Đang tải... (xem toàn văn)
DSpace at VNU: DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Nguyen Thanh Hieu tài liệu, giáo án, bài giả...
1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THƠNG TIN NGUYỄN THANH HIẾU DỰ ÁN SỐ HĨA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Ngành: Công nghệ thông tin Chuyên ngành: Quản lý hệ thống thơng tin Mã số: Chun ngành đào tạo thí điểm TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Hà Nội – 2015 PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thành lập theo định số 118/TCCB-TC ngày 10 tháng năm 1995 Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức Cán Chính Phủ (nay Nội vụ) Một nhiệm vụ quan trọng trung tâm sưu tầm, bổ sung; bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức Trung ương; nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở phía Bắc; quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, đồ địa giới mốc địa giới hành cấp theo quy định pháp luật Tài liệu Lưu trữ quốc gia phục vụ có hiệu nhu cầu nghiên cứu, góp phần thiết thực vào việc khơi phục nhiều cơng trình quan trọng sau chiến tranh, cho nghiệp xây dựng, bảo vệ phát triển kinh tế văn hoá xã hội đất nước Hiện nay, phát triển nhanh chóng cơng nghệ thơng tin hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin khai thác thông tin liệu nhân loại Trong đó, hệ thống Internet người quan tâm sử dụng nhiều nhờ tính thơng dụng việc giao tiếp, tìm kiếm đọc thơng tin tính ưu việt phần mềm ứng dụng quản lý, số hóa tài liệu Do yêu cầu trình hội nhập diễn mạnh mẽ, việc cơng khai minh bạch văn bản, sách nhà nước đến đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc Đặc biệt việc nâng cao chất lượng thông tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu định đầu tư, sản xuất cho nhà đầu tư nước lĩnh vực quản lý nhà nước, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử truyền thống nhu cầu tra cứu tài liệu khoa học phải trọng Một nguồn thông tin người quan tâm nhiều thông tin từ tài liệu lưu trữ Mặt khác theo thời gian, lượng tài liệu lưu trữ tăng lên, góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản sử dụng có hiệu giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng kinh tế, xã hội, lịch sử quốc gia địa phương Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thơng tin không thụ động thông qua hệ thống Internet (Trang Web điện tử) hệ thống thông tin viễn thông việc ứng dụng cơng nghệ, kĩ thuật đại vào bảo quản lâu dài tài liệu có giá trị để dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống trở thành nhiệm vụ cấp bách cơng tác lưu trữ Số hóa tài liệu lưu trữ biện pháp tối ưu, giúp giải việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thơng tin dễ dàng Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý không gian lưu trữ Ngồi số hóa tài liệu giúp chỉnh sửa tái sử dụng tài liệu, linh hoạt việc chuyển đổi sang dạng tài liệu số khác Q trình số hóa tài liệu lâu giới Và đến nay, hầu hết thư viện lớn quan lưu trữ giới thực song song hai loại hình truyền thống số hóa Với hệ thống lưu trữ số hóa điện tử, tài liệu lưu trữ phát huy tối đa hiệu việc phục vụ cho lợi ích phát triển kinh tế, văn hóa giáo dục truyền thống lịch sử cho hệ trẻ Nhận thức vấn đề trên, tác giả lựa chọn đề tài “Dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp 4 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu đề tài nghiên cứu đề xuất giải pháp để xây dựng dự án số hóa khối tài liệu lưu trữ hành bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Để thực mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài bao gồm: - Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Nghiên cứu, tổng hợp sở lý