Chuyên đề 14 KỸ NĂNG LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ Khái niệm hồ sơ Hồ sơ thuật ngữ dùng phổ biến cơng tác hành văn phòng cơng tác lưu trữ, thuật ngữ hiểu sau: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Các loại hồ sơ - Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc Là tập văn quan, tổ chức có thẩm quyền quy định mặt, lĩnh vực công tác định dùng làm để giải công việc hàng ngày (loại hồ sơ nộp vào lưu trữ mà dùng để giải quyết, xử lý công việc) - Hồ sơ trình ký Là tập văn có liên quan với vấn đề sử dụng để soạn thảo dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt ban hành văn - Hồ sơ nhân Là tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…) Vai trò hồ sơ quản lý hành nhà nước - Tài liệu lập thành hồ sơ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm xác để giải cơng việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất chất lượng công tác cán 180 Trong quan, đơn vị cơng văn giấy tờ q trình giải sau giải xong xếp phân loại khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận giúp cho cán thủ trưởng quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do góp phần nâng cao hiệu xuất chất lượng cơng tác cán tồn quan, đơn vị - Có hồ sơ giúp cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ, giữ gìn bí mật thơng tin Đảng, Nhà nước, quan, đơn vị Mỗi văn lập thành hồ sơ tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trưởng quan quản lý tài liệu chặt chẽ, nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, biết tài liệu phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết văn bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật Nhà nước - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt lâu dài II KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp quy định Lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư quan, thực sau việc, vấn đề đề cập văn giải xong, thường vào dịp cuối năm kết thúc năm công tác, chuẩn bị kế hoạch, chương trình cơng tác năm Trong thực tế việc lập hồ sơ tiến hành cách phổ biến lưu trữ quan lưu trữ nhà nước việc lập hồ sơ giai đoạn văn thư quan, đơn vị làm chưa tốt, chuyển lưu trữ thường dạng tài liệu bó gói nên giai đoạn lưu trữ phải tiến hành lập hồ sơ Yêu cầu việc lập hồ sơ 181 a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại quan, đơn vị sản sinh ra, loại cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích loại khác nhau: loại để thi hành, giải quyết; có loại để đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn loại hình tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt công tác nghiên cứu lâu dài sau Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết khơng cần lập hồ sơ b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc Mọi việc, vấn đề quan giải phải trải qua q trình ngắn, dài Nói cách khác có khởi đầu kết thúc hay có q trình phát sinh, phát triển, kết thúc vấn đề Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải xếp theo trình tự định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, từ trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc người Ví dụ: Lập hồ sơ hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo hội nghị, băng ghi âm, ghi hình… - Lập hồ sơ cán bao gồm: sơ yếu lý lịch bổ sung lý lịch qua năm; văn bằng, chứng có qua đào tạo, bồi dưỡng; định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu… Hồ sơ lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan văn phản ánh vấn đề, việc trọn vẹn, giữ mối liên hệ bên hồ sơ Có giúp cán quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu dễ dàng hoàn chỉnh Thực yêu cầu đòi hỏi người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ cho hợp lý, khơng xé lẻ văn có liên quan với vấn đề, việc 182 Yêu cầu thực lập hồ sơ theo đặc trưng tên gọi văn Ví dụ tập “Thơng báo” gồm có nhiều thông báo với nhiều nội dung khác c) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Văn hình thành quan có nhiều giá trị khác nhau, có loại có giá trị vĩnh viễn, có loại có giá trị có thời hạn (theo hạn định) có loại giải xong cơng việc hết giá trị Cho nên lập hồ sơ phải lựa chọn loại tài liệu có giá trị Nếu đảm bảo yêu cầu làm tăng thêm chất lượng văn bản, phục vụ nghiên cứu tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản Trong lưu trữ người ta chia giá trị tài liệu thành hai loại: vĩnh viễn có thời hạn Ví dụ: Ở Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội có hồ sơ tình hình thực kế hoạch nhà nước năm 2010 thành phố lập thành hồ sơ sau: - Báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố tình hình thực kế hoạch nhà nước năm 2010 - Báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố tình hình thực kế hoạch nhà nước hàng quý, tháng đầu năm 2010 Trong hai hồ sơ hồ sơ thứ cần bảo quản vĩnh viễn, hồ sơ sau cần bảo quản thời gian định Những loại tài liệu trùng thừa chọn gốc, để lập hồ sơ, loại tài liệu khơng có giá trị khác giữ lại quan thời gian định, sau tiến hành tiêu huỷ theo hướng dẫn Nhà nước Nếu tập hồ sơ dày cm ( khoảng 200 tờ) cần phân chia thành nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Ví dụ: Một hồ sơ hội nghị nhiều văn tài liệu chia thành tập sau: - Các văn tài liệu hội nghị - Tham luận đại biểu - Ảnh, băng ghi âm, ghi hình - Tài liệu phục vụ hội nghị… 183 Các bước lập hồ sơ Có nhiều loại hồ sơ, chuyên đề đề cập đến bước lập hồ sơ công việc Bước 1: Mở hồ sơ - Đối với quan có danh mục hồ sơ: vào đầu năm cán bộ, nhân viên vào danh mục hồ sơ xem giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ cần chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề vào bìa - Trường hợp quan chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên vào nhiệm vụ giao, vào công việc phải giải thực tế tài liệu hình thành mà mở hồ sơ Bước 2: Thu thập, cập nhật văn tài liệu hình thành trình