớt phần chi phí cho quan Bây thời tiết mùa hè, nhiệt độ phịng nóng, nên 62 phịng trang bị máy điều hồ, quạt trần, quạt thơng gió,… giúp cho tinh thần nhân viên thoải mái hơn, đỡ căng thẳng Các phịng bố trí cửa sổ cửa kính vừa đảm bảo đủ ánh sáng, vừa đảm bảo giảm tiếng ồn môi trường bên tạo Tuy nhiên mức độ người khơng nên q lạm dụng đến thiết bị có ảnh hưởng không tốt đến sức khoẻ người có thay đổi đột ngột nhiệt độ với bên ngồi Do văn phịng cần phải nghiên cứu, xem xét để bố trí phịng làm việc thích hợp cho người Xây dựng mối quan hệ công tác: - Quan hệ Bộ, ngành Trung ương, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình chịu quản lí Nhà nước lĩnh vực chun mơn Bộ, ngành có liên quan, chấp hành định, thị, thông tư Nhà nước quản lí ngành, lĩnh vực nên phải tạo điều kiện cho Bộ trình kiểm tra việc thực kế hoạch kinh tế – xã hội tỉnh Đối với đơn vị kinh tế TW đóng địa bàn, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình có trách nhiệm tạo điều kiện cho đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu - Quan hệ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình với UBND huyện, thị xã, ngành quan hệ phối hợp việc thực nhiệm vụ tỉnh giao Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình tạo điệu kiện cho ngành, huyện hoàn thành nhiệm vụ giao Còn phòng kế hoạch huyện, thị xã, ngành, Sở Kế hoạch có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ kế hoạch hoá, tạo điều kiện thuận lợi cho phịng kế hoạch hoạt động có hiệu - Quan hệ phòng ban, cán nhân viên quan diễn tốt đẹp Các phòng hỗ trợ nhau, giúp đỡ nhau, tiến hành công việc Các nhân viên văn phịng có mối quan hệ tốt với với phòng ban Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận thông tin giải thông tin nhanh chóng Tuy nhiên, cán nhân viên gần gũi với nhiều lãnh đạo văn phịng khuyến khích người tham gia tích 63 cực vào phong trào thể thao sau làm việc, vừa rèn luyện thân thể, vừa có thời gian thư giãn tinh thần sau ngày làm việc căng thẳng Xây dựng ý thức tổ chức kỉ luật, thực tốt quy chế hoạt động máy quan - Mỗi cán nhân viên phịng Tổng hợp – Tổ chức hành phải có ý thức trách nhiệm xây dựng phịng vững mạnh mặt Mỗi cán nhân viên phải tự rèn luyện thân, xây dựng ý thức tổ chức kỉ luật, không vi phạm kỉ luật lao động, xây dựng mối đồn kết trí phịng tồn quan - Để thực tốt quy chế hoạt động quan cán nhân viên phòng Tổng hợp – Tổ chức hành phải nghiên cứu học hỏi, nghiên cứu để vừa hiểu biết công việc người quan, vừa nắm vững công việc chuyên môn để phối hợp tác nghiệp chun mơn, đảm bảo cho máy quan hoạt động nhịp nhàng không bị ách tắc - Mỗi cán nhân viên phịng phải có ý thức nhắc nhở người thực tốt quy chế quan ban hành Mọi việc làm không quy chế phải nhắc nhở, báo cáo với lãnh đạo để có biện pháp uốn nắn kịp thời - Phịng Tổng hợp – Tổ chức hành có trách nhiệm tăng cường giám sát việc thực quy chế nhằm đảm bảo cho điều hành hoạt động quan nhịp nhàng có hiệu 64 65 KẾT LUẬN Với vai trò, chức năng, nhiệm vụ giao, năm qua văn phòng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình làm tốt chức năng, nhiệm vụ mình, góp phần tích cực công tác tham mưu, đạo xây dựng triển khai thực kế hoạch, quy hoạch tỉnh Theo dõi, nắm tình hình thực kế hoạch, đề xuất sách sử dụng hợp lí, tiết kiệm nguồn vốn đầu tư XDCB nguồn lực khác nhằm nâng cao hiệu kinh tế, góp phần đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng kinh tế tỉnh (Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm 1996-2000 8,1%) - Làm tốt chức quan đầu mối trung tâm Sở, ban, ngành địa phương - Xây dựng đội ngũ cán công chức sạch, vững mạnh - Bên cạnh kết đạt được, việc xây dựng, kiện toàn máy Sở Kế hoạch Đầu tư nhu cầu cấp thiết nhằm nâng cao lực hiệu cơng tác kế hoạch hố kinh tế thị trường Đối với tỉnh Quảng Bình, kinh tế cịn gặp nhiều khó khăn, mặt kinh tế xã hội thấp so với nước Việc phát huy nguồn lực mội cách có hiệu nhằm thúc đẩy kinh tế phát triển nhanh, vững cần dựa vào chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế xã hội xây dựng sở khoa học thực tiễn địa phương Việc điều hành kế hoạch trung hạn, ngắn hạn hàng năm phải đảm bảo tính hiệu quả, kể hiệu kinh tế hiệu xã hội Các mục tiêu, đối tượng đầu tư phải đảm bảo nhu cầu cần thiết, có hiệu tích luỹ nhanh, phù hợp với chế thị trường