luận, kinh nghiệm số hóa tài liệu lưu trữ với mục đích bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nước có lưu trữ tiến như: Mỹ, Nga, Úc Trên sở khái quát cách hệ thống, lựa chọn hợp lý vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III làm tảng suốt trình nghiên cứu luận văn - Trên sở đề xuất giải pháp nhằm xây dựng dự án số hóa khối tài liệu lưu trữ hành bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đảm bảo theo mục tiêu đề Đối tượng phạm vi nghiên cứu a Đối tượng nghiên cứu đề tài - Các phông tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Các tài liệu nước liên quan đến việc thực dự án số hóa ngành lưu trữ như: tài liệu tiêu chuẩn, báo cáo thực dự án, cẩm nang thực quản lý dự án số hóa… - Các phương pháp, cơng nghệ, quy trình số hóa tài liệu b Phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu việc số hóa khối tài liệu lưu trữ hành vật mang tin giấy bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tài liệu lưu trữ chiếm số lượng nhiều loại hình bảo quản Trung tâm Các loại hình tài liệu lưu trữ vật mang tin khác như: phim, ảnh, ghi âm, băng, tài liệu xây dựng bản, tài liệu khoa học kỹ thuật… không thuộc phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung nghiên cứu sử dụng phương pháp số hóa hệ thống quản lý tự động số hóa tài liệu (ITISCANNER) để triển khai số hóa, cịn hệ thống, thiết bị số hóa khác khơng đề cập chi tiết đề tài Lịch sử nghiên cứu Cơng nghệ kỹ thuật số hóa hình thành vào cuối kỷ XX phát triển nhanh vào đầu kỷ XXI Công nghệ kỹ thuật số nói chung, kỹ thuật số hóa nói riêng mở kỷ nguyên tiến nhân loại, thời đại kỹ thuật số Những ưu điểm bật làm cho kỹ thuật nhanh chóng phổ biến tồn giới, nhiều nước nghiên cứu tiến hành dự án số hóa tài liệu với quy mơ khác Trong số phải kể đến số nước tiêu biểu với quy mô lớn như: Mỹ, Nga, Đức, Trung Quốc, Úc… Lĩnh vực tiêu biểu đầu việc áp dụng công nghệ thư viện, bảo tàng lưu trữ với mục tiêu bảo quản, bảo hiểm tài liệu nguyên bản, sách, phim, ảnh, ghi âm… tình trạng bị xuống cấp, có yêu cầu sử dụng cao… tăng cường, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng, chia sẻ nguồn thơng tin cách nhanh chóng, hiệu Tại nước ta, nhiều dự án số hóa tiến hành tiêu biểu ngành lưu trữ, thư viện phim điện ảnh Về lĩnh vực lưu trữ, số dự án cấp quốc gia tiến hành như: dự án số hóa tài liệu châu mộc Triều Nguyễn năm 1993-2003, Đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, Trung tâm lưu trữ Quốc gia khác có dự án số hóa tài liệu lưu trữ nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc tổ chức khai thác sử dụng, số lưu trữ tỉnh, huyện bắt đầu thực dự án số hóa tài liệu lưu trữ Nhiều văn quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ ban hành như: Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ… Ngồi cịn có nhiều viết tạp chí chuyên ngành đề cập đến vấn đề số hóa phần lớn mang tính chất giới thiệu, chưa sâu vấn đề triển khai cụ thể Trong lĩnh vực thư viện, quan quản lý, quan nghiệp… có xu hướng triển khai xây dựng thư viện điện tử, việc số hóa nguồn tài liệu, sách, ấn phẩm… nội dung quan trọng để chuyển đổi từ hình thức thư viện truyền thống sang thư viện điện tử Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng mơ hình tổ chức triển khai dự án số hóa nguồn tài ngun thơng tin ngày quan tâm diễn cách rộng rãi 7 Đối với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, việc ứng dụng cơng nghệ số hóa vào cơng tác lưu trữ vấn đề quan tâm Sau tìm hiểu khảo sát lịch sử nghiên cứu vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ nước ngồi nói chung Việt Nam, tơi thấy từ trước đến chưa có cơng trình nghiên cứu nghiên cứu đề tài “Dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” Vì vậy, đề tài nghiên cứu hồn tồn chưa có cơng trình đề cập đến Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp khảo sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp vấn Ngoài ra, phương pháp thống kê, phương pháp logic… kết hợp sử dụng trình nghiên cứu Chúng giúp tơi nhìn nhận vấn đề q trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ cách toàn diện, đầy đủ khách quan khía cạnh vấn đề Nguồn tài liệu tham khảo Việc ứng dụng công nghệ số hóa vào cơng tác lưu trữ vấn đề quan tâm ngành lưu trữ Việt Nam Còn nước có lưu trữ phát triển, họ trước có nhiều học kinh nghiệm q trình triển khai dự án số hóa tài liệu lưu trữ Cho nên trình nghiên cứu sử dụng nguồn tài liệu chủ yếu viết tiếng Anh, tiếng Việt vấn đề lý luận, quy phạm pháp luật, hướng dẫn thực nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa 8 Kết đề tài - Kết nghiên cứu đề tài sở để áp dụng vào việc triển khai dự án số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thời gian tới - Kết nghiên cứu đề tài nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho việc triển khai dự án số hóa khơng tài liệu lưu trữ mà loại tài liệu khác triển khai tương lai phạm vi nước - Kết nghiên cứu đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên muốn tìm hiểu, sâu lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ vấn đề sinh viên Đặc biệt biết thêm nguồn thơng tin tình trạng tài liệu lưu trữ giải pháp, cách thức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bối cảnh Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, phần nội dung đề tài trình bày chương: Chương 1: Hiện trạng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Chương 2: Nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ Chương 3: Dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia III Đề tài mang tính kỹ thuật, thực tiễn cao Do trình độ nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế cịn hạn chế nội dung trình bày luận văn không tránh khỏi khiếm khuyết, sai sót Do vậy, tác giả hy vọng nhận góp ý thầy giáo bạn đọc, để tiếp tục nghiên cứu cho hồn thiện Trong q trình thực đề tài, tác giả gặp nhiều khó khăn việc nghiên cứu, khảo sát thực tế nhận quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình cán Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, thầy cô giáo Viện Công nghệ thông tin,Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, đặc biệt thầy giáo hướng dẫn TS Lê Quang Minh Nhân đây, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc quan tâm, giúp đỡ quý báu 10 CHƯƠNG 1: HIỆN TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.2 Cơ cấu tổ chức chức nhiệm vụ 1.3 Tình hình tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.1 Nội dung thành phần tài liệu lưu trữ Trung tâm Toàn tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hình thành trình hoạt động quan thuộc máy Nhà nước Trung ương, bộ, ngành, đoàn thể xã hội liên khu, khu thành lập từ ngày nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Đồng thời, tài liệu chứng lịch sử phản ánh chân thực, khách quan toàn diện trình thành lập, xây dựng bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập 60 năm qua Ngay sau thành lập, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tiếp nhận từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I khoảng 3,6 km/giá tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý Từ đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thu thập thêm nhiều tài liệu đưa tổng số lên 12 km/giá gồm khối tài liệu sau: - Tài liệu hành - Tài liệu khoa học kỹ thuật - Tài liệu phim ảnh ghi âm 11 - Tài liệu xuất xứ cá nhân - Tài liệu sưu tầm 1.3.2 Hình