theo dõi giải cơng việc Muốn lập hồ sơ đầy đủ, hồn chỉnh có chất lượng, cán nhân viên q trình giải cơng việc cần phải trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ; văn bản, tài liệu nói việc nào, thuộc hồ sơ đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác Bước 3: Kết thúc biên mục hồ sơ * Kết thúc hồ sơ: Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu (quá 200 tờ) phải phân chia thành đơn vị bảo quản xếp văn bản, tài liệu hồ sơ hay đơn vị bảo quản - Phân chia đơn vị bảo quản Cần dựa vào mối liên hệ nội dung, thời gian giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản Có tác dụng cố định trật tự văn tài liệu, bảo đảm mối liên hệ văn bản, tài liệu với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện Tùy theo hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách xếp cho phù hợp Thông thường có cách sau: + Theo thứ tự thời gian + Theo số văn + Theo mức độ quan trọng văn mức độ quan trọng tác giả + Sắp xếp theo vần chữ 184 * Biên mục hồ sơ: Hồ sơ biên mục công việc giải xong vụ việc kết thúc Trước biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối văn bản, tài liệu hồ sơ, thiếu thu thập, bổ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách xếp bảo đảm trật tự khoa học Nội dung việc biên mục hồ sơ bao gồm: - Đánh số tờ; - Ghi mục lục văn bản; - Viết tờ chứng từ kết thúc; - Viết bìa hồ sơ III KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ Vai trò quản lý hồ sơ - Quản lý hồ sơ nghiêm túc, khoa học giúp cho việc tra cứu thông tin quan, tổ chức nhanh chóng, đủ xác để giải cơng việc kịp thời, hiệu - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, quan, đơn vị - Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Đối với cán bộ, công chức q trình giải cơng việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác Đối với quan, đơn vị làm tốt việc lập hồ sơ quản lý công việc quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Lập hồ sơ quản lý tốt xây dựng nề nếp khoa học cơng tác văn thư; tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu Các công việc quản lý hồ sơ quan hành nhà nước - Phân loại hồ sơ: Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc giữ lại, xác định giá trị chuyển vào lưu trữ quan, có giá trị lịch sử nộp lưu trữ lịch sử; 185 Hồ sơ nguyên tắc giữ lại để làm sở giải công việc hàng ngày cán bộ, công chức, viên chức; Hồ sơ nhân lưu giữ phận quản lý nhân phục vụ cho việc quản lý người quan, tổ chức, có luân chuyển cơng tác nghỉ hưu hồ sơ chuyển qua quan, đơn vị để tiếp tục theo dõi chuyển lưu trữ theo quy định Nhà nước…Chính đặc trưng loại hồ sơ khác nên đòi hỏi cách quản lý khác nhau, cần có phân loại rõ ràng để có biện pháp quản lý tốt nhất, phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức - Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ: Việc đánh giá mức độ giá trị tài liệu, hồ sơ phải dựa sở nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn khoa học lưu trữ đề Mục đích việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là: + Xác định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu, hồ sơ khác nhau; + Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn; + Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy - Chỉnh lý, xếp chuẩn mực tài liệu hồ sơ: Đây kết hợp cách chặt chẽ hợp lý khâu nghiệp vụ công tác lập hồ sơ để tổ chức cách khoa học tài liệu hồ sơ nhằm bảo đảm an tồn sử dụng chúng có hiệu - Thống kê hồ sơ: Thống kê hồ sơ áp dụng công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm xác thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu hồ sơ sở vật chất, kỹ thuật hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ quan, tổ chức - Bảo quản hồ sơ, tài liệu: Bảo quản tài liệu, hồ sơ áp dụng biện pháp chủ yếu biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu, hồ sơ nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt lâu dài Các biện pháp bảo quản tài liệu, hồ sơ phạm vi quan, tổ chức: + Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ 186 + Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ + Chế độ làm vệ sinh thường xuyên đột xuất + Xây dựng nội quy phòng hỏa + Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với loại tài liệu, hồ sơ cụ thể - Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu Đây trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu, hồ sơ quan, tổ chức để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu giải công việc quan, tổ chức cá nhân CÂU HỎI THẢO LUẬN Anh/Chị trình bày khái niệm hồ sơ lập hồ sơ? Anh/Chị trình bày vị trí, tác dụng, u cầu việc lập hồ sơ? Anh/Chị trình bày phương pháp lập hồ sơ cơng việc? Anh/Chị trình bày việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan? Anh/Chị trình quy định trách nhiệm quản lý hồ sơ phạm vi quan, tổ chức? TÀI LIỆU THAM KHẢO Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 Luật Lưu trữ năm 2011 Điều lệ Công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP cơng tác văn thư Hành văn phòng quan nhà nước Giáo trình Học viện Hành Quốc gia NXB Giáo dục, H.2005 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp 1990 187 ... Anh/Chị trình bày khái niệm hồ sơ lập hồ sơ? Anh/Chị trình bày vị trí, tác dụng, yêu cầu việc lập hồ sơ? Anh/Chị trình bày phương pháp lập hồ sơ cơng việc? Anh/Chị trình bày việc nộp lưu hồ sơ vào... dung việc biên mục hồ sơ bao gồm: - Đánh số tờ; - Ghi mục lục văn bản; - Viết tờ chứng từ kết thúc; - Viết bìa hồ sơ III KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ Vai trò quản lý hồ sơ - Quản lý hồ sơ nghiêm túc, khoa... danh mục hồ sơ xem giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ cần chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề vào bìa - Trường hợp quan chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên vào nhiệm vụ giao, vào công việc