nước quốc tế Muốn biện pháp hàng đầu củng cố, kiện toàn máy, tổ chức toàn Ngành Kế hoạch Sở Kế hoạch Đầu tư có đủ lực trình độ để tham mưu cho UBND tỉnh, Tỉnh uỷ lãnh đạo, điều hành kinh tế tỉnh Quảng Bình phát triển vững có hiệu 66 cao Điều chỉnh cấu phòng ban, tăng cường hiệu kinh tế cá nhân, khuyến khích động nhằm đạt hiệu cao toàn quan Lập báo cáo dể kiểm sốt cơng việc nhằm nêu giải pháp hữu hiệu cho hoạt động tương lai quan Nằm máy tổ chức, phịng Tổng hợp – Tổ chức hành với chức năng, nhiệm vụ mình, có đóng góp khơng nhỏ cho lớn mạnh Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình Trong năm qua, phịng Tổng hợp hồn thành tốt nhiệm vụ mình, giúp lãnh đạo quản lí cơng tác hành chính, thực tốt cơng tác hậu cần, chăm lo đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị cho phịng ban, quản lí tài sản chung quan Trong thời đại cơng nghiệp hố, đại hố việc đổi văn phịng khơng phải hai, mà phải dần bước người có thời gian thích nghi điều quan trọng có đủ khả kinh tế, trình độ nhận thức người để đổi Hơn nữa, việc đổi mới, hoàn thiện máy quản lí, việc bố trí, xếp cơng việc khoa học, có hệ thống khơng phải riêng phịng Tổng hợp – Tổ chức hành Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình mà cịn phải thực tất quan, đơn vị, tổ chức khác địa bàn tỉnh hay tồn quốc Đó u cầu tất yếu, khách quan phát triển đòi hỏi quan, đơn vị phải thực Tuy nhiên tài liệu kiến thức hạn chế, thời gian thực tập để tìm hiểu thực tế cịn ngắn nên việc tìm hiểu, phân tích phương hướng, biện pháp đưa chưa hoàn chỉnh, chặt chẽ sát thực Tôi mong tiếp thu thêm ý kiến phê bình, đóng góp thầy cô giáo lãnh đạo Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình để đề tài tơi hồn chỉnh 67 LỜI NĨI ĐẦU PHẦN I: LÍ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG I/ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Khái niệm Vai trị cơng tác văn phịng II/ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊVĂN PHÒNG Tổ chức máy Tổ chức phát triển nguồn nhân lực Trang thiết bị văn phịng Bố trí chỗ làm việc Công nghệ thông tin 12 Môi trường làm việc 13 Xây dựng mối quan hệ giao tiếp-ứng xử quan, đơn vị 16 PHẦN II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ MỘT VÀI SO SÁNH 17 I/ ĐẶC ĐIỂM CHUNG 17 II/ THỰC TRẠNG & PHƯƠNG ÁN KIỆN TOÀN, BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH 18 Chức năng, nhiệm vụ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình 19 Cơ cấu tổ chức máy biên chế 22 Chức năng, nhiệm vụ phòng nghiệp vụ 25 Đánh giá chung 33 Một số chức năng, nhiệm vụ bổ sung năm 2000 Hướng xếp tổ chức máy 68 37 38 III/ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH 39 IV THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH 43 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình 43 Thực trạng hoạt động phòng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình 46 V/ MỘT VÀI SO SÁNH VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ TRUNG TÂM HỢP TÁC NGHIÊN CỨU VIỆT NAM 50 Giới thiệu vài nét Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt Nam 50 Một vài so sánh 52 PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH 53 I/ PHƯƠNG HƯỚNG 53 Cơng tác trị tư tưởng 53 Cơng tác chun môn nghiệp vụ 53 II/ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH 54 Tổ chức máy quản lí 55 Tổ chức nhân 56 Công tác văn thư – lưu trữ 57 Công nghệ thông tin 57 Cải cách thủ tục hành 58 Sắp xếp chỗ làm việc 59 Môi trường làm việc 60 Xây dựng quan hệ công tác 60 Xây dựng ý thức tổ chức kỉ luật, thực tốt 69 quy chế hoạt động máy quan KẾT LUẬN 61 62 70 ... HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ TRUNG TÂM HỢP TÁC NGHIÊN CỨU VIỆT NAM Nếu xem xét hoạt động quản trị văn phòng TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU từ kết luận hoạt động quản trị văn phòng. .. tỉnh Quảng Bình nói riêng, tơi mạnh dạn sâu vào tìm hiểu hoạt động cơng tác văn phịng với đề tài: “Cơng tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu hoạt động Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình? ??... HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH: Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình: Hiện Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình hợp phịng Tổ chức - Hành phịng Tổng hợp để giảm đầu mối phòng,