thức tài liệu lưu trữ Trung tâm 1.3.3 Tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ Trung tâm - Trong khối tài liệu hành cá nhân, gia đình, dịng họ có số tài liệu tình trạng vật lý kém: bị ố vàng, mờ nhiễm độ axít - Tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bảo quản đứng trước nguy bị hủy hoại nghiêm trọng nhiều yếu tố khách quan chủ quan 1.3.4 Giá trị tài liệu lưu trữ Trung tâm Là bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bảo quản khối tài liệu quan trọng phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm III bao quát hầu hết ngành, mặt, lĩnh vực đời sống xã hội có giá trị nhiều mặt 1.4 Nhận xét chung Tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nguồn sử liệu quý giá phản ánh q trình lịch sử đất nước Có thể nói tài liệu bảo quản phần lớn có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, chúng có ý nghĩa quan trọng việc nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu lĩnh vực trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phịng, giáo dục…, tài sản vơ giá đất nước Qua số thông tin nêu phần giúp hình dung đến thực trạng, mức độ hư hỏng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Tài liệu 12 lưu trữ với tư cách loại hình thuộc di sản quốc gia tình trạng hư hỏng, xuống cấp có nguy tự vĩnh viễn tác động tự thân tài liệu, điều kiện bảo quản sử dụng không đảm bảo Chúng ta cần phải tăng cường nghiên cứu tiến khoa học nhân loại để áp dụng phù hợp với hoàn cảnh thực tế trung tâm Với vai trò, giá trị, ý nghĩa tình trạng thực tế tài liệu lưu trữ nêu việc áp dụng phương pháp số hóa phương pháp giải số vấn đề quan trọng thực tế đặt hoàn cảnh Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với ưu điểm hạn chế đề cập Chương II Chúng ta cần phải lưu ý rằng, phương pháp giải số vấn đề quan trọng tất Vấn đề đặt muốn triển khai phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phải có cách thức tổ chức, tiến hành cơng việc, quy trình có liên quan nhằm giải vấn đề thực tiễn đặt cách hiệu Toàn vấn đề đề cập chương III, đồng thời nội dung cốt lõi luận văn TIỂU KẾT CHƯƠNG Chương tập trung trình bày kết khảo sát thực tế thực trạng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để làm sở việc nghiên cứu, xây dựng biện pháp để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ 13 CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ Một số khái niệm, thuật ngữ số hóa tài liệu lưu trữ 1.1 - Số hóa (Digitising): Số hố hình thức chuyển đổi liệu truyền thống bên (Analog) thành dạng liệu số (Digital) mà máy tính hiểu - Số hóa tài liệu lưu trữ: Số hố tài liệu lưu trữ hình thức chuyển đổi thơng tin tài liệu lưu trữ dạng truyền thống bên ngồi (Analog) thành thơng tin dạng số (Digital) phương tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (máy qt/chụp hình) mà máy tính hiểu Mục tiêu áp dụng kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ 1.2 Đối với tài liệu lưu trữ, mục tiêu việc áp dụng kỹ thuật số hóa chủ yếu tập trung vào mục tiêu sau: - Mục tiêu 1: Đồng loại hình tài liệu lưu trữ từ dạng tương tự sang dạng số - Mục tiêu 2: Kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc - Mục tiêu 3: Quản lý khai thác tập trung nguồn tài liệu số hóa 1.3 Những ưu điểm hạn chế kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ 1.3.1 Ưu điểm - Giúp nâng cao việc bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ gốc tình trạng hư hỏng tình trạng 14 vật lý nội dung thông tin cách sử dụng tài liệu số hóa thay việc sử dụng trực tiếp, thường xuyên tài liệu gốc áp dụng biện pháp củng cố, nâng cao chất lượng tài liệu gốc để kéo dài tuổi thọ - Nâng cao việc quản lý tổ chức sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ quan lưu trữ phục vụ việc chia sẻ, tra tìm, truy cập nguồn thơng tin đối tượng độc giả cách nhanh chóng, xác, thuận tiện vượt qua giới hạn không gian thời gian - Nâng cao chất lượng hiển thị nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ gốc (có tình trạng vật lý, nội dung như: mờ, vết bẩn, thủng…) tốt chương trình phần mềm hiệu chỉnh/đồ họa chuyên dụng như: tăng độ nét, độ sáng tối, xóa vết bẩn bề mặt tài liệu gốc… - Góp phần đại hóa cơng tác lưu trữ quan lưu trữ - Kỹ thuật số hóa sử dụng để hỗ trợ lẫn với phương pháp khác để tăng cường khả bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cách hiệu 1.3.2 Hạn chế - Để áp dụng thành công phương pháp này, địi hỏi phải nghiên cứu, tính tốn kỹ khách quan, sở lập kế hoạch phát triển cho phù hợp giai đoạn - Phải đầu tư kinh phí tương đối nhiều trình triển khai quản lý, sử dụng 15 - Tài liệu số hố có thời hạn tuổi thọ khơng cao phụ thuộc vào vật mang tin, phần cứng, phần mềm tương ứng Do công nghệ thông tin thay đổi nhanh, tài liệu số hóa khơng ngừng phải nâng cấp theo Điều dẫn đến phải sử dụng kinh phí tương đối nhiều Mặt khác, để tiếp cận dạng tài liệu này, phải có thiết bị điện tử, phương tiện kết nối thích hợp - Địi hỏi cán có trình độ chun mơn giỏi đáp ứng u cầu công việc khác khâu chuỗi số hoá tài liệu 1.4 Tổng quan kỹ thuật số hóa tài liệu 1.4.1 Một số thiết bị chuyển đổi: máy scan, máy chụp ảnh số 1.4.2 Thuộc tính tài liệu Thuộc tính tài liệu chia thành loại sau: Bản văn/ dòng (Text/line art), Tông màu chuyển tiếp (continuous tone), Nửa tông kiểu nửa tông (Halftone or halftone -like), Hỗn hợp (Mixed) 1.4.3 Kỹ thuật quét tài liệu Để quét loại tài liệu có thuộc tính khác phù hợp với u cầu đầu có ba kỹ thuật quét tài liệu sử dụng, kỹ thuật quét đen trắng (Bitonal), kỹ thuật quét dải xám (Grayscale) kỹ thuật quét màu (Color) 1.4.4 Những yếu tố tác động đến chất lượng ảnh số Chất lượng ảnh số phụ thuộc vào yếu tố là: - Tình trạng tài liệu (Condition of records) 16 1.5 - Độ phân giải, độ ngưỡng độ sâu màu (Resolution, Threshold and Bit depth) - Hiệu chỉnh ảnh (Image Enhancement) - Quá trình nén định dạng file (Compression and File Format) - Thiết bị sử dụng hiệu suất thiết bị (System Performance) - Quyết định người vận hành (Operator Judgement) Tổng quan nhận dạng ký tự quang học (OCR) Nhận dạng ký tự quang học (Optical Character Recognition – OCR) kỹ thuật chuyển hình ảnh chữ viết tay chữ đánh máy (thường quét máy scanner, chụp ảnh) thành văn tài liệu Giả sử ta có văn tài liệu cứng, sau quét máy scanner thành file ảnh, phần mềm OCR nhận dạng file ảnh quét thành file văn lưu trữ máy tính chỉnh sửa máy tính Lịch sử OCR có từ nửa kỷ, xuất để giải toán đọc mã số bưu điện, tiếp phát triển để tự động đọc địa đọc thông tin mẫu đơn, văn Ngày với phát triển mạnh mẽ, OCR trở nên phổ biến thường ứng dụng phần mềm cài đặt máy tính tích hợp kèm với phần cứng tích hợp máy scan Đối với dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, việc nhận dạng ký tự quang học để chuyển đổi ảnh quét máy scan sang định dạng lưu trữ khác để thuận 17 tiện việc tra cứu lưu trữ pdf, doc,… quan trọng quy trình thực số hóa tài liệu lưu trữ 1.6 Xây dựng siêu liệu cho tài liệu số hóa Vấn đề số hóa văn với phương pháp quét ảnh thực phổ biến từ lâu Tuy nhiên, việc số hóa dừng lại việc chuyển văn giấy thành file ảnh qt mà khơng có thêm thông tin khác Các file ảnh quét này, sau đó, thường lưu trữ file hệ thống mà khơng có hình thức quản lý khác Như vậy, việc khai thác lưu trữ hiệu Các phần mềm quét ảnh (đi kèm với thiết bị, thuộc hãng thứ ba) có khả quét ảnh tốt Tuy nhiên, phần mềm thường cho file ảnh quét (với nhiều định dạng khác nhau) mà chưa hỗ trợ việc tạo lập metadata trình quét Để đảm bảo khả quản lý, khai thác lưu trữ file ảnh quét quét từ văn giấy, phần mềm số hóa phải có khả tạo lập metadata cho tài liệu quét vào (tự động thông qua nhập liệu) Các thông tin metadata phải tạo lập với file ảnh quét lưu trữ với file ảnh quét 1.6.1 Tạo lập metadata 1.6.2 Lựa chọn chuẩn liệu đặc tả Hiện nay, việc xây dựng quy chuẩn Việt Nam liệu đặc tả dựa chuẩn Dublin Core (Công văn 839 ngày 29/9/2011 – Bộ thông tin truyền thông) Bộ thành tố liệu đặc tả Dublin Core lúc đầu thiết kế chủ yếu cho mục đích mơ tả Các thành tố liệu đặc tả Dublin Core có ưu điểm sau: 18 - Tạo lập sử dụng dễ dàng - Ngữ nghĩa dễ hiểu, sử dụng đơn giản - Phạm vi phổ biến - Tính mở rộng - Giúp nâng cao độ xác định số - Có khả liên tác (Interoperability), sử dụng lẫn - Mở rộng thuận lợi 1.6.3 Đề xuất metadata cho tài liệu số hóa Việc rút trích tạo metadata cho tài liệu điện tử giúp cho việc xếp tài liệu cách khoa học hỗ trợ người dùng tìm kiếm chúng cách dễ dàng Đề xuất yếu tố metadata chuẩn Dublin core việc tạo lập, sử dụng, lưu trữ liệu đặc tả văn số TIỂU KẾT CHƯƠNG Nội dung chương này, tập trung trình bày kết nghiên cứu, tập hợp, hệ thống lại nguồn thông tin, kinh nghiệm số nước liên quan đến vấn đề như: khái niệm, giải thích số thuật ngữ chuyên môn; đưa mục tiêu chủ yếu việc áp dụng kỹ thuật số hóa; ưu điểm, hạn chế nó; trình bày khái qt, tổng quan kỹ thuật số hóa, kỹ thuật nhận dạng ký tự quang học tạo lập siêu liệu cho tài liệu số hóa Đây tảng lý thuyết luận văn số hóa tài liệu lưu trữ, đồng thời sở đề xuất dự án triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đề cập chương III 19 CHƯƠNG 3: DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2.1 Cơ sở lý luận bối cảnh hình thành dự án 2.2 Mục tiêu dự án 2.2.1 Mục tiêu chung Chuyển phương thức hoạt động lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử cụ thể thực số hóa tài liệu lưu trữ lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, ưu tiên số hóa tài liệu lưu trữ hành khối tài liệu lưu trữ chiếm khối lượng lớn tổng số khối tài liệu lưu trữ Trung tâm Với mục tiêu bảo hiểm, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc tổ chức sử dụng chúng số hóa từ tài liệu lưu trữ 2.2.2 Mục tiêu cụ thể - Tài liệu lưu trữ số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu sử dụng; đảm bảo có lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc hỗ trợ việc thực tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu - Tăng cường khả khai thác, truy cập đến nguồn tài liệu lưu trữ đối tượng độc giả khác cách hiệu quả, rộng rãi nhằm phát huy giá trị thơng tin vốn có tài liệu lưu trữ vào phát triển kinh tế -xã hội - Giảm thiểu xuống cấp mặt vật lý hóa học tài liệu gốc phải lưu thơng thường xun q trình khai thác, sử dụng 2.3 Nội dung triển khai giải pháp thực 2.3.1 Giải pháp quy trình số hóa 20 Quy trình nhằm tạo phiên ảnh số: - Tạo master tài liệu lưu trữ số hóa đạt chất lượng cao - Tạo phát sinh - Tạo để ghi phim bảo hiểm Quy trình số hóa bao gồm bước sau: - Chuẩn bị tài liệu để số hóa - Quét tài liệu máy quét - Tạo phiên ảnh số - Nhận dạng ký tự quang học - Tạo siêu liệu, lập mục - Lưu trữ - Tổ chức khai thác sử dụng 2.3.2 Giải pháp hệ thống công nghệ thực số hóa Hệ thống ITISCANNER kết kết hợp cơng nghệ số hóa hàng đầu như: 2.4 - Công nghệ nhận dạng tiếng việt - Công nghệ xử lý tiếng việt - Công nghệ tự động tách lập mục - Hệ thống quản trị tài liệu Dự tốn kinh phí cho dự án 21 TIỂU KẾT CHƯƠNG Chương tập trung trình bày kết nghiên cứu, khảo sát để triển khai dự án số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tậm Lưu trữ Quốc gia III Đưa giải pháp nhằm thực theo mục tiêu đề tài, đưa quy trình kỹ thuật số hóa, giải pháp kỹ thuật, dự tốn kinh phí cho dự án Tuy nhiên, cịn có nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu, giải như: quy định pháp luật vấn đề số hóa, nguồn kinh phí cụ thể, quy trình cơng việc cho tồn dự án số hóa từ vấn đề quản lý đến kiểm soát chất lượng Do phần lớn cơng việc số hóa liên quan đến vấn đề kỹ thuật nhiều hơn, phần nội dung kỹ thuật khơng thể trình bày, nêu cách chi tiết luận văn tính phức tạp, đa dạng tình khác chúng Cuối cùng, tơi mong giải pháp nêu đóng góp việc định hướng cho quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nói chung, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng có cách nhìn cách toàn diện, khách quan để tổ chức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đạt hiệu cao, mang lại lợi ích thiết thực cho tồn xã hội 22 KẾT LUẬN Sự tiến nhân loại khoa học – cơng nghệ, xuất phát triển mạnh mẽ công nghệ số hóa tài liệu mang lại hội lĩnh vực lưu trữ, thư viện bảo tàng để tăng cường khả bảo quản tài liệu gốc tiếp cận nguồn thông tin cách thuận lợi, nhanh chóng, vượt qua giới hạn thời gian khơng gian chưa có lịch sử loại người Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chuẩn bị triển khai việc áp dụng cơng nghệ số hóa vào tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm nhằm đạt mục tiêu chung Mục tiêu đề tài nhằm nghiên cứu đề xuất giải pháp để triển khai dự án số hóa khối tài liệu lưu trữ hành bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hệ thống ITISCANNER Kết nghiên cứu luận văn khái quát sau: - Nghiên cứu, tổng hợp sở lý luận, kinh nghiệm, phân tích mục đích mơ hình áp dụng kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ, ưu điểm-nhược điểm tổng quan kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ Đây vừa tảng lý luận vừa luận chứng khả áp dụng cơng nghệ số hóa để triển khai dự án số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Để đảm bảo việc triển khai dự án số hóa tài liệu lưu trữ có tính khả thi hiệu cao, tiến hành khảo sát thực tế khối tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đưa liệu vấn đề như: số lượng, thời gian, đặc điểm, tình trạng vật lý mức độ hư hỏng tài liệu lưu trữ… Trên sở đó, 23 đánh giá khả áp dụng công nghệ số hóa khối tài liệu lưu trữ - Đề xuất giải pháp quy trình số hóa, cơng nghệ sử dụng, dự tốn kinh phí để thực dự án số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Từ kết trên, giải mục tiêu nhiệm vụ đề tài đề ra, đồng thời định hướng vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu giải với đề tài khác thời gian tới Hy vọng với những kết nghiên cứu đạt đóng góp thiết thực cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III dự kiến tiến hành tương lai đạt kết tốt Đồng thời, góp phần việc bảo vệ, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ công xây dựng bảo vệ đất nước Tôi hiểu vấn đề đề cập luận văn số vấn đề chưa trình bày, phân tích, giải thấu đáo phải tiếp tục nghiên cứu cặn kẽ Tôi mong nhận bảo, góp ý nhà khoa học, bạn đồng nghiệp để luận văn tơi hồn thiện ... vụ 1.3 Tình hình tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.1 Nội dung thành phần tài liệu lưu trữ Trung tâm Toàn tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hình thành trình... liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đề cập chương III 19 CHƯƠNG 3: DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2.1 Cơ sở lý luận bối cảnh hình thành dự án 2.2... trị tài liệu lưu trữ Trung tâm Là bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bảo quản khối tài liệu quan trọng phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm III